Los siete puntos para mejorar la efectividad de las oficinas de gestión de

proyectos

De Patricia Ramírez

Gartner apunta a la necesidad de un buen equipo, la capacidad de adaptarse a los

cambios de las compañías o a la identificación de iniciativas de alto impacto como

claves para una mayor efectividad de las PMO.

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Toñi Herrero Alcántara

26 ABR 2016

Gartner ha identificado las siete mejores prácticas que deben llevar a cabo los

responsables de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) que cada vez más, se

enfrentan al reto de demostrar cuál es su valor. El objetivo de este listado es que dichos

profesionales mejoren la efectividad de sus proyectos así como su portfolio y programas de

gestión y a demostrar que pueden ayudar a la organización y a sus objetivos estratégicos.

“La digitalización y las TI bimodales son sólo dos ejemplo de los muchos desarrollos en el

entorno de los negocios que necesitan el apoyo de las PMO”, explicó Mbula Schoen,

analista senior de Gartner. “El hecho de no evolucionar y adaptarse a estos cambios puede
dar como resultado que las PMO queden desalineadas con los objetivos de las compañías, o

que parezca que no aportan valor a la misma”.

Teniendo en cuenta este aspecto, Gartner  ha publicado un listado con las siete prácticas

que deberían llevar a cabo las PMO para alcanzar una gestión más efectiva.

En primer lugar, Gartner destaca la necesidad de contar con el equipo humano adecuado,

con las habilidades y los conocimientos necesarios. "La gente generalmente es reacia a los

cambios por lo que es fundamental que la PMO contrate personal que pueda impulsar el

cambio en lugar de resistirse al mismo”, aseguró Schoen. En segundo lugar, Gartner

considera necesario identificar y ejecutar iniciativas de alto impacto y de alta

visibilidad. Los analistas consideran vital para demostrar el valor de las PMO mejorar las

prestaciones de proyectos importantes y de mucha visibilidad. En tercer lugar, Gartner

coloca a los informes de aquello que realmente preocupa a la empresa. “La mayoría de

las oficinas de gestión están proporcionando informes de estado de los proyectos y

programas, pero la percepción de muchos ejecutivos de negocios sugiere que hay un

problema de comunicación”, explicó Schoen. El siguiente punto identificado por la

consulta implica construir un marco de actuación que demuestre que la PMO está alineada

con los objetivos estratégicos de la compañía. Y es que para Gartner, un buen marco no

sólo servirá a para esta alineación sino que también ayudará a la identificación de objetivos

e hitos en el camino hacia la resolución de problemas y obstáculos que bloquean el éxito

estratégico. En el quinto lugar, se sitúa a la necesidad de proporcionar a los directivos

información clara y sin ambigüedades. La presentación de informes breves y precisos es

más efectiva para los directivos que aquellos que se pierden en grandes cantidades de

detalles.
El sexto pasa consiste en destacar los logros conseguidos por la PMO, no sólo a través de

las métricas acordadas previamente con los directivos sino también promocionando los

éxitos conseguidos. Esta promoción debe darse no tanto a partir de los simples números

sino a través de beneficios más tangibles para la empresa. Por último, las PMO, según

Gartner, deben evolucionar para dar soporte a los negocios digitales y a las TI

bimodales. Las PMO deben adaptar sus modelos de servicio a los cambios tecnológicos si

quieren ser efectivas para sus compañías. “Una PMO eficaz continuamente re-examina sus

procesos y capacidades para asegurar que están en línea con las necesidades actuales de la

empresa”, finalizó Schoen.