Descubrimiento de Procesos de Negocio

Clase #2
INF3261 – Taller de Procesos de Negocio

Marcos Sepúlveda (marcos@ing.puc.cl)

Objetivos

► Familiarizarse con herramientas de descubrimiento de procesos de negocio

► Utilizar las herramientas
 Matriz de descubrimiento
 SIPOC
 RECI
 IBM BlueworksLive
o www.blueworkslive.com

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Matriz de descubrimiento – definición

► Muy sencilla y útil para definir el ámbito sobre el que se trabajará

Matriz de descubrimiento de proceso

Nombre del proceso Nombre de acuerdo a las reglas ya vistas

Parte cuando ¿Qué o cuándo se gatilla el proceso?

¿Después de qué podemos dar por terminado el proceso?

Termina cuando (No siempre es cuando se le entrega el valor al cliente, puede haber una
actividad de cierre. Ej: encuesta de satisfacción al cliente)

Áreas involucradas ¿Qué áreas o roles se ven involucrados?

Volumen y
¿Cuántas veces se ejecuta? ¿Cada cuánto tiempo?
periodicidad

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Matriz de descubrimiento – ejemplo: reparar auto

Matriz de descubrimiento de proceso

Nombre del proceso Reparar auto

Parte cuando Cliente llega al taller solicitando se le repare su auto dañado

Termina cuando Se cobran las reparaciones y el cliente retira el auto

Áreas involucradas Recepción, Taller, Bodega, Secretaría

Volumen y Cada día se reciben un promedio de 15 autos, los cuales se

periodicidad reparan en promedio en 5 días hábiles

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SIPOC – definición

► Se desarrolla para definir el alcance del proyecto, al identificar para cada

proceso:

Suppliers Proveen las entradas

(Proveedores)

Inputs Creadas fuera del proceso y utilizadas

(Entradas) dentro de éste por los ejecutores

Process Grandes pasos de la transformación

(Proceso) (4 a 6 fases)

Outputs Creadas dentro del proceso y requeridas

(Salidas) fuera de éste por los clientes

Customers Reciben las salidas del proceso

(Clientes)

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SIPOC – metodología

► Centrada en el Cliente, empezando por:

Procesos
Identificar entre 4 y 6 fases de alto nivel

Salidas
Identificar las salidas resultantes del proceso

Clientes
Identificar los clientes que reciben estas salidas (internos y externos)

Entradas
Identificar las entradas necesarias para que el proceso funcione adecuadamente

Proveedores
Identificar los proveedores (internos y externos) de estas entradas

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SIPOC – funcionamiento

5 Proveedores 4 Entradas 1 Proceso 2 Salidas 3 Clientes

Ejemplos: Ejemplos: Descripción del Ejemplos: Ejemplos:

proceso:
-Proveedores -Datos -Productos -Cliente
-Productores -Partes Fase 1 -Servicios -Usuarios
-Gerentes -Formularios -Reportes -Gerencia
-Procesos -Materia -Procesos aguas
aguas arriba prima Fase 2 abajo
-Distribuidores

Fase 3

Fase 4

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SIPOC – ejemplo: reparar auto

5 Proveedores 4 Entradas 1 Proceso 2 Salidas 3 Clientes

Descripción del
proceso:
Reparar un auto
dañado por un
choque

Entregar auto y
Realizar
Recibir auto Reparar daños cobrar
cotización
reparaciones

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SIPOC – ejemplo: reparar auto

5 Proveedores 4 Entradas 1 Proceso 2 Salidas 3 Clientes

-Dueño del -Auto dañado Descripción del -Auto reparado -Dueño del auto
auto -Repuestos proceso: -Factura
-Distribuidores
Reparar un auto
de repuestos
dañado por un
choque

Entregar auto y
Realizar
Recibir auto Reparar daños cobrar
cotización
reparaciones

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RECI – definición

► Es una matriz de asignación de responsabilidades.

 Especialmente útil en procesos transversales a distintas áreas, donde la
responsabilidad de las tareas puede no estar claramente definida.

Es quien tiene la autoridad máxima

Responsable sobre la actividad, aunque puede no
actuar en ella.

Es encargado por la correcta ejecución

Ejecutor y resultados de la actividad. Reporta a
un Responsable.

Es consultado dado que tiene

Consultado información y conocimientos que sirven
de entradas para la actividad.

Es informado de los resultados de la

Informado actividad.
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RECI – formato

Actividades\Roles Rol 1 Rol 2 Rol 3

Actividad 1

Actividad 2

Actividad N

Para hacer coherente el análisis, en un primer nivel

deben estar las mismas fases ocupadas en SIPOC.
Posteriormente, se pueden ir desglosando en
actividades durante el análisis.

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RECI
Ejemplo
► En un primer paso asignar los roles para las fases definidas

Encargado de
Jefe de Taller

Supervisor
Secretario
Mecánico

compras
técnico

Junior
Actividades/Roles
Recibir auto
Realizar cotización
Reparar Daños
Entregar automóvil y cobrar reparaciones

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RECI
Ejemplo
► Detectar ambigüedades y/o brechas y resolverlas, dividiendo las fases en
actividades más precisas.

Encargado de
Jefe de Taller

Supervisor
Secretario
Mecánico

compras
técnico

Junior
Actividades/Roles
Recibir auto R/E I
Realizar cotización R E R/E R
Reparar Daños E I R R/E
Entregar automóvil y cobrar reparaciones R/E R/E E

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RECI
Ejemplo

de compras
Supervisor

Encargado
Secretario
Mecánico

técnico
Jefe de

Junior
Taller
Actividades/Roles
Recibir auto
Recibir automóvil R/E
Asignar mecánico R/E I
Realizar cotización
Inspeccionar automóvil R E C C
Estimar costos y tiempo de reparación I E C R
Obtener aprobación cliente y/o aseguradora C I R/E
Reparar Daños
Pedir repuestos I C R/E
Instalar repuestos y reparar daños E R
Probar automóvil C E R
Entregar automóvil y cobrar reparaciones
Limpiar automóvil R E
Emitir boleta o factura C R/E
Entregar automóvil R/E I
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RECI – reglas de oro

► Siempre debe haber un único Responsable (R) para cada actividad.

► Toda actividad debe tener al menos un Ejecutor (E)
 En caso de que una actividad tenga más de un ejecutor hay que cuestionarse si es
conveniente dividir la actividad
► Los demás códigos RECI pueden repetirse o no estar en una actividad.
► Puede existir un Responsable que además Ejecuta la misma actividad. (R/E)
► Un sistema de información puede ser Ejecutor (E), pero no Responsable (R).

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BlueworksLive ®

► Herramienta web de apoyo al descubrimiento de procesos

 Recientemente adquirida por IBM
► Ventajas
 Modelación colaborativa
 Permite elaborar modelos de los procesos
 Reportes a PowerPoint con 1 click
► Desventajas
 Sólo sirve para un descubrimiento inicial
► Cómo conseguirlo
 Registro gratuito en sitio web
(www.blueworkslive.com)

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BlueworksLive – ejemplo

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BlueworksLive – ejemplo

► Se pueden agregar detalles a las tareas al hacer click derecho sobre ellas

Ejecutor

Responsable

Consultado

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BlueworksLive – ejemplo

► Se puede cambiar a la vista “Process Diagram” para ver un diagrama de flujo del
proceso

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A2 –
Caracterizar proceso de negocio
► Identificar características principales del proceso de negocio seleccionado por el
grupo:
 Completar Matriz de Descubrimiento
 Construir un diagrama SIPOC
 Construir un diagrama RECI
 Opcional: Documentar proceso de negocio utilizando BlueworksLive

 Tener en cuenta:
o El nivel de detalle depende del criterio del modelador, por lo que tendrán que primero
contestarse por qué están modelando el proceso de negocio
o Qué problemas tiene

o Qué oportunidades existen

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Actividades

Seleccionar proceso con el que trabajarán (10 min.)

Crear Matriz de Descubrimiento para el proceso

Crear un diagrama SIPOC para el proceso (40 min.)

No más de 5 etapas principales

Crear un diagrama RECI para el proceso (40 min.)

Utilizar roles y actividades encontradas anteriormente

Utilizar BlueworksLive para el proceso (opcional)

Crear cuenta y documentar proceso en BlueworksLive

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A2,3 – primer informe
Identificar y caracterizar proceso de negocio
► Descripción del proceso de negocio con que trabajarán en las actividades del
curso
 Nómbrelo
 Identifique sus objetivos
 Señale por qué desea modelarlo
 Hay algún problema u oportunidad que requiere que el proceso sea mejorado

► Caracterizarlo utilizando las siguientes herramientas

 Matriz de Descubrimiento
 SIPOC
 RECI
 Observaciones: incluya comentarios explicativos de los diagramas

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