Fundamentos de la
Organización de Eventos
¿Qué es la Organización de Eventos?
Es un proceso de diseño, planificación y
producción de fiestas, celebraciones,
reuniones, agasajos y todo aquel
acontecimiento que implique la presencia de
un público invitado. Cabe resaltar, que la
organización de eventos incluye diversas
tareas como realizar un presupuesto, armar un
cronograma, reservar el salón, tramitar
permisos, contratar el servicio gastronómico,
entre otras cosas. Todas estas tareas deben
realizarse conforme a las finalidades del
evento y las preferencias del cliente.
Importancia
La importancia de la organización de eventos
es que porque excluye la improvisación, es
decir que permite desarrollar el acontecimiento
con armonía y fluidez, según lo previsto.
Asimismo, la organización de eventos se
considera de gran importancia debido a que
los actos, reuniones y agasajos se realizan en
base a las normas de protocolo establecidas y
de acuerdo a las principales tendencias de
acuerdo al tipo de evento. De esta manera, el
el organizador de eventos debe ocuparse de
todos los pormenores que corresponden al
acontecimiento, de manera tal que el cliente se
sienta libre de las presiones y  Deportivos: Carreras, caminatas y
responsabilidades que suele generar la
planificación y la organización.
Además, la capacidad de trabajo de los
profesionales dedicados a la organización de
eventos puede adaptarse a diferentes
presupuestos, requisitos y preferencias.
Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746
Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización de Eventos.
MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56
Se puede señalar, que debido a la
importancia de esta actividad, los
profesionales dedicados a la organización de
eventos deben conocer las reglas de protocolo
y etiqueta, estar familiarizados con el mercado
de proveedores, los métodos organizativos y
los requisitos específicos de cada tipo de
evento.
Características
Los eventos tienen una dimensión formal y
en casi todas las ocasiones, van ligados a un
protocolo para que funcionen con efectividad.
Todos ellos están formados por distintos
participantes; los protagonistas, invitados y los
medios de comunicación. Cabe mencionar,
que dentro de las características se
encuentran: Creatividad, Dinamismo,
Seriedad, Buena organización, Protocolo
marcado, Prensa, Calidad y Seguridad.
Tipos de Eventos
Entre los tipos de eventos tenemos:
 Sociales: Bodas, aniversarios, otros.
 Corporativos o Empresariales: Ferias,
conferencias y reuniones.
 Espirituales o Comunitarios: Retiros
espirituales, cursos de yoga o cenas
benéficas.
 Académicos: Clases profesionales,
entregas de diplomas o fiestas de
graduación.
 Culturales y de Ocio: Como festivales,
espectáculos y conciertos.
juegos.
 Políticos: Mítines, debates y
manifestaciones.
 Educativos: Charlas, cursos y
congresos.
 Fundamentos de la
Organización de Eventos
Concepto de Evento En tal sentido, se tiene que especificar
Un evento es todo acontecimiento de dónde vendrán, cuántos espera
previamente organizado que reúne a un atraer, entre otros.
determinado número de personas en tiempo y
b) Medibles: Se requiere un sistema,
lugar preestablecidos, que desarrollarán y
compartirán una serie de actividades afines a método o procedimiento para permitir el
un mismo objetivo para estímulo del comercio, seguimiento y registro de la acción
la industria, el intercambio social y la cultura
sobre la cual se enfoca el objetivo. Por
general.
ejemplo, se debe establecer un sistema
Visión y Misión
de monitoreo para registrar cuántos
1. Visión: Brindar a los clientes una turistas asistieron al evento.
experiencia única e innovadora en cada
c) Alcanzables: Los objetivos
uno de sus eventos, ofreciendo el más
alto nivel de excelencia y calidad en los establecidos deben ser alcanzables, y
servicios. nunca se deben exagerar. Por ejemplo,
2. Misión: Es el propósito, razón de ser y
no establezcas el objetivo de atraer a
fin de una organización, define lo que
pretende cumplir en un entorno 1,000 turistas de América del Norte
específico cuando solo tienes un corto período de
tiempo para comercializar un evento
Establecer Smart que, de manera realista, solo atraerá a

La metodología SMART es muy útil para 500 excursionistas de las regiones

establecer metas tanto personales como vecinas.

profesionales según los expertos y su d) Relevante: ¿El objetivo es importante

definición es el acrónimo de las palabras en para el evento? Por ejemplo, si el

inglés: Specific, Measurable, Achievable, principal impulsor del evento es

Realistic y Timely. (Específicos, Medibles, fomentar la actividad de la comunidad,

Alcanzables, Relevantes y Basados en el ¿realmente necesitas atraer turistas

Tiempo). A continuación, se define cada uno: como una prioridad?

a) Específicos: Se debe ser específico e) Basado en el Tiempo: Debe haber una

sobre lo que se debe lograr. Por fecha de inicio y finalización claramente

ejemplo, si un objetivo es atraer turistas establecida para cada objetivo.

al evento.

Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746

Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización de Eventos.
MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56
 Fundamentos de la
Organización de Eventos

Análisis de F.O.D.A (Fortalezas, Plan de Acción

Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

El Plan de acción del evento es una

herramienta de administración que detalla la
Al comienzo del proceso de planificación,
actividad clave del proyecto en relación con
se debe realizar un Análisis FODA”, esto
una línea de tiempo; debe revisarse y
ayudará a determinar las Fortalezas,
actualizarse continuamente a medida que
Debilidades, Oportunidades y Amenazas
avanza la planificación del evento y las
(FODA) en relación al evento. Cabe
operaciones.
mencionas, que la FODA, ayudará a darle
En el plan de acción para eventos se debe
forma a los planes. Al observar las influencias
tener una buena idea de cómo se desarrollará
internas y externas que pueden tener un
el evento, es importante que se escriba
impacto positivo o negativo, se consideran las
pensamientos en el papel. Esto es esencial
fortalezas y debilidades del evento y cómo
para ayudar a comprender y compartir lo que
éstas afectarán la capacidad para realizarlo.
se debe hacer, cuándo y por quién.
Asimismo, se debe aplicar para las
También es un requisito si deseas
oportunidades en las que el evento puede
convencer a otros para que inviertan en el
capitalizarse y las amenazas que podrían
evento. Dentro de este orden de idea, crear el
desmejorar el evento o sus elementos.
plan de acción del evento es una tarea sencilla
Por consiguiente, se consideran los
que implica enumerar las actividades clave en
siguientes puntos:
una línea de tiempo e indicar quién será
 Gestión de Eventos: Experiencia responsable de entregar cada elemento. Esto
dentro de la organización, número y
ayudará a asegurar que se tiene suficiente
estructura de personal, estabilidad
tiempo para completar las tareas necesarias y
financiera, viabilidad de la planificación,
ayudar a los involucrados a comprender las
confianza de los financiadores, etc.
responsabilidades. Entre las actividades clave
 Socios / Clientes: El apoyo que enumeradas en su plan de acción para
pueden / no pueden proporcionar: eventos se pueden incluir:
finanzas, influencia, recursos, etc.
 Climas: Beneficios sociales,  Redactar / actualizar el plan de
económicos, culturales y políticos. negocios
 Potencial para Desarrollarse y  Identificar socios y simpatizantes del
Crecer: Factores que ayudarán o evento.
dificultarán este paso.
 Autorización / permisos.
 Otros Factores: Competencia,
 Reclutamiento y capacitación.
tecnología, legal.
 Actividad de recaudación de fondos y
En las etapas iniciales del proceso de
plazos.
planificación, puede ser útil enumerar las
 Licencias, asuntos legales o de
Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y
seguros.
Amenazas relevantes para el evento.
 Hitos del presupuesto.
 Reuniones clave, es decir, reuniones de
un grupo directivo o subcomité.

Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746

Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización de Eventos.
MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56
 Fundamentos de la
Organización de Eventos
 Lugar(es) de confirmación.
 Elementos del programa de reserva o Ceremonial
puesta en marcha.
 Hitos de preproducción / producción.
 Implementación de la estrategia de Concepto Etimológico Ceremonial (del latín
marketing. ceremonialis) “perteneciente o relativo al uso
 Actividad de medios. de la ceremonias”. Es la serie de formalidades
 Creación de eventos. para cualquier acto público y solemne.
 Evento en vivo.
 Desmontaje’ del evento. Etiqueta
Monitorización, evaluación e informes
La Etiqueta se utiliza para hacer referencia
También, se debe incluir el tiempo de
al ceremonial de usos, costumbres y estilos
contingencia para cualquier tarea de la que no
que se deben respetar en ciertos ámbitos. La
se esté seguro que se pueda completar en una
etiqueta menciona un cierto modo de
fecha en particular o para aquellas que
comportamiento social según normas
requieran influencia o asistencia externa. Se
convencionales.
deben hacer reuniones del equipo para
actualizar el plan y luego asegurarse de que
todas las revisiones se distribuyan a quienes
trabajan en el plan. Clasificación del Ceremonial en
Cabe resaltar, que dependiendo del tamaño Venezuela:
y la complejidad del evento, se puede tener
Planes de Acción separados y más detallados
para diferentes áreas de trabajo o
Según la constitución está representada en
“departamentos”. Por ejemplo, se puede tener
los poderes públicos de la siguiente manera:
uno para mercadotecnia, uno para producción,
otro para recaudar fondos, entre otros.
De no tener un software de administración  Ceremonial Público o de Estado: Es
de proyectos para armar el plan, se puede aquel que representa un conjunto de
hacer en una tabla simple de actividad / mes. fórmulas en que se exterioriza la vida o
la razón de estados, es decir, las
relaciones entre los estados y los
hombres que lo representan.
Protocolo A. Ceremonial Extranjero o Político:
Es el que comprende todos los actos
celebraciones o instrumentos que se
Es el conjunto de reglas que, ya sea por refieren a: Jefe de Estado, PAPA,
norma o por costumbre, se establecen para cualquier cabeza visible de un país.
actos oficiales o solemnes, ceremonias y otros B. Ceremonial Diplomático o de
eventos. El protocolo, por tanto, son las Embajada: Es el que comprende
instrucciones, o recomendaciones, que deben todo lo relacionado a política
seguir aquellos asistentes que acudan a un exterior.
evento formal.

Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746

Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización de Eventos.
MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56
 Fundamentos de la
Organización de Eventos

C. Ceremonial de Cancillería: Se
refiere a todo lo vinculado a política
interior, regula las formalidades a
observar en relación a notas, oficios, Importancia de la Etiqueta en el
tratados y demás documentos
Ceremonial
oficiales diplomáticos.

 Ceremonial Militar: Comprende lo

Tanto en el ámbito social como empresarial,
relacionado al conjunto de formas en
es importante saber comportarse y dejar la
que exterioriza la vida de relación de las
mejor imagen. Debido que la etiqueta es el
fuerzas armadas. Las relaciones entre
conjunto de reglas y costumbres que nos
las diferentes fuerzas (armada,
permite desenvolvernos, adecuadamente, en
aviación, guardia nacional) instituciones
los diferentes ambientes que se enfrentan
y hombres. Regula el conjunto de
cada día.
formalidades rigurosas de estricto
cumplimiento militar.

 Ceremonial Religioso o Litúrgico: Es

el que tiene por objeto dar por exacto
cumplimiento a las reglas y
procedimientos generales que deben
observarse en el desarrollo de actos y
oficios religiosos de cualquier Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746
naturaleza. Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización
 Ceremonial Civil o Privado: Es el de Eventos.
conjunto de formalidades que MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56
exterioriza la vida de realización de los
entes privados en el contorno donde se
realiza rigiéndose en el procede de
observancia por cultura, clima, entre
otros.

Participante: Anabel Castillo C.I.: v-14.001.746

Formación: Organización de Eventos y Protocolo
Tema: Conceptos y Fundamentos de la Organización de Eventos.
MTP: Italina Mendoza C.I: v-5.369.56