PLANIFICACIÓN DE COMISIONES PARA EL

EVENTO
GABINETE DEL ENCUENTRO Y FERIA CIUDADANA DE LA
PROVINCIA 2023
Parroquia la bonita del Cantón Sucumbios

Fecha: viernes 28 de abril del 2023

Coordinadores del evento

 Ing. Rayo Morillo Damariz Azucena Jefe Político del Cantón

Sucumbíos
 Ing. Sonia Sotalin Analista de Planificación

Actividades a realizar

- Planificación general del evento

- Coordinar con las instituciones que prestaran los servicios in situ.
- Suministrar de todo los materiales para la ejecución del evento.
- Proveer de las herramientas necesarias para dar cumplimiento a todas las
actividades programadas.
- Facilitar información para la ejecución de todas las actividades que se llevaran
a cabo.
 COMISIÓN NRO. 01

ARREGLO DE LA MESA Y SILLAS DONDE SE UBICARAN LAS AUTORIDADES DEL

EVENTO.

Responsables.

 Sánchez Estacio Aida Patricia Teniente Político De La Parroquia El

Playon De San Francisco
 Burbano Villota Mercy Janeth Teniente Político de Rosa Florida
 Hidalgo Carrasco Jenny Marcela Teniente Político De La Parroquia
El Reventador

Actividades a ejecutar.

 Colocación de sillas y mesas para las autoridades

 Colocación de manteles y todos los materiales que irán en la mesa principal.
 Colocación de banner, pancartas e identificativos de la Institución.
 Los muebles y materiales serán proporcionados por el Teniente Político de la
parroquia.
 Esta comisión estará antes del inicio del evento y dejara todo a punto y de igual manera
será la encargada de dejar limpio y entregara todo los materiales utilizados al responsable
de las mesas y sillas.

COMISIÓN NRO. 02 PROTOCOLO

 Responsable Fuel Revelo Sonia Gioconda Spa 2, de la Tenencia

Política De La Parroquia Santa Bárbara.
 Integrantes
 Mero Carreño Yajeli Lucia Teniente Político De La Parroquia
Pacayacu
 Calderón Villacis Danilo Javier Teniente Político De La Parroquia
Santa Cecilia (Pto.Bolivar )

Actividades a ejecutar

 Ubicación y registro de los STAND de las instituciones que van hacer partícipes de la
Feria Ciudadana ( Mónica Albuja Secretaria )
 Recibir a las autoridades Provinciales, Locales, y ciudadanía en general, direccionar a
los sitios para ser partícipe del Gabinete del Encuentro.
 Direccionar y Recibir a los Directores y demás Autoridades para integrar a las mesas
Sectoriales que le corresponde.
 COMISIÓN NRO. 03

TRASLADO DE SILLAS Y CARPAS AL LUGAR DONDE SE VA A DESARROLLAR

LA INAUGURACIÓN DEL GABINETE DEL ENCUENTRO Y LA FERIA
CIUDADANA.

 Responsable Villa Villa Jhon Jairo Teniente Político de la Parroquia

Santa Barbara

Integrantes
 Pinchao Pinchao Luis Alberto Teniente Político De La Parroquia
Gonzalo Pizarro
 Herrera Cuaspa Jinson Teniente Político de la Parroquia Puerto Libre
 Morales Villaroel Galo Marcelo Jefe Político 2, del Cantón Gonzalo
Pizarro
 Elvin Marcelo Quijije Macias teniente político de la Parroquia General
Farfán

Actividad a ejecutar.

 Esta comisión estará un día antes para el traslado de las sillas, mesas y
carpas para el evento.
 Esta comisión será la encargada de coordinar y buscar todos los bienes y materiales a
utilizar para el evento.
 Arreglo y ubicación de sillas, mesas para la inauguración y desarrollo del “Gabinete del
Encuentro.”
 Al finalizar el evento esta comisión será la encargada de realizar el arreglo y la entrega de
todos los bienes utilizados.
 Esta comisión es la responsable del cuidado y custodia de todos los
bienes que serán utilizados en esta actividad.
 En caso de pérdida de los materiales esta comisión será la
responsable de reponer los materiales perdidos.

COMISIÓN NRO. 04 ARREGLO DE AULAS Y COORDINADORES DE MESAS

SECTORIALES.

 Coordinador.- Albán Flores Nancy Verónica Teniente Político De La

Parroquia de Dureno
 Integrantes

MESA 01

Gabinete Económico, Hábitat Ambiente y Producción

 José Escalante Jefe Político (Moderador de Mesa)

 Sevilla Vargas Evelin Viviana ( Sistematizador llevara una portátil y

Flash memori)

 Mero Carreño Yajeli Lucia Teniente Político (registro de asistencia

de los ciudadanos a las mesa sectoriales)

 MESA 2
Consejo Sectorial de Infraestructura Recursos Naturales y Seguridad

 Basurto Borja Alisson Aylin Jefe Político (Moderador de Mesa)

 García Rosero Mayra Yajaira Teniente Político ( Sistematizador

llevara una portátil y Flash memori)

 Burbano Villota Mercy Janeth Teniente Político (registro de

asistencia de los ciudadanos a las mesa sectoriales)

Actividad a ejecutar.

 Limpieza y arreglo de aulas donde se van a desarrollar las mesas sectoriales.

 Colocar portadas en la puerta de ingreso y colocar letreros en las mesas
 Recibir y registrar a la ciudadanía que asisten a las mesas sectoriales
 Realizara el registro de las Autoridades que acuden a las mesas técnicas
 Los responsables del Llenar las fichas de pedidos y solicitudes lo realizara de forma
clara y precisa con todos los datos completos de los ciudadanos.
 El coordinador será la persona encargada de la recopilación de la información en el
Consejo Sectorial de los compromisos y tiempos que se generen para dar respuestas
a los usuarios de los compromisos adquiridos.
 Los responsables de la sistematización deberá llevar la computadora cargada la
batería el 100% debido a que hay lugares que existen inconvenientes con la energía
eléctrica.
 Comisión Nro. 05 COMUNICACIÓN, DIFUSIÓN, AMPLIFICACIÓN E IMAGEN.

 Responsable. Hernández Sánchez Eduardo Javier analista de

comunicación

Integrantes.
 Ángel Mesías Rodríguez Camarografo
 Figueroa Izurieta Maricela Cristina Fotografo
 Vinueza Caicedo Wilson Daniel asitente de Comunicación

Actividades a ejecutarse.

 Instalación y proyección de la Película dirigida para niños y adolescentes.

 Elaboración del spot publicitario.
 Publicación de la información del Consejo Sectorial y feria Ciudadana por
todos los medios de comunicación
 Elaboración de las identificaciones de las mesas sectoriales
 Realización de agenda y vocativos
 Provisión y puesta a punto del equipo de amplificación para la inauguración
 Cobertura de todo el evento
 Traslado de los materiales y equipos necesarios para el desarrollo del evento.

COMISIÓN NRO. 06 LIMPIEZAS DE LA INSTITUCION AL FINALIZAR DEL EVENTO

Responsable

TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA GOBERNACIÓN DE SUCUMBÍOS

 Los responsables Jefatura y Tenencia Política serán los encargados

de proporcionar las fundas de basura y los utensilios para realizar la
limpieza de todas las instalaciones de donde se desarrolló el evento.
 Esta comisión será la encargada de realizar la limpieza al finalizar el
evento en conjunto con los compañeros de todas las comisiones.
 COMISIÓN Nro. 07 CONTROL Y REGISTRO DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

 RESPONSABLE: Albán Flores Nancy Verónica Teniente Político De La

Parroquia de Dureno

Actividad a ejecutar
 La matriz para el registro lo proveerá el área de Talento Humano
(donde constara la hora de ingreso y la hora de salida del evento.

 Sres. Funcionarios es su obligación firmar el registro de

asistencia de entrada y salida del evento información que
será entregada al área de Talento Humano para pasar un
informe a la autoridad para su respectiva justificación del
día de trabajo.

COORDINADORES DE LAS COMISIONES

Recomendaciones
 Los coordinadores responsables se pondrán en contacto con el Jefe,
Político responsable y el Teniente Político de la Parroquia
correspondiente para la coordinación de la utilización de los bienes y
utensilios que van a utilizar en cada una de las comisiones.

 Los coordinadores se pondrán en contacto con cada uno de los

integrantes de su comisión y se pondrán de acuerdo para que el día
anterior al evento quede todo ordenado y arreglado.
 Nota importantes

Señores servidores se comunica a los coordinadores e integrantes

de cada comisión que son los responsables de los bienes y
utensilios que se utiliza para la ejecución del Gabinete del
Encuentro, en caso de pérdida o daño de algún bien , los
coordinadores e integrantes de cada comisión se harán
responsables de la devolución o arreglo del mismo , para lo cual
se hará el informe a la máxima Autoridad, y los responsables
deberán hacer llegar a la Gobernación la autorización a fin de que
se les descuente del rol de pagos el valor que corresponda a cada
uno.

Elaborado por: Autorizado por:

Firmado electrónicamente por:

SONIA DEL PILAR
SOTALIN TIPANLUISA

Ing. Sonia Sotalin Abg. Deysi Manzano Barragan

ANALISTA DE PLANIFICACIÓN GOBERNADORA DE LA PROVINCIA