Manual de Normas Y Procedimientos en el manejo

y control del Fondo de Caja chica.

Fondo Fijo de Caja Chica:

1. El fondo fijo de caja chica se creara con el fin de hacer frente a pagos en efectivo destinados a gastos
menores regulares o corrientes, siguiendo las políticas establecidas por la gerencia administrativa de la
empresa y su funcionamiento estará regulado por una Normativa o Reglamento que emitirá el
responsable de Gerente Administrativo y autorizado por el Gerente General (Anexo 1)

2. El Monto del fondo se establecerá en función de las necesidades del departamento o proyecto de Obra
a beneficiar, y en ningún momento, tanto su valor como el de cada desembolso, excederá del límite
que determine el reglamento emitido para tal efecto.

3. Normativa a considerar en el Control del Fondo de Caja Chica:

 Los fondos de cajas chicas se deben crear para cubrir gastos menores de la empresa que no
amerite emisión de cheques.
 Cada fondo debe de estar bajo la responsabilidad de una persona
 En forma sorpresiva y periódica se deben hacer arqueos de los fondos en operación.
 Especificar montos máximos de los desembolsos individuales.
 Autorizaciones necesarias para efectuar pagos.
 Ser mantenidos sobre la base de fondo fijo.
 Estar limitado a un monto razonable acorde a la necesidad de la empresa
 Se establecerá cual es el monto máximo de gastos que se cubrirá por medio de caja chica (limite).
 Los reembolsos de caja chica se efectuarán a nombre del encargado del fondo.
 Los reembolsos se solicitarán cuando se haya agotado un 75% del fondo fijo.
 Los reembolsos deberán ser soportados con detalle de los gastos realizados (Fecha, No. Factura,
Descripción del Gasto, Monto o Valor), con la documentación que evidencie el pago
correspondiente en originales, la cual debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso.
(Anexo 2)
 Todo desembolso o pago por medio de caja chica se realizará mediante relación de gastos de Caja
Chica, (Anexo 3)
 Las facturas o recibos que se cancelen por caja chica, estarán emitidos a nombre de la Empresa
“AUTOFARMA SAN JUAN BOSCO C.A.”
 y los cálculos internos o sumas deberán estar correctos y deben coincidir con el total que se pagará.
No se pagarán facturas que presenten enmendaduras o manchones.
 Todos los desembolsos realizados con el fondo de caja chica serán registrados en el Libro Control
de Caja Chica (Fecha, No. Recibo, No. Factura, Proveedor o Beneficiario, Descripción del Gasto,
Monto).
  No se cancelarán por caja chica facturas de crédito, desembolsos de salarios o prestaciones
sociales, viáticos y movilización.
 El fondo de Caja Chica deberá ser administrado por persona que no trabaje en el área de
contabilidad y caja.
 El aumento del Fondo de Caja Chica se realizara previa solicitud realizada por el custodio
responsables y autorizado por la gerencia administrativa (Anexo 4)
 Se realizaran arqueos periódicos y sorpresivos a Caja Chica dejando constancia escrita y firmada por
las personas que participan en los arqueos especificando: Nombres y Apellidos del responsable del
fondo, el monto recaudado, desglose del efectivo, recibos utilizados y detalle de recibos en
existencia, con valores y sin valores (Los arqueos se realizarán en los formatos correspondientes)
(Anexo 2)

Gerencia General Gerencia Administrativa Contabilidad

Recibido:

ANEXO 3
 SOLICITUD AUMENTO DE CAJA CHICA.

Yo, ________________________________ , C.I.:________________ En mi calidad de custodio

responsable del fondo de caja chica asignado al: _________________________
_______________________________ solicito atreves del siguiente documento el aumento del fondo de Caja Chica aplicado a este
departamento.

Nota Explicativa:

Firma Custodio Fondo Caja Chica: ________________________________

Recibido. Revisado. Aprobado.

 ANEXO 2
Reposición y/o Arqueo de Caja chica
Fecha Documento No Concepto Monto Bs.
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
TOTAL Bs.  
         
       
         
FONDO CAJA CHICA      
Monto Fijo Caja Chica   Balance Caja Chica 0,00
         
         
TOTAL REPOSICIÓN CAJA :   EFECTIVO EN CAJA 0,00
         
Denominación Cantidad Monto Bs.    
100,00   0,00    
50,00   0,00    
20,00   0,00    
10,00   0,00    
5,00   0,00    
2,00   0,00    
1,00   0,00    
0,50   0,00    
0,25   0,00    
0,10   0,00    
0,05   0,00    
0,01   0,00    
TOTAL 0,00    
         
         
         
REALIZADO POR:________________ APROBADO POR:___________

                     
                     
                     
                     
                     
                     
    RELACIÓN DE GASTOS DE VIÁTICOS Y OTROS  
        FONDO ROTATIVO        

                   
2.-
1,- PROYECTO       PERIODO:          
           
    DESDE:     HASTA:  
3.- NOMBRE Y APELLIDOS:     4.- CARGO:     5.- FICHA Nº:  
   
         
6.- GERENCIA O DEPARTAMENTO:     7.- MOTIVO DEL GASTO:        

   
                     
9.- LOCALIDAD / DESCRIPCION DEL 10.- 11.- 12.- 13.- 14.- 16- SUB-
8.- DÍA: 15.- Otros
GASTO GASOLINA ALIMENTO TRASLADO HOTEL FLETE TOTAL

                -
                -
                -
                -
17.- SUB-TOTAL             -
               
               
18.- TOTAL:  
               
                19.- ADELANTO:  
             
20.- TOTAL GENERAL (19-20): -
             
21.- SOLICITADO POR:     22.- APROBADO POR:     23.- CONFORMADO POR:

FECHA:   FIRMA   FECHA:   FIRMA   FECHA:   FIRMA

DATOS DEL ANTICIPO:                  

24.- Nº CHEQUE: 25.-BANCO: 26.- Nº DE CUENTA: 27.- MONTO: 28.- EFECTIVO: 29.- 30.- FECHA: DE PAGO
MONTO:

SOLO PARA USO DE CONTABILIDAD:                

31.- CONTABILIZADO POR:
               
               
               
FECHA:   FIRMA