Manual Usuario CtasMedicasV4 Prestador

Portal Radicación Cuentas Médicas Gerencia de Cuentas Médicas
Instructivo de Radicación
[1.0]
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cual los Derechos de Autor y en lo particular los derechos patrimoniales de este documento y su contenido pertenece exclusivamente a Nueva EPS.
Por lo tanto, su uso y reproducción por terceros, está sujeto a la autorización expresa del área de Cuentas Médicas de Nueva EPS.
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TABLA CONTENIDO MANUAL DE USUARIO
1 Objetivo...................................................................................................................... 1
2 Alcance....................................................................................................................... 1
3 Ingreso al sistema ....................................................................................................... 1
4 Home - Pantalla de inicio.............................................................................................. 3
5 Funcionalidades del Portal Cuentas Médicas ................................................................... 4
5.1 Inicio ................................................................................................................... 4
5.2 Cargar Soportes .................................................................................................... 4
5.2.1 Campos de la ventana Cargar Soportes ............................................................ 5
5.2.2 Botón de cargar soportes ................................................................................ 8
5.2.2.1 Validaciones antes de guardar los archivos................................................. 8
5.2.2.2 Validaciones al guardar los archivos..........................................................10
5.2.3 Validaciones de la carga archivo .ZIP ..............................................................11
5.2.4 Procesos de Marcar y Almacenar en Base de Datos ..........................................11
5.3 Reportes .............................................................................................................17
5.3.1 Opción Mostrar Vista de Carta: .......................................................................21
5.3.2 Opción pantalla completa: ......................................................................21
5.3.3 Opción Exportar datos: .......................................................................22

5.4 Cerrar Sesión .......................................................................................................23
6 Anexo No. 1 Características técnicas de los soportes de cobro ........................................25
7 Anexo No. 2 Estructura Documento txt. ........................................................................27
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Contenido de Imágenes
Imagen 1. Portal Radicación Cuentas Médicas ...................................................................... 2

Imagen 2. Mensaje faltan campos de usuario y contraseña ................................................... 3
Imagen 3. Pantalla de Inicio ............................................................................................... 3
Imagen 4. Menú de Opciones en pantalla de Inicio ............................................................... 4
Imagen 5. Ventana Cargar Soportes .................................................................................... 5
Imagen 6. Ventana cargar archivos .txt (1) .......................................................................... 7
Imagen 7. Ventana Cargar Soportes .................................................................................... 7
Imagen 8. Ventana con mensaje de confirmación de guardar los datos .................................10
Imagen 9. Ingreso a la ventana de Reportes .......................................................................17
Imagen 10. Filtros de la ventana de Consulta ......................................................................17
Imagen 11. Tabla de Consulta de la ventana de Reportes.....................................................19
Imagen 12. Menú de funcionalidades en la Ventana de Reportes ..........................................20
Imagen 13. Visualizar información del reporte Vista de Carta ................................................21
Imagen 14. Opción pantalla completa .................................................................................22
Imagen 15. Descargar Archivo en diferentes formatos..........................................................22
Imagen 16. Descarga de un archivo en Excel ......................................................................23
Imagen 17. Archivo en Excel. .............................................................................................23
Imagen 18. Funcionalidad Cierre de Sesión .........................................................................24
Imagen 19. Ventana con mensaje de cierre de sesión ..........................................................24
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Contenido de Tablas
Tabla 1. Descripción campos de la ventana Cargar Soportes .................................................. 5

Tabla 2. Descripción campos de los filtros de la ventana Reportes .........................................18
Tabla 3. Descripción campos de la tabla de consulta de la ventana Reportes ..........................20
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1 Objetivo
Brindar una guía de asistencia para el entendimiento y el uso adecuado de las funcionalidades y
procesos implementados para el registro de los usuarios internos y externos, consulta de los
cargues en el Portal de Radicación de Cuentas Médicas.
2 Alcance
Inicia desde la recepción de las facturas generadas por las IPS y Prestadores de Servicios de Salud,
finaliza con el registro en el sistema de Cuentas Médicas de la EPS, generando un número único
de radicación como evidencia. Aplica para el área de Cuentas Médicas.
3 Ingreso al sistema
En este apartado se seguirán los pasos que se deben llevar a cabo para el ingreso correcto de
Portal de Radicación de Cuentas Médicas.
1. Ingresar a la aplicación solo podrá hacer uso de los siguientes navegadores: Mozilla Firefox o
Google Chrome o Edge.
2. Para acceder a la aplicación se debe ingresar a la dirección URL o enlace definido por NEPS y
el sistema le mostrará la siguiente ventana:
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confidencial o de acceso privilegiado, la utilización, copia, impresión, retención, divulgación, reenvío o cualquier acción tomada sobre este sin
autorización queda estrictamente prohibida y puede ser sancionada legalmente.
Imagen 1. Portal Radicación Cuentas Médicas
Esta ventana permite a los Prestadores del Servicio (IPS) ingresar el usuario y la credencial de
acceso al sistema, con el propósito de mostrar las opciones del menú acorde al perfil que tiene
asignado. La descripción de los campos es la siguiente:
3. Para ingresar al sistema el usuario debe estar previamente registrado en la red de Nueva EPS,
para poder asociarlo a la aplicación.
4. Para acceder a la aplicación, se deberá realizar desde la página de inicio de sesión realizando
los siguientes pasos:
 Ingresar nombre del usuario

 Contraseña del usuario
 Indicando el Tipo de Usuario, es decir, Externo.
 Presiona el botón “Iniciar sesión” para ingresar al sistema.
Cuando el usuario digita la contraseña se puede presentar las siguientes inconsistencias:
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● Si el usuario no existe o la contraseña es incorrecta o si los campos no fueron ingresados,

el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Imagen 2. Mensaje faltan campos de usuario y contraseña
4 Home - Pantalla de inicio
Cuando el usuario se haya registrado en la aplicación, el sistema muestra la ventana del menú
principal, tal como se muestra a continuación:
Imagen 3. Pantalla de Inicio
En esta ventana principal, se encuentra habilitado un menú con las funcionalidades a las que
puede acceder, tal como se muestra a continuación:
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Imagen 4. Menú de Opciones en pantalla de Inicio
En esta ventana, adicional a las funcionalidades del menú se encuentra identificado el usuario
registrado en el sistema y adicionalmente se encuentra la funcionalidad de Salir, lo que permite
cerrar la sesión de la aplicación.
5 Funcionalidades del Portal Cuentas Médicas
5.1 Inicio
Al seleccionar esta opción, el sistema nos muestra por defecto la página de inicio del Portal de
Radicación de Cuentas Médicas.
5.2 Cargar Soportes
Al seleccionar esta funcionalidad, el sistema muestra por defecto la ventana de Carga de Soporte.
En esta funcionalidad el sistema debe permitir:
 El Prestador debe seleccionar el tipo factura de contratación correspondiente.

 Cargar un archivo plano donde van relacionados los soportes con el número de factura al cual
hace relación.
 Almacenar información y el cargue de soportes.
La ventana es la siguiente:
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Imagen 5. Ventana Cargar Soportes
5.2.1 Campos de la ventana Cargar Soportes
Los campos que se encuentran en esta ventana son los siguientes:
Tabla 1. Descripción campos de la ventana Cargar Soportes
Nombre del Descripción Obliga.

campo
Factura de Campo de selección que contiene la siguiente información: Si
Contratación
Archivo de Documento de texto en el que el sistema solo permite cargar con Si

Control extensión (txt). Si se intenta cargar otro formato el sistema no lo
permite.
De acuerdo al tipo de contratación seleccionado se debe cargar la

siguiente estructura en el archivo txt, con separador punto y coma (;)
y sin títulos de campo:
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campo
EVENTO - PAC
NIT_IPS: NIT del prestador sin digito de verificación

PREFIJO_FACTURA: Prefijo de la factura
NÚMERO_FACTURA (sin prefijo): Consecutivo numérico de la
factura
NOMBRE DEL ARCHIVO: Nombre asignado al documento pdf
CONSECUTIVO CARGUE RIPS: Número de cargue RIPS exitoso de
la factura.
CAPITA – PAF – PGP

NÚMERO_FACTURA (sin prefijo): Consecutivo numérico de la
factura
CONSECUTIVO CARGUE RIPS: Número de cargue RIPS exitoso de
la factura.
FECHA FACTURA (dd/mm/aaaa): Fecha de emisión de la factura
FECHA PERIODO PRESTACIÓN (dd/mm/aaaa): Fecha periodo
prestación (registrar fecha con el primer día del mes)
VALOR BRUTO FACTURA: Valor total de la factura sin descuentos
COPAGO: Valor copago recaudado
CUOTA MODERADORA: Valor cuota moderadora recaudada.
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campo
La ventana de cargue del archivo es la siguiente:
Imagen 6. Ventana cargar archivos .txt (1)
Cuando se abre una carpeta que no tenga el formato txt, muestra la

ventana de cargue así:
Imagen 7. Ventana Cargar Soportes
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campo
Archivo con Documento .zip que contiene solo documentos PDF. El sistema solo Si
Soportes permite cargar el archivo con extensión (.zip). Si se intenta cargar otro
formato el sistema no lo permite.
Los archivos que se encuentra en el archivo .zip no deben contener en su nombre

caracteres especiales, solo los caracteres permitidos básicos como son: letras, números, guion
o underline.
5.2.2 Botón de cargar soportes
Cuando el usuario da clic en el botón de cargar soportes el sistema realiza las siguientes
validaciones antes de guardar la información en la base de datos:
5.2.2.1 Validaciones antes de guardar los archivos
Al momento de cargar los archivos el sistema realizar las siguientes validaciones antes de guardar
la información en la base de datos:
 Valida que el archivo .ZIP solo contenga archivos con extensión (.pdf) y/o que no tenga
subcarpetas. Si no cumple cualquiera de estas condiciones el sistema muestra el siguiente
mensaje:
 Valida que el archivo .ZIP que el tamaño del archivo no sea mayor a un (1) GigaByte. Si no
cumple la condición el sistema muestra el siguiente mensaje:
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 Cuando el usuario selecciona el campo factura de contratación EVENTO o PAC, el sistema

valida que el archivo plano contenga cinco (5) columnas separadas por ";". Los campos son
los siguientes: NIT_IPS, PREFIJO_FACTURA, NÚMERO_FACTURA (sin prefijo), NOMBRE DEL
ARCHIVO, CONSECUTIVO CARGUE RIPS. Si no cumple la condición el sistema muestra el
siguiente mensaje:
 Cuando el usuario selecciona el campo factura de contratación CAPITA, PGP o PAF, el sistema
valida que el archivo plano contenga diez (10) columnas separadas por ";". Los campos son
los siguientes: NIT_IPS, PREFIJO_FACTURA, NÚMERO_FACTURA (sin prefijo), NOMBRE DEL
ARCHIVO, CONSECUTIVO CARGUE RIPS, FECHA FACTURA (dd/mm/aaaa), FECHA PERIODO
PRESTACIÓN (dd/mm/aaaa), VALOR BRUTO FACTURA, COPAGO y CUOTA MODERADORA. Si
no cumple la condición el sistema muestra el siguiente mensaje:
NOTA: El sistema permite parametrizar las columnas del archivo indicando el nombre y el
orden, el separador de datos es por ";", tienen relación con "factura de contratación".
 Cuando en el archivo txt, vengan campos obligatorios vacíos el sistema mostrará un mensaje
indicando el campo y la fila donde está el error, por ejemplo:
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5.2.2.2 Validaciones al guardar los archivos
Cuando los datos registrados se encuentran correctos el sistema guarda la información en la base
de datos y muestra el siguiente mensaje:
Imagen 8. Ventana con mensaje de confirmación de guardar los datos
 Adicionalmente, el sistema valida que el nombre del archivo contenga formato .PDF, que el
campo Fecha factura: tenga el formato de fecha y que sea una fecha válida. validar formato
fecha y que sea una fecha valida, y el campo Fecha periodo prestación: debe contener una
fecha válida.
 El sistema valida los tipos de datos de las columnas (Nombre del archivo, Fecha factura, Fecha
periodo prestación) del archivo plano, en caso de que no corresponda la información se
registrará una inconsistencia y el estado será: SOPORTE NO CUMPLE CON ANEXO TECNICO
No. 4, el estado de factura será: FACTURA SIN SOPORTES y el estado de cargue será: "No
Supera validaciones".
 El sistema valida que en el formato txt, los campos que son obligatorios no vengan vacíos. En
el caso de que estén vacíos el sistema deberá mostrar un mensaje si alguno incumple y los
estados serán: SOPORTE NO CUMPLE CON ANEXO TECNICO No. 4, el estado de factura será:
FACTURA SIN SOPORTES y el estado de cargue será: "No Supera validaciones".
 Adicionalmente, en el archivo txt se debe realizar la separación de los decimales con (.) y no
debe ir con la coma.
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5.2.3 Validaciones de la carga archivo .ZIP
Superadas las validaciones del punto anterior el sistema realiza las validaciones del archivo .ZIP
teniendo en cuenta lo siguiente:
 El sistema valida que la cantidad de registros del .txt sea el mismo número de archivos en el
.ZIP, teniendo en cuenta que tiene el mismo nombre y formato.
 Se guardan los archivos contenidos descomprimiendo el archivo .zip
 El sistema para validar los contenidos del archivo .ZIP y su correcto nombramiento lo hará
teniendo en cuenta la información descrita en el Anexo # 1 de acuerdo con lo establecido por
la ley.
El sistema guarda en la base de datos la siguiente información:
 Consecutivo Cargue: el cual es un campo numérico de longitud mínima 12 dígitos. Se guarda

así, ejemplo: '00000000001'.
 Factura de contratación: Puede contener uno de los siguientes datos: EVENTO, CAPITA, PAF,
PGP o PAC.
 Fecha-hora Envío: Fecha y hora del sistema
 Usuario: El que se registra a la aplicación
 Nombre archivo control relación soporte.
 Estado: que puede contener uno de los siguientes estados: CARGADO, Supera
validaciones, No Supera validaciones.
5.2.4 Procesos de Marcar y Almacenar en Base de Datos
El sistema permite generar la marcación y almacenamiento del resultado de las validaciones

generadas en las bases de datos (RIP's, Factura electrónica) para que de esta manera se puedan
generar las acciones pertinentes para cada uno de los casos.
El sistema genera la marcación de acuerdo con las validaciones generadas, al momento de

realizar la validación de reglas mencionadas a continuación:
 El sistema genera la búsqueda en la base de datos para ejecutar las reglas tanto en el sistema
de radicación, en el RIPS y Factura electrónica, al momento de generar el cargue.
 Para las facturas que tengan marcados todos los soportes como “SOPORTE OK”, se deben
realizar las siguientes validaciones:
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Cuando las Facturas como contratación son EVENTO, CAPITAS, PAF y PGP y cuyas facturas
se encuentran marcadas con la observación “FACTURA REINGRESADA EXITOSAMENTE”,
el número de radicado a reportar el registro en el sistema de información.
 FACTURA RECIBIDA EXITOSAMENTE: Se marcarán así las facturas que existan en las bases
de Factura Electrónica y RIPS que tengan los soportes en PDF.
 FACTURA RECHAZADA – SIN FACTURA ELECTRONICA NI RIPS: Se marcarán así las facturas
relacionadas en el plano de la IPS, que no se encuentren relacionadas en ninguna de las
bases de Factura Electrónica y RIPS.
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 FACTURA RECHAZADA – SIN FACTURA ELECTRONICA: Se marcarán así las facturas que no
se encuentran relacionadas en la base de datos de Factura Electrónica, pero si en RIPS.
 FACTURA RECHAZADA – SIN RIPS: Se marcarán así las facturas que no se encuentran
relacionadas en la base de datos de RIPS, pero si en Factura Electrónica.
Página 13 de 32
Facturas como contratación de CAPITAS, PAF y PGP, se debe generar búsqueda en la base
de datos de Factura Electrónica como Nit, Prefijo factura, Numero factura e identificar
cuales existen.
 FACTURA RECIBIDA EXITOSAMENTE: Se marcarán así las facturas que existan en las bases
de Factura Electrónica y RIPS que tengan los soportes en PDF.
Página 14 de 32
 FACTURA RECHAZADA – SIN FACTURA ELECTRONICA NI RIPS: Se marcarán así las facturas
relacionadas en el plano de la IPS, que no se encuentren relacionadas en ninguna de las
bases de Factura Electrónica y RIPS.
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 FACTURA RECHAZADA – SIN FACTURA ELECTRONICA: Se marcarán así las facturas que no
se encuentran relacionadas en la base de datos de Factura Electrónica, pero si en RIPS.
 FACTURA RECHAZADA – SIN RIPS: Se marcarán así las facturas que no se encuentran
relacionadas en la base de datos de RIPS, pero si en Factura Electrónica.
Página 16 de 32
5.3 Reportes
Para ingresar a la consulta el usuario deberá dar clic en el icono que se encuentra en el menú, tal
como se muestra a continuación:
Imagen 9. Ingreso a la ventana de Reportes
Al dar clic en la opción de reportes el sistema deberá habilitar la ventana donde se podrán
consultar la información de los cargues de los soportes realizados por los prestadores, validar su
estado de cargue y si se generaron inconsistencias con algún soporte. Para realizar la consulta el
sistema permitirá realizar el filtro de la información por los siguientes campos:
Imagen 10. Filtros de la ventana de Consulta
Página 17 de 32
A continuación, se detallan los campos de los filtros de las consultas:
Tabla 2. Descripción campos de los filtros de la ventana Reportes
Nombre Descripción Obliga.

del campo
Fecha Indica el rango inicial de la fecha de consulta, puede seleccionar el No
Inicial día/mes/año:
La fecha inicial solo puede ser menor o igual a la Fecha Hasta.

Fecha Fecha final de consulta y junto con la fecha inicial son el rango de fechas No
Final entre las cuales se consultará la información en un rango de 2 meses.
NOTA: el valor límite de la fecha inferior es en un rango de 60 días,

respecto a la fecha actual.
La fecha final debe ser mayor o igual a la fecha inicial.
Código de Es código del Consecutivo cargue soporte que se genera cuando ingresa No
Soporte la información en la base de datos. No es un campo obligatorio y se debe
ingresar el código completo como, por ejemplo:
Número Indica el número de la factura que se quiere consultar. No

de Factura
Página 18 de 32
Nombre Descripción Obliga.

del campo
Opción La presionar la opción de "Consultar", se extrae la información del reporte No
Consultar de acuerdo con los datos ingresados y sólo aquellos que pertenecen a la
IPS que realizó la carga.
Nota: Al momento de realizar la consulta el sistema valida que se haya

ingresar al menos uno de los campos de los filtros. En caso contrario
muestra el siguiente mensaje de error:
Opción Opción que permite limpiar los datos ingresados en los campos del filtro No
Limpiar y la tabla de consulta.
Al dar clic en el botón de Consultar el sistema muestra la siguiente tabla de consulta:
Imagen 11. Tabla de Consulta de la ventana de Reportes
En la tabla de consulta se podrán visualizar la información de los siguientes campos:
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Tabla 3. Descripción campos de la tabla de consulta de la ventana Reportes

campo
Código de Código que genera la base de datos al guardar la información del Si
Cargue cargue de los soportes.
NIT IPS Es el NIT de la EPS o prestador de servicio que se toma del archivo de Si
control y se guarda en la base de datos
Prefijo Prefijo de la factura que se toma del archivo de control y se guarda en Si
Factura la base de datos.
Número de Número de la factura que se toma del archivo de control y se guarda Si
Factura en la base de datos.
Nombre Nombre del Archivo que se toma del archivo de control y se guarda en Si
Archivo la base de datos.
Consecutivo Consecutivo RIPS que se toma del archivo de control y se guarda en la Si
RIPS base de datos.
Estado Este estado se guarda de acuerdo con las validaciones realizadas al Si
Soporte momento de guardar la información en la base de datos.
Resultado Este campo indica que mayor detalla el error encontrado en las Si
Validación validaciones realizadas al momento de guardar la información en la
base de datos.
Fecha Hora La fecha en la que se guardó en la base de datos el cargue Si
Envío
Adicionalmente, el sistema permite hacer uso de las funcionalidades que se podrán escoger
desde el siguiente menú:
Imagen 12. Menú de funcionalidades en la Ventana de Reportes
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5.3.1 Opción Mostrar Vista de Carta:
Al dar clic en este botón el sistema permite mostrar la información de reporte, tal como se
muestra a continuación:
Imagen 13. Visualizar información del reporte Vista de Carta
Para volver a la vista normal del reporte el usuario deberá dar clic nuevamente en el botón
Mostrar Vista de Carta.
5.3.2 Opción pantalla completa:
El sistema permite tener la opción de cambiar la vista a pantalla completa de la tabla de consulta
del reporte, tal como se muestra a continuación:
Página 21 de 32
Imagen 14. Opción pantalla completa
NOTA: Para volver a la pantalla normal debe dar clic nuevamente en el icono de Pantalla
completa.
5.3.3 Opción Exportar datos:
El sistema permitirá al usuario descargar la información de la tabla de consultar a diferentes

formatos. Para seleccionar el formato deberá dar clic en la opción de exportar y el sistema
automáticamente le mostrará las siguientes opciones:
Imagen 15. Descargar Archivo en diferentes formatos
De acuerdo con las necesidades del usuario seleccionará el formato. Por ejemplo, para descargar
en formato Excel debe seleccionar la opción MS-Excel y automáticamente el sistema descargar
un archivo como se puede visualizar a continuación:
Página 22 de 32
Imagen 16. Descarga de un archivo en Excel
La descarga del archivo en Excel por defecto la realizará en la carpeta de descargas.

La información que se descarga en el archivo de Excel es la misma información de la tabla de
consulta y descargará toda la información, es decir, que no descarga de acuerdo con la
paginación. La forma como descarga el archivo es la siguiente:
Imagen 17. Archivo en Excel.
5.4 Cerrar Sesión
La sesión finaliza un proceso y deja la aplicación disponible para que otro usuario inicie sesión.
Esta funcionalidad se encuentra habilitada en el menú superior de la ventana principal, tal como
se muestra a continuación:
Página 23 de 32
Imagen 18. Funcionalidad Cierre de Sesión
Al dar clic en el botón de Cierre de Sesión muestra la ventana de login con un mensaje tal como
se muestra a continuación:
Imagen 19. Ventana con mensaje de cierre de sesión
Página 24 de 32
6 Anexo No. 1 Características técnicas de los soportes de cobro
NOMBRE
SOPORTE
ABREVIATURA DEFINICIÓN
Es el documento que soporta las transacciones de venta de servicios y tecnologías de salud de un

Factura de venta en prestador de servicios de salud (PSS) a una entidad responsable del pago (ERP), que debe cumplir con
1 FVS_
salud las características y condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial - Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y el Ministerio de Salud y Protección Social.
Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronológicamente

Resumen de
las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el
2.1 atención u hoja de HEV_
equipo de salud que interviene en su atención. Solo podrá ser solicitada en forma excepcional para los
evolución
casos de alto costo.
Es el resumen clínico, completo y detallado, que se realiza al egreso de una persona previamente
2.2 Epicrisis EPI_ hospitalizada. Este resumen brinda información acerca del proceso de hospitalización desde el inicio
de la enfermedad hasta su resolución. Es el equivalente a un informe médico de egreso.
Registro de atención Documento privado, obligatorio y sometido a reserva en el cual se registra el tratamiento a la
3.1 RAA_
ambulatoria enfermedad que no obliga a estar en cama al paciente.
Resultado de los
procedimientos y/o
3.2 PDX_ Reporte que el profesional responsable hace de exámenes de apoyo diagnóstico.
exámenes de apoyo
diagnostico
Corresponde a la reseña de todos los aspectos médicos ocurridos como parte de un acto quirúrgico,
Descripción que recopile los detalles del o de los procedimientos. Puede estar incluida en la epicrisis, de ser así, no
4 DQX_
quirúrgica debe enviarse como soporte. El envío aplica sólo cuando la atención en salud comprende un
procedimiento quirúrgico hospitalario o ambulatorio.
Corresponde a la reseña de todos los aspectos médicos ocurridos como parte de un acto anestésico
5 Registro de anestesia RAN_ que incluye la técnica empleada y el tiempo requerido. Puede estar incluido en la epicrisis, de ser así,
no debe enviarse como soporte.
Comprobante de
6 CRC_ Corresponde a la confirmación de prestación efectiva del servicio por parte del usuario.
recibido del usuario
El servicio de traslado es soportado con la Hoja de traslado, la cual contiene el resumen de las
Traslado asistencial
7.1 TAP_ condiciones y procedimientos practicados durante el traslado en ambulancia de un paciente, en los
de personas
términos de la normativa vigente.
Transporte no
asistencial
7.2 TNA_
ambulatorio de la
persona
Factura de venta por Corresponde a la copia de la factura emitida y el detalle de cargos, cuando aplique, por la atención de
el cobro a la un paciente, a la entidad que cubrió el seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT) o a la
8.1 aseguradora SOAT, la FAT_ Administradora de Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) por accidentes
ADRES o la entidad de tránsito sin póliza SOAT o vehículo no identificado cuyas víctimas correspondan a población no
que haga sus veces afiliada al SGSSS o de regímenes especiales o de excepción.
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Factura de venta del

Es el documento que soporta las transacciones por concepto de venta de material de osteosíntesis de
material de
un proveedor a una entidad prestadora de servicios de salud (PSS), que debe cumplir con las
8.2 osteosíntesis FMO_
características y condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial - Dirección de
expedida por el
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y el Ministerio de Salud y Protección Social.
proveedor
Documento en el que el profesional de la salud tratante prescribe los servicios y las tecnologías en
Orden o prescripción salud a un paciente. En el caso en el que, en los acuerdos de voluntades se indiquen que no se
9 OPF_
facultativa requiere la autorización de los servicios y las tecnologías en salud, el soporte de la factura es la copia
de la orden y/o fórmula médica.
Documento que relaciona el precio al cual el prestador de servicios de salud factura las tecnologías en
salud (medicamentos, dispositivos médicos e insumos) a la entidad responsable del pago. Se debe
10 Lista de precios LDP_
adjuntar a cada factura sólo cuando las tecnologías en salud facturadas no estén incluidas en el listado
de precios anexo al acuerdo de voluntades o en los casos de atención sin contrato.
Es el registro de la atención de urgencias. Aplica como soporte de la factura para aquellos casos de
Hoja de atención de
11 HAU_ atención de urgencias en los cuales el paciente no requirió observación, ni hospitalización. Incluye la
urgencias
interpretación médica del apoyo diagnóstico facturado.
Es la ficha gráfica y la carta con el estado dental de un paciente, en el que se registra la condición
Hoja de atención
12 HAO_ inicial y la evolución del tratamiento odontológico realizado. Contiene la Hoja de evolución en donde
odontológica
se detalla la atención realizada. Aplica en todos los casos de atenciones odontológicas.
Corresponde al reporte detallado del suministro de medicamentos a los pacientes hospitalarios o

Hoja de
ambulatorios. Si dentro de la práctica actual de los prestadores de servicios de salud, la estructura y
13 administración de HAM_
formato de la Hoja de administración de medicamentos ya contiene los datos aquí definidos podrán
medicamentos
anexar el formato adoptado en su totalidad.
14 Otros OTR_ Será utilizado para soportes no descritos en el anexo.
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Gerencia de Cuentas Médicas
Portal Radicación Cuentas Médicas
7 Anexo No. 2 Estructura Documento txt.

La estructura definida del archivo de entrada es la siguiente:
EVENTO - PAC

NÚMERO_FACTURA (sin prefijo): Consecutivo numérico de la factura
CONSECUTIVO CARGUE RIPS: Número de cargue RIPS exitoso de la factura.
NIT_IPS (sin digito NUMERO_FACTURA

PREFIJO_FACTURA NOMBRE_ARCHIVO ID_RIPS
de verificación) (sin prefijo)
999999999 FV 1010 FVS_999999999_FV1010.pdf 1235421
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CAPITA – PAF – PGP

NÚMERO_FACTURA (sin prefijo): Consecutivo numérico de la factura
CONSECUTIVO CARGUE RIPS: Número de cargue RIPS exitoso de la factura.
FECHA FACTURA (dd/mm/aaaa): Fecha de emisión de la factura
FECHA PERIODO PRESTACIÓN (dd/mm/aaaa): Fecha periodo prestación (registrar fecha con el primer día del mes)
VALOR BRUTO FACTURA: Valor total de la factura sin descuentos
COPAGO: Valor copago recaudado
CUOTA MODERADORA: Valor cuota moderadora recaudada.
FECHA
NIT_IPS (sin FECHA VALOR
PREFIJO_ NUMERO_FACTURA PERIODO CUOTA
digito de NOMBRE_ARCHIVO ID_RIPS FACTURA BRUTO COPAGO
FACTURA (sin prefijo) PRESTACIÓN MODERADORA
verificación) (dd/mm/aaaa) FACTURA
(dd/mm/aaaa)
999999999 FV 1010 FVS_999999999_FV1010.pdf 1235421 05/05/2023 01/05/2023 120000000 5000000 0
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TABLA CONTENIDO MANUAL DE USUARIO

5.3.2 Opción pantalla completa: ......................................................................21

5.3.3 Opción Exportar datos: .......................................................................22

Imagen 1. Portal Radicación Cuentas Médicas ...................................................................... 2

Tabla 1. Descripción campos de la ventana Cargar Soportes .................................................. 5

Imagen 1. Portal Radicación Cuentas Médicas

 Ingresar nombre del usuario

Cuando el usuario digita la contraseña se puede presentar las siguientes inconsistencias:

● Si el usuario no existe o la contraseña es incorrecta o si los campos no fueron ingresados,

Imagen 2. Mensaje faltan campos de usuario y contraseña

4 Home - Pantalla de inicio

Imagen 3. Pantalla de Inicio

Imagen 4. Menú de Opciones en pantalla de Inicio

5 Funcionalidades del Portal Cuentas Médicas

5.2 Cargar Soportes

En esta funcionalidad el sistema debe permitir:

 El Prestador debe seleccionar el tipo factura de contratación correspondiente.

Imagen 5. Ventana Cargar Soportes

5.2.1 Campos de la ventana Cargar Soportes

Los campos que se encuentran en esta ventana son los siguientes:

Tabla 1. Descripción campos de la ventana Cargar Soportes

Nombre del Descripción Obliga.

Archivo de Documento de texto en el que el sistema solo permite cargar con Si

De acuerdo al tipo de contratación seleccionado se debe cargar la

Nombre del Descripción Obliga.

NIT_IPS: NIT del prestador sin digito de verificación

CAPITA – PAF – PGP

NIT_IPS: NIT del prestador sin digito de verificación

Nombre del Descripción Obliga.

Imagen 6. Ventana cargar archivos .txt (1)

Cuando se abre una carpeta que no tenga el formato txt, muestra la

Imagen 7. Ventana Cargar Soportes

Nombre del Descripción Obliga.

Los archivos que se encuentra en el archivo .zip no deben contener en su nombre

5.2.2 Botón de cargar soportes

5.2.2.1 Validaciones antes de guardar los archivos

 Cuando el usuario selecciona el campo factura de contratación EVENTO o PAC, el sistema

5.2.2.2 Validaciones al guardar los archivos

Imagen 8. Ventana con mensaje de confirmación de guardar los datos

5.2.3 Validaciones de la carga archivo .ZIP

 Consecutivo Cargue: el cual es un campo numérico de longitud mínima 12 dígitos. Se guarda

5.2.4 Procesos de Marcar y Almacenar en Base de Datos

El sistema permite generar la marcación y almacenamiento del resultado de las validaciones

El sistema genera la marcación de acuerdo con las validaciones generadas, al momento de

Imagen 9. Ingreso a la ventana de Reportes

Imagen 10. Filtros de la ventana de Consulta

A continuación, se detallan los campos de los filtros de las consultas:

Tabla 2. Descripción campos de los filtros de la ventana Reportes

Nombre Descripción Obliga.

La fecha inicial solo puede ser menor o igual a la Fecha Hasta.

NOTA: el valor límite de la fecha inferior es en un rango de 60 días,

La fecha final debe ser mayor o igual a la fecha inicial.

Número Indica el número de la factura que se quiere consultar. No

Nombre Descripción Obliga.

Nota: Al momento de realizar la consulta el sistema valida que se haya

Al dar clic en el botón de Consultar el sistema muestra la siguiente tabla de consulta:

Imagen 11. Tabla de Consulta de la ventana de Reportes

En la tabla de consulta se podrán visualizar la información de los siguientes campos:

Tabla 3. Descripción campos de la tabla de consulta de la ventana Reportes

Nombre del Descripción Obliga.

Imagen 12. Menú de funcionalidades en la Ventana de Reportes

5.3.1 Opción Mostrar Vista de Carta: