Capacitación Modulo Contabilidad General

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Paradise Ingredients
Manual de Usuario Capacitación FI
Procesos contables en SAP
Costa Rica 2022

Manual de Usuario
Modulo FI-GL
Contenido
1. Gestión de Datos Maestros
1.1. Tratamiento de datos maestros Cuentas de Mayor (Central)……………………………………..4

1.2. Seguimiento de las modificaciones de Cuenta Mayor……………………………………………….11
1.3. Bloqueo de cuenta de mayor…………………………………………………………………………………….12

1.4. Reporte de datos maestros de cuentas de mayor……………………………………………………..14
1.5. Visualización de modificaciones de cuentas de mayor………………………………………………16
2. Operaciones Diarias
2.1. Contabilización de documentos a cuenta de mayor: contabilizar, modificar, visualizar y

anular……………………………………………………………………………………………………………………….18
2.2. Visualización de diario de documentos……………………………………………………………………..45
2.3. Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista)……………………………………………48
2.4. Realización de registros periódicos…………………………………………………………………………...60
2.5. Actualización de la cuenta: compensación manual y automática……………………………….67
2.6. Cierre del día de contabilidad financiera:
- Actualización de tipo de cambio………………………………………………………………………………..80

- Visualización de diario de documentos compacto……………………………………………………..83
- Actualizar tipos de interés de referencia…………………………………………………………………...86
3. Cierre del mes en contabilidad financiera:

3.1 Apertura y cierre de periodos contables……………………………………………………………………88
3.2 Contabilización de registros periódicos……………………………………………………………………..90
3.3 Ejecución de juegos de datos batch input………………………………………………………………….94
3.4 Compensación automática del proceso especial de cuentas EM/RF………………………….99
3.5 Análisis de cuentas de compensación EM/RF…………………………………….…………………….100
Fecha: Autor: Página:

09.09.2022 Raquel Hernandez 2 de 100
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Modulo FI-GL
Introducción a procesos contables

Escenario
Introducción a registros contables en SAP
Instrucciones de Trabajo
Siga el camino del menú para ejecutar las tareas individuales. Consulte, si es necesario, otros
documentos relacionados.
Objetivo
El presente documento explica y detalla los procesos funcionales que se realizan en el

sistema SAP para la Empresa Paradise Ingredients en el módulo de Contabilidad de Libro
Mayor.
Pre-requisitos
1. SAP instalado
2. Usuario y contraseña

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1. Gestión de datos Maestros.

Use este procedimiento para crear, modificar, visualizar, bloquear o borrar una cuenta de mayor
central o a nivel de sociedad.
1.1. Tratamiento de datos maestros Cuentas de Mayor (Central).
Para tratar los datos maestros de una cuenta de mayor de manera central siga la ruta SAP siguiente
o indique en su defecto la transacción FS00.
En esta transacción se crean, modifican y visualizan datos maestros de cuentas de mayor y que
forman parte del catálogo contable.

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Complete los datos siguientes:
Campo Descripción Obli -> Opc
Cta. mayor Código de la cuenta mayor Obligatorio
Sociedad Clave de la sociedad financiera Obligatorio
Ícono Concepto
Visualizar datos maestros de cuenta de mayor
Modificar datos maestros de cuenta de mayor
Crear datos maestros de cuenta de mayor
Crear datos maestros de cuenta de mayor con modelo
Bloquear cuenta de mayor
Borrar cuenta de mayor
Navegar entre las pestañas disponibles entre cada sección del

documento
Visualizar estructura de balance y PyG
Ejecuta la transacción KA01 para modificar la clase de coste, si existe
Luego presione el botón . A continuación se presentarán los siguientes grupos de datos para
su actualización, según corresponda.

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Datos de generales
Campos Descripción
Mediante el grupo de cuentas, se agrupan las cuentas similares y se controla la

creación y modificación de registros maestros. Controlan:
 El intervalo de números de cuenta en el que se debe encontrar el número de

cuenta.
 El formato de pantalla para crear cuentas de mayor en el área específica de la
sociedad. Esto significa que puede definir si los campos requieren una entrada,
pueden tener una entrada o se ocultan al crear o modificar un registro maestro en
el área específica de la sociedad , entre ellas tenemos:
Grupo de
cuentas
Cta.beneficios Activar este indicador si la cuenta es de resultados
Cuenta de
Activar este indicar si la cuenta es de balances
balance
Texto breve Texto breve de la cuenta mayor – 25 caracteres
Texto
Indicar el texto largo descriptivo de la cuenta de mayor-50 caracteres
explicativo

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Datos de control
Campos Descripción
Moneda de la
Asignar la moneda de la cuenta, puede ser moneda local o USD.
cuenta
Saldos sólo Generalmente deberá activar este indicado en las cuentas de mayor que no manejan
en moneda Gestión de partidas abiertas, pero si así fuera el caso y se activa no se calculará
local diferencial cambiario durante la compensación de las partidas.
Categoría Indicar el tipo de impuesto que maneja la cuenta, generalmente deberá asignar uno
fiscal cuando es una cuenta de gastos o de ingreso.
Activar este indicador si desea hacer contabilizaciones sin indicador de impuesto,

Permitida aunque esté marcado en el campo Categoría fiscal.
contab.sin
IVA
Cta.asociada
Indicar el tipo de cuenta asociada, aplica sólo para cuentas de balance
p/clase cta.

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Campos Descripción
Gestión de
partidas Activar este indicador si desea manejar partidas abiertas para la cuenta de mayor
abiertas
Activar este indicador sí desea que se maneje el detalle de los movimientos de la

Visualización
cuenta de mayor. Si no se activa, la cuenta sólo presentará el saldo final, sin detalle
part.indiv.
de movimientos.
Clave Clave que simboliza la regla de reestructuración para el campo Asignación en la

clasificación posición del documento

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Entrada/banco/Inter
Campos Descripción
Determina el formato de entrada de las partidas en esta cuenta, un campo

puede poseer uno de los siguientes status:
Grupo status campo
 Oculto (suprimido)
 Entrada obligatoria (campo obligatorio)
 Listo para la entrada (campo opcional)
Solo contab. indicador con el que se restringe las contabilizaciones manuales y solo
Automáticamente admite aquellas hechas por el sistema
Indicar el código del nivel de tesorería según las indicaciones del

Nivel de tesorería departamento de tesorería. Esto aplica para las cuentas clasificadas como
cuentas de bancos.
Relevante para
Activar este indicador si en la cuenta de mayor se maneja una caja chica
movim.caja
Indicar el objeto de gasto que clasifica para la cuenta de mayor, esto hace el
Posición
efecto presupuestario al momento de realizar contabilizaciones con la cuenta
presupuestaria
de mayor.

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Luego de ingresar todos los datos necesarios presione para crear la cuenta de mayor.
1.2. Seguimiento individual de modificaciones a cuenta de mayor.
Para visualizar los cambios realizados en los datos de una cuenta de mayor indique la transacción
FS04.
Complete los siguientes datos:
(1) Número de Cuenta de mayor y (2) Sociedad.

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Luego presione ENTER. A continuación se presentarán los cambios realizados en la cuenta de

mayor seleccionada:
Puede ver un cambio específico dando doble click a la fila correspondiente:
1.3. Bloqueo de Cuenta de Mayor.
Es posible realizar una serie de bloqueos a una cuenta de mayor. Lo más recomendable es realizar
estas actividades haciendo uso de la transacción FS00.

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Cta. mayor Código de la cuenta mayor Obligatorio
Luego presione el botón .

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A continuación se presentan las siguientes opciones de bloqueo, tanto a nivel de plan de cuentas
como a nivel de sociedad FI.
Campos Descripción
Bloqueado para Activar este indicador si desea bloquear la creación de la cuenta a nivel de
creación sociedades.
Bloqueada Activar este indicador si desea bloquear las contabilizaciones en la cuenta

p.contabil. de mayor para todas las sociedades.
Bloqueada para Activa este indicador si desea bloquear la planificación de la cuenta de

planif. mayor a nivel de todas las sociedades
Bloqueada Activar este indicador para bloquear las contabilizaciones en la cuenta de

p.contabil. mayor en la sociedad indicada.
Seleccione la opción de bloqueo que considere más conveniente, luego presione .

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1.4. S_ALR_87012326 Reportes de datos maestros de cuentas de mayor

Con esta transacción genera reporte de datos maestros de cuentas de mayor
Puede seleccionar el icono para agregar más campos de selección en el reporte.

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Complete los campos de Plan de cuentas y luego seleccione el icono para ejecutar el reporte.
Seleccionando con doble clic sobre el número de la cuenta de mayor el sistema le muestra los
datos maestros de esa cuenta.

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1.5. S_ALR_87012308 - Visualización de modificaciones de cuentas de mayor

Con esta transacción se pueden visualizar reportes de modificaciones a cuentas de mayor

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Seleccionar el icono para ejecutar la transacción.

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2. Operaciones Diarias.
SAP provee diferentes códigos transaccionales para el registro de operaciones contables, estás van
desde la afectación directa a las cuentas de mayor, así como el registro en auxiliares contables, que
corresponde a cuentas por pagar, por cobrar y activos fijos.
2.1. Contabilización de documentos a cuenta de mayor.
FB50 Registrar documento de cuenta de mayor

Esta transacción es útil para los registros contables simples, en donde contamos con las cuentas a
afectar.
Menú

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Campos Descripción Ejemplo
Fecha de documento Fecha en que el documento es creado en la contabilidad
Moneda Moneda en la cual se realizará el registro contable
Fecha de Fecha con la cual el registro afectará en la contabilidad

contabilización general
Dato necesario para el análisis y la búsqueda del

documento en la contabilidad y necesaria para el proceso
Referencia
de compensación usando como campo de comparación la
referencia.
Se puede indicar notas o aclaraciones que es válida para

Txt. Cabecera
todo el documento, no solo para una de las posiciones,
documento
sino para todas las posiciones que contenga el mismo.
CR13
Indicar la Sociedad financiera
Sociedad

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Posición
Cta. Mayor Colocar el número de cuenta a imputar
D/H Indicar si es débito o crédito
Se indica el importe por el cual se está realizando el

Importe
registro
Indicador de Indicar un tipo de impuesto, si esto aplica al momento

impuesto del registro
Texto Colocar un texto que identifique el motivo del asiento
En el caso de que exista una reserva del presupuesto para

el registro contable se coloca en este campo e
Doc. presupuestario
inmediatamente el sistema llena los campos de centro de
costo, centro gestor, pospre y fondo.
Centro de costo Colocar el centro de costo a afectar
El dato se deriva automáticamente, de lo contrario

Centro de beneficio
colocarlo manualmente

Centro Gestor
El dato se deriva automáticamente de lo almacenado en

Pospre la cuenta de mayor, de lo contrario colocarlo
manualmente

Fondo
Colocar el texto adecuado al registro contable, en este

Texto
campo es posible colocar un texto más extenso.
Posición de En el caso de que la reserva presupuestaria contenga más

documento de una posición, indicar cual es la adecuada para el
presupuestario registro contable actual.
No. documento N/A

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En el recuadro se valida la congruencia del importe tanto del debe como del haber, de lo contrario
el sistema no permitirá la contabilización del documento.
Nos movemos a la pestaña

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Solamente verificamos si es necesario llenar con más datos, en este caso no se requiere más de lo
que ya aporta el documento a la vista.
Revisamos que el documento no le haga falta datos adicionales y procedemos a grabar y así
contabilizar, seleccionamos el icono .
El sistema genera el siguiente mensaje:
ICONOS DEL MENÚ
Seleccionando este icono podemos llamar a modelos de trabajo

guardados con anticipado, esto nos facilita en el llenado de datos del asiento, ya que la información
a llenar será reducida.
Si seleccionamos obtenemos una imagen adicional a la izquierda de nuestro menú. En este caso no
tenemos ninguno creado, por lo que procedemos a crear uno en la siguiente opción.

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Una vez que le damos continuar podemos visualizar el modelo de trabajo a la izquierda y asi para un
próximo asiento de registro de luz solo cambiaríamos el monto.
Seleccionando este ícono podemos seleccionar otra Sociedad Financiera a afectar

contablemente. Indicamos otra Sociedad y podemos ver que el dato se modifica.

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Si seleccionamos este icono retenemos el documento sin necesidad de

contabilizarlo por completo, esto es útil cuando se quiere proponer un registro X y analizarlo para
comprobar su viabilidad.
Seleccionando este icono podemos visualizar preliminarmente como quedaría el

asiento contable.

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Seleccionando este icono registramos el documento

preliminarmente, sin necesidad de contabilizarlo, esto nos permite, en los casos de que existan
flujos de trabajo de aprobación y sea necesaria la aprobación antes de su contabilización.
Si visualizamos el documento, el sistema indica su condición.

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Seleccionando este icono podemos modificar la pantalla de ingresos

de datos, se puede suprimir o adicionar campos para el ingreso de datos necesarios.

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F-02 Contabilización general

En esta transacción podemos realizar cualquier tipo de contabilización, desde contabilización de
auxiliares, contabilización a cuenta de mayor directamente.
Cuando los campos se muestran de la siguiente manera , significa que es un

campo para llenar obligatoriamente, de lo contrario el sistema no permite continuar con la
transacción.

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Fecha de
Fecha en que el documento es creado en la contabilidad
documento
Clase de Indicar una clase de documento, siempre y cuando que la

documento definida por el sistema no es la indicada. El dato es modificable.
Sociedad Indicar la Sociedad
Fecha de
Fecha con la cual el registro afectará en la contabilidad general
contabilización
Periodo El periodo se deriva de la fecha contable.
Clave de la moneda a usar. En el caso del tipo de cambio es un

Moneda T/C
dato opcional.
No. De
Pertenece al sistema.
documento
Dato necesario para el análisis y la búsqueda del documento en

Referencia la contabilidad y necesaria para el proceso de compensación
usando como campo de comparación la referencia.
Se puede indicar notas o aclaraciones que es válida para todo el

Txt. Cabecera
documento, no solo para una de las posiciones, sino para todas
documento
las posiciones que contenga el mismo.
Posición
Clv.
Clave de contabilización con la ha de entrar en la contabilidad
contabilización
Cta. Mayor Colocar el número de cuenta a imputar
En el caso de ser necesario indicar el tipo de indicador CME, que

va a derivar una cuenta contable a la Asociada en el dato
Indicador CME
maestro del deudor o acreedor. Esto solo aplica para
contabilidad de auxiliares.
La clase de movimiento es necesaria, cuando el asiento

ClMov
corresponde a un registro de auxiliar de activos fijos.

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Al dar enter, el sistema nos da otra pantalla, en donde colocamos los datos de imputación
presupuestaria, el importe y datos adicionales correspondientes a la primera posición del asiento.

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Al seleccionar los iconos remarcados en amarillo, encontramos más datos a llenar, si es necesario
dentro de los procesos actuales.

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Indicamos la siguiente posición:

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En este caso no necesitamos centro de costo, ya que se consideran solo para cuentas de
resultados.
Seleccionando el icono podemos visualizar el asiento de forma preliminar.

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Si seleccionamos el icono , el sistema da la opción de registrar varias

posiciones en una misma pantalla.
Si seleccionamos el icono , visualizamos el importe del impuesto calculado, si

este fuera el caso.

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Si el registro contable es correcto, procedemos a grabar la operación .
Luego de realizar registros contables, el sistema ofrece una serie de transacciones para modificar y
visualizar los documentos ya creados
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FB02 Modificar
Con esta transacción podemos modificar aquellos campos que siempre y cuando se encuentren
habilitados para eso que por lo general son campos de textos y los campos más sensibles, como
por ejemplo el de importe y fechas de contabilización solamente están a nivel de visualización y
los podemos identificar ya que están en color gris y no se pueden modificar.
En los campos colocamos los datos que corresponden al número de documento, sociedad y
ejercicio.
Si seleccionamos la opción , podemos buscar dentro de una serie de

delimitaciones, un documento X que no conozcamos el número con el cual se registró en el sistema.

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Podemos observar que tenemos varias opciones para hacer la búsqueda más reducida.
Ejecutamos
Sobre el documento seleccionado damos doble click

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Y tenemos la opción de seleccionar con doble click cada una de las posiciones del documento
contable para poder modificar o visualizar.
Podemos ver que solo los campos habilitados para modificar, son aquellos que pertenecen a
campos textos.
Una vez realizada la modificación procedemos a grabar el documento, con el icono .

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FB03 Visualizar documento

Con esta transacción solamente podemos visualizar el documento, sin poder realizar ninguna
modificación sobre el mismo.

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Podemos observar que todos los campos están bloqueados para que no puedan ser modificados.
Anulaciones
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En el sistema contamos con transacción para anular documentos, que por alguna razón es necesaria
su anulación.
FB08 Anulación individual

Esta transacción nos permite realizar anulaciones de un documento contable a la vez, que no sea
un documento de compensación.

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Completamos los campos con los datos solicitados por el sistema. En la sección de Datos de
contabilización de anulación, en el campo de Motivo de anulación buscamos las opciones que nos
brinda el sistema, esto colocándonos sobre el campo y presionando la tecla función F4, se nos
desplegará una lista con las opciones que tenemos para llenar el campo. Elegimos la opción que se
ajuste a la necesidad del momento.

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En la sección de Datos pata la gestión de cheques podemos seleccionar dentro de la lista de

opciones la que se adapta a la necesidad de anulación que se presenta, en este caso, esta sección
aplica si el documento que se está anulando corresponde al pago hecho con impresión de cheque.
Si seleccionamos el icono , podemos ver el documento antes de

anular para garantizar que es el documento correcto.
La vista que nos proporciona el sistema es la misma mostrada para las transacciones FB02 y FB03.
Si seleccionamos el icono el sistema nos muestra la opción para realizar

la búsqueda del documento usando filtros de búsqueda.

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Si seleccionamos el icono el sistema nos da la opción de anular más de

un documento a la vez.

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Si tenemos identificado y verificado el documento elegido para anulación se graba la anulación

usando el icono .

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2.2. Visualización de diario de documentos.
Accedemos en el menú a la transacción S_ALR_87012287 esta transacción permite ver los

documentos que se han generado en un periodo determinado
Llenamos los siguientes datos
Ejercicio Año para el cual queremos ver los documentos Obligatorio
Fecha de Podemos delimitar la fecha en la que queremos los

contabilización documentos.

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Seleccionar lista accesible y luego presionamos ejecutar

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Se muestran los documentos

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2.3. Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista).
FAGLB03 – Visualizar saldos de cuenta de mayor
Seleccionamos el número de cuenta de mayor, Sociedad y ejercicio. Seleccionamos el icono o

la tecla F8.

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El reporte nos muestra un resumen por cada periodo del ejercicio seleccionado para él debe, haber
y saldo, se puede visualizar que compone cada monto, para esto debemos seleccionar la línea y
sobre el monto dar doble clic, para que se abra el reporte de partidas individuales.

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FBL3N – Partidas individuales de cuentas de mayor

Este reporte muestra cada una de los movimientos o registros contables de una o varias cuentas
de mayor.

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Complete los siguientes campos a continuación
Nombre del campo Descripción
Cuenta de mayor Indicar la cuenta de mayor a visualizar las partidas
Sociedad Indicar el código de sociedad de la cuenta a visualizar
Partidas abiertas Activar si se desean ver las partidas aún pendientes de compensar
Abiertas en fe.clv. Indicar la fecha de las partidas abiertas
Partidas compensadas Activar si se desean ver las partidas ya compensadas
Fecha de compensación Indicar la fecha de compensación de las partidas
Todas las partidas Activar si se desean ver todas las partidas, tanto abiertas como cerradas
Fecha de contabilización Indicar la fecha de contabilización de las partidas

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Partidas normales Activar este indicador para ver las partidas normales
Activar si se desea ver las partidas de apuntes estadísticos como

Apuntes estadísticos
anticipos
Part.reg.forma
Activar si se desean ver los documentos registrados preliminarmente
preliminar
Layout Si ya existe un layout de reporte, lo puede seleccionar aquí
Ícono Concepto
Indica que el documento ha sido contabilizado preliminarmente
Indica que la partida aún no ha sido compensado
Indica que la partida ya fue compensada
Visualizar el documento contable
Modificar el documento contable
Modificar masivamente documentos contables
Visualizar información de cheques, cuando el documento es de pago
Ejecuta filtros en la lista del reporte
Visualiza los datos maestros de la cuenta contable
Ordena la lista del reporte ascendentemente, según los campos que se han
seleccionado
Ordena la lista del reporte descendentemente, según los campos que se han
seleccionado
Agrega o quita campos del reporte
Seleccionar disposición de campos grabada anteriormente
Graba la disposición de campos actual
Calcula la sumatoria de las columnas numéricas

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Ícono Concepto
Calcula sub-totales según la columna seleccionada
Desplega la selección de datos en un subtotal
Comprime la selección de datos en un subtotal.
En la imagen anterior tenemos que llenar los campos que se nos pide como son la o las cuentas de
mayor, ya que el sistema nos permite hacerlo de individual, con un rango si seleccionamos el icono
nos permite seleccionar individual, por intervalos o excluir valores individuales o por
intervalos, según sea la necesidad del momento a consultar.
Si seleccionamos la opción de partidas abiertas el sistema solo nos trae aquellas partidas que no han
sido compensada, por ejemplo, una factura que no ha sido pagada.

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Si seleccionamos la opción de partidas compensadas el sistema nos trae aquellas partidas que han
sido debidamente compensadas dentro de los rangos de fechas introducidos.
Si
seleccionamos la opción de todas las partidas el sistema nos trae todos los movimientos tanto
abiertos como cerrados, dentro del rango de fecha definido.
En la selección de clase, el sistema nos filtra si queremos

visualizar en el reporte las partidas de contabilización normal, si solo queremos ver las de Apuntes
estadísticos o las partidas de registros de forma preliminar.
Si seleccionamos el icono en la barra de menú tenemos más opciones para delimitar nuestra
búsqueda.
Si seleccionamos el icono el sistema nos permite llama a variantes de previamente grabadas.
Este icono nos permite llamar documentos que han sido archivados.

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Base datos, corresponde a todos aquellos documentos que no han sufrido un proceso de archiving.
Y la opción de archivo, para búsqueda de documentos que están archivados.
Seleccionamos el icono para ejecutar la transacción.
Si seleccionamos el icono nos lleva a visualizar el documento tanto cabecera como posiciones
del documento, previamente marcando la línea deseada.

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Si seleccionamos el icono podemos modificar el documento contable, solo para aquellos

campos que se habiliten. La línea del documento deseado debe estar marcada previamente.

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Si seleccionamos el icono el sistema nos muestra en dato maestro de la cuenta de mayor.

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Si seleccionamos el icono podemos generar filtros de información, en el caso de que

necesitemos visualizar documentos generados en ciertas fechas o con cierta clase de documento.
Para esto, es necesario marcar la columna que deseamos filtrar.
Según el filtro le indicamos al sistema que para esa cuenta solo necesito ver aquellos documentos
que han sido registrados el día 22.03.2021
Si seleccionamos los iconos : es para ordenar en clasificación ascendente, según la columna
previamente seleccionada; y : es para ordena en clasificación descendiente, según la columna

previamente seleccionada.
Si seleccionamos el icono , el sistema nos da la opción de modificar la vista actual del reporte.

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El sistema despliega una pantalla que a la izquierda nos muestra las columnas que se visualizan
actualmente, a la derecha nos muestra las columnas que no están en la pantalla. Para trasladar
campos de un sentido a otro, seleccionamos la o las columnas que deseamos visualizar y
seleccionamos el icono trasladamos la columna hacia la derecha y la izquierda

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2.4. Realización de registros periódicos.
Las contabilizaciones periódicas son operaciones que se repiten con regularidad, tales como
alquileres o seguros. Los siguientes datos no cambiarán nunca en contabilizaciones periódicas:
 Clave de contabilización
 Cuenta
 Importes
Se deben introducir estos datos periódicos en un documento periódico original. Este documento no
actualiza las cifras de movimientos. El programa de contabilización periódica utiliza este documento
como base para crear documentos contables
Se deben introducir estos datos periódicos en un documento de contabilización periódica. Este es

un documento que no actualiza las cifras de movimiento. El programa de contabilización
periódicamente utiliza este documento como base para crear documentos contables. Si desea
utilizar esta técnica, en primer lugar se debe crear un documento periódico a utilizar como
referencia por el sistema. Un documento periódico no es un documento contable y no afecta el
saldo de cuenta. En el documento periódico, se define cuándo se deberá crear una contabilización
con este documento. Existen dos posibilidades de programación de fechas. Las contabilizaciones
pueden efectuarse periódicamente en una fecha determinada: Para contabilizaciones periódicas,
modificaciones el primer y último día de ejecución así como el intervalo de meses.
El documento periódico le solicitará la siguiente información:
 1ª Ejecución: fecha en la que se realizará el primer asiento

 Fecha de la última ejecución
 Número de veces que se repetirá en meses.
 Día que se ejecutará.
Para crear un documento periódico indique la transacción FBD1.

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Nombre del Campo Significado

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad
1° ejecución Fecha inicial de la contabilización periódica, es decir, fecha a partir de
la cual han de ejecutarse las contabilizaciones periódicas.
Ultima ejecución el Fecha final de la contabilización periódica, es decir, fecha hasta la cual
se han de ejecutar las contabilizaciones periódicas.
Intervalo en meses Ritmo de ejecución (contabilización periódica), es decir, intervalo
temporal entre dos ejecuciones de la contabilización periódica. La
entrada del intervalo deberá efectuarse en meses.
Día de ejecución Fecha natural en la que ha de ejecutarse la contabilización periódica.
Si indica un día se utilizará la fecha natural que ha indicado en el
campo "Primera ejecución el". Si se utiliza Día de ejecución no se debe
llenar el campo Plan de Ejecución y a la inversa
Plan de ejecución Este plan contiene las fechas de ejecución deseadas para los
documentos periódicos originales. Con ayuda del plan de ejecución, es
posible generar documentos contables a partir de documentos
periódicos originales a intervalos libremente definibles.
Copiar textos Al marcar este parámetro los textos largos del documento periódico
se copian en los documentos reales.
Tomar Importes en Cuando se crean documentos contables a partir de documentos tipo
Moneda Local de contabilización periódica, sólo suelen transferirse los campos de
moneda; la moneda se determina nuevamente según el tipo de
cambio vigente. Pero en caso de que desee crear los documentos
contables con el 'tipo de cambio histórico', fije este indicador. El
indicador determina que los importes en moneda local se transfieran
también a los nuevos documentos contables.
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La segunda parte de la pantalla en el recuadro rojo requiere los campos comunes a cualquier
documento contable y que se utilizarán directamente en la registración del mismo. Con Enter se irá
pasando de pantalla

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Luego de ingresar todos los datos necesarios presione para realizar el registro del documento
periódico. El sistema reporta el número de documento periódico creado.

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Modificar Documentos periódicos

Para cambiar los datos del documento periódico que sean modificables use la transacción FBD2.
Modificar datos de cabecera (\Pasar a\Cabecera Documento)

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Como observa es posible modificar los campos 'Texto Cabecera' y 'Referencia'.
Modificar datos de Configuración (\Pasar a\Datos Periódicos)
Como observa es posible modificar los campos 'Fecha de Última Ejecución', 'Tomar importes en
moneda local', etc.
Modificar datos de Posición (doble click a una posición)
En este caso es posible modificar los campos 'Asignación' y 'Texto posición'.
Si ha realizado algún cambio en los campos permitidos presione para grabar estos.

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Borrar documento Periódico

También es posible marcar para borrado el documento periódico de modo que pueda ser
eliminado por completo con la ayuda de la transacción F.56.

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2.5. Actualización de la cuenta: compensación manual y automática.
F-03 Compensar cuenta de mayor (manual)

Con esta transacción podemos registrar contablemente las compensaciones de aquellas cuentas
que por su naturaleza deben mantener sus saldos al día, esto con el fin de llevar una contabilidad
depurada a cierre de ejercicio.

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Los campos por tratar se describen a continuación.

Cuenta El número de cuenta de mayor a compensar
Fecha de La fecha que desea que el documento entre a la

compensación contabilidad
Periodo El periodo se deriva de la fecha contable.
Sociedad Identificar la Sociedad a la que se imputa
Moneda Clave de la moneda a usar.
Selección de partidas abiertas
Seleccionando este check hace que solo se tengan en

cuenta las partidas abiertas normales en la compensación
Partidas
que no son más que todas aquellas posiciones de
normales
documento que no representan una operación en cuenta
de mayor especial CME.
Otras delimitaciones
En esta pantalla seleccionar si se desea delimitar o reducir las opciones de búsqueda del o los
documentos que se compensarán. Seleccionar la opción de delimitación necesaria.

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Para este ejemplo indicaremos seleccionaremos la primera .
Presionamos enter, y nos lleva a la siguiente pantalla,

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En el cual nos indica la cantidad de partidas abiertas que posee la cuenta y que el sistema esta
seleccionando, para este ejemplo solamente vamos a seleccionar una, por lo que debemos
desactivar todas y activar la que nos interesa.
En el bloque inferior seleccionamos el icono de marcar todo tal como se muestra en la siguiente
imagen.
Luego seleccionamos desmarcar partidas tal como se muestra en la siguiente imagen.
Y podemos observar que todas las partidas cambian de color, pasan de ser azules a color negro, y
en los campos asignados y sin asignar quedan en saldo 0.00

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Luego solo nos colocamos sobre la partida y la seleccionamos dando doble clic sobre la misma.
Podemos observar con el importe se torna a color azul el monto asignado se coloca el valor que
corresponde a la línea seleccionada.
Buscamos dentro de la misma un registro que se relacione con el mismo valor.

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La seleccionamos presionando dos veces sobre ella.
Observamos que se torna color azul y los montos asignados y sin asignar quedan en 0.00
Luego seleccionamos en el menú superior la opción de simular para revisar el asiento propuesto
antes de contabilizar.

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Luego contabilizamos con la opción

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Modulo FI-GL
F.13 – Sin modelo de moneda de compensación
Compensaciones automáticas de partidas abiertas

Con esta transacción se puede realizar la compensación automática de partidas abiertas, para este
proceso es necesario que a nivel de configuración se haya definido los campos que deben ser
congruentes con datos exactos para que el sistema los considere y ejecute la compensación
automática.
Según configuración en INS los criterios de compensación es la validación de datos de los

siguientes campos:
El cual corresponde a la asignación

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Modulo FI-GL
Procedemos a ingresar a la transacción

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Modulo FI-GL
Completar los siguientes campos a continuación.
Campos Descripción
Sociedad Indicar la sociedad
Ejercicio Indique el año de los documentos a compensar
Asignación Si conoce el número de asignación de los documentos, indique aquí un valor
Si conoce los números de documentos a compensar, puede indicarlos en

Número de documento
este campo
Fecha de contabilización Indicar la fecha de contabilización de los documentos a compensar
Seleccionar deudores Active esta casilla si desea que se compensen partidas de deudores
Operaciones CME Active esta casilla si desea seleccionar documentos con CME
ID CME deudores Si desea filtrar la lista, indique un CME específico
Deudores Si conoce los números de cuentas de deudores, indique aquí los valores
Agrupación mediante n°
Esta característica no aplica, dejar desactivado.
aviso
Seleccionar acreedores Active esta casilla si desea que se compensen partidas de acreedores
Operaciones CME Active esta casilla si desea seleccionar documentos con CME
ID CME acreedores Si desea filtrar la lista, indique un CME específico
Acreedores Si conoce los números de cuentas de acreedores, indique aquí los valores
Seleccionar ctas.mayor Activar esta casilla si se van a compensar partidas abiertas de cuentas GL
Cuentas de mayor Indique el número de cuenta, si lo conoce
Fe. Compensación Indicar la fecha con que se compensarán las partidas abiertas
Período Indicar el mes de compensación de las partidas abiertas
Fecha documento más Activar si desea que el sistema contabilice la compensación con la fecha del
reciente último documento
Activar esta casilla si desea realizar compensación según política de

Tener en cuenta tolerancias
tolerancias
Ejecución de test Active esta casilla si desea ejecutar la transacción en modo prueba

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Modulo FI-GL
Campos Descripción
Lista detallada con log error Activar para generar lista detallada con un detallado de errores
Lista detallada sin errores Activar para generar lista detallada sin detalle de errores
Lista breve (estadística) Activar para generar un log resumido
Solo documentos
Activar si desea que se muestre sólo los documentos compensables
compensables
Los documentos son seleccionados y organizados según el valor del campo de Asignación aquellos
que sean iguales se agruparán a fin de determinar si los movimientos débitos y créditos da cero.
Una vez que los campos han sido completados, seleccionar el icono para ejecutar la
transacción.
Al ejecutar la transacción en modo test, se muestras las posibles compensaciones de documentos,

estas se muestran resaltadas en color verde, las que no son compensables el sistema no las resalta.
Al ejecutarlo en modo real, desactivando el check de modo test, se presentan los números de
documentos generados.

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Modulo FI-GL
FBRA Anular compensaciones

Con esta transacción se pueden anular las compensaciones realizadas.
Llenamos los campos con los datos como número de documento, Sociedad y ejercicio.
Si seleccionamos el icono el sistema nos muestra:

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Las cuentas afectadas en el asiento contable.
Si seleccionamos el icono el sistema nos muestra:
Nos muestra la partida contable que se va a anular.
Una vez que se han revisado y analizado el asiento propuesto, se procede a grabar la anulación
A lo que el sistema genera otro número de documento por la anulación.
Cierre del día de contabilidad financiera:

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- Actualización de tipo de cambio.
Cada día el encargado debe actualizar el o los tipos de cambio en el sistema a ser utilizados
durante las contabilizaciones del día a día. El tipo de cotización a utilizar es M – conversión normal
según T/C estándar.
S_BCE_68000174 - Introducir tipos de cambio

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Seleccionar el icono para agregar los tipos de cambio del día. Y complete
los siguientes campos

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Modulo FI-GL
Completar los siguientes campos a continuación
T. Cotización Indicar el tipo de cotización a utilizar, las opciones pueden ser M
Válido de Indicar la fecha de validez del tipo de cambio
Cotización. Ind Indicar el valor de la cotización del día para la moneda indicada
De Indicar la primera moneda
A Indicar la segunda moneda
Una vez ingresado los datos seleccione el icono para grabar los datos.

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- Visualización de diario de documentos compacto.
Accedemos en el menú a la transacción S_ALR_87012289 esta transacción permite ver los

documentos que se han generado en un periodo determinado
Llenamos los siguientes datos
Ejercicio Año para el cual queremos ver los documentos Obligatorio
Fecha de Podemos delimitar la fecha en la que queremos los

contabilización documentos.

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Ejecutamos para visualizar los asientos

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- Actualizar tipos de interés de referencia.
Se revisa la configuración y Paradise no cuenta con la misma, sin embargo les explico un poco como
funciona este proceso para que lo tengan presenta por si más adelante les interesa implementarlo.
El cálculo de intereses de Saldo de Cuenta se aplica sobre saldo completo de un libro mayor o de
una cuenta de deudor, utilizando un tipo de interés particular durante un período de tiempo
especificado.
Los intereses de demora se aplican a posiciones individuales en los deudores o acreedores. Se aplica
un tipo de interés determinado a las posiciones que aún están abiertas o no pagadas en una fecha
especificada.
Indicadores de cálculo de intereses.

Datos Maestros.
En los datos maestros, ya sea de deudores, acreedores o cuentas de mayor debemos ingresar el
indicador de interés que le corresponda. Este dato es fundamental para que el programa de
intereses considere las partidas.
El indicador de intereses siempre lo encontramos en los datos de sociedad:
 En cuenta de mayor se ingresa en la solapa Entrada/Banco/Intereses.

 En maestros de acreedores y deudores se encuentra en la solapa Gestión de Cuenta.
Transacción FINT Menú: SAP Easy Access - Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Operaciones
Periódicas - Cálculo Intereses - Cálculo Intereses de partidas

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Modulo FI-GL
Para ejecutar el programa de cálculo de intereses debemos completar los siguientes datos:
 Clientes: se puede especificar un rango de clientes o dejarse el campo vacío y se

considerarán todos los clientes que posean el indicador de interés que corresponda a la
ejecución.
 Sociedad: se puede limitar al cálculo de intereses a determinadas sociedades.
 Indicador de Interés: se debe elegir los indicadores de intereses que vamos a ejecutar.
 Fecha clave: Es la fecha hasta la cual se calcularán los intereses.
 Con el icono Delimitaciones Adicionales se pueden excluir o restringir las partidas que
seleccionará el programa de cálculo de interés. Por ejemplo por clase de documento,
fechas de contabilización, número de documento, etc.
El programa se puede ejecutar en modo test, lo cual permite revisar los cálculos y en modo real para
generar las contabilizaciones necesarias.
En la pantalla de selección del programa de intereses tenemos disponible el botón de Delimitaciones

Opcionales, es el botoncito de colores que se encuentra al lado del botón ejecutar. Con éste,
podremos filtrar, aún más, las partidas que serán consideradas para el cálculo de interés. Dentro de
estas delimitaciones, podremos elegir alguna clase de documento en especial, un rango de fechas
de contabilización, documentos contabilizados en determinadas monedas, y muchas otras
características adicionales.
Al ejecutar el programa, el sistema nos muestra un detalle de las partidas consideradas en la

ejecución del programa, dentro de este detalle los datos más relevantes son los siguientes:
 Número de cuenta (Deudor/acreedor o cuenta de mayor).

 Datos del documento que origina el cálculo como número de documento, posición,
vencimiento, importe.
 Tasa de interés.
 Demora desde la fecha de vencimiento hasta la fecha clave.
 Importe de interés calculado.
 Impuestos que corresponden al cálculo de interés.

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3. Cierre del mes en contabilidad financiera

3.1. Apertura y cierre de periodos contables.
S_ALR_87003642 - Abrir y cerrar períodos contables

En esta transacción se realiza el proceso de abrir y cerrar periodos contables, cuando sea
necesario.

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Modulo FI-GL
Complete los siguientes campos a continuación.
Campos Descripción
Var Indicar la sociedad
Indicar la clase de cuenta:
● + Con validez para todas las clases de cuentas

C ● A Activos fijos
● D Deudores
● K Acreedores
● M Material
● S Cuentas de mayor
De cuenta Rango inicial de la selección de la cuenta
A Cuenta Rango final de la selección de la cuenta
De período1 Indica el período inicial que está abierto para la clase de cuenta seleccionada
Ej.1 Indica el año del período que está abierto
A período1 Indica el período final que está abierto para la clase de cuenta seleccionada
Ej.1 Indica el año del período que está abierto
Indica el período especial inicial que está abierto para la clase de cuenta
De périodo2
seleccionada
Ej.2 Indica el año del período especial que está abierto

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Campos Descripción
Indica el período especial final que está abierto para la clase de cuenta
A período2
seleccionada
Ej.2 Indica el año del período especial que está abierto
Después de indicar los meses que estará abiertos, debe dar clic en el botón para grabar los
cambios. El sistema mostrará el siguiente mensaje, confirmando que los cambios han sido
grabados
3.2. Contabilización de documentos periódicos.
Para contabilizar documentos periódicos registrados indique la transacción F.14
Antes de realizar la contabilización puede listar los documentos periódicos existentes. Para ello
indique la transacción F.15 (Listas). A continuación presentamos el resultado de la generación de
este reporte:

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Modulo FI-GL
Se observa que hay registrado un documento periódico. Ejecute ahora el proceso de

contabilización (F.14) teniendo en cuenta los siguientes datos:
Nombre del campo Significado

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Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad, para la que

desea registrar los doc. Periódicos.
Número de doc Número de doc periódico que se desea contabilizar.
Ejercicio Ejercicio del doc periódico cargado previamente.
Clase de doc. Clase de doc que identificará los doc periódicos
Intervalo de liquidación Se contabilizará aquellos documentos periódicos que esté
entre su fecha de primera ejecución y la de última ejecución el
período seleccionado
Nombre de Usuario Siempre por defecto viene el usuario que está realizando la
operación, el mismo es necesario para generar un juego de
datos
Nombre para juego de datos Nombre con lo que se armará el archivo a ejecutarse con el
asiento periódico.
Flag juego de datos ejecutado Luego del procesamiento correcto del batch no se borra
automáticamente sino que queda disponible.

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Al culminar el proceso aparece el siguiente mensaje:
En cada ejecución del programa sólo se crea un documento contable por documento periódico.
Por consiguiente, aunque se especifique un período de liquidación muy extenso, no se creará más
de un documento contable.

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3.3. Ejecución de juegos de datos batch input.
Ejecute el juego de datos creado con la ayuda de la transacción SM35
El programa de contabilización periódica genera un juego de datos batch input. Éste contiene los
documentos contables que se van a crear. Después de ejecutar el programa de contabilización
periódica, procese el juego de datos batch input para que el sistema efectúe las contabilizaciones.
Cuando se procesa un juego de datos batch input, se actualiza el documento periódico. En el
documento periódico original se introducirá, entre otras cosas, la fecha de la próxima ejecución,
actualizada por el programa de contabilización periódica. También se actualizará el número total de
ejecuciones del programa. Si se desea, se pueden visualizar estos datos en el documento periódico
(véanse las secciones sobre cómo modificar y visualizar documentos periódicos)
Si se selecciona el juego de Batch Input a correr y luego se presiona el botón aparecerá la siguiente
pantalla

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Y se deberá seleccionar Visual. Sólo errores (se confía en el contenido de la información, y el

tamaño de los archivos es relativamente chico). Si el batch Input no contiene errores, se mostrará
instantáneamente la siguiente pantalla
Se visualiza el documento registrado

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Anulación documentos periódicos.

Sólo se pueden borrar los documentos periódicos marcados para borrado. Los programas de
contabilización periódica marcan automáticamente los documentos periódicos para borrado, si la
siguiente fecha de ejecución determinada por el programa es posterior a la última fecha de
ejecución. De este modo, el sistema indica que el documento periódico no debe ser utilizado
nuevamente.
Para llevar a cabo un test de ejecución y generar una lista de los documentos que han sido
marcados para borrado, seleccione el campo Ejecución test. También se puede imprimir la lista
obtenida. Cuando esté seguro de que desea borrar los documentos originales seleccionados,
desmarque el campo Ejecución test. Seleccione Programa

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Se corre en modo real
Si visualizamos en la FBD3 no existe el documento

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3.4. Compensación automática del proceso especial de cuentas EM/RF.
Este proceso permite realizar la compensación de las partidas abiertas de las cuentas EM/RF sin
embargo se valida la misma y no se pueden compensar porque en el dato maestro están creadas
sin gestión de partidas abiertas. Les muestro:
Acá deberían aparecer con el icono en rojo.
Eso se debe a que este check no está activo

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3.5. Análisis de cuentas de compensación EM/RF.
Para realizar el análisis de la cuenta EM/RF y producir la reclasificación indique la transacción F.19.
Esta transacción analiza las cuentas de compensación de EM/RF a una fecha clave determinada, y
realiza, en su caso, contabilizaciones de corrección. Estos son necesarios para representar
correctamente en el balance las siguientes operaciones contables
 Mercancías entregadas pero no facturadas

 Mercancías facturadas pero no entregada
El reporte selecciona todas las partidas de una cuenta de compensación EM/RF que estén abiertas
en la fecha clave. Si dichas partidas abiertas no se saldan a cero por número de pedido y posición
en moneda local, se realizan contabilizaciones de corrección para estas partidas en un juego de
datos batch-input. En un saldo Haber, la operación se considera "entregada, no facturada", en el
caso de saldo Debe, "facturada, no entregada".
Sin embargo sucede lo mismo que el punto anterior, al no tener activo el check de partidas abiertas
activo no trae nada al seleccionar la información.
Una vez ingresados los datos necesarios presione F8 (ejecutar). Pero no genera nada porque no
tiene partidas abiertas.


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Manual de Usuario Capacitación FI

Procesos contables en SAP

Costa Rica 2022

1.1. Tratamiento de datos maestros Cuentas de Mayor (Central)……………………………………..4

1.3. Bloqueo de cuenta de mayor…………………………………………………………………………………….12

2.1. Contabilización de documentos a cuenta de mayor: contabilizar, modificar, visualizar y

2.2. Visualización de diario de documentos……………………………………………………………………..45

2.3. Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista)……………………………………………48

2.4. Realización de registros periódicos…………………………………………………………………………...60

2.5. Actualización de la cuenta: compensación manual y automática……………………………….67

2.6. Cierre del día de contabilidad financiera:

- Actualización de tipo de cambio………………………………………………………………………………..80

3. Cierre del mes en contabilidad financiera:

Fecha: Autor: Página:

Introducción a procesos contables

El presente documento explica y detalla los procesos funcionales que se realizan en el

Fecha: Autor: Página:

1. Gestión de datos Maestros.

1.1. Tratamiento de datos maestros Cuentas de Mayor (Central).

Fecha: Autor: Página:

Complete los datos siguientes:

Campo Descripción Obli -> Opc

Cta. mayor Código de la cuenta mayor Obligatorio

Sociedad Clave de la sociedad financiera Obligatorio

Visualizar datos maestros de cuenta de mayor

Modificar datos maestros de cuenta de mayor

Crear datos maestros de cuenta de mayor

Crear datos maestros de cuenta de mayor con modelo

Bloquear cuenta de mayor

Borrar cuenta de mayor

Navegar entre las pestañas disponibles entre cada sección del

Visualizar estructura de balance y PyG

Ejecuta la transacción KA01 para modificar la clase de coste, si existe

Fecha: Autor: Página:

Mediante el grupo de cuentas, se agrupan las cuentas similares y se controla la

 El intervalo de números de cuenta en el que se debe encontrar el número de

Cta.beneficios Activar este indicador si la cuenta es de resultados

Texto breve Texto breve de la cuenta mayor – 25 caracteres

Fecha: Autor: Página:

Activar este indicador si desea hacer contabilizaciones sin indicador de impuesto,

Fecha: Autor: Página:

Activar este indicador sí desea que se maneje el detalle de los movimientos de la

Clave Clave que simboliza la regla de reestructuración para el campo Asignación en la

Fecha: Autor: Página:

Determina el formato de entrada de las partidas en esta cuenta, un campo

Indicar el código del nivel de tesorería según las indicaciones del

Fecha: Autor: Página:

1.2. Seguimiento individual de modificaciones a cuenta de mayor.

Complete los siguientes datos:

(1) Número de Cuenta de mayor y (2) Sociedad.

Fecha: Autor: Página:

Luego presione ENTER. A continuación se presentarán los cambios realizados en la cuenta de

Puede ver un cambio específico dando doble click a la fila correspondiente:

1.3. Bloqueo de Cuenta de Mayor.

Fecha: Autor: Página:

Complete los siguientes datos:

Campo Descripción Obli -> Opc

Cta. mayor Código de la cuenta mayor Obligatorio

Sociedad Clave de la sociedad financiera Obligatorio

Luego presione el botón .

Fecha: Autor: Página:

Bloqueada Activar este indicador si desea bloquear las contabilizaciones en la cuenta

Bloqueada para Activa este indicador si desea bloquear la planificación de la cuenta de