ESE HOSPITAL LOCAL SAN JUAN NEPOMUCENO

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TEL: 6892508 - 3135744001 - 3012532026, Ubicación: Calle 12 No 8-68 .

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PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL DEL AREA DE ALMACENAJE EN

LA ESE HOSPITAL LOCAL SAN JUAN NEPOMUCENO, BOLÍVAR, 2019

AUTORES:

RAUL HERNANDO AMAYA BERMEJO

LISETH ARRIETA LARA

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA SEDE SAN JUAN NEPOMUCENO

PROGRAMA DE ADMINISTRACION EN SERVICIOS DE LA SALUD
ASIGNATURA DE SUMINISTROS, VIII SEMESTRE
SAN JUAN NEPOMUCENO, BOLIVAR
2019

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PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL DEL AREA DE ALMACENAJE EN

LA ESE HOSPITAL LOCAL SAN JUAN NEPOMUCENO, BOLÍVAR, 2019

1. INTRODUCCIÓN

En la actualidad todas las empresas o sociedades formadas bajo el nombre

del estado Colombiano tienen como objetivo principal estandarización de los
sistemas de calidad en cada una de las áreas que enmarcan sus
procedimientos y servicios, este sistema de gestión se basa en la buena
organización, metodología adecuada y buenas prácticas de almacenamiento,
distribución y atención todo esto enmarcado bajo la normativa colombiana
ISO 9001 de 2015 y la resolución 1441 de 2013 Por la cual se definen los
procedimientos y condiciones que deben cumplir los Prestadores de
Servicios de Salud para habilitar los servicios y se dictan otras disposiciones
(1).
La ESE Hospital Local de San Juan Nepomuceno, es una Institución
prestadora de servicios de salud que ofrece una atención integral con calidad
técnica y humana, centrada en el usuaria(o) y fundamentada en los
elementos de direccionamiento estratégico y su entorno biopsicosocial (2). El
hospital cuenta con 2 cuartos de almacenamiento de medicamentos e
insumos que presentan una serie de inconvenientes, entre estos la mala
rotación de los productos basados en el PEPS (lo primero en entrar, lo
primero en salir) (3), está mal inventariado, mal rotulado y existe colapso a la
hora de despachos por brechas en la información de los medicamentos e
insumos en disponibilidad.
Las empresas sociales de estado que prestan primera atención a personas
comunes de régimen subsidiado y una pequeña población contributivo deben
estar preparadas a las situaciones cambio y evolución que se puedan
presentar en el medio, deben contar con excelente planificación y
organización, buscando así siempre el éxito de los estándares corporativos.
Este trabajo tiene como principal objetivo estudiar y mejorar la situación
actual del almacén de esta empresa ubicado dentro del 2 cuartos en las
instalaciones del hospital. Para ello es necesario identificar la problemática,
sus causas y respectivas soluciones además de brindar un plan continuo de

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mejora que ayude a aumentar la veracidad de los inventarios, el stock y las

buenas prácticas de almacenamiento de esta institución.

Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIÓN........................................................................................3
2. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL...........................................5
2.1. ANALISIS DESCRIPTIVO DE LA EMPRESA.....................................5
2.2. ANALISIS DIAGNOSTICO..................................................................9
3. PLAN ESTRATEGICO DE ORGANIZACIÓN PARA LA UNIDAD DE
ALMACEN.........................................................................................................9
3.1. MISIÓN................................................................................................9
3.2. VISIÓN.................................................................................................9
3.3. OBJETIVO GENERAL.......................................................................10
3.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS.............................................................10
3.5. ESLOGAN..........................................................................................10
3.6. LOGO.................................................................................................11
4. ESTRURAS, OPREACIÓN, MATERIALES Y PUESTO DE TRABAJO. .11
5. SERVICIOS OFRECIDOS........................................................................13
6. CONCLUSIONES.....................................................................................13
7. RECOMENDACIONES............................................................................14
8. BIBLIOGRAFIA.........................................................................................14

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2. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

2.1. ANALISIS DESCRIPTIVO DE LA EMPRESA

La ESE Hospital Local de San Juan Nepomuceno, es una Institución

prestadora de servicios de salud que ofrece una atención integral con calidad
técnica y humana, centrada en el usuaria(o) y fundamentada en los
elementos de direccionamiento estratégico y su entorno biopsicosocial. Nos
caracterizamos por una ubicación estratégica y privilegiada, en la cual con su
moderna y funcional edificación, ofrece al equipo humano y a sus usuarios y
familiares, altos beneficios por su calidad técnico- científica y humana,
comodidades y sólidas ventajas competitivas; además trabajamos con
criterio empresarial, fundamentados en la competitividad, liderazgo,
responsabilidad, ética y cuidado humanizado, manteniendo una satisfactoria
relación costo-beneficio que permita el progreso de nuestra organización y el
beneficio de la comunidad. Atendemos usuarios de todos los grupos
etarios del área de influencia, sin distingos de raza, religión, condición social
o económica (2).

Actualmente cuenta con una planta de 47 empleados entre los directivos,

auxiliares, profesionales y operativos. Tiene una capacidad 38 camillas para
prestar servicios de urgencias, hospitalización, cirugías pequeñas, control de
embarazo, consulta externa, odontología, laboratorio clínico y radiografía.
Organizacionalmente la ESE Hospital Local tiene en su cúpula a la junta
directiva, la cual presenta terna al alcalde municipal para que designe al
gerente; como entes asesores, tiene a las oficina de control interno, jurídica y
planeación, además cuenta con divisiones administrativas, financiera,
científica. Todas estas divisiones se relacionan con el gerente a través de
una línea de autoridad de staff, lo cual significa una relación de mando
directa y estas divisiones a su vez tienen a los coordinadores como

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subordinados, presentándose una división jerárquica de mando de tres

niveles, alto mando, mandos medios y subordinados
La comunicación que se da entre estos bloques jerárquicos es verbal y lleva
implícita una aplicación inmediata de las órdenes impartidas.

Alcalde

Junta directiva

Gerente

Calidad
Oficina de control
interno y
disiplinario

Asesor juridico

Planeacion

Area Area financiera Area cientifica

administrativa

-Coordinador financiero -Urgencia

-Talento humano
-contabilidad -Servicios ambulatorios
- cordinadoor de ambulancias
- Tesoreria -Atencion al usuario
. cordinador de recursos fisicos
-presupuesto - Prmocion y prevencion
Servicio general
- factuaración - sistema de referencia y contra
referencia

Fig.1. organigrama de la institución

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Es precisamente en el área administrativa donde encontramos el almacén,

perteneciente a la planta de recursos físicos, este cuenta con un personal
dividido en Almacenista, auxiliar de enfermería en almacén, auxiliar kárdex,
auxiliar contable, y un operario, en ese orden jerárquico.

La infraestructura del hospital Local de San Juan Nepomuceno, es una sola

planta, dividida en varios pasillos, en este piso funcionan todas sus áreas,
con espacios bastante carentes y reducidos, que en muchos casos no acatan
en su totalidad la revisión a la ISO 9001 de 2015, en su artículo 1 Ubicación y
localidad (1). Y por supuesto el almacén que tiene su oficina dentro de sus
pasillos muestra la carencia de espacio. Esta empresa social del estado tiene
unos ingresos bastante mínimos que no ayudan con la evolución de la
entidad siguiendo sus objetivos de mejora continua y misión.
Organizacionalmente presenta fallas por la alta concentración de funciones
en un solo funcionario, competencias no correspondientes a las
responsabilidades e improvisaciones en el desarrollo de procesos
administrativos.

En el área de almacén se encuentra la oficina dentro de los pasillos y al lado

de la morgue lo cual no respeta los parámetros de almacenamiento
ambiental bajo estándares de inocuidad y calidad, poniendo en riesgo la vida
útil de los medicamentos, aparte de esto la empresa está ubicada en la parte
del municipio de San Juan conocido por la diferencia de fluido eléctrico como
nivel 2, lo cual indica que el suministro de energía por parte de la empresa
ELECTRICARIBE SA, es interrumpido con una gran frecuencia dejando el
almacén al margen de 1 solo aire acondicionado que no da abasto para la
preservación de medicamentos criogénicos.

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Existen estantes enumerados y nombrados, pero también gran aglomeración

de medicamentos en cajas y estibas apiladas, sin clasificar y al contacto
directo con el suelo, se pueden detectar productos de rápida salida revueltos
con productos de salida controlada o carente.

El actual procedimiento de Control de Calidad para el pedido de nuevos

productos no cumple con lo establecido por el tiempo que transcurre en
realizarse y las alteraciones a los principios básicos de reposición, logrando
así una acumulación considerable de insumos y medicamentos en el área de
almacenamiento. No hay una identificación plena cuando se hace el conteo,
aprobación o rechazo del insumo y más importante aún el registro a nivel de
sistema de su status, aparte también se encuentran productos vencidos, con
las cajetas y envolturas dañadas que aún están en Stock de salida. La zona
de recepción y despacho es la misma, no está señalizada, las zonas no
tienen demarcación y los medicamentos de venta controlada y restringida
como la de los que interrumpen embarazo están a la vista pública facilitando
su contrabando fuera de las instalaciones de la institución, estos
medicamentos no cuentan con control escrito ni actas de destrucción y
aplicación lo cual facilita que desaparezcan de la estantería sin que nadie lo
note por mucho tiempo.

Ahora, en cuanto a los suministros se presentan dos situaciones poco

regulares, por un lado se detectamos deficiencia en las compras pues no
cuentan con un inventario de los necesario, ni de rotación por orden de
entrada, sino que es el gerente quien decide a su arbitrio que comprar y a
que proveedor adquirirle, lo cual es producto de bajos niveles de control que
puedan subsanar estas irregularidades.

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2.2. ANALISIS DIAGNOSTICO

Para el desarrollo del análisis de situación actual de la oficina de almacén de

la ESE Hospital Local San Juan Nepomuceno, se realizó una entrevista con
el personal de almacén y parte administrativa para darles a conocer el estado
de esta área, como darle solución a la problemática y dejar plasmado por
escrito recomendaciones desde nuestra perspectiva como administradores
en servicios de la salud en formación para ayudar con la mejora continua de
la empresa.

3. PLAN ESTRATEGICO DE ORGANIZACIÓN PARA LA UNIDAD

DE ALMACEN

3.1. MISIÓN

La misión de esta investigación es la de prestar al servicio de almacén ESE

Hospital local San Juan Nepomuceno, los lineamientos para las correcta
utilización de las buenas prácticas de almacenaje, bodegaje, conservación y
despacho de los medicamentos, ajustándose a los estándares de calidad que
ayuden a la satisfacción del usuario por la buena, oportuna y clara prestación
de servicios, ayudando al crecimiento de la entidad, motivando al equipo de
trabajo en principios técnicos de eficiencia y eficacia, orientados a la
inocuidad y buena prestación de servicios para hacer crecer la imagen
corporativa como una empresa responsable y con altos estándares.

3.2. VISIÓN

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La visión de esta investigación es convertir el almacén de la ESE Hospital

local de San Juan Nepomuceno, para el año 2021, en una área, de alto
sentido de calidad, con los estándares pertenecientes a la norma colombiana
de buenas prácticas de almacenamiento de tal forma que brinden calidad,
bienestar y los usuarios y consumidores, buscando mantener la
sostenibilidad que beneficie a los directivos, empleados y la comunidad en
general.

3.3. OBJETIVO GENERAL

 Crear estándares de mejora por medio de un instructivo

organizacional para el área de almacén del ESE Hospital local San
Juan Nepomuceno.

3.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Detallar la situación actual del área de almacén del Hospital local San
Juan Nepomuceno
 Establecer las fallas en el manejo actual de esta área de almacén del
Hospital local San Juan Nepomuceno
 Identificar las falencias de esta área apoyados en la verificación de las
normas colombianas que estipulan las buenas prácticas de
almacenamiento y la organización empresarial
 Sugerir una restructuración al área de almacén del Hospital local San
Juan Nepomuceno, para hacerla más competitiva dentro de los
estándares de calidad.
 Examinar recomendaciones propuestas en esta investigación

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3.5. ESLOGAN

El eslogan propuesto para la unidad de Almacén de la ESE Hospital

Local San Juan Nepomuceno, Bolívar es:

“Lo estamos haciendo bien, ahora hagámoslo con calidad”

3.6. LOGO

Almacén ESE Hospital local San Juan Nepomuceno

4. ESTRURAS, OPREACIÓN, MATERIALES Y PUESTO DE

TRABAJO

El área de almacenamiento deber estar dispuesta de la siguiente manera:

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FIG 2. Disposición del área de almacén

El método de operaciones dentro del área de almacén en cuanto a su

proceso logístico y administrativo se fundamentara de esta forma:
 Planeación y estudio por las diferentes áreas
 Inventario
 Compra dependiendo del resultado de necesidades que arrojara como
resultado el inventario
 Recepción y revisión ( se aplicara lista de chequeo y verificación a los
proveedores)
 Almacenaje y conservación según las BPA
 Despacho, según las necesidades de cada área.
 Control y revisión del material despachado, eliminación de productos
en mal estado, contaminados, o vencidos (se llevara todo evidenciado
en actas de destrucción).

Según la Norma ISO 9001 de 2015 (1). El área de almacenaje debe contar
con características que influyen en su alta calidad:

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 Aislado de vectores contaminantes.

 Centrado y de fácil acceso.
 Fácil movimiento dentro del área para los operadores.
 Buena iluminación.
 Buena ventilación.
 El local debe estar dotado de pisos, paredes, techos cóncavos que no
permitan la proliferación de humedad ni de microrganismos.
 Manejo de PEPS
 Almacenaje en estibas 1 cm del techo, paredes y pisos, para evitar
contacto directo.
 Poder controlar la cadena de frio
 Acopio de residuos, en un lugar que permitan su directa salida.
 Material contra emergencias (salida de emergencia, extintor, etc.)
 Registro de fumigación y limpieza visibles

5. SERVICIOS OFRECIDOS

El portafolio de servicios que ofrece esta área, está dado por los insumos o
medicamentos que la empresa le ofrece a sus pacientes para solucionar sus
problemas de salud, al ser una clínica de nivel de complejidad I, no se
atienden algunos casos de emergencias, ni cirugías. Dentro de lo manejado
por la ESE, el área de almacén se encargara de ofrece a usuarios efectivos
para solventar la necesidad atendida. Dentro de los cuales se encuentra:
aprovisionamiento, manipulación de materiales, materias primas,
almacenamiento transitorio, almacenamiento para controles de la calidad del
producto, almacenamiento de los productos finales o terminados, plataformas
logísticas; que son soporte para la diversificación que desarrollan las
empresas para cumplir sus objetivos y ser más competitivos.

6. CONCLUSIONES

Las fallas dentro del área de almacén del ESE hospital local de San Juan
Nepomuceno son palpables a simple vista. Falta de espacio, capacitación,
planeación, control y supervisión son sus principales causas, se necesita
implementar rápidamente un plan de choque de acción y corrección en esta
área amparándose bajo las normas colombianas de buenas prácticas de
almacenaje (BPA), para brindar a la empresa, funcionario y usuarios un

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servicio de alta calidad, inocuidad y eficacia, que satisfaga sus necesidades y

permita el crecimiento corporativo.

7. RECOMENDACIONES

Este documento se realiza como un trabajo para la asignatura de

suministros, octavo semestre de Administración en servicios de la salud,
Universidad de Cartagena, Sede San Juan Nepomuceno, donde opera La
Ese Hospital Local mencionado y estudiado en el documento, los integrantes
dejamos abierto todo lo plasmado para que sea contemplado en mejora de la
empresa.
Se necesita realizar investigaciones más afondo dentro del área de almacén
que permitan el desarrollo correcto y crecimiento de esta empresa.

8. BIBLIOGRAFIA

1. Resolución 1441, 2013, Ministerio de salud y protección social, E1,

V3.
2. Generalidades de la ESE Hospital local San Juan Nepomuceno,
Tomado el 11 de Junio de 2019 de la página:
http://www.esehospitalsanjuanepomuceno.gov.co/
3. Método PEPS, 2015, Facultad de estudios a distancia, Universidad de
Nueva Granada, Pág. 1-4, V1.

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