Evidencia 6: “Identificar los sistemas de información en una empresa”

Integrante:
Joan Carlos Márquez Alarcón
Dayana Esther Mira Bru
Brayan Mesa Blanco

Docentes:

Edgar Hernando Santana

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Servicios Financieros

Distribución física internacional

Barranquilla, mayo de 2021.

 Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de acuerdo con

las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han presentado en el
país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos y productos que se producen
al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de sus productos
y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en el mercado que hoy en día
es tan exigente, además es importante tener en cuenta que los tiempos de entrega cada vez deben
estar más alineados con las necesidades de los clientes, los costos de transporte deben reducirse y
los sistemas de información deben brindar una amplia gama de opciones que le permita a la
empresa conocer detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes
acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo del estado de
cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas, programación de recolecciones,
entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros.

De acuerdo a lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de distribución física
(página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener acceso a dicha información,
si no puede acceder a ninguna, busque en internet la empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que conforman
los sistemas de información de la empresa seleccionada.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los sistemas de
información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan actualmente?

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo hacen en
la actualidad?
 ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y rotación de
inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información desde su inicio
hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos cambios, para ello utilice el
siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar entradas de
información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los pantallazos de mínimo
seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve cada una.

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

 ¿Para qué sirve?

 ¿Cómo se utiliza?

 ¿Quién puede acceder?

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

8. Busque información de la herramienta extranet:

 ¿Para qué sirve?

 ¿Cómo se utiliza?

 ¿Quién puede acceder?

 ¿Tiene algún costo?

 ¿Qué información se puede encontrar?

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de información
de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?

 ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de ellas de acuerdo
a la clasificación en la cadena logística y justifique su respuesta.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé respuesta a los
siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos? Justifique
su respuesta.

11. Desarrolle el informe con la herramienta ofimática de su preferencia y envíe el archivo al

instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje.
 DESARROLLO

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de distribución
física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener acceso a dicha
información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la empresa que va a ser
objeto de estudio.

R/

La empresa seleccionada es ENVIA COLVANES SAS, más conocida en el mercado como ENVÍA.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

R/

Los sistemas de información de la empresa son diversos y con diferentes enfoques, tales como:

 Recolección de información personal relacionada con los Clientes y/o titulares de la

información con fines de la prestación del servicio de Mensajería o alguno otro servicio
contratado.
 Operaciones de transporte terrestre automotor de carga por carretera.
 Promoción de Servicios.
 Atención de PQRS.
 Consulta en centrales de riesgo, de información, y contacto, únicamente si éstos deciden
voluntariamente registrar o suministrar la información y dan su autorización.
 Programas de Fidelización como envía y gana, u otro en el futuro.
 Envío de información de nuevos productos, campañas comerciales, fechas especiales para
nuestros clientes o usuarios, como para envía Colvanes S.A.S.
 Información sobre eventos organizados por envía Colvanes S.A.S., publicaciones realizadas
y dadas a conocer por los diferentes medios (correo electrónico, mensajes de texto, entre
otros).

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

R/
En marzo de 1996, una gran Compañía se gesta
para llegar más lejos, don Henry Cubides Olarte,
fundador de Coltanques, con el apoyo y liderazgo
del Gerente General Eduardo Giraldo Mejía, crean
la Compañía bajo el nombre de EN VIA.
Envía Colvanes S.A.S. se dedica a la prestación del
servicio de mensajería, transporte de carga y
mercancías, para la prestación de dicho servicio son
necesarios varios procesos que aseguran la entrega
https://envia.co/ al cliente en un plazo establecido.
En el año 2018, continuamos contando nuestra historia con gran pasión bajo una nuevo
Direccionamiento Estratégico orientado a convertirnos en la mejor Empresa del país que brinde
soluciones logísticas innovadoras. Para lograrlo, durante este año reestructuramos nuestras
Unidades de Negocio: Documentos, Paquetes y Mercancías, ofreciendo un Portafolio de Servicios
totalmente orientado a superar las expectativas de nuestros Clientes; aumentamos nuestra flota
vehicular e infraestructura a nivel nacional con más de 843 Puntos de Servicio y 20 Centros de
Operación Regional; implementamos el proceso de Facturación Electrónica, SIPLAFT, Habeas
Data y desarrollamos nuevas herramientas tecnológicas para nuestros Clientes.
En el año 2019, nos seguimos transformando digitalmente para brindar cada vez más un mejor
servicio, ampliando y mejorando los canales de comunicación con nuestros Colaboradores y
Clientes, renovando así nuestra página web www.envia.co la cual ahora brinda una mejor
experiencia al usuario que recurre a ella para cotizar de forma directa, fácil y rápida;  rastrear y
conocer en tiempo real el estado de sus envíos; solicitar de manera virtual sus recolecciones,
consultar sus puntos acumulados y catálogo del programa envía y gana, geolocalizar el Punto de
Servicio más cercano, entre otros.
Igualmente abrimos las redes sociales oficiales de envía: Facebook e Instagram (@envia.co),
YouTube (envía) y LinkedIn (envía Colvanes); aplicamos internamente un nuevo modelo de
actuación comercial y lanzamos el Servicio de Casillero Virtual www.enviabox.co "Más opciones,
mejores compras". 

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los sistemas
de información.

R/

4.1. ¿Cómo gestionaban al principio la información de rastreo de la mercancía, si no lo hacían ,

¿cómo lo hacen ahora?

4.2. ¿Qué servicios prestan hoy, gracias a la tecnologia, que antes no podían prestar?

4.3. ¿Qué sistemas usaban al comienzo para monitorear el parque automotor? y si no

usaban, ¿cómo lo hacen ahora?

4.4. ¿Qué soluciones han implementado para estar en contacto con sus clientes, en
comparación con el pasado?

4.5. ¿Qué tanto ha crecido la red logística de puntos de atención y medios de

comunicación, desde el comienzo?
5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información desde su
inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos cambios, para
ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

Los inicios la distribución Se uso la  La velocidad.

era solo terrestre tecnología para Menores
minimizar los
tiempos de
tiempos de
entrega, con el entrega.
transporte aéreo.  La seguridad.
El riesgo de
accidente
aéreo es
mínimo.
 Mayor facilidad
en los aviones
de carga.
 Agilidad
administrativa.
 Puede evitar
Los inicios desde el año Desde mediados viajes a la
1996 hasta mediado de la de la primera
oficina
primera decada de los 2000, decada de los
la atención al cliente se 2000 y la presencial. Eso
daba por counter presencial consolidación de le permite
y solo se maneja una la internet todas ahorrar tiempo
intranet dentro de las las áreas de la y dinero.
sucursales. economia,  Puede hacer la
pasamos a solicitud
manejar la
extranet, cuando le sea
interconectar los más
centros de conveniente -
distribución y No es
tener un contacto necesario
con el cliente a completar la
través de la web.
solicitud el
mismo día.
 Tendrá la
oportunidad
para corregir
 los errores.
Antes de
finalizar la
solicitud,
tendrá la
opción de
adicionar
nuevas
solicitudes.
 Conexión
cliente,
distribuidor,
empresa.

Atención presencial Call center  Ahorro de

tiempo. Facilita
al cliente evitar
largas filas y
puede recibir
todo el paquete
de servicios y
asesorías en
tiempo real.
 Mejora de la
calidad del
servicio. Si
tenemos en
cuenta que las
empresas que
ofrecen estos
servicios están
formadas por
profesionales
formados en
atención al
cliente.
 Mejora de la
atención
telefónica. Ésta
es, quizás, una de
 las ventajas de
contratar un call
center más obvia
y es que al
mejorar la calidad
de las llamadas,
también mejora el
servicio de
atención al
cliente.
 Amplitud del
horario de
atención
telefónica. Norm
almente, las
empresas de call
center suelen
ofrecer un
servicio las 24
horas del día, los
365 días al año.

Las ventas de bienes y Las ventas se 1. Toma de decisiones a

servicios se daban desde un
counter
hacen , hoy dia través de Big Data. 2.
desde la internet, Valoración de la
desde la
factibilidad de los
comodidad de tu
hogar o desde negocios a través de
cualquier lugar inteligencia artificial
del mundo a para inferir ciertos
través de los patrones. 3. Desarrollos
dispositivos tecnológicos
movil y la vanguardistas con
facilidad de la innovaciones que
bancarización
generan valor agregado.
ante el
ecommerce. 4. Tecnologías que se
adaptan perfectamente
al ámbito laboral
mediante el uso de
ciertos algoritmos
inteligentes. 5.
 Tecnología
transformadora con
procesadores de
lenguaje natural que
brinda información
ilimitada. 6. Permite
rastreo de pedidos. 7.
Promueve la
bancarización. 8.
Internacionalización.

 Garantizamos
Se realizan
Solo se realizaban solicitud solicitudes desde a los clientes
y servicio desde la web de plataformas las mejores
la empresa intermediarias, tarifas
que conectan
automáticamente logísticas y
con un grupo de opciones para
prestadores de enviar sus
servicios con la
misma oferta. La paquetes.
conexión puede Realizamos
darse desde una
cualquier
dispositivo con integración
acceso a internet masiva con las
y desde mejores y
cualquier
lenguaje de reconocidas
programación. empresas de
logística en
Colombia.
  Con este
servicio puedes
proporcionarle
entregas el
mismo día con
alianzas con
por ejemplo
Picap; pueden
entregar sus
paquetes en
bicicleta, moto
o camioneta,
garantizándote
la forma más
rápida posible
de entregar tus
paquetes
dentro de
Colombia.
 OES siempre se
ha centrado en
la confianza
con sus
clientes para
brindarles
servicios y las
mejores
soluciones.

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar entradas de
información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los pantallazos de mínimo
seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve cada una.

https://envia.co/
 En esta dirección con el número de guía suministrado por la empresa en proceso de envío, podemos
acceder a la ruta y ubicación en tiempo real de lo que hemos enviado.

https://envia.co/contacto
En esta dirección depositamos nuestra información y usamos la que ellos nos suministran para
comunicarnos y recibir la información que necesitamos de sus servicios para acceder a ellos.

https://envia.co/servicios#paquetes-aereos
En esta dirección podemos cotizar y conocer el valor que tiene el servicio de envío de paquetes vía
aérea y terrestre.

https://enviabox.co/Home/Crear_Casillero
En esta dirección vamos a suministrar nuestros datos para crear un espacio especial en el portal
envía box donde traen envíos directamente desde estados unidos hasta la puerta de nuestra casa.
https://envia.co/recoleccion
En esta dirección vamos a suministrar nuestros datos para que la empresa nos contacte y nos brinde
el servicio de recolección del envío en el punto de partida y lo entregue en el destino proporcionado.

https://envia.co/servicios#empresarial

En esta dirección depositamos los datos para obtener la atención de envía y acceder al servicio de
transporte y mensajería para empresas, donde envía cubre sus necesidades de radicación,
administración, transporte y distribución interna y externa de los envíos tanto generados como
recibidos, incluyendo la realización de todo tipo de diligencias administrativas de acuerdo a las
necesidades del Cliente y utilizando la más avanzada tecnología. 
1. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

7. Intranet:

Son redes privadas creadas por empresas utilizando los estándares de las redes de internet y la
tecnología web, que permite tener acceso a toda la información al interior de la empresa.

¿Para qué sirve?

Los empleados usan principalmente intranets para buscar información, comunicarse en una
organización y administrar flujos de trabajo. Un ejemplo de una intranet es un sitio web que es
utilizado exclusivamente por una compañía aérea para entregar actualizaciones e información a su
fuerza de trabajo.

¿Cómo se utiliza?
Uno de los usos más comunes de una intranet de empresa es la gestión de contenido. Una intranet le
da un lugar para almacenar y compartir documentos de la empresa en una ubicación fácil de usar y
fácil de buscar. ... Una intranet de empresa también le permite documentar conocimientos en forma
de artículos wiki.
¿Quién puede acceder?
Una intranet es una red privada a la que solo pueden acceder los usuarios autorizados. Las intranets
locales son generalmente las más seguras, ya que solo se puede acceder a ellas desde dentro de la
red. ... Para acceder una intranet a través de una red de área amplia (WAN), usted necesita
típicamente ingresar las credenciales de inicio de sesión.
¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?
Hay aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a
los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la
información corporativa financiera, son muy populares. La mayoría del software que se utiliza en
las Intranets es estándar: software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores
Explorer para Web de Microsoft. Y los programas personalizados se construyen frecuentemente
usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.
Un servidor de Intranet debe actualizarse constantemente. Recordemos que la información dentro
de la organización es dinámica y está en constante cambio. Para lograr el éxito en el desarrollo del
proyecto se requiere un alto compromiso de las áreas fuente del contenido, así mismo, no puede
dejarse pasar por alto el manejo del cambio cultural que esto conlleva para que la utilización sea la
adecuada.
La actualización de la información será responsabilidad del departamento de sistemas de la
empresa. El contenido de la información será responsabilidad de cada área.

8. extranet

 ¿Para qué sirve?

Con la implantación de una extranet en una empresa privada, en una organización, en una
universidad o en una asociación, se construye una red integral de información que puede integrarse
en los procesos corporativos de diversas formas:

Tráfico de datos: una extranet facilita el intercambio electrónico de datos, a menudo referido como
EDI por las siglas en inglés de Electronic Data Interchange, en los documentos (formularios de
pedido, albaranes de entrega) que se envían los socios comerciales. Con esto, los datos pueden
compartirse más allá de los límites de la empresa y procesarse sin necesidad de editarlos
manualmente. De este modo, los datos pueden enviarse sin depender de sistemas de gestión de
mercancías.

Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden actualizarse con rapidez y ponerse a
disposición de los usuarios autorizados, lo que garantiza la actualidad y la transparencia del
procesamiento de los datos.

Cooperación: una extranet facilita el uso común de aplicaciones de software y con ello la
colaboración con otras empresas.

Comunicación de información: de esta forma pueden anunciarse novedades de interés para ciertos
usuarios.

Gestión del conocimiento: los socios pueden compartir el uso de programas de formación o
desarrollar aplicaciones en común.
Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el intercambio con el exterior,
como serían un buscador, un directorio de personal o un servicio de mensajería, aunque también
cabría pensar en funciones interactivas como las encuestas o las votaciones.
Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden actualizarse con rapidez y ponerse a
disposición de los usuarios autorizados, lo que garantiza la actualidad y la transparencia del
procesamiento de los datos.

 ¿Cómo se utiliza?

Desde el punto de vista técnico, extranet e Internet comparten configuración: la comunicación tiene
lugar en ambas redes gracias a un conjunto de alrededor de 500 protocolos de red que determinan
en base a qué reglas y en qué formato se produce la comunicación. El protocolo de Internet, IP, y el
de control de la transmisión o TCP constituyen el fundamento del intercambio de datos.

Las empresas pueden optar por varias formas de implantar una extranet: podría ser una red
totalmente autónoma solo accesible por medio de una línea telefónica separada o estar conectada a
Internet por medio de mecanismos de protección.

 ¿Quién puede acceder?

La extranet suele tener un acceso semiprivado. Para acceder a la extranet de una empresa no
necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero sí tener un vínculo con la
entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda
acceder cualquier persona.

 ¿Tiene algún costo?

Si, el mantenimiento de las plataformas y uso de cierto software hacen que la extranet genere
ciertos costos por su uso lo que le genera una desventaja.

 ¿Qué información se puede encontrar?

Portales corporativos: este tipo de portales reúne todas las aplicaciones en una única interfaz de
usuario. Esto resulta una gran ventaja sobre todo cuando han de integrarse muchas aplicaciones de
extranet diferentes, porque se evita así que el usuario tenga que cambiar entre diferentes modos de
manejo y autenticarse varias veces, como ocurriría si tuviera que usar varias aplicaciones diferentes.

Portales para procesos: este tipo de portales orientados a los procesos comerciales más habituales
están pensados para llevar a cabo pedidos, cálculos de costes, etc., y pueden, pero no deben,
integrarse en el portal corporativo (pueden también utilizarse como aplicación independiente).

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de

información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?
Internet: La comunicación se realiza de forma instantánea. Se define como un red de redes que
permite el intercambio de información de forma pública. Podemos acceder de forma ilimitada a
páginas web, redes sociales, foros, etc. También podemos acceder a hostings o servicios que
proveen a los usuarios espacio para almacenar información, imágenes, vídeos u otros.

Intranet: A diferencia de Internet, se trata de una red privada. Se trata de una herramienta de
gestión muy útil para sus usuarios, permite la difusión de información y la colaboración entre los
mismos. Por motivos de seguridad, su acceso suele estar restringido a los miembros que forman
parte de la misma. Normalmente se implementa a través de una infraestructura de red local (LAN).

Extranet: Se trata de una red privada, que hace uso de protocolos de Internet (TCP/IP, HTTP, etc.)
para realizar las comunicaciones, su acceso también es restringido a los componentes de la misma.
Se puede entender como dos o más Intranets conectadas a través de Internet.

 ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de ellas de
acuerdo a la clasificación en la cadena logística y justifique su respuesta.

SAP ERP: Es mas un software que se utiliza básicamente para el manejo de almacenes pero
también ayuda a la base de datos de los proveedores así como también clientes, recursos humanos y
en general en la administración en general del almacén.

Supply Chain Management (SCM): Aparte de la gestión de almacen la cadena de suminstros

forma una parte fundamental en envía por eso s eimplenta también este tipo de software que sobre
todo ofrece costes generales de la cadena de suminstros.

Beetrack: En el 2009 se asumió el manejo de Beetrack por ser un software robusto y completo el
cual se precisa para implementar la información que ya se tenía con anterioridad su uso esta
encargado específicamente de:

 Monitorización en tiempo real de los transportistas durante las entregas.

 Planificación de rutas de distribución logística y control de flotas.
 Gestión de despachos y de data sobre las pedidos.
 Comunicación directa tanto con los transportistas como con los clientes.
 Evaluación de la experiencia de los clientes con indicadores de satisfacción NPS y
CSAT.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

El método justo a tiempo es de gran importancia para todas las empresas del mundo se ha
convertido en una ventaja competitiva, reduciendo costos, generando que los materiales lleguen
justo a tiempo para su producción así mismo que el producto o servicio llegue al cliente. Aplicar el
método justo a tiempo da lugar a que la empresa sea eficiente en sus operaciones, este método no es
simplemente una función sino es una verdadera filosofía gerencial que ayuda a mejorar las
actividades dentro y fuera de la empresa. Es importante mencionar que utilizando este método se
logra que la empresa mejore el servicio al cliente, donde el cliente estará satisfecho con la calidad
del producto o servicio que recibe esto conlleva a un incremento en las ventas dando lugar a un
mayor ingreso y obteniendo más rentabilidad
Las empresas deben aplicar este método del justo a tiempo para reducir los desperdicios generando
una mayor producción de solo lo necesario además de aumentar las ventas satisfaciendo las
necesidades de los clientes.
El personal debe estar capacitado para que conozcan los fundamentos básicos de las técnicas de
producción y la implementación de métodos que ayuden a crear un ambiente interdisciplinario.

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos?

Justifique su respuesta.

Envía ha sido empresa pionera en el ámbito logístico en Colombia y siempre ha buscado su mejor
continua incluyen el “JUST IN TIME” del cual no solo depende su prestigio como empresa si no el
valor agregado de operatividad siendo esta implementación fundamental ejemplo de ello es el
servicio Premium o línea express en donde centran sus esfuerzos por dar un servicio de entrega
inmediata con una rata de tiempo no mayor a las 24 horas.

Bibliografía

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%20gran%20importancia%20para,o%20servicio%20llegue%20al%20cliente.
