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CAPITULO III

Descripcion de las actividades

Nº ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Prestación de ayuda en auditoria de las cuentas por cobrar
1 IANCA
2 Revisión y archivo de cobranzas de sucursales
Recepción y procesamiento de facturas en cuentas por
3 pagar
Generar retenciones de facturas y procesar ordenes de
4 pagos de las cuentas por pagar
Recepción y procesamiento de los anticipos de viaticos y
5 gastos en caja chica
Realización de ordenes pagos de reintegros de gastos
6 justificables
Recepción de facturas de fletes y soportes de pago de
7 nómina y de vacaciones.
Declaración deimpuestos (IVA, retenciones IVA, IGTF,
8 anticipos ISLR, impuestos municipales)
JOHELYS NEIRA
C.I 25.035.218
CONTADURIA PUBLICA
Semana Nº 1: desde el 25/02/2019 al 01/03/ 2019

En la primera semana se lleva a cabo la presentación del personal y el


recorrido por la empresa IANCARINA, C.A. Asimismo, la asignación del
departamento donde se ejecutara las actividades planificadas, a su vez se
determina el horario que se debe cumplir dentro del periodo establecido de las
prácticas profesionales. De este modo se da inicio a la inducción del sistema
utilizado por la empresa, el cual tiene por nombre Adempiere. El mismo fue
dictado por un personal capacitado, obteniendo los conocimientos necesarios para
la utilización de dicho sistema.

Asimismo durante esa semana, se ejecuta la primera actividad, donde se


imparte una síntesis acerca de las pautas necesarias que se debe seguir para la
ejecución de una aditoria que se le estaba realizando a las cuentas por cobrar de
IANCA, S.A., en el cual se asignan las tareas que debe cumplir para la elaboración
del mismo.

Semana Nº 2: desde el 11/03/2019 al 15/03/2019

Posteriormente, durante la segunda semana se comienza a realizar las


actividades inherentes a la auditoria, donde básicamente se genera un reporte del
sistema a excel de las cuentas por cobrar de la empresa IANCA, S.A., esto con el
fin de compararlas con las facturas en físico y así encontrar las inconsistencias
que se presentan en las bodegas de consignación. Cabe resaltar, que en el
proceso se debía buscar en el sistema el módulo de ventas, para luego
seleccionar “Documentos por cobrar”, donde se introducía los números de orden
de ventas, según el reporte obtenido, y de este modo verificar si estos coincidían
con las mismas cantidades de insumos despachados en las facturas y con las
existencias de las bodegas de consignación.
Consecutivamente, de acuerdo a los pasos anteriormente mencionados, se
determinan los errores encontrados, los cuales se reflejan las debilidades en
facturación, puesto que no se debía facturar desde una orden de carga, si no
desde una orden de venta, ya que los inventarios no coincidían, esto se debe a
que el sistema solo rebaja el inventario cuando la factura se realiza correctamente,
es decir desde una orden de venta. En relación a esto, los auditores encargados
realizan el informe correspondiente de los resultados de dicha auditoria.

En concordancia con lo anterior, las auditorias tienen basamento legal


puesto que su importancia radica en que los resultados de los mismos sirven
como soporte para efecto judiciales o administrativo, entonces primeramente en la
Constitución De La República Bolivariana De Venezuela, que es de donde
emanan todas las leyes, luego se fundamenta en la Ley de ejercicio de la
profesión de licenciado de contaduría pública en su artículo 7:

Los servicios profesionales del Contador Público serán requeridos en todos


los casos en que las Leyes lo exijan y muy especialmente en los siguientes:

a) Para auditar o examinar libros o registros de contabilidad,


documentos conexos y estados financieros de empresas
legalmente establecidas en el país, así como el dictamen sobre
los mismos cuando dichos documentos sirvan a fines judiciales o
administrativos. Asimismo será necesaria la intervención de un
contador público cuando los mismos documentos sean
requeridos a dichas empresas por instituciones financieras,
bancarias o crediticias, en el cumplimiento de su objeto social…

Semana Nº 3: desde 18/03/2019 al 22/03/2019


Durante esta semana se realiza la revisión de las cobranzas de sucursales
(Caracas, Valencia, Maracaibo, Barcelona, Centro Occidente), para esta tarea se
exporta un archivo del sistema a Excel donde contiene las ventas, los anticipos,
los ajustes y las donaciones realizadas por las mismas. A continuación, se recibe
en valija los documentos en físico enviado por las sucursales tales como: facturas,
notas de crédito, notas de débito, donaciones y comprobantes de retención, tanto
de IVA como municipales; esto con el fin de realizar las verificaciones del sistema
y determinar si no faltan facturas de las ventas realizadas.

Entonces, si el físico esta incompleto, se hace la acotación en los archivos y


se les notificas a las sucursales del mismo. Luego de que todo está verificado y
ordenado se procede a su respectivo archivo, donde se le debe colocar una
etiqueta para identificar cada relación, esta debe llevar un correlativo, nombre de
la sucursal y la fecha correspondiente, y así de este modo hacer más factible la
accesibilidad de dichos documentos a la hora de la utilización de los mismos.

Semana N° 4: desde el 25/03/2019 al 29/03/2019

Durante esta semana, se comienza a realizar actividades en el área


de cuentas por pagar. Allí se recepcionan las facturas que son facilitadas por el
departamento de compras, las mismas deben tener anexadas la recepción de
materiales y la orden de compra. Entonces, para poder recibir dichas facturas se
debe verificar si las mismas cumplen con lo establecido en la providencia
Administrativa 0071, en el Art 13, que hace mención al proceso de facturación y
sobre la exigencia que debe tener cada factura, es por ello que, estas facturas
son revisadas en el momento que compras las entrega para así cerciorarse que
las mismas cumplen con los siguientes aspectos fundamentales:

La denominación “FACTURA”, Numeración consecutiva y única de cada


factura, Numero de control pre impreso, “N° de control” asignado, Nombre y
apellido o razón social, domicilio fiscal y número de registro único de información
fiscal (RIF) del emisor, Fecha de emisión de la factura constituida por 8 dígitos,
con el siguiente formato DD-MM-AAAA, Nombre y apellido o razón social y
número de registro de información fiscal o cedula de identidad del adquiriente del
bien o receptos del servicio, Especificación del monto total de la base imponible
del impuesto al valor agregado, discriminada según su alícuota, indicando el
porcentaje aplicable así como la especificación del monto exento.

Posterior a verificar que las facturas cumplen con todo lo anterior


mencionado, se comprueba que los montos, tanto de la cantidad como el precio
del bien o servicio, coincidan con la recepción de materiales, a su vez esta debe
contener el mismo número de orden de compra anexado en el expediente, donde
la orden de compra debe contener el bien o servicio no importando que la cantidad
este por encima de la que se refleja en la factura, teniendo en cuenta que el precio
si debe ser el mismo. Luego de que todo este chequeado se le firma la copia del
expediente al departamento de compras como soporte de su correcta verificación.

Semana N° 5: Desde el 01/04/2019 al 05/04/2019

En esta semana se comienza a procesar las facturas de IANCARINA, C.A.,


IANCA, S.A y CORISA en el sistema Adempiere. Básicamente se comienza
buscando el módulo de “Documentos por cobrar”, allí se selecciona la opción de
documento nuevo, luego se procede a vaciar los datos que contiene la factura y el
número de la recepción de materiales. Si el registro es un servicio que nos están
prestando se debe seleccionar la opción que corresponde para la retención de
ISLR. Posterior a esto, según la naturaleza de lo que se esté facturando, se le
coloca el centro de costo y la actividad, esto se debe a que luego de haber
procesado completamente la factura, el registro debe apuntar a la contabilidad que
corresponde, ya que si no se hace correctamente los balances estarían errados.
Es importante acotar, que después de vaciar los datos, se debe seleccionar
la opción de “línea de factura” donde se comprueba línea por línea el monto del
bien o servicio, si es exento o gravable y el monto total de la factura; allí también
se debe apuntar correctamente los centros de costo, luego se acerca la opción de
recepción de materiales para verificar si apunta la contabilidad que corresponde
antes de completar el documento. Por otro lado si la factura es un gasto y no tiene
recepción de materiales, se registra con cargo y si es gravable se selecciona el
IVA no deducible. A su vez también se registra las notas de créditos y los ajustes
de débitos que son básicamente el mismo procedimiento.

Semana N°6: desde el 08/04/2019 al 12/04/2019

Durante la sexta semana se comienza a realizar la actividad de generar


las retenciones de IVA, ISLR y Municipales, ya que la empresa IANCARINA, C.A
es un agente especial, puesto que según el artículo 27 del código tributario y la
providencia 0049 esta empresa está en capacidad de ser un agente retenedor de
impuestos siempre y cuando el Servicio Nacional Integrado De Administración
Aduanera Y Tributaria (SENIAT) lo haya calificado y notificado como especial.
Entonces esto quiere decir que para poder realizar las órdenes de pago primero se
deben generar las retenciones correspondientes y así deducirlas del monto a
pagar a los proveedores.

A continuación se realiza las órdenes de pago desde el sistema Adempiere,


esto se hace seleccionando el modulo orden de pago, luego se selecciona que
tipo de pago se efectuara, si es un pago ordinario o extraordinario, pues esto debe
a los términos establecido con el proveedor. Posterior a ello, se comienza a elegir
las facturas a pagar desde una ventana llamada “crear desde”, luego en otra línea
se elige la cuenta a acreditar. En seguida se selecciona la vista preliminar para
visualizar el documento y cerciorarse de haber seleccionado las facturas
correspondientes e imprimir de dos formas para obtener dos expedientes, los
cuales son llevados finalmente el departamento de finanzas para que efectúe el
pago correspondiente.

Semana N° 7: desde el 22/04/2019 al 26/04/2019

En esta semana se lleva a cabo la recepción de solicitudes de anticipos


viáticos y gastos a justificar. Estos por lo general lo solicitan los choferes y en su
defecto los auditores que deben viajar a las sucursales. Principalmente ellos
consignan planillas con los datos personales y el monto solicitado, esta debe estar
aprobada por el personal calificado. Luego se genera por el sistema el gasto en el
módulo documentos por pagar y se crea un nuevo documento llamado
“AJDD(CXP)GASTO” donde el cargo es anticipo viáticos, el mismo se imprime y
es pasado a finanza para su respectivo pago.
Además se recepcionan las solicitudes de recargas de tarjetas TEBCA, las
cuales son utilizadas para cubrir gastos de caleta y tienen un monto determinado,
las mismas solo se reponen cuando se gasta el 75% del monto de la tarjeta,
cuando cumplen todos estos requisitos se procede a realizar el diario caja chica y
de este modo sacar el pago correspondiente. Esta se realiza desde el módulo de
diario de caja chica, seleccionando la opción de caja menor y tipo de documento
donde los cargos deben coincidir, colocando el centro de costo “torre premiun” y
actividad “administración”. Por último se coloca el saldo inicial de la tarjeta y se
completa. Posterior a esto se le proporciona estos expediente a finanzas para que
se encargue de las recargas.

Semana N° 8: desde el 29/04/2019 al 03/05/2019

Durante la octava semana, se realiza la justificación de gastos. Esta se


debe hacer cinco días después de la entrega del anticipo, donde el empleado
debe traer facturas que justifiquen los gastos realizados y de este modo
determinar si se debe reintegrar por parte del trabajador o la empresa debe
reembolsar los gastos adicionales. Entonces luego de tener los documentos
necesarios se procede a realizar el diario de caja chica teniendo como diferencia
en la descripción anterior que en la opción de línea de efectivo se debe introducir
el tipo de cargo, los datos de la factura (número de factura, número de control,
nombre de socio de negocio y fecha de emisión), el monto se debe colocar en
negativo para que el mismo sea la contrapartida del saldo inicial, además se debe
especificar el tipo de impuesto (no deducible, exento o prorrateable).

Posterior esto, se imprime y depende del resultado se reintegra dinero o


solo se justifica ante finanzas. Cuando son gastos justificables, le reintegro solo se
hace los días miércoles, esto es después de que el contador interno lo revise y
apruebe el pago de dicho gasto.

Semana 9: desde el 05/05/2019 al 10/05/2019

En esta semana se realiza la actividad de recepcionar los reportes de


nóminas de IANCARINA, C.A. e IANCA,S.A., teniendo en cuenta que se maneja
cuatro tipos de nóminas (nómina de obreros, empleados, transportistas y
ejecutivos). Estos son proporcionados por el departamento de Recursos
Humanos, para revisarlos por el sistema donde se debe correr una tarea para
exportar ese registro a Excel y determinar a qué línea se les tiene que modificar
los centros de costo según la naturaleza del empleado. Luego de haber
determinado lo anterior expuesto, a través del sistema se empieza transformar los
centros de costo, a su vez, después se debe seleccionar la opción de diario
contable y hacer una nota contable donde se cierre la nómina y completar su
contabilidad.

Además se procesa los reportes de vacaciones realizando el mismo


procedimiento, pero con la diferencia de que se les modifica el crédito por un
defecto del sistema y completarlo. Se debe resaltar que en esta área no se
completan las nóminas confidenciales. A parte de esto, en esta área se reciben las
facturas de los fletes, donde se debe verificar si los kilos transportados coinciden
con la factura, los mismos se les debe modificar a través del reporte, los centros
de costo. Estas facturas se deben pasar a cuentas por pagar para que sean
procesadas.

Semana N°10: Desde el 13/05/2019 al 17/05/2019

En la décima semana se realiza actividades en el área de tributos, donde en


la misma se calcula el IVA, retención IVA, retención ISLR, Impuestos A Las
Grandes Transacciones (IGTF), impuesto municipal y retención de impuesto
municipal. Básicamente se comienza por aprender a realizar los respectivos
cuadres de las ventas semanales, tanto de IANCARINA, C.A como de IANCA,
S.A. Principalmente se cuadran las ventas, generando a través de Adempiere un
archivo llamado “detalle de factura y margen”, este es exportado a excel para ser
ordenado de acuerdo a las ventas realizadas y determinar los débitos fiscales.

Posterior a esto se genera un archivo llamado “detalle de asiento contable”,


para verificar que el monto de las ventas sea el mismo que el de detalle de factura
y margen , allí mismo se debe cerciorar de que el comprobante de retención
contengan, según el artículo 16 de la Providencia Administrativa SNAT/2015/0049,
catorce (14) caracteres con el siguiente formato: AAAAMMSSSSSSSS, donde
AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año, MM serán los dos (2) dígitos del mes y
SSSSSSSS, serán los ocho (8) dígitos del secuencial, el cual deberá reiniciarse en
caso de superar dicha cantidad. De no cumplir con lo anterior se le notifica la
persona encargada del mismo.

Seguidamente desde un sistema llamado Jaspersoft, el cual es alimentado


por Adempiere, se genera el libro de ventas detallado, este debe coincidir con el
balance general, que también se genera desde Jaspersoft, de existir una
inconsistencia se debe conciliar las cuentas para encontrar el error. Entonces,
después de haber cuadrado las ventas, se genera el libro de compras, este es
exportado a excel para ordenarlo, revisar las retenciones del IVA y verificar los
números de comprobante, además se separa las compras según el impuesto
(Deducible, prorrateable, exento, no deducible e IVA al costo). Luego se debe
generar el mayor analítico de cada una de las cuentas del IVA a utilizar y de este
modo comparar y revisar que esas cuentas no tengan saldo abierto, de lo contrario
habrá un abultamiento en dicha cuenta.

Luego de tener las ventas y las compras listas se procede a hacer el cálculo
del IVA, de acuerdo a lo establecido al artículo 72 del Reglamento de la Ley del
IVA, donde se establece que se debe realizar un resumen de las compras y de las
ventas. Entonces se calcula a su vez el anticipo de ISLR que es el 1% de las
ventas, el cual debe ser pagado en cinco porciones. Seguidamente se determina
si el débito es mayor que el crédito se genera una cuota, pero si el crédito es
mayor existe un excedente, con lo cual aumentaría el crédito de la siguiente
semana.

Semana N°11: desde el 20/05/2019 al 24/05/2019

En esta semana se realiza la declaración del IVA. Para llevar a cabo esta
declaración se necesita acceder al portal del SENIAT, ingresando a persona
natural si es una firma personal o persona jurídica si es una compañía anónima e
introducir el usuario y clave del contribuyente, una vez ingresado al sistema del
seniat, se realiza los pasos correspondientes hasta que aparezca el certificado
exitoso de la declaración. Para ello, se realiza lo siguiente: se dirige al menú
contribuyente, seleccionando declaración IVA, luego se señala el tipo de
declaración a realizar, “regular” y si realizo o no operaciones de venta y compra.
Seleccionando “si” y luego continuar. Luego se arroja mes y año a declarar y
continuar, aparece pantalla de confirmación, aceptar, información fiscal, aceptar.
Se introduce la información de campos de acuerdo a las operaciones de la
actividad económica, (ventas, compras).
Luego de haber declarado se imprime el comprobante de declaración y las
planillas para el pago de anticipo de ISLR. Seguidamente se procede a realizar el
asiento de cierre en el sistema, esto se hace seleccionando el módulo de diario
contable y realizar una nota contable con las cuentas que se tocaron en el
resumen, para que de este modo no queden saldos abiertos. Por otro lado, se
debe crear en el sistema el documento por cobrar del anticipo de ISLR, para así
generar la orden de pago y llevarla al departamento de finanzas. En el caso de
IANCARINA no pagan IVA porque tienen unas retenciones acumuladas sin
descontar.

Seguidamente se genera el reporte de retenciones IVA por el sistema, este


monto se debe comparar con el monto de retenciones del libro de compras, de
estar correcto el archivo se exporta a excel para ser modificado, donde se le debe
quitar caracteres especiales para que dicho documento sea transformado a un
archivo llamado “texto delimitado por tabulación” y ser pasado como un TXT en el
portal del seniat, como prueba de que no tiene errores. Luego de verificar todo, se
dirige hacia el portal e ingresar para cargar el archivo y así declarar las
retenciones.

Posterior a ello, en el sistema se debe generar las retenciones, donde


automáticamente se convierte en el documento por pagar, a su vez antes de crear
la orden de pago se debe seleccionar la asignación de pagos donde se restan las
notas de créditos ya que ellas hacen la tarea de restar y por defecto del sistema
suman el monto, luego de haber hecho este proceso se realiza la orden de pago y
es pasado a finanzas. Es importante resaltar que estos papeles de trabajo son
archivados para tener fácil acceso a la hora de una auditoria.

Semana N° 12: desde el 27/05/2019 al 31/05/2019

Durante la última semana se realiza las declaraciones de IGTF, estas se


calculan a través de un reporte generado por el modulo de documentos por pagar,
donde solo están las notas de créditos, pero las que son realizadas por descuento
en volumen por compras, esto según políticas de la empresa. Entonces estas se
suman y se calcula el 2% de la base imponible, esto según Gaceta Oficial
N°41.520 del 08/11/2018. Luego para su respectiva declaración se ingresa en el
portal del seniat y se coloca la cantidad de notas a declarar y el monto, este
automáticamente calcula el porcentaje correspondiente y se completa la
declaración.

Por otro lado se ingresa al sistema para realizar el documento por pagar y
luego la orden de pago para ser proporcionado al departamento de finanzas.