1.

PUESTO DE TRABAJO
Para entender el concepto de puesto de trabajo,
en principio, analizaremos que, con este término,
suele referirse al “espacio” o lugar que
un trabajador ocupa en una empresa. “Hay tres
vacantes para diferentes puestos de trabajo”,
podría leerse en un aviso clasificado en un
periódico. Eso, quiere decir que hay tres “lugares”
vacíos dentro de la empresa que ofrece el trabajo
y que se necesitan entonces, tres personas que los
ocupen.

Pero, el término puesto de trabajo también refiere al rol

específico que una persona ocupa dentro de la empresa. Si bien dos personas pueden tener un puesto de trabajo
dentro de una misma empresa, una de ellas puede desempeñar sus tareas en el área de embalaje, y la otra persona
puede hacerlo en el área de atención al cliente. Son dos
“espacios” o “lugares” dentro de determinada empresa, pero
cada una de estas personas que hemos tomado para el ejemplo,
realiza tareas diferentes, puede que sus salarios sean distintos
entre sí, tienen diferentes responsabilidades una de otra, y
quizás incluso distintos horarios de trabajo.

Dentro de una empresa determinada, y acorde a su puesto de

trabajo, el empleado puede recibir periódicamente capacitación
específica de acuerdo a las tareas y actividades que realiza,
puede obtener premios o incentivos por logros, además de gozar
de los derechos laborales como días de descanso semanales,
vacaciones pagas, licencias por paternidad/maternidad o
muertes, etc. Asimismo, desde la empresa se espera que el
empleado cumpla con sus tareas y actividades otorgadas, en pos
de los objetivos comunes que se ha planteado la empresa.

COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO

1. Código
2. Nombre del puesto de trabajo
3. Ubicación: sección, departamento y
división a que pertenece el puesto
4. Jerarquía: A quien reporta y quien le
reporta
5. Personas a puesto
6. Relaciones con otros puestos
(comunicación)
7. Fecha de actualización
8. Caracterización especiales: régimen
especial de pagos, horarios especiales
9. Disponibilidad para viajes, si
pertenece a comités, ect.
RELACIÓN ENTRE LOS DIFERENTES COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO

a) Micro movimiento: es la unidad más simple de trabajo, es algo mínimo que hace el individuo.
b) Elementos: es la agrupación de varios micros movimientos.
c) Tareas: conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo, hace referencia a
cargos simples y rutinarios.
d) Funciones: es el conjunto de tareas o atribuciones que la persona que ocupa un cargo realiza en
forma sistemática y reiterada, o cuando un individuo desempeña una función transitoria o
definitiva.
e) Cargo: es el conjunto de tareas con una posición definida dentro de una estructura organizacional.

 Nivel jerárquico
 Área o departamento en el que se localiza el cargo
 Superior jerárquico (ante quien responde)
 Subordinados sobre quien ejerce autoridad

f) Puesto de trabajo: es la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades

principales o significativas
g) Ocupación: agrupación o clases de puestos de trabajo
h) Responsabilidades: todo puesto de trabajo se valora por el nivel de responsabilidades que
demanda del trabajador. Esta abarca tanto la responsabilidad individual como en equipos. Las
tareas y las funciones van ligadas a las responsabilidades, estas a su vez, al cargo.

2. UTILES, ELEMENTOS Y MOBILIARIO.

2.1 ELEMENTOS DE OFICINA

Son aquellos que facilitan el trabajo y se pueden clasificar en

devolutivos y de consumo.

DEVOLUTIVOS: son los que se utilizan y se devuelven a la

empresa ya que figuran en el inventario por el cual responde
el oficinista. Se deben usar con cuidado para que no se dañen,
se deben preservar del sol, humedad y polvo.

DE CONSUMO. Son aquellos que se utilizan y no se devuelven

a la empresa; debemos tener en cuenta cosas como: pedir la
cantidad exacta o necesaria de estos.

Útiles y elementos de oficina

Almohadilla para sellos Clips jumbo Marcador permanente punta fina
Archivadores A- Z Tamaño carta Clips mariposa grande Resaltador grueso
Archivadores A- Z Tamaño oficio Papel contact transparente Resma de papel tamaño carta
Bandas de caucho Corrector liquido en forma de lápiz Resma de papel tamaño oficio
Bisturí retráctil y reemplazable Esfero negro tinta seca Pegante barra
Borrador de Nata Fechador Pegante Liquido
Borrador para tablero Gafas protectoras plásticas Perforadora
Calculadora básica Gancho cobrizo tamaño estándar para Taco pequeño de notas
ARCHIVADOR FUELLE PLÁSTICO cosedora autoadhesivas
Caja de archivo No. 12 Gancho legajador 100% plástico. Regla metálica
Caja de archivo x 100 Ganchos manecilla 0.75" (gancho lotero) Repuesto de cuchillas para bisturí
Caja de archivo x300 Ganchos manecilla 1" (gancho lotero) estándar
Carpeta libre de acido
CD RW Virgen
Cera humedecedora dactilar
Chinche plastificado
Cinta mágica
Cinta para embalar
Cinta pegante transparente
Cinta rotuladora
Clips estándar
Grapadora de escritorio Sacaganchos
Hullero dactilar Sobre blanco carta
Cosedora semi-industrial Sobre blanco oficio
Guante de vinilo talla M Sobre de manila carta
Lápiz negro HB o B #2 Sobre de manila oficio
Marcador borrable Sobre media carta con ventanilla
Numerador automático Tajalápiz metálico estándar
Tablero vitrificado Tapabocas desechables
Marcado permanente grueso Tijeras punta roma

2.2.MOBILIARIO Y EQUIPOS DE OFICINA

2.2.1 MOBILIARIO

El mobiliario es el conjunto de muebles que permiten

organizar una oficina de manera que se mantenga la
Comodidad y la funcionalidad para desarrollar las
actividades en el lugar de trabajo de manera óptima.

Las tendencias en el equipamiento de los puestos de

trabajo están orientadas hacia los sistemas modulares
porque la disposición de éstos permite satisfacer
necesidades de los usuarios en función de la
personalización de los espacios, manteniendo la armonía
del ambiente.

Junto con el anterior criterio también debe tomarse en

cuenta que los costos de los inmuebles son cada vez más
elevados y que las empresas crecen de manera acelerada
tanto en personal como en necesidades de espacio. Por
tal razón se imponen soluciones prácticas y económicas
para aprovechar al máximo los metros cuadrados
disponibles.
Decir los componentes básicos de una oficina es casi
imposible, porque siempre va a depender de su planta
física, su personal y de los servicios que ofrezca, pero
podemos hacer una breve lista de los más esenciales:

• Escritorios
• Sillas: ergonómicas, fijas, rotatorias, con apoyador de brazos
• Archivadores de diversos tipos: verticales, horizontales, de cuatro gavetas, fijos y rodantes
• Mesas de trabajo o reuniones
• Mesas para equipos que requieran un soporte físico especial como por ejemplo las: computadoras.
• Armarios de oficina
• Estaciones de trabajo
• Pizarras acrílicas o convencionales
• Carteleras
• Aire acondicionado o ventiladores
2.2.2 EQUIPOS

Entre los recursos más empleados para la realización de las

tareas están: el teléfono, el telefax, la fotocopiadora,
máquina de escribir, las calculadoras y las computadoras.
Siendo estás últimas las que juegan el papel central dentro
de las organizaciones de hoy en día. Veamos cada uno de
ellos en detalle:

El Teléfono

Actualmente se utilizan en todas las organizaciones

públicas o privadas a través de las centrales telefónicas,
estos son dispositivos que tienen la capacidad de recibir y
enviar múltiples llamadas telefónicas. La persona que
maneja este aparato debe ser la centralista o
recepcionista.

El telefax: es un equipo que permite la reproducción de mensajes transmitidos por medio de la línea telefónica, es
más práctico y accesible a cualquier momento obteniéndose facsimiles o copia fiel de un escrito, dibujo, etc.

La fotocopiadora: es una máquina que permite reproducir copias fotostáticas de trabajos escritos, facturas, cheques,
cualquier tipo de documentos, mediante la exposición de las mismas ante una luz especial y la captación de la imagen
con un pigmento también especial (negro o color) sobre papel, cartulina o en láminas de acetato.

La máquina de escribir: es un equipo que nos permite escribir, con ayuda de un teclado de tipos
fijos. Hay máquinas de escribir manuales, eléctricas y electrónicas. Hoy en día las que tienen mayor uso son las
electrónicas, dentro de las llamadas procesadoras de palabras ya incorporadas a sistemas de computación. En la
actualidad es creciente el uso de las computadoras ha desplazado a las máquinas de escribir.

La calculadora: es una máquina mecánica o electrónica utilizada para obtener el resultado de cálculos aritméticos:
suma, resta multiplicación, división y porcentaje entre los principales. Con el avance de la tecnología y la disminución
del tamaño de estos dispositivos es mucha la gente que las lleva siempre consigo. Por lo general son utilizadas
cuando el cómputo necesario no es lo suficientemente complejo como para justificar la utilización de una
computadora.
Las calculadoras actuales usan alimentación eléctrica y son creadas por diversos fabricantes, en formas y tamaños
incontables. Nos limitaremos a describir solo dos tipos de la gran variedad existente en el mercado:

Calculadoras gráficos: son modernas calculadoras, como computadores de bolsillo especializados en matemáticas.

Calculadoras de Mesa: son calculadoras con funciones elementales, que apoyan el trabajo de cálculos simples en las
oficinas.

El computador: es una máquina que simula los procesos mentales humanos. Se le suministran datos en programas o
paquetes los cuales son almacenados, procesados y transformados con el fin de obtener un resultado que es la
información procesada. Tiene la ventaja de almacenarlo a una mayor velocidad de almacenamiento.

La impresora: Una impresora es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de
textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos,
normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser. Muchas impresoras son
usadas como periféricos, y están permanentemente unidas a la computadora por un cable. Otras impresoras,
llamadas impresoras de red, tienen un interfaz de red interno (típicamente wireless o Ethernet), y que puede servir
 como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.
Además, muchas impresoras modernas permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicos como
las Memory Sticks o las memory cards, o aparatos de captura de imagen como cámaras digitales y escáneres.
También existen aparatos multifunción que constan de impresora, escáner o máquinas de fax en un solo aparato.
Una impresora combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una fotocopiadora.

El escáner: Periférico que permite transferir una imagen desde un papel o superficie y transformarlos en gráficos
digital (proceso también llamado digitalización). Existen actualmente escáneres que capturan objetos en tres
dimensiones. Suelen utilizar un haz de luz o láser para realizar el proceso.

Los escáneres no distinguen el texto de los gráficos, por lo tanto, debe existir un procesamiento de la imagen
escaneada para generar texto editable. Este proceso es llamado OCR, y existen múltiples aplicaciones para tal fin.

La mayoría de los escáneres emplean matrices CCD para capturar las imágenes del exterior. Los CCD consisten en
líneas de pequeños receptores de luz, que son los que captan la intensidad y frecuencia de los colores en la imagen
que se escanea. La calidad del CCD es uno de los factores más importantes en la calidad de la imagen escaneada. La
resolución de los escáneres se mide en DPI.

Actualmente los escáneres vienen junto con las impresoras, estos dispositivos son llamados impresoras multifunción.

Destructor de papel: Una destructora de papel, destructora de documentos o trituradora de papel es un dispositivo

utilizado para cortar el papel en fragmentos, generalmente tiras o partículas pequeñas. El uso principal de
una destructora de papel es destruir documentos confidenciales que contengan información sensible como facturas,
documentos fiscales, historias clínicas o estados de cuentas bancarias, resultando muy útil a gobiernos, empresas y
particulares para evitar fraudes o robos de identidad.

 Corte en tiras: este tipo de destructora de papel corta el papel en tiras delgadas utilizando cuchillas rotativas.
Alcanza un nivel de seguridad 3, suficiente para documentos confidenciales y datos personales pero susceptibles de
ser recuperado. Los residuos generados ocupan un volumen importante.
 Corte en partículas (también llamado corte cruzado, corte en confetti o microcorte): esta clase de destructora
de papel emplea cuchillas de contra-rotación para cortar el papel en pequeñas partículas con forma cuadrada,
circular, rectangular o de diamante. Con este tipo de destructora de papel se alcanza el mayor nivel de seguridad,
ocupando además el papel destruido un volumen menor.

3. HERRAMIENTAS MANUALES Y AUTOMATIZADAS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Sello radicador: Los sellos son importantes accesorios en oficinas

públicas y privadas donde haya documentos que tengan que
marcarse frecuentemente. En los correos han servido, desde el
inicio del uso de estampillas (o matasellos), para inutilizar la
estampa.
 Numerador automático: Tipo de sello en el que es posible, a través de motivos
móviles, efectuar la numeración secuencial, en la que luego de cada marcación los
motivos se mueven automáticamente al número siguiente, lo que facilita la
continuidad del trabajo hasta el final.

Los numeradores automáticos pueden usarse para la identificación o numeración

automática de documentos y ofrecen múltiples funciones. A elección pueden
adquirirse con marcos metálicos o de plástico.

Sello fechador: especie de sello con motivos móviles que permite alterar
manualmente la fecha a ser marcada en el papel. Estampilla o sello con que se
imprime la fecha en documentos. 

Almohadilla para sellos: elemento diseñado con una cubierta

sólida y una base suave en fibra de bayetilla a la cual se le
aplica la tinta para que pueda ser utilizada por los diferentes
sellos.

IMPRESORA MATRIX DE PUNTOS PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un dispositivo electromecánico, que en su tecnología más básica, fue

creado en 1953; tiene la función de recibir información digital procedente
de la computadora, para por medio de unas agujas sobre una cinta
entintada,  plasmar la información en un medio físico. Generalmente
utilizan una cinta con un solo color.
Compitieron en el mercado contra las impresoras de margarita y las
reemplazaron.
Estas impresoras se siguen comercializando a muy baja escala con un
precio muy superior a otras tecnologías, también  la impresión de Tickets,
siendo estas últimas las que compiten directamente contra
las impresoras térmicas.
Funcionan por medio de impacto e imprimen básicamente en un solo color. Cuentan internamente con   chips y
circuitos electrónicos que reciben órdenes de la computadora y almacenan los datos para imprimirlos:
 La impresora recibe desde la computadora, las órdenes y los datos de lo que va a imprimir.
 La impresora almacena los datos recibidos en una memoria RAM interna también llamada buffer.
 Un mecanismo electromecánico acomoda la hoja acorde a las especificaciones que envía la computadora.
 Una cabeza de impresión que contiene pequeñas puntillas (existen con 9, 18 y 24 puntillas, a mayor cantidad
de ellas, mayor nitidez); estas se van activando de adentro hacia afuera para formar el carácter y se golpean
contra una cinta entintada sobre la hoja.
 La hoja va avanzando por medio de un rodillo movido por un motor, conforme se termina de imprimir cada
renglón, se mueve para empezar el siguiente.
 La cabeza va avanzando conforme escribe y esto se repite hasta terminar los datos almacenados en la
memoria.

RELOJ ELECTRÓNICO PARA RADICACIÓN

Sistema diseñado para registrar y llevar detalladamente

todo lo pertinente con la radicación y recepción de
correspondencia, horarios de radicación, nombre de la
entidad de donde viene el documento, numero de
radicación con el cual se recibe el documento, nombre,
huella dactilar, datos personales y foto del mensajero,
empleado o persona quien lleva el documento cada una
de estas aplicaciones funciona bajo el reconocimiento
de huella dactilar, dando como única alternativa para la
activación y funcionamiento de la maquina el correcto
reconocimiento de la huella dactilar perteneciente a la
persona que va a radicar. Así mismo está diseñado para
llevar la hoja de vida de cada empleado autorizado para
el uso del reloj. 
Dando también como única opción para iniciar el
sistema el correcto reconocimiento de la huella dactilar
perteneciente al funcionario autorizado. El sistema
presenta indicadores mediante voz artificial.

https://docs.google.com/document/d/1PF3oz7uwMxMgJyLJQ3ZZF9E7qtMN_SjJfYPwq9bpnfw/edit?pli=1
http://paratebueno-cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/33666433376533313739346561636230/sistema-integrado-
de-conservacion-sic.pdf