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El Proceso de Elaboración de los Presupuestos - El Presupuesto Maestro y los

Presupuestos Individuales

Juan Esteban Roa Vargas

Finanzas, Asturias Corporación Universitaria

Gerencia de Proyectos

Rafael Humberto Pinzón Alfonso

Marzo de 2021
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Tabla de Contenidos

Introducción…………………………………………………………………….……3

Caso práctico…………………………………………………………………….…..4

Enunciado…………………………………………………………….………4

Respuesta a las preguntas....……………………………………………..7

Recomendaciones…………………………………………………………………..9

Bibliografía…………………………………………………………………………..10
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Introducción

Con el objetivo de poner en práctica lo estudiado en la unidad 3 de la asignatura de Finanzas, se

propone la realización de caso práctico de la empresa JAMONES HAMM-JAMM, en el cual se

espera comprobar si los estudiantes de dicha asignatura comprenden la importancia que tienen

los presupuestos en las empresas, entender que estos sirven de guía para saber si se están

logrando los objetivos generales de la empresa o si hay que hacerle ajustes. Comprender la

importancia de los diferentes presupuestos y como estos interactúa con la estructura de la

organización. Saber gestionar a partir de los presupuestos los distintos métodos de compra,

almacenaje de materia prima y venta de un producto terminado. Entender que los presupuestos

muestran el nivel de orden de la empresa y el acople de los diferentes departamentos de esta;

aún más saber que estos deben ser dinámicos, que se deben ajustar con el paso del tiempo e ir

adaptándose a los mercados actuales.

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Caso Práctico.

Enunciado.

Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole

vueltas a la reunión que mantuvo con el banco hace ya más de una semana.

Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha sentado con el

Director General y le ha comentado tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen

grado a ampliar la póliza de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de

tiendas y puntos de venta. También le ha transmitido la petición del banco de los presupuestos

de los nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de aperturas previsto.

A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto

que el Director General no haya dado mayor importancia a esta petición y simplemente haya

comentado: “Papeles, siempre andan pidiendo papeles.”

En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el

hecho de que las previsiones no se cumplen casi nunca y que aunque si bien es verdad que las

ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y

las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas.

El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado cuenta de ello

y que aunque no le gustaba, como las ventas han ido evolucionando mejor que las previsiones

no ha podido pararse a analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado

ocupado con las nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e

instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente demanda. De

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modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones de las previsiones, que pese a

todo le siguen preocupando.

De hecho Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de

contabilidad de la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma

integrada desde cero prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente.

El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para

elaborar una propuesta de acción.

Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un lápiz como en los tiempos de

la facultad y empieza a hacer una lista de preguntas, esto siempre le ayudó a pensar

1. ¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto

del presupuesto? ¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?

2. Porque habría que empezar a hacer los cálculos por algún sitio.

Marketing y ventas

Producción

Contabilidad

Compras

3. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede

estimarse de forma independiente o debe resultar de la integración de todos presupuestos.

4. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no se

han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general? Es más.

5. ¿Tendría sentido empezar precisamente por ahí, por los presupuesto de los

puntos de venta?

6. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y

gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta

nuevos o recién abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido

analizarlos por separado los de nueva apertura de los ya consolidados?

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7. ¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de riesgos del

banco?

Al día siguiente tras haberlo pensado tranquilamente tiene las ideas claras, como

sucede muchas veces todo es más sencillo si se ve con algo de distancia. Las respuestas a las

preguntas que escribió ayer han sido la clave.

Pide que no le pasen ninguna llamada, despacha los asuntos de trámite y se sienta a

escribir la propuesta para el Comité de Dirección.

De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité

de Dirección prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo

establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad.

El Director Financiero que lleva toda la semana a vueltas con el asunto le confiesa que

las previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas,

inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación de

un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de

producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de decisiones

dentro de la empresa y en particular al propio Comité de Dirección y al Director General mismo

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Respuesta a las preguntas.

1. R/ se debe empezar por elaborar presupuestos de las diferentes dependencias

con el fin de establecer con que se cuenta en cada una ellas; utilizando de base las

estadísticas históricas de la empresa y verificar que tanta similitud hay entre estos. Elaborar un

balance y un estado de pérdidas y ganancias con el fin de conocer el estado real de la empresa

y elaborar los planes correctivos que le ayude a tomar las riendas de la empresa; cuyos datos

debe ser proporcionado por las dependencias de finanzas, contabilidad, producción, compras

marketing y ventas.

2. R/ Se debe tener en cuenta las diferentes áreas:

Marketing y ventas: Porque se debe planear una estrategia que haga que los

clientes se interesen por el producto, el estudio de mercadeo y proyectar unas ventas realistas,

que se ajusten a nuestra capacidad.

Producción: Porque conociendo la capacidad de nuestros equipos y la agilidad del

personal se pueden establecer metas alcanzables en cuanto a la producción, la calidad que

podemos ofrecer y que nuestro producto sea competitivo ante las demás empresas.

Contabilidad: Porque esta área nos proporciona la realidad de los activos y pasivos,

del efectivo que tenemos y de las deudas que debemos cubrir.

Compras: Porque esta área nos indica cuales son nuestros proveedores, si

podemos mejorar el tema de tiempo de pago, si podemos conocer más y mejores proveedores

que nos ofrezcan unos productos más favorables.

3. R/ La financiación debe garantizar el cubrimiento del presupuesto general de la

empresa y este a su vez debe ser ajustado por cada dependencia para que no vaya a quedar

alguna área con bajo presupuesto y por ende no pueda cumplir con los objetivos generales.
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4. R/ Como se ha actualizado los diferentes presupuestos de las dependencias de

la empresa, la actualización del presupuesto del punto de venta nos puede mostrar que

consideraciones se estaban teniendo anterior mente y en qué aspectos se estaba fallando;

para así poder ajustar los correctivos al nuevo presupuesto.

5. R/ Sí, porque es el presupuesto principal, el que me muestra si voy a obtener lo

planteado, si voy a alcanzar mis objetivos corporativos; si el producto que estoy elaborando si

es agradable al consumidor, si satisface sus necesidades, si cumple con los criterios de calidad

que el mercado está solicitando.

6. R/ No tiene sentido analizarlos por separado toda vez que los distintos puntos de

ventas hacen parte del balance y del presupuesto general de la empresa por ende deben

cumplir con los mismos estándares independiente de su ubicación geográfica.

7. R/ Sí, toda vez que los bancos se aseguran que la inversión o el crédito que ellos

van a otorgar sea usado en algo rentable y no en una actividad que les genere riesgo de

pérdida a la hora de realizar el cobro de dicho crédito.

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Recomendaciones

1. Ricardo Fernández debe contar con un personal idóneo y además que conozca

el funcionamiento de las diferentes dependencias, esto con el fin de poder presentar los

documentos requeridos por el banco en el tiempo acordado y además que los reportes que

este entregue tengan tanta claridad que el banco no vaya a solicitar de pronto una póliza lo cual

le generaría más gastos y considero que no tiene previsto dicha solicitud.

2. En el comité de dirección Ricardo Fernández debe presentar una idea de

negocio con objetivos claros para que la alta dirección sepa transmitir dichos objetivos a los

empleados de las distintas áreas, también que los responsables de las actividades en las

respectivas dependencias puedan saber su rol en el cumplimiento de las metas de la empresa

y así saber cómo pueden generar valor agregado a los productos que van a entregar en los

distintos puntos de ventas.

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Bibliografía

1. Introducción a los Presupuestos, Asturias Corporación Universitaria, obtenido de

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf1.pdf.

2. . El Proceso de Elaboración de los Presupuestos, Asturias Corporación

Universitaria, obtenido de

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf2.pdf.

3. El Presupuesto Maestro y los Presupuestos Individuales, Asturias Corporación

Universitaria, obtenido de

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf3.pdf