MATRIZ DE CONTROL DE

QUE CONTROLAR? COMO CONTROLAR? QUIEN CONTROLA?

EFECTIVO

No exceda la máxima cantidad de dinero en Verificación Física del monto DE efectivo Listo A Tienda: SOT: Coordinador-
Control de Permisibles
poder de Vendedores USD 120 en poder de los Vendedores Otras Gerente Estación

Efectuar la verificación del tiempo de

Verificación Proceso Manejo Que no existan faltantes y que el dinero de Listo A Tienda: SOT: Coordinador-
depósito del efectivo por parte de los
Efectivo cambio de turno las ventas sean depositados en su totalidad Otras Gerente Estación
promotores al cambio de turno

Efectivo a cargo del responsable y sustento

Fondo de Caja Chica Mediante Arqueos formales Jefe de Operaciones
respectivo, cumplimiento del Procedimiento

1.- Política de 0 Tolerancia.

Faltantes de Efectivo Que no existan faltantes 2.- Aplicación de Reglamento Gerente de Estación
3.- Cobro inmediato

Listo A Tienda: SOT: Coordinador-

Arqueos en Cambios de Turno Que no existan sobrantes/faltantes Mediante Arqueos formales
Otras Gerente Estación

Realización de Arqueo de manera inmediata Equipo Administrativo de la

Arqueos después del Blindado Correcto manejo del dinero
al envío y retiro del Blindado Estación.

1.- Mediante arqueos del fondo de sencillo

Que exista denominaciones de moneda 1.- Gerentes de Estación. Listo A.
Fondo de Sencillo Tiendas de la Tienda.
fraccionaria para dar vuelto a Clientes Jefes de Operación Listo.
2.- Verificación de monedas fraccionarias
 MATRIZ DE CONTROL DE
CUANDO CONTROLA? RESPALDO DE ESTACION
EFECTIVO

Turno B: 2 controles diarios Turno C : 2 Controles

Formato de Control con fechas. Archivo en File
Control de Permisibles diarios Turno A: 1 Semanal. Sólo Tiendas y Sólo
3 de Controles
Combustibles 2 Controles diarios

Verificación Proceso Manejo Cambios de Turno: Turnos en que se encuentre el Formato de Control con fechas. Archivo en File
Efectivo cambio de turno personal administrativo de la Estacion de Servicios 3 de Controles

Formato de Arqueo de Caja firmado y archivado

Fondo de Caja Chica 1 vez cada 15 días
en File 3 de Controles

1.- Inmediato que ocurra el faltante se ejecuta el Impresión de saldos x cobrar semanal, archivado
Faltantes de Efectivo
Cobro y sanción si aplica en File 3 de Controles

Formato de Arqueo de Caja firmado y archivado

Arqueos en Cambios de Turno Cambios de Turno: 2 veces por Semana
en File 3 de Controles

Formato de Arqueo de Caja firmado y archivado

Arqueos después del Blindado 2 veces por Semana
en File 3 de Controles

Fondo de Sencillo Tiendas Permanente Que no se de el vuelto completo a los Clientes

 MATRIZ DE CONTROL DE
EFECTIVO
RIESGO A CONTROLAR

1.-Sobre exposición de Dinero.

Control de Permisibles 2.- Riesgo de Robo
3.- Riesgo de Hurto

Verificación Proceso Manejo

1.-Qiue no éxito "Jineteo" de dinero
Efectivo cambio de turno

1.- Desviación del uso de fondos.

Fondo de Caja Chica
2.- Contar con la disponibilidad

1.-Faltantes fuera de control y malas

Faltantes de Efectivo
practicas en manejo de Efectivo

1.-Malas practicas de Manejo de

Arqueos en Cambios de Turno
efectivo, No facturación a Clientes

Arqueos después del Blindado 1.-Qiue no éxito "Jineteo" de dinero

1.-Que no se de el vuelto completo a

Fondo de Sencillo Tiendas
los Clientes
 MATRIZ DE CONTROL INVENTARIOS TIENDAS QUE CONTROLAR?

Documentos pendientes de Registro en JDE. Registro Oportuno de Documentos

Registro Oportuno del inventario entrega a

Formato de Actas de Entrega - Procedimiento proveedores para cambio o generación de
notas de crédito

Control de Inventarios diarios ( Caja ) inventarios detrás de la Caja - Cigarrillos

Control de Inventarios - PDA Productos de las Tiendas

Análisis comparativo de Inventarios Productos de las Tiendas

Método de perchado FIFO Evitar productos caducados en exhibición

Revisión de Caducados en Perchas y Exhibición Evitar productos caducados en exhibición

Evitar registro indebido por faltas de

Registro y Control de Mermas
control y seguimiento.

Recepción y Registro de Facturas utilizando el dispositivo PDA Precios correctos, Proveedores registrados

Dispositivo PDA con novedades Correcto funcionamiento del dispositivo

 COMO CONTROLAR? QUIEN CONTROLA?

1.- No recibir facturas y productos que generen inconformidades en

PDA SOT listo A. Gerentes resto Estaciones.
2.- Seguimiento a documentos pendientes N/C

1.- Registrar la información necesaria durante la entrega de

Listo A SOT y Coordinador. Listo B Gerente de
productos en mal estados o caducados a proveedores
Estación y Coordinador(Alternativamente )
2.- Seguimiento a documentos pendientes N/C

Revisar formato de control de cajeros en forma diaria SOT listo A. Gerentes resto Estaciones.

Mediante la utilización del PDA, se efectúan 3 Inventarios por

semana. En el siguiente orden:
1o. Confitería, 2o.) Bebidas embotelladas. 3o) Comida preparada Intercalado Gerente, SOT,Coordinador
4o.) Snacks salados 5o.) Snacks dulces 6o) Productos diarios 7o)
Comidas empacadas

Listo A SOT y Coordinador. Listo B Gerente de

Revisión y análisis de la variación del inventario
Estación y Coordinador(Alternativamente )

1.- Verificación fisica de la fecha de vencimiento de productos al

Punto 1.- SOT listo A. Gerentes resto
recibir. 2.- Seguimiento a las fechas de expiracion de Productos en
Estaciones.
percha

1.- Verificación fisica de la fecha de vencimiento de productos al

Punto 1.- SOT listo A. Gerentes resto
recibir. 2.- Seguimiento a las fechas de expiracion de Productos en
Estaciones.
percha

1.- Verificación física de la fecha de vencimiento de productos al

recibir.
Listo A SOT y Coordinador. Listo B Gerente de
2.- Seguimiento a las fechas de expiración de Productos en percha y
Estación y Coordinador(Alternativamente )
bodegas
3.-. Cambios oportunos de productos.

Mediante la utilización del PDA. Listo A SOT, y Gerentes resto de Estaciones

Que el PDA funcione correctamente. Que cuente con rollo de papel

Listo A SOT, y Gerentes resto de Estaciones
para impresión
 CUANDO CONTROLA? RESPALDO DE ESTACION

Seguimiento diario hasta resolver problemas y conseguir NC Formalizar seguimiento mediante mail. Adicional gestión con Categoría

Seguimiento diario hasta resolver problemas y conseguir NC Formalizar seguimiento mediante mail. Adicional gestión con Categoría

Diario hasta las 12:00 p.m. Formato de Revisión de Inventarios con Visto Bueno Gerente de Estación

Lunes-Martes - Miércoles - Jueves - Sábado - Domingo. (3 días). Hora:

1) Entre 7 a.m. hasta 7:30 a.m. 2) Después del cierre del día: 21:00 - Formato de Revisión de Inventarios con Visto Bueno Gerente de Estación
22:00 p.m.

Análisis previo con el control de inventarios aleatorios Formato de Revisión de Inventarios con Visto Bueno Gerente de Estación

Revisión diaria Que no hayan productos expirados en Exhibición

Control diario a las 8:30. a.m. Revisar 10 items por percha Que no hayan productos expirados en Exhibición

Si hay novedades, mail formal de seguimiento a Proveedores y a falta de

Diario desde las 15:00 p.m. hasta las 17:00 p.m. respuesta en 2 días mail de al Categoría, pidiendo ayuda, hasta resolver
problema

Impresión de Recibo de recepción de producto, conjunto con facturas. Facturas

Diariamente utilizando el PDA
ingresadas a tiempo.
Si hay novedades, mail formal de seguimiento hasta arreglo: a Analista de
Diariamente
Inventarios Control Interno
 RIESGO A CONTROLAR

Perdidas de Inventarios por faltas de Controles. Stock negativo. Perdidas de

documentos

Perdidas de Inventarios por faltas de Controles. Stock negativo. Perdidas de

documentos

Faltantes no detectados en forma oportuna. Perdidas por faltas de control

Faltantes no detectados en forma oportuna. Perdidas por faltas de control

Faltantes no detectados en forma oportuna. Perdidas por faltas de control

Sanciones de Entidades gubernamentales en revisiones periódicas

Sanciones de Entidades gubernamentales en revisiones periódicas

Mantener control de productos caducados o mal estado

Recepción de Productos a precios no autorizados, y Proveedores no registrados

Recepción de Productos a precios no autorizados, y Proveedores no registrados

MATRIZ DE CONTROL INVENTARIOS TIENDAS QUE CONTROLAR? COMO CONTROLAR? QUIEN CONTROLA?

Que se Facture la totalidad de las

Conciliación diaria de las Recargas telefónicas – Conciliación diaria -WEB recargas - SIGES-
recargas registradas en el sitio Coordinador Administrativo
Móvil Way JDE.
WEB del proveedor

Que se Facture la totalidad de las

Control de Tarjetas PRIMAX PREPAGO (GIFT CARD) Conciliación diaria - Intranet - SIGES-JDE. Coordinador Administrativo
recargas registradas en la Intranet

Que cada colaborador cuente con

Acta de recepción de usuario y contraseña
Verificación de creación de usuarios usuario propio para el cobro con Coordinador Administrativo
por parte de los colaboradores
Tarjetas PRIMAX PREPAGO

Procedimiento de cobro con Tarjetas PRIMAX Conocimiento del proceso de cobro Verificar el cumplimiento de los pasos para Punto 1.- SOT listo A.
PREPAGO con Tarjetas PRIMAX PREPAGO efectuar el cobro Gerentes resto Estaciones.

Stock de componentes de comida Mediante el control de inventarios diarios Punto 1.- SOT listo A.
Quiebre de Stock componentes de comida rápida
rápida disponibles para la Venta de esta categoría Gerentes resto Estaciones.

Verificación de la existencia de los

Existencia de documentos legales
Documentación Legal documentos. Gestión inmediata a la falta Gerente de Estación
de la Operación en File 6.
de estos

Que se Facture la totalidad de las

Conciliación diaria de transacciones WESTERN
recargas registradas en el sitio Conciliación diaria -WEB pagos - SIGES-JDE. Coordinador Administrativo
UNION
WEB del proveedor

Que el POS esté operativo e sin facturas

Emisión de Facturas a Clientes en
POS de facturación Operativo pendientes de impresión, verificación Coordinador Administrativo
Pista y Tiendas
visual
MATRIZ DE CONTROL INVENTARIOS TIENDAS CUANDO CONTROLA? RESPALDO DE ESTACION

Conciliación diaria de las Recargas telefónicas – Archivo de conciliación suministrado por Control Interno,
Diario hasta las 12:00 a.m.
Móvil Way archivado formato digital

Archivo de conciliación suministrado por Control Interno,

Control de Tarjetas PRIMAX PREPAGO (GIFT CARD) Diario hasta las 12:00 a.m.
archivado formato digital

Verificación de creación de usuarios Diario Verificación que cada colaborador tenga un usuario

Procedimiento de cobro con Tarjetas PRIMAX

Diario Verificación visual, uso de preguntas para validar el proceso
PREPAGO

Requerimiento formal de pedidos a Proveedor, con

Quiebre de Stock componentes de comida rápida Diario hasta las 9:00 a.m.
seguimiento hasta conseguir producto para stock

1 vez al mes hasta el último día

Documentación Legal Documentos en File 13, existencia física
laborable de cada mes.

Conciliación diaria de transacciones WESTERN Archivo de conciliación suministrado por Control Interno,
Diario hasta las 12:00 a.m.
UNION archivado formato digital

Diariamente 2 veces por día en el

Si hay novedades, mail formal de seguimiento hasta arreglo:
POS de facturación Operativo turno de la mañana y turno de la
a Help desk
tarde
MATRIZ DE CONTROL INVENTARIOS TIENDAS RIESGO A CONTROLAR

Conciliación diaria de las Recargas telefónicas –

Perdidas por faltas de Control
Móvil Way

Control de Tarjetas PRIMAX PREPAGO (GIFT CARD) Perdidas por faltas de Control

Verificación de creación de usuarios Perdidas por faltas de Control

Imagen de la compañía y perdida de

Procedimiento de cobro con Tarjetas PRIMAX
ventas por desconocimiento de los
PREPAGO
procesos

Perdidas de Ventas, afectación de imagen

Quiebre de Stock componentes de comida rápida
de la Empresa

Documentación Legal Evitar sanciones de autoridades

Conciliación diaria de transacciones WESTERN

Perdidas por faltas de Control
UNION

Evitar sanciones de autoridades por no

POS de facturación Operativo emisión de facturas, y mal uso de
facturas pendientes