INSTRUCTIVO DOE (Documentación

electrónica)
Profesora: Yessica Pérez F.
Asesor docente
Licenciado en Educación

Departamento TIC

Carabineros de chile
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Índice

Contenido Pág.
Índice 2
Glosa de términos utilizadas en el instructivo 3
Ingreso al sistema 4
Menú documentación electrónica 4
Nuevo documento 5
Uso Botón jefes 6
Uso Botón Reparticiones 7
Uso botón Cargos 8
Bandeja de entrada 9
Búsqueda de documentos en bandeja de entrada 9
Funciones disponible para el tratamiento de los documentos 10
Responder 11
Tramitar 11
Pendiente 12
Archivar 12
Imprimir 13
Bandeja de enviados 13
Bandeja de salida 14
Documentos pendientes 14
Archivo personal 15
Plazos documentos 15
Rastrear documentos por plazos 16
Rastrear documentos enviados al suscrito 16
Buscar documentos 17
Búsqueda por meses 18
Resultado de la búsqueda 19
Traza de documento 19
Lista de destinatario 20
Control de lectura 21
Subrogante 21
Colaboradores 22
Colaborador que lee documentos y guarda en bandeja de salida 22
Colaborador leer documentos y enviarlos 23
Cambiar contraseña de inicio de sesión y de encriptación 23
Cerrar sesión 24
Perfiles usuarios 24

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Glosa de términos utilizadas en el instructivo

1. Cargos= asociado al cargo que desempeña determinado funcionario.

2. Trazos = es un seguimiento a la documentación

3. CL= control de lectura (al seleccionar esta opción visualizará los destinatarios)

4. N.C.U.= Numero correlativo único.

5. Editar colaboradores= agregar usuarios ()

6. = este símbolo indica que un documento es carácter de Informativo

7. = indicador de destinatario principal

8. = indica documento no leído

9. = indica que el documento ha sido leído.

10. =indicador de documento adjunto.

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INGRESO AL SISTEMA

http://doe.carabineros.cl

Para ingresar al sistema, digitar Rut y clave, la primera vez que se ingresa a la
aplicación la clave serán los cinco primeros dígitos del Rut.

MENÚ DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

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NUEVO DOCUMENTO

Al crear un nuevo documento, “PARA”, debe seleccionar al destinatario presionando

uno de los TRES botones: Jefes, Reparticiones y Cargos, (estos botones estarán
habilitados según corresponda a su perfil), si el documento se envía con informativo
debe seleccionar el destinatario a informar, seleccionar la materia, agregar el asunto, Si
requiere plazo seleccionar del calendario la fecha, la clasificación por defecto indica
“ORDINARIO”, si el documento es “SECRETO”, debe seleccionar dicha opción,
Adjuntar Archivo si corresponde, redactar el documento y enviarlo o guardar en
bandeja de salida, para enviarlo posteriormente.

1.1 Confeccionar un nuevo documento: Seleccionar en “PARA”, al destinatario en los

opciones: Jefes, Reparticiones y Cargos. Según perfil que corresponda.
1.2 Si el documento va con “INFORMATIVO” seleccione el o los destinatario a
informar.
1.3 En rubro “MATERIA”, seleccione el tema a tratar del documento, de acuerdo a las
opciones que le presenta la tabla que se desplegara.
1.4 En “ASUNTO”, digite el detalle del tema.
1.5 “PLAZO”, (este es de un superior a un subalterno, cuando es necesario)
1.6 En la opción “CLASIFICACIÓN” si el documento es de carácter reservado o
secreto, pinchar en opción “SECRETO”.

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El botón correspondiente a Jefes, Permite el envió de documentación electrónica; de

Prefecto, Director y Jefe de Departamento Este privilegio está definido solo para el
titular del Nodo.

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Dentro de los destinatarios de la documentación electrónica se encuentra el concepto

Reparticiones, función que permite la distribución de los documentos entre las oficinas
de partes, pertenecientes a una Zona, Dirección, Departamento o Prefectura.

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El botón Cargos está asociado a las labores que desempeña cada uno de los
integrantes de una Repartición, al presionar el botón cargos se desplegara la ventana
que se muestra a continuación, en la cual debe seleccionar el funcionario asociado al
cargo que cumple.

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BANDEJA DE ENTRADA

La Bandeja de Entrada contiene todos los documentos recibidos. Esta ventana cuenta
con una búsqueda por meses, y botón Refrescar Bandeja, que al ser presionado
realiza una actualización para la recepción de documentos.

Búsqueda por meses en bandeja de entrada.

El sistema en la Bandeja de Entrada le permite buscar los documentos de meses

anteriores.

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Mensajes de información que contiene un documento

Al abrir un documento tiene cinco alternativas, que serán descritas a continuación:

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Alternativa. 1

Este mensaje le indica que usted dará una respuesta definitiva al documento, más aun
si tiene plazo.

Alternativa 2

Al presionar el Botón aceptar este documento será re direccionado al destinatario

elegido. Las razones pueden ser dos, será asignado o enviado a un subalterno o se
enviara una respuesta que no tenga plazo asociado.

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Alternativa 3

Esta alternativa es para guardar momentáneamente un documento, y quitarlo de la

bandeja de entrada, para posteriormente dar respuesta o tramitarlo.

Alternativa 4

Este mensaje le indica que su documento quedará en su archivo personal.

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Alternativa 5

Este mensaje de advertencia le indica que los documentos no se deben imprimir en

forma masiva.

BANDEJA DE ENVIADOS

En la bandeja de documentos enviados las columnas permiten visualizar indicadores

como por ej. El NRO. De documento, el N.C.U. (numero correlativo único),
destinatario, el ASUNTO, fecha en que se envió, plazo y el control de lectura (CL).

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BANDEJA DE SALIDA

En esta bandeja se situarán todos aquellos documentos, que están en confirmación o

listos para ser enviados.

NOTA: En esta bandeja puede eliminar un documento si ya no requiere ser enviado.

DOCUMENTOS PENDIENTES

Un documento será enviado a la bandeja pendientes, si el usuario lo estima necesario,

una de las razones puede ser que dicho documento requiere de más información
para dar respuesta, o lo deja pendiente para posteriormente retomarlo y enviarlo a su
destinatario.

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ARCHIVO PERSONAL

En esta bandeja se situarán todos los documentos recepcionados por el usuario,

incluyendo aquellos que no se responderán, o que no se realizara ninguna acción
sobre ellos.

PLAZOS DE DOCUMENTOS

En la opción plazos de documentos, permite realizar búsqueda de documentos por

meses.

Se realizan búsquedas por Plazos Vencidos y Plazos sin Vencer.

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Permite rastrear por documentos enviados al suscrito y enviados por el suscrito.

En la siguiente grafica se realizó una búsqueda: en el mes de Septiembre, por plazos

vencidos enviados al suscrito.

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BUSCAR DOCUMENTOS

A modo de ilustración se describirán algunas opciones de la pantalla de búsqueda de

documentos.

Botones considerados:

=Al seleccionar esta opción le permitirá realizar una búsqueda en todo

el nodo, este es privilegio de Directores o Jefes de Reparticiones.

= esta opción solo permite búsquedas en la cuenta Personal. Vale

decir un documento anterior y uno posterior.

N.C.U.: es un parámetro de búsqueda más exacto ya que si conoce el número, se

ingresa, luego presionar el botón buscar, y el documento será encontrado
inmediatamente.

La búsqueda se puede realizar en las Bandejas de: ENTRADA, ENVIADOS, SALIDA,

DOC. PENDIENTES Y ARCHIVO PERSONAL.

Para una búsqueda más específica, ingresar una referencia del documento en,
“TEXTO EN DOCUMENTO”, “Repartición”, “Cargo”, “FECHA DESDE”, “FECHA
HASTA” y finalmente presionar botón “Buscar”.

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BÚSQUEDA POR MESES

La aplicación en la opción buscar documentos, permite rastrear por meses, como se

grafica a continuación:

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RESULTADO DE LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

Una vez ingresados los parámetros de búsqueda la aplicación arrojara la siguiente

información, el NRO. De documento los destinatario, el asunto, las fechas en que se
enviaron y guardaron los documentos, la traza donde presionando el botón VER
permite visualizar los destinatarios y el CL; permite visualizar el control de lectura.
Como se graficara en las siguientes ilustraciones.

TRAZA DE DOCUMENTOS.

Al presionar el botón , activara la opción DESTINATARIOS.

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Destinatarios

En la ventana documento trazado al presionar la opción , visualizara a

quien van dirigidos los documentos.

LISTA de DESTINATARIOS.

Al presionar en destinatario la aplicación arrojara la información asociada a los

destinatarios, relacionados con el documento.

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: CONTROL DE LECTURA

En esta ventana se visualizaran los documentos que han sido leídos, en el ejemplo
aquí nos muestra que en este listado los documentos no han sido leído.

La opción subrogante, le permite al titular seleccionar a la persona que lo reemplazará

cuando por ejemplo, esté haciendo uso de su feriado o este con días de permiso, para
realizar esta operación presione el botón subrogante, ingrese el Rut de la persona que
lo va a subrogar, presione el botón aceptar.

Se hace presente que al efectuar este proceso, usted desaparecerá virtualmente del
sistema.

Para retomar sus funciones, solo debe solicitar al subrogante que en la opción
“Subrogante”, ingrese su Rut. (Rut, del titular), y presione la botón aceptar. Con lo cual
usted (titular), volverá a ser el titular de su Nodo.

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COLABORADORES

La opción Colaboradores despliega el listado con los nombres de los colaboradores de

aquellos usuarios a los cuales su perfil lo permite. Puede agregar más colaboradores al
presionar el botón Editar Colaborador. Al agregar colaboradores solo debe ingresar el
Rut del funcionario que le asignara dicho perfil.

LEER DOCUMENTOS Y GUARDAR EN BANDEJA DE SALIDA Colaborador que

leerá documentos y los guardara en bandeja de salida

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Colaborador creado para LEER DOCUMENTOS Y ENVIARLOS

CAMBIAR CONTRASEÑA DE INICIO DE SESIÓN Y DE ENCRIPTACIÓN

Al ingresar a la opción Cambiar contraseña, puede modificar su contraseña ingresando

la actual e ingresando la nueva contraseña

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Al final del menú se encuentran las opciones Cambiar Contraseñas esta le permitirá
modificar la contraseña entregada por el administrador del sistema y por último la
opción Cerrar sesión.

Perfiles Usuarios de la Documentación Electrónica

Nº
USUARIO NIVELES DE ACCESO COLABOR. BÚSQUEDA ASIGNACIÓN

ADMINIST. JEFES REPARTICIÓN CARGO N SU CUENTA Administradores del

sistema

TITULAR JEFES REPARTICIÓN CARGO 8 NODO Directores, jefes de zona,

jefes de departamentos y
prefectos

OPU REPARTICIÓN CARGO 30 NODO Jefes of. de partes

(altas reparticiones y
reparticiones)

FISCALÍA REPARTICIÓN CARGO 15 NODO Fiscales Jefes

AVANZADO REPARTICIÓN CARGO 8 NODO Subprefectos y

excepciones

INTERMEDIO CARGO 8 SU CUENTA Excepciones

BÁSICO CARGO 0 SU CUENTA Todos los usuarios

operadores del sistema

GUARDIA DIOSCAR 0 SU CUENTA Guardia de comisarías

y tenencias

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