EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS CAFUCHES S.A E.S.

ENCUESTA PARA ELABORAR TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y

UNIDAD DOCUMENTAL

NOMBRE DE LA OFICINA:

1. UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA

ORGANICA_________________________________________________________________
______________________________________________

2. FECHA DE ULTIMA ASIGNACION DE FUNCIONES:

____________________________________________________________

3. ACTO ADMINISTRATIVO:_______________________________________

4. FUNCIONES:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_______________________________________________________________

5. UNIDADES DOCUMENTALES QUE TRAMITA:

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
____

6. REALIZA SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL

SI_________________ NO_________________

7. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
___________

8. QUE VOLUMEN DOCUMENTAL PRODUCE ANUALMENTE EN PROMEDIO, METROS

LINEALES. _______________________________
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UNIDAD DOCUMENTAL U.D

OFICINA PRODUCTORA: __________________________________________

NOMBRE DE LA UNIDAD DOCUMETAL: _____________________________

FUNCION DE LA OFICINA QUE LO GENERA O

TRAMITA________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______________________________________

CARACTERISTICAS EXTERNAS

Soporte:

PAPEL_____________UNIDAD DE CD________________FOTOGRAFIA______________________

OTRA _____________ CUAL ______________?

Formato:

Expediente____________ Libro________________ Documento Simple_________

Otro______________ cual ______?

Como se Ordena las Unidades

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
______________________________________

Estado de Conservación:

Buena__________ Mala______________

Que documentos conforman esta unidad:

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________
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Oficinas que tienen alguna relación con el trámite:
_________________________________________________________________________

Con que periodicidad se produce:

Diaria_______________ semanal_________________ mensual _____________________

En el Archivo de gestión esta unidad la consultan:

La misma Oficina_______ otras oficinas __________ cuales ____________?

Otras entidades ______________ cuáles _____________?

Porque las consultan:

________________________________________________________________________________
____________________________________________________

Ha sido objeto de transferencia de la oficina a otros archivos:

Central________________ histórico ___________ otro _____ cual __________?

Con que periodicidad se realizan

________________________________________________________________________________
____________________________________________________

En el Archivo Central, la Oficina sigue consultando esta unidad documental

________________________________________________________________________________
_________________________________________

Con que frecuencia ________________________ cuantos años ___________________________

Que problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad

documental
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

Funcionario que diligencia la encuesta_________________________________

Cargo ____________________________________________________________

Funcionario responsable del Archivo __________________________________

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