UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

SEDE SANTO DOMINGO

CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACION

COMPUTACION APLICADA

MODULO SISTEMA CONTABLE MONICA

Cuarto A

AUTORA: Gabriela Elizabeth Rosero TUTOR: Ing. Alba Rivas

Santo Domingo, Julio 2012

INDICE

Introduccin..3 Objetivos4 La Dialectica ....5 Conclusiones. 8 Recomendaciones.. 9 Bibliografa..10

SISTEMA CONTABLE MONICA 8.5 Es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, venta de ropa, etc. es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rapidos e instrucciones sencillas. Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fcil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo hara con papel y lpiz, o con una mquina de escribir. Los mdulos que componen MONICA son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejmplo Ud. no necesita manejar los otros mdulos o tener que "predefinir" parmetros adicionales (y muchas veces trminos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura. 1. REQUERIMIENTOS PARA SU COMPUTADOR Debido a que Monica utilizar tecnologa de avanzada (Almacena informacin en archivos SQL los cuales se utilizan en grandes corporaciones por su solidez y su confiabilidad ) , es recomendable que utilice un computador moderno Para usar MONICA en la versin de Windows : Computador con windows XP (SP3) versiones siguientes. Recomendamos computadores con windows 7 o versiones siguientes. Computador con 1 GB de memoria RAM. recomendamos almenos 2 GB. Disco duro con almenos 2 GB y velocidad mnima de acceso 7500 RPM. Recomendamos que el disco sea el mas rpido posible Monitor color con resolucin de almenos 1024 x 768 px . Impresora de 80 columnas (Recomendable impresora laser de inyeccin "Deskjet"). En modo de "Punto de Venta" puede usar impresora de recibos. En red de computadoras se recomienda velocidad de transmisin de 100 Mbits superior

Recomendamos que su computador tenga acceso al internet en todo momento a fin de que Mnica le de acceso instantneo al cambio del dlar, mapas de su ciudad, chequeo de licencia , etc. 2. CARACTERISTICAS MONICA para Windows trae mas de 30 adiciones, entre ellas podemos ver: Mejorado para aceptar la contabilidad de su pas. (NCF) Al crear un artculo o cliente la secuencia del cdigo puede ser automtica.

Mdulo de facturacin ha sido mejorado. Punto de venta (acepta lector de cdigo de barras). Conexin a Internet, puede enviar sus facturas, estimados, directamente del programa. Impresin de cdigos de barra de los productos del inventario. Inventario con fechas de vencimiento. Kardex ha sido mejorado para aceptar costeo promedio. Mdulo de cuentas por cobrar ha sido mejorado. Contabilidad por terceros y fuentes. Ms de 15 nuevos reportes. Mayor velocidad de trabajo. Fcil instalacin Clculo de comisin para vendedores. Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud. puede definir una Factura, Crdito fiscal, recibo. Mdulo contable ahora est integrado de una manera ms eficiente al resto de mdulos. Copias de respaldo automticas. Etiquetas para los artculos del inventario. Productos ahora pueden ser definidos como fsicos, servicios, ocasionales. Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor nmero de reportes financieros. Cuentas por cobrar ahora permite pago por N de Factura, cliente. Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato ASCII, Excel, Lotus. Es ms rpido de trabajar en redes Novell. Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de recibos, gavetas de dinero. Se han agregado mayor cantidad de reportes, y mejor funcionalidad en el uso del programa, ms de 20 sugerencias dadas por nuestros usuarios que lo harn muy til en su pas

3. MDULOS PRINCIPALES Aunque el sistema MONICA tiene mltiples utilidades y opciones, le presentaremos los principales mdulos

3.1.

Inventarios

Controla los productos en el almacn: crea, modifica elimina productos (el cdigo del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precioscosto, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar ms de 10 millones de items en sus archivos. As mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en ingls) y luego convertirlos en ordenes de compra (est enlazado con el mdulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el krdex que puede llevar de su inventario, es fcil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imgenes (fotos o diagramas) de sus productos. Por ejemplo Ud. puede tener un catlogo de todos sus productos en su computador. 3.2. Cuentas Por Cobrar

Cuando Ud. vende al crdito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc. Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las prximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento. 3.3. Cuentas Por Pagar

Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este mdulo es para Ud. ya que le permite saber a qu proveedores les debe, cundo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor. 3.4. Cuentas Corrientes

Su empresa ahora puede llevar una 1,000 cuentas corrientes. Es muy fcil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depsitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliacin con el estado de cta. de su banco. 3.5. Contabilidad

Diseado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable utilizar la que viene diseada especialmente para su pas! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupacin de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Prdidas, Balance Tributario, etc.

4. INSTALACION DE MONICA

PASO 1

PASO 2

PASO 5

PASO 4

PASO 6

PASO 3

Una vez Terminado de Instalar el Programa aparecer lo siguiente

PRESENTACION DE LOS MODULOS DEL MONICA

5. MODULO PARAMETROS 5.1. CREACION DE UNA NUEVA EMPRESA

Luego aparecer un cuadro siguiente en el cual podr crear o adicionar otra empresa o a su vez eliminar una que ya estuviera creada.

Luego aparecer otro cuadro en el cual deber llenar los datos de la empresa, en el cual le piden si desea obtener el inventario, datos del cliente y tabla de cuentas de otra empresa que este utilizando el mismo programa contable. luego que se llena los datos deseados de la empresa se pone clic en iniciar.

10

Si esta seguro de los datos llenados, pone un clic en SI para continuar.

Y aparecer un cuadro de texto clic en ACEPTAR, como el siguiente:

5.2.

OPCION GENERALES

Aqu se encuentra la configuracin de la Empresa con la informacin BASICA, CONTABLES Y ACCESORIOS de la misma.

11

5.2.1. INFORMACION BASICA

1. 2. 3. 4. 5.

5.2.1.1.

NOMBRE DE LA EMPRESA

Aqu se registra la informacin bsica de la Empresa tal cual indica el ejemplo

12

5.2.1.2.

Moneda/Fecha/Idioma Redondeo

5.2.1.3.

Contadores estimados, Ordenes

5.2.1.4.

Facturas ( Formatos, contadores, etc.)

En esta opcin se configura la forma o el formato de factura que se desee que salga, o que se maneje, esto es puede ser una, dos o tres clases de facturas, segn el criterio, tal cual indica el siguiente grafico.

13

5.2.1.5.

Smbolo (logo) de la Empresa

Aqu se coloca, el smbolo o logo que requiere o se quiera para el negocio o empresa en el cual se este manejando, como muestra el cuadro siguiente:

AQU SE BUSCA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE ARCHIVADO EL LOGO QUE SE QUIERE UTILIXAR PARA LA EMPRESA

14

5.2.2. CONTABLES

Aparecer las siguientes opciones luego de hacer un CLIC en contables

1 . 2 . 3 . 4 . 5 .

5.2.2.1.

Inicio de la Contabilidad

Despus de registrar la fecha aparecer este cuadro el cual se pondr ACEPTAR

15

5.2.2.2.

Definicin de la Contabilidad

5.2.2.3.

Cuentas por Cobrar

En esta opcin se configurara cuantos das tiene el cliente para el pago de sus haberes y el porcentaje de mora que se aplicara segn sea el caso.

5.2.2.4.

Fuentes de Contabilidad

Aqu se crea las cuentas que intervienen en el proceso de compra y venta de los productos con sus respectivos Ingresos y Egresos.

16

5.2.2.5.

Ingresar RUC

En esta opcin se registra el RUC de los Clientes y Proveedores que tiene la empresa para sus respectivas facturas de ventas y compras.

Al hacer CLIC en CREAR RUC aparecer el siguiente cuadro en el cual se llenara la informacin que se pida de acuerdo si es cliente o proveedor, luego se guarda el registro.

17

5.3.

ACCESO

Dentro del Modulo de parmetros hay esta opcin de ACCESO, en esta opcin se podr definir a las personas que tendrn acceso al programa o ciertas opciones especficas de acuerdo a la configuracin que desee, donde se elige la opcin MAESTRO, el usuario tendr acceso a todo lo que compete el sistema Monica; al hacer CLIC en esta opcin saldr el siguiente cuadro:

Aqu podr crear, modificar o a su vez eliminar el usuario que se desee, se llana las opciones correspondientes y se escoge a los mdulos u opciones que se requiera para determinado usuario.

18

6. MODULO DE CLIENTES Y PROVEEDORES Dentro de este modulo se puede observar la lista de clientes y proveedores que cuenta la empresa, al hacer CLIC en el modulo donde dice CLIENTES y PROVEEDORES aparecer el siguiente cuadrito:

19

7. MODULO INVENTARIO 7.1. INGRESO DE PRODUCTOS O ARTICULOS DENTRO DEL INVENTARIO PARA LA VENTA

Para crear un Producto o Articulo Nuevo para la Venta

Aparecer el siguiente cuadro luego de hacer CLIC en Crea Prod. Y se llena la informacin necesaria para el artculo.

Una vez llenada la informacin necesaria del producto ACEPTAR

20

Y luego aparecer en lista el producto o los productos creados

7.2.

ORDEN DE COMPRA DE PRODUCTOS

21

Al momento de hacer CLIC en compras luego se elige la opcin de CREAR, y aparecer el siguiente cuadro.

Se llena los respectivos datos para la orden de compra con los artculos que se necesite, que dando de la siguiente manera:

Se debe colocar el porcentaje del impuesto al IVA y si es que hubiera descuento y el porcentaje de retencin en la fuente, Luego se guarda y de la siguiente manera queda realizada la Orden de Compra:

22

7.2.1. RECIBIR LA COMPRA

Luego que se realiza la orden de compra, a continuacin vamos a RECIBIR la compra del proveedor para que ingrese al KARDEX y sume a INVENTARIO.

23

Hacemos un clic en recibir tal como indica la imagen anterior, luego aparecer el siguiente cuadro colocamos el numero de orden de compra que realizamos, y aceptamos.

Aparecer el siguiente cuadro y confirmamos y si esta correcto, ah tambin nos saldr la fecha mximo de pago, aceptamos

7.3.

ORDEN DE COMPRA EN EFECTIVO CON DESCUENTO

EJEMPLOS TRANSACCION Mayo 28:

Segn orden de compra No. 101, se solicita a Importadora Jhons Sport, la siguiente Mercadera: 35 JEANS Talla 6 a 12,45 c/u 50 JEANS Talla 8 a 12,45 c/u 60 JEANS Talla 10 a 13.50 c/u

24

Se cancela en efectivo por lo cual nos realizan un descuento del 5%. De la misma forma se registra la Orden de compra con el proveedor que dando de la siguiente manera:

ASIENTO CONTABLE

FECHA
28-05-2012 COMPRAS

DETALLE
___1___

DEBE

HABER

1868.25 212.98 1970.07 93.41 17.75

IVA COMPRAS CAJA DESCUENTO COMPRAS RET. IMP. RENTA 1%

25

Registramos el asiento contable en el sistema quedando de la siguiente manera:

26

27

28

29