Diagnóstico administrativo

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene

como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del
área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas
administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que
ayuden a la erradicación de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis
dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro.

Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato

estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados
actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le
presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas
particulares y generales en cualquier momento.

Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de
cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de
cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee
atacar.

Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además es
necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para retroalimentar
las soluciones y mejorarlas permanentemente.

El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:

De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.

De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto
de actividades relacionadas entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los
objetivos de la misma.
De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se
llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.
De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la
ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.
De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación
existente entre cada una de ellas.

Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden

lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los
objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación
que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Las etapas que integran el Diagnóstico Administrativo pueden resumirse en:

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 Recopilación de información
Análisis organizacional o administrativo
Obtención de conclusiones
Propuesta y plan de acción

Recopilación de información:

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para
las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la
información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos
tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y
analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los
problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y
diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y
contribuye a la solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a

mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se
recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con
fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y
rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor
tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues

indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada
elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis
del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a
normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que

limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia
imperfecta, dependencia económica y tecnológica, implican desequilibrio orgánico y
funcional y alientan a la expansión, restricción o desaparición de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la

investigación administrativa como función permanente, para que con sus productos y/o
servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el

estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y
experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen a la
unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente
planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo
subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su análisis de calidad y
cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe
verificarse y comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que
prestará al estudio.

En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado
de problemas para iniciar un autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información

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registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al
departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya
existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles
conclusiones.

Análisis organizacional o administrativo:

Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información
registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de
enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del
área evaluada.

Dentro de sus principales objetivos están:

Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo,
en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente
si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como
también en los operativos.
Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales:

Análisis de la estructura:

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura

organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a
cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

Organigrama estructural
Niveles jerárquicos
Tipo y líneas de autoridad
Tramos de control
Recursos existentes
Dependencia y relación con otras áreas

Análisis de las funciones:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las
atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.

La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que
integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:

Funciones principales del área objeto de estudio.

Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con
los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se
realizan en forma empírica.

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 Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma.
Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las
funciones.
Descripción y perfiles de los puestos de trabajo

Análisis de los procesos:

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio,
así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organización en
los cuales se ve involucrada.

La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades
que se desarrollan dentro del área objeto de estudio.

Procesos principales
Sub-procesos
Procesos contingentes
Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.

Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y

procedimientos que se desarrollan dentro del área.

Análisis de relaciones:

Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los

elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto
de estudio.

Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:

Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto
de estudio.
Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en
por lo menos una de sus actividades componentes.

Obtención de conclusiones:

Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas, cada una de
ellas puede producir conclusiones, aún antes de finalizar la recolección de los datos, y por
simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por
medio de la información obtenida.

Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo
que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya
sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas
similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un
control efectivo de la situación.

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Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar
tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su
funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la
etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y
procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles
son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que manera se motiva o
incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y

cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del
procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de información o un
simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que
la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de
estudio.

Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro
de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de
resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles soluciones y
establecer o estructurar un plan de acción.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de

la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes:

Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.

Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los
objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia.
Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
Dualidad de mando y abuso de autoridad
Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus
subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.
Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas
administrativos.
Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las
diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica).
Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la
empresa.
Obsolescencia de procedimientos, método y técnicas de trabajo.
Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.
Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las
diferentes actividades.
Duplicidad de funciones
Cuellos de botella.
Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
Exceso de papelería y formularios en general.
Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.
Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
Excesivo tramo de control
Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal

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 Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal.
Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y
congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias.
Exceso de mandos medios o puestos innecesarios
Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos, humanos y
organizacionales.
Crecimiento no programado, cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el
medio ambiente provoca y que implica que la organización estructural y funcional sea
condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e
improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la
empresa.
Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos)
Falta de líderes o líderes inadecuados.

El listado de conclusiones se representa a través del FODA administrativo, el cual incluye

las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como
factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.

Propuesta y plan de acción:

Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la
investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles
en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una
investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles
recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las
posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario,
sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en
todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las

oportunidades detectadas.
Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas
detectadas.

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Estudio de organización y métodos

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y

asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que
buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización
& Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que
utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como
consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del
trabajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida
si se ponen en práctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta
Industrial, comercial ó de servicios.

La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la Empresa, puede

darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es

realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y

con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de
realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de
acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en
otras empresas.

Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es

difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general
del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede
ser limitada.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de

Organización y métodos, bajo las siguientes características:

Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y

con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además
puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área,
así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de
los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a
limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio,
puesto que no existen puntos de comparación.

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En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de
cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad
o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de
razones y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan
las siguientes:

Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a

sus recomendaciones y sugerencias.
Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos
de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor
precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas

estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito
fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus
métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir,
para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios
estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los
métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de
trámites hasta la reforma total de la organización.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden

realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades
componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.

El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende

un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran
establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas,
organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de a

organización, comunes a varias área o unidades administrativas.

El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en

especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de
trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del
estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la
organización.

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas
o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de
organización existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.

Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es
importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y
simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación del
personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica

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adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el
estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos
deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado
cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.

Planificación del estudio

Recopilación de información
Análisis de la información
Elaboración y presentación del informe final
Implementación y seguimiento

Planificación del estudio

Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa

planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar
su propósito.

El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir
la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego
determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que
obstaculicen o dispersen el trabajo.

Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una
investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar
los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más
apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.

El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede
dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir
durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como
consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la
identificación del problema que requiere atención prioritaria.
Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.
Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para
resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el
problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y

practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo
para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación
definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.

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Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que
indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo,
especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo
y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su
elaboración e implementación.

Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación
que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes
que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a
través de la descripción de los siguientes contenidos:

Antecedentes y justificación del estudio

Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
Alcance y limitaciones del estudio
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del
estudio
El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada
acción o fase del estudio
Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la
investigación
La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y
propósitos del plan

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de
estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del
proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
Recopilación de información

Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes,

decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores
sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo
sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre
volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras
dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y
equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de estudio.

Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede
en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas de la
realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de
mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.

En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o

acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración
de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el
objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de
asegurarse de que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se
desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.

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El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación
de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:

Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y
programas respectivos.
Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se
ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor
fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos
y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación
documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las
diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del
problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y
criterio del Analista.

Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe

afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando
una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del área
de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar
la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa
no se realice ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades
de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la

situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos
jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con
anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en
su momento en un intento de resolver el problema.

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es
importante cubrir con aquella información que permita:

Definir los objetivos del área afectada

Conocer la estructura orgánica actual
Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el
problema en estudio.
Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan
relación con el problema.
Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y
externas del personal, canales de comunicación.

Análisis de la información

Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de
Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que
permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la

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operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas
detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la
formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.

El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus

elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las características y las
causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relación de
interdependencia e interacción que debe existir dentro de ellos.

El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al
problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas
correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del
área objeto de estudio.

El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos, para

someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre
conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas.

Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse en
la siguiente secuencia:

Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del
estudio.
Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o
particularidades.
Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido, realizando
comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerándolos individualmente y
en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en
forma aislada y por sí solos, sino que son también causa-efecto de las circunstancias del
ambiente interno y externo que los rodea.
Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las deficiencias y sus
causas con el fin de resolverlos.

Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando

el problema con toda la organización y cada una de sus unidades componentes.

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la
justificación de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se
realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y
lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.

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Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o
situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del Analista pero no debe
pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:

¿Qué se hace?
¿Para qué se hace?
¿En dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Cuánto cuesta hacerlo?
Etc.

Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas
deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿ Por qué se hace ?, a
partir de ese momento se iniciará el examen crítico de los datos y las nuevas respuestas
que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será
posible mediante la eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los
elementos objeto de análisis.

Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad de sugerir

las bases para el examen crítico que debe aplicarse en un estudio de Organización &
Métodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estará en relación
directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de
desarrollo en que se encuentre el área objeto de estudio.

La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su

aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean
accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación del personal que
realice las funciones de Analista de Organización & Métodos.
Elaboración y presentación del informe final

Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de

cambio o solución a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones
que a criterio del investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del
área evaluada.

La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la

planificación o construcción del estudio de Organización & Métodos, la cual presupone una
labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos
separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de
síntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las
respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual
no es más que llegar a las conclusiones del estudio.

Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos y de
la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio, pero sobre todo
utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en
posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado, para
presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.

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La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan
detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las
más viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción debe
ser acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos, así como la
descripción de sus ventajas y limitaciones.

En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema de trabajo es

necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento,
requerimiento y flujo de información, así como también considerar la estructura de la
organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las funciones, los
procesos, los recursos, la distribución del espacio y los controles que cada una de las
alternativas requieren para la implementación del cambio.

Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organización &

Métodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias:

No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.
La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe
combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones establecidos
dentro de la organización.
Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios y
recomendaciones se les de oportunidad de participación en las evaluaciones antes de que se
tomen las decisiones finales.
Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose por ellas las
que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las
más factibles de aproximarse a la realidad.
Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas y
administrativas cuando presenten dificultades para su modificación.
Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de
más de una unidad, cuando esta sea difícil de lograr.
Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados,
atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro del área
de estudio y de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de especialistas en
campos determinados.

La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión dentro
del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos
disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.

Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la
formulación del programa para su implementación que determine las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que indique las
fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del programa,
dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada
una de sus actividades componentes.

Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para
ello un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios
propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto.

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El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y características de los lectores,
lo cual hará variar la forma y el contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los
funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que les permitan tomar con
cierta seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en
lenguaje exento de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes técnicos y
detallados deberán reservarse para aquellas personas que se verán involucradas en la
implementación de los cambios sugeridos.

Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para
apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación y
análisis de las alternativas de solución.

Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados
directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobación y en su
ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse mucho
empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más
atractiva.

La resultados deben ser diseñados, preparados y presentados por los Analistas encargados
de la evaluación, para que las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean
aclaradas en el mismo momento.

El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de
Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio,
para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su implementación.

Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se
estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.
Implementación y seguimiento

Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la integración de los

recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la
supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.

La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más

importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que
comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y debe
ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:

Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.

Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación a los
responsables de la ejecución del programa.
Ejecución del programa.

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En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe determinarse las
actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su realización, las cuales pueden
representarse a través de un diagrama o cronograma de actividades.

En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es importante

considerar todos los requerimientos que serán necesarios para cumplir adecuadamente con
la implementación del nuevo diseño, tales como características del personal, de las
instalaciones, del mobiliario y equipo, formularios y papelería en general, así como los
documentos administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar,
manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.

Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar los

recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo
diseño y el programa de implementación a los responsables de la ejecución del mismo.

Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se
decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con
los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e
instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y
adquiera el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá
desarrollar dentro del proceso total.

En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación del nuevo sistema
no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la evaluación, los implementadores
deben ser los integrantes del área de desarrollo, por lo que la adecuada capacitación y
convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o
quiénes serán los responsables directos de la ejecución del programa total y de cada una de
las etapas que lo integran.

La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de poner en práctica

sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misión no concluye con la
formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación del programa de
implementación. Deberá estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios
durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en
forma planificada y esporádica al lugar de implementación del nuevo sistema.

En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista de Organización &

Métodos es únicamente de asesoría y asistencia al personal involucrado, quien deberá
participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal
que deberá ejecutarlo, durante el proceso de implementación de las recomendaciones hasta
que las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y
las dificultades que puedan surgir en esta fase.

Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los
nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas de información y orientación
sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.

Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no
es más que proceder a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de
implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades

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programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e
instructivos respectivos.

La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de

los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo
de los cambios que se deseen implementar se deberá elegir entre alguna o varias de los
métodos que se describen a continuación:

El método instantáneo
El proyecto piloto
La implementación en paralelo
El método parcial o por aproximaciones sucesivas

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen

de operaciones o un número excesivo de unidades administrativas, el método de
implementación instantáneo es el más aconsejable y el más aceptado en la práctica.

Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por
sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y desconocido para el personal o
exista alto grado de resistencia al cambio.

El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del
nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organización, con la finalidad de medir
su eficacia. Debe entenderse por esto que sólo es posible cuando existe una relativa
semejanza en las condiciones que imperan dentro del área objeto de estudio o de la
organización como un todo.

Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida,
realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efectividad del
sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no
pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido para una parte del
todo, lo es también para las partes restantes. Además generalmente al proyecto piloto se
destinan recursos fuera de lo normal y atención especial que no puede ampliarse
posteriormente a toda la organización.

Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos para la

organización, es recomendable utilizar el método de implementación en paralelo, el cual
consiste en la operación simultánea por un período determinado de tiempo tanto del
sistema tradicional como del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones
y ajustes sin crear graves problemas hasta que el nuevo sistema esté funcionando
normalmente antes de que se suspenda la operación del anterior.

Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el
cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, también
permite que el personal que se encargará del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus
nuevas atribuciones sin la presión de trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero
su mayor virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos contra
los métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.

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El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el más adecuado
para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organización, puede afirmarse
que para estos casos es el único que permite realizarla con éxito. Consiste en seleccionar
parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no
causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya
consolidado suficientemente el anterior.

Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en ocasiones
requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja
se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado.

Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el

propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén logrando, cerciorarse de
que todos sus elementos componentes estén operando adecuadamente, realizar los
afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas
estén efectivamente descontinuadas.

Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia de las
mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las características
particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y análisis debe quedar a
criterio del Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar seguimiento y
control a los cambios implementados.

A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información que se pueda
obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrán analizar y adoptar cambios para
alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los
resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de
manera precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las
deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a
considerarse estrictamente necesarias.

Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas es un evento que

surge constantemente ya que en muchos casos, la solución a un problema particular resulta
parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas pueden detectarse
posteriormente a la fase de ejecución del estudio inicial.

Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario deben ser
adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La
experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atención a la revisión periódica
de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma
directa a la organización en general.

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