Evidencia 6: “Identificar los sistemas de información en una empresa”

Integrante:
Joan Carlos Márquez Alarcón
Dayana Esther Mira Bru
Brayan Mesa Blanco

Docentes:

Edgar Hernando Santana

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Servicios Financieros

Distribución física internacional

Barranquilla, mayo de 2021.

 Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de acuerdo con

las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han presentado en el
país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos y productos que se producen
al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de sus productos
y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en el mercado que hoy en día
es tan exigente, además es importante tener en cuenta que los tiempos de entrega cada vez deben
estar más alineados con las necesidades de los clientes, los costos de transporte deben reducirse y
los sistemas de información deben brindar una amplia gama de opciones que le permita a la
empresa conocer detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes
acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo del estado de
cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas, programación de recolecciones,
entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros.

De acuerdo a lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de distribución física
(página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener acceso a dicha información,
si no puede acceder a ninguna, busque en internet la empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que conforman
los sistemas de información de la empresa seleccionada.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los sistemas de
información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan actualmente?

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo hacen en
la actualidad?
 ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y rotación de
inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información desde su inicio
hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos cambios, para ello utilice el
siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar entradas de
información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los pantallazos de mínimo
seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve cada una.

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

 ¿Para qué sirve?

 ¿Cómo se utiliza?

 ¿Quién puede acceder?

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

8. Busque información de la herramienta extranet:

 ¿Para qué sirve?

 ¿Cómo se utiliza?

 ¿Quién puede acceder?

 ¿Tiene algún costo?

 ¿Qué información se puede encontrar?

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de información
de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?

 ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de ellas de acuerdo
a la clasificación en la cadena logística y justifique su respuesta.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé respuesta a los
siguientes interrogantes.

 ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

 ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos? Justifique
su respuesta.

11. Desarrolle el informe con la herramienta ofimática de su preferencia y envíe el archivo al

instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje.
 DESARROLLO

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de distribución
física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener acceso a dicha
información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la empresa que va a ser
objeto de estudio.

R/

La empresa seleccionada es ENVIA COLVANES SAS, más conocida en el mercado como ENVÍA.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

R/

Los sistemas de información de la empresa son diversos y con diferentes enfoques, tales como:

 Recolección de información personal relacionada con los Clientes y/o titulares de la

información con fines de la prestación del servicio de Mensajería o alguno otro servicio
contratado.
 Operaciones de transporte terrestre automotor de carga por carretera.
 Promoción de Servicios.
 Atención de PQRS.
 Consulta en centrales de riesgo, de información, y contacto, únicamente si éstos deciden
voluntariamente registrar o suministrar la información y dan su autorización.
 Programas de Fidelización como envía y gana, u otro en el futuro.
 Envío de información de nuevos productos, campañas comerciales, fechas especiales para
nuestros clientes o usuarios, como para envía Colvanes S.A.S.
 Información sobre eventos organizados por envía Colvanes S.A.S., publicaciones realizadas
y dadas a conocer por los diferentes medios (correo electrónico, mensajes de texto, entre
otros).

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

R/
En marzo de 1996, una gran Compañía se gesta
para llegar más lejos, don Henry Cubides Olarte,
fundador de Coltanques, con el apoyo y liderazgo
del Gerente General Eduardo Giraldo Mejía, crean
la Compañía bajo el nombre de EN VIA.
Envía Colvanes S.A.S. se dedica a la prestación del
servicio de mensajería, transporte de carga y
mercancías, para la prestación de dicho servicio son
necesarios varios procesos que aseguran la entrega
https://envia.co/ al cliente en un plazo establecido.
En el año 2018, continuamos contando nuestra historia con gran pasión bajo una nuevo
Direccionamiento Estratégico orientado a convertirnos en la mejor Empresa del país que brinde
soluciones logísticas innovadoras. Para lograrlo, durante este año reestructuramos nuestras
Unidades de Negocio: Documentos, Paquetes y Mercancías, ofreciendo un Portafolio de Servicios
totalmente orientado a superar las expectativas de nuestros Clientes; aumentamos nuestra flota
vehicular e infraestructura a nivel nacional con más de 843 Puntos de Servicio y 20 Centros de
Operación Regional; implementamos el proceso de Facturación Electrónica, SIPLAFT, Habeas
Data y desarrollamos nuevas herramientas tecnológicas para nuestros Clientes.
En el año 2019, nos seguimos transformando digitalmente para brindar cada vez más un mejor
servicio, ampliando y mejorando los canales de comunicación con nuestros Colaboradores y
Clientes, renovando así nuestra página web www.envia.co la cual ahora brinda una mejor
experiencia al usuario que recurre a ella para cotizar de forma directa, fácil y rápida;  rastrear y
conocer en tiempo real el estado de sus envíos; solicitar de manera virtual sus recolecciones,
consultar sus puntos acumulados y catálogo del programa envía y gana, geolocalizar el Punto de
Servicio más cercano, entre otros.
Igualmente abrimos las redes sociales oficiales de envía: Facebook e Instagram (@envia.co),
YouTube (envía) y LinkedIn (envía Colvanes); aplicamos internamente un nuevo modelo de
actuación comercial y lanzamos el Servicio de Casillero Virtual www.enviabox.co "Más opciones,
mejores compras". 

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los sistemas
de información.

R/

4.1. ¿Cómo gestionaban al principio la información de rastreo de la mercancía, si no lo hacían ,

¿cómo lo hacen ahora?

4.2. ¿Qué servicios prestan hoy, gracias a la tecnologia, que antes no podían prestar?

4.3. ¿Qué sistemas usaban al comienzo para monitorear el parque automotor? y si no

usaban, ¿cómo lo hacen ahora?

4.4. ¿Qué soluciones han implementado para estar en contacto con sus clientes, en
comparación con el pasado?

4.5. ¿Qué tanto ha crecido la red logística de puntos de atención y medios de

comunicación, desde el comienzo?
Bibliografía

 https://envia.co/
 http://200.69.100.66/intranet/
(S(i4cl0v55sgbcksurs54ulv45))/Documentos/KitVendedor/6.%20PRESENTACION
%20CORPORATIVA.pdf
 “Análisis de la planificación operativa en el proceso de cargue y descargue de mercancía en
COLVANES S.A.S. 2019”. Seminario de profundización: sistemas de gestión integrados
hseq ntc iso 9001:2015, ntc iso 14001:2015 y ntc iso 45001:2018. Universidad Cooperativa
de Colombia.