E.S.E.

HOSPITAL DEAPRTAMENTAL TOMAS URIBE URIBE DE TULUA

GUÍA RAPIDA : CREACIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIONES
Hace referencia a la información contenida en un medio de soporte, el cual puede ser papel, magnético, óptico o electrónico
Documento:
Identifica los documentos que han perdido su vigencia bien sea por una actualización del mismo o porque ya no es requerido
Documento obsoleto: dentro del Sistema de Gestión de la Calidad Institucional

Documento que suministra evidencia objetiva y donde se deja constancia de las actividades realizadas y/o resultados obtenidos.
Registro:

ESTRUCTURA MOFOLOGICA
(d)
(b)
Encabezado (a) (e)
(c) (f)

En esta esquina aparecerá el logotipo del Hospital, el cual conservará el mismo tamaño y relación de aspecto con la página y la
a. Logotipo:
distribución del encabezado.
b. Nombre de la
Nombre completo del Hospital, indicando su naturaleza jurídica.
Entidad

c. Título: Describe el nombre del documento que aparecerá más adelante (documento, proceso, procedimiento, manual, guía, etc.).

Combinación alfanumérica que servirá para identificar el documento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad y estará
compuesto de por los siguientes caracteres:

MD-GG-MA-001
Dos letras iniciales que Dos letras que representan el
Dos letras que se refiere al proceso
identifican el macroproceso tipo de proceso

GG Gestión de Gerencia. MA Manual

Macroproceso de
MD Direccionamiento GC Gestión de Calidad. CA Caracterización
CI Gestión Control Integral PO Política
d. Código GA Gestión Ambulatoria PR Procedimiento
GH Gestión Hospitalaria PT Protocolo
Macroporceso
MM AD Apoyo Diagnóstico PL Plan
Misional
AT Apoyo Terapéutico FO Formato
EI Educación Superior e Investigación AN Anexo
GF Gestión Financiera GI Guía
TH Gestión de Talento Humano IN Instructivo
Macroporceso de
MA Apoyo RF Gestión de Recursos Físicos DO Documento
SI Gestión Sistemas de Información RE Registro
GT Gestión de la Tecnología
e. Versión Indica el número de veces que el documento ha sido actualizado.
f. Paginación Indica el número de página donde está ubicado el lector y el número total de hojas que componen el documento.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Los documentos tendrán como mínimo los siguientes componentes: X= Obligatorio O=Obcional
Documento
MA CA PO PR PT PL FO AN GI IN DO
Capítulo
Introducción
a. Objetivos X X X X X X O O X X O
b. Alcance. X X X X X X O O X X O

c. Responsable X X X X X O O X X O

Justificación
Marco Normativo X
Beneficios y Metas
Cobertura
Recursos
d. Definiciones O O O X X X O O X X O

e. Descripción X X X X X X O O X X O
f. Documentos relacionados O O O X X O O O O O O

g. Registros relacionados. O O O X X O O O O O O

Evaluación y seguimiento

Informe de Resultados
Bibliografía

a. Objetivo Define y precisa los resultados y aspectos de que trata el documento y amplía la información del título.
b. Alcance. Define la cobertura y límites de aplicabilidad de lo definido en el documento.
c. Responsable Nombre del cargo de quien le corresponde dar cumplimiento a lo establecido en el documento.

d. Definiciones Despliega, de manera detallada, las palabras y sus definiciones, necesarias para la comprensión de lo contenido en el documento

e. Descripción Desarrollo detallado del contenido del documento al que se hace referencia
f. Documentos Lista los documentos internos o externos que se pueden consultar como apoyo (sólo cuando sea necesario) o que se requieren
relacionados para complementar lo consignado en la descripción del documento.
g. Registros Lista registros internos o externos que se pueden consultar como apoyo (sólo cuando sea necesario) o que se requieren para
relacionados. complementar lo consignado en la descripción del documento

a. Firma e. Elaboró f. Revisó g. Aprobó

Pie de Página.
b. Nombre
c. Cargo
d. Fecha
a. Firma Firma del funcionario pertinente según la actividad realizada dentro de la elaboración del documento
b. Nombre Nombres y apellidos legibles del funcionario pertinente según la actividad realizada dentro de la elaboración del documento.
C. Cargo Denominación aprobada del cargo que participa en la formalización del documento.
d. Fecha Información cronológica del día en el cual el funcionario firmó el documento.
e. Elaboró Identificación del funcionario que construyó el documento.
Identificación del funcionario que revisó, corrigió o solicitó la realización de ajustes al documento, generalmente a cargo del
f. Revisó
Asesor de Calidad.
Identificación del funcionario que aprueba el documento y su inclusión en el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional,
g. Aprobó
generalmente el Gerente.

Todo documento, antes de su publicación y entrega al responsable del proceso al que pertenece debe ser aprobado por el
Gerente y cumplir con las siguientes condiciones:

Cada documento será elaborado por un funcionario participante en el proceso a documentar, revisado por el Asesor de Calidad y
aprobado por el Gerente. Esta información deberá ser consignada en el listado maestro de documentos.

deberán ser transcritos en computador, utilizando la plantilla diseñada según el tipo de documento y respetando los parámetros
definidos en ella con respecto

Fuente: Arial
NORMAS: Tamño de la fuente: 10
Estilo: Normañ
Interlineado: Sencillo
Sangrias: No
Espaciado anterior: No
Espaciado posterior:No

Si el documento contiene tablas, estas deben cumplir con:

Fuente: Arial
Tamaño de la fuente: 8

TIPOS DE DOCUMENTOS
 El manual es una herramienta técnica en la que se expone el modo como deben ejecutarse las funciones y las acciones para
MANUAL: lograr un objetivo determinado. Por regla general, el manual agrupa las instrucciones básicas y globales que deben aplicarse en
MA un campo de actividades de la organización.
La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales
CARACTERIZACIÓN: como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?
CA ¿Qué se requiere para hacerlo
Desde el punto de vista administrativo, la política es una guía de acción global, que orienta a los miembros de la organización
POLÍTICA: sobre la conducta general a seguir, en el área a la cual se aplique dicha política. Representa el punto de vista de la organización
PO en referencia a uno o varios de sus campos de acción. La política convierte los lineamientos en criterios.

Es una sucesión cronológica de operaciones que indican siempre una secuencia del orden en que deben ejecutarse y la
PROCEDIMIENTO: manera de hacerse.
PR

Conjunto de actividades y procedimientos a realizar relacionados con un determinado problema o una determinada actividad
PROTOCOLO: asistencial, que se aplican por igual a todos o a un grupo de pacientes. Responde a la pregunta: ¿Qué se ha de
PT hacer?
El plan es una descripción ordenada de las intenciones o propósitos a corto plazo, en un área establecida
PLAN:
PL
El formato es una estructura predeterminada, que define la forma en que se registra, se guarda y se presenta algo
FORMATO:
FO
ANEXO:
AN
La guía ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia específica. Como su nombre lo indica, tiene como principal
GUÍA objetivo señalar unos parámetros o patrones que deben tomarse en cuenta para realizar una actividad. Marca unos lineamientos
GI que sirven como límite frente a las acciones que pretendan desarrollarse.
El instructivo es un tipo de documento que plasma la forma como funciona algo en particular
INSTRUCTIVO:
IN
DOCUMENTO:
DO
REGISTRO: El registro es la anotación, relación o inscripción de un dato, dentro de un formato o un documento establecido previamente para
RE ello. Equivale a ingresar una información, dentro de un soporte establecido con anterioridad.
PROGRAMA El programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. Es, en realidad, el
PG desglose de un plan. Debe contener las acciones a implementar, en secuencia; cada una de ellas debe apuntar hacia un objetivo
definido.
o o electrónico

no es requerido

ultados obtenidos.

con la página y la

, guía, etc.).

dad y estará

Tres dígitos
consecutivos

de acuerdo
al Listado
Maestro

to.

RE PG

X
O X
O X

O X

X
X
X
X
X
 O X

O X
O X

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X
X
X

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