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MANUAL DE INSTRUCCIONES Hoja 1 / 11


I6.01.01.22

GUÍA DE USUARIO PARA:


Revisión N° 0 Fecha: 14/12/07
FACTURA FINANCIERA

1. REVISIONES

Rev. Vigencia Descripción


Emisión original como instrucción, bajo Norma ISO 9001:2000,
tomándose como referencia el proceso para la contabilización de
0 14/12/07
facturas financieras definido bajo SAP para el módulo FI-AP (módulo
financiero/proveedores).

GESTIÓN DE APROBACIÓN

Originó Aprobó Emitió

Firma

Aclaración Fernando Rottaris Claudio Costantino Horacio Monjo


Sector Calidad Gerencia Contable Gerencia Calidad
Fecha 07/12/07 13/12/07 14/11/07

2. OBJETO

Realizar la contabilización de facturas, notas de crédito, nota de débito.

3. CAMPO DE APLICACIÓN

Se aplica al ingreso de una factura que no ha seguido el proceso normal por MM, es decir no
proviene del proceso definido por este módulo; solped, pedido, materiales ó servicios, ingreso
de factura.

4. REFERENCIAS

• AP Facturas financieras.

5. DESCRIPCIÓN

E l modelo adoptado reúne las siguientes variantes:


• Contabilización de facturas y notas de débito
• Contabilización de una nota de crédito.
• Contabilización de facturas (solamente)

Nota: Un documento se puede contabilizar desde cualquier transacción de ingreso de asientos


contables, pero las transacciones mencionadas ya están previamente definidas para
acreedores, y tienen algunos datos por defecto que ayudan a la gestión.

5.1 GUÍA PARA EL USUARIO

5.1.1 CONTABILIZACIÓN DE UNA FACTURA U NOTA DE DÉBITO

Con el fin de poder realizar la contabilización de una factura/nota de débito en el sistema el


usuario deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio. Una
vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el

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número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el


idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.
Para acceder se deberá seguir la ruta:
Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/ FB60 – Factura, debiendo
el usuario hacer doble click sobre esta última.
De esta manera se podrán observar los campos iniciales a seleccionar y completar para dar
inicio al proceso.
Para una mejor comprensión de la ruta a seguir se aprecia a continuación la siguiente imagen

Al ejecutar esta transacción el usuario accederá a la siguiente pantalla.

Número de cuenta
del acreedor.

Fecha de la factura.

El número de Hace que el sistema, al simular o al contabilizar,


documento de contabilice los impuestos automáticamente.
referencia puede
contener el número
de documento en el
interlocutor comercial

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Una vez completados los campos de la pantalla mostrada arriba con los datos obligatorios (los
datos cargados son a modo de ejemplo), se deberá comenzar con la carga de los campos
debajo mostrado, entre ellos se encuentran la cuenta de mayor, importe, indicador de
impuesto, etc.

Para completar estos campos el usuario deberá hacer uso de los menues de búsqueda,
posicionándose primero sobre el campo y luego oprimiendo F4 para ejecutar este menú. Una
vez allí, y en función de la información con la que cuente el usuario podrá realizar el filtrado de
la misma a fin de obtener los datos necesarios.
Ejemplo:

Al colocar el carácter mostrado y ejecutar el mismo, el sistema le listara todas las cuentas de
mayor cuyo primer dígito de su código sea “2”.
Este proceso se repite en todo los menues de búsqueda a utilizar. Los campos a completar son
los siguientes:

Nota: En los campos mostrados arriba el usuario deberá completar el segmento, unidad
contable. Ambos campos se encuentran sobre el final de la pantalla (llevar cursor a la derecha)

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Luego el usuario deberá continuar con la siguiente solapa, en este caso la misma será “pagos”
indicando en la misma lo siguiente:

• Fecha Base: Esta fecha es propuesta ó no, según esté configurada, puede ser la fecha de
contabilidad, la fecha del documento ó la fecha del día. Esta fecha será utilizada para
calcular la fecha de vencimiento del documento, junto con la condición de pago.
• DPP: es el monto fijo que se quiere otorgar por descuento de pronto pago. Se puede
establecer un porcentaje, pero si se indica acá un monto, éste será el que se tome en
cuenta en el momento del pago.
• Vía de Pago: Se puede indicar aquí cual será la modalidad de pago de este documento. Si
existe una vía de pago especificada, sólo se podrá emplear esta vía en los pagos
automáticos. Si no hay ninguna vía de pago especificada, el programa de pagos elegirá una
de las vías de pago permitidas en el registro maestro
• Moneda de Pago: Cuando la moneda del documento no es la moneda que utilizaremos para
pagar, se puede especificar aquí cual es la moneda de pago. En el momento del pago, el
sistema efectuará la conversión de acuerdo a las cotizaciones vigentes.
• Ref. Factura: Este conjunto de campos es para relacionar la factura con otro documento, por
ejemplo, con una nota de crédito. Los documentos relacionados quedarán enlazados en las
operaciones de compensación.
• Cond.Pago: El sistema propone la condición de pago que tiene actualmente el acreedor
indicado en la cabecera de la factura, pero es posible modificarlo.
• Bloqueo de pago: Para los casos que el documento no deba abonarse por alguna razón, se
puede indicar un bloqueo de pago específico.

Luego de cargar los datos mostrados el usuario deberá dirigirse a “Documento” (parte superior
de la pantalla) y una vez allí oprimir sobre simular.

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Al oprimir en simular el usuario accederá a la siguiente pantalla, en donde obtendrá un


resumen de la factura/importe a contabilizar. Luego el usuario deberá oprimir sobre el icono
“guardar”.

Al ejecutar la función anterior el sistema le informará sobre la contabilización del documento


mediante el siguiente mensaje

5.1.2 CONTABILIZACIÓN DE UNA NOTA DE CRÉDITO

Con el fin de poder realizar la contabilización de una nota de crédito en el sistema el usuario
deberá como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio.
Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el
número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el
idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.
Para acceder se deberá seguir la ruta:
Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/ FB65 – Abono, debiendo
el usuario hacer doble click sobre esta última.

De esta manera se podrán observar los campos iniciales a seleccionar y completar para dar
inicio al proceso.

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FACTURA FINANCIERA

Para una mejor comprensión de la ruta a seguir se aprecia a continuación la siguiente imagen.

La siguiente imagen es la pantalla a la cual accederá para realizar esta contabilización, allí el
usuario tendrá que cargar datos tanto en la solapa datos básicos como en la solapa “pagos”.

Número de cuenta
del deudor.
El número de documento de
referencia puede contener el
número de documento en el
interlocutor comercial.

Fecha de la factura.

Hace que el sistema, al simular o al


contabilizar, contabilice los
impuestos automáticamente.

Una vez completada la pantalla expuesta con los datos obligatorios (los datos expuestos son a
modo de ejemplo), se deberá comenzar con la carga de los campos mostrados debajo, entre
ellos se encuentran la cuenta de mayor, orden CO, importe, indicador de impuesto, etc.

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FACTURA FINANCIERA

Para completar estos campos el usuario deberá hacer uso de los menues de búsqueda,
posicionándose primero sobre el campo y luego oprimiendo F4 para ejecutar este menú. Una
vez allí, y en función de la información con la que cuente el usuario podrá realizar el filtrado de
la misma a fin de obtener los datos necesarios.
Ejemplo:

Al colocar el caracter mostrado y ejecutar el mismo, el sistema le listara todas las cuentas de
mayor cuyo primer dígito de su código sea “4”.
Este proceso se repite en todo los menues de búsqueda a utilizar. Los campos a completar son
los siguientes:

Conjuntamente con la orden de CO se cargarán automáticamente el centro de beneficio CeBe,


para completar la carga de estos campos el usuario deberá dirigirse al final de la pantalla,
haciendo uso de la barra de desplazamiento, y colocar la referencia de la oficina, de esta
manera se terminarán de cargar los datos en la solapa “datos básicos”

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Cargados estos datos el usuario deberá ingresar a la solapa “pagos” y completar los datos que
allí se indiquen como obligatorios. En este caso el campo a completar será “ref.fact” cuyo
código estará compuesto por el número de documento-año fiscal-posición.

Para posiciones
de documento que
están relacionadas
con otra posición
de documento.

Nota:
• Si usted ingresa el número de documento FI de la factura en el campo de referencia, los
datos del pago de la factura son copiados automáticamente (fecha base para el pago,
condiciones de pago).
• Si usted no ingresa una factura de referencia, la nota de crédito creada vence
inmediatamente.

Una vez cargado este número de referencia el usuario deberá oprimir sobre el icono
“guardar”.
Una vez guardado el sistema lo devolverá a la pantalla inicial indicándole en la parte inferior de
la pantalla la contabilización del documento.

Nota: Puede que el sistema, previo a ser contabilizado el documento, le emita un mensaje de
advertencia o “warning”, esto no le impedirá la contabilización del documento ya que si los
datos son correctos podrá continuar oprimiendo “enter” (para desestimar el warning) y
oprimiendo nuevamente sobre “guardar” para contabilizar el documento en cuestión.

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5.1.3 CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS

Con el fin de poder realizar la contabilización de una factura en el sistema el usuario deberá
como primera medida iniciar SAP Logon desde el icono en su escritorio.
Una vez allí pulsará Acceder al sistema. Acto seguido introducirá el mandante; el cual será el
número 400; colocar el correspondiente nombre de usuario, la clave de acceso inicial y el
idioma de trabajo (español).
De esta manera se accederá al sistema y podrá observar la siguiente estructura jerárquica
(estructura árbol), en donde se le indicará la ruta.

Para acceder se deberá seguir la ruta:


Menú SAP/Finanzas/Gestión financiera/Acreedores/Contabilización/ F-43- Factura General,
debiendo el usuario hacer doble click sobre esta última.

La pantalla a la cual accederá será la siguiente, allí el usuario deberá cargar la facha de
contabilización, un texto breve en el campo referencia y el número de cuenta del proveedor.
Luego de cargar estos datos oprimirá “enter” continuando así a la siguiente pantalla.

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En la presente el usuario deberá cargar el importe de esta factura y nuevamente oprimirá


“enter” para acceder a la siguiente pantalla, en donde deberá especificar si el proveedor esta
sujeto a algún tipo de retención.

La pantalla en donde cargará la condición del proveedor frente a la retenciones será la


siguiente, allí deberá seleccionar las opciones oprimiendo sobre el “matchcode” y seleccionar la
opción que corresponda. Cargada esta pantalla deberá oprimir sobre el icono continuar

Una vez realizado esto el usuario deberá oprimir sobre el icono “guardar”. Una vez
guardado el sistema lo devolverá a la pantalla inicial indicándole en la parte inferior de la
pantalla la contabilización del documento.

6. RESPONSABILIDADES

• Del Analista Funcional

- Colaborar con la elaboración y actualización de la presente instrucción.


- Mantener informado al área de calidad y al usuario sobre las actualizaciones al sistema y
su impacto sobre la instrucción.
- Especificar las necesidades de datos maestros de su módulo.
- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.

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• Del Usuario Clave

- Promover la adaptación al sistema SAP.


- Brindar soporte al usuario en el uso y comprensión del sistema.
- Elevar al analista funcional los potenciales riesgos a futuro.

• Del Usuario Final

- Adoptar la presente instrucción en como metodología de trabajo.


- Comunicar al analista funcional y al área de calidad sobre los cambios efectuados a esta
metodología.
- Colaborar con el analista funcional y el área de calidad en la elaboración de la presente
instrucción.

• Del Área de Calidad

- Colaborar con la elaboración de la presente instrucción y mantenerla actualizada en


intranet.
- Verificar el cumplimiento de esta instrucción mediante auditorias internas.

7. DOCUMENTACIÓN

No aplicable

8. FLUJOGRAMAS

No aplicable

9. ANEXOS

No aplicable

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