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Manual de Usuario

Manual de Usuario
Proceso de Negocio FI – Finanzas- CONTABILIDAD GENERAL (FI-
GL)

Versión 1
Marzo 2008
Módulos:
FI-GL Manual de Usuario
Proceso: FI – Finanzas
Capacitación a Usuarios FI-GL_Manual de Usuario_Libro Mayor.doc

Autor: Anabella Fernández Título:


Procesos Empresariales FI – Contabilidad General

INDICE
1. Objetivo.................................................................................................................3
2. Registrar Documento Preliminar de Cuenta de Mayor .....................................3
2.1. Objetivo .............................................................................................................3
2.2. Pasos para la creación de un Documento Preliminar ...................................3
2.3. Visualizar un Documento Preliminar ..............................................................6
2.4. Modificar la cabecera de un Documento Preliminar .....................................7
2.5. Modificar un Documento Preliminar ...............................................................7
2.6. Contabilizar un Documento Preliminar...........................................................9
2.7. Visualizar modificaciones realizadas a un Documento Preliminar ..............9
3. Registrar un Documento de Cuenta de Mayor - Cargar Asiento....................10
3.1. Objetivo ...........................................................................................................10
3.2. Pasos para la creación de un Documento....................................................10
3.3. Contabilizar un Documento (tomando documento como modelo) ............13
3.4. Modificar un Documento................................................................................15
3.5. Visualizar un Documento...............................................................................15
3.6. Valoración en Moneda Extranjera .................................................................17
3.7. Visualizar modificaciones realizadas a un Documento...............................19
3.8. Anular un Documento ....................................................................................20
3.9. Anular Documentos en masa ........................................................................22
3.10. Compensar Cuenta de Mayor ........................................................................23
3.11. Anular Compensaciones................................................................................25
3.12. Visualizar Partidas Individuales de Cuenta de Mayor .................................27
4. Visualización de saldos de cuentas de mayor ................................................29
4.1. Objetivo ...........................................................................................................29
4.2. FS10N - Visualización saldos de cuenta de mayor......................................29
4.3. S_ALR_87012277 - Saldos de Cuenta de Mayor ..........................................31
4.4. S_PL0_86000030 - Saldos de Cuenta de Mayor...........................................33
5. Visualizaciones de Libro Mayor........................................................................36
5.1. Visualización Planes de Cuenta ....................................................................36
5.2. Libro Mayor de Fichero de Documentos ......................................................38
5.3. Visualización Partidas Individuales ..............................................................39

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MANUAL DE USUARIO
1. Objetivo
El objetivo del presente documento es explicar las principales funcionalidades estándar del
sistema SAP R3 versión 6.0.

2. Registrar Documento Preliminar de Cuenta de Mayor


2.1. Objetivo
Ingresar un documento preliminar en el sistema SAP R/3 de forma manual.

2.2. Pasos para la creación de un Documento Preliminar

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Contabilización F-65 - Entrada preliminar
general
Código de transacción F-65 ó FBV1

Datos Cabecera
Nombre del Campo Significado

Fecha documento La fecha de documento es la fecha de creación del


documento original.
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los
documentos contables.
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.
Fecha contab Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
Moneda Moneda de la contabilización.

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Datos de Posiciones
Nombre del Campo Significado Valores
Propuestos
Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas F4
D/H Seleccionar DEBE o HABER. Esto determina el signo del
importe ingresado (los importes siempre se ingresan en
sus valores absolutos).
Importe Importe de la posición de documento en la moneda del
documento.
Indicador Impuesto El indicador de impuestos representa una categoría F4 o dejar
impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración en blanco
a Hacienda.
Asignación La asignación es una información adicional en la posición
del documento. A través de este dato se pueden clasificar
o buscar ciertos documentos con la información que se
contenga aquí
Texto Texto explicativo para posición de documento. F4
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca. F4
Ingresar solo en los casos correspondientes. Es un dato
obligatorio, para todas las cuentas de resultado

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Para Grabar presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde el Menú seleccionar


“Documento – Reg. Preliminar”.

Al grabar SAP informará que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:
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2.3. Visualizar un Documento Preliminar

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Documento Documentos Preliminares
FBV3 - Visualizar
Código de transacción FBV3

Para poder visualizar un documento preliminar, se deben ingresar los datos de los filtros
indicados en la pantalla superior. Si no se conoce el nro de documento, se puede obviar
este dato y presionar sobre el botón resaltado <Lista Documentos>. Se obtendrá un
listado con todos los documentos preliminares existentes. Al seleccionar un documento y
hacer doble clic sobre él, se visualizará el detalle del documento:

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2.4. Modificar la cabecera de un Documento Preliminar

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Documento Documentos Preliminares
FBV4 – Modificar Cabecera
Código de transacción FBV4

Luego de seleccionado el Documento a modificar (a través de los filtros de selección ó


seleccionándolo de la lista de documentos), el sistema habilitará los campos de la
cabecera con excepción del Nro Documento, Sociedad y Moneda.

2.5. Modificar un Documento Preliminar

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Documento Documentos Preliminares
FBV2 – Modificar
Código de transacción FBV2
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Luego de seleccionar el Documento a modificar (a través de los filtros de selección ó


seleccionándolo de la lista de documentos), el sistema mostrará grisada la cabecera del
documento y habilitará las posiciones del documento para que puedan modificarse según
corresponda.

Haciendo doble clic sobre las posiciones, se accede a modificar la posición de la cuenta.

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Para Grabar las modificaciones, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde


el Menú seleccionar “Documento – Reg. Preliminar”

2.6. Contabilizar un Documento Preliminar

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Documento Documentos Preliminares
FBV0 – Contabilizar/Borrar
Código de transacción FBV0

Luego de seleccionado el Documento a contabilizar (a través de los filtros de selección ó


seleccionándolo de la lista de documentos), el sistema lo visualizará por pantalla. Para
contabilizar el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde el
Menú seleccionar “Documento – Contabilizar”. Al grabar SAP informará que los datos
fueron salvados correctamente con el mensaje:

2.7. Visualizar modificaciones realizadas a un Documento


Preliminar

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Documento Documentos Preliminares
FBV5 – Visualizar Modificaciones
Código de transacción FBV5

El sistema permite visualizar un log con las modificaciones que se realizaron a un


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documento preliminar antes de su contabilización.
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Ingresar Nro de Documento


y Sociedad

El sistema visualizará una lista con los campos que se modificaron en el documento,
siempre que se hayan realizado cambios sobre este. Haciendo doble clic sobre cualquiera
de ellos, se muestra el valor actual y los valores anteriores de ese campo.

3. Registrar un Documento de Cuenta de Mayor - Cargar


Asiento
3.1. Objetivo
Ingresar una asiento contable en el sistema SAP R/3 de forma manual.

3.2. Pasos para la creación de un Documento

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Contabilización F-02 – Contabilización
General
Código de transacción F-02

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Datos Cabecera
Nombre del Campo Significado

Fecha documento La fecha de documento es la fecha de creación del


documento original.
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los
documentos contables.
Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad. Por ej:
CO03 Easy Colombia
Fecha contab Fecha con la que un documento entra en la contabilidad
financiera o en la contabilidad de costes.
Moneda Moneda de la contabilización. Por ej: COP Pesos
Colombianos
Txt. Cab. Doc. Dependiendo de la clase de documento seleccionada,
será necesario indicar un texto para el documento

Datos de Posiciones
Nombre del Campo Significado Valores
Propuestos
Cuenta Cuenta del Plan de Cuentas F4
D/H Seleccionar DEBE o HABER. Esto determina el signo del
importe ingresado (los importes siempre se ingresan en
sus valores absolutos).
Importe Importe de la posición de documento en la moneda del
documento.
Indicador Impuesto El indicador de impuestos representa una categoría F4 o dejar
impositiva. en blanco
Asignación La asignación es una información adicional en la posición
del documento. A través de este dato se pueden clasificar
o buscar ciertos documentos con la información que se
contenga aquí
Texto Texto explicativo para posición de documento. F4
Centro de Coste Clave que identifica un centro de coste de forma unívoca. F4
Ingresar solo en los casos correspondientes. Es un dato
obligatorio, para todas las cuentas de resultado

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Ingresar posiciones
del documento

Por cada posición del documento, se podrán ingresar los datos mencionados en el cuadro
superior, en la pantalla que se adjunta:

Desde el Menú, en la opción <Documento – Simular>, se puede generar, antes de


contabilizar el documento, una simulación para confirmar el asiento que se está
ingresando. Eliminado: 41

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Visualización asiento

Para Contabilizar el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde


el Menú seleccionar <Documento – Contabilizar>

Al grabar SAP informará que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

3.3. Contabilizar un Documento (tomando documento como


modelo)

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Contabilización FBR2 – Contabilizar
Documento
Código de transacción FBR2

Si se necesita contabilizar un asiento que imputa por ejemplo a las mismas cuentas, se Eliminado: 41
puede crear este documento tomando como modelo uno existente. Esto facilita la tarea de Eliminado: 9

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carga del documento ya que generará un documento con los mismos datos del modelo.
Se puede seleccionar la aplicación de algunos controles.

Nombre del Campo Significado

Crear asiento inverso Produce que para todas las posiciones de documento, la
clave de contabilización original sea sustituida por la clave
de contabilización de anulación
Entrar apuntes de Cta Si está puesto este indicador, el documento que sirve de
Mayor modelo sólo podrá contener posiciones de cuenta de
mayor
No proponer importes Se ignoran los importes al copiar el asiento
Recalcular días y Indicador de que los días y porcentajes de la condición de
posiciones pago no se toman del documento de referencia, sino que
deben calcularse de nuevo
Visualizar posiciones Este indicador hace que las posiciones copiadas se
visualicen una por una

Luego de seleccionar el documento modelo y si fuera conveniente marcar algún control, al


presionar la tecla <Enter> ó el botón el sistema mostrará los datos propuestos del
modelo. Para el caso del ejemplo, como se seleccionó “No proponer Importes”, el sistema
se posicionará sobre el campo importe de cada posición para ingresar el que corresponda.

Finalmente, para contabilizar el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. +


S” ó desde el Menú seleccionar <Documento – Contabilizar>.

Al grabar SAP informará que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:
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3.4. Modificar un Documento

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Documento FB02 – Modificar
Código de transacción FB02

Cuando el documento fue contabilizado, solo se podrán modificar, por cada cuenta de
mayor, los campos:

 Asignación: es una información adicional en la posición del documento. A través de


este dato se pueden clasificar o buscar ciertos documentos.
 Texto: texto explicativo para la posición del documento.

3.5. Visualizar un Documento

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Documento FB03 – Visualizar
Código de transacción FB03
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Para poder visualizar un documento, se deben ingresar los datos de los filtros indicados en
la pantalla superior. Si no se conoce el nro de documento, se puede obviar este dato y
presionar sobre el botón resaltado <Lista Documentos>. Se visualizará una pantalla que
permite acotar la búsqueda, ingresando algunos criterios de selección, por ej: clase de
documento, fecha de contabilización, etc:

Al presionar sobre el botón se obtendrá un listado con todos los documentos que
cumplen las características ingresadas. Al seleccionar un documento y hacer doble clic
sobre él, se visualizará el detalle del documento:

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3.6. Valoración en Moneda Extranjera

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Contabilización F-05 – Valoración ME
Código de transacción F-05

La contabilización de un documento puede realizarse en otra moneda que no sea la local.


Esto implica la selección de una Moneda Extranjera al momento de crear el documento.

Selección de Moneda y Tipo


de Cambio

Traer el valor de la tabla ó cargar


un nuevo tipo de cambio

Al momento de cargar las posiciones del documento, se puede ingresar el importe en


moneda local:

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Si al registrar una posición se hace uso


de la posibilidad de introducir
Importe ME manualmente tanto la moneda local
Importe ML como el importe en moneda extranjera,
de esto puede derivarse un tipo de
cambio distinto del campo "Tipo de
cambio".

Para contabilizar el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde


el Menú seleccionar <Documento – Contabilizar>.

Se puede visualizar el documento contabilizado tanto en ME como en ML:

Visulización en Moneda
Extranjera

Visualización en Moneda
Local de acuerdo al tipo
de cambio ingresado Eliminado: 41

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3.7. Visualizar modificaciones realizadas a un Documento

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Sistema de Información Informes de Libro
Mayor (nuevo) Documento General
S_ALR_87012293 – Visualizar modificaciones
documentos
Código de transacción S_ALR_87012293

El sistema permite visualizar un log con las modificaciones que se realizaron a un


documento. La pantalla de selección permite limitar la búsqueda, seleccionando por ej:
por tipo de documento, fecha de contabilización, periodo, etc:

Para obtener el listado, presionar sobre el botón .

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Visualiza detalles de las


modificaciones de un documento

El detalle mostrará el valor actual y los valores anteriores del campo modificado:

3.8. Anular un Documento

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Contabilización Documento Anular
FB08 – Anulación Individual
Código de transacción FB08

Se puede anular un documento contabilizado, a través de la transacción indicada. Se


deberá ingresar como información obligatoria:

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 Nro Documento Permite visualizar el


 Sociedad documento a anular

 Motivo anulación: corresponde al


motivo para efectuar la
contabilización inversa o la
anulación

Para Anular el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde el


Menú seleccionar <Documento – Contabilizar>.
Al grabar SAP informará que los datos fueron salvados correctamente con el mensaje:

Si se consulta el documento contabilizado y su anulación (Trx. FB03), se visualizará el


asiento reversado:

Si no es ingresada una Fecha de


Contabilización el Documento es
reversado en la Fecha del día.
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3.9. Anular Documentos en masa

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Contabilización Documento Anular
F.80 – Anulación en masa
Código de transacción F.80

Se pueden anular masivamente documentos contabilizados. La operatoria es similar a la


de anular un documento (punto 5.5) pero con la posibilidad de indicar rangos de datos.

Previo a la anulación, se puede realizar una “Ejecución en Test” para validar que los datos
sean correctos., tildando el checkbox .

No se podrán anular documentos que tienen posiciones compensadas.

Para Anular el documento, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde el


Menú seleccionar <Documento – Contabilizar>.

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En pantalla se visualizará un listado con los documentos y sus respectivas anulaciones.


Haciendo doble clic sobre cualquiera de ellos, se mostrará la entrada del documento.

Si existieran
documentos que
no se pudieron
anular, el mismo
aparecerá
identificado
dentro de los
“documentos no
anulables”

Si se consultan los documento contabilizados y sus anulaciónes (Trx. FB03), se visualizará


el asiento reversado. Idem que en el punto 5.5.

3.10. Compensar Cuenta de Mayor

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Cuenta F-03 Compensar
Código de transacción F-03 ó FB1S

Se puede realizar una compensación de partidas en forma manual a través de la


transacción indicada. Se deberán completar los parámetros de selección:

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Al presionar el botón se desplegará un pantalla con las partidas abiertas de la


cuenta ingresada. Marcar las partidas haciendo doble click sobre el importe de la partida a
compensar y verificar que el cuadro de status esté en cero:

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Luego desde el menú en la opción <Documento - Simular> se visualiza el asiento contable


a generarse:

Al grabar, ambas partidas ya compensadas desaparecerán de la lista de partidas


individuales:

3.11. Anular Compensaciones

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Documento FBRA – Anular
Compensación
Código de transacción FBRA

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Visualiza las partidas


compensadas asociadas
al documento

Para Anular la compensación, presionar el icono de Grabación. ó “Ctrl. + S” ó desde el


Menú seleccionar <Compensación - Anular>.

Indicar Motivo de Anulación, fecha y


perdiodo de contabilización

El sistema anulará la compensación y contabilizará un nuevo documento con dicha


anulación:

Compensación anulada Documento de anulación


contabilizado

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3.12. Visualizar Partidas Individuales de Cuenta de Mayor

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Cuenta FAGLL03 – Visualizar/Modificar
partidas (nuevo)
Código de transacción FBL3N

El sistema permite visualizar las partidas individuales de las cuentas de mayor, obteniendo
un listado detallado según la selección de parámetros que se ingresen. Se podrán ver las
partidas abiertas y partidas compensadas de una cuenta:

Presionando el botón se desplegará una pantalla con las partidas:

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Haciendo doble clic sobre cualquier partida, se visualiza la posición contable de la misma:

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4. Visualización de saldos de cuentas de mayor


4.1. Objetivo

Emitir un reporte que muestre el saldo mensual y acumulado de una respectiva cuenta de
mayor

4.2. FS10N - Visualización saldos de cuenta de mayor

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Cuenta FS10N - Visualizar saldos
Código de transacción FS10N

Para visualizar saldos de una cuenta de mayor, se deberán ingresar algunos parámetros
obligatorios:

 Nro de Cuenta
 Sociedad
 Ejercicio

Presionar el icono , o F8 para procesar y obtener el saldo de la cuenta ingresada:

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Haciendo doble click sobre cualquier campo de la grilla, se podrá visualizar el informe de
partidas individuales. Se adjunta la Lista de Partidas Individuales.

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4.3. S_ALR_87012277 - Saldos de Cuenta de Mayor

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Sistema de Información Informes de Libro
mayor (nuevo) Listas de Saldos General
Saldos de cuentas de mayor
S_ALR_87012277 – Saldos de cuentas de
mayor
Código de transacción S_ALR_87012277

La lista de saldos de cuentas de mayor presenta las siguientes cifras periodificadas por
mes:
 Arrastre de saldos al inicio del ejercicio
 Total del período de arrastre
 Total Debe del período del informe
 Total Haber del período del informe
 Saldos Debe y Haber al final del período del informe (opcional)
 En la opción "Saldos en moneda extranjera" los cinco primeros campos están
disponibles tanto en cuentas como en moneda local.

Al final de la lista se edita la lista siguiente por moneda local:


 Totales por sociedad
 Total final de todas las
sociedades

Para visualizar saldos de una


cuenta de mayor, se deberán
ingresar algunos parámetros
obligatorios:

 Plan de Cuentas
 Cuenta de Mayor
 Ejercicio
 Tipo de Moneda
 Periodos de Informe

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Presionar el icono , o F8 para procesar y obtener el saldo de la cuenta ingresada:

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4.4. S_PL0_86000030 - Saldos de Cuenta de Mayor

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Sistema de Información Informes de Libro
mayor (nuevo) Listas de Saldos General
Saldos de cuentas de mayor
S_PL0_86000030– Saldos de cuentas de
mayor (nuevo)
Código de transacción S_PL0_86000030

Para visualizar saldos de las cuentas de mayor, se deberán ingresar algunos parámetros
obligatorios:

 Tipo de Moneda
 Sociedad
 Ledger
 Ejercicio
 Periodos de Informe

Eliminado: 41
Presionar el icono , o F8 para procesar y obtener el saldo de la cuenta ingresada:
Eliminado: 9

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Autor: Anabella Fernández Título:


Procesos Empresariales FI – Contabilidad General

A partir de este se pueden obtener informes de partidas individuales por cada cuenta de
mayor ó un informe de Cifras de Movimiento, presionando sobre el botón de Informes.

Presionando sobre Cifra movimientos – saldo cuenta se obtiene el informe que se adjunta: Eliminado: 41

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Presionando sobre Informe partidas individuales, se obtiene el informe que se adjunta:

Eliminado: 41

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5. Visualizaciones de Libro Mayor


5.1. Visualización Planes de Cuenta

Menú Sistemas info Finanzas Gestión financiera


Libro mayor Sistema de información
(nuevo) F.10 - Plan de cuenta
Código de transacción F.10

Emite un reporte que muestra un listado de las cuenta de mayor creadas en el plan de
cuentas. El plan de cuentas sirve tanto para visualizar datos maestros de cuenta de
mayor no específicos de sociedad como para imprimir listas de cuentas

Para visualizar los planes de cuentas, se deberán ingresar algunos parámetros


obligatorios:

 Rango cuentas de mayor


 Plan de Cuentas

Presionar el icono , o F8 para procesar y obtener el listado de la cuentas ingresadas:

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Haciendo doble clic sobre cualquiera de las cuentas de mayor, se desplegarán los datos
maestros de la misma. Moviéndose sobre las solapas de esta pantalla, se visualizarán
todos los datos asociados a dicha cuenta:

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5.2. Libro Mayor de Fichero de Documentos

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Operaciones periodicas Cierre
Documentar Historial de cuenta Cuentas
(todas) S_ALR_87100205 – Libro mayor de
fichero del documento
Código de transacción S_ALR_87100205

Emite un reporte que muestra un listado por cada cuenta de mayor, con la apertura de
documentos y su saldo.

El informe documenta las contabilizaciones de cuentas de mayor en forma de libro mayor.


Los datos a los que se dan salida en el libro mayor se extraen de los movimientos de las
cuentas de mayor por un lado, y por otro, de la información del registro maestro de las
cuentas de mayor.

Para visualizar el reporte, se deberán ingresar algunos parámetros obligatorios:

 Sociedad
 Ejercicio
 Periodo contable

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Presionar el icono , o F8 para procesar y obtener el listado:
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Haciendo doble clic sobre


cualquier documento, se
desplegará una pantalla con la
visualización de la posición del
documento seleccionado

5.3. Visualización Partidas Individuales

Menú Finanzas Gestión financiera Libro Mayor


Sistema de Información Informes de Libro
Mayor Partidas Individuales
S_ALR_87012282 – Lista impresión partidas
individuales libro mayor
Código de transacción S_ALR_87012282

Emite un reporte con el listado de partidas individuales de cuentas de mayor. Este reporte
crea una lista de partidas abiertas o compensadas que pueden delimitarse en el tiempo.
La lista contiene partidas de cuentas de mayor abiertas a la fecha indicada, así como
partidas compensadas cuyas fechas de compensación se encuentran en el área de
selección indicada. Así pueden seleccionarse todas las cuentas o sólo las que se
gestionen con la gestión de partidas abiertas. Se pueden visualizan adicionalmente las
siguientes imputaciones, siempre y cuando estén incluidas en la partida:
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 Centro de coste y centro


 Número de proyecto
 Número de orden

Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes:

Nombre del Campo Descripción


Plan de cuentas Descripción de Plan de cuentas.
Ejemplo: PLAN
Sociedad Descripción de Sociedad.
Ejemplo: CO03 – Easy Colombia
Partid. Abierta en Se seleccionan todas las partidas que hayan sido
fecha clave contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estén abiertas
a dicha fecha
Ejemplo: 03.04.08

Haga clic en para procesar los datos.

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