Conceptos y principios para la gestión de documentos electrónicos, o

teoría de la gestión de documentos es diplomática de archivos.

Luciana Duranti School of Library, Archival and Information Studies,

University of British Columbia, Vancouver, Canada, 2010

Definición de registros electrónicos Con el fin de establecer los

términos de referencia y parámetros para el desarrollo de estrategias,
procedimientos y estándares que aseguren la confiabilidad y
autenticidad de los registros electrónicos, es fundamental poder
definir, identificar y segregar los registros electrónicos de otras formas
de digitalización.
Un registro electrónico puede definirse de manera descontextualizada
identificando y definiendo sus componentes necesarios y suficientes
de tal manera que puedan ser reconocidos y capturados por un
sistema de información digital. Un análisis diplomático de varios tipos
de documentos electrónicos muestra que los componentes necesarios
y suficientes de un documento electrónico son los mismos que los de
su contraparte tradicional, aunque pueden manifestarse de diferentes
formas. Ellos son:
- medio, es decir, el portador físico del mensaje;
- contenido, es decir, el mensaje que se pretende transmitir con el
registro;
- forma física e intelectual, es decir, las reglas de representación
que permiten la comunicación del mensaje;
- acción, es decir, el ejercicio de la voluntad que da origen al
registro; personas, es decir, las entidades que actúan mediante
el registro;
- vínculo de archivo, es decir, la relación que une cada registro
con el anterior y el posterior;
- contexto, es decir, el marco jurídico, administrativo, procesal y
documental en el que se crea el expediente

La diferencia fundamental con los registros tradicionales es que los

componentes de los registros electrónicos pueden residir en diferentes
partes del medio o incluso del sistema y pueden no existir físicamente
si no se generan intencionalmente. Esto significa que un registro
completo es aquel cuyos componentes se han vinculado de manera
inextricable e irreversible entre sí y se han hecho explícitos
transformándolos en un elemento de forma, por ejemplo, expresando
el vínculo archivístico en un código de clasificación.