FORMACIÓN VIRTUAL DE AUDITOR INTERNO ISO 9001:2015

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3

ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

1. OBJETIVO

Conocer y desarrollar los elementos básicos para la elaboración de un informe de

auditoría interna.

2. METODOLOGÍA

2.1. Descargue el archivo adjunto.

2.2. Lea atentamente las situaciones descritas.
2.3. Haciendo uso del conocimiento apropiado, elabore el informe de auditoría
interna en el formato propuesto diligenciando todos los elementos
relacionados en el documento.
2.4. Envíe oportunamente la actividad para ser evaluada.

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ESTUDIO DE CASO

A continuación, se encuentra la narración de diversas situaciones presentadas durante la

auditoría interna, para el análisis y la elaboración del informe de auditoría interna.

En la verificación realizada, los auditores encontraron que ocho de las órdenes de ventas
sólo tenían la cantidad de contenedores, las instrucciones de facturación y las de embarque.
Cuando se le preguntó al líder de ventas cómo sabía qué tipo de contenedores se
solicitaron, respondió: “lo tengo en mi memoria, pues siempre recuerdo lo que mis clientes
quieren, de acuerdo con las conversaciones que tengo por teléfono”.

Mientras que estaban en el Proceso de Embarques y Recibos, los auditores revisaron los
registros de quejas del cliente y devoluciones. Los registros de devoluciones indican que
dos (2), de las diez (10) órdenes verificadas, se habían devuelto por haber sido los
materiales equivocados. La revisión de los registros de quejas del cliente, muestran que se
había recibido una queja, de las diez (10) órdenes, por envío del artículo equivocado. Los
auditores también notaron que aproximadamente 30% de todas las órdenes embarcadas,
se devolvían por una variedad de razones, incluyendo: fallas en especificaciones, daño
durante el transporte, etc.

En el proceso de diseño, el auditor tomó un plano y pidió ver el plan de diseño para éste.
El diseñador principal respondió que normalmente no tenían el personal necesario
disponible para preparar y coordinar los planes del diseño y además “mi trabajo es
diseñarlo, otro tiene que construirlo”. El equipo de auditores entonces pidió ver los
procedimientos del diseño e instrucciones del trabajo; el diseñador principal respondió que:
“debido a la carga de trabajo, no había tenido tiempo de escribir nada todavía”; el auditor
líder preguntó: “¿cuántas personas trabajan en el proceso de diseño?”. La respuesta fue:
“como resultado de un auge reciente en ventas, hay nueve diseñadores, un técnico de CAD,
y un dependiente además del diseñador principal”. Por último, se le preguntó al diseñador
principal cómo eran verificados los diseños nuevos, el diseñador pregunta al auditor el
significado de verificación; el auditor reiteró su pregunta: “¿Se llevan a cabo revisiones del
diseño, cálculos, comparaciones del diseño u otros métodos para asegurarse de que los
resultados del diseño, satisfacen los requisitos de entrada del diseño?”, el diseñador
principal manifestó que había estado en el negocio por veinte años y no había nada de malo
con sus diseños.

Los auditores le preguntaron al líder de calidad que explicara el programa de auditoría

interna de la compañía. El líder explicó que cada proceso se auditaba a ellos mismos
mensualmente, entonces los resultados se los enviaban a él para su revisión. Al revisar los
soportes el auditor evidencia la inclusión de 2 auditorías internas en el programa de la
organización, registra en su lista de verificación la realización de auditorías internas a todos
los procesos del SGC en el primer semestre. En el segundo semestre evidencia que no se
incluyó el proceso de gestión de cambios ni control de producción,NC el responsable
explica que estos procesos no se incluyeron en el segundo ciclo porque en las últimas dos
auditorías no se detectó ninguna no conformidad; de igual forma usted evidencia realización
de auditoría en julio 15 y octubre 30, usted pregunta: ¿cuántas no conformidades fueron
encontradas?, el responsable indica que en julio se encontraron once (11) y en octubre
trece (13), todas cerradas eficazmente, porque la alta dirección está muy comprometida.
Usted revisa y observa que los problemas detectados durante el mes de octubre son los
mismos del mes de julio, revisa en sus apuntes y confirma que son los mismos que
aparecen en sus registros de lista de verificación.

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El equipo de auditoría entonces preguntó si podrían visitar las áreas de manufactura. Se

les condujo al área de ensamble de cajas y se entrevistaron con el gerente y este explica
que: “cuando verifiquen el proceso de producción, no encontrarán al director de producción,
ni a los dos operadores considerados fundamentales, debido a que fueron retirados por
problemas de bajo desempeño”, usted pregunta: ¿cuánto hace que fueron retirados? Le
responden que, desde hace tres meses, pues el personal es contratado a término fijo y no
han sido reemplazados porque el jefe financiero aún no ha designado los recursos
necesarios para tal fin. Usted escribe su comentario en su lista de verificación, luego
pregunta: ¿Cómo se ha definido la competencia para el director de producción y
operadores? el gerente le entrega unos documentos y explica que ha sido un trabajo muy
bueno, realizado para definir las características de cada cargo. Después de revisarlos, sólo
observa definidas las responsabilidades.

Después realizaron un recorrido por el área de producción, el equipo de auditores solicitó

revisar las instrucciones de trabajo usadas en el área, el gerente explicó que debido a que
muchos de los trabajadores en esa área habían estado allí por veinte años o más, éstos no
usaban instrucciones de trabajo, se acostumbra que los trabajadores más antiguos
muestran la forma como se llevan a cabo las operaciones de ensamble a los trabajadores
más nuevos NC. Se le preguntó al gerente si había rechazos de producto debido a la
inexperiencia de los trabajadores nuevos, el gerente reconoció que era un problema, sin
embargo, estaba demasiado ocupado para preocuparse con instrucciones de trabajo
escritas.

El auditor preguntó qué se hacía con el producto rechazado, el gerente señaló hacia un
área amplia, donde se observaron apiladas un número indeterminado de cajas de diferentes
clases, estando allí, uno de los trabajadores se acercó al sitio donde se encontraban las
cajas, desarmó varias y tomó unas cuantas, el auditor notó que las cajas rechazadas no
tenían ningún tipo de identificación. Una vez realizada esta actividad, se dirigen con el
presidente de la organización a quien le preguntan acerca de la política de la calidad y su
compromiso con respecto al SGC, el presidente contestó que todos sus trabajadores sabían
que “la calidad es primero”, luego pregunta si existe un procedimiento que defina la
comunicación de la política, el presidente menciona que había estado considerando poner
unos letreros y carteles en la fábrica, pero no había tenido tiempo todavía.

El auditor preguntó al presidente si tenía planes de contratar a los empleados necesarios

para sostener el sistema de gestión de la calidad en la fábrica, el presidente preguntó, “¿qué
empleados?”, el auditor contestó que varios de los líderes le habían informado al equipo de
auditores que tenían necesidad de contratar a más empleados para poder mantener el
sistema de gestión de la calidad; el presidente manifestó que nadie le había informado sobre
ningún problema. El auditor le preguntó al presidente sobre qué discutían durante las
revisiones por la dirección, el presidente respondió que nunca han realizado “revisiones”, él
define para los líderes de la fábrica metas de ventas y objetivos de manufactura y ellos le
informan de su progreso periódicamente.

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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Integrantes:
● Sebastián Andrés Pinzón Rojas
● Adrián Felipe Pinzón Téllez
● Sergio Nicolás Iregui Varón
● David Felipe Melo Rojas
● Johan Sebastián Rodríguez Pachón

FECHA DE INFORME: LUGAR: Parque industrial INFORME No. 01

25/07/2021 Fontibón, Bogotá

CLASE DE AUDITORÍA: CLIENTE DE LA AUDITORÍA:

1ª_x_ 2ª___ 3ª___Parte FREXTHE. LTDA

OBJETIVO: Realizar el análisis de los procesos de la gestión de la calidad en la compañía,

poder verificar el cumplimento de sus normas a cabalidad, de forma tal, que estas se encuentren
acorde con los mismos objetivos de la compañía y lograr excelentes resultados y un agradable
clima laboral.
ALCANCE: Se realizará la auditoría con el fin de evaluar los diferentes procesos del sistema de
gestión de calidad, esto será evaluado en cada una de las diferentes áreas de la compañía y
ligado a las normas ISO 9001 del 2015.
Proceso SGS
LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: Adrián Felipe Pinzón Téllez
Sebastián Andrés Pinzón Rojas
David Felipe Melo Rojas
Sergio Nicolás Iregui Varón
EQUIPO AUDITOR:
Johan Sebastián Rodríguez Pachón

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Normatividad legal aplicable a la empresa y al proceso.

Normas que se articulan dentro del Sistema de Gestión de la Calidad en todos sus numerales:
ISO 9001-2015 para Gestión de Calidad.

PERSONAL AUDITADO:
-Ingeniero de control y calidad.
-Ingeniero industrial (Producción).
-Ingeniero Mecánico.
-Gerente
-Salud Ocupacional.

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HALLAZGOS
Proceso: Embarques y Recibos
● El ingeniero de control y calidad no tiene control ni registro de los pedidos y el 30% de las
órdenes no son gestionadas de forma correcta.
Razones: numeral 8.5.1 a) , 8.2.3.1 a b

Proceso: Diseño
● No se cuenta con personal suficiente en la compañía.
● No existen instrucciones para realizar determinada labor en un área de trabajo.
● La asignación de funciones están mal planeadas.
● No se cuenta con el criterio para lograr evaluar los diseños realizados.
Razones: numeral 8.3.1 8.3.4 c

Proceso: Calidad
● Se realizan auditorías internas entre las mismas áreas, de forma consecutiva mes a mes.
● La compañía no realiza ningún seguimiento a las no conformidades que se presentan.
● Al tener una no conformidad, esta es cerrada sin verificaciones, acciones correctivas y
seguimiento.
Razones: numeral 10.2

Proceso: Manufactura

● no se evidencia documentación de las competencias del personal responsable por área

determinada.
● La alta dirección no le asegura la disponibilidad de los recursos.
● No están definidos detalladamente los perfiles de los cargos y su alcance.
Razones: numeral 7.2 7.1.2 5.3

Proceso: Producción
● No existen las instrucciones de trabajo detalladas.
● No se tienen controles de calidad.
● No se le da el tratamiento al producto no conforme.
Razones: numeral 7.1, 5.1, 7.4 , 8.7.1 , 5.2.1 , 5.2.2

Proceso: Alta dirección

● Los procesos correspondientes al SGC no son ejecutados en la compañía.
● No se evidencia que se realice la divulgación de las políticas del SGC en la organización.
● La alta dirección no garantiza la disponibilidad de los recursos
● No se tienen canales de comunicación acertados.
● No hay procedimientos donde se evidencian mejoras continuas
Razones: numeral 9.3.2

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FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO:

1. En general el personal de la organización demuestra cordialidad, disposición, claridad en

el conocimiento de las fallas de sus procesos y sinceridad respecto a la información
brindada.
2. Con falta de procedimientos detallados e incumplimiento en el SGC el personal en general
demuestra amplio conocimiento de su proceso.

NO CONFORMIDADES:

❏ Nunca han realizado “revisiones”

❏ No se incluyó el proceso de gestión de cambios ni control de producción.

OBSERVACIONES:

● Falta información en la descripción en las órdenes de venta.

● No se lleva un registro escrito de las solicitudes de los clientes.
● No se realiza verificación de las salidas del producto con lo solicitado por el cliente y no
se presta atención al embalaje en el transporte
● No hay planos establecidos que permitan la verificación y el control de calidad del
producto final.
● No se hace seguimiento al control de cambios
● No se definen las características de los cargos.
● No hay procedimientos establecidos para la producción
● No se realiza control ni identificación a los productos defectuosos
● No hay socialización de la política de calidad
● Se evidencia falta de comunicación entre la alta dirección y el personal encargado de
cada proceso.
● Se nota la ausencia del ciclo P-H-V-A en todos los procesos auditados durante la
estancia en la empresa.

FIRMA DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

Adrián Felipe Pinzón Téllez

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