Proceso Contable – cierre mensual

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las
transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Atendiendo a las necesidades de la gerencia se genera cronograma para la entrega y manejo de la
información contable de la empresa Grupo Acuamatic S.A.S.
Validando el proceso interno de la empresa y teniendo en cuenta los usuarios de la información se
determinan las etapas requeridas y los tiempos necesarios para tener información financiera
oportuna:

1. Causaciones contables:

Tiempo: plazo máximo 4 día hábil del mes

Observación: Todos los recibos, facturas, cuentas de cobro y gastos deben haber sido ingresados
y revisados por la auxiliar contable. El área contable interna de la empresa solo podrá recibir
documentos soporte de gastos de los distintos usuarios hasta el primer día hábil del mes esto
incluye a todos los usuarios, técnicos, administrativos, terceros, etc.
Nota: Es importante aclarar que para que todos los documentos soporte sean deducibles para la
empresa deben cumplir los requisitos exigidos por la Dian, Revisar política recepción
documentos que amplía la información de cuáles son las especificaciones de los
documentos validos como deducibles para la Dian, en caso tal de no cumplirlos deben ser
autorizados por la gerencia para que sean un soporte contable valido, mas no deducible y respetar
las fechas de las facturas o documentos soportes se deben causar en los meses en que se
originan las transacciones.

Responsable: Auxiliar contable.

2. Legalización caja cierre de mes:

Tiempo: Plazo máximo primer día hábil del mes

Observación: Se deben tener todos los soportes de los pagos realizados por la caja. Y entregarse
a la auxiliar contable por parte de la Auxiliar Administrativa.

Responsable: Auxiliar administrativo.

3. Conciliación bancaria:

Tiempo: Plazo máximo sexto día hábil del mes

Observación: Para que este proceso se dé se deben descargar los movimientos del banco y estar
en un constante monitoreo de entradas y salidas del banco y hacer los registros simultáneamente
en el mes, es decir egresos y recibos de caja en tiempo real, se recomienda que por lo menos un
vez por semana se validen los movimiento bancarios vs contabilidad.
Responsable: Auxiliar contable.

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 4. Facturación:

Tiempo: último día del mes

Observación: Se debe procurar hacerlo en tiempo real, es decir se vende y/o se presta un servicio
y de una vez se realiza la factura, además es importante asociar en tiempo real las ordenes de
trabajo con las facturas que se emitan para evitar cambios de costos después de cierre.
Se debe validar por parte del Auxiliar Administrativo que todas las facturas sean efectivamente
recibidas por los clientes, para ello utilizara la plataforma tecnológica donde valide el estado de la
factura, así como llamar a los clientes a confirmar la recepción de esta.
Responsable: Gerencia.

5. Notas crédito y débitos:

Tiempo: último día del mes.

Observación: Las notas se efectúan de la misma forma que las facturas electrónicas esto implica
que estos documentos se deben realizar en tiempo real, es importante llevar algún control para
validar reclamaciones o cambios a facturas emitidas con el fin de responder oportunamente dichos
requerimientos.
Responsable: Auxiliar Contable.

6. Inventarios:
Tiempo: Plazo máximo sexto día hábil del mes
Observación: Se deben tener cerrado las ordenes de trabajo, los traslados, realizar el recosteo del
mes, adicionalmente realizar el inventario cíclico con una muestra del inventario donde se
evidencien el control de cantidades y el manejo de los insumos y materiales más sensibles, a nivel
del costo.
Responsable: Supervisor.

7. Nomina
Tiempo: Nomina del 1 al 15 (día 18 del mes) Nomina del 16 al 30 (3 día del mes)
Observaciones: Informar de las comisiones a más tardar el 15 del mes para que se pueda tener
en cuenta en el calculo de la nómina del 1- 15.
Responsable: Auxiliar Administrativo.

8. Revisión información contable:

Tiempo: Séptimo día hábil del mes
Observación: Revisión de la información contable ingresada en el mes (causaciones, facturación,
saldo bancos impuestos generados y por pagar para presentación de declaraciones de impuestos.
Responsable: Gecofiin.

9. Entrega de información contable:

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Tiempo: Decimo día hábil del mes
Observación: Se procede a montar estados financieros y hacer enviados a la gerencia,
Contabilidad realiza periódicamente verificación de los saldos contables dependiendo su
materialidad y nivel de riesgo.
Responsable: Gecofiin.

10. Reunión Revisión información financiera:

Tiempo: Dia 20 del mes.
Observación: Reunión periódica para informar sobre la situación financiera de la empresa desde
las cifras contables a la gerencia.
Es importante que después de esta revisión y entrega de información se realice el cierre del
mes y para esto es necesario que todos los documentos estén procesados y cerrados de
esto depende la veracidad de la información.
En meses iniciales del año se realizar un acompañamiento en la Revisión de las cuentas que
afectan el presupuesto para alinear las partidas contables y para esto se deben programar
reuniones con el asesor financiero.
Responsable: Gerencia.

Cronograma de actividades

Actividades Días Hábiles mes

30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Responsable Aux Contable
1 Causaciones contabilidad
3 Conciliación Bancaria
5 Notas crédito y debito
Responsable Aux Administrativa
2 legalización caja cierre de mes
4 Revisión estado facturas
7 Nomina (Días calendario) 3 y 18 días del calendario
Responsable Gerencia
4 Facturación
Responsable Supervisor
6 Inventario
Responsable Gecofiin
8 Revisión de información contable
8 Presentación impuestos
9 Entrega de información contable
10 Reunión revisión información financiera día 20 del Calendario
Cierre del mes día 20 del Calendario