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Guia de Auditoria Interna No. 04
Guia de Auditoria Interna No. 04
FUNCIONES DE COMPRAS
INDICE
INTRODUCCION
PROPOSITOS DE LA GUIA
FUNCIONES DE COMPRAS
INTRODUCCION
La guía No. 4, corresponde a la función de compras del ciclo de Egresos, en esta se dan los
lineamientos para realizar el trabajo de Auditoría Interna.
La función de compras inlcuye generalmente las adquisiones de bienes y servicios ya sea pra el
funcionamiento, reventa, transformación y venta.
Es importante mencionar que la preparación y experiencia que posea el Auditor Interno
constituyen la base para poder ejecutar en mejor forma la revisión de compras.
FUNCIONES DE COMPRAS
PROPOSITOS DE LA GUIA
La función de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una entidad para adquirir
los bienes y servicios necesarios, para la realización de sus objetivos.
Establecer y actualizar los registros de proveedores con sus precios y condiciones de compra,
de los diversos artículos que requiera la entidad, así como mantener información histórica de
estos artículos.
Recibir, revisar y procesar las solicitudes y requisiciones de compra de los bienes y servicios
que requieran los departamentos de la entidad.
Velar por el cumplimiento de los manuales y procedimientos que para la función de compra
tenga implantada la entidad.
Seleccionar al proveedor que proporcione las mejores condiciones de venta del artículo
requerido, que garanticen calidad, al menor costo y aseguren el abastecimiento oportuno de los
artículos.
Verificar que las ordenes de compra estén de acuerdo con lo solicitado de cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
Efectuar las devoluciones y reclamos en caso de desacuerdo con lo pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que
presenten los proveedores.
Coordinar la función de compras con áreas relacionadas, tales como: producción, mercadeo,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.
FAMILIARIZACION
El Auditor debe familiarizarse con la función de compras, llevando a cabo un estudio general de
sus objetivos, políticas, organización, ubicación y el flujo de las operaciones de compras.
Estudiar los expedientes de auditoría e informes anteriores, cuando esto sea aplicable.
INVESTIGACION Y ANALISIS
Analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
Debe analizarse si los listados de proveedores están actualizados y contienen todos los
artículos que generalmente se requieren en la empresa. Analizar las cifras estadísticas y
proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de
empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras
internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones,
precios de algunos artículos, etc.
ENTREVISTAS Y NARRATIVAS
← Narrativas
← Cuestionarios
← Flujogramas
Debe evaluarse el costo-beneficio de los lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales
o unidades de consumo adicionalmente debe evaluarse los términos de entrega si son en el local
del proveedor por que los fletes sean mejor negociados o si resulta más recomendable
contratar entregas que incluyen fletes pagados.
COMPRAS:
← ¿Se preparan informes de recepción firmados por todas las mercancías recibidas?
← ¿Cuantas copias del informe de recepción se preparan, y qué distribución se les da?
← Prueba de precios.
← Verificación de cumplimiento de los procedimientos y documentación de compras.
← Confirmación de proveedores.
← Etc.
Así también si se desea probar la razonabilidad de los saldos de las cuentas de la función de
compras se debe de efectuar pruebas sustantivas; a continuación se listan algunas de ellas:
← Confirmación de embarques.
DIAGNOSTICO
A continuación se insertan algunos puntos sobre los que puede informarse en una Auditoría de
Compras:
Adicionalmente es conveniente que cada punto indique de ser posible la fecha de ocurrencia,
monto, riesgo asociado y una recomendación pertinente.