Instructivo - Procedimiento Administrativo Sancionatorio

Código: IVC-PD-02
PROCESO
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
Versión: 3.0
PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
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1. Objetivo
Establecer las directrices que permitan tramitar y resolver los procedimientos administrativos
sancionatorios que se cursen en la Entidad.
Lograr un procedimiento común y base para todos aquellos que, dentro de los trámites y funciones
asignadas a este Ministerio, que sean equivalentes a Procedimientos Administrativos Sancionatorios.
2. Alcance
El procedimiento inicia con la comunicación de la existencia de méritos cuando no se ha realizado una

averiguación preliminar.
Cuando se ha llevado a cabo la averiguación preliminar el proceso inicia con la formulación de cargos al
investigado, hasta la ejecutoria del acto administrativo que adopta la decisión incluyendo los recursos de
ley o en su defecto hasta la terminación anormal del mismo.
3. Definiciones
Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de la Administración, tendiente a producir efectos

jurídicos. Estos pueden ser resoluciones o autos, dependiendo de si ponen fin a la actuación o le dan
impulso.
Auto de Formulación de Cargos: Acto Administrativo que señala los hechos que originan el
procedimiento administrativo sancionatorio. En éste se identifican claramente las personas naturales o
jurídicas objeto de investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas
que serían procedentes, en caso de comprobarse la infracción. Contra este acto administrativo no procede
recurso alguno.
Auto de Pruebas: Acto Administrativo que se genera cuando deben practicarse pruebas ya sean oficiosas
o a petición de parte o interviniente, dentro de un procedimiento administrativo sancionatorio. Contra este
acto administrativo no procede recurso alguno.
Auto de Traslado para Alegatos: Acto Administrativo mediante el cual, culminado el periodo probatorio se
da traslado al investigado para alegar de conclusión. Contra este acto administrativo no procede recurso
alguno.
Averiguación Preliminar: Actuación facultativa de comprobación, desplegada por servidores del Ministerio
del Trabajo, cuya finalidad es determinar el grado de probabilidad o verosimilitud de la existencia de una
falta o infracción, identificar a los presuntos responsables de esta o recabar elementos de juicio que
permitan efectuar una valoración clara, precisa y circunstanciada de los hechos puestos en conocimiento o
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que se pretenden averiguar. Esta actuación permite determinar si existe mérito suficiente para iniciar un
Procedimiento Administrativo Sancionatorio eficaz, eficiente y efectivo.
Los servidores del Ministerio del Trabajo deben concluir este procedimiento en los plazos razonables que
aquí se presentan, toda vez que esta no interrumpe el término de caducidad.
Comunicación de mérito: Momento procesal donde se le comunica al interesado que de las

averiguaciones preliminares adelantadas o del propio contenido de la querella presentada o de la actuación
oficiosa, se encuentra mérito para adelantar un procedimiento administrativo sancionatorio.
Competencia: Facultad constitucional y legal que gozan servidores del Ministerio del Trabajo para
adelantar diferentes actuaciones propias del sistema de inspección, vigilancia y control.
Decisión: Acto por el cual el servidor competente, adopta una determinación de acuerdo con las
circunstancias demostradas dentro del proceso.
Descargos: Manifestación del investigado a través del cual en el ejercicio del derecho de defensa
responde a los cargos formulados en el auto de formulación de cargos.
Medios Electrónicos: Se entiende como cualquier tecnología idónea para la comunicación o transferencia
de datos.
Mérito: Dentro de un proceso corresponde a los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas
objeto del mismo, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían
procedentes en caso de que se comprobase una infracción administrativa.
Multa: Sanción pecuniaria con destino específico, que se impone al sujeto investigado mediante acto
administrativo, una vez verificado por servidor competente la infracción en materia laboral y los criterios de
graduación de la sanción de acuerdo a la naturaleza de la conducta.
Procedimiento Administrativo Sancionatorio: : Es aquel que utiliza la administración pública para

ejercer su potestad sancionadora, para tal efecto, el procedimiento reglado que para estos efectos adelanta
la autoridad administrativa del Ministerio del Trabajo se fundamenta en su norma especial que es la Ley
1610 de 2013 y se complementa en lo no previsto con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo. La finalidad del procedimiento es la verificación de la comisión o no de
infracciones a las normas laborales individuales o colectivas o de riesgos laborales y que se adopte una
decisión con fundamento en la Ley y en la preservación de los fines del Estado.
Prueba: Cosa material, hecho, suceso, razón o argumento con que se intenta probar que algo es de una
determinada manera y no de otra.
Querella: Petición verbal, escrita o vía correo electrónico, presentada por parte o tercero interesado ante la
autoridad administrativa del trabajo con el fin se adelante una actuación administrativa que permita verificar
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el cumplimiento de las normas laborales individuales, colectivas, del sistema de seguridad social en
pensiones, riesgos laborales y demás prestaciones sociales a su cargo.
Sanción: Consecuencia o efecto impuesto al investigado o representantes de estos, según sea el caso,
cuando se evidencian disposiciones vulneradas en materia laboral o norma específica.
4. Generalidades del Procedimiento
El procedimiento administrativo sancionatorio se adelanta a través de un método reglado establecido en la

Constitución Política, en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley
1437 del 2011), en la Ley 1610 de 2013 y demás normas específicas y concordantes, el cual concluirá con
un acto administrativo de sanción o archivo (exoneración al investigado o terminación anormal del
proceso).
De su Inicio:
El procedimiento administrativo sancionatorio podrá iniciarse:
1. De manera oficiosa y por escrito por servidor competente del Ministerio.

2. Por solicitud de parte (derecho de petición) ya sea de manera verbal, escrita o por medios
electrónicos.
La de oficio se adelanta por la facultad que tiene el servidor público en cumplimiento de una obligación o un
deber legal, esta debe ser siempre iniciada por escrito, registrada en el sistema de gestión documental y se
debe informar al interesado para el ejercicio del derecho de defensa y contradicción.
Es pertinente, resaltar que la solicitud verbal es un medio válido de recepción de querellas, de acuerdo con
lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por tanto,
ningún servidor del Ministerio del Trabajo puede negarse a recibirla.
En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales

deberá garantizarse la recepción de las peticiones verbales, sin exigir al ciudadano interesado mayores
desplazamientos para su presentación.
El Ministerio del Trabajo podrá exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito dada su naturaleza, y
para tal fin, se entregará al interesado, sin costo, si este así lo desea, los instrumentos para facilitar su
diligenciamiento. Los peticionarios podrán aportar mayor documentación que aquella que el Ministerio del
Trabajo defina en los formatos ya mencionados. En todo caso, si no llegasen a existir tales instrumentos,
no puede servidor alguno solicitar peticiones por escrito.
En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales se

utilizará la “carátula para las querellas”, la cual hará parte integral de la solicitud presentada por el
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ciudadano, permitiendo una rápida y plena identificación de la actuación administrativa a que haya lugar,
así como de las partes y de sus apoderados. De igual manera, para agilizar los trámites de notificación,
hará parte de la petición, el “formulario de autorización para notificación por vía electrónica” suministrada
por el Grupo de Gestión Documental. El uso de la caratula y el formulario anteriormente mencionados se
hará conforme a los lineamientos emitidos por el Ministerio del Trabajo.
De igual forma el interesado podrá presentar su solicitud mediante los medios electrónicos que el Ministerio
del Trabajo haya dispuesto para tal fin que, en todo caso, tendrán como registro de datos de fecha y hora
de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual
se han recibido los documentos.
Toda persona tiene el derecho de actuar utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su
dirección de correo electrónico en la base de datos que se disponga para tal fin. Sí así lo hace, las
autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir
notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. De igual manera, para agilizar los trámites de
notificación, se podrá diligenciar el “formulario de autorización para notificación por vía electrónica”
suministrado por el grupo de gestión documental o quien haga sus veces en los puntos de atención del
Ministerio.
El mensaje de datos emitido por parte del Ministerio del Trabajo para acusar recibo de una comunicación
será suficiente prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por parte del
Ministerio. Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido
registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.
De la pertinencia de la Averiguación Preliminar:
En cuanto a la pertinencia de la averiguación preliminar, el funcionario competente deberá atenerse a lo

señalado en la definición dada a la misma. En todo caso, si en la solicitud presentada o si fruto del análisis
oficioso se observa la existencia de los méritos suficientes, los funcionarios deberán obviar la práctica de la
averiguación preliminar e iniciar un procedimiento administrativo sancionatorio.
El resultado de una averiguación preliminar (Procedimiento averiguación preliminar IVC-PD-01) debe

concluir con la determinación y la comunicación de la existencia de méritos para adelantar un
procedimiento sancionatorio.
De los Sistemas de Registro:
Será obligación del servidor competente del Ministerio del Trabajo, el diligenciamiento del contenido de la
querella presentada, así como la actualización del estado de esta en el medio tecnológico o sistema de
información que el Ministerio del Trabajo establezca.
De la Formación del Expediente:

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Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo
expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, cualesquiera otros que se
tramiten ante el Ministerio del Trabajo, de acuerdo con sus jurisdicciones o por poder preferente.
Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la Ley tengan el carácter de
reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.
Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los
documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos, petición
que deberá resolverse a más tardar dentro de los diez (10) días siguientes al recibo.
La forma de llevar el expediente se realizará de acuerdo con las directrices que para tal fin el Ministerio del
Trabajo expida, teniendo en cuenta las normas propias de archivística dictadas por el Archivo General de la
Nación.
En aquellos vacíos referentes a la formación del expediente, se aplicará lo contenido en el Código General
del Proceso.
Será posible el uso de expedientes electrónicos dentro los procedimientos administrativos sancionatorios,
para lo cual el Ministerio del Trabajo, fijará las pautas y medios tecnológicos para su debida aplicación.
De los Terceros:
Cuando en una actuación administrativa de contenido particular y concreto el servidor del Ministerio del
Trabajo advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisión, les
comunicará la existencia de la actuación, el objeto de esta y el nombre del peticionario, si lo hubiere, para
que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos.
La comunicación se remitirá a la dirección o correo electrónico que se conozca si no hay otro medio más
eficaz. De no ser posible dicha comunicación, o tratándose de terceros indeterminados, la información se
divulgará a través de un medio masivo de comunicación nacional o local, según el caso, o a través de
cualquier otro mecanismo eficaz (página web), habida cuenta de las condiciones de los posibles
interesados. De tales actuaciones se dejará constancia escrita en el expediente.
Los terceros podrán intervenir en las actuaciones administrativas, para lo cual, deberá solicitarlo
formalmente al Ministerio del Trabajo, en todo caso, de resultar aceptado, dicho interviniente podrá solicitar
y aportar pruebas, así como recurrir los actos administrativos de decisión.
Un tercero podrá pedir su inclusión en el proceso, en los siguientes casos:

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1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes, resulten

afectados con la conducta por la cual se adelanta la investigación, o estén en capacidad de aportar
pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos materia de esta.
2. Cuando sus derechos o su situación jurídica puedan resultar afectados con la actuación administrativa
adelantada en interés particular, o cuando la decisión que sobre ella recaiga pueda ocasionarles perjuicios.
3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general.
La petición deberá reunir los requisitos previstos en el artículo 16 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en ella se indicará cuál es el interés de participar en la
actuación y se allegarán o solicitarán las pruebas que el interesado pretenda hacer valer. El servidor del
Ministerio del Trabajo que la tramita la resolverá de plano y contra dicha decisión no procederá recurso
alguno.
De la Competencia:
Es competente para desarrollar el procedimiento administrativo sancionatorio, la Dirección Territorial del

domicilio del querellado, en concordancia con lo establecido en los artículos 1 y 28 del Código General del
Proceso.
Las providencias principales dentro del procedimiento administrativo sancionatorio serán suscritas por el
funcionario llamado a tomar la decisión final dentro del proceso. En todo caso, en materia de riesgos
laborales corresponderá a los Directores Territoriales.
5. Descripción de las Actividades
Registro /
Nro. Actividad Responsable
Documento
Definir si la querella fue objeto de averiguación
preliminar.
Director Territorial,
Anotación en la
Si NO viene de averiguación preliminar pasar al Coordinador o Servidor
1 querella
numeral 2 Público que se delegue
Si viene de averiguación preliminar ir al numeral 7

Revisar y radicar la querella en el sistema de Radicación en el
información de inspección, vigilancia y control, Auxiliar Administrativo sistema de
2 excluyendo la duplicidad de estas. o Servidor Público que información de
se delegue inspección, vigilancia
Sí es de oficio, también será radicada y control
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Verificar y corregir datos de radicación si es del

Formulario del
caso, ajustando la caratula del expediente en físico.
Director Territorial, sistema de
3 Coordinador o Servidor información de
Preasignar y hacer el reparto.
Público que se delegue inspección, vigilancia
y control
Proyecto de la
Proyectar la comunicación mediante la cual se
4 Inspector de Trabajo comunicación de
informa la existencia del mérito.
existencia de mérito
Suscribir la comunicación mediante la cual se
Director Territorial,
informa la existencia del mérito.
5 Coordinador o Servidor Auto suscrito
Público que se delegue
Enviar la comunicación mediante la cual se informa la Oficio de
existencia del mérito. y verificar entrega de Auxiliar Administrativo comunicación con
6 comunicación. o Servidor Público que Constancia de Envío
se delegue y/o Guía de entrega
física o electrónica
INICIO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
Resolver interrogante en el Sistema de Información
¿Existen pruebas allegadas como consecuencia de la Manifestación en el
comunicación de existencia de mérito que cambien la sistema de
7 decisión de formular cargos? Inspector de Trabajo información de
inspección vigilancia
Si hay pruebas cargar en archivo PDF. y control
Resolver interrogante en el Sistema de Información

¿Considera pertinente formular cargos?
Manifestación en el
Si la respuesta es “NO” el Sistema lo remite al
Director Territorial, sistema de
numeral 14 de la Averiguación Preliminar en donde se
8 Coordinador o Servidor información de
proyecta resolución de archivo.
Público que se delegue inspección vigilancia
y control
Si se continúa con la decisión de formular cargos, ir al
numeral 9.
Proyectar auto mediante el cual se formulará cargos. Proyecto de

9
Inspector de Trabajo Auto
10 Proferir auto mediante el cual se formulará cargos, Director Territorial, Auto suscrito
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señalando con precisión y claridad, los hechos que lo Coordinador o Servidor

originan, las personas naturales o jurídicas objeto de Público que se delegue
la investigación, las disposiciones presuntamente
vulneradas y las sanciones o medidas que serían
procedentes.
Oficio de
Proyectar y enviar la comunicación de citación de
Auxiliar Administrativo comunicación con
notificación de la formulación de cargos y verificar
11 o Servidor Público que Constancia de Envío
entrega de comunicación.
Recepcionar y digitalizar los descargos y solicitud o
aporte de pruebas que pretenda(n) hacer valer dentro Auxiliar Administrativo Registro en el
12 del proceso, y Direccionar al inspector que tiene o Servidor Público que sistema de gestión
comisionado la instrucción del procedimiento se delegue documental
administrativo sancionatorio.
Formulario en el
Diligenciar el formulario en el sistema de información
sistema de
de inspección, vigilancia y control, los cargos a
13 Inspector de Trabajo información de
formular.
y control
Definir si se requiere o no decretar la práctica de
pruebas. Formulario en el
sistema de
14 Si se requiere decretar y/o rechazar total o Inspector de Trabajo información de
parcialmente práctica de pruebas, ir al numeral 14. inspección, vigilancia
y control
Si no se requiere decretar pruebas ir a numeral 18.
Proyectar auto mediante el cual se decretará y/o

15 Inspector de Trabajo Proyecto de Auto
rechazará la práctica de las pruebas.
Proferir auto mediante el cual se decretará y/o Director Territorial,

16 rechazará la práctica de las pruebas. Coordinador o Servidor Auto suscrito
Proyectar y enviar la comunicación el auto mediante Oficio de
el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las Auxiliar Administrativo comunicación con
17 pruebas a las partes jurídicamente interesadas. o Servidor Público que Constancia de Envío
Verificar entrega de comunicación. se delegue y/o Guía de entrega
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Pruebas cargadas en
Adelantar la práctica de pruebas comisionadas, el sistema de
Inspector de Trabajo
18 dando inicio así al periodo probatorio. información de
Comisionado
inspección, vigilancia
y control
Proyectar auto mediante el cual se da traslado al
Proyecto de
19 investigado por tres (3) días para que presente los Inspector de Trabajo
Auto
alegatos respectivos.
Proferir auto mediante el cual se da traslado al
investigado por tres (3) días para que presente los Director Territorial,
20 alegatos respectivos. Coordinador o Servidor Auto Suscrito
Proyectar y enviar la comunicación del auto

Oficio de
mediante el cual se da traslado al investigado para
que presente los alegatos respectivos. Verificar
entrega de comunicación.
Recepcionar y digitalizar, si es del caso, los Auxiliar Administrativo Registro en el
22 alegatos de conclusión y Direccionar al inspector que o Servidor Público que sistema
tiene asignado la instrucción del PAS. se delegue correspondencia
Registro en el
Cargar el escrito que contiene alegatos de sistema de
23 Inspector de Trabajo
conclusión. información,
vigilancia y control
Definir si el acto administrativo es de archivo o de
24 Inspector de Trabajo Proyecto de acto
sanción; y proyectar el acto correspondiente.
Proferir el acto administrativo definitivo. Director Territorial,
25 Coordinador o Servidor Acto suscrito
Proyectar y enviar la citación de notificación del acto
Oficio de citación con
administrativo definitivo de conformidad con lo Auxiliar Administrativo
constancia de envío
26 señalado en el CPACA. o Servidor Público que
y/o guía de entrega
se delegue
Formulario en el
Diligenciar el formulario de decisión en el sistema de
sistema de
27 información, inspección, vigilancia y control. Inspector de Trabajo
información de
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y control
Registrar en el sistema de información de inspección,

vigilancia y control si se interpone recurso.
28 Sí hay recurso ir al Procedimiento de Recursos Inspector de Trabajo Registro

IVC-PD-03.
Si NO hay recursos pasar al numeral 29.

Realizar la constancia de ejecutoria.
Constancia en el
En caso de que la decisión final sea sancionatoria Auxiliar Administrativo
sistema de
29 pasar al numeral 30. o Servidor Público que
información,
se delegue
vigilancia y control.
Si la decisión final NO es sancionatoria se deberá
finalizar el proceso.
Proyectar y enviar la comunicación a los
Oficio de
competentes para iniciar el proceso coactivo de la
sanción que quedó ejecutoriada y Verificar entrega
de comunicación.
Fin del Procedimiento
2. Requerimientos Técnicos del Procedimiento
Frente a la totalidad de las actividades:
El responsable de la actividad dependerá de la competencia que cada uno tenga para el adelanto de esta,
de acuerdo con la materia que se investiga, por lo que la forma de presentación de dichos responsables en
este documento no implica que todos ellos quedan habilitados para la suscripción de los documentos
contenidos en las actividades, sino cada uno lo hará de acuerdo con su competencia.
Frente a la Actividad No. 1:

Tiempo de ejecución: 1 día.
Consideraciones: En esta actividad el Director Territorial, Coordinador o Servidor Público que se
delegue deberá realizar el análisis de la querella, a fin de verificar si es objeto de procedimiento
administrativo sancionatorio, en caso de serlo, deberá hacerlo saber al querellante.
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Cuando se radiquen quejas con datos incompletos que imposibilite dar trámite al procedimiento
administrativo sancionatorio, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1755 de
2015, que señala textualmente: “Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del
principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o
que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una
decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al
peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en
el término máximo de un (1) mes.
A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se
reactivará el término para resolver la petición.
Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga

el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un
término igual.
Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el
requerimiento, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto
administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede
recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente
presentada con el lleno de los requisitos legales”.
NOTA: En el procedimiento administrativo sancionatorio es indispensable el nombre e

identificación del querellado y se resalta que las querellas con datos incompletos no se podrán
radicar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, hasta tanto se cumpla con
lo expuesto anteriormente.
De igual manera, se debe atender el memorando de fecha 23 de septiembre de 2019 enviado por
la Subdirección de Inspección de IVC a las Direcciones Territoriales, en el que se estableció no
ingresar en el Sistema de Información de IVC solicitudes como:
● Derechos de petición.
● Solicitudes de trámites como acoso laboral.
● Respuestas a requerimientos de documentación.
● Solicitudes de conceptos.
● Copias de una queja ya radicada.
● Oficios de traslado de copias de querellas enviadas a otras entidades públicas
● Ampliaciones o alcances de la queja inicial.
● Todo otro documento diferente a una queja o querella.

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Tiempo de ejecución: 3 días.

Sistema de Información de IVC: El proceso de radicación de la querella en el sistema de
información de inspección, vigilancia y control, se realizará por parte del auxiliar administrativo o
servidor público que se delegue, quien deberá realizarlo teniendo en cuenta todos los campos
establecidos en el formulario, conforme a lo plasmado en la solicitud. Resaltando que el número
del radicado del sistema de gestión documental o en su defecto el consecutivo interno de la
ubicación de la querella, como el número de identificación de la persona natural o jurídica (NIT)
deberá ir sin caracteres especiales (*%., -+/ etc.).
En el caso que se inicien de forma oficiosa, se deberá asignar radicado del sistema de gestión
documental, y utilizar el mismo en el Sistema de Información de Inspección Vigilancia y Control,
resaltando que en este caso es el Ministerio del Trabajo el querellante.

Tiempo de ejecución: 5 días
Sistema de Información de IVC: El reparto de quejas o querellas estará a cargo del Director
Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado, y lo realizará en el sistema de información de
inspección, vigilancia y control, previa verificación y corrección de los datos de la documentación
(nombre e identificación de las partes, número completo de radicación) de manera equitativa y
secuencial en la actividad de reparto.
Frente a la Actividad No.4:

Tiempo de ejecución: 1 día
Consideraciones: La comunicación de existencia de mérito, deberá contener una valoración
objetiva del material probatorio y deberá argumentarse de forma clara y precisa la existencia de
méritos para iniciar un Procedimiento Administrativo Sancionatorio.
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado para conocer del proceso,
podrá avanzar a esta actividad siempre y cuando en el sistema de información de inspección,
vigilancia y control se tenga radicado el dato de querellado.
El Inspector de Trabajo deberá verificar en el campo de consulta con el número de radicación, sí

existen procesos que tengan el mismo número de radicado, y así, evitar duplicidad en las
querellas. De encontrar datos iguales, deberá reportar al Director Territorial o Coordinador a fin
de realizar las novedades pertinentes de acuerdo con el caso en particular.
De igual manera, realizará análisis minucioso del expediente, y reportará al Director Territorial o
Coordinador los ajustes que considere necesarios (nombre e identificación de las partes, número
completo de radicación).
Una vez realizada la consulta y las advertencias del caso en particular, se deberá descargar en el
sistema de información de inspección, vigilancia y control, la plantilla y completar el contenido del
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proyecto de la comunicación de existencia de mérito, con las particularidades del caso. Una vez lo
grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el respectivo proyecto.

Consideraciones: Actividad de suscripción de la comunicación de existencia de méritos.
Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o Servidor Público que se
delegue deberá suscribir la comunicación de existencia de méritos. En el caso que considere que
se deban realizar modificaciones, deberá devolverla al Inspector de Trabajo a través del sistema de
información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en
el menor tiempo posible.
De no efectuarse corrección alguna, deberá descargar la comunicación, suscribirla, guardar como

archivo PDF, subirlo al sistema a fin de que el Auxiliar Administrativo realice lo competente.

Tiempo de ejecución: Hasta 20 días, en el entendido de que debe enviar la comunicación dentro
de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la comunicación de existencia de méritos.
Consideraciones: El trámite de comunicación estará a cargo del Auxiliar Administrativo o Servidor
Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra de la comunicación de existencia de
méritos a la dirección registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5)
días siguientes a la expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se
desconozca dirección alguna sobre el destinatario, la comunicación se publicará en la página
electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5)
días.
Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue,
debe descargar la plantilla, realizar las adecuaciones particulares del caso y radicar en el sistema
de gestión documental. Una vez se obtiene el documento, debe cargarlo al sistema a fin de
generar el archivo en PDF, que deberá enviar a las partes jurídicamente interesadas. Finalmente,
debe cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega
de la comunicación.

Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar en el sistema de
información de inspección, vigilancia y control el siguiente interrogante: ¿Existen pruebas allegadas
como consecuencia de la comunicación de existencia de mérito que cambien la decisión de
formular cargos? Si hay pruebas cargar en archivo PDF y pasar al numeral 14 de la Averiguación
Preliminar en donde se proyecta resolución de archivo.
Si se continúa con la decisión de formular cargos, se deberá proyectar el auto mediante el cual se
formulará cargos.
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Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o servidor público que se
delegue deberá revisar la prueba adjunta en la actividad anterior y diligenciar en el sistema de
información de inspección, vigilancia y control el siguiente interrogante: ¿Considera pertinente
formular cargos? Si responde “NO” el sistema lo remite al numeral 14 de la Averiguación Preliminar
en donde se proyecta resolución de archivo. Sí la respuesta es afirmativa, se deberá proyectar el
auto mediante el cual se formulará cargos.

Consideraciones: En el auto mediante el cual se formulará cargos deberá señalarse con precisión
y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación,
las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes.
Además, el funcionario deberá advertir sí hay terceras personas que pueden resultar directamente
afectadas por la decisión, de conformidad con lo previsto en el artículo 37 de la Ley 1437 de 2011,
para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos, los cuales pueden ser
vinculados en cualquier momento de acuerdo con lo establecido en los artículos 38 de la misma
norma, que señala:
“Los terceros podrán intervenir en las actuaciones administrativas con los mismos derechos,
deberes y responsabilidades de quienes son parte interesada, en los siguientes casos:
1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes,

resulten afectados con la conducta por la cual se adelanta la investigación, o estén en capacidad
de aportar pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos materia de la misma.
2. Cuando sus derechos o su situación jurídica puedan resultar afectados con la actuación
administrativa adelantada en interés particular, o cuando la decisión que sobre ella recaiga pueda
ocasionarles perjuicios.
3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general”.
Nota: Cuando la querella no fue objeto de averiguación preliminar, se deberá en el mismo auto
avocar conocimiento y comisionar al funcionario que instruirá el procedimiento.
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado deberá descargar en el

proyecto auto mediante el cual se formulará cargos, con las particularidades del caso. Una vez lo
grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el respectivo proyecto.
Para los casos en que se evidencie hechos o conductas continuadas, se tiene habilitada en el
sistema de información de inspección, vigilancia y control, una incidencia que da lugar a modificar
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el cómputo de la caducidad, una vez se reporte la nueva fecha de los hechos hasta antes de la
decisión, a solicitud del Inspector de Trabajo al Director o Coordinador cuando así el primero lo
evidencie. Advirtiendo, que para esta incidencia el Director o Coordinador deberá adjuntar informe
en el que contenga las razones para su aplicación.
De igual manera tiene habilitada la incidencia de renuencia regulada en el artículo 486 del Código
Sustantivo del Trabajo aplicable a los empleadores y el artículo 51 de la Ley 1437 de 2011 a
cualquier persona particular, sea esta natural o jurídica, incidencia que se puede iniciar en
cualquier momento y en un cuaderno aparte como quiera que no interrumpe el curso de las
investigaciones administrativas. La sanción por imponer se hará mediante resolución motivada,
previo traslado de la solicitud de explicaciones a la persona a sancionar, quien tendrá un término
de diez (10) días para presentarlas. La resolución que ponga fin a la actuación por renuencia
deberá expedirse y notificarse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término
para dar respuesta a la solicitud de explicaciones. Contra esta resolución procede el recurso de
reposición, el cual deberá interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la
notificación.

Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o servidor público que se
delegue deberá impartir aprobación al contenido del proyecto de la formulación de cargos. En el
caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de
Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice
las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible.
NOTA: En este auto se deberá realizar la comisión al funcionario que instruirá el procedimiento.

Tiempo de ejecución: Hasta 40 días.
Consideraciones: La decisión de la administración, contenida en un acto administrativo de
carácter particular y concreto, debe darse a conocer a la parte o partes interesadas, bajo las
formas ordenadas por la ley.
El artículo 68 de la Ley 1437 de 2011, señala que, de no existir otro medio más eficaz de informar
al interesado, se le enviará una citación a la dirección registrada en el expediente o a su correo
electrónico indicándole que debe presentarse en las instalaciones del Ministerio del Trabajo dentro
de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, con el fin de ser notificado
personalmente de la decisión. Esta actividad debe realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes
a la expedición del acto administrativo.
En caso de no conocer la información sobre el destinatario o que el envío de la citación no sea

efectivo, se procederá conforme al artículo 68 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, esto es, la citación
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se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público del Ministerio del Trabajo
por el término de cinco (5) días.
Nota: Cuando el interesado autorice recibir notificación por correo electrónico, se realizará la
notificación a la cuenta de correo electrónico que haya dejado previamente registrado en el formato
para el trámite correspondiente.
Diligencia de Notificación Personal: De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 de la Ley

1437 de 2011, en la diligencia de notificación se hará entrega al interesado de copia íntegra y
auténtica del acto administrativo con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente
proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello.
Notificación por Aviso: El artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, señala que si pasados los cinco (5)
días contemplados para la notificación personal sin que ésta se hubiese podido efectuar, se deberá
enviar aviso a la dirección, número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o
puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El
aviso debe indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que la expidió, los recursos
que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello y la advertencia de
que la notificación se entenderá surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el
lugar de destino.
En caso de no conocer la información sobre el destinatario, se procederá conforme lo preceptuado

en el artículo 69 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, aviso que deberá publicarse en la página web
de la entidad junto con copia íntegra del acto administrativo y en todo caso deberá publicarse en
un lugar de acceso público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días, con la
advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del
aviso.
Nota: para realizar la publicación en la página web de la entidad y para fijarla en un lugar visible al
público el Auxiliar Administrativo o servidor público que se delegue realizará el respectivo trámite.

deberá cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la constancia de
notificación del acto administrativo realizada al interesado, junto con cualquier otro documento que
se haya generado respecto del proceso de notificación, como lo puede ser el aviso publicado en la
cartelera.

Consideraciones: Los investigados podrán dentro de los quince (15) días siguientes a la
notificación de la formulación de cargos, presentar los descargos y solicitar o aportar las pruebas
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que pretendan hacer valer de acuerdo con lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 47 de
la Ley 1437 de 2011.
La recepción y digitalización de los descargos y solicitud o aporte de pruebas estará a cargo del
auxiliar administrativo o servidor público que se delegue, quien deberá registrar la documentación
en el sistema de gestión documental, a fin de que se emita el radicado que debe referir al de la
querella que corresponda, para mantener la trazabilidad del procedimiento. Además, deberá
direccionar la documentación al inspector que tiene comisionado la instrucción del procedimiento
administrativo sancionatorio.

Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar los cargos a formular
en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, a través de listas desplegables.
Asimismo, deberá contestar la pregunta ¿Presentó escrito de descargos dentro de los 15 días
hábiles siguientes a la notificación?, en el evento de presentarse descargos, deberá cargar la
documentación correspondiente.

Sistema de Información de IVC: El inspector de Trabajo que tiene comisionado la instrucción del
procedimiento administrativo sancionatorio, deberá definir en el sistema de información de
inspección, vigilancia y control si requiere o no decretar la práctica de pruebas.

Consideraciones: Sí el Inspector de Trabajo designado considera que se debe decretar pruebas,
el auto deberá contener el nombre o nombres de los funcionarios que resulten comisionados, para
la práctica de las pruebas decretadas, aun cuando estos sean de otras Direcciones Territoriales,
indicando con precisión y claridad el alcance de las mismas, señalándose además, el periodo
probatorio, esto es, un término no mayor a diez (10) días hábiles, según lo establecido en el
artículo 10 de la ley 1610 de 2013 “Por la cual se regulan algunos aspectos sobre las inspecciones
del trabajo y los acuerdos de formalización laboral”, y el término para el desarrollo de cada prueba.
Sin embargo, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su

artículo 48 establece el periodo probatorio que textualmente señala: “Cuando deban practicarse
pruebas se señalará un término no mayor a treinta (30) días. Cuando sean tres (3) o más
investigados o se deban practicar en el exterior el término probatorio podrá ser hasta de sesenta
(60) días”. Resaltando que, ante la imposibilidad de aplicación de esta norma o por vacíos de esta,
se aplicará en lo pertinente el Código General del Proceso, por remisión normativa del artículo 40
de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con los artículos 1º y 626 de la Ley 1564 de 2012 “Por
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medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, sin que
las condiciones del mismo puedan superar a las planteadas en el código administrativo.
En los términos del Código General del Proceso aplicable por remisión normativa del CPACA
inciso tercero del artículo 40, son medios de prueba: la declaración de parte, el juramento, el
testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección, los documentos, los indicios, los
informes y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento; las
cuales se podrán aportar, pedir y practicar de oficio o a petición de interesado, durante la actuación
administrativa y hasta antes de la decisión de fondo (archivo o existencia de mérito), resaltando
que no se podrá solicitar pruebas de manera indeterminada.
El interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro
de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo, mas no podrá oponerse a la práctica
de estas.
NOTA: Las pruebas serán rechazadas de manera motivada, cuando sean inconducentes,
impertinentes o superfluas y no se atenderán las practicadas ilegalmente.
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado una vez resuelva la pregunta
del sistema de información de inspección, vigilancia y control: ¿Es necesario resolver sobre la
práctica de pruebas?, deberá descargar la plantilla y completar el contenido del proyecto del auto
mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas, con las particularidades del
caso. Una vez grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el proyecto del
auto.

Consideraciones: En el auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las
pruebas, también se podrá comisionar a un Inspector de Trabajo diferente al que tiene asignado el
proceso, para que adelante la práctica de alguna(s) prueba(s).
Contra el acto que decida la solicitud de pruebas no proceden recursos. El interesado contará con
la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de
que se dicte una decisión de fondo.
Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado,

deberá impartir aprobación al contenido del proyecto de auto de pruebas. En el caso que considere
que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del
sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones
pertinentes en el menor tiempo posible.

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de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo.
Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra del acto administrativo a la dirección
registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la
expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se desconozca dirección
alguna sobre el destinatario, el acto administrativo se publicará en la página electrónica o en un
lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.
de la comunicación del acto administrativo.

Tiempo de ejecución: Hasta 10 días cuando sea uno o dos investigados o hasta 60 días cuando
sea tres o más investigados o en el exterior.
Consideraciones: En el marco del Procedimiento Administrativo Sancionatorio, corresponde al
Inspector de Trabajo, a los integrantes de los equipos interdisciplinarios o en su defecto al mismo
servidor comisionado, la práctica de pruebas, lo anterior con fundamento en lo señalado en el
Convenio 81 de 1947 y en el Convenio 129 de 1967, los cuales disponen que “Los Inspectores de
Trabajo, que acrediten su calidad, estarán autorizados c) Para proceder a cualquier prueba,
investigación o examen que consideren necesarios para cerciorarse de que las disposiciones
legales se observen estrictamente (…)”, así como a lo establecido en los Artículos 4° y 9° de la Ley
1610 de 2013 “Por la cual se regulan algunos aspectos sobre las inspecciones del trabajo y los
acuerdos de formalización laboral”.
En la práctica de pruebas el servidor comisionado se ceñirá al término probatorio señalado en el

auto que decretó las pruebas.
El comisionado tendrá las mismas facultades del comitente en relación con la diligencia que se le
delegue.
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo tiene en el sistema de información de

inspección, vigilancia y control, 6 opciones de plantillas para descargar de acuerdo con las pruebas
practicadas, y deberá realizar los ajustes de acuerdo con las particularidades del caso, cargarlo al
sistema en formato PDF. Cuando el usuario confirme que se han practicado las pruebas o que el
tiempo para practicarlas ha concluido, el sistema generará un reporte de estas.

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Consideraciones: Si no se decretó práctica de prueba alguna por no haber sido solicitada por la
parte interesada y por no haberse considerado necesario de manera oficiosa, el auto de traslado
para alegar así debe advertirlo, ya que las etapas de periodo probatorio y alegatos de conclusión
son preclusivas.
De haberse practicado pruebas, y una vez vencido el período probatorio se dará traslado al
investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos, conforme el artículo 10º
de la Ley 1610 de 2013 por ser norma especial.
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado deberá descargar en el

proyecto auto mediante el cual se da traslado al investigado para que presente los alegatos
respectivos, con las particularidades del caso. Una vez lo grabe en su equipo debe subir al sistema
el archivo que contiene el respectivo proyecto.

Termino de ejecución: 3 días
Consideraciones: Auto mediante el cual se da traslado al investigado por tres (3) días para que
presente los alegatos respectivos.
Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado,
deberá impartir aprobación al contenido del proyecto del auto mediante el cual se da traslado al
investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos. En el caso que considere
que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del
sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones

de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo.
Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra del acto administrativo a la dirección
registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la
expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se desconozca dirección
alguna sobre el destinatario, el acto administrativo se publicará en la página electrónica o en un
lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.
de la comunicación del acto administrativo.
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Consideraciones: La recepción y digitalización de los alegatos de conclusión estará a cargo del
Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue y deberá registrar la documentación en el
sistema de gestión documental, a fin de que se emita el radicado que debe referir al de la querella
que corresponda, para mantener la trazabilidad del procedimiento. Además, deberá direccionarlos
al inspector que tiene comisionado la instrucción del procedimiento administrativo sancionatorio.

Termino de ejecución: 1 día
Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá resolver en el sistema de
información de inspección, vigilancia y control la pregunta ¿Presentó escrito de alegatos dentro de
los 3 días hábiles siguientes a la notificación?, en el evento de presentarse alegatos, deberá cargar
la documentación correspondiente.

Consideraciones: El Inspector de Trabajo deberá definir si el acto administrativo es absolutorio o
sancionatorio.
El acto administrativo que ponga fin al Procedimiento Administrativo de carácter sancionatorio

deberá contener:
1. La individualización de la persona natural o jurídica a sancionar.
2. El análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se impone la sanción.
3. Las normas infringidas con los hechos probados.
4. La decisión final de archivo o sanción y la correspondiente fundamentación.
La decisión deberá resolver todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas dentro
de la actuación por el peticionario y por los terceros reconocidos.
Si el acto administrativo es sancionatorio se debe tener presente:
Que según lo dispuesto en la Ley 1610 de 2013, la gravedad de las faltas y el rigor de las
sanciones por infracciones administrativas diferentes a las relacionadas con la materia de Riesgos
Laborales se graduarán atendiendo a los siguientes criterios, en cuanto resultaren aplicables:
1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.

2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.
3. Reincidencia en la comisión de la infracción.
4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión.
5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la
infracción u ocultar sus efectos.
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6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan
aplicado las normas legales pertinentes.
7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad
competente.
8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.
9. Grave violación a los Derechos Humanos de las y los trabajadores.
Las multas en materia laboral diferentes a las de riesgos laborales se impondrán de acuerdo a lo
señalado en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, salvo que norma especial señale lo
contrario y serán de competencia de los respectivos Coordinadores o Directores de acuerdo al tipo
de Dirección Territorial que este conociendo el caso.
Las multas por infracciones a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales
se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables, conforme a lo
establecido en los artículos 134 de la Ley 1438 de 2011 y 12 de la Ley 1610 de 2013, en todo caso
su aplicación corresponde al despacho del Director Territorial:
a) La reincidencia en la comisión de la infracción;

b) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión por parte del
Ministerio del Trabajo;
c) La utilización de medios fraudulentos o de persona interpuesta para ocultar la infracción o sus
efectos;
d) El grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado
las normas legales pertinentes;
e) El reconocimiento o aceptación expresa de la infracción, antes del decreto de pruebas;
f) Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados;
g) La ausencia o deficiencia de las actividades de promoción y prevención;
h) El beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero;
i) La proporcionalidad y razonabilidad conforme al número de trabajadores y el valor de los activos
de la empresa;
j) El incumplimiento de los correctivos y recomendaciones en las actividades de promoción y
prevención por parte de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) o el Ministerio del Trabajo;
k) La muerte del trabajador
Las multas por infracciones de los empleadores a las normas de seguridad y salud en el trabajo y
riesgos laborales se aplicarán teniendo en cuenta el tamaño de la empresa, bajo las siguientes
consideraciones:
Activos Artículo 13, Artículo 13,

Artículo 30, Ley
Tamaño de Número de totales en inciso 2° Ley inciso 4° de la
1562 (de 1 a
empresa trabajadores número de 1562 (de 1 a Ley 1562 (de 20
1.000 SMMLV)
SMMLV 500 SMMLV) a 1.000 SMMLV)
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Valor Multa en SMMLV

< 500
Microempresa Hasta 10 De 1 hasta 5 De 1 hasta 20 De 20 hasta 24
SMMLV
501 a <
Pequeña
De 11 a 50 5.000 De 6 hasta 20 De 21 hasta 50 De 25 hasta 150
empresa
SMMLV
100.000 a
Mediana De 151 hasta
De 51 a 200 610.000 De 21 hasta 100 De 51 hasta 100
empresa 400
UVT
Gran De 201 o > 610.000 De 101 hasta De 101 hasta De 401 hasta
empresa más UVT 500 1000 1000
En el evento en que no coincida el número de trabajadores con el valor total de los activos
conforme a la tabla anterior, prevalecerá para la aplicación de la sanción el monto total de los
activos conforme a los resultados de la vigencia inmediatamente anterior.
En el acto administrativo en el cual se imponga la multa deberá realizarse una valoración objetiva
del material probatorio y deberá argumentarse además la graduación de la sanción a imponer y el
monto escogido.
Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrán imponer la sanción de cierre del lugar de
trabajo cuando existan condiciones que pongan en peligro la vida, la integridad y la seguridad
personal de las y los trabajadores, en los términos del artículo 8 de la Ley 1610 de 2013, hasta por
30 días. Superado este período de tiempo, corresponderá a los Directores Territoriales la
imposición de la sanción hasta por 120 días o el cierre definitivo cuando finalmente no se haya
atendido lo pertinente por parte del sancionado.
En todo caso, se debe entender que la sanción anteriormente expuesta es diferente a lo contenido
en el artículo 11 de la Ley 1610 de 2013, medida que es de carácter inmediato y no depende del
desarrollo de un Procedimiento Administrativo Sancionatorio para su aplicación.
La imposición de multas, de otras sanciones o de otras medidas propias de su función como

autoridades de policía laboral por parte de los funcionarios del Ministerio del Trabajo que cumplan
funciones de inspección, vigilancia y control, no implican en ningún caso, la declaratoria de
derechos individuales o definición de controversias.
Finalmente, las multas deben indicarse en UVT, siguiendo los lineamientos y trámites establecidos
en el memorando de fecha 3 de enero de 2019, emanado por la Dirección de IVC, que tendrán
destinación específica al fondo respectivo y que deberá ser cancelada una vez se encuentre
ejecutoriado el respectivo acto administrativo.
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Sistema de Información de IVC: El inspector de Trabajo deberá definir en el sistema de

información de inspección, vigilancia y control, si el acto administrativo es absolutorio o
sancionatorio. Una vez grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el
proyecto del auto.

Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público
delegado, deberá impartir aprobación al contenido del acto administrativo definitivo. En el caso que
considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través
del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones

Tiempo de ejecución: Hasta 40 días.
Consideraciones: La decisión de la administración, contenida en un acto administrativo de
carácter particular y concreto, debe darse a conocer a la parte o partes interesadas, bajo las
formas ordenadas por la ley.
El artículo 68 de la Ley 1437 de 2011, señala que, de no existir otro medio más eficaz de informar
al interesado, se le enviará una citación a la dirección registrada en el expediente o a su correo
electrónico indicándole que debe presentarse en las instalaciones del Ministerio del Trabajo dentro
de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, con el fin de ser notificado
personalmente de la decisión. Esta actividad debe realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes
a la expedición del acto administrativo.
En caso de no conocer la información sobre el destinatario o que el envío de la citación no sea

efectivo, se procederá conforme al artículo 68 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, esto es, la citación
se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público del Ministerio del Trabajo
por el término de cinco (5) días.
Nota: Cuando el interesado autorice recibir notificación por correo electrónico, se realizará la
notificación a la cuenta de correo electrónico que haya dejado previamente registrado en el formato
para el trámite correspondiente.
Diligencia de Notificación Personal: De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 de la Ley

1437 de 2011, en la diligencia de notificación se hará entrega al interesado de copia íntegra y
auténtica del acto administrativo con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente
proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello.
Notificación por Aviso: El artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, señala que si pasados los cinco (5)
días contemplados para la notificación personal sin que ésta se hubiese podido efectuar, se deberá
Código: IVC-PD-02
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enviar aviso a la dirección, número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o
puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El
aviso debe indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que la expidió, los recursos
que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello y la advertencia de
que la notificación se entenderá surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el
lugar de destino.
En caso de no conocer la información sobre el destinatario, se procederá conforme lo preceptuado

en el artículo 69 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, aviso que deberá publicarse en la página web
de la entidad junto con copia íntegra del acto administrativo y en todo caso deberá publicarse en
un lugar de acceso público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días, con la
advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del
aviso.
Nota: para realizar la publicación en la página web de la entidad y para fijarla en un lugar visible al
público el Auxiliar Administrativo o servidor público que se delegue realizará el respectivo trámite.

deberá cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la constancia de
notificación del acto administrativo realizada al interesado, junto con cualquier otro documento que
se haya generado respecto del proceso de notificación, como lo puede ser el aviso publicado en la
cartelera.

Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar el registro de la
decisión en el sistema de información de inspección, vigilancia y control.

Consideraciones: El artículo 74 de la Ley 1437 de 2011, señala que, por regla general, contra los
actos definitivos procederán los siguientes recursos:
 Reposición, la finalidad de este recurso es poner en consideración de la autoridad
administrativa que profirió el acto los argumentos necesarios para que lo modifique, lo revoque, lo
aclare o lo adicione.
 Apelación, este recurso es considerado como obligatorio en el sentido de que, si es
procedente, para agotar la vía gubernativa se debe interponer. En este caso se pone en manos del
superior inmediato de quien expidió el acto la reconsideración de este.
 Por último, está el recurso de queja que procede cuando se rechaza el recurso de
apelación, este recurso se interpone directamente ante el inmediato superior de quien profirió la
decisión.
Código: IVC-PD-02
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Sistema de Información de IVC: Superado el término de 10 días siguientes a la diligencia de

notificación personal, o por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según sea el caso,
el Inspector de Trabajo deberá registrar en el sistema de información de inspección, vigilancia y
control sí se interpuso o no recursos.

Consideraciones: En los términos del artículo 91 del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo la fuerza ejecutoria de los actos administrativos es la capacidad de
que goza la administración para hacer cumplir por sí mismo sus propios actos, es decir, que tal
cumplimiento no depende de la intervención de autoridad distinta a la de la misma administración.
Sistema de Información de IVC: El auxiliar administrativo o servidor público que se designe
deberá en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, realizar la constancia de
ejecutoria.
En el caso de que la decisión final NO sea sancionatoria se deberá finalizar el proceso.

En caso de que la decisión final sea sancionatoria pasar a la actividad 30.

de los cinco (5) días siguientes a la fecha de ejecutoria. Se comunica a los competentes a fin de
iniciar el proceso coactivo de la sanción que quedó ejecutoriada.
generar el archivo en PDF, mediante el cual se informa al competente para iniciar el proceso
coactivo de la sanción que quedó ejecutoriada. Finalmente, debe cargar en el sistema de
información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega de la comunicación.
Notas:
- Todos los actos administrativos deben ir firmados y digitalizados en el sistema de información de
inspección vigilancia y control.
- (*) Todo el procedimiento de administrativo sancionatorio se puede ver afectado en cualquier
momento por una incidencia enmarcada en los lineamientos jurídicos establecidos por la ley.
- (Anotación 1) El procedimiento de recursos, al que se refiere en este procedimiento aún se
encuentra en elaboración, por lo que deberá adelantarse en los términos del código de
procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo y demás normas vigentes
aplicables.
- Se advierte que las plantillas dispuestas en el sistema de información de inspección, vigilancia y
control son guías para la elaboración de los autos, lo cual no es óbice para que el Inspector de
Trabajo las adecue de acuerdo con el caso en particular.

Instructivo - Procedimiento Administrativo Sancionatorio

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Instructivo - Procedimiento Administrativo Sancionatorio

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Código: IVC-PD-02

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

El procedimiento inicia con la comunicación de la existencia de méritos cuando no se ha realizado una

Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de la Administración, tendiente a producir efectos

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Comunicación de mérito: Momento procesal donde se le comunica al interesado que de las

Procedimiento Administrativo Sancionatorio: : Es aquel que utiliza la administración pública para

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

4. Generalidades del Procedimiento

El procedimiento administrativo sancionatorio se adelanta a través de un método reglado establecido en la

El procedimiento administrativo sancionatorio podrá iniciarse:

1. De manera oficiosa y por escrito por servidor competente del Ministerio.

En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales

En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales se

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

De la pertinencia de la Averiguación Preliminar:

En cuanto a la pertinencia de la averiguación preliminar, el funcionario competente deberá atenerse a lo

El resultado de una averiguación preliminar (Procedimiento averiguación preliminar IVC-PD-01) debe

De los Sistemas de Registro:

De la Formación del Expediente:

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Un tercero podrá pedir su inclusión en el proceso, en los siguientes casos:

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes, resulten

3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general.

Es competente para desarrollar el procedimiento administrativo sancionatorio, la Dirección Territorial del

5. Descripción de las Actividades

Si viene de averiguación preliminar ir al numeral 7

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Verificar y corregir datos de radicación si es del

Resolver interrogante en el Sistema de Información

Proyectar auto mediante el cual se formulará cargos. Proyecto de

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

señalando con precisión y claridad, los hechos que lo Coordinador o Servidor

Proyectar auto mediante el cual se decretará y/o

Proferir auto mediante el cual se decretará y/o Director Territorial,

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Proyectar y enviar la comunicación del auto

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Registrar en el sistema de información de inspección,

28 Sí hay recurso ir al Procedimiento de Recursos Inspector de Trabajo Registro

Si NO hay recursos pasar al numeral 29.

2. Requerimientos Técnicos del Procedimiento

Frente a la totalidad de las actividades:

Frente a la Actividad No. 1:

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga

NOTA: En el procedimiento administrativo sancionatorio es indispensable el nombre e

Frente a la Actividad No. 2:

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Tiempo de ejecución: 3 días.

Frente a la Actividad No. 3:

Frente a la Actividad No.4:

El Inspector de Trabajo deberá verificar en el campo de consulta con el número de radicación, sí

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Frente a la Actividad No. 5:

De no efectuarse corrección alguna, deberá descargar la comunicación, suscribirla, guardar como

Frente a la Actividad No. 6:

Frente a la Actividad No. 7:

PROCEDIMIENTO Fecha: Abril 15 de 2020

Frente a la Actividad No. 8:

Frente a la Actividad No. 9:

1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes,