Contenido Generalidades

Generalidades ................................................................................................................................... 2 El módulo de inventario le permite realizar, consultar y verificar todas las
operaciones de entrada, salida y transferencia de mercancía, así mismo puede
1. Mantenimiento ........................................................................................................................... 3
consultar existencias de mercancía a la fecha. Puede determinar la rotación de
2. ARTICULOS ............................................................................................................................ 12 artículos y facilitarle de esta manera tomar decisiones importantes como qué
3. REGISTRO DE DOCUMENTOS ..........................................................................................22 mercancía y que cantidad debe solicitarse en el momento de la compra, dependiendo
del movimiento que tenga.
4. REGISTRO DE ENTRADA DE MERCANCIA ...................................................................25
5. SALIDA DE MERCANCIA ....................................................................................................25
6. TRASLADOS DE MERCANCIA ...........................................................................................26
7. AJUSTES DE MERCANCIA.................................................................................................27
8. ENSAMBLE DE MERCANCIA ..............................................................................................28
9. DESENSAMBLE DE MERCANCIA......................................................................................29
10. RESERVA DE MERCANCIA ..............................................................................................30
11. ORDENES DE MERCANCIA .............................................................................................30
12. CONSULTA DEL MOVIMIENTO CONSOLIDADO ................................................... 31
13. GENERACION DE INFORMES .......................................................................................32
Para ingresar al módulo de inventario; haga clic sobre el botón Inventario del menú
14. OPCIONES DE CONFIGURACION ................................................................................44 principal de SYS Plus o presione las teclas SHIFT + F1

En ese momento verá la pantalla principal del módulo de inventario como se muestra en
la figura 1.

Esta pantalla se divide en 3 secciones:

1. Menú de acceso
2. Opciones del programa
3. Área de trabajo
 Figura 3. menú principal Figura 2. Opciones de mantenimiento

Figura 1. ventana principal del módulo inventario

Antes de empezar a trabajar en este módulo es importante hacerle la configuración

correspondiente a cada una de las opciones que nos brinda. Por esta razón Ingreso de datos
empezaremos por explicar la opción de mantenimiento.
Para crear un nuevo elemento en las ventanas de mantenimiento usted podrá ingresar
directamente los datos sobre la grilla empleando las teclas de movimiento del cursor o
la tecla TAB o ENTER, cada vez que usted baja un renglón sobre la grilla está agregando
1. Mantenimiento un nuevo ítem, adicionalmente usted cuenta con una barra de navegación en la cual puede
realizar las siguientes opciones:

Esta opción le permite realizar mantenimiento a las demás opciones del módulo de
inventario
Para grabar todos los registros ingresados en la grilla usted puede presionar F2 o hacer • Concentrados
clic sobre el botón “Grabar”. Si desea deshacer los cambios realizados a las categorías • Plaguicidas
presione ESC o haga clic sobre el botón “Cancelar”. • Purgantes
• Otros
• Sales
• Vitaminas

Marcas

Su objetivo principal es lograr una mayor identificación de los diferentes productos, lo

cual nos facilita adquirir la información de un rango de productos en un momento
determinado.
Grupo de inventarios
Mediante esta opción usted puede definir un código y un nombre de las diferentes
marcas asociadas a los artículos del inventario.
La finalidad de esta opción es poder clasificar los diferentes productos por su categoría
Esta ventana tiene dos columnas correspondientes al código y nombre de la marca.
y a su vez esa categoría clasificarla de acuerdo con su composición, para facilitar la
identificación de estos. Bodegas

Por medio de esta opción puede definir el código, nombre, el porcentaje y monto de la Su objetivo es identificar que productos y cantidades hay en las diferentes bodegas
comisión para el grupo correspondiente y otros detalles del grupo y subgrupo como las que tiene la compañía.
cuentas que se afectan en la contabilización del artículo, usted puede definir estas
Con esta opción puede definir el código y nombre de las bodegas que se utilizarán para
cuentas aquí, y el sistema las llevará automáticamente en la contabilización del artículo,
los diferentes procesos de inventario de mercancía., Además indicar a que centro y
esto con el fin de simplificar esta operación. Las cuentas que puede ingresar a través
subcentro corresponde cada bodega.
de la ventana de Grupos son: cuenta de inventario, cuenta de ventas, cuenta de costo de
ventas, cuenta IVA compras, cuenta IVA ventas.

En la veterinaria los nombres de grupos de los productos son los siguientes: Numeración

• Analgésicos Mediante esta opción se definen los parámetros de numeración de los diferentes
• Antibióticos documentos generados por el sistema, como son el prefijo y el número del comprobante.
• Antiinflamatorios Inicialmente debe seleccionar en la parte superior de la ventana el documento al que le
• Baños asignará los parámetros de numeración, para ello despliegue la lista presionando la
• Cicatrizantes
flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla documento, una vez haya
seleccionado el documento requerido puede ingresar los datos especificados.

Prefijo: Indique en esta columna máximo 4 caracteres alfanuméricos. Puede definir

tantos prefijos como quiera para un mismo documento.

Número: En esta columna puede ingresar máximo 6 caracteres alfanuméricos. Este

número indica el número inicial del documento.

Automático: Si marca esta casilla de verificación con un visto bueno, los números serán
automáticos, es decir cada vez que genere un documento el sistema por defecto asigna
el número a partir del número inicial definido.

Impuestos Incluidos: Si marca esta opción, indicará al sistema que el documento

seleccionado tendrá los impuestos incluidos.

Centro: Se debe indicar el código del centro de costo al que pertenece el prefijo si lo
tiene.

FIGURA: Tercero Nuevo

Subcentro: Se debe indicar el código del subcentro de costo al que pertenece el prefijo
si lo tiene.

Activo: Indica si el prefijo está activo o no.
Terceros
Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los
criterios de búsqueda de los terceros que son: NIT, nombre y contacto, de acuerdo con
los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte
intermedia los terceros que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no
aparece ningún tercero reintente especificando menos datos o verifique que los datos
indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para
consultar y modificar el tercero.
Por último, la parte inferior posee los botones que se explican a continuación.
F5. Nuevo: Esta opción permite desplegar la ventana de creación de un nuevo tercero,
esta ventana se divide en tres partes:
a. Identificación: Usted puede definir los datos concernientes a la identificación
del tercero como son; NIT o cédula, nombre del tercero, y determinar si el tercero es
un cliente, un proveedor o un empleado.
b. Ubicación: Puede ingresar aquí detalles de la ubicación del tercero, como la
dirección, ciudad, teléfonos, fax, celular, mail y contacto.
c. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales del
tercero registrado.
Utilice la tecla F2 o presione el botón grabar para salvar el registro, si desea cancelar
el registro actual sin salir de la ventana utilice la opción ESC o de clic sobre el botón
Cancelar.
F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un tercero existente a través de esta
opción. Ubíquese en el registro anterior a través del botón anterior o presionando la
tecla F4, o en el registro siguiente presionando F5 o de clic en el botón Siguiente, si
desea cancelar los cambios realizados en el registro actual de clic en el botón cancelar
o presione ESC, una vez haya realizado los cambios puede grabar mediante el botón del
mismo nombre o presionando F2.
FIGURA: Modificar Tercero
F3. Eliminar: Si desea eliminar un tercero ubíquese inicialmente en el tercero a eliminar
y seleccione la opción eliminar o use la tecla F3, el sistema le pedirá verificación de la
eliminación del tercero, si está seguro de hacerlo responda “SI” cuando el sistema le
pregunte. Tenga en cuenta que un tercero que tenga o haya tenido movimiento no podrá
ser eliminado.
Interfaz contable
Mediante esta opción usted puede generar una interfaz contable para cada uno de los
documentos de inventario. La ventana de interfaces de inventario está dividida en dos
secciones; la primera es una grilla de datos donde aparecen los datos del documento,
prefijo, nombre de la interfaz, el tipo de comprobante contable generado, el prefijo
contable, y la opción de confirmar el documento en pantalla antes de grabar.
FIGURA. Interfaz contable.
De la segunda sección hacen parte los botones que se describen a continuación:
F5. Nuevo: Mediante esta opción usted puede crear una nueva interfaz contable para
cada uno de los documentos de inventario que nos afecta contabilidad.
En la parte derecha de la ventana aparece un ejemplo ilustrativo de cómo quedará la
interfaz contable dependiendo de los parámetros asignados. A medida que se van
completando los parámetros se observa en el ejemplo como quedaría la interfaz
contable.
En la sección izquierda se definen dichos parámetros como son:

FIGURA: Segunda sección interfaz contable inventario
Documento: Utilice la flecha hacia abajo para desplegar el listado de documentos y luego
seleccione de esta lista desplegable el documento al cuál le va a generar la interfaz.
Prefijo: Indique aquí el prefijo del documento seleccionado, el sistema trae el prefijo
asociado al documento, si hay más de un prefijo, escoja del listado el que utilizará.
Nombre: En este espacio defina el nombre que le dará a la interfaz que esta creando.
Comprobante: Corresponde al nombre del comprobante utilizado para la creación de la
interfaz contable, para ello despliegue la lista y seleccione el comprobante requerido,
este comprobante ha sido definido previamente en el módulo de contabilidad.
Prefijo contable: Se refiere al prefijo del comprobante contable, igualmente se define
en el módulo contable previo a la creación de la interfaz.
Cuentas de artículo: En esta sección nos da opción de escoger que cuenta queremos
utilizar en la interfaz del documento, como son la del artículo, la del tercero, si se va a
utilizar una cuenta constante o si simplemente no aplica.
A: Artículo: toma la cuenta que se de dio en la contabilización en la creación del
producto.
T: Tercero: toma la cuenta que se dio en la contabilización al momento de la creación
del tercero.
K: Constante: Cuando se quiere que envié a una misma cuenta los datos registrados.
N: No aplica: Cuando no se requiere cuenta contable para el registro.
Ver comprobante en pantalla antes de grabar: Puede seleccionar si desea ver el
comprobante en pantalla antes de grabarlo dando un visto bueno frente a esta opción.
Para grabar utilice la opción con el mismo nombre o presione la tecla F2, si desea
deshacer los cambios realizados sin salir de la ventana presione ESC o de clic sobre el
botón Cancelar.
Cuentas Adicionales: Se refiere a las cuentas con las que se debe cerrar el comprobante
para que concuerden los valores totales del comprobante, como son: cuenta del cliente,
cuenta del proveedor, o constante, en caso de escoger esta última opción indique en la
casilla la cuenta que se utilizará.
F4. Modificar: Esta opción permite consultar o realizar cambios a la interfaz
seleccionada. Para modificar una interfaz contable de clic sobre el botón modificar o
teclee F4.
F3. Borrar: Para eliminar una interfaz existente seleccione de la grilla de datos la
interfaz a borrar, presione F3 o clic sobre el botón Borrar, el sistema le pedirá
verificación antes de borrar definitivamente la interfaz.
Formatos de impresión
Todos los documentos y más exactamente todos los prefijos de cada documento pueden
imprimirse de acuerdo con las necesidades puntuales de su empresa, para esto cada
módulo cuenta con una opción de definición de formatos de impresión que encontrará en
la opción Formatos impresión del menú de mantenimiento. Desde esta opción se pueden
ver todos los formatos definidos para cada documento y prefijo del módulo, para crear
un nuevo formato presione el botón “Nuevo” o la tecla F5, para modificarlo presione
parte que se compone de los datos variables a imprimir y por último los textos, imágenes
“Modificar” o la tecla F4, para crear un nuevo formato con base en otro previamente
o dibujos a imprimir.
definido use el botón “Copiar” o la tecla F8, para borrar definitivamente un formato
presione e; botón “Borrar”o la tecla F3.

Para estandarizar y simplificar la posiciones y longitudes a que hace referencia el

formato se uso una unidad propia del programa en la que una hoja (sin importar el tamaño
físico en papel) siempre mide 2000 unidades de alto por 1500 de ancho, con base en
esta proporción se deben especificar todas las posiciones, longitudes e interlineado del
documento. En la figura se ilustra las dimensiones del papel y la interpretación de los
conceptos posición en X, posición en Y, tamaño en X y tamaño en Y.

Figura 7-4. Definición de formatos de impresión.

Figura 7-4. Dimensiones de la hoja

Datos generales del formato

A continuación, se detallan los datos a definir en un formato de impresión dividiendo el
formato en tres partes, la información general del formato relativa a que prefijo y
documento se asocia y en que impresora se genera, la segunda En la parte superior se define el tipo de documento y prefijo al que se asociará el
formato, así como la impresora (que debe estar previamente instalada y configurada en
el programa), el tipo de letra que se usará por defecto y las características del papel a
usar que son el ancho y el alto medidos en pulgadas. Adicionalmente se preguntan tres
datos que tienen que ver con los documentos que tienen un detalle, por ejemplo, los
documentos que mueven inventario en el que el detalle corresponde a los artículos
movidos, en este caso se debe definir el interlineado del documento en unidades, el
número de repeticiones máximo que se puede imprimir en el detalle y si se permiten
varias hojas o no en caso de que el número de ítems registrados en el documento sea
superior al máximo número de ítems del formato.
Para el caso de facturas impresas en formas con numeración preimpresa es común
permitir varias hojas por documento siempre y cuando se active la opción de incrementar
automáticamente la numeración en el número de
hojas consumido (Módulo de configuración) ya que de lo contrario se descuadrará la
numeración impresa con la del sistema. De lo contrario es deseable no permitir varias y
hojas y hacer coincidir el número de repeticiones del formato con el de la definición de
la autorización de numeración.
Hay que tener mucho cuidado cuando se usan medidas de papel no estándar ya que no
todas las medidas son soportadas por todas las impresoras y esto puede deformar
grandemente el aspecto que tendrá el formato impreso comparado con el diseñado. Uno
de los casos más frecuentes son las impresoras Epson FX1170 ® o LX-300 ® que no
soportan la impresión a tamaño media carta (8.5”x5.5”) y al mandar imprimir con este
tamaño en estas impresoras la impresión sale a tamaño carta completo.
Datos del documento
En la parte central de la ventana se indican las posiciones y características de cada uno
de los datos digitados en el documento y relacionados con los mismos que el programa
está en capacidad de imprimir. Cada documento de SYSplus tiene un listado de datos a
imprimir con un nombre predeterminado que el usuario no puede modificar, la único que
tiene que hacer el usuario es determinar si va a imprimir ese dato en su formato
marcando la casilla Imprimir, indicar la posición en X y en Y (medida teniendo en cuenta
las proporciones de 2000x1550 de la hoja) y el tipo de letra y tamaño del mismo en que
se imprimirá el dato.
Hay que tener en cuenta al definir formatos de impresión el tipo de letra a usar ya que
existen dos tipos de letra o fuentes diferentes, las fuentes TruType que son letras
dibujadas por el sistema de impresión de Windows y que por tanto se pueden imprimir
en cualquier impresora aunque se sacrifica la velocidad de impresión y las fuentes
propias de la impresora que son más rápidas, especialmente en impresoras de matriz de
puntos pero que no son portables de una impresora a otra, es decir que si usted definió
el formato para una impresora Epson LX300 con tipo de letra Roman 12cpi y luego va a
imprimir en una impresora Láser, su formato puede verse terriblemente deformado al
no tener la impresora láser las fuentes Roman 12cpi haciendo el sistema de impresión
de Windows una sustitución por otro tipo de letra soportado pero cuyo tamaño puede
no coincidir con el originalmente deseado produciéndose una impresión distorsionada.
Existen dos tipos de datos en SYSplus, los datos de tipo cadena de caracteres y los
datos numéricos. Los datos de tipo cadena de caracteres como son las fechas, los
números de documento, códigos, nombres, unidades, etc. en general todo dato que no es
una cantidad, monto o porcentaje. Estos datos se imprimen de izquierda a derecha y por
tanto la posición en X corresponde a la posición de inicio de la cadena. Para estos datos
el usuario puede imprimir solo un parte del
dato indicando la Posición inicial asumiendo que la posición 1 es el primer carácter y la
longitud en caracteres del dato, así por ejemplo si se quiere imprimir el mes de una
fecha que esta en formato AAAAMMDD se debe indicar inicio 3 y longitud 2 con lo que
se imprimirá MM.

Los datos de tipo numérico (cantidades, montos y porcentajes) se imprimen de derecha
a izquierda con el objetivo de lograr la alineación de las cifras sin importar su tamaño,
en este tipo de datos no se puede controlar el número de caracteres a imprimir, pero si
se puede controlar el número de posiciones decimales que se desea imprimir indicando
el número de dígitos en la columna formato.
Datos de repetición. Ambos tipos de datos se pueden repetir o no en un documento, si
pensamos en una factura, los datos como el nombre del cliente, el número y fecha de la
factura solo se imprimen en el encabezado, sin embargo los datos como el código y
descripción de la mercancía, la cantidad o el precio y en general los datos del detalle de
la factura se presentan varias veces aunque no quiere decir que el mismo artículo se
imprima varias veces a esto es a lo que llamamos datos de repetición, este tipo de datos
aparece marcado en la columna Rep.
Posición en Y Variable. En algunos casos usted puede requerir impresiones de tamaño
variable, el caso más frecuente es el de la impresión en impresoras de punto de venta o
tira en las cuales la factura tiene un tamaño proporcional al número de ítems impresos
y por tanto los totales y textos del final de la factura tienen una posición en Y variable.
En este tipo de casos los datos de liquidación como subtotales, impuestos, etc. deben
marcarse en la casilla PYV para que sean impresos inmediatamente después del último
ítem conservando su posición en X pero ignorando completamente la posición en Y.
Textos, Líneas, Gráficos y cuadros.
Adicional a los datos del documento es normal que el formato contenga textos fijos
tales como el nombre e identificación del propietario, notas, líneas o cuadros que
separen el encabezado del detalle e incluso una imagen o logo de la empresa. Todos estos
componentes se definen en la grilla inferior de la ventana y tienen en común la posición
en X y en Y en donde se imprimen, la cual siempre corresponde a la esquina superior
izquierda del elemento, además de la indicación de su posición en Y es variable o no según
se explicó para los datos del formato.
Para las Textos es obligatorio indicar la cadena a imprimir y el tipo de letra y tamaño
de la misma y no se debe indicar longitud en X o en Y.
Las líneas pueden ser horizontales, verticales u oblicuas lo que se logra indicando una
Longitud en X y una Longitud en Y, el sistema conociendo la
posición en X y Y original traza una línea hasta la posición resultante de sumar la posición
en X más la longitud en X y la posición en Y más la longitud en Y, de esta forma si se
desea una línea horizontal se debe colocar la Longitud en X deseada y dejar la longitud
en Y en cero, así mismo, una línea vertical tiene longitud en X en cero y la deseada en Y.
Los Cuadros deben tener necesariamente longitud en X y en Y, si se requieren divisiones
dentro de un cuadro éstas deben ser definidas por separado como cuadros o líneas.
Los gráficos deben tener longitud en X y en Y para controlar el tamaño y se cargan a la
base de datos haciendo doble clic sobre la grilla de textos lo que despliega una ventana
de previsualización del gráfico en la que basta con hacer clic para desplegar una ventana
de búsqueda del archivo en la que se debe ubicar el archivo previamente grabado al
equipo. Una vez subida a la base de datos no se requiere el archivo original en cada
Terminal o el servidor.
Una vez haya definido la interfaz presione F2 o de clic sobre el botón Grabar, si desea
cancelar la operación sin salir de la ventana de clic en el botón Cancelar o presione la
tecla ESC.

Importar datos
Por medio de la importación de datos usted puede traer al sistema datos de una fuente
externa mediante la lectura de archivos de texto plano. Usted tiene cuatro opciones de
importación: a) Artículos, b) Grupos y subgrupos c) Marcas y d) saldos iniciales.
El asistente de importación se divide en tres etapas, en la primera usted selecciona el
tipo de información a importar ya sea artículos, grupos y subgrupos, marcas y saldos
iniciales, adicionalmente si la opción escogida es saldos iniciales puede ingresar datos
adicionales del documento, como la fecha, prefijo, número inicial y la bodega, haga clic
sobre la opción deseada y presione “Siguiente”.
FIGURA. Paso 1. Importación de datos
En la segunda parte usted debe indicar los siguientes datos:
Ubicación: Indique el origen de los datos, es decir la ubicación del archivo plano, el cual
debe estar en una unidad a la que tenga acceso el equipo donde esta ejecutando la
aplicación, si lo desea puede usar el botón explorar para acceder a una ventana que le
permita explorar todas las unidades, carpetas y archivos del equipo. Sobre esta ventana
seleccione el archivo y presione la opción abrir.
Tipo de archivo: seleccione ancho fijo si el archivo de texto a abrir contiene
separaciones con espacios que hacen que cada columna tenga una posición fija.
Seleccione delimitado si el archivo contiene datos separados por comas o puntos y
comas. Un ejemplo de este tipo de archivos son los archivos CSV que genera Microsoft
Excel. Si indicó el tipo de archivo delimitado deberá escoger el carácter usado para
separar los campos y el indicador de texto, es decir el carácter que agrupa los datos de
tipo texto como nombres.
FIGURA. Paso 2 Importación de datos
Presione “Siguiente”para continuar con la tercera parte del asistente en la que se le
preguntarán las columnas que componen el archivo y en donde usted podrá indicar la
Posición de la columna, el ancho y si se va a importar o no. Recuerde que usted no puede
definir columnas nuevas en la grilla de datos, solamente puede indicar la posición del
campo en el archivo y el ancho máximo del mismo. Si uno o más columnas de las que
sugiere el sistema no se van a importar desmárquela haciendo clic sobre la casilla de la
columna importar.
 código del artículo seleccionado sobre la grilla de datos al momento de presionar F10 o
hacer clic sobre el botón “Seleccionar”

Otra diferencia entre llamar la opción “seleccionar” desde el módulo de inventario o

desde otra ventana radica en el significado de hacer doble clic sobre un artículo, ya que
en caso de haber sido llamada desde el módulo de inventario se activará la opción
“Consultar/Modificar artículo” del artículo actualmente seleccionado, mientras que
cuando se ha llamado la búsqueda de artículos desde otra opción la acción equivale a
seleccionar el artículo.

La pantalla de búsqueda de artículos se muestra en la figura siguiente.

FIGURA. Paso 3 Importación de datos.

Por último, presione el botón “Importar” para comenzar el proceso en el cual el sistema
grabará tantos registros como cumplan con los requisitos y no estén previamente
registrados en la base de datos.

2. ARTICULOS
Desde esta opción podrá consultar, modificar, eliminar o crear artículos, adicionalmente FIGURA. Búsqueda de artículos
podrá consultar las existencias y los movimientos del artículo en un período de trabajo.
La pantalla de búsqueda de artículos se divide en tres partes, la parte superior, donde
Esta opción está disponible desde la pantalla principal del módulo en la parte izquierda puede seleccionar las opciones de búsqueda, la parte central en donde se muestra el
de la ventana a través del botón “Artículos”. También puede tener acceso desde resultado de la consulta de acuerdo con los parámetros indicados
cualquier opción del programa que pregunte un código de artículo haciendo doble clic
sobre la columna Artículo de una grilla de datos.
en la parte superior, y la parte inferior en donde se encuentran los botones de acceso a
Las opciones disponibles son las mismas sin importar desde donde se llama la opción
las opciones disponibles para el mantenimiento del artículo; como son crear un nuevo
excepto por el botón “seleccionar” el cual solamente aparece cuando se llama desde otra
artículo, consultar/modificar un artículo existente, borrar un artículo, consultar
opción del programa en cuyo caso este botón cierra la consulta de artículos y retorna el
movimientos, existencias y precios de los artículos y actualizar los cambios efectuados
a los artículos.
La búsqueda de artículos muestra el código, descripción, la unidad, IVA, existencia y
precio de los artículos; esta información es exclusivamente de consulta, usted no podrá
modificar ninguno de los datos directamente sobre la grilla, para ello deberá emplear la
opción “Modificar” presionando F4 o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre,
también podrá llamar esta opción dando enter sobre el código consultado.

2.1 FILTRADO Y BUSQUEDA DE ARTICULOS.

Inicialmente cuando usted abre esta opción se muestra un listado con todos los artículos
que componen el catálogo de la compañía ordenados alfabéticamente, sin embargo, usted
puede limitar la consulta ya sea por código o descripción.

2.1.1 FILTRADO DE ARTICULOS FIGURA: Filtrado de Artículos Por Código

Para filtrar la información de un código específico puede seleccionar la opción buscar
por código haciendo clic sobre la opción código y digitando luego en la casilla buscar el
código que desea consultar y por último hacer clic sobre el botón Buscar. En ese
momento el sistema mostrará los artículos cuyo código es mayor o igual al código
indicado, de esta manera usted podrá trabajar sobre ese segmento del catálogo. Si un
artículo no aparece en la consulta no podrá borrarlo, mirar sus existencias y
movimientos, en tal caso deberá repetir la búsqueda con un criterio que incluya el
artículo deseado o dejar vacía la casilla buscar y presionar nuevamente el botón de
búsqueda. El hecho de que uno o más artículos no aparezca en la consulta no siempre
quiere decir que no esté creado, simplemente significa que no está incluido en el criterio
de búsqueda especificado. Otra causa de que no aparezca puede ser que en los datos
generales esté como un artículo inactivo.
Otro ejemplo de filtrado de la consulta puede ser la consulta de todos los artículos que
incluyan un cierto nombre, o por ejemplo para ubicar un artículo del cual no sabemos su
código o descripción completa pero conocemos que incluye una parte especifica como
por ejemplo ‘GANOXI’ en este caso usted debe escribir la palabra ganoxi en la casilla
“Texto a buscar” y seleccionar la opción ‘buscar en cualquier Posición’ y luego hacer clic
sobre el botón buscar, en ese momento el sistema mostrará cualquier artículo que tenga
la descripción ganoxi sin importar si dicha palabra esta al principio o final del nombre
del artículo.

FIGURA: Filtrado de artículos por descripción


2.1.2 BUSQUEDA DE ARTÍCULOS
La búsqueda de artículos la puede hacer por código o descripción:
a. Por código: Si usted conoce el código que desea buscar, ubíquese en la columna
código y digítelo, a partir de ese momento lo que escriba se
resaltará lo cual nos indica que está buscando sobre la columna de la grilla actualmente
seleccionada.
b. Por descripción: Para buscar un artículo por descripción deberá seleccionar la
columna descripción y escribir la parte inicial de la descripción hasta ubicar el artículo
deseado, luego podrá usar las flechas de desplazamiento del cursor para ubicar
específicamente el artículo deseado.
FIGURA: Búsqueda de artículo por descripción
c. Otra forma de realizar la búsqueda de artículos es por medio del filtro de
artículos, como se explicó en el numeral anterior.
Una vez ubicado un artículo, usted podrá consultar/modificar el artículo, borrarlo,
consultar sus existencias, movimientos y precios, haciendo clic sobre la opción deseada
o presionando la tecla que aparece en el botón asociado. A continuación, se explican las
opciones disponibles.
2.2. CREAR UN NUEVO ARTÍCULO
Haciendo clic sobre el botón Nuevo o presionando la tecla F5 usted accederá a la opción
de crear un nuevo artículo y el sistema mostrará la pantalla que se muestra en la figura.
FIGURA. Nuevo artículo
En la creación de un artículo se debe tener en cuenta dos procesos que son:
a. Los datos básicos del artículo como son: código, descripción, unidad del artículo;
opciones de descripción variable; grupo, subgrupo, marca; fecha de actualización,
tarifas de IVA y estampilla, estado del artículo (Activo, No vender o Inactivo), control
de existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y así mismo indicar los niveles de stock
de acuerdo con el significado que se explica adelante.
b. Datos adicionales del artículo como son: unidades adicionales, código de barras, un nuevo artículo, si no se selecciona ningún artículo el sistema le pedirá que ingrese uno,
precios, características específicas (peso, altura, etc), la contabilidad y los ensambles de lo contrario no permitirá crear el nuevo artículo.
en caso de ser un producto de varios componentes.

Parámetros de un nuevo artículo.

A continuación, se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los

parámetros de la creación de un nuevo artículo:

2.2.1. DATOS BASICOS

a. Código del artículo: EL código del artículo puede tener hasta 15 caracteres
alfanuméricos definidos por el usuario, (Recuerde que si en la configuración inicial del
programa en la opción de inventario-artículos-codificar con numeración

consecutiva se le dijo que “SI”, no permitirá crear códigos alfanuméricos, sólo permitirá
crear códigos numéricos) este código es el que identificará el artículo para todos los
procesos realizados por el sistema, es único y una vez creado no puede ser modificado.
FIGURA: Asignación de grupo a articulo
b. Descripción del artículo: En este espacio puede describir plenamente el artículo,
esta descripción puede variar dependiendo si la opción descripción variable se selecciona
o no, de ser así puede modificarse posteriormente en un documento de lo contrario no. e. Marca: La marca corresponde al proveedor o al fabricante del artículo, este
c. Unidad Principal: Aquí se define la mínima unidad del producto a partir de la cual listado se puede generar previamente en el sistema. Para seleccionar una marca, de clic
se llevará el inventario de mercancía. con el Mouse sobre las flechas de desplazamiento arriba o abajo,

d. Grupo: Los artículos se pueden agrupar dependiendo de características comunes

de los productos, por ejemplo se pueden crear grupos de aceites, aseo, dulces, etc. estos
grupos se crean previamente en el sistema; para seleccionar un grupo simplemente
despliegue el listado presionando la flecha que aparece en la casilla grupo, hecho esto
aparecerá los grupos creados, para seleccionar un grupo puede utilizar las flechas de
desplazamiento para ubicar el grupo requerido, o presionar la barra de desplazamiento
con el Mouse para un desplazamiento más rápido, si al momento de crear un nuevo
artículo no esta creado el grupo correspondiente al producto se puede crear este dando
clic en la flecha amarilla que se encuentra al lado de la casilla, este desplegará una
ventana donde puede crear el grupo. Seleccionar un grupo es indispensable para crear
o digite directamente el nombre de la marca sobre la cajilla, a medida que va escribiendo
va apareciendo los nombres que coincidan con el nombre digitado. Si no existe la marca
del producto que va a ser creado se puede utilizar la flecha amarilla que se encuentra al
lado de la cajilla que desplegará la ventana de creación de marcas que le permitirá
ingresar la marca deseada. La marca creada aparecerá automáticamente en el listado
de marcas. Un artículo puede ser creado sin que se haya seleccionado una marca.
f. Subgrupo: Es una división de los grupos para delimitar más los productos con
características comunes; por ejemplo, un grupo podría ser Aceites, y subgrupos Aceites
de cocina y Aceites cosméticos. Los subgrupos se crean en el momento de crear el grupo.
Al igual que los grupos puede crearse directamente desde la ventana de nuevo artículo
presionando el asterisco al lado de la casilla de subgrupo. Para ubicarse en un respectivo
grupo puede utilizar las flechas de desplazamiento o la barra de desplazamiento
presionando con el Ratón. La opción de subgrupo no es obligatoria para la creación del
artículo.
g. IVA: En este espacio se definen las tarifas de IVA para el artículo, usted puede
crear una tarifa desde la flecha amarilla que se encuentra al lado derecho del campo de
IVA, donde puede indicar las cuentas contables que serán afectadas mediante la tarifa.
FIGURA: Tarifas de IVA
h. Estampilla: Este campo es para algunos productos que lo requieren como por
ejemplo para los licores.
i. Arancel: Este campo está pensado en almacenar el arancel por artículo
j. Merma: Este campo está pensado para almacenar en %, o en Valor el factor de
Merma de un artículo cuando se maneja producción.
k. Ingresos Recibidos para Terceros: Este campo permite el registro de un artículo
en particular a una cuenta contable de pasivo y no de Ingreso en el momento de la venta.
Estado del artículo: El estado del artículo puede ser Activo, No vender, e Inactivo.
Nuevo Subgrupo
Nueva Marca
Estado Activo: Los artículos en este estado están disponibles para realizar cualquier
operación o movimiento con ellos. Por ejemplo, Salidas, Entradas, etc.
Estado No vender: Esta opción se utiliza cuando el artículo no está disponible para la
venta, por alguna razón.
Estado Inactivo: Un artículo en este estado indica que no está disponible para realizar
ninguna operación con él.
f. Control de existencias: Define la forma como se realizará el control de existencias.
Puede ser ninguna, en caso de no llevarse ningún control de existencia del artículo,
bodega o lotes.
g: Niveles de Stock: En los niveles de stock se define la máxima cantidad de mercancía
que puede estar disponible y la mínima cantidad que debe quedar en bodega, igualmente
se define un número de días de disponibilidad de la mercancía. Los días de disponibilidad
definidos permiten al sistema sugerir la cantidad de mercancía que debe ser solicitada
dependiendo de la rotación de esta.
Habiendo cumplido con los datos anteriores se podrá continuar con la segunda parte de
la creación del producto que se explica a continuación:
2.2.2. DATOS ADICIONALES dé clic sobre el botón grabar o presione la tecla F2, para deshacer los cambios
realizados y salir de la ventana presione la tecla ESC o dé clic sobre el botón cancelar.
a. F6 Unidades: Esta opción hace referencia a los diferentes tipos de presentación
que tiene un artículo como por ejemplo docena, caja, etc. Para ingresar a esta opción de
clic sobre el botón unidades o presione la tecla F6, inmediatamente se activará la
Nota: Antes de crear una presentación cerciórese de que las cantidades sean las
pantalla de presentaciones que se muestra a continuación:
correctas, pues recuerde que un artículo después de haber tenido algún tipo de
movimiento no podrá ser modificado en sus presentaciones.

FIGURA: Ingreso de Unidades Adicionales
Esta pantalla nos presenta tres columnas en las cuales se define la Unidad que es el
nombre de la presentación que se va a crear; el Factor Cantidad que es la cantidad de
unidades principales de que consta esta presentación y la columna de Factor Precio que
es la cantidad por la que se multiplicará el precio unitario para determinar el precio de
esta presentación.
b. F7. Código de barras: Esta opción le permite ingresar el código de barras del
artículo, igualmente eliminarlo y editarlo. En esta ventana aparece inicialmente un
espacio para el código de barras, aparece la descripción del artículo, y la unidad en una
lista desplegable para que usted seleccione cada presentación del artículo y defina un
código de barras para cada una. Para ingresar un nuevo código de barras presione el
símbolo más (+) en la barra de símbolos en la parte inferior de la ventana, esto colocará
una nueva línea para digitar el código, para eliminar un código de barras existente
presione el menos (-) en la barra, el sistema le pedirá confirmación para borrar el código
si está seguro presione la tecla Aceptar; para desplazarse por los códigos de barras
creados para el artículo utilice los botones con las flechas hacia delante y hacia atrás.
Para grabar de clic sobre el botón Grabar o presione la tecla F2, si desea cancelar los
cambios realizados y salir de la ventana de clic sobre el botón Cancelar o presione la
tecla ESC.

Si desea crear una nueva presentación de clic sobre el signo más (+) en la barra de
símbolos o de ENTER al final de la grilla de datos, le agregará una nueva línea para que
pueda digitar la nueva presentación, tenga en cuenta que después de insertada una línea
no podrá dejarla en blanco pues no le permitirá grabar y le sacará error, por lo tanto
debe ubicarse en esa línea y eliminarla tal como se explica a continuación: Para borrar
una presentación existente o una línea en blanco ubíquese sobre ella y de clic sobre el
menos (-) en la barra, el sistema le pedirá confirmación de la eliminación si está seguro
presione el botón “Aceptar”, si desea ubicarse en las diferentes presentaciones utilice
los símbolos de flecha hacia atrás y flecha hacia delante, para grabar el registro creado FIGURA: Códigos de Barras

F8. Existencias: Para consultar las existencias del artículo, puede utilizar esta opción,
en esta ventana aparece la cantidad de mercancía existente del artículo en las
diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de mercancía que esta
reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la cantidad de mercancía por lotes,
para ello presione la tecla f10 o de clic sobre el botón Lotes. Si desea observar con más
detalle la reserva de mercancía presione la tecla F11 o de clic sobre el botón Reservas,
se desplegará una ventana con detalles de las reservas de mercancía, igualmente si
desea consultar las ordenes de mercancía puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre
el botón Ordenes, se muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el
artículo seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado
dando clic sobre cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez
seleccionada la orden, presione la tecla F4 o de clic sobre el botón Consultar.
FIGURA: Consulta de existencias
c. F9 Precios: En esta opción aparecen los precios definidos para el artículo
dependiendo de la forma como se realizará el pago, Contado o crédito, igualmente se
puede definir la comisión para el artículo de acuerdo con la forma de pago, entre otros
detalles
F10. Adicionales: Usted puede ingresar datos adicionales del artículo a través de esta
opción, tales como peso, largo, ancho, alto, descripción adicional y puede seleccionar una
fotografía de este, para ello de clic sobre el espacio en blanco correspondiente a
fotografía, esta operación le desplegará una ventana de abrir donde podrá ubicar el
archivo de imagen correspondiente a la fotografía del artículo. Para grabar estos datos
adicionales de clic sobre el botón Grabar o presionar la tecla F2.
FIGURA. Ventana Datos Adicionales artículo.
F11. Contabilización del artículo: En esta opción aparecen datos referentes a la
contabilización del artículo como son las cuentas afectadas por el inventario para cada
artículo como son:
Inventario/compras: Es la cuenta que afecta contabilidad al momento de hacerse una
entrada o salida de inventario como por ejemplo una compra o una venta.
Ventas: es la cuenta de ingreso al momento de realizarse una venta de mercancía.
Costo ventas: es la cuenta del costo de venta cuando se hace una venta.
IVA en compra: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas descontable que nos afecta
al momento de hacer una compra.
IVA en ventas: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas generado que nos afecta al
momento de hacer una venta.
Estampilla/Consumo: es la cuenta para algunos productos que así lo requieren como por
Ej. los licores.
Compras: Es la cuenta de compras, cuando se lleva un sistema de inventario periódico.
Unidad: aparece automáticamente cuando se ingresa el código del artículo, puede
seleccionar la presentación del artículo desplegando la lista en la columna unidad
presionando la flecha hacia abajo.
Para ingresar un nuevo componente de clic sobre el símbolo más (+), para eliminar un
artículo creado, de clic sobre el símbolo menos (-), puede utilizar las flechas adelante y
hacia atrás para ubicarse en el anterior o siguiente registro, igualmente se puede ubicar
en el primer registro utilizando la flecha hacia atrás con la línea vertical, o al final del
registro mediante la flecha hacia delante seguida de una línea vertical.

Nota: Estas cuentas deben estar previamente creadas en el módulo de contabilidad

F12. Ensambles: Un artículo puede combinarse o unirse con otros y formar un producto,
FIGURA: composición de productos
a través de esta opción usted puede realizar la composición de un producto.

En la ventana tiene tres columnas que son las siguientes:

Componente: donde puede digitar el código del artículo o si lo prefiere puede dar doble
clic para abrir la ventana de búsqueda de artículo, una vez lo haya seleccionado lo traerá
a la ventana de composición, en la casilla descripción aparecerá el nombre del artículo
seleccionado.
Cantidad: ingrese la cantidad del artículo que compone el producto.
Nota: Recuerde que no debe dejar ninguna línea en blanco pues el sistema no le permitirá
grabar la composición del producto hasta que no haya sido eliminado la línea en blanco.
4.1.3 Modificar/Consultar un artículo
Esta opción le permite consultar o modificar los detalles del artículo, como son la
descripción, el grupo, la marca, el tipo de artículo, estado, etc. (Vea el significado de
cada una de las opciones en la sección “Crear un nuevo artículo).
 F8. Existencias: Para consultar las existencias del artículo, puede utilizar esta opción,
en esta ventana aparece la cantidad de mercancía existente del artículo en las
diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de mercancía que esta
reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la cantidad de mercancía por lotes,
para ello presione la tecla F10 o de clic sobre el botón Lotes. Si desea observar con más
detalle la reserva de mercancía presione la tecla F11 o de clic sobre el botón Reservas,
se desplegará una ventana con detalles de las reservas de mercancía, igualmente si
desea consultar las ordenes de mercancía puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre
el botón Ordenes, se muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el
artículo seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado

FIGURA: Modificar / Consultar artículo dando clic sobre cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez
seleccionada la orden, presione la tecla f4 o de clic sobre el botón Consultar.

Si el artículo ya posee movimientos registrados usted no podrá modificar la unidad

principal ni tampoco las presentaciones, el tipo de artículo ni el control de existencias,
ya que este cambio afectaría los movimientos previamente registrados que fueron
capturados con o sin detalles adicionales.

Usted puede observar de igual manera en la casilla Fecha de actualización la última

fecha en que se realizaron cambios en el artículo seleccionado.

Adicional a las opciones de grabar que puede usar presionando la tecla F2 o haciendo
clic sobre el botón del mismo nombre, de la opción de cancelar que deshace las
modificaciones efectuadas previamente sin salir de la opción la cual puede utilizar
presionando la tecla ESC o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre, podrá
consultar el anterior artículo usando el botón con la flecha hacia atrás (a la izquierda)
FIGURA. Ventana de Existencias.
o presionando F4, o ubicarse en el artículo siguiente usando el botón con la flecha a la
derecha o presionando F5. Recordar (Alertas Artículo): Este Botón, tiene como finalidad, fijar avisos que puedan
ser leídos por los usuarios al momento de digitar el código del artículo, como por ejemplo
Los botones que aparecen en la parte inferior de la consulta de artículos es la misma
información de descuentos aplicables al artículo durante un tiempo determinado.
que aparece en la creación de artículos a excepción de los botones de Existencias o F8
y el de Recordar (Alertas Artículo), el cual solo aparece en la consulta de artículos y los
cuales se describen a continuación:
2.3. Eliminar un artículo Si usted presiona la tecla F7 o hace clic sobre el botón “Movimientos” podrá consultar
en pantalla el detalle de los movimientos del artículo actualmente seleccionado en la
grilla de búsqueda de artículo en el período actual de trabajo. Desde esta nueva ventana
usted podrá hacer doble clic o presionar F4 para consultar el documento de los
movimientos realizados para el artículo, ubicándose sobre el documento que se quiere
consultar.

FIGURA: Fijar alertas artículo

Si usted presiona F3 o hace clic sobre el botón “Eliminar” el sistema pedirá una
confirmación para borrar definitivamente un artículo. Obviamente si el sistema ya
encuentra registrados movimientos del artículo no le permitirá eliminar el artículo. Una
vez borrado el artículo el sistema volverá a la ventana de búsqueda de artículos.
2.5. Consulta de Existencias.

Al presionar F8 sobre la ventana de búsqueda de artículo o hacer clic sobre el botón

2.4. Movimientos por artículo
“Existencias”, usted podrá consultar las existencias del artículo actualmente
seleccionado en la grilla en el período de trabajo actual. (para ver detalles de esta
ventana diríjase a F8. Existencias de artículo, descrita anteriormente).

2.6. Precios

Usted puede consultar los precios de un artículo desde la ventana de búsqueda de

artículos ubicándose sobre el artículo que desee y dar la tecla F9 o dando clic sobre el
botón Precios

FIGURA: Eliminar artículo

2.7. Actualizar OPCIONES DEL ENCABEZADO DE DEDOCUMENTOS
DOCUMENTO
Esta función como su nombre lo indica, actualiza los datos de la ventana de búsqueda de Prefijo Numero
Impto
Incluidos
Fecha Referencia Tercero Bodega Concepto

artículos para cuando se crea o modifica un artículo. Esta función se activa dando la
tecla F2 o simplemente dando clic sobre el botón Actualizar. ENTRADAS X X X X X X X X

SALIDAS X X X X X X X X

TRANSFERENCIAS X X X X X X

3. REGISTRO DE DOCUMENTOS AJUSTES X X X X X

En el registro de documentos como entradas, salidas, traslados, ajustes, ensambles,
desensambles, reservas y ordenes tienen ciertos criterios que son comunes los cuales ENASAMBLES X X X X X
se explican a continuación de manera general.
DESENSAMBLES X X X X X

RESERVAS X X X X X X X

3.1. Elementos del Documento ORDENES X X X X X X X X

La ventana de registro de documentos se divide en cuatro partes:

Prefijo: Es el que se asignó en la opción de mantenimiento, numeración, de acuerdo al
documento a elaborar.
1. Encabezado
Número: Es la numeración consecutiva del documento que se va a elaborar.

Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que
se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.
2. Detalle del

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente

documento

seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar
las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.
3. Detalles
del artículo
4. Botones Referencia: Número de referencia opcional que puede servir para ubicar el documento
en las búsquedas.
Encabezado: En la parte del encabezado se encuentran los siguientes datos que son
Tercero: En esta casilla se puede ingresar el nombre del tercero al cuál se le efectuará
comunes en los documentos:
la entrada de mercancía, si existe o desea crearlo utilice el botón del lado derecho de
la casilla, se desplegará la ventana de registro de terceros.
Bodega: En esta casilla aparece un listado de bodegas definidas previamente, de clic
sobre la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla y seleccione la bodega
requerida, si no existe puede crearla abriendo la ventana bodegas a través del botón en
el extremo derecho de la casilla.
Concepto: Este concepto sirve para hacer referencia al comprobante en las consultas
de movimientos.
3.2. DETALLE DEL DOCUMENTO
Es donde se registran los valores relacionados con el tipo de comprobante generado. La
información se captura sobre una grilla de datos. A continuación, explicaremos las
columnas de datos comunes en todos los documentos.
Artículo: Usted puede digitar manualmente el código completo del artículo o hacer doble
clic sobre la casilla del código o presionar F9 con lo que se traerá la opción de búsqueda
de artículos sobre la cual podrá seleccionar el artículo deseado por cualquiera de los
métodos indicados en la sección “Artículos” y luego presionar F10 o hacer clic sobre el
botón “Seleccionar”. Si el artículo no existe puede usar el botón “Nuevo” de la ventana
búsqueda de artículos para crearla sin cerrar su documento.
Bodega: Código de la bodega en la cual se realizará el documento, esta ha sido
seleccionada previamente en el encabezado del documento, luego al dar clic sobre la
columna el sistema traerá automáticamente el código de la misma.
Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado que tendrá movimiento en el documento.
Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o
con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la
cantidad de mercancía existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata,
caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la
unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la
columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.
Lote: Si cuando el artículo fue creado fue seleccionada la opción control de existencia
por lotes, esta opción le permitirá ingresar el lote al cual corresponde el artículo, de lo
contrario el sistema no le permitirá ingresar nada en esta casilla.
Costo: Este valor corresponde al costo unitario del artículo, si este existía previamente
y tenía movimientos asociados con él, al momento de traer el código del artículo, el
sistema traerá este valor automáticamente, de lo contrario es necesario ingresar el
costo unitario del artículo. Al momento de ingresar el costo unitario o de que el sistema
lo traiga automáticamente, se afectaran las columnas de IVA (dependiendo del
porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total.
Total: El sistema calcula automáticamente la suma de los totales individuales por
artículos para que usted vaya verificando el total del documento.
La grilla de detalle del documento es un completo sistema que le permite a usted
insertar un nuevo detalle o eliminar un detalle existente además de desplazarse
rápidamente entre los detalles previamente registrados.
A continuación, se explican las opciones que usted puede tomar desde la grilla de detalle.
Insertar un detalle: Para insertar un nuevo detalle simplemente utilice el botón ‘+’ de la
barra de navegación.
Barra de navegación: en la parte inferior de la grilla usted cuenta con los siguientes
botones:
|<: Va al primer registro del detalle.
< : Va al anterior registro de detalle
> : Va al siguiente registro de detalle
>|: Va al último registro del detalle.
+ : Inserta un registro en medio de otros ya existentes.
- : Elimina un registro existente del documento. El sistema solicitará una
confirmación para efectuar el borrado.
X: Cancela los cambios realizados en el registro actual.

Opciones de búsqueda: Desde la grilla de detalle del documento usted puede llamar las 3.3. Consulta de documentos previamente registrados
opciones de búsqueda de artículo haciendo doble clic sobre la columna artículo o
Mediante el botón identificado con la “?” ubicado en el extremo derecho de la casilla
presionando la tecla F9; consultar existencias haciendo clic sobre la columna cantidad,
número del documento usted puede acceder a la ventana de búsqueda de documento ,
unidad y lote o presionando la tecla F8; igualmente puede consultar o crear un tercero
desde la cual usted puede hacer una consulta de los documentos previamente
en registro de terceros, presionando el botón en el extremo derecho de la casilla
registrados.
terceros o presionando la tecla F6, y bodegas simplemente presionando el botón en el
lado derecho de la casilla bodegas.

Para grabar el comprobante definitivo, usted puede presionar F2 o hacer clic sobre el
botón grabar. En ese momento el sistema enviará los cambios a la base de datos y en
ese mismo instante validará todos los parámetros informando de cualquier
inconsistencia, si todo es correcto procederá a guardar el documento y abrirá la ventana
de impresión de comprobantes desde la cual presionando F2 puede generar una copia
impresa del comprobante, una vista preliminar o incluso guardar a un archivo que pueda
ser impreso con posterioridad o enviado por e-mail. Las opciones de exportación de los
datos disponibles desde la vista preliminar de cualquier informe o comprobante se
explican en la sección “Informes”.

Si usted desea salir del comprobante sin grabar los cambios puede presionar el botón
“Salir” o utilizar el botón “X” en la esquina superior derecha de la ventana.

Además si quiere descartar los cambios pero no cerrar la ventana puede presionar la
tecla ESC y validar la confirmación solicitada por el sistema. FIGURA . Consulta de documentos registrados

Detalles del artículo: La tercera parte corresponde a la información adicional derivada

del documento donde nos muestra la descripción del artículo seleccionado y la bodega,
además de un campo para las observaciones que se quieran hacer sobre el documento
que se está elaborado.
Botones: Por último, la parte inferior que posee los botones para efectuar las diversas
operaciones del documento como grabar o cancelar los cambios del comprobante.
Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los
criterios de búsqueda de los comprobantes dependiendo del documento a generar, en el
ejemplo se está consultando los comprobantes de entrada de mercancía, en este caso
los parámetros de búsqueda son: Número de documento, Fecha, concepto, y tercero, de
acuerdo con los datos que usted
especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los
comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece
ningún documento reintente especificando menos datos o verifique que los datos
indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para
consultar el comprobante o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón consultar.
Adicionalmente puede presionar F3 o hacer clic sobre el botón eliminar para anular el
documento.
4. REGISTRO DE ENTRADA DE MERCANCIA
Este documento nos sirve para hacer entradas de inventario, por concepto diferente al
de una compra, como por ejemplo una bonificación de un proveedor. Este documento nos
afecta directamente el costo unitario del artículo, así como su costo promedio y el costo
del inventario en administrativo como en contabilidad.
Esta opción esta disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando
el botón Entrada en el menú de la parte izquierda de la ventana. En esta opción se
registran todas las operaciones relacionadas con la entrada de mercancía.
FIGURA . Entrada de mercancía.
4.1. Encabezado del documento de Entrada
Adicionalmente a las opciones de encabezado explicadas en el numeral 3.1, se encuentra
la siguiente:
Orden: Se utiliza cuando la entrada de mercancía se deriva de una orden elaborada
previamente y conoce el número de la orden a utilizar puede digitarla directamente, de
lo contrario usted puede llamarla dando clic sobre el signo de interrogación en la parte
derecha de la casilla orden, y el programa traerá la ventana de ordenes previamente
registradas de la cual usted podrá seleccionar la que desea.
Si en la configuración general INVENTARIO/ENTRADAS/VERIFICAR CÓDIGO DE LA
ORDEN, usted le dijo que NO, en la elaboración de la entrada el programa traerá
automáticamente los artículos y las cantidades de la reserva elegida, de lo contrario si
usted le dijo que SI, tendrá que digitar nuevamente los códigos de la orden en la entrada
de mercancía, y el sistema verificará que los datos digitados sean iguales a los de la
orden seleccionada.
4.2. Detalle del documento
Adicional a las Columnas de detalle explicadas en el numeral 3.2. se encuentra la
siguiente:
% Dto: Esta columna hace referencia al descuento en porcentaje que se le desee dar a
uno o más artículos de la entrada de mercancía.
IVA: Este espacio se llena automáticamente una vez se ingrese la cantidad de artículos
a ordenar, teniendo como base el costo unitario del artículo.
5. SALIDA DE MERCANCIA
Este documento como su nombre lo indica nos sirve para dar salidas a inventarios, ya
sea porque se quiere hacer un ajuste a un artículo, o se le quiere dar de baja por averías
u otras razones. Este documento nos afecta directamente el costo del inventario en el
módulo administrativo como en contabilidad, también afecta directamente el costo
promedio del artículo al que se le hizo la salida.
Para ingresar a esta opción seleccione el botón Salidas en la ventana principal del módulo.
Desde esta opción se generan y consultan los comprobantes de salida de mercancía
 6. TRASLADOS DE MERCANCIA
Este documento nos sirve para hacer traslados entre bodegas de una misma compañía.
La elaboración de este documento afecta las existencias por bodega, pero no el
inventario total ni el costo del inventario en administrativo ni en contabilidad.

Esta opción está disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando
el botón “Traslados” en el menú de la parte izquierda de la ventana. En esta opción se
registran los movimientos de transferencias de mercancía.

FIGURA . Salida de mercancía.

5.1. Encabezado del documento de Salida

Adicionalmente a las opciones de encabezado explicadas en el numeral 3.1, se encuentran

la siguiente:

Reserva: Usted puede hacer una salida de mercancía en base de una reserva elaborada
previamente, si conoce el número de la reserva que va ha utilizar puede digitarlo
directamente en la casilla, de lo contrario puede llamar el listado de reservas elaboradas
dando clic sobre el signo de interrogación que aparece al lado derecho de la casilla, y
elegir la que desea.

Si en la configuración general INVENTARIO/SALIDAS/VERIFICAR CÓDIGO DE LA

RESERVA, usted le dijo que NO, en la elaboración de la salida el programa traerá
automáticamente los artículos y las cantidades de la reserva elegida, de lo contrario si FIGURA. Transferencia de mercancía.
usted le dijo que SI, tendrá que digitar nuevamente los códigos de la reserva, y el
sistema verificará que los datos digitados sean iguales a los de la reserva seleccionada. 6.1. Encabezado del documento de Transferencias

5.2. Detalle del documento Columnas del detalle El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

IVA: Este espacio se llena automáticamente una vez se ingrese la cantidad de artículos
a ordenar, teniendo como base el costo unitario del artículo.
Las demás columnas de detalle son explicadas en el numeral 3.2.
Entrega confirmada: En esta casilla de verificación usted puede indicar cuando la
mercancía ya ha sido recibida en la bodega destino, hasta que la transferencia no haya
sido confirmada como entregada, el inventario se descuenta de la bodega origen, pero
no es cargada a la bodega destino.
Otro aspecto a tener en cuenta durante este proceso es que los informes de existencias anterior muestra la existencia teórica que hay en el momento de elaborar el ajuste, y
mostrarán el inventario disminuido en las cantidades de la transferencia, mientras que en la columna de nueva existencia se debe digitar la existencia real o física. Este
en los informes de movimientos no se verá afectado el inventario. documento hace internamente una salida o una entrada de mercancía según sea el caso,
por lo tanto también nos afecta el inventario en cantidades y costos en los módulos de
Bodega origen: Debe seleccionar en esta casilla la bodega desde donde se hará la
inventario y contabilidad.
transferencia de mercancía, en esta casilla aparece un listado de bodegas definidas
previamente, de clic sobre la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla y
seleccione la bodega requerida, si no existe puede crearla abriendo la ventana bodegas
Ingrese a ajustes de mercancía a través de la opción del mismo nombre en el menú
a través del botón que aparece en el extremo derecho de la casilla.
principal en la ventana general del módulo.
Bodega destino: En esta casilla debe indicar la bodega donde llegará la mercancía
transferida.

Los demás datos del encabezado están explicados en el numeral 3.1 de este manual.

6.2. Detalle del documento

IVA: Este espacio se llena automáticamente una vez se ingrese la cantidad de artículos
a ordenar, teniendo como base el costo unitario del artículo.

Lote Origen: Si cuando el artículo fue creado fue seleccionada la opción control de
existencia por lotes, esta opción le permitirá ingresar el lote al cual corresponde el
artículo, de lo contrario el sistema no le permitirá ingresar nada en esta casilla. Si el
artículo corresponde a un lote en particular el sistema tendrá en cuenta la cantidad de
artículos por lote al momento de realizar la salida de mercancía. En esta casilla debe
indicar el lote origen al que corresponde el artículo.

Lote destino: Puede indicar el lote al que corresponderá el artículo una vez se haya
hecho la transferencia.
FIGURA. Ajustes de mercancía.
Las demás columnas de detalle de documento se encuentran en el numeral 3.2.

de este manual.

7. AJUSTES DE MERCANCIA
7.1. Encabezado del documento de Ajuste
Este documento nos da la opción de ajustar el inventario de una forma más rápida, ya
que a medida que se digita el código del artículo a ajustar, en la columna de existencia
La explicación de los datos del encabezado de este documento se encuentra en el
numeral 3.1 de este manual.
7.2. Detalle del documento
Ex Anterior: Una vez haya seleccionado el artículo el sistema le traerá la existencia
asociada a este artículo. Esta columna no es modificable.
Nueva Existencia: En este campo usted puede digitar las existencias físicas
determinadas, el sistema se encargará de hacer el ajuste necesario, ya sea entrada o
salida de mercancía.
8. ENSAMBLE DE MERCANCIA
Ensamble: Es la combinación de dos o más artículos para formar un kit o producto, como
por ejemplo una oferta.
Este documento disminuye el inventario de los artículos que componen el producto, y
aumenta el inventario del producto ensamblado.
Usted puede ingresar a esta opción usando el botón llamado del mismo nombre en la
ventana principal del módulo. A través de esta opción usted puede crear y consultar
ensambles de productos.
FIGURA. Ensamble de mercancía.
8.1. Encabezado del documento Ensamble
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Producto: Este ítem se divide en dos casillas; en la primera puede ingresar el código del
producto ensamblado o puede dar clic sobre la misma para traer automáticamente la
ventana de búsqueda de artículos. En la casilla siguiente aparecerá el nombre del
producto una vez haya sido seleccionado.
Cantidad: Indique en este campo la cantidad de productos a ensamblar.
Unidad: Cuando usted haya seleccionado el producto, el sistema indicará la unidad
principal correspondiente a este producto.
Lote: Si el producto tiene definido el control de existencias por lotes, el sistema le
permitirá ingresar en este campo el lote al cuál corresponde el producto, de lo contrario
este espacio estará inactivo para ingresar datos.
Bodega: En esta casilla aparece un listado de bodegas definidas previamente, de clic
sobre la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla y
seleccione la bodega requerida, si no existe puede crearla abriendo la ventana de
creación de bodegas a través del botón en el extremo derecho de la casilla bodega.
8.2. Detalle del documento
Componente: Usted puede realizar la composición del producto previamente a través de
la opción Ensamble (Ver opción Consultar/Modificar artículo), de esta manera una vez
seleccione el producto en el encabezado del documento el sistema traerá
automáticamente los componentes del producto seleccionado.
Cantidad: En esta casilla usted puede ingresar la cantidad del artículo seleccionado que
compondrá el producto, si el producto ya tenía composición todos estos campos se llenan
automáticamente.
Estas dos columnas pueden ser modificadas al momento de elaborar el ensamble siempre
y cuando en la configuración general INVENTARIO/ENSABLES/PERMITIR
MODIFICAR LA COMPOSICION DE LOS
PRODUCTOS se le haya dicho que “SI”.
Las demás columnas de detalle están explicadas en el numeral 4.2.1.1 de este manual.
9. DESENSAMBLE DE MERCANCIA
El desensamble de mercancía es el inverso del ensamble de artículos, se utiliza para
desarmar un producto ensamblado previamente.
Este documento aumenta el inventario de los artículos que componen el producto, y
disminuye en las cantidades desensambladas el producto.
Usted puede ingresar a esta opción usando el botón Desensamble en la ventana principal
del módulo. A través de esta opción usted puede realizar el desensamble de productos,
es decir la operación contraria al ensamble de mercancía.
FIGURA. Desensamble de mercancía.
9.1. Encabezado del documento Desensamble
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Producto: Este ítem se divide en dos casillas; en la primera puede ingresar el código del
producto ensamblado o puede dar clic sobre la misma para traer automáticamente la
ventana de búsqueda de artículos. En la casilla siguiente aparecerá el nombre del
producto una vez haya sido seleccionado.
Cantidad: Indique en este espacio la cantidad de productos a desensamblar.
Unidad: Cuando usted haya seleccionado el producto, el sistema indicará la unidad
principal correspondiente a este producto.
Lote: Si el producto tiene definido el control de existencias por lotes, el sistema le
permitirá ingresar en este campo el lote al cuál corresponde el producto, de lo contrario
este espacio estará inactivo para ingresar datos.
Bodega: En esta casilla aparece un listado de bodegas definidas previamente, de clic
sobre la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla y seleccione la bodega
requerida, si no existe puede crearla abriendo la ventana de creación de bodegas a
través del botón asterisco en el extremo derecho de la casilla bodega.
9.2. Detalle del documento
Componente: Código del artículo. Una vez se selecciona el producto en el encabezado del
documento el sistema trae automáticamente los artículos que componen el kit.
Cantidad: En esta casilla usted puede ingresar la cantidad del artículo seleccionado que
compone el producto.
Esta opción tiene la misma restricción del ensamble de productos: pueden ser
modificadas al momento de elaborar el ensamble siempre y cuando en la configuración
general INVENTARIO/ENSABLES/PERMITIR MODIFICAR LA COMPOSICION DE
LOS PRODUCTOS se le haya dicho que “SI”.
10. RESERVA DE MERCANCIA Vence: Usted puede especificar en esta casilla la fecha de vencimiento de la reserva de
mercancía, una vez haya expirado esta fecha el documento de reserva no podrá ser
La finalidad de este documento es precisamente como su nombre lo indica hacer
consultado y perderá toda validez para el sistema.
reservas de mercancía a la cual se le hará una salida posteriormente o que simplemente
no se quiere que sea utilizada durante algún tiempo, por alguna situación en especial,
como por ejemplo un alza de precios por parte del proveedor.
10.2. Detalle del documento
Usted puede hacer efectiva una reserva mediante la elaboración de una salida de
Estas columnas son explicadas en el numeral 3.1
mercancía en este mismo módulo.

Usted puede ingresar a esta opción usando el botón Reservas en la ventana principal del
módulo. A través de esta opción usted puede generar y consultar las reservas de
11. ORDENES DE MERCANCIA
mercancía.
Este documento al contrario de la reserva sirve para hacer previamente una solicitud
de mercancía ya sea a una de nuestras mismas bodegas o a un proveedor.

Esta orden se puede hacer efectiva mediante la elaboración de una entrada de

mercancía, indicando allí el número de la orden a utilizar.

Usted puede ingresar a esta opción presionando el botón Órdenes en la ventana principal
del módulo. A través de esta opción usted puede generar los documentos de orden de
mercancía.

FIGURA. Reserva de mercancía.

10.1. Encabezado del documento Reserva de mercancía

El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

Adicionalmente a los datos de encabezado que se explican en el numeral 4.2.1 se

encuentra el siguiente:
 12. CONSULTA DEL MOVIMIENTO CONSOLIDADO
Una vez se abre el módulo de inventario el sistema despliega automáticamente una
ventana llamada movimiento consolidado mensual donde aparece detallado el saldo
inicial, entradas, salidas y saldo final por artículo en el período de trabajo actual. Este
consolidado se puede visualizar en unidades o pesos según lo prefiera. A medida que se
van generando las entradas y salidas de mercancías; estas se reflejan directamente en
los valores del consolidado mensual mediante un sencillo proceso de actualización.

FIGURA. Ordenes de mercancía.

11.1. Encabezado del documento Orden de mercancía

El encabezado del documento contiene los siguientes datos adicionales a los explicados
en el numeral 3.1: FIGURA. Movimiento Consolidado Mensual

Llega: En esta casilla se especifica la fecha de vencimiento de la orden de mercancía,

una vez haya expirado esta fecha el documento de orden de mercancía no tendrá En la ventana de movimiento consolidado usted puede consultar el detalle de los
vigencia. movimientos por artículos de una manera muy rápida mediante las siguientes opciones:
11.2. Detalle del documento

%Dto: Ingrese en esta casilla un valor de descuento si lo hay. 12.1. Seleccionar el período
IVA: Este espacio se llena automáticamente una vez se ingrese la cantidad de artículos Usted puede seleccionar el período de consulta de movimientos de mercancía mensual
a ordenar, teniendo como base el costo unitario del artículo. sobre la ventana de consolidados usando los botones con las flechas adelante y atrás
Las demás columnas de detalle se explican en el numeral 4.2.1.1 de este manual. ubicadas en la parte superior de la ventana, de esta manera si se hace clic sobre el botón
hacia adelante o hacia atrás el sistema cambia el período de consulta mostrando el nuevo
año y mes.

12.2. Opciones de consulta desde el movimiento consolidado

Sobre esta ventana del movimiento consolidado usted puede rápidamente consultar
todos los detalles de la información del movimiento de artículos; a continuación, se
explican las opciones disponibles desde esta ventana.

Ubicar un artículo: Para ubicar rápidamente un artículo ubíquese sobre la columna de

código o de descripción dependiendo de cómo quiere buscarla, luego digite la parte inicial
del código o el nombre del artículo hasta ubicarlo. FIGURA: Consulta del movimiento del artículo

Consultar el movimiento de un artículo: Una vez seleccionado el artículo, usted puede

consultar los movimientos detallados del mismo en el período indicado; simplemente
Actualización de Movimiento Consolidados: Usted puede actualizar la ventana de
haciendo doble clic sobre cualquier columna de dicho artículo o dando clic sobre el botón
movimientos consolidados para que pueda visualizar los últimos movimientos realizados
Ver detalles o presionando la tecla F8. En ese momento el sistema desplegará una nueva
por artículo simplemente dando clic en el botón Actualizar o presionando la tecla F5.
ventana con la consulta del movimiento detallado del artículo seleccionado.

Movimiento por artículo: En esta ventana aparece en la parte superior el nombre del
articulo consultado, así mismo el intervalo de fechas de consulta de movimientos del
artículo, y se puede visualizar el tipo de documento generado para el artículo, la fecha
y detalles del documento; para que pueda visualizar en detalle los movimientos del
artículo, ya sean entradas, salidas o cualquier otra operación, simplemente debe dar clic
sobre cualquier columna del movimiento que se desea consultar o dando clic sobre el
botón Consultar o presionando la tecla F4. En ese momento el sistema mostrará una
ventana con el detalle del documento generado para el artículo, donde puede consultarlo
o imprimirlo si desea.
Ver movimiento en unidades o en pesos: Si desea ver el movimiento consolidado mensual
en unidades de clic sobre la opción Ver unidades en la parte superior derecha o pulse la
tecla F11, si por el contrario desea hacerlo en pesos seleccione el botón Ver en pesos, o
utilice la tecla asignada F12.
Mostrar el Movimiento Consolidado: Si se está trabajando en otra ventana o por alguna
razón usted cerró la ventana de movimientos consolidados mensual, la cual no es
necesario cerrar para trabajar en el programa, usted puede volver a mostrarla haciendo
clic sobre el botón “Ver Movimiento” del encabezado de la página principal del módulo
de inventarios.

13. GENERACION DE INFORMES

Por medio de la opción de informes de la página principal usted puede generar cualquiera
de los reportes del programa los cuales se agrupan por categorías en el orden explicado.
Para todos los informes es común el uso de ciertos criterios los cuales se explican a usted deberá marcar o desmarcar la casilla según su elección haciendo clic sobre la
continuación de manera general. misma.

Título del informe: Si usted desea especificar un título que aparezcan en el encabezado
de la primera hoja de un informe puede escribirlo en la casilla título de la ventana de
especificaciones del reporte. Si usted no escribe un título el sistema compondrá uno con
base en el ordenamiento y los rangos especificados al generar el informe.

FIGURA: Informes

Ordenamiento: Algunos reportes del programa preguntan el ordenamiento que se le debe

dar a la información en el informe, por ejemplo, un catálogo de artículos puede
imprimirse por orden de código de forma ascendente o alfabéticamente por la
descripción. En los reportes que cuentan con dicha opción usted deberá elegir el
ordenamiento haciendo clic sobre el orden deseado de forma que el punto negro
aparezca al lado del ordenamiento deseado.

Rangos: La casi totalidad de los informes pregunta un rango de datos a incluir en el

informe mediante una casilla desde y una hasta, usted debe especificar los rangos inicial
y final de acuerdo con el tipo de rango indicado teniendo cuidado de especificar un rango
consistente y que incluya la información deseada, por ejemplo, si desea sacar un listado
de la A a la C incluyendo los extremos deberá especificar rango inicial A y final CZZ.
Agrupamiento: En algunos informes usted puede determinar en qué forma se agrupará
los artículos para generar el reporte. Se puede agrupar los artículos por marca, por
subgrupo, por grupo o no realizar ninguna agrupación.
Casillas de verificación: Algunos informes dan la posibilidad de restringir la información
a incluir con base en algún criterio mediante las casillas de verificación. En estos casos
FIGURA. Ventana de especificaciones del reporte
El programa le da varias opciones para ver un informe que son las siguientes:
- Dando clic en el botón Imprimir o presionando la tecla F2 procederá a generar e
imprimir el informe, mediante esta opción usted puede enviarlo a una impresora, verlo
por pantalla o guardarlo como un archivo. Una vez presionada la tecla F2 el sistema
invocará la rutina de cálculo del reporte la cual le preguntará el destino del reporte
sobre una pequeña ventana similar a la mostrada en la figura que incluye la siguiente
información:
Impresora seleccionada: Mostrará el nombre de la impresora actualmente configurada
como predeterminada.
Destino del reporte: Usted puede escoger entre tres diferentes opciones: Impresora,
vista preliminar o archivo. Si selecciona vista preliminar el sistema mostrará en pantalla
el reporte generado página por página y le dará la posibilidad de imprimirlo o guardarlo
en un archivo con diferentes formatos estándar. Si selecciona archivo podrá almacenar
el reporte en un archivo dentro del disco duro para luego abrirlo desde la opción abrir
(icono de la carpeta abierta) de la opción de vista preliminar del reporte.
hojas componen el reporte y puede ver cualquiera de dichas páginas con solo digitar el
número o desplazarse entre las páginas usando los botones de la barra de navegación. A
continuación, se explican los diferentes botones de que consta la barra de navegación
de los informes enviados por vista preliminar:

FIGURA: Barra de Navegación Vista Preliminar de un Reporte

- Dando clic sobre el botón Exportar o presionando la tecla F4, usted podrá
13.1. Catálogos
exportar el informe generado.
Los catálogos que genera el sistema son los que se indican en la siguiente figura:
Para cancelar la generación del informe presione ESC o haga clic sobre el botón
“Cancelar”

FIGURA. Vista preliminar de un reporte. FIGURA: Informes - Catálogos

Cuando el sistema muestra la vista preliminar de un reporte es porque dicho reporte ya 13.1.1. Artículos
fue generado y almacenado temporalmente en el disco por lo cual usted ya sabe cuántas
Este informe muestra una lista de todos los artículos que tiene la empresa. Rangos: Permite sacar el informe de acuerdo con un rango de Artículos, grupo, subgrupo
o marca.
Opciones del Informe:
Casilla de verificación: Estas casillas le permiten dar unas características específicas
Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o descripción.
al informe.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
Incluir inactivos: permite incluir en el reporte los artículos inactivos.
se selecciona ninguna.
Incluir costos actuales: incluye en el informe los costos actuales de cada producto.
Rangos: Permite sacar el informe de acuerdo con un rango de Artículos, grupo, subgrupo
o marca. Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:

Casilla de verificación: Estas casillas le permiten dar unas características específicas Código del producto, código del componente, descripción producto, código de barras,
al informe. descripción componente, unidad producto, cantidad y unidad del componente.

Incluir inactivos: permite incluir en el reporte los artículos inactivos.

Incluir Información Contable: permite generar en el informe la información contable de 13.1.3. Código de barras
cada artículo.
Este informe muestra los diferentes códigos de barras de cada artículo de la empresa.
Una hoja por artículo: permite generar el reporte de una hoja por cada artículo; en este
Opciones del Informe:
caso aparecerían los datos adicionales definidos para los artículos.
Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o descripción.
Datos del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
Código, Descripción, Grupo, subgrupo, Marca, Unidad, estado, Existencia, IVA de cada
se selecciona ninguna.
artículo.
Rangos: Permite sacar el informe de acuerdo con un rango de Artículos, grupo, subgrupo
Las demás columnas que muestra el informe dependen directamente de las casillas de
o marca.
verificación que se hayan señalado.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos:
13.1.2. Productos
Código, Descripción, Grupo, Subgrupo, Marca, unidad, Código de barras, descripción
Este informe muestra una lista de todos los productos que están creados, es decir todos
código de barras, unidad.
aquellos que tiene una composición.

Opciones del Informe:

Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o descripción.

13.1.4. Grupos
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna. Este informe muestra un listado de todos los grupos de inventario creados.
Este informe solo se puede enviar directamente a la impresora, y muestra los siguientes
datos:
Código, descripción, porcentaje de comisión, comisión, cuenta de inventario, cuenta
ventas, cuenta IVA ventas, cuenta IVA compras, Cuenta costos.
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:
Entradas, salidas, transferencias, ajustes saldos, ensambles, desensambles, reservas y
órdenes.
Rangos de Fechas: Es la fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.

13.1.5. Marcas Casillas de verificación:

Este informe muestra un listado con el Código y la Descripción de las diferentes marcas
creadas para los artículos. Al igual que el informe de grupos de inventario, solo se puede
generar directamente en la impresora.
13.1.6. Bodegas
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.
Anulados: Incluye en el informe todos los comprobantes del rango indicado así hayan
sido anulados.

Este informe muestra una lista el código y el nombre de las diferentes bodegas que
existen en la compañía. Al igual que el informe de grupos de inventario y marcas, solo se
puede generar directamente en la impresora.
13.2. Comprobantes
Datos del informe: El informe final arroja los siguientes datos del documento; fecha de
elaboración, número, concepto, tercero, subtotal, Iva, consumo, total, anulado.
Hay otros detalles que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.

13.2.2. Consecutivo

Este informe muestra un listado de comprobantes en orden consecutivo, es decir

numéricamente.

Opciones del Informe

Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se puede generar el informe:

FIGURA: Informes Comprobantes Entradas, salidas, transferencias, ajustes saldos, ensambles, desensambles, reservas y
órdenes.

Rango de prefijos: Si el comprobante señalado para el informe tiene más de un prefijo

13.2.1. Cronológico
y se desea generar el informe solo con uno de ellos, puede señalar aquí el prefijo
Este informe genera un listado cronológico de los documentos, es decir en orden de deseado.
fecha de elaboración del documento.
Rango de números: Se debe señalar de qué número hasta qué número de comprobante
Opciones del Informe se desea generar el informe.

Casillas de verificación:
Detalle de comprobantes: Muestra en detalle todos los datos del comprobante que
generó el informe.

Anulados: Incluye en el informe todos los comprobantes del rango indicado así hayan
sido anulados.

Datos del informe: El informe final arroja los siguientes datos del documento; número,
concepto, tercero, subtotal, IVA, consumo, total, anulado.

Hay otras columnas que arroja el informe que dependen directamente de las casillas de
verificación que se hayan señalado.

13.3. Existencias FIGURA: procedimiento para informe de existencias

Muestra las existencias actuales de los artículos y productos de la empresa a la fecha

que se genere el informe, este es histórico quiere decir que en cualquier momento
podemos ver las existencias a una fecha del pasado.

Opciones del Informe:

Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o descripción.

Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo

se selecciona ninguna.

Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.

El rango de bodegas es necesario especificarlo cuando se señala la casilla de verificación

Incluir detalle por bodega.
FIGURA: Informes Existencias
Casillas de verificación:

Incluir artículos con existencia cero: El informe se genera con todos los artículos así su
existencia sea cero.
Incluir casillas para conteo: Este informe es útil para cuando se va a hacer un inventario
físico, ya que esta casilla nos sirve para colocar las unidades físicas que se hayan
contado.
Incluir detalle por bodega: Especifica las cantidades existentes por cada bodega.
Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.
Detalles del Informe: El informe final con detalle por bodega, genera los siguientes
datos de cada artículo: Código, Descripción, Grupo, subgrupo, Marca, Iva, Bodega,
Cantidad, Unidad, Reservado y Existencia-Reserva.
Las columnas de informe varían de acuerdo con las casillas de verificación que se hayan
señalado.
13.3.2 Existencia y Costo
FIGURA: Informe Existencias y costos
Este informe, como su nombre lo indica muestra las existencias y costos por cada uno
de los artículos de la empresa, así como la sumatoria total de los costos. Y se puede ver
total o detallado por bodega. Igual al anterior se pueden ver existencias a fechas del
pasado.
Opciones del Informe:
Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.
El rango de bodegas es necesario especificarlo cuando se señala la casilla de verificación
Incluir detalle por bodega.
Casillas de verificación:
Incluir artículos con existencia cero: El informe se genera con todos los artículos así su
existencia sea cero.
Descontar Mercancía Reservada: El informe descuenta la mercancía que se encuentre
reservada actualmente.
Incluir detalle por bodega: Especifica las cantidades y costos existentes por cada
bodega.
Discriminar imp consumo: Muestra por separado del costo el imp consumo de los
artículos que lo tienen.
Artículos a último costo: Costea el informe a el último costo ingresado, de lo contrario
lo costea a su costo promedio.
Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Iva, Bodega, cantidad, Costo, Total, Unidad. Además, al finalizar el informe
muestra la sumatoria total de existencia y la sumatoria de los costos.
Las columnas de informe varían de acuerdo con las casillas de verificación que se hayan
señalado.
13.3.3 Bajo Mínimo
Muestra los artículos que tiene su existencia por debajo de la mínima exigida o
parametrizada, para poder generar este informe debe parametrizarse en cada artículo.
Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.
Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Existencia, Mínimo, Faltante, Ult costo, Fecha de costo.
13.3.4 Disponibilidad
FIGURA: Informe disponibilidad de Inventario
Este informe genera el listado de los artículos en donde de acuerdo con la existencia
del artículo, la rotación, y a unos días para análisis nos muestras para cuantos días
alcanza la existencia actual.
Opciones del Informe:
Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.
El rango de bodegas es necesario especificarlo cuando se señala la casilla de verificación
Incluir detalle por bodega.
Casillas de verificación:
Incluir artículos sin movimiento: El informe se genera con todos los artículos así no hay
tenido movimiento durante el período.
Incluir detalle por bodega: Especifica las cantidades y costos existentes por cada
bodega.
Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Fecha compra, Existencia actual, Unidad, Costo unitario, Vr. Inventario,
Consumo, Disponibilidad en días, Días ideal, sugerido.
13.3.5 Rotación
 Incluir artículos sin movimiento: El informe se genera con todos los artículos así no hay
tenido movimiento durante el período.

Incluir detalle por bodega: Especifica los detalles por cada bodega.

Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.

Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Grupo, Subgrupo, Marca, Existencia actual, Consumo (Total y promedio),
Disponibilidad en días, Días ideal, Unidad.

13.3.6 Reservas

Este informe muestra la cantidad de mercancía reservada por cada artículo.

Opciones del Informe:

Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.

Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo

se selecciona ninguna.
FIGURA: Informe de rotación de Inventario
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
Este informe permite ver cada cuanto puede rotar el inventario y de acuerdo con la
pueden especificar son los de artículos, grupos, subgrupos y marcas.
existencia promedia para cuantos días hay inventario.
Casillas de verificación:
Opciones del Informe:
Incluir detalle: Muestra detalladamente el movimiento de cada reserva generada en el
Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.
informe.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.
se selecciona ninguna.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
Descripción, Grupo, Reserva, Existencia, Faltante, Unidad.
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.

El rango de bodegas es necesario especificarlo cuando se señala la casilla de verificación

Incluir detalle por bodega. 13.3.7. Ordenes de artículo

Casillas de verificación: Este informe muestra la cantidad de mercancía ordenada por cada artículo.
Opciones del Informe: Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.

Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción. Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
descripción, Grupo, Subgrupo, Cantidad, Unidad, Costo y Total.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.

Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se 13.3.9 ABC DEL INVENTARIO
pueden especificar son los de artículos, grupos, subgrupos y marcas.

Casillas de verificación:

Incluir detalle: Muestra detalladamente el movimiento de cada orden generada en el

informe.

Fecha del informe: Es la fecha de corte a la que se desea generar el informe.

Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Grupo, Ordenado, Existencia, Suma, Unidad

13.3.8 Mercancía en transito

Muestra la mercancía que ha sido trasladada a otra bodega y no se ha confirmado su

entrega.

Opciones del Informe:

Ordenamiento: Se puede ordenar Código o Descripción.

Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo

se selecciona ninguna. FIGURA: Informe de ABC del Inventario
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos y marcas.
Este informe se compone en A con los artículos de mayor venta durante el periodo
El rango de bodegas es necesario especificarlo cuando se señala la casilla de verificación solicitado y esta ordenado de mayor a menor en pesos relacionado con el costo del
Incluir detalle. artículo. B los de menor rotación, C los de menor rotación etc.
Casillas de verificación:

Incluir detalle: Especifica los detalles de cada producto trasladado.

13.4. Movimientos Opciones del Informe:

Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o Descripción.

Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo

se selecciona ninguna.

Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de Bodegas, artículos, grupos, subgrupos, marcas y fecha.

En este informe el rango de bodegas siempre debe ser especificado.

FIGURA: Informes Movimiento Casillas de verificación:

Incluir detalle del movimiento: Incluye en el informe los detalles del movimiento del
artículo como son los datos del documento que lo generó.
13.4.1. Movimientos por artículo

Incluir artículos sin movimiento: Incluye los artículos que están en el rango especificado
y que no han tenido movimiento durante el período.

Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo: Código,
Descripción, Saldo anterior, Entradas, Salidas, Saldo final, Unidad.

13.4.2. Kardex por artículo

FIGURA: Informe de Movimiento por Artículo

Muestra el movimiento de uno o un rango de artículos durante un período determinado,

discriminado por bodegas en donde solo muestra cantidades sin costo, este informe se
usa con más frecuencia cuando se manejan varias bodegas internas en donde se pretende
ver de acuerdo a los traslados de donde salió el articulo y a que bodega se ingresó.

FIGURA: Informe de Movimiento por Artículo
Este informe no muestra un Kardex del articulo con entradas, costo, salidas a que costo
y cuál es el saldo final a que costo y cuál es el total de la existencia por el costo de el o
los artículos.
Opciones del Informe:
Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o Descripción.
Agrupamiento: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo
se selecciona ninguna.
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de artículos, grupos, subgrupos, marcas y fecha.
Casillas de verificación:
Incluir detalle del movimiento: Incluye en el informe los detalles del movimiento del
artículo como son los datos del documento que lo generó.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo Código,
Descripción, Inicial, Entradas, Salidas, Final.
13.4.3. Comparativo por artículo
Este informe permite comparar el movimiento que ha tenido un artículo entre dos
períodos distintos.
Opciones del Informe:
Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o Descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo se
selecciona ninguna.
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
pueden especificar son los de bodega, artículos, grupos, subgrupos, marcas y fecha.
Casillas de verificación:
Incluir artículos sin saldo ni movimiento: Incluye también en el informe los artículos que
no hayan tenido movimiento durante el período.
Detalles del Informe: El informe final muestra los siguientes datos del artículo Código,
Descripción, Unidad, Saldo Anterior (Período 1, Período 2), Entradas (Período 1, Período
2, Inc. %), Salidas (Período 1, Período 2, Inc. %), Saldo Final (Período 1, Período 2, Inc.
%)
13.4.4. Documentos por artículo
Muestra los artículos que hayan sido utilizados en un tipo de comprobante específico.
Ordenamiento: Se puede ordenar por Código o Descripción.
Agrupación: Permite agruparlo por grupo, subgrupo o marca, y si desea no agruparlo se
selecciona ninguna.
Comprobantes: Son los comprobantes de los cuales se desea generar el informe.
 Asegúrese de entender las implicaciones que tiene su respuesta sobre el
comportamiento del programa y si tiene dudas consulte a su asesor antes de cambiarla
Rangos: Permite describir desde y hasta donde se desea el informe; los rangos que se
para evitar inconsistencias en la información previamente almacenada.
pueden especificar son los de artículos, grupos, subgrupos, marcas y fecha.

Casillas de Verificación:
6.1. Configuración del módulo Facturación
Detalle de Comprobantes: Muestra el informe con todos los detalles de los documentos
que lo generaron.

Solamente totales: Muestra únicamente los totales de los documentos que generó el Las siguientes son las opciones de configuración que se aplican al módulo de inventarios
informe.

14. OPCIONES DE CONFIGURACION HACER INVENTARIO FISICO POR STAND SI,NO SI: Pregunta el Stand a contar y
trae automáticamente los artículos asignados a este stand para ingresar la cantidad
contada. NO:Permite diigtar cualquier artículo en el ajuste sin importar su ubicación
Todo sistema requiere de unas reglas de trabajo que varían de una empresa a otra y que
van desde el nombre y NIT de la empresa hasta la posibilidad de permitir o no negativos
en el inventario, si al hacer ajustes trae el sistema los ítems que siguen, el número de
INVENTARIO AJUSTES SUGERIR CODIGO DE ARTICULO SIGUIENTE EN
registros por documentos etc. Tales opciones son solo una pequeñísima muestra de las
posibilidades de configuración con que debe contar cualquier sistema que pretenda ser AJUSTES DE EXISTENCIAS SI,NO SI: El sistema sugerirá automáticamente para el
funcional. En este módulo usted encontrará más de 100 preguntas que determinan las siguiente registro el proximo codigo del catalogo de articulos, NO: El usuario digitará
reglas que aplicará el sistema al registro, consulta y eliminación de la información y que el código
determinarán el grado de exactitud y control que se desee aplicar a dicha información.

INVENTARIO AJUSTES TRAER AUTOMATICAMENTE LOS ARTICULOS DEL

Sobre la ventana de configuración aparecerán estas preguntas agrupadas por módulo y
dentro de cada módulo por categorías. Cada pregunta deberá ser respondida de acuerdo
a las necesidades de la empresa dentro del marco de respuestas posibles indicado y de
acuerdo a la descripción de cómo afectan las diferentes respuestas el comportamiento
del programa.
STAND SI,NO SI: Al hacer conteo por stand se traen automáticamente los
artículos con esa ubicación para digitar solamente las cantidades contadas.
INVENTARIO AJUSTES VER EXISTENCIA ANTERIOR AL HACER AJUSTES DE

INVENTARIO SI,NO SI: Muestra una columna con la existencia del sistema y suguiere
ese valor al digitar la nueva cantidad. NO: No permite ver la existencia anterior para
garantizar mayor imparcialidad en la digitación
 CTAS CONTABLES DEL ARTICULO GRUPOS: Reemplaza las ctas del articulo por las
que tiene el grupo asignado al articulo; TARIFA IVA: Reemplaza las ctas del articulo
INVENTARIO AJUSTES VER EXISTENCIA DE ARTICULOS DESDE LOS
por las que tiene la taifa de iva asignada al articulo
AJUSTES SI,NO SI: Permite ver los datos completo de los artículos con F9 desde

INVENTARIO ARTICULOS PREGUNTAR CODIGO INVIMA PARA CADA ARTICULO

los ajustes incluyendo la existencia. NO: Permite ver solamente código y descripción del
SI: Pregunta un código de hasta 20 caracteres único por artículo que puede consultar
artículo con F9
en pantalla y en el reporte de existencias.

INVENTARIO ARTICULOS CLAVE DE USUARIO PARA REPLICACION DE

INVENTARIO ARTICULOS REPLICAR CAMBIOS EN ARTICULOS SI,NO SI:
ARTICULOS Indique la clave asignda al usuario de replicación que se usará para enviar
Todo nuevo artículo o la modificación de un artículo existente se replicará a la compañía
la información a los demás servidores
de existencias

INVENTARIO ARTICULOS CODIFICAR CON NUMERACION CONSECUTIVA SI,NO

INVENTARIO ARTICULOS VALIDAR CODIGOS DE BARRAS EN FORMATO EAN
GRUPO,MARCA,GRUPO-MARCA SI: El sistema sugerirá automáticamente el código de
SI,NO SI: El sistema validará que los códigos ingresados correspondan al estándar
cada nuevo artículo de acuerdo al consecutivo interno, NO: El usuario digitará el código
EAN; NO: El usuario podrá entrar cualquier código en el campo código de barras

INVENTARIO ARTICULOS NOMBRE DE USUARIO PARA REPLICACION DE

INVENTARIO CONTABILIDAD CUENTA GENERAL DE COSTO EN VENTAS Digite
ARTICULOS Indique el nombre de usuario creado en todos los servidores a los que se
el código contable de la cuenta de costo en ventas que se sugerirá inicialmente a todos
conectará el sistema para replicar los artículos
los artículos

INVENTARIO ARTICULOS NUMERO DE CARACTERES DEL CODIGO

INVENTARIO CONTABILIDAD CUENTA GENERAL DE INVENTARIO Digite el
CONSECUTIVO AUTOMATICO 2,3,4,5,6 Indique el número de digitos o
código contable de la cuenta de inventarios que se sugerirá inicialmente a todos los
caracteres que tendrá la parte automática del código del artículo
artículos

INVENTARIO ARTICULOS OPCION PARA CAMBIAR AUTOMATICAMENTE LAS

INVENTARIO CONTABILIDAD CUENTA GENERAL DE IVA EN COMPRAS Digite
el código contable de la cuenta de iva en compras que se sugerirá inicialmente a todos Muestra la columna de lote y vencimiento en los documentos de inventario, NO: Estas
los artículos columnas solo aparecen cuando se usa la tecla F5 para ver el detalle de los items

INVENTARIO CONTABILIDAD CUENTA GENERAL DE IVA EN VENTAS Digite INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN AJUSTES DE SALDOS 1-50

el código contable de la cuenta de iva en ventas que se sugerirá inicialmente a todos los Indica el número de lineas que se pueden imprimir en un ajuste de saldos
artículos

INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN DESENSAMBLES DE

INVENTARIO CONTABILIDAD CUENTA GENERAL DE VENTAS Digite el código
PRODUCTOS 1-50 Indica el número de lineas que se pueden imprimir en una
contable de la cuenta de ventas que se sugerirá inicialmente a todos los artículos desensambles de productos

INVENTARIO DOCUMENTOS CODIGO DE LISTA DE PRECIOS A IMPRIMIR EN INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN ENSAMBLES
DE
DOCUMENTO Inidique el código de la lista de precios que puede imprimirse en los
documentos de inventario PRODUCTOS 1-50 Indica el número de líneas que se pueden imprimir en una ensambles
de productos

INVENTARIO DOCUMENTOS INHABILITAR CASILLA DE IMPUESTOS

INCLUIDOS INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN ENTRADA DE MERCANCI 1-

EN LOS DOCUMENTOS SI:No permite a los usuarios cambiar la condición de impuestos 50 Indica el número de líneas que se pueden imprimir en una entrada de mercancía
incluídos, hay que entrar a la opción de numeración. NO: Permite por cada documento
decidir si va o no con impuestos incluídos
INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN ORDENES DE MERCANCIA

1-50 Indica el número de lineas que se pueden imprimir en una órden de mercancía
INVENTARIO DOCUMENTOS INHABILITAR FECHA EN DOCUMENTOS SI,NO SI:
La

fecha del documento será siempre la fecha del sistema. NO: Se suguiere la fecha del INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN RESERVAS DE MERCANCIA
sistema pero el usuario podrá modificarla 1-50 Indica el número de lineas que se pueden imprimir en una reserva de mercancía

INVENTARIO DOCUMENTOS MOSTRAR COLUMNA DE LOTE POR ITEM NOSI:

INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN SALIDA DE MERCANCIA 1-

50Indica el número de líneas que se pueden imprimir en una salida de mercancía INVENTARIO ENSAMBLES HABILITAR EL CONTROL DE ORDENES DE

PRODUCCION SI,NO SI: Reemplaza el control de ensambles por el de ordenes de

producción con entradas y salidas parciales de componentes y productos e informe del
INVENTARIO DOCUMENTOS NUMERO DE ITEMS EN TRANSFERENCIAS DE
estado de la producción
MERCANCIA 1-50 Indica el número de líneas que se pueden imprimir en una
trasferencia de mercancía
INVENTARIO ENSAMBLES IMPRIMIR COMPOSION DE PRODUCTOS
SIN ENSAMBLE DIRECTO EN LA ORDEN DE PRODUCCION SI,NO SI:
INVENTARIO DOCUMENTOSPERMITIR CAMBIAR BODEGA POR ITEM SI,NO SI: Imprime los
El
componentes de productos sin importar si se requirió hacer ensamble en la orden o ya
usuario podrá especificar una bodega para los items diferente de la del documento. NO: tenia existencia. NO: Sólo imprime los componentes de ensambles de la orden
La columna bodega por item estará inhabilitada

INVENTARIO ENSAMBLES MARCA DE LOS ARTICULOS A PRODUCIR Indique el

INVENTARIO ENSAMBLES ENSAMBLES CON UN ARTICULO PRINCIPAL COMO
código de la marca a la que pertenecen los artículos a incluir en la orden de producción
BASE SI,NO SI: No existe sobrante y hay un artículo principal cuya cantidad (y no la automática
del producto) sirve para calcular la formula proporcionalmente. NO: Hay un material
sobrante y la composición depende del producto
INVENTARIO ENSAMBLES MAXIMO PORCENTAJE DE EXCESO EN ORDENES DE

PRODUCCION 10,15,20,25,30,35,40,45,50 Indique el máximo porcentaje de exceso de

INVENTARIO ENSAMBLES FORMACIONES CON CANTIDADES TOTALES SI,NO
unidades producidas antes de cerrar la orden de producción
SI:

Al hacer ensambles se debe digitar la cantidad total de cada componente consumida en

el ensamble. NO: Se traen las cantidades unitarias a pantalla y se multiplican por la INVENTARIO ENSAMBLES NOMBRE A IMPRIMIR COMO TITULO EN PLAN PARA
cantidad de productos al grabar. ENSAMBLES QUE NO SON BASE ** RELLENOS **

INVENTARIO ENSAMBLES GRUPO DE LOS ARTICULOS A PRODUCIR 01 Indique INVENTARIO ENSAMBLES NUMERO DE DIAS DE CONSUMO A
PRODUCIR
el código del grupo al que pertenecen los artículos a incluir en la orden de producción
automática
1,2,3,5,7,15,30 Indique el número de dias de inventario a cubrir con la orden de INVENTARIO ENSAMBLES SUBGRUPO DE LOS ARTICULOS A PRODUCIR Indique
producción
el código del subgrupo al que pertenecen los artículos a incluir en la orden de producción
automática

INVENTARIO ENSAMBLES OPERARIO Y MAQUINA OBLIGATORIOS SI,NO SI: No

permite grabar un ensamble sin indicar previamente el operario y la máquina INVENTARIO ENSAMBLES VERIFICAR EXISTENCIAS AL DIGITAR CANTIDADES
Y

UNIDADES SI,NO SI:Se avisa de existencias insuficientes al momento de cambiar

INVENTARIO ENSAMBLES PERMITIR MODIFICAR LA COMPOSICION DE LOS
una cantidad o unidad del producto o componentes. NO:Sólo se validan existencias al
PRODUCTOS SI SI,NO SI:El usuario podrá especificar los códigos y cantidades que intentar grabar el documento para minimizar las alertas
componen el producto al hacer la formación o desensamble,NO: Se deben indicar los
componentes previamente editando el producto
INVENTARIO ENTRADAS VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN SI,NO SI: Al
hacer
INVENTARIO ENSAMBLES PORCENTAJE DE EXCEDENTE A
la entrada con base en una orden no se copian automáticamente los códigos pero si se
PRODUCIR
verifica que corresponda a lo ordenado. NO: Trae automáticamente el contenido de la
5,10,15,20 Indique el porcentaje en que se incrementarán las cantidades producidas orden a la entrada
para dar un margen de seguridad que evite agotados por pedidos sobre el promedio

INVENTARIO EXISTENCIAS ACCION A TOMAR SI LA

INVENTARIO ENSAMBLES PREFIJO PARA ENSAMBLES EXISTENCIA ES INSUFICIENTE PROHIBIR
AUTOMATICOS AL AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR,AVISARG AVISAR:

SACAR PRODUCTOS 0000 Indique el prefijo con que se registrarán los ensambles Avisa que la existencia no es suficiente para el movimento y continúa. PROHIBIR: Avisa
utomáticos cuando se descargue del inventario un producto y detiene el registro del movimiento, IGNORAR: No muestra mensaje y continúa
normalmente.

INVENTARIO ENSAMBLES PRODUCCION SUGERIDA POR PROMEDIO POR DIA

DE LA SEMANA SI,NO SI: El promedio de ventas base para el sugerido es por día de INVENTARIO EXISTENCIAS ACCION A TOMAR SI LA
EXISTENCIA ESTA RESERVADA AVISAR AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR
la semana. NO: El promedio de ventas base para el calculo es general para todos los dias
AVISAR: Avisa que la existencia
de la semana
no es suficiente para el movimento y continúa. PROHIBIR: Avisa y detiene el registro Incluye las salidas, trasferencias, devoluciones a proveedor dentro del promedio de
del movimiento, IGNORAR: No muestra mensaje y continúa normalmente. salidas del reporte de rotación y disponibilidad. NO: Solo se toman las facturas de venta

INVENTARIO EXISTENCIAS AVISAR SI EXISTENCIA BAJO MINIMO SI,NO INVENTARIO EXISTENCIAS MAXIMO INVENTARIO EN DIAS SI,NO SI: El
SI: campo

Cuando la mercancía esta bajo mínimo muestra un mensaje de advertencia. NO: Ignora máximo de la definición del artículo se entiende en días de acuerdo al promedio de
las existencias bajo mínimo. salidas del producto. NO: El campo máximo se entiende como cantidad expresada en la
unidad principal del artículo

INVENTARIO EXISTENCIAS CODIGO COMPAÑIA CONSULTA EXISTENCIAS

INVENTARIO EXISTENCIASMAXIMO Y MINIMO POR STAND O POR ARTICULO
Indique el código de la compañía a consultar sus existencias.
ARTICULO ARTICULO,STAND ARTICULO: Todas las bodegas usan el mismo valor
como máximo y mínimo. STAND: Cada bodega usa un máximo y mínimo independiente
INVENTARIO EXISTENCIAS DINAMICA DE LOS LOTES DE MERCANCIA PEPS

PEPS,UEPS Determina el lote que escoge el sistema cuenado sale la mercancía.

INVENTARIO EXISTENCIASMINIMO INVENTARIO EN DIAS SI,NO SI: La
PEPS:Primeros en Entrar Primeros en Salir, UEPS:Ultimos en Entrar Primeros en Salir
existencia

mínima del artículo se calculará con base en los días de disponibilidad y el promedio de
INVENTARIO EXISTENCIAS INCLUIR CANTIDAD EN REPORTE DE PLANILLA DE salidas. NO: El mínimo será el indicado por el usuario para cada artículo.

CONTEO SI,NO SI: Muestra la existencia actual en el reporte de planilla

INVENTARIO EXISTENCIAS NUMERO DE DIAS PARA HISTORICO DE VENTA DEL

ANO ANTERIOR EN CONSULTA DE EXISTENCIA 0-90 Indique el número de
INVENTARIO EXISTENCIAS INCLUIR DIAS SIN EXISTENCIA EN PROMEDIO DE

VENTAS DIARIO SI,NO SI:Promedia las ventas dividiendo entre el número días días a calcular las ventas del artículo en el año anterior. 0: No hace ningún cálculo ni
muestra la columna
indicado para el artículo. NO: Promedia dividiendo entre el número de días con
existencia

INVENTARIO EXISTENCIAS NUMERO DE DIAS PARA PROMEDIO DE SALIDAS

INVENTARIO EXISTENCIAS INCLUIR SALIDAS POR CONCEPTOS DIFERENTES A POR ARTICULO 1-100 Indique el número días para calcular el promedio de salidas
VENTA EN CALCULO DE PROMEDIO DE SALIDAS POR ARTICULO SI,NO SI: por artículo (sugerido: 60)
INVENTARIO EXISTENCIAS NUMERO DE DIAS QUE SE MANTIENE EL
PROMEDIO DE VENTAS POR ARTICULO PARA SUGERIDO REPOSICION 7 1-
100 Indique
la fercuencia en días en la que se recalculará el promedio de salidas diarias por artículo
en el cálculo de sugeridos de reposición de inventario
INVENTARIO EXISTENCIAS REPORTE ABC DEL INVENTARIO CON LA UTILIDAD
O
EL VALOR DE VENTA UTILIDAD,VENTA,COSTO Cálcula el porcentaje de aporte por
artículo con base en la utilidad, en el costo en ventas o el valor de venta. con utilidad
puede demorarse más que con las otras dos opciones

INVENTARIO EXISTENCIAS PORCENTAJE MINIMO PARA ARTICULO CLASE "A" INVENTARIO EXISTENCIAS SUGERIR EL LOTE MAS NUEVO O MAS VIEJO SIN
80 90,85,80,75,70
IMPORTAR LA CANTIDAD A SALIRNO SI,NO SI: Suguiere al hacer salidas o
ventas el lote más antiguo o más reciente asi la cantidad no sea suficiente obigando a
relacionar varios renglones. NO: Suguiere el primer lote cuyo saldo sea mayor o igual a
INVENTARIO EXISTENCIAS PORCENTAJE MINIMO PARA ARTICULO
la cantidad a sacar
CLASE "B"95,90,85,80,75,70

INVENTARIO EXISTENCIAS USAR LOTE COMO STANDSI SI,NO SI: El campo

INVENTARIO EXISTENCIAS PORCENTAJE MINIMO PARA ARTICULO CLASE
"C"100,95,90,85,80 lote se usa para alimentar la ubicación del artículo en la bodega. NO: Habilita la
existencia por lote para el artículo

INVENTARIO EXISTENCIAS PROMEDIAR LAS SALIDAS DEL INVENTARIO CON

EL NUMERO DE DIAS ASIGNADO A CADA ARTICULO SI,NO SI:Se tomará
como
referencia para calcular el promedio de salidas por artículo,los dias asignados para
análisis para cada articulo.NO:Para el promedio se toma los dias
parametro(NUMERO DE DIAS PARA PROMEDIO DE SALIDAS POR ARTICULO)
INVENTARIO GENERAL ABRIR CONSULTA DE MOVIMIENTOS AL ENTRAR NO
SI,NO SI: Automáticamente abre la consulta de movimiento consolidado por artículo
mensual al entrar al programa
del
INVENTARIO GENERAL COLOR VENTANA PRINCIPAL $001ADCEC 0x00000-

0xFFFFFF Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en la ventana principal
INVENTARIO EXISTENCIAS REPLICAR MOVIMIENTOS DE INVENTARIO
del módulo
EN

COMPAÑIA DE EXISTENCIAS SI,NO SI: Genera entradas y salidas de

mercancia en la compañia de consulta de existencias por cada compra o venta INVENTARIO GENERAL PREVISUALIZAR IMPRESION DE DOCUMENTOS SI
SI,NO SI:Al imprimir cualquier documento aparece la opción preguntando el destino.
NO:Imprime directamente a la impresora predeterminada.
INVENTARIO TRASLADOS NUMERO DE DIAS PARA SUGERIR ORDEN DE

INVENTARIO POR TRASLADOS 30,60,90,180,365 Indique el número de días que se

INVENTARIO SALIDAS PREFIJO PARA SALIDAS POR MERMA DE tomaran en cuenta para seleccionar los artículos a sugerir en ordenes de inventario

ALMACENAMIENTO Indique el prefijo de salidas de mercancía por concepto de

mermas automáticas por almacenamiento del artículo al hacer los ingresos de mercancía
INVENTARIO TRASLADOS VER ORDENES DE INVENTARIO DE TODAS LAS

AGENCIAS SI,NO SI:Permite llamar una orden de cualquier agencia para hacer un
INVENTARIO SALIDAS REPLICAR COMO ENTRADA EN OTRA COMPAÑIA NO traslado. NO: Solo puede llamar ordenes de la misma agencia para hacer los traslados

SI,NO SI: Genera una entrada con idénticos items en la compañía indicada al momento
de hacer el registro
INVENTARIO TRASLADOS VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN SI,NO SI: Al

hacer la entrada con base en una orden no se copian automáticamente los códigos pero
INVENTARIO SALIDAS VERIFICAR CODIGOS DE LA RESERVA SI,NO SI: Al hacer si se verifica que corresponda a lo ordenado. NO: Trae automáticamente el contenido
la de la orden al traslado.

salida con base en una reserva no se copian automáticamente los códigos pero si se
verifica que corresponda a la reserva. NO: Trae automáticamente el contenido de la
Para grabar sus respuestas deberá presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar, para
reserva a la salida
salir sin grabar presione ESC.

INVENTARIO TRASLADOS ACTIVAR SIEMPRE LA ENTREGA CONFIRMADA EN

TRASLADOS PREGUNTAR SIEMPRE, NUNCA,PREGUNTAR SIEMPRE: El sistema

siempre dejara como valor preterminado la entrega confirmada al realizar el traslado

de mercancia, NUNCA: El usuario debera editar el documento para porder confirmar la
entrega y asi actualiza el inventario.

INVENTARIO TRASLADOS AFECTAR AMBAS BODEGAS AL CONFIRMAR

ENTREGA NO SI,NO SI: No se descarga la bodega de origen hasta que no se confirme

la entrega en la bodega de destino. NO: Se afecta la bodega de origen al registrar el
traslado y la bodega de destino al confirmar la entrega.