Elaboración de una

matriz de requisitos
legales del SG-SST

¿Qué normatividad debe tener una matriz de

requisitos legales?

Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las
actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo
verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que
cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.

A continuación, encontrará cuáles son las normas mediante las que se debe
realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:

Normatividad de SG-SST

Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar

es la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario
del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas
las empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La
información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto
1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.

Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-
SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la
normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad
nacional, departamental y local.

Normatividad nacional

Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las
leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son
avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por
Departamentos Administrativos.

Por ejemplo, el Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución 2646 de 2008 y el

Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la
matriz de requisitos legales.

Normatividad departamental

Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se

encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten
normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación
que se presenta específicamente en su zona geográfica.

Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible

que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue,
Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la
prevención de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta
que esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se
realizan las labores.

Normatividad local

Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los

que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es
frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes
promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.

Por ejemplo, la Alcaldía de Bogotá publica normatividad específica para el manejo

de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad
deben cumplir.
Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica,
existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de
acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.

Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa

Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de

normatividades adicionales.

Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes
como aquellas relacionadas con el sector de construcción o trabajo en alturas,
necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones
especiales. La Resolución 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de
seguridad para protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra
de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.

Normas técnicas sectoriales

Al igual que en la construcción o en las instituciones de salud, existen

determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de
acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas
técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica.

Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronomía como bares y restaurantes

deben cumplir con la Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS – TS 004.
Establecimientos gastronómicos y bares. Requisitos de sostenibilidad 2008, y
esto es un requisito para la renovación de su registro de turismo de acuerdo con
la Resolución 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo.

Normatividad acogida voluntariamente por la empresa

Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales.
Por ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque
no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto
o servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de
requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la
empresa está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a
normatividades internacionales, por su relación con grupos económicos en el
exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser
evidenciadas en la matriz de requisitos legales.
¿Cuáles son las principales fuentes para consultar la normatividad vigente en
Colombia?

Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden

provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus características. Sin embargo,
hay normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en
Colombia. Entre estas se encuentra información en medios como las páginas web
del Ministerio de Trabajo, la Alcaldía de Bogotá y el Senado de la República que
publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o derogaciones de
ciertas normas que deben atenderse.

También existe el Diario Oficial que recoge toda la información respecto a la

cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los
cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos están
divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su búsqueda. Este
diario funciona desde 1864, por lo que, la información que contiene se ha
convertido en menester para la legislación colombiana.

Por otro lado, la Constitución Política de Colombia no hace parte de la

normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de requisitos
legales. La Constitución aunque determine varios derechos y deberes que deben
ser cumplidos por la ciudadanía, éstos ya han sido reglamentadas mediante leyes,
decretos y resoluciones. Al cumplir con estas normatividades se está cumpliendo
de forma directa con lo expuesto en el marco de la Constitución Política de
Colombia.

¿Cómo se crea evidencia del cumplimiento de la matriz de requisitos legales?

Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la

matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias
recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar
redactado de manera clara y entendible. Además debe ser actualizado
regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir
con la normatividad.

La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año

de publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para
mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada
norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las
fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de
investigar y seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de
manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma.

De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales,

se deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea
por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras
actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que
compone la matriz de requisitos legales.

La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con

SG-SST, como muestra el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072
de 2015:

“Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una

combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.

La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades

bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento
de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto
es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información.

¿Cada cuánto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una

empresa?

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el
proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa.
No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe
reflejar de manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-
SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.

La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su

información, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho
a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las
actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de
requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea
realizada.
Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo
realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de
requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido
adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el
cumplimiento y la actualización de estas normas. Es importante tener en cuenta
que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener
actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades
de evidencia.