Procedimiento Control de Documentos

Procedimiento de Control de Documentos y
Registros
Peravia Industrial S.A.
PG-7.5-01-1 Fecha de Emisión V. 1 Página 1 de 24
06-06-018
INDICE
1.OBJETIVO.........................................................................................................................................................1-2
2.ALCANCE..........................................................................................................................................................2-2
3.RESPONSABILIDADES.......................................................................................................................................3-2
4.DOCUMENTOS DE REFERENCIAS O BASE LEGAL................................................................................................4-2

5.DEFINICIONES..................................................................................................................................................5-2
6.POLÍTICAS........................................................................................................................................................6-5
6.1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS...................................................................................................................6-5
6.1.1Origen de la propuesta.............................................................................................................................6-6
6.1.2Estudio de la propuesta............................................................................................................................6-7
6.1.3Elaboración del Borrador.........................................................................................................................6-7
6.1.4Revisión y Aprobación del Borrador.........................................................................................................6-8
6.1.5Edición y archivo del Original...................................................................................................................6-9
6.1.6Modificación de Listado Maestro de Documentación............................................................................6-10
6.1.7Edición de Copias Controladas...............................................................................................................6-11
6.1.8Entrega de Copias Controladas..............................................................................................................6-12
6.1.9Recogida de Copias Obsoletas................................................................................................................6-12
6.1.10 Destrucción de las Copias Obsoletas.................................................................................................6-12
6.1.11 Archivo Original Obsoleto..................................................................................................................6-13
6.2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS.................................................................................................................6-13
6.2.1Objetivo de los Documentos Externos....................................................................................................6-13
6.2.2Origen y recopilación de los Documentos Externos................................................................................6-14
6.2.3Selección y Aprobación del Uso de Documentos Externos......................................................................6-14
6.2.4Codificación de Documentos Externos....................................................................................................6-14
6.2.5Eliminación del uso de Documentos Externos........................................................................................6-14
6.2.6Archivo de Documentos Externos...........................................................................................................6-15
6.2.7Distribución de Documentos Externos....................................................................................................6-15
6.3 GESTIÓN DE COPIAS NO CONTROLADAS...............................................................................................................6-15
6.3.1Formato de Copias No Controladas........................................................................................................6-16
6.3.2Estructura de los documentos................................................................................................................6-16
6.3.3Encabezados y pie de páginas................................................................................................................6-18
6.3.4Tipografía del Contenido........................................................................................................................6-19
7.DESCRIPCIONES..............................................................................................................................................7-19
8.ANEXOS.........................................................................................................................................................8-21
8.1 NIVELES DE CONTROL Y AUTORIZACIONES DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA...........................................................8-21

8.2 FLUJOGRAMAS................................................................................................................................................8-22
9.REGISTROS.....................................................................................................................................................9-23
10. HISTORIAL DE CAMBIOS..........................................................................................................................10-23
Preparado Por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:

Registros
06-06-018
1. Objetivo
El objeto de este procedimiento documentado es definir el sistema de elaboración

y control de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad
de Peravia Industrial S.A., que asegura su correcta gestión.
2. Alcance
Se aplica a todos los departamentos de Peravia Industrial S.A., para gestionar

todos los documentos del Sistema de Calidad en todas las fases del ciclo de vida;
origen, codificación, elaboración, actualización, revisión y aprobación,
distribución, archivo y eliminación. La elaboración y gestión de los registros de
calidad se recogen en el LMD- Listado Maestro de Documentación.
3. Responsabilidades
 Alta Dirección y Desarrollo Organizacional es responsable de definir y aprobar
este Procedimiento.
 Encargado (a) Desarrollo Organizacional (DO) y Equipo de Calidad es

responsable de implementar, mantener y velar por el cumplimiento de este
Procedimiento.
4. Documentos de Referencias o Base Legal
 Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 9000.
5. Definiciones
Almacenamiento: Lugar o espacio donde se archiva la información documentada,
éste podrá ser en medio físico y/o digital.

Registros
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Anexo: Instrumento (tablas, gráficas, diagramas, entre otro material) que sirve de
apoyo para interpretar una actividad de un procedimiento, tarea de un instructivo
o campo para diligenciar en un formato.
Anulación: Acción de eliminar información documentada del (SGC) debido a que
hay actividades que se restringen, o que, en el momento de revisar nuevamente la
información, la secuencia de las actividades no sean las mismas.
Caracterización: Tipo de información documentada que contiene la secuencia e

interacción de un proceso de acuerdo al enfoque por procesos y a las necesidades
de la Institución.
Ciclo PHVA: Metodología de mejora continua que establece una secuencia

sistémica de actividades para el logro de un objetivo, mediante la Planeación, el
Hacer, la Verificación y el Actuar.
Conservación: Conjunto de condiciones necesarias para asegurar que la

información documentada que se encuentre en almacenamiento esté protegida
contra cualquier daño o deterioro.
Creación: Acción de crear información documentada para la realización de una

actividad, esta información deberá ser registrada en el Listado Maestro de
Documentos o Listado Maestro de Registros según corresponda.
Distribución: Dar a conocer la información documentada al equipo de trabajo de

los procesos correspondientes y a la organización.
Documento externo: Información documentada elaborada por instituciones

ajenas pero que son utilizados como documentos de referencia para el desarrollo
de los procesos institucionales como: leyes, decretos, normas entre otros, estos
son registrados en el Listado Maestro de Documentación Externa de la Institución.
Documento interno: Información documentada elaborada por la Institución para

el desarrollo de sus procesos, por ejemplo: caracterizaciones, manuales,
procedimientos, instructivos, guías, formatos, fotografías, vídeos, entre otros.
Documento de referencia: Referencia bibliográfica utilizada en la elaboración de

un documento o documentación que complemente el desarrollo de una actividad.

Registros
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Formato: Tipo de información documentada utilizada para la recolección de los

resultados derivados de la ejecución de una actividad de un proceso. Esta
información se utiliza como evidencia para demostrar la conformidad de un
proceso.
Fotografía: Tipo de información documentada que permite comunicar o transmitir

una idea mediante una representación gráfica.
Guía: Tipo de información documentada que contiene una orientación acerca de

cómo realizar una actividad o tarea de un proceso.
Instructivo: Tipo de información documentada que contiene las tareas necesarias

para llevar a cabo una actividad de un proceso.
Información documentada: Es el conjunto de información elaborada por la

Institución para el desarrollo de sus procesos, la cual puede estar en cualquier
medio de soporte o formato, además de ser controlada y revisada
periódicamente.
Listado Maestro de Documentación: Documento que contiene el registro de

todos los formatos diseñados por la Institución.
Responsable de la actividad: Cualquier colaborador de la Institución que tiene

dentro de sus funciones el desarrollo de una actividad específica de un proceso.
Responsable del Proceso: Es la persona que dirige, coordina, controla y evalúa las
actividades de un proceso.
Manual: Tipo de información documentada que establece políticas y/o directrices

para la gestión de un proceso.
Modificación: Acción de agregar, cambiar o eliminar actividades de algún tipo de

información documentada, en este caso, implica cambio de versión.
Normativa: Conjunto de normas internas y externas de la Institución registradas

en el Listado Maestro de Documentos interno y en el Listado Maestro
Documentación Externa.

Registros
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Procedimiento: Tipo de información documentada que contiene la descripción de

las actividades a realizar dentro de un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades y recursos (físicos, financieros, humanos) que se

relacionan entre sí para la obtención de unos productos o resultados de acuerdo
con un objetivo.
Registros: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades realizadas.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
DO: Desarrollo Organizacional.
6. Políticas
En el caso de que se produzca un cambio de persona responsable en la

organización de Peravia Industrial S.A. no es necesario el cambio inmediato del
“Nombre” de todos los documentos difundidos ya que prevalece el puesto sobre
la persona.
6.1 Gestión de Documentos Internos

Se entiende por Documento Interno todo aquel cuya redacción haya sido
realizada por personal de Peravia Industrial S.A. Ejemplos de documentos
internos son, la política y objetivos de calidad de Peravia Industrial S.A., el
Manual de Calidad, el Manual de Procedimientos y las instrucciones técnicas,
entre otros.
Cuando se identifique la necesidad de realizar modificaciones, cambios o

eliminaciones de los documentos, el responsable del proceso debe de realizar
la solicitud a través del Formulario de Elaboración y Control de Documentos y
Registros.
Un documento se considera nuevo si no existe ningún ejemplar (esté revisado

y aprobado o no) con el mismo código de identificación que le correspondería

Registros
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a él mismo (el número de versión no se considera parte del código de

identificación).
Si existe dicho ejemplar, la elaboración del documento se trata como una
modificación, respetando por tanto la codificación asignada previamente al
documento.
En el caso de que un documento deje de ser útil, se procede a su sustitución.

Los documentos que son sustituidos por nuevas versiones no se consideran
eliminados, sino sustituidos.
Según se trate de la creación de un nuevo documento interno, la modificación

de uno existente o su eliminación, las fases por las que puede pasar un
documento interno a lo largo de su ciclo de vida se reflejan en la siguiente
tabla:
Acción/Procede? Nuevo Modificación Eliminació

n
1- Origen de la propuesta Si Si Si
2- Estudio de la propuesta Si Si Si
3- Elaboración del borrador Si Si No
4- Revisión y Aprobación del Borrador Si Si No
5- Edición / Archivo del original Si Si No/Si
6- Modificar Listado Maestro de Doc. Alta Si Baja
7- Edición de Copias Controladas Si Si No
8- Entrega de Copias Controladas Si Si No
9- Recogida de Copias Obsoletas No Si Si
10- Destrucción de Copias Obsoletas No Si Si
11- Archivo de Original Obsoleto No Si Si
6.1.1 Origen de la propuesta
La propuesta de creación, modificación o eliminación de un documento puede

tener su origen:
 Por la definición o revisión del Sistema de Gestión de Calidad.

Registros
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 Como resultado de las auditorías del Sistema de Calidad.

 Por sugerencia de los responsables de procesos de Peravia Industrial S.A.
6.1.2 Estudio de la propuesta
El Responsable de Gestión de Calidad con la colaboración del responsable del

departamento afectado, estudia las propuestas de creación o modificación y
en caso favorable proceden a la elaboración del borrador.
En el caso de propuestas de eliminación estas deben ser revisadas por el
Responsable de Gestión de Calidad y por el representante del departamento
afectado, procediendo a lo establecido en el punto 6.1.7 del presente
procedimiento.
6.1.3 Elaboración del Borrador
El Responsable de Gestión de Calidad de Peravia Industrial S.A. (con la

colaboración del responsable del departamento implicado), bien por iniciativa
propia o por las propuestas citadas en el apartado 6.1.1 del presente
procedimiento, tomará la decisión de redactar cada uno de los documentos
del Sistema de Gestión de Calidad.
Para ello, identifica a todos los posibles afectados por la actividad y
posteriormente, nombra a un equipo liderado por un encargado quien, una
vez recogida la información adecuada, colabora en la redacción del
documento, el primer borrador es enviado a todos los afectados.
Una vez recogidas las sugerencias de los afectados, el equipo redactor prepara
el borrador definitivo que pasa a ser revisado y aprobado según lo descrito en
el apartado 6.1.4.
Creación de un nuevo documento:

Registros
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En el caso de creación de un nuevo documento (véase definición en apartado

6.1) se procede en primer lugar a la elaboración del borrador y a su
codificación (Véase apartado 6.4). El código asignado a un documento lo
identifica de forma unívoca y no se varía en las sucesivas revisiones y/o
modificaciones, las cuales se indican mediante el número de versión o edición.
Los documentos deben respetar los formatos establecidos en los anexos de
este documento.
Mientras un documento esté pendiente de aprobación, llevará siempre y en
un lugar visible, un distintivo de “BORRADOR”. Además, en la casilla
correspondiente a la versión, de cada una de sus páginas, se indicará la
palabra “Borrador” seguido del número de revisión del borrador, que
comienza por el número 1 y va aumentando una unidad con cada nueva
revisión del borrador.
Modificación de un documento:
En el caso de modificación de un documento se siguen las mismas pautas que
en el apartado anterior (Creación de un nuevo documento) respetando en este
caso la codificación previamente asignada al documento.
Si el estudio de la propuesta de modificación es satisfactorio, el Responsable
de Gestión de Calidad se lo comunica a los que participaron en la elaboración
de la versión anterior y juntos redactan la nueva edición del mismo, que con su
entrada en vigor sustituye y deja obsoleta automáticamente la versión
anterior.
Los documentos que sirven de base para la modificación de documentos son:
 Los documentos externos.
 Las Normas aplicables.
 Legislaciones si proceden, etc.
 El original de la versión anterior, el cuál puede estar acompañado de un
Anexo de Modificaciones Pendientes que ha de tenerse en cuenta.
6.1.4 Revisión y Aprobación del Borrador

Registros
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La revisión es responsabilidad tanto del Responsable de Gestión de Calidad

como del representante del departamento afectado por dicho documento.
El Responsable de Gestión de Calidad velará por la conformidad del
documento con los Objetivos y Política de Calidad de Peravia Industrial S.A. y
con los requisitos de la norma de gestión de calidad de referencia, mientras
que el representante del departamento afectado, verificará su funcionalidad.
Es responsabilidad de la Alta Gerencia de Peravia Industrial S.A., la aprobación
de todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
En el caso de que el borrador obtenga el visto bueno en su revisión y
aprobación, se sigue lo detallado en el punto 6.1.5.
Si el borrador no obtiene el visto bueno en su revisión, se vuelve a elaborar el
borrador aumentando en una unidad el número de versión del borrador, a
menos que el documento sea desestimado, en cuyo caso se cierra el proceso.
Si el Responsable de Gestión de Calidad considera que las modificaciones
carecen de suficiente peso como para proceder a la edición y distribución de
una nueva edición del documento, (caso de que las modificaciones no sean
importantes, se basen en correcciones de estructura, estilo o detalle,
ortográficas y/o gramaticales), se desestima su edición momentáneamente,
siendo responsabilidad del Coordinador de Calidad archivar junto al
documento original un anexo denominado Anexo de Modificaciones
Pendientes que recoja dichos cambios para su incorporación en la siguiente
edición. Este Anexo de Modificaciones Pendientes no será incluido ni en las
copias (controladas o no controladas) del original ni en su índice.
6.1.5 Edición y archivo del Original
El Controlador Documental es el encargado de la edición y archivo de cada

documento original del Sistema de Calidad.
Tras su aprobación, el borrador del documento sufrirá los siguientes cambios
antes de su edición:
1- Se sustituye el mensaje “Borrador X” de la casilla “Versión” de cada una de
las páginas del borrador por el nuevo número de versión del documento,

Registros
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resultado de sumar una unidad a la versión existente antes de su

modificación o “1” si no existía una versión previa.
2- Si existe, se actualiza el apartado correspondiente al “Historial de

Revisiones” del documento, indicando la versión, la fecha y una breve
descripción de los cambios y manteniendo las anotaciones preexistentes.
3- Tras actualizar el apartado “Historial de Revisiones”, si existe, se

comprueba la numeración de las páginas del documento y la página del
índice.
4- Se completa la casilla de la portada del documento, “Aprobado Por:” y es
firmada por el responsable correspondiente.
5- Cada una de las páginas del documento es marcada en su reverso con la el

sello de la empresa de forma que dicha marca no sea transmitida a las
copias de dicho ejemplar.
6- El original así reformado, es archivado por el Controlador Documental en

un lugar seguro, en el “Archivo de Documentos”. (Véase apartado 6.1.6).
7- Cumplidos los puntos anteriores el Controlador de Calidad destruye el

borrador.
8- Los medios de archivo serán adecuados para garantizar el archivo sin

deterioro de esta documentación, así como su disponibilidad.
6.1.6 Modificación de Listado Maestro de Documentación
El Controlador Documental mantiene un control actualizado de todos los

documentos. El Archivo de Documentos está encabezado por el Listado
Maestro de Documentación.
Esta Lista es modificada cada vez que un documento es creado, modificado o
eliminado, reflejando en todo momento el título, código, número de edición,
fecha de aprobación de los documentos y, en su caso, código y número de
edición del documento al que sustituye.

Registros
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La modificación de tal lista se ejecuta según se trate de:

Un nuevo documento:
Tras la aprobación de un documento nuevo (Véase definición en 6.1) el
Controlador Documental incorpora los datos del documento en el Listado
Maestro de Documentación.
Una Nueva edición de un documento existente:

Cuando un documento sea sustituido por una nueva edición, el Controlador
Documental debe:
 Escribe en la casilla “SUSTITUIDO POR:” del documento obsoleto, el código
y edición de la nueva versión actual.
 En una nueva línea, cumplimenta los datos “TITULO”, “CODIGO”,

“EDICIÓN”, “FECHA” y “SUSTITUYE A”.
La Eliminación de un Documento:
Cuando un documento sea eliminado, el Controlador Documental debe:
 Indicar, en la casilla” Eliminado” del Listado Maestro de Documentación, la
fecha de eliminación.
 Para facilitar la visualización rápida de los documentos, pueden marcarse

los documentos ya obsoletos de esta lista o editar una nueva con solo los
documentos vigentes, en cuyo caso conviene guardar la lista obsoleta
identificando claramente que ya no es válida.
6.1.7 Edición de Copias Controladas

Registros
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Se consideran copias controladas todas las copias de documentos del sistema

de calidad (tanto internos como externos) de las que se desea tener un control
que permita, en caso de actualización del documento original, la sustitución de
dichas copias por versiones actuales. Esto garantiza al propietario del ejemplar
que la información del documento está aún vigente.
El Controlador Documental edita tantas copias controladas del documento
como indique la Lista de Distribución del Documento en cuestión.
Estas copias se obtienen de la impresión o fotocopia del documento original
completo, a excepción, si existe, del anexo de Modificaciones Pendientes, que
no se considera parte del documento.
Para cada copia controlada el Controlador Documental indica el número de
copia asignado (reflejado en la Lista de Distribución del Documento).
6.1.8 Entrega de Copias Controladas
El Controlador Documental entrega las copias controladas a las entidades y/o

cargos enunciados quienes a su vez son los responsables de distribuirlos y
divulgarlos en conjunto con la persona Responsable de la Gestión de Calidad.
6.1.9 Recogida de Copias Obsoletas

En el caso de edición de nuevas versiones de documentos preexistentes o de
su eliminación, el Controlador Documental recogerá todas y cada una de las
copias controladas registradas.
Para ello el Controlador Documental se guía con el Listado Maestro de
Documentación.
Una vez que todas las copias controladas obsoletas han sido retiradas, el
Controlador Documental marca la lista con la inscripción “OBSOLETO” y la
archiva en el Archivo de Documentos Obsoletos, junto con el original al que
hace referencia.
6.1.10 Destrucción de las Copias Obsoletas

Registros
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El Responsable de Gestión de Calidad destruye todas y cada una de las copias

controladas del documento obsoleto recogidas. Las listas de distribución, en
cambio, se archivan (junto al original) tal y como se explica en el último
párrafo del apartado anterior.
6.1.11 Archivo Original Obsoleto
Tras recoger todas y cada una de las copias controladas, el Controlador

Documental:
Marca el documento obsoleto como “OBSOLETO”.
El Controlador Documental dispone de todos los documentos en que soportan
el Sistema de Calidad. Asimismo, dispone de un archivo de los originales de los
documentos modificados o eliminados ya obsoletos los cuales guardará
durante al menos tres años a partir de la fecha de modificación o derogación a
menos que se especifique un plazo distinto, indicando de forma visible en la
portada del documento y según sea el caso, la situación de “ELIMINADO” o
“SUSTITUIDO POR:” indicando en este último caso el código y versión del
documento que lo sustituye.
Los medios de archivo serán adecuados para garantizar el archivo sin deterioro
de esta documentación.
6.2 Gestión de Documentos Externos
Se entiende por Documento Externo todo aquel cuya redacción, revisión y

aprobación haya sido realizada por personal ajeno a Peravia Industrial S.A.

Registros
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Ejemplos de documentos externos, la familia de Normas ISO 9000, los

catálogos de proveedores y la documentación legal (reglamentos, legislación
aplicable.), entre otros.
6.2.1 Objetivo de los Documentos Externos
El objeto de los documentos externos es servir de base informativa para la

Gestión de Calidad de Peravia Industrial S.A.
6.2.2 Origen y recopilación de los Documentos Externos
El Responsable de Gestión de Calidad, con la colaboración de los

departamentos correspondientes, se encargan de determinar las fuentes de
información y abastecimiento de documentos externos, de su recopilación y
archivo.
El responsable de la revisión y archivo de esta documentación es el
Controlador Documental.
6.2.3 Selección y Aprobación del Uso de Documentos Externos
El Responsable de Gestión de Calidad, en colaboración con los departamentos

correspondientes, seleccionar y aprobar el uso de los documentos que, a su
juicio, sean de aplicación a cualquier proceso de Peravia Industrial S.A.
A continuación, comunicar los cambios o nuevas incorporaciones al
departamento afectado.
6.2.4 Codificación de Documentos Externos


Registros
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Los documentos externos aprobados para su uso en Peravia Industrial S.A.

son codificados y marcados mediante la inscripción “Documento Externo” por
el Controlador Documental.
La codificación de documentos externos se realiza cumpliendo con las
especificaciones detalladas en el apartado 6.4.4.
6.2.5 Eliminación del uso de Documentos Externos
Por su carácter de Externo, la redacción, revisión y aprobación de documentos

externos no es función de Peravia Industrial S.A. No obstante, si lo es la
aprobación y eliminación de su USO en la empresa.
El Responsable de Gestión de Calidad, en colaboración con el Departamento
correspondiente podrá derogar el “uso” de un documento externo si justifica
que su ámbito ya no es aplicable a ningún proceso de Peravia Industrial S.A.
6.2.6 Archivo de Documentos Externos
Los originales de los documentos externos en Peravia Industrial S.A., son

archivados por el Controlador Documental conforme se aprueba su uso, a la
vez que los registra en la Lista de Documentos en Vigor. (Véase el apartado
6.1.6).
6.2.7 Distribución de Documentos Externos
La distribución de documentos externos se realiza de acuerdo con los

apartados 6.1.6 a 6.1.12 de este procedimiento.

Registros
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6.3 Gestión de Copias No Controladas
Las Copias No Controladas son copias difundidas de documentos internos de

las cuales es muy difícil o bien no interesa el seguimiento o control de sus
propietarios. Poseen carácter meramente informativo.
Su distribución precisa de la aprobación por la Dirección. Estas copias no

requieren que se actualicen ni son objeto de registro alguno en ninguna Lista
de Distribución.
Las copias no controladas las edita el Responsable de Calidad por impresión o

fotocopia del documento original. Un ejemplo de copia no controladas son los
ejemplares del Manual de Calidad entregados a los clientes.
6.3.1 Formato de Copias No Controladas
El formato de las copias no controladas es idéntico al formato de copias

controladas, con las siguientes excepciones:
- En la portada del documento se indica el siguiente texto:
“Esta es una copia no controlada si así se indica en sus páginas o si carece de
sello en el reverso de sus hojas, en cuyo caso se advierte al lector que su
contenido puede ser objeto de modificaciones posteriores a la fecha de
edición sin que se le deba informar directamente de tales cambios.
En ese caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido del presente
documento, contacte a las oficinas de Peravia Industrial S.A. para verificar que
su copia sigue vigente.”
6.3.2 Estructura de los documentos
Codificación

Registros
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La asignación de código es una responsabilidad exclusiva del Departamento

de Calidad, para mantener un control de la documentación.
La codificación de la información documentada se realizará de acuerdo a la

siguiente estructura:
Procedimientos:
PG: Procedimiento General: Los Procedimientos Generales (PG) son los

documentos que describen con detalle cómo se realizan las funciones
previstas en el Manual, así como las responsabilidades en relación con dichas
funciones. Los cuales aplican independientemente del área de trabajo.
PE: Procedimiento Específico: Los Procedimientos Específicos (PE) son los

documentos que describen con detalle cómo se realizan las funciones
previstas en el Manual, así como las responsabilidades en relación con dichas
funciones. Los cuales solo aplican para el área de trabajo que la diseñó.
Los Procedimientos se codificarán de acuerdo a la siguiente estructura:

Acápite de la norma al Secuencia del Versión del
Tipo de Procedimiento se refiere documento
el proceso EN PERAVIA INDUSTRIAL documento
TIPO DE DOCUMENTO PROCESOS EXISTENTES S.A. CONSECUTIVO
FOR: Formularios ALM: Almacén Número consecutivo del
FPR: Ficha de Procesos CDC: Control de Calidad tipo de documento
INF: Informe COI: Compras Internacionales correspondiente a dicho
ITR: Instrucción de COM: Compras proceso.
Trabajo COS: Costos
LMD: Listado Maestro COV: Comercial y Ventas
de Documentación CPL: Compras Prod. Agri. Locales
LME: Listado Maestro DID: Investigación y Desarrollo
de Documentación EIX: Exportaciones/ Importaciones
Externa FIN: Finanzas
MAN: Manuales IID: Instalaciones Industriales
MAP: Mapa de LOG: Logística
Procesos MAN: Mantenimiento
POL: Políticas OPR: Operaciones
REG: Reglamento PDE: Producción Encurtidos
PEC: Producción Etiquetado/Chequeo
PLA: Planificación
PR1: Producción 1

Registros
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PR2: Producción 2
PRE: Producción Embutidos
PRE: Proyectos Especiales
PRO: Programa Prod. No Conformes
RRH: Recursos Humanos
SEG: Seguridad
TEC: Tecnología de la información
TRA: Transportación
VEI: Venta Internacionales
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
La codificación de la información de los demás documentos se realizará de

acuerdo a la siguiente estructura:
Documento Proceso Secuencia de Documentos
6.3.3 Encabezados y pie de páginas.
El encabezado y el pie de página estará colocado en todos los documentos y en todas

las páginas de los mismos.
En el encabezado:
 Los logos de la empresa deben de ir uno de bajo del otro y centrados en su

recuadro igual el logo del proyecto.

El Titulo del Documento debe de ir centrado, en negrita, tipo letra Calibrí y
tamaño 16.
 El Nombre de la empresa debe de ir centrado, tipo letra Calibrí, en cursiva,
tamaño 14.
 La Codificación del documento, Fecha de Emisión, Versión y Páginas deben e ir
en tamaño 12, tipo letra Calibrí y Centrados.
Logos de la Título del Documento Logo del
empresa proyecto

Registros
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Nombre de la empresa
Codificación Fecha de Versión Paginas
Emisión
En el pie de página:
 Alineado a la izquierda, tipo de letra Calibrí, tamaño 12 en negrita.
Descripción Tipo de letra Color Tamaño Alineación Formato
Títulos Calibrí Negro 14 Izquierda Negrita

Subtítulos Calibrí Negro 12 Izquierda Normal
Párrafos Calibrí Negro 12 Justificado Normal
Viñetas N/A Negro N/A Izquierda N/A
6.3.4 Tipografía del Contenido
7. Descripciones
No Descripción Responsable
Elaboración y Control de Documentos y Registros.
1 Determina si se requiere crear o actualizar el documento Responsables de Procesos
enviando el formato solicitado anexando el Formulario
de Elaboración y Control de Documentos y Registros al

Registros
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Departamento de Calidad. Si el documento es

confidencial debe de enviarlo directamente a la
Responsable Gestión de Calidad
2 A) Recibe la solicitud de creación o actualización del Equipo de Calidad
documento, verifica que cumpla con los
requisitos del SGC y la normativa legal.
B) Si cumple se estandariza y se envía a Alta
Dirección para su aprobación, de no cumplir con
estos requisitos se le comunica al responsable del
proceso y regresa al paso #1.
3 Alta Dirección aprueba el documento y lo envía al Alta Dirección
Departamento de Calidad
4 Registra en la Lista Maestra de Documentación el Controlador Documental
documento, le coloca el sello correspondiente (Original,
Copia Controlada, Copia No Controlada y Obsoleto), le
envía copia al Responsable de Gestión de Calidad y
archiva el documento.
5 Informa al responsable del Proceso que el documento Responsable Gestión de Calidad
está listo y envía un comunicado físico/correo de
divulgación del mismo.
Eliminación de un Documento
6 Para solicitar la eliminación de un documento, el Responsables de Procesos
interesado debe diligenciar Formulario de Elaboración y
Control de Documentos y Registros, para luego y
remitirlo al Departamento de Desarrollo Organizacional.
7 Se revisa el documento y se aprueba si puede ser Responsable Gestión de Calidad
eliminado, Si considera que si debe de enviarse a Alta
Dirección para una segunda revisión de lo contrario el
responsable del Proceso debe de volver al paso #6.
8 Se verifica el Documento y aprueba si se puede eliminar Alta Dirección
el documento, posteriormente se envía al Equipo de
Calidad.
9 Si fue aprobado se procede a colocarle el sello Controlador Documental
correspondiente y se archiva el documento; de lo
contrario el documento sigue en vigencia.

Registros
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8. Anexos
8.1 Niveles de Control y autorizaciones de la información documentada.
Tipo de información Responsable de controlarlo Forma de controlar el Autorización del

documentada documento documento
Formularios Responsable Gestión de Listado Maestro de Responsable del
Calidad / Responsables del Documentación Proceso
Proceso/Controlador de
documentos
Instrucción de Trabajo Responsable Gestión de Listado Maestro de Responsable del
Calidad / Controlador de Documentación Proceso
documentos
Manuales Responsable Gestión de Listado Maestro de Director
Calidad / Controlador de Documentación
documentos
Procedimientos Representante de la Alta Listado Maestro de Director
Dirección/ Responsable Gestión Documentación
de Calidad / Controlador de
documentos

Registros
06-06-018 24
Reglamentos Representante de la Alta Listado Maestro de Responsable del

Dirección/ Responsable Gestión Documentación Proceso
de Calidad / Controlador de
documentos
Documentos Externos Responsable Gestión de Listado Maestro de No Aplica
Calidad / Controlador de Documentación
documentos Externa

Registros
06-06-018 24
8.2 Flujogramas
Flujograma
Elaboración y Control de Documentos y Registros
INICIO
1 Determina si se requiere crear,

modificar o eliminar un documento
Se procede con la solicitud
Explicar
NO Causas
¿Se aprueba la
solicitud?
SI
Envía el documento a Alta

Dirección
1
NO
¿Se aprueba?
SI
Envia el Documento al
equipo de Calidad
Registra el documento en
Listado Maestro y coloca
sello correspondiente
¿Si la solicitud es
para elminar el
4 documento? Archivo
SI
NO
Envia el documento al
Responsable del Proceso
Divulga el documento
FIN

Registros
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9. Registros
CODIGO NOMBRE ALMACENADO TIEMPO RETENCION
Procedimiento de Control de Físico/Digital 3 años

Documentos y Registros
Formulario de Elaboración y Físico/Digital 3 años

Control de documentos y
registros
Listado Maestro de Físico/Digital 3 años
Documentación
Listado Maestro de Físico/Digital 3 años
Documentación Externa
10. Historial de Cambios
PREPARADO/ APROBADO POR

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DESCRIPCIÓN MODIFICADO POR
Responsable Gestión
Primera Edición Equipo de Calidad
de Calidad

Procedimiento Control de Documentos

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