UNIVERSIDAD POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES

  AUDITORIA OPERATIVA
I-2021

 
INTEGRANTES:
Andrea Xiomara Tello Solano Cod:
Diana Rojas Caicedo Cod:
Liliana Andrea Tole Ramírez Cod:
Juan Pablo Hernández Isaza Cod:
Ingrid Marcela Velasco Fontecha Cod:
Karen Ginneth Gómez Franco Cod:

 
 

 
Tutor: 

BOGOTÁ D.C. MARZO 2021

Capítulo 1: Generalidades de la organización:

1.1.1 Organización

Antecedentes de la empresa:

SOAIN SOFTWARE ASSOCIATES S.A.S es una empresa especializada en las últimas tendencias
tecnológicas, de origen español con presencia importante en Latinoamérica, con oficina en 10
países de la región. SOAINT aporta la visión y herramientas necesarias para la evaluación,
planificación, adecuación y despliegue de soluciones tecnologías emergentes que impulsen a
las organizaciones hacia la transformación digital y el cumplimiento de objetivos de negocio.

En Colombia, SOAINT es considerada como mediana empresa, con una trayectoria de 15 años
en el mercado, un portafolio de aproximadamente 100 clientes compuesto por compañías del
sector gobierno y privado en diferentes sectores de la economía; un equipo humano de 180
personas.

Cuenta con un capital autorizado de $1.200.000.000 y un capital suscrito de $849.176.000 su

representante legal es el señor Edwin Orlando Rozo Medellin, la actividad económica principal
CIIU: 8299 y actividad secundaria CIIU: 620.

Objeto social:

La importancia y exportación de tecnología, productos informáticos, software, hardware, y

soluciones informáticas, implementación de proyectos informáticos en las últimas tecnologías,
automatización de procesos,  empleando herramientas tecnológicas como: BPMS, RPA, BRMS
y Gestores de Casos, soluciones a medida que incluyen los procesos de venta, servicio de
atención al cliente omnicanal, análisis del comportamiento digital de los clientes y procesos
core de las empresas, arquitectura Empresarial orientada a resultados de negocio con un
enfoque no solo teórico sino también práctico bajo las necesidades del negocio hacia TI,
Soluciones de ciberseguridad que reducen el riesgo, previenen los fraudes electrónicos y
facilitan el cumplimiento de regulaciones gubernamentales e internacionales mediante una
plataforma flexible, extensible y de detención avanzada contra el fraude, gestión documental
es un conjunto de herramientas que facilitan la administración, operación y almacenamiento
en formato digital los documentos de una empresa. A través de éste se puede acceder
fácilmente y de forma inmediata en cualquier momento para revisar cualquier información.
Entorno:

De acuerdo a lo que se evidenció la empresa SOAIN SOFTWARE ASSOCIATES S.A.S se

encuentra bien posicionada en el mercado gracias a los programas innovadores además se
encuentra entre las mejores en su actividad de servicio de apoyo a las empresas n c p. Cuenta
con un patrimonio neto de 4.582.802.074 COP y en el ejercicio del año 2019 generó un rango
de ventas 'Entre 20.000.000.000 y 100.000.000.000 COP' obteniendo un resultado del ejercicio
'Menor de 1.000.000.000 COP', durante el 2020 la empresa participo en el programa de
innovación de la cámara de comercio, escenario que permitió afinar su sistema y ejecutar su
primer piloto de innovación, asociado al producto SOADOC- gestor documental entre sus
principales clientes se encuentran Banco Caja Social , Colpensiones , Comunicación Celular-
Claro, Invima, Universidad Cooperativa de Colombia entre otras.

Las principales empresas que tienen competencia con Soain Software Associates S A S del
sector Otras actividades de servicio de apoyo a las empresas n c p.

 Everis
 Vass
 Dacartec
 Stefanini
 sophos

De acuerdo con información de prensa (Revista semana feb 2021), 2020 fue el punto de
partida de la transformación digital en empresas, hogares y Gobiernos de todo el mundo.
Para el año que viene, más compañías en la nube, millones de datos y 5G marcarán la
pauta.

Colombia no escapó de esta realidad. Cientos de empresas y comercios en el país se dieron

a la tarea de digitalizar sus operaciones y tener presencia en línea para satisfacer las
necesidades de sus clientes y, sobre todo, para sobrevivir. Y la transformación no solo se
vivió en el sector empresarial. El sector salud, el académico y hasta el público
experimentaron grandes avances que optimizan sus procesos y que abrieron la puerta a un
sinnúmero de oportunidades.
Objetivos Estratégicos:

Rentabilidad: Optimizar gasto Financiero y Administrativo, Controlar EBIDTA, Mantener el CPI

de cada Proyectos dentro del límite aprobado en la venta, Gestionar Proveedores

CAPITAL de TRABAJO y NIVEL de ENDEUDAMIENTO: Medir y controlar el Capital de Trabajo,

Medir y controlar Liquidez, Medir y controlar Nivel de Endeudamiento

Ventas: Redefinir Estrategia Comercial, vincular nuevos clientes, Vinculación líderes de

Operaciones para la identificación de nuevas necesidades.

Satisfacción de Clientes: Monitoreo de la experiencia del cliente, Controles de Calidad durante

el ciclo del proyecto.

Gestión de operaciones: Mejorar de un modo constante, la eficacia en la ejecución de las

actividades de gestión de proyectos, procesos operativos de control interno teniendo como
pieza clave, equipos de trabajo de alto desempeño y evaluación periódica para determinar
puntos débiles y fallos, que nos permitan tener puntos de mejora en el servicio prestado al
cliente final tanto externo como interno.

Gestionar la Calidad: Adoptar el SGC, Consolidar la LEC, Incorporar buenas prácticas

Mapa de talentos: Implementación de las escuelas de formación virtual, Desarrollo de talentos

realizando un inventarios individual de los trabajadores: perfil, habilidades blandas, actitudes,
motivaciones intrínsecas.

Clima y cultura laboral: compromiso e identidad corporativa, Empoderamiento de la

autogestión bajo el modelo corporativo y remoto, Medición del calidad de vida.

Planes y programas de la empresa:

 Programa Descripción del Programa Área
La Productividad como Especialización del equipo Todas las áreas de la
acción enfocado a un esquema Empresa
organizativo eficiente.
La calidad como Día a Día Llevar a cabo el control y Todas las áreas de la
seguimiento de los procesos de Empresa
cada área.
Centro de Excelencia Formación por línea de Área de Operaciones
“Universidad SOAIN” especialización.

Sistemas de información:

Externa hacia sus clientes:

Interna hacia sus colaboradores:

Estructura

organizacional
El organigrama está encabezado por la Dirección General, en línea plana se encuentran todas
las Gerencias que son las áreas de autoridad máxima, de ellos dependen las decisiones
estratégicas, la mayor parte de su personal se centralizan en el personal de Apoyo quienes
realizan todas las actividades operativas.

(Figura No.1)

1.1.2 Procesos y mapa de procesos

 Procesos:

Macroproceso Proceso Riesgo del Proceso Forma como evalúan los

procesos
Innovación Portafolio de InnovaciónPoca o ninguna apropiación del Seguimiento permanente
proceso de innovación por parte de por parte del Líder de
los colaboradores. Innovación.
Comercial y Mercadeo Preventa Elaboración errada de la propuesta Validación por la
comercial Gerencia comercial.
Gestión Humana Reclutamiento y No cumplir con los candidatos a Validación permanente
Selección tiempo y sin ser los perfiles antes de cualquier
requeridos. vinculación.
Finanzas Pagos y tesorería No contar con el flujo de caja para
cumplir con las obligaciones
Mapa de procesos: