Unidad N 20: Culminacin y Cierre del proceso

Contable. Integracin Conceptual.

20.1. Cierre del Proceso Contable.
Sistemas Contables
Parte del sistema de informacin del ente. Conjunto coordinado de
procedimiento y tcnicas que proporciona datos sobre la composicin del patrimonio a
un momento dado.
El mismo debe permitir:
Registrar los ajustes de las variaciones del poder adquisitivo de la
moneda, de manera que la informacin contable que se brinde sea
eficaz y exprese la realidad econmica.
Emitir informes de distintas clases que contemplen las clases de
destinatarios y las distintas finalidades (impositivas, societarias, de
entidades bancarias y financieras, etc.).
Conciliar con terceros, a travs de la emisin de listados analticos de
cuentas para dicha tarea.
Control propio, debe tener inserto los controles en las distintas etapas
que aseguren la calidad de la informacin obtenida.
Respetar todas las normas legales y profesionales.
Etapas del Proceso Contable
Captacin de los datos.
Interpretacin de los datos a consignar (trabajo previo).
Lectura y conclusin (trabajo posterior), forman con la tenedura de
libros, la triloga de procedimientos que constituyen el sistema contable.
Proceso de cierre
Conjunto de tareas previas e imprescindibles a la preparacin de informes
contables, e inclusivas de los controles peridicos sobre los datos contables a ese
momento, distintos a los controles de saldos que siguen a cada registracin en
particular.
Cules son ?:
Transferencias de saldos seccionales (subdiarios).
Asientos de consolidacin (en empresas controlantes que deben
consolidar).
Controles de saldos previos a la preparacin de informes:
Balance de saldos del Mayor General.
Balance de sumas y saldos.
Balance de saldo de Mayores Auxiliares.
Inventario fsico y diferentes procedimientos de control.
Conciliaciones con terceros.
Comparaciones con recuentos fsicos.
Anlisis de la documentacin legal.
Anlisis de saldos.
Asientos de ajuste, refundicin y cierre.
En las economas actuales, debido a las necesidades diversas que se presentan
en el contexto, las organizaciones a fin de ejercicio, ajustndose a sus recursos, deben
realizar una serie de procesos y tcnicas, a travs de las cuales se da una seguridad a
la direccin, a partir de la observacin en el trabajo respecto a: si los controles
establecidos son mantenidos adecuada y efectivamente, si los registros e informes

reflejan las operaciones actuales adecuada y rpidamente en cada divisin,

departamento u otra unidad y si stos se estn llevando fuera de los planes, polticas o
procedimientos de los cuales la contabilidad es responsable.

20.1.1. Plan de Revisin y Ajuste. Su importancia en la etapa final.

Plan de revisin Ajuste
Es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los
saldos de las diferentes partidas de un balance de saldos son correctos (son
razonables).
A partir de la necesidad de evaluar los errores y por la gran urgencia de suprimir
los efectos de los mismos y conociendo que muy pocas empresas tienen polticas y
planes conformados para evitarlos, surgen herramientas como el Plan de Revisin y
Ajuste, es decir, surge por la necesidad de mantener un control permanente y mas
eficaz dentro de la empresa.
Consiste en el examen o verificacin de las transacciones, cuentas, informaciones,
o estados financieros, correspondientes a un perodo, evaluando la conformidad de las
disposiciones establecidas en el sistema de control interno y contable; es una forma de
pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver problemas, y de ver
la organizacin en su totalidad.
Es una manera de planificar por cuanto el Contador de la organizacin establece
una cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que elementos o
recursos se van a contar y quienes los elaborarn. Por medio de la delegacin se
asignan quienes son los responsables de realizar los controles.
Nos permite asegurar las cualidades de la informacin contable al cierre; asegurar
va el control, que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con el mayor; que
todas las variaciones del ejercicio hayan sido registradas en el mismo; y as arribar a
informacin contable validada y actualizada.
El Plan tiene un carcter selectivo, solamente se controla aquello que incide, de
forma determinante, en el funcionamiento del sistema contable y, por lo tanto, en el
cumplimiento de los objetivos finales. Por ello deben estar claramente definidas las
variables a controlar y los valores o magnitudes esperadas de las mismas.
Para realizar el Plan se debern tener en cuneta los siguientes elementos:
Sistema de organizacin: poderes, responsabilidades, separacin de
tareas y funciones, descripcin de stas.
Sistema de documentacin e informacin: procedimientos y soportes de
informacin.
Sistema de pruebas: medios mecnicos o electrnicos de
comprobacin de la fiabilidad de la contabilidad (control de
numeraciones, secuencia, totales, conciliaciones, etc.).
Existencia de medios materiales de proteccin: controles de acceso a
los recursos y documentos.
Utilizacin de personal cualificado: formacin y control.
Utilidad
Asegurar que las cuentas auxiliares se encuentren conciliadas con la cuenta
colectiva del Mayor General.
Que todas las variaciones de ejercicio hayan sido registradas en el perodo.
Apareamiento de ingresos y egresos.
Planificacin de todos los procedimientos de control interno-contable, para
asegurar la correccin de los saldos conforme Normativa Contable interna y
externa.

 Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la informacin contable y

extracontable generada en los diferentes niveles de la organizacin, y la
integridad de los sistemas de informacin.
Revisin de las operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y
concordancia con las polticas y procedimientos establecidos.
La periodicidad del Plan es anual, se lo debe confeccionar oportunamente para su
posterior utilizacin en el mes de cierre de ejercicio. La duracin que puede tener el
plan depender de diversos factores:
Lo actualizadas que estn las registraciones.
El funcionamiento del sistema de control interno a lo largo del ejercicio,
que determine la razonabilidad de las registraciones realizadas.
La informatizacin que tenga el sistema contable.
El personal afectado (suficiencia) y su capacitacin y entrenamiento.
Informacin que pueda llegar a necesitar de terceros para las tareas de
control.
Importancia en la etapa final
La importancia surge debido a lo prctico que resulta en medir la eficiencia y la
productividad al momento de implantarlo; en especial si se centra en las actividades
bsicas que realizan las organizaciones.
Es bueno resaltar que la empresa que aplique un Plan de Revisin y Ajuste en
sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de la misma, es por eso, la
importancia de tener una planificaron que sea capaz de verificar que los controles se
cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
La necesidad del plan surge a medida que la organizacin aumenta en
volumen, extensin geogrfica y complejidad y hace imposible el control directo de las
operaciones.
Al cierre de ejercicio la importancia del Plan radica en:
Sirve como HERRAMIENTA DE PLANIFICACIN de las tareas para
validar los saldos: se prevn tareas coordinadas, se originan
responsables, proyecta tiempos de ejecucin, modalidad de trabajo y
contingencias, para llevar a cabo el cierre del proceso contable.
Sirve como SOPORTE MATERIAL DE TARES DE REVISIN Y
AJUSTE: deja evidencia de las tareas realizadas, los tiempos
consumidos (costos), personal interviniente y responsable de cada una
de las tareas.
Sirve como INSTRUMENTO DE CONTROL PARA EL SIC: que marca
actividad, seguimiento, retroalimentacin y reproceso.
Pasos para su elaboracin
Establecer las actividades a realizar.
Perodo en que se llevarn a cabo.
Asignacin de responsables de cada actividad para mantener un eficaz
control.
Evaluacin y seguimiento del cumplimiento el planUbicacin dentro del proceso contable
Origen de datos
generados por los
eventos

Comprobantes

Procesamiento

Exposicin de la
Informacin

Cuentas y Libros
Contable

PLAN DE
REVISIN Y
AJUSTE

Archivo
Estados
Contables

20.1.2. Balance de Sumas y Saldos (Prebalance). Tareas de cierre.

Controles, ajustes y cierre de la contabilidad.
Conocido habitualmente como Balance de comprobacin de sumas y saldos
(prebalance), y tiene como objetivo verificar la exactitud del total de dbitos y crditos
de todas las cuentas del Mayor y la correccin de sus respectivos saldos.
Los datos relacionados con operaciones y hechos del contexto, captados por el
sistema contable y registrados en el libro diario, son ordenados temticamente en el
Mayor General, el cual s un registro principal, no obligatorio legalmente, imprescindible
para la teora contable y contiene todas las cuentas que fueron afectadas por las
transacciones y hechos del contexto. La informacin acumulada en el mismo durante
un periodo permitir la confeccin de informes contables, producto final del proceso
contable; pero se debe analizar y controlar la razonabilidad de los saldos del mayor.
El Balance permite el control de la coincidencia numrica, el anlisis conceptual
de los saldos y es el punto de partida para la confeccin de los EECC de fin de
ejercicio. Se puede preparar a cualquier fecha y en cualquier momento que sea
necesario comprobar los movimientos de dbitos y crditos de la cuentas; pero
sistemticamente la empresa, como mnimo lo debe preparar al finalizar la registracin
de todas las operaciones del ejercicio, luego de realizados todos los asientos de
ajuste, o de efectuado el ajuste a moneda constante y valuacin final de las partidas.
Las Tareas de Cierre son:
Verificar que las sumas de los saldos deudores y acreedores de las cuentas del
mayor sean iguales entre s: Balance de Sumas y Saldos del Mayor General.

Comprobacin que la suma de saldos de cada mayor auxiliar coincida con el

saldo de la cuenta de control del mayor general. Requiere la realizacin de los
balances de saldos de mayores auxiliares. El saldo de la cuenta colectiva debe
ser igual a la sumatoria de saldos de sus cuentas simples.

Comprobar los saldos contables (que surgen de la contabilidad libro mayor

del ente) con los saldos informados por terceros ajenos al mismo.
Hay quienes envan habitualmente cada fin de mes resmenes de cuenta con
los movimientos realizados con la empresa, generalmente es el caso de
proveedores con los cuales se trabaja en cuenta corriente y entidades
bancarias quienes envan los resmenes o extractos bancarios, inclusive de
ellos se sacan los gastos por dbitos diversos.
En ocasiones es el propio ente quien solicita a sus proveedores que informen
el saldo que mantiene con ellos a travs de un proceso que se llama
circularizacin. Es utilizado habitualmente tambin con clientes.
Si existen diferencias, entre saldos emergentes de nuestra contabilidad y lo
informado por terceros, tendremos que conciliar ambos importes pudiendo dar
origen a asientos de ajustes, para corregir errores u omisiones detectados con
motivo de tarea de control.

Luego debemos comparar los saldos contables representativos de los bienes

tangibles en existencia bsicamente bienes de cambio, de uso, pero tambin
pueden ser inversiones que surgen de los saldos de las cuentas respectivas
del mayor general (existencia contable) con los datos obtenidos por la tarea de
recuento fsico o inventario de los mismos (existencia real). Dado que el

recuento fsico representa la realidad econmica; si de dicha comparacin

surgen diferencias (faltantes, sobrantes, bienes deteriorados, etc.), se debern
realizar los ajustes pertinentes para que los saldos queden de acuerdo a lo
confirmado con inventario fsico, por cuanto la contabilidad debe reflejar la
realidad.
El recuento fsico se practica en:
1. bienes de cambio.
2. bienes de uso
3. inversiones
4. documentos a cobrar
Tiene un doble objetivo:
1. determinar la REAL EXISTENCIA de los bienes (en cantidades).
2. MANTENIMIENTO y estado de conservacin.

Se debern tambin analizar las partidas componentes de los saldos contables

de las distintas partidas o cuentas y evaluar si dicha composicin es razonable.
Por ejemplo no resulta razonable que la cuenta proveedores tenga saldo
deudor.

Elementos que intervienen en el proceso de cierre

Materiales:
Polticas contables que informan sobre la pautas a seguir.
Normas contables.
Recursos Humanos.
Registros contables.
Software, fuente de datos, medios de registracin y emisin de informes
preliminares, luego definitivos.
Procedimiento de verificacin y anlisis de saldos
Confirmaciones con terceros:
Conciliaciones bancarias.
Conciliaciones de acciones o ttulos pblicos depositados en
cajas de valores.
Conciliaciones con saldos adeudados a proveedores o a
instituciones bancarias.
Recuentos Fsicos y Control de Contratos:
Comparaciones de saldos contables con recuentos fsicos:
moneda legal y extranjera, certificados de plazo fijo, documentos
a cobrar, bienes de Uso, etc.
Otros: contratos de prestacin de servicios, alquileres, seguros,
etc.
Ajustes Finales tpicos
Ajustes por errores u omisiones habituales.
El RECPAM:
o Ajuste a los valores de mercado de las inversiones que cotizan
en bolsa, pasivos y activos en moneda extranjera en general.
o Ajuste por aplicacin de valores corrientes, reconocimiento de
RxT.
o Ajustes por comparaciones con valores lmites de los activos.
Cuando se deben realizar estos ajustes? Al momento de realizar los asientos de
cierre.

20.1.3. Informes contables. Anlisis.

Integrados principalmente por datos obtenidos de SIC de un ente.
Adicionalmente, y para la generacin de informes internos, tendrn el aporte de otros
subsistemas que conforman el sistema contable de un ente.
Los informes contables constituyen el medio por el cual la informacin contable
es comunicada a sus usuarios, quienes los emplean como unos de los elementos para
la toma de sus decisiones econmicas.
Los Informes Contables en cuanto a forma y exposicin son de dos tipos de
categoras:
A Informes Contables Externos: informes que deben cumplir con
regulaciones legales y profesionales, son obligatorios como los EECC.
L Informes Contables Internos: no obligatorios, de procedimientos, y que
la empresa tiene discrecionalidad en cuanto a criterios para su emisin
y exposicin, su finalidad es brindar informacin a aquellos que tienen
la responsabilidad de administrar y tomar decisiones dentro de la
organizacin.
Los informes contables se pueden clasificar desde distintos puntos de vista:
Segn los usuarios: Externos e Internos.
Segn su extensin: Integrales o Parciales.
Segn su periodicidad: Rutinarios o No Rutinarios.
Segn su grado de Anlisis: Globales o Analticos.
Segn su contenido: Informacin contable, datos operativos, relaciones
porcentuales o cuantitativas, anlisis comparativos intersectoriales, etc.
Segn su forma de presentacin: Formales o No Formales
(dependiendo de la existencia de normas legales o profesionales).
Emisin de Informes Contables para la gestin
La Contabilidad es el sistema de informacin que debe responder a todos los
requerimientos de los integrantes que tiene a cargo la funcin de administracin y
debe permitir la emisin y organizacin de la informacin til y oportuna.
La funcin administrativa aplicada a cualquier tipo de entidad econmica,
comprende las actividades de planificacin, coordinacin y control. Dentro de este
contexto, entre los modelos mas difundidos de informacin contable de gestin se
encuentran:

Informacin por segmento de actividad (por lnea de producto, zonas

geogrficas, NIIF 14: obligacin de informar, etc.)

Informacin sobre la base de costos variables.

Informacin proyectada (NIIF 1: cierre de ejercicio para una empresa en

marcha, la informacin proyectada debe ser complementada).
Quienes estn interesados en los informes proyectados?
Los que otorgan financiacin al ente. Pueden ser operadores que
actan en los mercados de capitales, entidades financieras,
proveedores, etc.
As mismo, aunque con fines diferentes, tambin pueden estar
interesados los clientes, empleados y el Estado.
Utilidad de la Informacin Contable
Estar dada por la calidad de la informacin que provee el sistema y la
concrecin de todos sus objetivos, y todas las necesidades a satisfacer de sus
distintos usuarios.

Cuanto mejor refleje la realidad econmica de cada uno de sus momentos,

mejor ser su utilizacin.
El SIC deber brindar informacin optima para:
Analizar la eficiencia de la direccin.
Servir de base para determinar la carga tributaria y para otros fines de
poltica social y fiscal.
Se utilizaba como una de las fuentes de informacin para la
Contabilidad Nacional.
Para determinar la legitimidad de la distribucin de ganancias y servir
como gua para la poltica de la direccin y de los inversionistas en esa
materia.
Servir de base para la solicitud y concesin de crditos financieros y
comerciales.
Servir de gua a inversionistas interesados en comprar y vender.
Ser utilizado como base para la regulacin de precios, tarifas, situacin
crediticia, financiera, etc.
Los objetivos a cumplir por la informacin contable estn en funcin de las
necesidades internas como externas.

20.1.4. Limitaciones de la Informacin de Cierre.

Limitaciones de la Informacin Contable de Cierre
En relacin a los EECC:
PRIMERO: son esencialmente informes provisionales y pueden
ser definitivos porque la ganancia o prdida real solo puede
determinarse cuando se vende o es asegurada.
SEGUNDO: raramente, si es que alguna vez sucede, el valor
manifestado de un activo representa el importe de efectivo que
podra realizarse en una liquidacin, incluso el saldo en efectivo
se vera reducido por gastos inherentes al proceso de
liquidacin.
Segn Anthony: las principales fallas que tienen los EECC de cierre de ejercicio
son:
Se limitan a la informacin que puede expresarse en trminos
monetarios.
En la Contabilidad no es comn intentar el reconocimiento del valor
de mercado de los activos, excepto en la poca en que se compran o
venden.
Algunas cifras contables estn influidas por acontecimientos futuros
que no pueden preverse y por lo tanto estas cifras son estimativas.
Causas que demuestran las limitaciones que tienen los EECC
Las cifras no son precisas.
No dan el valor de las empresas, salvo que se trate de un estado de
liquidacin.
No explican las condiciones en que se encuentra la empresa.
No demuestra la existencia de un nuevo competidor.
No refleja la aparicin de un nuevo producto sustituto del que la
empresa comercializa.
Algunos activos y pasivos contingentes no son reflejados.
As tambin problemas originados por situaciones coyunturales de la
economa.

Problemas gremiales.
Perdida de funcionarios claves.

Se ha hecho mencin de la importancia y el avance que representan las notas

a los EECC como parte integrante de los mismos.
Constituyen un elemento de gran utilidad para el usuario externo, porque lo
ayuda a interpretar mejor la informacin que brinda el ente al cierre de ejercicio.