UNIDAD DE APRENDIZA JE 3

ADMINISTRACIÓN DE VISTAS Y TABLAS

Vistas de un proyecto
• Una vista es la forma cómo se muestra un proyecto en
pantalla y facilita su comprensión y gestión. Estas
vistas, como ya hemos comentado en las sesiones 1 y
2; se pueden activar desde la ficha Tarea, grupo Ver o
desde las diversas opciones que tiene la ficha Vista.
Cada vista puede presentar información a través de
tablas, diagramas y gráficos, empleadas según su
necesidad.
Información a mostrar en una vista
• Existen varios tipos de vistas: Las hojas, los diagramas, los gráficos y los formularios.
• La información de las vistas se puede modificar utilizando tablas y filtros. También se
pueden personalizar las vistas para adaptarlas a sus necesidades; por ejemplo, puede
resaltar la información importante y cambiar el color de las barras de las tareas
críticas.
Funciones de las vistas
• Especificar y modificar información de tareas y de recursos
• Ajustar con precisión la programación utilizando representaciones visuales de las
asignaciones de tareas y recursos.
• Realizar el seguimiento del proyecto utilizando vistas especializadas
• Mostrar e imprimir exactamente la información que desee revisar.
• Crear diagramas, gráficos y tablas con gran calidad de presentación para mostrar
información específica del proyecto.
Tipos de vistas
• En Microsoft Project, las vistas se pueden agrupar en dos categorías
principales: Vistas de tareas y Vistas de recursos. Las vistas de tareas
proporcionan todas las herramientas que nos permiten administrar en
forma eficiente la información de tareas y las vistas de recursos ofrecen
todas las opciones que nos permiten trabajar con información de
recursos. Las vistas de tareas y de recursos se dividen además en hojas,
diagramas, gráficos y formularios.
Hojas
• Las hojas constituyen generalmente la mejor opción para ver
información basada en texto. Una hoja es una representación en forma
de hoja de cálculo de la información de las tareas y los recursos.
Ejemplo: Hojas de tareas y Hoja de Recursos.
Diagramas y gráficos
• Otros dos tipos comunes son los diagramas y los gráficos. En ellos se ofrece una
forma óptima de ver la información basada en gráficos del proyecto. La vista
calendario, por ejemplo, muestra las tareas como barras que se extienden a lo
largo de los días, semanas y meses. La Vista Diagrama de Gantt es la más utilizada.
Ejemplo: Gráfico de recursos y Diagrama de Red.
Formularios
• La mejor manera de especificar información detallada sobre tareas y
recursos es utilizar los formularios. Los formularios se componen de áreas
modificables denominadas campos. Puede hacer clic o desplazarse a un
campo y especificar únicamente la información que sea relevante en ese
campo.
FORMULARIO DE RECURSOS

FORMULARIO DETALLES DE TAREA

 Administrar vistas
• Aplicar una vista predefinida Aplicar vistas:
1 1 1. Clic en la ficha Tareas.
2. Despliega las vistas desde el
2 botón Vistas.
2
3. Selecciona una de las vistas que
aparece en la lista o haz clic en
3 la opción Más vistas…
O también:
1. Clic en la ficha Vista.
2. Selecciona una de las que
aparecen en los grupos Vistas
de tareas o Vistas de recursos.
3. O clic en Otras vistas y clic en la
3 opción Más vistas…
 Administrar Vistas Crear vistas:
• Crear una nueva vista única 1. Clic en la ficha Tareas.
2. Despliega las vistas desde el
1
botón Vistas.
3. Haz clic en la opción Más
2
4 vistas…
4. En el cuadro de diálogo Más
vistas haz clic en el botón
5
Nueva.
5. En el cuadro de diálogo Definir
nueva vista, si es necesario, haz
clic en Vista única y clic en el
botón Aceptar.
6 6. Ingresa los datos necesarios
para la vista, tal como, Nombre,
3
Pantalla, tabla, grupo y filtro.
Administrar vistas
• Modificar una vista 5
Crear vistas:
1. Clic en la ficha Tareas.
1
2. Despliega las vistas desde el
4 botón Vistas.
3. Haz clic en la opción Más
2
vistas…
4. En el cuadro de diálogo Más
vistas seleccionar la vista que
deseas modificar y haz clic en
el botón Modificar.
5. En el cuadro de diálogo
Definición de una vista,
realiza los cambios necesarios.
6. Clic en el botón Aceptar y clic
3
en Aplicar.
6
 Administrar Vistas Crear vistas:
• Crear una nueva combinada 1. Clic en la ficha Tareas.
2. Despliega las vistas desde el
1 botón Vistas.
3. Haz clic en la opción Más
2
4 vistas…
4. En el cuadro de diálogo Más
vistas haz clic en el botón
5
Nueva.
5. En el cuadro de diálogo Definir
nueva vista, si es necesario, haz
clic en Vista combinada y clic en
el botón Aceptar.
6 6. Ingresa los datos necesarios
para la vista, tal como, Nombre,
3 vista principal y panel detalles.
Ejemplos
Uso del organizador
• El Organizador es una herramienta de Project que permite administrar cada uno de
los componentes o elementos de un proyecto, tales como, las Vistas, Informes,
Calendarios, Módulos, etc. Cada uno de estos elementos que el usuario crea e
implementa en un proyecto, pueden ser copiados al archivo Global.MPT, que es el
que se utiliza para generar los proyectos nuevos, este archivo almacena las plantillas
predeterminadas para la generación de las vistas, tablas y otros elementos.
Información a mostrar en una tabla
• Si la vista de hoja que está utilizando no muestra el tipo de
información de tareas o recursos que desea, puede cambiar su
contenido totalmente seleccionando una tabla diferente para la
vista. Las tareas y recursos serán los mismos, pero la información
relativa a dichas tareas y recursos será diferente en cada tabla.
• Por ejemplo, la tabla costo muestra toda información concerniente al
costo de las tareas. Si cambia la tabla trabajo, podrá ver una variedad
de información sobre el trabajo necesario para completar cada una
de las tareas, como el trabajo total y el trabajo restante.
Tipos de tablas
La información de un proyecto se puede presentar en dos tipos de tablas: Tareas
y Recursos.
• Tablas de tareas
Las Tablas de Tareas proporcionan información relacionada a las tareas de los
proyectos, por ejemplo, la vista Diagrama de Gantt ofrece la información
básica del proyecto, tales como, el nombre de la tarea, su duración, fecha de
inicio y fin, predecesoras y recursos asignados.
Para cambiar los modos de tablas realiza lo siguiente:
1. Active la vista Diagrama de Gantt.
2. Sitúe el puntero en el selector de hoja y haga clic con el botón derecho
para desplegar el menú contextual de tablas, como se observa en la
siguiente captura:
Modalidades de tablas de Tareas
• Tabla Costo: muestra información del
costo de las tareas del proyecto, tales
Modo de tabla por defecto como costos fijos, costo total, variación,
real, restante, entre otros.
• Tabla Entrada: muestra información
básica relativa a cada una de las tareas
del proyecto, tales como: El nombre, la
duración, fecha de inicio, fecha de fin,
etc. Es el modo de tabla por defecto de
la vista Diagrama de Gantt y sirve para
ingresar la información básica de las
tareas del proyecto, como paso inicial.
• Tabla Hipervínculo: Se utiliza para crear
accesos directos o hipervínculos y
asociarlos con una tarea, de esta forma
para cada una de las tareas podemos
vincularlas a componentes de proyecto.
Tipos de tablas
• Tablas de recursos
Las Tablas de Recursos proporcionan información relacionada a los
recursos, siendo la tabla Entrada la tabla predeterminada.
Para cambiar los modos de tablas realiza lo siguiente:
1. Activa la vista Hoja de recursos.
2. Sitúa el puntero en el selector de hoja y haz clic con el botón derecho
para desplegar el menú contextual de tablas, como se observa en la
siguiente captura:
 Modalidades de Tablas de Recursos

Modo de tabla por defecto

• Tabla Costo: Muestra información del costo de los recursos del proyecto, tales como, costo total, costo de línea base,
variación, real, restante.
• Tabla Entrada: Muestra información básica relativa a recursos, incluido el tipo, el grupo, la tasa estándar, etc. Esta tabla
se utiliza para introducir o modificar los datos básicos de los recursos del proyecto.
• Tabla Resumen: Proporciona una información general sobre los recursos del proyecto, incluidas la duración de las
tareas, fechas programadas de inicio y fin, porcentaje de completado, costos, trabajo, entre otros
Crear tablas Crear tablas:
1
1. En la vista Diagrama de Gantt,
sitúa el puntero en el selector
de hoja y haz clic con el botón
derecho para desplegar el menú
contextual de tablas.
2. Haz un clic en la opción Más
tablas, para desplegar el cuadro
2
de diálogo del mismo nombre.
Dependiendo de la vista activa,
3 por ejemplo, vista Diagrama de
4
Gantt, Project mostrará las
opciones de Tabla de Tareas o
de Recursos.
3. Clic la opción Tarea.
4. Clic en el botón Nueva.
Crear tablas 5 6 Crear tablas:
5. En el cuadro Nombre, asigna un nombre para la tabla.
7 6. Activa la casilla Visible en el menú.
7. En la columna Nombre del campo, selecciona o
escribe el campo que sea necesario.
8. Si es necesario, personaliza los campos cambiando los
valores del resto de columnas.

Así debe quedar

9. Haz clic en el botón Aceptar para regresar al cuadro

9
anterior.
10. Haz clic en el botón Aplicar para mostrar la tabla creada.
Ejemplo
Tabla modificada añadiendo campos de mejor referencia
GRACIAS POR SU ATENCIÓN