Manual Egresos

Manual
EGRESOS
SISTEMA PCT ENTERPRISE MÓDULO EGRESOS
Contenido
1. MÓDULO DE EGRESOS ................................................................................ 5

2. INGRESO AL MÓDULO .................................................................................. 6
3. BARRA DE BOTONES .................................................................................... 6
4. DATOS BÁSICOS ........................................................................................... 7
4.1. BANCOS ......................................................................................................7
4.2. CREAR UN TIPO DE BANCO .................................................................... 12
4.3. CONCEPTOS CUENTAS BANCARIAS....................................................... 13
4.4. MONEDAS ................................................................................................ 14
4.5. CAJA ......................................................................................................... 15
4.6. PAGOS TESORALES ................................................................................ 16
4.6.1. Egresos de tipo de pago tesoral marcado como devolución ........ 17
4.6.2. Registro del valor base en la devolución de retefuente................ 17
4.7. CONCEPTOS ............................................................................................ 21
4.8. CONCEPTOS POR PAGO ......................................................................... 21
4.9. DISTRIBUCIÓN PPTAL. DE DEVOLUCIONES .......................................... 22
4.10. ADMINISTRADOR DE CUENTAS BANCARIAS ......................................... 23
4.11. CHEQUERAS ............................................................................................ 26
4.12. ADMINISTRADOR DE TERCEROS ........................................................... 27
5. HERRAMIENTAS ......................................................................................... 31
5.1. TRASLADOS ENTRE CUENTAS ............................................................... 31
5.2. FECHA DE PROGRAMACIÓN DE PAGO – ORDENES ............................. 32
5.3. REPOSICIÓN DE CHEQUES..................................................................... 33
5.4. PAGOS ELECTRÓNICOS .......................................................................... 34
5.5. TRASLADOS A NUEVA VIGENCIA ............................................................ 40
2
5.6. CONFIGURACIÓN..................................................................................... 41
5.7. FIRMAS DE REPORTES ........................................................................... 41
5.8. DIRECTORIO DE REPORTES ................................................................... 43
5.9. ESTABLECER NUEVA CONEXIÓN............................................................ 44
5.10. CAMBIO DE CLAVE .................................................................................. 45
6. CONSULTAS ................................................................................................ 46
6.1. CONSULTA DE COMPROBANTES ........................................................... 46
6.2. CONSULTA NOTAS DE TESORERÍA ........................................................ 47
6.3. CONSULTA MOVIMIENTOS TESORALES ............................................... 48
6.4. CUENTAS BANCARIAS ............................................................................. 50
6.5. NOVEDADES DE PAGO............................................................................ 50
6.6. SALDOS DISCRIMINADOS ...................................................................... 51
6.7. ÓRDENES DE PAGO ................................................................................ 52
7. REPORTES .................................................................................................. 53
7.1. LIBROS DE BANCOS ............................................................................... 54
7.2. LIBRO DE PAGOS PRESUPUESTALES .................................................... 55
7.3. BOLETIN DE TESORERÍA......................................................................... 56
7.4. ESTADO DIARIO DE TESORERÍA ............................................................. 57
7.5. RENDICIÓN DE CUENTAS ....................................................................... 58
7.6. AUSTERIDAD DE GASTOS ....................................................................... 58
7.7. ORDENES PAGADAS CON Y SIN DESCUENTO ...................................... 59
7.8. TRASLADOS INTERNOS .......................................................................... 60
7.9. DESCUENTOS Y RECARGOS ................................................................... 60
7.10. REPORTES CONTROL UNIDAD EJECUTORA .......................................... 62
8. CREACIÓN DEL COMPROBANTE PARA PAGO TESORAL ............................ 63
3
9. AFECTACIÓN CONTABLE DEL COMPROBANTE .......................................... 63
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1. MÓDULO DE EGRESOS
Es el encargado de administrar los egresos que posee la entidad, como lo es el

manejo de cheques notas débito, transferencias, entre otros.
Cuenta con consultas en línea de las transacciones realizadas desde cualquier
equipo que se encuentre en red.
Desde el módulo se puede crear las cuentas bancarias como ahorros y
corrientes, las chequeras que cada cuenta utiliza, además permite hacer
reposición de cheques en cado de daño.
El módulo permite:
 Crear bancos
 Crear conceptos
 Crear cuentas bancarias
 Creación de Nits
 Elaboración de egresos
 Elaboración de notas debito
 Apertura de chequeras
 Reposición de cheques
 Consignación de recibos de caja, efectivo, cheques
 Traslados
 Generación de consultas
 Generación de reportes parametrizables e impresión
 Cambio de clave
 Direccionamiento de reportes
 Direccionamiento de ayudas
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2. INGRESO AL MÓDULO
El cuadro de diálogo aparece cada vez que el usuario ejecuta un módulo para
poder acceder a la aplicación.
Para el ingreso es necesario tener un usuario y una contraseña mediante el
módulo de seguridad.
3. BARRA DE BOTONES
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Barra de botones
Crear un nuevo egreso o una nota
Abrir un egreso o una nota

Guardar los cambios realizados por el usuario
Cancelar los cambios realizados en la base de datos hasta la
última vez que se guardo
Anular el documento activo
Ingreso opción de datos básicos
Ingreso Administrador de cuentas bancarias
Pagos electrónicos
Apertura y registro de chequeras
Consulta de comprobantes de egreso
Consulta notas de tesorería
Consulta de órdenes de pago
Administrador de terceros
4. DATOS BÁSICOS
4.1. BANCOS
Tiene como objeto crear tipos de bancos específicos. Estos se asocian a la

creación y ejecución presupuestal.
Tiene la opción de crear, editar o borrar los bancos con los cuales trabaja la
entidad, con base en ellos se crean las cuentas bancarias. El código del banco
7
es el asignado por la superintendencia bancaria, Este código aparece en la

parte superior derecha de los cheques.
Posterior validar que la cuenta bancaria tenga asociada el formato para pagos
electrónicos.
Módulo de Egresos/Datos básicos/Administrador de Cuentas Bancarias.
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Módulo de Egresos/Herramientas/Pagos Electrónicos
En la ventana que se despliega al seleccionar pagos electrónicos encontramos

la opción de datos básicos /Tipos de pagos electrónicos allí se encuentran los
tipos de pago electrónicos que actualmente están creados estos estarán
visibles en la opción tipo de pago.
En la barra menú se encuentran las opciones de crear, editar, borrar, guardar,
cancelar, imprimir y salir.
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Para iniciar el proceso de pagos electrónicos ubicar la información

correspondiente realizar la selección de los pagos y generar archivo.
10
Clic en generar archivo nos genera el mensaje de la ubicación del documento

generado
11
4.2. CREAR UN TIPO DE BANCO
1. Desplegar el menú “Datos básicos” y seleccionar la opción “bancos”.

2. Oprimir el botón “nuevo” y en la casilla que se habilita digitar la
información correspondiente a código, nombre y tipo.
3. Guardar los cambios haciendo clic en el ícono “grabar”.
 Borrar
Seleccionar el banco que se va a borrar luego "Datos básicos" seguido de
"borrar" y guardar los cambios con " Grabar".
Si desea cancelar los movimientos realizados antes de guardar puede hacerlo
con la opción "Cancelar".
Se puede borrar un banco solo sí no tiene movimientos asociados.
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4.3. CONCEPTOS CUENTAS BANCARIAS
Tiene como objeto crear, editar o borrar los conceptos con los cuales se crean
las cuentas bancarias.
 Crear concepto de cuenta bancaria:
1. Desplegar el menú “Datos básicos” y seleccionar la opción “Conceptos

cuentas bancarias”.
2. Oprimir el botón “nuevo” y en la casilla que se habilita digitar la
información correspondiente a código, nombre y tipo.
3. Guardar los cambios haciendo clic en el ícono “grabar”.
13
 Borrar
Seleccionar el banco que se va a borrar luego "Datos básicos" seguido de
"borrar" y guardar los cambios con " Grabar".
4.4. MONEDAS
Esta herramienta permite el manejo de el o los tipos de monedas, aquí se
crean los tipos de moneda que actualmente se tiene.
1. Desplegar de “Datos básicos” y seleccionar la opción “Monedas”.

2. Hacer clic en el botón “nuevo”, para ingresar una nueva moneda.
3. Ingresar la información correspondiente al código, nombre de la moneda.
4. Guardar los cambios con el ícono “guardar”.
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 Borrar
Para borrar una moneda ubicar el cursor en el campo, hacer clic en el botón
borrar y aceptar el mensaje de confirmación.
 Editar
Para editar la información de una moneda, ubicar el cursor sobre la fila y
oprimir el botón editar.
4.5. CAJA
Tienen como objetivo crear tipos de cajas específicas. Éstos se asocian en la

creación y ejecución presupuestal.
 Crear una caja:
1. Desplegar de “Datos básicos” y seleccionar la opción “Cajas”.

2. Para crear una caja hacer clic en el botón “nuevo” e ingresar la
información correspondiente al nombre.
3. Guardar los cambios haciendo clic en el botón “guardar”.
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4.6. PAGOS TESORALES
Se puede crear, editar o borrar los pagos tesorales solo si no tienen

movimientos asociados.
1. Desplegar el menú principal “datos básicos” seguido de “tipos de pagos

tesorales”.
2. Para crear un pago tesoral hacer clic en “nuevo” e ingresar los datos
correspondientes.
3. En la carpeta conceptos por pago se relacionan los pagos tesorales con
los diferentes conceptos creados.
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4.6.1. Egresos de tipo de pago tesoral marcado como devolución

Dentro de los procesos del sistema financiero específicamente en los pagos
tesorales de devoluciones, módulo de egresos implementa este procedimiento
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Marcar el tipo de Pago Tesoral como Devolución.
Por la opción de “Datos Básicos / Tipos de Pago Tesoral”, en la pestaña de
“Pagos Tesorales” se marca con “Si”, en la columna de “Devolución”, por
defecto está definido como “No”.
4.6.2. Registro del valor base en la devolución de retefuente

Para que el sistema registre el valor base en los movimientos contables de
pagos tesorales que tienen afectación de devolución de retefuente se debe
parametrizar en “datos básicos \ Tipos de pago tesoral”, en la pestaña de
“Pagos tesorales” en la columna “Tipo”, seleccionar el tipo “Devolución
Retefuente”.
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A los conceptos que están asociados al tipo de pago anteriormente marcado

como Devolución de Retefuente, se le debe parametrizar el descuento
correspondiente, dando doble clic en la columna “Descuento Asociado” para
que se despliegue la ventana de los descuentos y recargos, donde se
seleccionando el descuento y clic en el botón “aceptar”.
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El descuento seleccionado debe tener parametrizada una cuenta contable que

maneje bases, característica que se marca desde el módulo de contabilidad /
Administrador de cuentas contables.
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Cuando se está elaborando en comprobante de egreso para pago tesoral, al

momento de seleccionar el tipo de pago, el concepto asociado al pago se
resalta en verde y se visualiza la columna de valor base por que cumple con las
condiciones de parametrización anteriormente mencionadas, a este concepto
se le debe digitar el valor propio del concepto y el valor de la base.
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Al momento de grabar el comprobante de egreso quedara registrado el valor de

la base en la cuenta contable que afecto al tipo de pago.
4.7. CONCEPTOS
Éstos pueden ser editados y borrados, desde que no tengan ningún

movimiento asociado.
1. Desplegar el menú “datos básicos”, seleccionar “pagos tesorales” y abrir

la pestaña “conceptos”.
2. Hacer clic en el ícono “nuevo”, digitar la información correspondiente en
los campos.
3. Por último “guardar” los cambios.
4.8. CONCEPTOS POR PAGO
Es donde se pueden asociar varios conceptos a un pago tesoral, en el

momento de asignar un valor, este debe ser distribuido en los conceptos
asociados al pago tesoral previamente definidos.
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1. Desplegar el menú “datos básicos”, seleccionar “pagos tesorales” y abrir

la pestaña “conceptos por pago”
2. Ubicar el pago al que se le va asignar el concepto, luego en el campo de
abajo, hacer doble clic, de este forma emerge una ventana de consulta
para seleccionar el concepto de pago.
3. Para ingresar más conceptos, desplazarse hacia abajo con las teclas de
dirección y “guardar” los cambios.
4.9. DISTRIBUCIÓN PPTAL. DE DEVOLUCIONES
Por la opción de “Datos Básicos / Tipos de Pago Tesoral”, en la pestaña de

“Distribución Devoluciones”, por cada tipo de pago tesoral marcado como
“devolución” se parametriza el rubro correspondiente.
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4.10. ADMINISTRADOR DE CUENTAS BANCARIAS
Por medio de esta opción se puede crear las cuentas bancarias que se usan a
través de diferentes módulos.
23
 Crear una cuenta bancaría:
1. Desplegar el menú “datos básicos” seleccionar la opción “administrador

de cuentas bancarias”.
2. En la ventana que emerge, hacer clic en el botón “nuevo”, de ésta forma

se abre el formato para ingresar la información de la cuenta.
3. Ingresar la información de la nueva cuenta bancaria.
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4. En la casilla “formato de cheque” hacer clic en el botón de consulta y

seleccionar el formato de cheque a utilizar.
5. Una vez los datos ingresados, “guardar” los cambios.
 Editar una cuenta bancaria:
Para editar una cuenta bancaria, seleccionar la cuenta y hacer clic en la

opción editar.
Hacer la modificación necesaria (los campos que se encuentran en gris no son
editables).
 Borrar una cuenta bancaria
Seleccionar la cuenta, hacer clic el ícono “borrar”.

Si las cuentas seleccionadas poseen algún movimiento no se pueden borrar.
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4.11. CHEQUERAS
Por medio de ésta tabla se puede registrar las chequeras que se van a usar en
los distinto módulos.
 Crear una nueva chequera en el sistema
1. Desplegar el menú “datos básicos” y seleccionar la opción “chequeras”.

2. En la ventana que emerge hacer clic en la opción “nuevo” u oprimir la
tecla “Insertar”.
3. Seleccionar la cuenta haciendo clic en el botón de consulta.
4. Ingresar la información correspondiente de los campos. Es importante
que en el primer campo se ingrese la información real.
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Los datos solamente se pueden borrar en dado caso que no tengan ningún
movimiento asociado, de lo contrario solo se permite la edición de algunos
campos.
Si la cuenta tiene chequeras activas, el sistema no permite la apertura de una
nueva chequera.
4.12. ADMINISTRADOR DE TERCEROS
Permite crear, modificar o eliminar los terceros del sistema, necesarios para
cualquier movimiento de la entidad.
Para ingresar a la ventana de administrador de terceros, desplegar del menú
¨Datos Básicos¨ la opción Ädministrador de terceros¨.
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 Datos básicos
Por la opción de Datos básicos, se ingresa la información con la cual se

parametriza el sistema. En este caso, se ingresan las categorías, el régimen y
la naturaleza de los terceros. Por defecto, estos datos básicos ya vienen
incorporados en el sistema.
 Crear un tercero
1. Para crear un tercero, desplegar el menú ärchivo¨ y seleccionar la

opción ¨nuevo¨ o de la barra de botones hacer clic en ¨nuevo¨.
2. A continuación emerge una ventana donde se ingresa toda la
información del tercero a crear, se puede desplazar con la techa TAB y
finalizar “guardando” los cambios.
Se implementa la categoría ‘Funcionario’, en el administrador de terceros; esta

es de carácter informativo y se valida en las entidades en las cuales se
encuentra implementada la aplicación de ITransparencia.
Cualquier tercero puede ser editado, asignando o retirando la facultad de

funcionario, directamente desde el administrador de terceros.
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 Buscar un tercero
Para consultar un tercero puede realizarlo por Nit o por nombre.
1. Digitar el nombre o número de identificación del tercero y hacer clic en

“buscar”.
2. En la parte inferior aparece el resultado de la solicitud.
3. El detalle de los terceros se puede ver haciendo clic en el ícono ¨detalle¨
o en el menú por la opción ¨ver¨ seleccionando ¨detalles¨.
 Modificar un tercero
1. Para la modificación, ubicar el tercero, seleccionarlo y hacer clic en el
ícono ëditar¨ o por el menú ärchivo¨.
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2. Hacer las modificaciones necesarias, los campos en gris no son

modificables.
3. Guardar los cambios con la opción “guardar”, si los cambios que se
realizaron no van a ser guardados hacer clic en la opción ¨cancelar¨.
 Borrar un tercero
1. Para eliminar, ubicar al tercero, seleccionarlo y hacer clic en el ícono

“eliminar” o por el menú ärchivo¨.
2. Guardar los cambios con la opción guardar, si la acción no se va a
guardar hacer clic en la opción ¨cancelar¨.
3. No se puede eliminar los terceros que tengan movimientos asociados.
 Cambiar Nit
Esta opción permite reemplazar el Nit de un tercero por otro.
1. Ubicar el Nit a reemplazar

2. Desplegar del menú la opción ¨herramientas¨
3. Seleccionar ¨cambiar Nit¨
4. En el cuadro de selección ¨reemplazar por¨, ubicar el Nit por el cual se
va a cambiar.
5. “Guardar” el cambio, si no es así, hacer clic en ¨cancelar¨
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5. HERRAMIENTAS
5.1. TRASLADOS ENTRE CUENTAS
Permite trasladar el valor total o parcial de una cuenta hacia otra.

1. Desplegar el menú “herramientas” seguido de la opción “traslados”.
2. Ingresar el valor a trasladar.
3. Seleccionar la cuenta origen y la cuenta destino para hacer clic en el
botón “transferir”.
Al seleccionar en la casilla “mostrar solo cuentas con saldo suficiente” e

ingresar el valor en el campo “valor a transferir”, el sistema automáticamente
va a seleccionar las cuentas cuyo saldo sea igual o superior al traslado.
Hacer clic en el campo cuenta “bancaria destino” se activa la consulta
correspondiente para seleccionar la cuenta deseada.
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Al hacer clic en el botón “aceptar” la consulta se cierra y se exporta los datos

correspondientes al registro o fila donde se encuentre en ese momento. Si se
hace clic en el botón “cancelar” se cierra la consulta y no exporta ningún dato.
5.2. FECHA DE PROGRAMACIÓN DE PAGO – ORDENES

Permite establecer la fecha en la cual tesorería realizará el pago, de la orden
de pago.
Para esto se digita la fecha en la columna activa y se da clic en la opción
“grabar”.
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5.3. REPOSICIÓN DE CHEQUES
Permite anular un cheque y generar automáticamente el siguiente permitiendo

cambiar el beneficiario.
1. Desplegar el menú principal “Herramientas” y seleccionar la opción

“reposición de cheques”.
2. Seleccionar la cuenta bancaria e ingresar el cheque a anular.
3. Existe la opción de cambiar el beneficiario haciendo clic en la casilla
“cambiar páguese a”.
4. Por último hacer clic en el botón “aceptar”.
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5.4. PAGOS ELECTRÓNICOS
1. Ingresar al módulo de Egresos por el menú Herramientas / Pagos

Electrónicos.
En esta ventana ingresar por el menú Datos Básicos/Tipo pagos electrónicos
Aparece una ventana donde la entidad podrá crear o cambiar los códigos que
serán utilizados en los pagos electrónicos.
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Una vez se crean estos tipos de pagos ya se pueden asociar al pago electrónico
a realizar.
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Quedando el archivo de esta forma
2. Verificar que la cuenta bancaria tenga asociada un formato de pagos

electrónicos.
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3. Los bancos deben poseer un código ACH asociado, pero si el formato

seleccionado es el de Bogotá deberán tener asociado el cod. ACH
Auxiliar, esta asociación se realiza desde el módulo de EGRESOS, menú
DATOS BÁSICOS, opción BANCOS.
4. Los terceros a los que se les va a realizar la transferencia deben poseer

la Información Bancaria del Tercero a la que se va a realizar la
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transferencia como se observa en la siguiente imagen, recordamos que

la cuenta asociada en esta ventana no debe estar creada, pero si debe
encontrarse creado el banco de la misma.
5. Seleccionar desde el módulo de EGRESOS, menú “herramientas”, opción

“pagos electrónicos”, ahí se seleccionaran los siguientes campos
a. La fecha de pago que corresponderá a la fecha de dispersión o
transferencia real de los pagos en la cuenta.
b. El tipo de pago que se va a realizar.
c. Las fechas hasta y desde corresponden al periodo del que se deben
mostrar los egresos de transferencias pendiente por generar pago
electrónico.
d. La cuenta bancaria de la que se desea realizar el pago o dispersión.
e. Los campos “cuenta principal e identificación del archivo” se activaran
cuando la cuenta bancaria seleccionada en (d), tenga asociado el
formato de pagos electrónicos correspondiente al banco.
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Luego de seleccionar esta información presionar el botón “buscar (f)”. al

presionar dicho botón, en la parte (g) se visualizaran todos los egresos que
cumplen con los parámetros seleccionados.
Luego debe seleccionarse en la columna “pagar”, si se desea pagar “S”, si se
desean pagar todos se puede presionar el botón “pagar todos (h)” y es sistema
cambiara todos a “S”.
Por último presionar el botón “generar archivo (i)”, seleccionar la capeta en la
que desea grabarse, el sistema coloca un nombre por defecto pero si se quiere
se puede cambiar, si el sistema genera correctamente generara un mensaje
como el que se observa a continuación donde se visualiza la ruta y el nombre
con el que se generó el archivo.
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5.5. TRASLADOS A NUEVA VIGENCIA

Complementa el proceso de cierre de tesorería, en el cual consiste en el
traslado de cheques girados no cobrados y acreedores varios.
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5.6. CONFIGURACIÓN
Permite configurar y personalizar el módulo de Egresos, en donde se puede

modificar la fecha así como el consecutivo de los documentos de tal forma que
al generar un documento quede con la fecha ingresada y no la actual o del
sistema.
5.7. FIRMAS DE REPORTES
Para entrar a la consulta de firmas de reportes, hacer clic sobre el botón

“nombre y firmas”
41
1. En la ventana que emerge en la parte superior seleccionar el documento

al cual se le va a hacer la modificación de las firmas.
2. En la parte siguiente ingresar el orden que va a llevar el reporte, tomando
en cuenta el ejemplo de la hoja que se encuentra al lado derecho de la
ventana.
3. Para ingresar un campo oprimir la tecla “insertar” e ingresar la
información solicitada del funcionario, para finalizar hacer clic en el
botón “Guardar”.
42
5.8. DIRECTORIO DE REPORTES
La opción directorio de reportes permite direccionar el archivo donde se

encuentran los reportes correspondientes al módulo de egresos.
Al ejecutar un reporte previamente se requiere verificar el correcto
direccionamiento de este, de lo contrario no se podrán ejecutar los reportes.
1. Desplegar del menú principal ¨herramientas¨ y seleccione ¨directorio de

reportes¨.
2. En la ventana activada se debe ubicar el archivo donde se encuentran
los reportes, en este caso la carpeta de tesorería.
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5.9. ESTABLECER NUEVA CONEXIÓN
Permite establecer una nueva conexión a una base de datos inferior o posterior
a la que se encuentra conectada actualmente, siempre y cuando el usuario
tenga los permisos para este proceso.
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5.10. CAMBIO DE CLAVE
Permite el cambio de clave de ingreso, se recomienda hacerlo periódicamente,

siendo de uso personal e intransferible.
Modo de uso:
1. Desplegar del menú principal ¨herramientas¨ seleccionar ¨base de

datos¨ y luego ¨cambio de clave¨.
2. Aparece el cuadro de diálogo para cambio de contraseña.
3. En el primer cuadro de edición digitar la contraseña actual.
4. En el segundo cuadro de edición digitar la nueva contraseña y en el
siguiente para la comprobación.
En caso de haber olvidado la contraseña, debe solicitar al administrador del
sistema que le asigne una nueva para poder acceder a la base de datos.
45
6. CONSULTAS
6.1. CONSULTA DE COMPROBANTES
Permite consultar e imprimir diferentes comprobantes dependiendo de los

parámetros de búsqueda ingresados por el usuario.
Ésta consulta permite hacer la búsqueda por medio de los siguientes
parámetros:
 Egreso
 Cuenta bancaria
 Cheque
 Valor
 Beneficiario
 Fecha
 Estado
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Para generar un reporte de la búsqueda, hacer clic en el botón “informe” e

ingresar el nombre que se desea que lleve este reporte. Una vez en el reporte
se puede “imprimir” o “guardar”.
6.2. CONSULTA NOTAS DE TESORERÍA

Permite consultar e imprimir diferentes notas de tesorería dependiendo de los
parámetros de búsqueda ingresados por el usuario.
Muestra las notas existentes indicando si son débito o crédito, si hay órdenes
pagadas, si tiene distribución asociada, esto por medio de los campos de
información.
Se incorpora en la Consulta de notas de tesorería las columnas Val.Tesoral y
Val.Presupuestal para que en el caso de Notas Debito de tipo mixto se
discriminen los correspondientes valores.
Se incorpora en la consulta de notas de tesorería la opción de migración
directa a formato Excel.
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Si se hace clic en el botón “buscar”, sin establecer parámetros van a visualizar

los ingresos existentes.
Al hacer clic en el botón “informe” se va a generar un reporte con el histórico
de notas de tesorería realizadas. Ingresar el nombre que debe llevar el reporte.
6.3. CONSULTA MOVIMIENTOS TESORALES

Permite consultar e imprimir diferentes movimientos tesorales dependiendo de
los parámetros de búsqueda ingresados por el usuario.
Ésta consulta nos muestra los movimientos hechos en tesorería y permite
hacer una búsqueda por medio de los siguientes parámetros:
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 Número de documento
 Cuenta bancaria
 Fecha de transacción
 Transacción
 Clasificación
 Fecha Operación
 Usuario
 Tipo de pago
 Beneficiario
Para generar un reporte, hacer clic en el botón “informe” e ingresar el nombre

que se desea que lleve este reporte. Una vez en el reporte se puede “imprimir”
o “guardar”.
49
6.4. CUENTAS BANCARIAS

Permite consultar e imprimir informes de las diferentes cuentas bancarias
existentes en la base de datos, esta búsqueda puede efectuarse por nombre
de la cuenta o número de la misma.
1. Desplegar el menú “consultas” y seleccionar la opción “Cuentas
Bancarias”
2. Digitar el Nombre o Número de la cuenta bancaria consultar.
Hacer clic en el botón “Aceptar”.
6.5. NOVEDADES DE PAGO

Permite consultar e imprimir informe de las novedades de pagos dependiendo
de los parámetros de búsqueda ingresados por el usuario.
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1. Desplegar el menú “consultas” y seleccionar la opción “Novedades de

Pago”
2. Seleccionar la cuenta a consultar o dar clic en “buscar”
6.6. SALDOS DISCRIMINADOS
Permite tener la consulta de los saldos discriminados por vigencia de acuerdo

a la cuenta seleccionada.
51
3. Desplegar el menú “consultas” y seleccionar la opción “saldos

discriminados”
4. Seleccionar la cuenta a consultar, además del rango de fechas.
5. Hacer clic en el botón “buscar”.
6.7. ÓRDENES DE PAGO

La consulta órdenes de pago, visualiza en línea las órdenes de pago, además
al tener seleccionada una orden de pago, esta consulta muestra el
compromiso, el egreso y la factura.
Se visualiza en línea el estado de las órdenes de pago.

Al hacer clic en la opción “buscar” el sistema muestra todas las órdenes de
pago, es totalmente parametrizable, el usuario puede establecer una serie de
conjunciones en la parte superior, seleccionando las casillas de verificación.
52
7. REPORTES
Ésta opción permite al usuario generar diferentes reportes según la

información contenida en el módulo de siguiente manera:
 Libro de bancos
 Libro de pagos presupuestales
 Boletín de tesorería
 Estado diario de tesorería
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 Rendición de cuentas
 Austeridad de gastos
 Ordenes pagadas con o sin descuentos
 Traslados internos
 Descuentos y recargos
7.1. LIBROS DE BANCOS

Permite imprimir un reporte de los libros de los bancos desde que se encuentre
según los parámetros definidos por el funcionario.
Se ingresa desde el menú Reportes / Libros de Bancos
54
Rango de fechas: Determina el desde y hasta que fecha se tendrá en cuenta

para filtrar los movimientos a incluir en el reporte.
Cuenta bancaria: Permite seleccionar, una, varias o todas las cuentas
bancarias activas que posee la entidad registradas en el sistema.
Clasificación vigencias: permite filtrar el reporte según la clasificación asociada
a la vigencia del movimiento (Todas, Vigencia Actual, Reserva de Apropiación,
Reserva de Caja, Acreedores Varios, Vigencias Expiradas).
Este reporte puede ser observado en presentación preliminar, enviado a una

impresora definida por el funcionario (Física o Virtual) o exportado
directamente a Excel.
7.2. LIBRO DE PAGOS PRESUPUESTALES
Permite la generación del libro de presupuesto según los criterios definidos

por el funcionario dentro de los parámetros de consulta.
Vigencias: Vigencia actual, Reserva Presupuestal o cuentas por pagar.
Recurso o fuente de financiación: mediante la cual se puede determinar el
reporte a un recurso específico.
55
Rubro: Delimita la generación del reporte sobre un recurso especifico, de

seleccionarse esta opción, se habilita igualmente la posibilidad de romper la
paginación por rubros.
7.3. BOLETIN DE TESORERÍA
Permite la generación del Boletín de Tesorería según los criterios definidos por
el funcionario dentro de los parámetros de consulta.
Permite al funcionario determinar si desea mostrar:
 Cuentas en cero
 Cuentas Saldadas
 Cuentas de ahorro
 Cuentas Corrientes
 Cuentas de Fiducia

Tipo de resumen: Permite diferenciar el reporte según sea:
 Estado de Bancos(Global)
 Estado de bancos (Discriminado)
 Balance Trimestral
 Estado de Caja
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7.4. ESTADO DIARIO DE TESORERÍA

Permite la generación del Estado Diario de Tesorería de la fecha seleccionada
por el funcionario y según los criterios definidos de la información que desea
reflejar:
 Cuentas en cero
 Cuentas Saldadas
 Cuentas de ahorro
 Cuentas Corrientes
 Cuentas de Fiducia
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7.5. RENDICIÓN DE CUENTAS

Permite la generación del reporte de rendición de cuentas determinando si es
informe o anexo, según el rango de fechas definido previo a su generación y
adicionando la información de representante legal y tesorero.
7.6. AUSTERIDAD DE GASTOS

Permite la generación del reporte de Austeridad de Gastos, según el rango de
fechas definido previo a su generación y con la opción de delimitar el reporte a
una unidad ejecutora especifica o generarlo por todas las unidades que
poseen movimientos.
58
Este reporte puede generarse con o sin descuentos, sin embargo la opción con
descuentos no habilita la opción de exportación a Excel.
7.7. ORDENES PAGADAS CON Y SIN DESCUENTO

Esta opción nos muestra a nivel de rubro los pagos efectuados con y sin
descuento en un rango de fecha determinado, dentro de los tipos de pago a
filtrar se encuentra:
* Pagos de vigencia muestra las ordenes de pago ya canceladas que se han
generado en la vigencia actual.
* Pago de reservas evidencia las ordenes de pago canceladas que se
generaron en esta vigencia con registros presupuestales de la vigencia
anterior.
* Pagos de cuentas por pagar son las ordenes de pago que se trasladaron de
la vigencia anterior y se cancelaron en la vigencia actual.
Módulo de Egresos/Reportes/Ordenes pagadas con y sin descuentos.
Se realiza el filtro según lo requerido y clic en imprimir.
59
7.8. TRASLADOS INTERNOS
Este reporte nos genera la información de los traslados efectuados entre

cuentas el mismo se puede generar a nivel general o realizando los filtros
para así obtener una información específica.
7.9. DESCUENTOS Y RECARGOS
Se evidencia los descuentos y recargos efectuados en las órdenes de pago
60
En los filtros a efectuar existe un primer informe que es la tramitación de

ordenes allí evidenciamos el proceso efectuado con las órdenes de pago.
En los informes de retención se evidencia la información de lo retenido, según

el filtro que se aplique por Cuenta bancaria, Resumen por Cuenta Bancaria,
Global y por tercero.
En la parte inferior de la ventana existen filtros más específicos para obtener

una información más detallada como son Fecha, Descuento, Cuenta bancaria.
61
7.10. REPORTES CONTROL UNIDAD EJECUTORA
Se habilita la opción de generación de Descuentos y Recargos por Cuenta

bancaria con diferenciación por Unidad Ejecutora.
62
8. CREACIÓN DEL COMPROBANTE PARA PAGO TESORAL

En la elaboración del comprobante de pago tesoral, al seleccionar el “Tipo de
pago”, si este esta marcado como “devolución”, se visualizara la opción de
“Distribución Pptal, x Pago Tesoral de Devolución”, donde se debe distribuir el
total del valor del comprobante en los rubros previamente parametrizados.
9. AFECTACIÓN CONTABLE DEL COMPROBANTE

Al momento de grabar el comprobante con tipo de pago tesoral de
devoluciones afecta automáticamente la contabilidad, según la
parametrización del concepto de pago y la parametrización propia de las
devoluciones por el módulo de Integración.
63
64
CONTROL DE REVISION
ELABORADO ESTADO FECHA
KAREN GAVIRIA GENERADO
ERIKA LINARES DAR FORMATO 16/5/2011
SONIA CRUZ REVISADO/APROVADO 16/5/2011
ERIKA LINARES MODIFICADO1 23/8/2011
ERIKA LINARES MODIFICACIÓN 31/8/2011
ERIKA LINARES MODIFICACIÓN 04/03/2013
ERIKA LINARES Actualización imagen consulta 20/03/2013

movimientos tesorales
ERIKA LINARES Actualización devolución retefuente 17/06/2013
SANDRA LÓPEZ SE CAMBIA IMAGEN 4.6 PAGOS 02/03//2016

TESORALES
SANDRA LÓPEZ Se cambia imagen de consulta notas 12/05/2016

tesorería en el punto 6.2.
Se cambia imágenes Administrador
de Terceros ya que incluye en el
campo categoría “Funcionario” en el
punto 4.1.2 Administrador de
terceros, tercera imagen.
SANDRA LÓPEZ Se cambia imagen de punto 5.6 Firma 18/05/2016

de reportes – configuración de
Egresos
SANDRA LÓPEZ Se agrega al punto 5.4 Pagos 14/06/2016

Electrónicos imágenes de Pagos
electrónicos
65
SANDRA LÓPEZ Cambio de imágenes en todo el 12/10/2016

manual
SANDRA L{OPEZ CAMBIO GENERAL DEL MANUAL 10/11/2016
66

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1. MÓDULO DE EGRESOS ................................................................................ 5

8. CREACIÓN DEL COMPROBANTE PARA PAGO TESORAL ............................ 63

9. AFECTACIÓN CONTABLE DEL COMPROBANTE .......................................... 63

Es el encargado de administrar los egresos que posee la entidad, como lo es el

Crear un nuevo egreso o una nota

Abrir un egreso o una nota

Tiene como objeto crear tipos de bancos específicos. Estos se asocian a la

es el asignado por la superintendencia bancaria, Este código aparece en la

Módulo de Egresos/Herramientas/Pagos Electrónicos

En la ventana que se despliega al seleccionar pagos electrónicos encontramos

Para iniciar el proceso de pagos electrónicos ubicar la información

Clic en generar archivo nos genera el mensaje de la ubicación del documento

4.2. CREAR UN TIPO DE BANCO

1. Desplegar el menú “Datos básicos” y seleccionar la opción “bancos”.

4.3. CONCEPTOS CUENTAS BANCARIAS

 Crear concepto de cuenta bancaria:

1. Desplegar el menú “Datos básicos” y seleccionar la opción “Conceptos

1. Desplegar de “Datos básicos” y seleccionar la opción “Monedas”.

Tienen como objetivo crear tipos de cajas específicas. Éstos se asocian en la

1. Desplegar de “Datos básicos” y seleccionar la opción “Cajas”.

4.6. PAGOS TESORALES

Se puede crear, editar o borrar los pagos tesorales solo si no tienen

1. Desplegar el menú principal “datos básicos” seguido de “tipos de pagos

4.6.1. Egresos de tipo de pago tesoral marcado como devolución

4.6.2. Registro del valor base en la devolución de retefuente

A los conceptos que están asociados al tipo de pago anteriormente marcado

El descuento seleccionado debe tener parametrizada una cuenta contable que

Cuando se está elaborando en comprobante de egreso para pago tesoral, al

Al momento de grabar el comprobante de egreso quedara registrado el valor de

Éstos pueden ser editados y borrados, desde que no tengan ningún

1. Desplegar el menú “datos básicos”, seleccionar “pagos tesorales” y abrir

4.8. CONCEPTOS POR PAGO

Es donde se pueden asociar varios conceptos a un pago tesoral, en el

1. Desplegar el menú “datos básicos”, seleccionar “pagos tesorales” y abrir

4.9. DISTRIBUCIÓN PPTAL. DE DEVOLUCIONES

Por la opción de “Datos Básicos / Tipos de Pago Tesoral”, en la pestaña de

4.10. ADMINISTRADOR DE CUENTAS BANCARIAS

 Crear una cuenta bancaría:

1. Desplegar el menú “datos básicos” seleccionar la opción “administrador

2. En la ventana que emerge, hacer clic en el botón “nuevo”, de ésta forma

3. Ingresar la información de la nueva cuenta bancaria.

4. En la casilla “formato de cheque” hacer clic en el botón de consulta y

 Editar una cuenta bancaria:

Para editar una cuenta bancaria, seleccionar la cuenta y hacer clic en la

 Borrar una cuenta bancaria

Seleccionar la cuenta, hacer clic el ícono “borrar”.

 Crear una nueva chequera en el sistema

1. Desplegar el menú “datos básicos” y seleccionar la opción “chequeras”.

4.12. ADMINISTRADOR DE TERCEROS

Por la opción de Datos básicos, se ingresa la información con la cual se

1. Para crear un tercero, desplegar el menú ¨archivo¨ y seleccionar la

Se implementa la categoría ‘Funcionario’, en el administrador de terceros; esta

Cualquier tercero puede ser editado, asignando o retirando la facultad de

Para consultar un tercero puede realizarlo por Nit o por nombre.

1. Digitar el nombre o número de identificación del tercero y hacer clic en

2. Hacer las modificaciones necesarias, los campos en gris no son

1. Para eliminar, ubicar al tercero, seleccionarlo y hacer clic en el ícono

Esta opción permite reemplazar el Nit de un tercero por otro.

1. Ubicar el Nit a reemplazar

5.1. TRASLADOS ENTRE CUENTAS

Permite trasladar el valor total o parcial de una cuenta hacia otra.

Al seleccionar en la casilla “mostrar solo cuentas con saldo suficiente” e

Al hacer clic en el botón “aceptar” la consulta se cierra y se exporta los datos