Centro de estudios superiores Felipe Villanueva

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Adquisiciones y abastecimiento

Grupo Puerto Morelos

5° Semestre periodo Enero-Febrero
Profesora: LIC. ISALIA CUEVAS JAIMES
SHIRLEY SHURINNE MENA POOL

Temas:

 UNIDAD I
Generalidades de las compras y abastecimientos

 UNIDAD II
ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 UNIDAD III
El proceso de compras

 UNIDAD V
SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

 UNIDAD VII
COMPRAS NACIONALES

CANCUNQ.ROO A 24 DE FEBRERO DEL 2021

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 INDICE
UNIDAD I GENERALIDADES DE LAS COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS ........................................................................ 3
I. INVESTIGAR ¿QUÉ RELACIÓN TIENE LA ÉTICA CON LA FUNCIÓN DE COMPRAS? .......................................................... 3
II. ÉTICA EN LAS COMPRAS. ...................................................................................................................................... 3
La ética en un área de compras ...................................................................................................................... 4
III. LA ÉTICA EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO. ............................................................................. 4
IV. INVESTIGAR ¿CUÁNDO SE ALCANZA UN ÓPTIMO NIVEL DE INVENTARIOS? ........................................................ 6
UNIDAD II: ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS ......................................................................... 6
I. INVESTIGA LOS TIPOS DE COMPRAS Y EN QUÉ CONSISTEN ................................................................................................ 7
1.1. A CONTINUACIÓN, SE PRESENTA LA SIGUIENTE CLASIFICACIÓN DE COMPRAS: ....................................................................... 7
1.2 TIPOS DE COMPRAS.................................................................................................................................................... 8
II. INVESTIGA LAS PRINCIPALES, RESPONSABILIDADES, FUNCIONES Y PERFIL DE CADA PUESTO DEL SIGUIENTE ORGANIGRAMA. .... 12
G. CHOFER DE COMPRAS ........................................................................................................................................ 17
III. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS? ............................................................................................. 18
IV. ¿QUÉ BENEFICIOS TIENE PARA TU EMPRESA CONTAR CON UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS? ..................... 18
UNIDAD III: EL PROCESO DE COMPRAS .................................................................................................................. 20
3.1 INVESTIGAR LOS REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL VENDEDOR Y/O PROVEEDOR PARA SU CERTIFICACIÓN Y QUIÉN LO CERTIFICA... 20
3.2. INVESTIGAR UN FORMATO DE CONTRATO DE COMPRA Y SUS REQUISITOS ................................................................... 21
3.3. REQUISITOS DE DE CONTRATO DE COMPRA .......................................................................................................... 22
3.4 RESUELVE LOS SIGUIENTES EJERCICIOS EN LOS FORMATOS CORRESPONDIENTES COMO SE VIO EN CLASE .................................... 27
3.4.8 INVESTIGACIÓN ¿QUIÉN ES EL ENCARGADO DE CERTIFICAR A LOS PROVEEDORES Y CUÁLES SON SUS REQUISITOS? .................... 40
3.4.8.1 ¿CUÁL ES LA FINALIDAD DE LA CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES? ............................................................................... 41
3.4.9 REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES. ............................................................................................... 41
5. UNIDAD: SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS..................................................... 42
5.1. INVESTIGAR LOS TIPOS DE ALMACENES SEGÚN SUS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y/U OPERATIVAS................................................ 42
5.2. INVESTIGA CÓMO SE APLICA LA CALIDAD EN LOS ALMACENES ........................................................................................... 46
5.2.1 CALIDAD EN LOS ALMACENES .................................................................................................................................. 46
5.3 INDICADORES DE GESTIÓN USADOS PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN........... 48
VII. UNIDAD: COMPRAS NACIONALES..................................................................................................................... 49
5.1 RESPONDE EL SIGUIENTE CUESTIONARIO CON EL MATERIAL VISTO EN CLASES: ...................................................................... 49
CONCLUSIÓN: ........................................................................................................................................................ 56
FUENTES ................................................................................................................................................................ 56

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 Unidad I Generalidades de las compras y abastecimientos

I. Investigar ¿Qué relación tiene la ética con la función de compras?

La función de compras es vital para el éxito de toda empresa, pues es donde se tiene la responsabilidad de obtener la
mejor calidad en productos o servicios, el mejor precio y tiempos de entregas; haciendo el mejor uso de los recursos
monetarios de la empresa.

En toda relación la ética debe ir de por medio, porque asegura la buena convivencia entre el comprador y vendedor,
determina el nivel de profesionalismo entre ambas partes y la confiabilidad.

Los conflictos de intereses pueden fácil mente aparecer, acarreando consecuencias para cualquier empresa, porque se
compromete la calidad de los materiales o servicios prestados.

Por otro lado tenemos que recordar que para exigir honestidad y ética en los productos o servicios que pedimos, se
debe demostrar como empresa y persona natural la misma conducta. Para analizar, los acuerdos mutuos y equitativos
basados en la ética, eliminan cualquier posible controversia y situaciones indebidas.

II. Ética en las compras.

Esta es un área de mucha importancia, pues si se violan las buenas costumbres y la ética en las
compras, se pueden ocasionar varios problemas a las empresas, entre los que destacan:

a) Sobornos: Esta es una actividad muy utilizada por los compradores o los jefes de compras,
faltos de ética, y consiste en pedir al proveedor que ofrezca dinero u otras dádivas para asignar
la orden de compra o pedido.

b) Favoritismos: En algunas ocasiones el comprador o jefe de compras, faltos de ética, sin tomar
en cuenta el cuadro comparativo, base de la decisión de compra, le otorgan la orden de
compra o pedido a cierto proveedor, que en algunas ocasiones es un familiar o amigo o un
proveedor, que siempre agradece la designación, con algún obsequio.

c) Aceptar invitaciones: Argumento utilizado por vendedores corruptos y faltos de ética, que,
para recibir la orden de compra o pedido, lo basan en invitaciones a comer, cenar o de otra
naturaleza con la pretensión de ser el designado.

d) Recibir obsequios: Al igual que el anterior comentario, es un argumento muy socorrido por
vendedores, faltos de ética, que, para recibir la orden de compra o pedido, puede decirse que
el comprador o jefe de compras, falto de ética, recibe, entre otros obsequios camisas,
calcetines, equipos de sonido, y que, por lo general, va de acuerdo a la magnitud de la orden
de compra, en lo referente al monto económico, también con la finalidad de ser el designado.

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 La ética en un área de compras

La ética en un área de compras implica una selección apropiada de proveedores congruentes,

búsqueda de los mejores precios del mercado, obtención de la calidad requerida en materiales/
servicios, oportunidad de abastecimiento y responsabilidad social.

La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para el comprador, pero sí
de normas tácitas que dictan el accionar del área de compras, como:

El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones personales de los proveedores, así
como cualquier regalo.

Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse con el proveedor fuera de
las instalaciones de la compañía para llevar a cabo negociaciones.

El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos relacionados con el uso de los
materiales y su proceso de producción, garantizando la adquisición de elementos con la calidad
requerida por la empresa.

El área de compras debe estar en permanente contacto con el área de inventarios, de tal forma
que no haya exceso de inventarios dado que el principal beneficiado de ello resulta siendo el
proveedor, no la empresa.

No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con las personas que laboran
en el área de compras (conflicto de intereses).

III. La Ética en el departamento de compras y abastecimiento.

La función de compras tiene como principal misión asegurar y garantizar el suministro de

insumos, materiales y servicios necesarios para la operación normal de la organización y el
cumplimiento de sus objetivos. Ninguna empresa es autosuficiente, por lo que “compras”
constituye una de las funciones básicas de cualquier compañía.
En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más dinero que
cualquier otra función de la empresa, comúnmente en ella recae más del 60% de los ingresos
por ventas. Por ende, sus responsables podrían llegarse a sentir tentados a tener un
comportamiento no ético, al estar comprometidos montos tan altos de dinero. Cuando
hablamos de ética nos referimos al carácter moral de nuestras acciones en la medida que están
encaminadas hacia el bien individual o colectivo. Un pensamiento ético genera actitudes y
acciones transparentes.
En la función de compras, el comprador representa a la compañía, por lo que debe mantener
su integridad y su reputación; llevando a cabo las tareas encomendadas de modo intachable y

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honesto, con profesionalidad, competitividad y transparencia, y no incurrir en fraude de
ningún tipo.
Fraude en compras se puede definir como el uso de la función laboral para el enriquecimiento
personal, bien sea porque no primaron los intereses de la empresa o por el uso indebido de los
recursos de la organización –tanto sea por privarla de recibir valor o por extraerle
directamente recursos.
La extracción de valor puede ser directa, como puede ser el pago de facturas duplicadas o
facturas por servicios inexistentes, o indirecta, como es la aceptación de ofertas a precios
superiores a los del mercado, dirigir la compra hacia un proveedor, la recepción de bienes de
inferior calidad a la comprada; etc.
Es por ello que las negociaciones entre los proveedores y el comprador han de basarse en la
integridad, el respeto y la imparcialidad. La ética profesional en un área de compras implica
una selección apropiada de proveedores congruentes, búsqueda de los mejores precios del
mercado, obtención de la calidad requerida en materiales/ servicios, oportunidad de
abastecimiento y responsabilidad social.
La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para el comprador,
pero sí de normas tácitas que dictan el accionar del área de compras, como por ejemplo:
El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones personales de los proveedores, así
como cualquier regalo.
Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse con el proveedor fuera de
las instalaciones de la compañía para llevar a cabo negociaciones.
El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos relacionados con el uso de los
materiales y su proceso de producción, garantizando la adquisición de elementos con la calidad
requerida por la empresa.
El área de compras debe estar en permanente contacto con el área de inventarios, de tal forma
que no haya exceso de inventarios dado que el principal beneficiado de ello resulta siendo el
proveedor, no la empresa.
No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con las personas que laboran
en el área de compras (conflicto de intereses).
Denunciar de forma anónima y a través de los medios establecidos de cualquier forma o
manifestación de soborno.
Evitar al máximo las regularizaciones de compras y las compras de “emergencia”; salvo que
sean debidamente autorizadas por la Gerencia General o persona designada.

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 IV. Investigar ¿Cuándo se alcanza un óptimo nivel de inventarios?

El punto óptimo se logra cuando no hay un exceso de productos que nos eleven los costos de
almacenamiento, pero tampoco corremos riesgo de perder venta por falta de existencias.
Los cuatro indicadores que debemos tomar en cuenta y serán de mucha utilidad para calcular nuestro
nivel óptimo de inventario son:

1. Niveles de venta.
Para empezar, es necesario tomar en cuenta los registros, no solo las existencias; es decir, la rotación
mensual o semanal de cada producto.

2. Periodo de producción del artículo o plazo de entrega del proveedor.

Después de identificar cuanto producto se vende o consume en un tiempo determinado, considera el
tiempo que tarda el proveedor en resurtir el producto o, si eres productor, el tiempo que toma una
orden de producción en estar lista (ya sumándole el mayor de los tiempos de entrega de cada uno de
los insumos).

3. Estabilidad.
Si tus ventas tienen una estacionalidad marcada será importante que consideres que el inventario
mínimo podrá variar de un mes a otro. Este dato te ayudara a prever tus compras con la anticipación
necesaria.

4. Inventario de seguridad.
Por último, aplica un margen de seguridad para evitar la venta perdida por desbasto. Ese margen de
seguridad puede ser distinto para cada producto.
Dependiendo del crecimiento que esperes en tus ventas, la confiabilidad de tú proveedor, la facilidad
para sustituir el producto o conseguirlo de algún otro modo distinta al habitual, las tendencias del
mercado, etc.

UNIDAD II: ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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 I. Investiga los tipos de compras y en qué consisten
Para comprender las adquisiciones que la empresa lleva acabo, las mismas se clasifican y agrupan
según su naturaleza y características, es necesario aclarar que ésta “clasificación de las compras “no
es única y puede cambiar dependiendo de cada autor, del enfoque y la visión del mismo y en el ámbito
empresarial debe acoplarse en las necesidades de cada Organización.

1.1. A continuación, se presenta la siguiente clasificación de compras:

A. COMPRAS ANTICIPADAS:

Son las que se pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento.
También puede ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el
futuro.

B. COMPRAS DE EMERGENCIA:

Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin las cuales la empresa no podrá cumplir con sus
objetivos.

C. COMPRAS DE EXCEDENTES:
Consiste en comprar más de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso
de emergencia.
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 D. COMPRAS DE ARTICULOS RELACIONADOS:
Son aquellas compras que no van destinadas a la producción sino a la operación de la empresa, ya sea
en área contable o administrativa.

E. COMPRAS DE ELEMENTOS ESPECIALES:

Se dan por ejemplo en las compras de maquinaria, son compras de artículos importantes para la
empresa, pero no van relacionados con los insumos que esta utiliza.

1.2 Tipos de compras

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 a) Compras al día o también conocida como estrategia justo a tiempo:

De forma alternativa, se puede utilizar algún tipo de compra adelantada o anticipada. Esto puede
resultar ventajoso cuando se espera que los precios sean mayores en el futuro.

¿Qué es el modelo justo a tiempo?

Concepto que más que un modelo de gestión se presenta como una filosofía de trabajo, en la cual, las
materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio al
cliente.

La filosofía del “justo a tiempo” se fundamenta

principalmente en:
La reducción del desperdicio
La calidad de los productos o servicios
Profundo compromiso (lealtad) de todos y cada
uno de los integrantes de la organización.
Fuerte orientación a sus tareas (involucrarse en el
trabajo),
Mayor productividad, menores costos, calidad,
mayor satisfacción del cliente, mayores ventas y
muy probablemente mayores utilidades.

b) Compra especulativa

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La compra especulativa Difiere de la compra adelantada en la medida en que las cantidades
adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable dictada por los requerimientos futuros.

Características:
Es en la que los compradores intentan cubrirse de futuros incrementos de precio.
Las materias primas, con frecuencia productos como cobre, plata y oro, pueden revenderse
obteniendo una utilidad.

Las cantidades de compra también pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio
que los vendedores ofrecen de vez en cuando.

Los compradores quizá deseen "abastecerse" a un buen precio. Por otro lado, los compradores pueden
buscar negociar un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que éstos se
requieran, evitando de esta forma una acumulación de inventario.

c) Descuentos por cantidad

El agente de compras con frecuencia es alentado para que compre en grandes cantidades. Los
proveedores pueden ofrecerle menores precios si se adquieren cantidades mayores, ya que los
proveedores se benefician de las economías de escala y transfieren algunos de los beneficios a los
compradores mediante incentivos de precio.

Hay dos formas populares de incentivos de precio La incluida y la no incluida:

1) La incluida:
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El plan de incentivo de precio de descuento por cantidad incluida es aquel donde se ofrece un menor
precio para cantidades de compra progresivamente mayores, que aplica a todas las unidades
adquiridas. Es común encontrarlo en muchos artículos de consumo.

2) No incluida
Bajo este plan de incentivo de precio de descuento por cantidad no incluida, la reducción de precio
aplica sólo para aquellas unidades dentro del intervalo de precio de descuento.
La tarifa en exceso de la transportación es un ejemplo. Si las cantidades adquiridas ya son grandes (es
decir, mayores que el último intervalo de precio) no necesitará considerarse nada más. Sin embargo,
cuando las cantidades de compra son pequeñas, el comprador enfrenta el dilema de pagar un mayor
precio para la pequeña cantidad o incrementar la cantidad de compra e incurrir en un costo adicional
de manejo de inventario.

d) Compra por contrato

Un comprador quisiera negociar el mejor precio posible pero no tomar toda la cantidad de entrega en
una sola ocasión. Por tanto, el comprador ofrece comprar una cantidad de unidades dada o una
cantidad monetaria en el tiempo.
Este contrato puede ser para un artículo específico o para una variedad de artículos cubiertos bajo un
contrato general.

La cantidad monetaria de compra de los artículos individuales dentro del contrato puede variar
considerablemente.
Para el comprador, esto representa una compra sin inventario, aun cuando el comprador tiene la
ventaja de compra de volumen y su beneficio de precio asociado.

Adicional
Las cantidades adquiridas así como el momento en que se adquieren afectan a los precios que
se pagan, a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario.

Unas estrategias de comprar sólo para cumplir los requerimientos a medida que éstos se
presentan.
Fuente:

11
Logística. Administración de la cadena de suministro. Quinta edición. PEARSON EDUCACIÓN, México,
2004 (ISBN: 970-26-0540-7) Área: Universitarios. Páginas, 455, 456,457,

II. Investiga las principales, responsabilidades, funciones y perfil de cada puesto

del siguiente organigrama.
DIRECTOR
CORPORATIVO
DE COMPRAS A

ASISTENTE
B
GERENTE DE
COMPRAS C

COMPRAS DE COMPRAS DE
AUXILIAR
MANTENIMIENT MATERIA PRIMA F
ADMINISTRATIVO
O Y EQUIPO Y SUMINISTROS
D E
CHOFER DE
COMPRAS G

A. Director corporativo de compras.

Responsabilidades:

La responsabilidad del gerente de compras no se limita solo a las adquisiciones y negociaciones

exitosas. La generación de utilidades en cada acuerdo también debe ser un objetivo. El área de
compras de una empresa cumple un papel fundamental para ayudar a mantener el equilibrio
económico de la organización. En esta área el responsable principal es el gerente de compras que debe
cumplir ciertas características que le permitan alcanzar sus objetivos y con ellos contribuir a la
generación de utilidades.
Explicaremos paso a paso las características y funciones que debe cumplir un gerente de compras para
maximizar la rentabilidad y generar utilidades a la organización empresarial al cual representa.

Funciones:
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Las funciones pueden variar de acuerdo a cada empresa y de acuerdo a las necesidades del mercado,
aquí mencionaremos las más comunes:

a) Comprar:
Como su nombre lo indica, un gerente de compras debe realizar compras. Pero no cualquier compra,
sino las más importantes y estratégicas en la organización. Aquellas que dependen de un análisis
profundo y una negociación constante. Por lo general estas compras requieren una gran inversión de
dinero por lo cual en negociaciones como estas cobra especial importancia la generación de utilidades
en cada negociación.
Esto sucede cuando el gerente es capaz de realizar un acuerdo que permite obtener el máximo
beneficio en la negociación.

b) Asimismo, supervisa las otras compras realizadas por los compradores que tiene a su cargo.
La diferencia entre un comprador y un gerente de compras radica de manera puntual en la industria (o
familia de productos) en la que se trabaja y no en las tareas y responsabilidades, ya que pueden ser
muy similares.

c) Buscar, negociar y cerrar acuerdos:

El gerente de compras es responsable de la búsqueda de los mejores suministros y proveedores para la
empresa. Esta función es muy importante ya que en cada acuerdo está pone en juego la generación de
utilidades de la empresa. Una buena negociación es clave para conseguir el objetivo.

d) Manejar equipos:
Como ya lo mencionamos el gerente de compras supervisa a otros compradores que están bajo su
responsabilidad, pero no solo existen compradores en el área sino también otros trabajadores que
reportan al gerente y este tiene la responsabilidad de saber llevar un equipo dinámico y capaz de
realizar negociaciones exitosas. Mantener un buen clima laboral dentro de departamento no es la
excepción.

Perfil del puesto:

El responsable de este departamento debe ante todo tener la capacidad de planificar y tomar
decisiones rápidas, así como tener una habilidad especial para negociar con los proveedores. Estas
habilidades son cruciales para la obtención de mejores precios y contratos que se traducirán en
mejoras de las ganancias de la empresa. Otra característica no menos importante, es que el
encargado debe ser capaz de manejar un equipo de trabajo en forma eficaz.
Es decir, quien esté al frente de esta área debe poseer habilidades gerenciales, analíticas e
interpersonales que le aseguren un buen desempeño en su gestión. Por lo general, el cargo de un
gerente de compras se desarrolla en dos ámbitos. Uno operativo, por medio del cual se busca que la
empresa pueda fluir de manera continua y sin interrupciones por falta de abastecimiento. Y, de
manera complementaria, en un ámbito estratégico, en la que el gerente debe planear y desarrollar
estrategias de abastecimiento que le permitan ajustarse a los cambios continuos del mercado, y
optimizar las compras y suministros de modo que la empresa pueda ganar más dinero.
B. Asistente de director corporativo de compras.
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Responsabilidades:
Asistente de Compras Corporativas y Compras Internacionales, Reporta a: Coordinadora de Compras y
Logística.

Descripción del Puesto:

El asistente de Compras Corporativas y Compras Internacionales asiste a la coordinación de compras.
Es la encargada de realizar el primer contacto con los proveedores, darle seguimiento a todas las
requisiciones emitidas por las empresas del grupo, administrar y monitorear los archivos de compras,
capturar oportunamente la información en los reportes que tiene a su cargo y monitorear los
inventarios que se han conferido.

Funciones:
Entre las responsabilidades del asistente de compras se incluyen: Supervisión de niveles de existencias
y determinar necesidades de compra. Indagación sobre proveedores potenciales. Realización de
seguimiento de pedidos y garantizar entregas puntuales.

Perfil del puesto:

Solicitar cotizaciones a las mensajerías cuando los ejecutivos de ventas lo soliciten, así como también
llevar un registro de las mismas para que se puedan corroborar con las facturas que nos emitan los
proveedores de mensajería.
En el caso de las facturas a revisión el titular es el encargado de recibir las facturas por parte del
departamento de tesorería o directamente del proveedor, revisar si el pago procede y proseguir según
sea el caso y el departamento adecuado.

C. Gerente de compras

Responsabilidades:

Debido al estatus del puesto que tiene se encuentra en un nivel estratégico de la empresa, es
responsable de Administrar y dirigir el área de Almacén, así como de tomar las decisiones relacionadas
con los insumos a comprar para la producción.

Funciones:
 Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la empresa.
 Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los
productos, calidades, condiciones del servicio, precio y pago.
 Presentar a sus clientes internos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y sugerencias
oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra.

Perfil del puesto:

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  Lic. En Administración de empresas o carreras afines.
 Orientación hacia el mercadeo (mente abierta)
 Buen negociador
 Fluidez (verbal y escrita)

Visión global

 Matemático
 Trabajo en equipo orientado hacia la asociación.

D. Compras de mantenimiento y equipo

Responsabilidades:

 Cotiza con proveedores, obtiene autorizaciones, gestiona las requisiciones de materiales,

equipos, servicios, material de oficina y artículos.
 Definir las metas a alcanzar dentro de los objetivos y políticas previamente acordadas con la
alta gerencia de la empresa y con su staff.
 Definir programas de entrenamiento y capacitación del personal
 Establecer presupuesto y costos de mantenimiento.
 Establecer un registro y análisis de fallas de los equipos e instalaciones y desarrollar y/o ajustar
procedimientos para su control o eliminación efectivos.
 Actualizar el Manual de Gestión de Mantenimiento
 Definir y administrar recursos físicos y humanos para cumplir satisfactoriamente con los
objetivos y metas fijadas.

Funciones:
El comprador participara en la ejecución de los procesos de compra, negociando con los proveedores
los bienes y servicios demandados por el cliente, búsqueda de proveedores, negociación, etc.
También participara en tareas estratégicas asociadas al diseño y seguimiento del plan de compras
mantenimiento, análisis del perímetro de compra, marcación de objetivos y seguimientos.

Perfil del puesto:

El Comprador de mantenimiento y equipo de responder a un perfil de capacitación preferentemente
universitaria (Ingeniería Industrial Mecánica, Eléctrica) con formación básica que cubra por lo menos,
la mayoría de las técnicas del trabajo, es recomendable que tenga conocimiento general de la
tecnología involucrada en los procesos productivos, así como conceptos de limpieza, higiene y
seguridad industriales.
Aptitudes para dirigir y motivar la ejecución de los trabajos, es decir ser líder.

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 E. Compras de materias primas y suministros

Responsabilidades:
Tiene como misión establecer la política de compras de la organización en coordinación con el área
productiva y el área financiera, todo ello en términos de calidad, cantidad y sobre todo precio, sus
decisiones se derivan y comprometen grandes desembolsos del capital de una organización, tanto a
nivel de aprovisionar a la organización y gestionar estratégicamente una compra.

Funciones:
 Prospección, búsqueda y negociación de proveedores
 Analizar periódicamente los precios de las materias primas y suministros, componentes o
materiales.
 Control de calidad de las materias primas y suministros.
 Controlar toda la gestión documental que acompaña en cada compra.

Perfil del puesto:

 Carrera técnica en Administración o afín  Trabajo en equipo
 Conocimiento de Mercado  Habilidad numérica
 Toma de decisiones  Manejo de Paquete Office

F. Auxiliar administrativo

Responsabilidades:

 Organizar,  documentos
 coordinar  bienes y demás elementos necesarios
 controlar la adquisición para el desarrollo normal de las
 entrega de mercancías actividades
 suministros

Funciones:

 Elaborar y mantener actualizado el  Trato con clientes y proveedores.

registro de proveedores de la empresa y  Negociación de precios y tiempos de
suministrar información al Jefe de entrega.
Ventas.
 Solicitar cotizaciones para la compra de
equipos, mercancías y materiales
requeridos para el desarrollo de los
objetivos.
 Elaborar y tramitar las órdenes de
compra aprobadas por Gerencia.
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 Perfil del puesto: Carrera técnica en Administración de Empresas o carrera afín, Manejo de Office.

G. Chofer de compras

Responsabilidades:
 Conducir los vehículos bajo condiciones de óptima seguridad y con los reglamentos
 Responsable del mobiliario y equipo para realizar sus actividades
 Llevar y traer mercancía
 Capacidad de servicio
 Capacidad para la toma de decisiones y análisis

Funciones:
 Realizar Compras, revisar las facturas o notas de remisión
 Validación de la mercancía comprada en óptimas condiciones.
 Apoyo en Almacén con acomodo de productos, conteos, inventarios, etc.
 Conducir los vehículos bajo condiciones de óptima seguridad y con los reglamentos.
 Revisar, verificar y llevar el control de las condiciones generales del vehículo.
 Realizar limpieza periódica del vehículo.
 Conocer y observar el reglamento de tránsito.
 Llevar el registro del kilometraje recorrido y combustible consumido.
 Atender cualquier asunto requerido con su jefe inmediato.

Perfil del puesto:

 Bachillerato terminado o equivalente
 Licencia de chofer vigente
 Manejo de Unidades de transporte foráneo, mecánica, y eléctrica automotriz.

Entre las principales tareas que tiene a su cargo el Departamento de compras se incluyen:
 La gestión de una base de datos en la que se marcan los materiales comprados y sus posibles
sustitutos.
 El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de adquisición y el precio
de los materiales.
 Análisis periódico de materiales específicos con el fin de simplificar y estandarizar su proceso
de compra.
 Mantener relaciones con todos los departamentos de la empresa para planificar, cuando sea
posible, la gestión centralizada y las compras racionales.
 El análisis continúo de los precios.
 La gestión completa de las órdenes de compra.
 Mantener registros de todas las compras realizadas.
 Preparar un presupuesto anual de las compras.
 La preparación y la gestión de una lista de materiales requeridos por los distintos
departamentos de la empresa en un plazo determinado.
 Gestión, en concierto con la Administración, los pagos a tiempo
17
 III. ¿Qué es un Sistema de Control de Inventarios?
Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual una empresa lleva la
administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del flujo de
información y recursos que surge a partir de esto.

Al contar con un sistema para gestionar tu inventario te encontrarás con dos agentes importantes de
decisión que son: la clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan
importante saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada uno de los
productos que manejan en tu empresa.

IV. ¿Qué beneficios tiene para tu empresa contar con un sistema de control de
inventarios?

La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las áreas
operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración ya que cuando no lo
tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor inversión/efectivo.

Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu compañía al
brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener una mejor
planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.

4.1 Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para controlar sus
inventarios son:

 Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta por falta de
mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.
 Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más eficiente y contar
con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero no esté sentado en tu
almacén sino trabajando.
 Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.
 Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar estrategias para
poder desprenderse de ellos fácilmente.
 Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las compras de
emergencia.

4.2 Almacén de materiales obsoletos

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por
falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad.

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Entre los aspectos más preocupantes en la gestión de inventarios se encuentra el stock obsoleto, ya
que es uno de los mayores componentes de los costos de inventario. En su manejo se incurre en gastos
improductivos de mantenimiento ya que son productos de nula rotación que no generan valor, los
cuales además ocupan espacio de almacenamiento que puede servir para guardar otras existencias
con rotación significativa que sí generan valor financiero a la compañía.

Una gestión deficiente del inventario puede aumentar los niveles de stock obsoleto; entre algunas de
las fallas en los procesos que permiten la obsolescencia de inventarios están:

 Se mantienen inventarios muy altos para respaldar la variabilidad de la operación,

 No se vigilan los inventarios de lento movimiento,
 Se pierde control en los cambios solicitados por el cliente,
 No se aplica PEPS como regla diaria.

No obstante, existen medidas y recursos de gestión que pueden ayudar a mejorar las operaciones y
reducir el inventario obsoleto o evitar su impacto sobre los costos y las posibilidades de mayor valor
del almacén y las ventas.

En ese sentido, una medida adecuada es contar con un sistema de pronóstico de la demanda
computarizado y no solo tomar en cuenta las predicciones del equipo de ventas; la idea es cambiar el
sistema de inventario de la incertidumbre a la precisión para disminuir el inventario obsoleto.

a) Eliminar el stock obsoleto físico

El primer paso a la hora de reducir obsoletos es eliminarlos físicamente del almacén y colocarlos en un
lugar donde nadie pueda encontrarlos. No importa dónde, la idea es simplemente que los pierdas de
vista. Aunque esto puede parecer algo atrevido, es totalmente necesario. Después de todo, esos
artículos ya te están costando demasiado dinero y mientras sigan estando en el almacén estarán
ocupando un valioso espacio que podría destinarse a otros productos que sí te generen ingresos.

b) Eliminarlo de los procesos administrativos

Asegúrate de que los artículos obsoletos son eliminados de tu ERP y de cualquier otro sistema en el
que puedan estar registrados. Si no es posible, asegúrate al menos de que no se tramiten más órdenes
de compra ni de venta. Y no olvides eliminar estos productos de la tienda online o de los catálogos de
venta.
c) Devaluación financiera
Ahora llega lo más duro (y sin embargo inevitable): hacer una reevaluación del stock. Aunque es
doloroso no puedes saltarte este paso. Si te lo saltas, tarde o temprano tendrás que volver a tener las
mismas conversaciones con tus compañeros de Ventas y Finanzas. Y como hemos dicho
anteriormente, el stock obsoleto no te va a proporcionar otra cosa que costes y más costes.

d) Control de daños
Los obsoletos están ahora listos para destruir. Sin embargo, si alguien estuviera dispuesto a comprar
este stock, sería indudablemente beneficioso. Tal vez algún comprador pudiera estar interesado, o tal
19
vez podrías contactar con algún proveedor para que te lo retirara. Otra idea es localizar al último
cliente que hizo un pedido de este material y hacerle una oferta que no pueda rechazar. En este punto
debes preguntarte: ¿por qué no llevar a cabo estas acciones cuando aún tienes ese stock en el
almacén? Pero la realidad, basándonos en la experiencia, es que lo que suele pasar es que los
obsoletos siguen en tu balance cuanto termina el año.

UNIDAD III: EL PROCESO DE COMPRAS

3.1 Investigar los requisitos que debe cumplir el vendedor y/o proveedor para su
certificación y quién lo certifica.
La certificación es el procedimiento mediante el cual un organismo da una garantía por escrito, de
que un producto, un proceso o un servicio están conforme a los requisitos especificados.

Un Sistema de certificación por tercera parte es aquél administrado por un Organismo de

certificación con sus propias reglas de procedimiento y de administración y que tiene el fin de
proceder a una certificación.

El término proveedor se refiere a la parte que tiene la responsabilidad de asegurar que unos
productos cumplen o eventualmente siguen cumpliendo los requisitos en los cuales se basa la
certificación (ISO 65). En agricultura ecológica, el término OPERADOR se utiliza en el Reglamento CEE
2092/91 modificado.

El operador (o proveedor o beneficiario de la certificación o de la licencia) tiene en consecuencia

muchas veces dos documentos distintos emitidos por el organismo de certificación:
Una licencia que lo autoriza a utilizar los certificados y referirse a la certificación (en el
membrete por ejemplo).
Un certificado mencionando el o los productos conformes al pliego de condiciones.

Finalmente, se puede decir que un organismo de certificación administra un sistema de certificación

por tercera parte, con el fin de proceder a la certificación de un producto, lo que se materializa por la
emisión de dos documentos: un certificado para el producto y una licencia a nombre del operador.

20
3.2. Investigar un formato de CONTRATO DE COMPRA y sus requisitos

21
 3.3. Requisitos de de CONTRATO DE COMPRA

Número de Requisición: Es importante llevar un control del número de requisiciones que manejas,
esta es el primer paso para mantener tu flujo de compras bajo control.

Fecha: Te ayudará a saber cuándo se solicitó el material o servicio y dependiendo de su urgencia

podrás priorizar alguna requisición o dejarla para más tarde.

Nombre y puesto de la persona que solicita la compra:

Una vez que tengas la cotización, es importante que mantengas contacto constante con la persona
que realizó la requisición. Así, evitarás confusiones relacionadas a los productos o servicios requeridos
por dicha persona.

Departamento al que pertenece:

Con esto tendrás una opción más cuando decidas cómo catalogar tus requisiciones. También te ayuda
a tener un registro claro de lo que cada departamento solicita, dándote esto un costo estimado de los
gastos por departamento.

Descripción y cantidad de los artículos solicitados:

Si este campo no se describe, las cotizaciones pueden variar mucho. Mientras más específico puedan
ser con la descripción, mejor. Una descripción adecuada es el aliado de todo comprador para realizar
una cotización eficiente sin tener la necesidad de consultar cada duda.

Para finalizar la requisición: es importante especificar si se han realizado cotizaciones sobre la

compra; si es el caso, se deben de anexar. Por último, debe llevar el nombre, puesto y firma de la
persona que autoriza la compra.

22
23
24
25
26
3.4 Resuelve los siguientes ejercicios en los formatos correspondientes como se vio en
clase

3.4.1 La Sra. Natalia Vadua Chulín, ama de llaves del hotel Luxury Riviera Maya, le pide a su asistente
la Sarita. Guadalupe Chan Pérez, elabore una REQUISICIÓN DE COMPRA con los siguientes artículos,
los lleve a la brevedad a dirección general para su autorización y posteriormente al departamento de
compras (FECHA DE LA REQUISICION 25 enero 2021; dichos productos se requieren para el 30 de
enero). No. De folio de requisición de compra 652.

Datos para resolver ejercicio

 Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya

 Director General:
 Sr. Arturo Mattú Colli
 Área de Compras: Liliana Chun Martínez
 RFC: ABAMS720823E56
 Razón Social: Explotaciones de la Riviera, SA de CV
 Ama de llaves: Sra. Natalia Vadua Chulín
 Asistente de la ama de llaves: Sarita. Guadalupe Chan Pérez
 Elaborar una REQUISICIÓN DE COMPRA
 Entregar al departamento de Dirección General para autorización.
 Después llevar al depto. de compra.
 Fecha de Requisición: 25 enero 2021;
 Área de compras: Liliana Chun Martínez
 Fecha de entrega dichos productos el 30 de enero.
 No. De folio de requisición de compra 652.

27
“REQUISICIÓN DE COMPRA”

29
 Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya
Requsición de Compra No. 652

Departamento solicitante: MANTENIMIENTO Fecha de pedido: 25-ene-21

Atención : Liliana Chun Martinez Fecha de entrega: 30-ene-21
Mercancia de: MANTENIMIENTO

Cantidad
Código: solicitada en DESCRIPCIÓN IVA Costo unitario Descuento Total
Pzas.
123 20 escoba 16% $ 25.00 $ 500.00
124 10 aromatizante 16% $ 19.50 $ 195.00
125 15 trapeador 16% $ 52.00 $ 780.00
126 25 jalador 16% $ 45.00 $ 1,125.00
127 25 cubeta 16% $ 53.00 $ 1,325.00
128 10 cloro 16% $ 21.00 $ 210.00
129 200 franela 16% $ 15.00 $ 3,000.00
130 20 jabon en polvo 16% $ 18.00 $ 360.00

Sutotal $ 7,495.00
IVA $ 1,199.20
Total: $ 8,694.20

Elaboró: Autorizó: Recibido por:

Guadalupe Chan Perez Sr.Arturo Mattu Colli Liliana Chun Martinez

Director General

3.4.2 Compras procede a buscar a los proveedores (agregar tres cotizaciones), una vez que ya tenga
las dichas cotizaciones, elaborar el cuadro, agregar 3 cotizaciones.
30
 Cotización #1

COTIZACION # 2
31
32
COTIZACION # 3

33
 “Elaborar el cuadro comparativo”

Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya

COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Mercancia y/o suministro:Materiales de limpieza

Departamento: Mantenimiento
Fecha: 20 de Diciembre 2021

PROVEEDOR

Aguayo Enrique Perez Soto Pedro Ramirez Lopez Enrique Espinoza Negroe
Caracteristicas
Precio unitario $8,210 mas iva $6,959.90 mas iva $10,185 mas iva
Precio total $9,523.60 $8,073.48 mas iva $11,814.6 mas iva
Descuento N/A N/A N/A
Vigencia de cotización
5 Dias 7 Dias 2 Dias
(días)
Tiempo de entrega 5 Dias 2 Dias 7 DIAS
Periodo de garantía 10 Dias 15 Dias 1 Semana
Condicones de pago Un solo pago Un solo pago Un solo pago
Forma de pago Transferencia de Fondos Transferencia de Fondos Transferencia de Fondos
Crédito N/A 15 Dias N/A
Cuenta con lineamentos y
No cuenta con lineamentos una antigüedad de 7 años No cuenta con garantia
Observaciones es primera vez que se trabajando con ellos y despues de entrega de
trabaja con este provedor disponibilidad en las mercancia
garantias

3.4.3 Una vez que ya seleccionaron al proveedor elabora la orden de compra. Y aplicar el 10% a la
franela roja de algodón.
34
“ORDEN DE COMPRA”

35
3.4.4 El proveedor entrega los productos al almacén de suministros, pero el recepcionista
(almacenista), regreso un jalador ya que estaba estrellado el palo y una cubeta no traía el asa. Por lo
que procede a elaborar la nota de crédito.

“NOTA DE CREDITO”

Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya

Nota de crédito No. 700

Departamento solicitante: MANTENIMIENTO Fecha de pedido: 25-ene-21

Atención : LIMPIEZA PLUSS SA DE CV ( ) Fecha de entrega: 30-ene-21
Mercancia de: MANTENIMIENTO

Cantidad
Código: solicitada en DESCRIPCIÓN IVA Costo unitario Descuento Total
Pzas.
126 1 JALADOR (PALO ESTRELLADO) 16% $ 45.00 $ 45.00
127 1 CUBETA (NO TRAIA EL ASA) 16% $ 53.00 $ 53.00

Sutotal $98.00
IVA 16% $15.68
Cantidad con letra: Ciento trece pesos con 68/100 Mn $113.68

Elaboró: almaenista Autorizó: Jefe de almacén Recibido por: Pedro Ramirez Lopez
Saul Gomez Rodriguez Andrea Lopez
Vendedor

36
 Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya
CATALOGO DE PROVEDORES Compras de : Mantenimiento/Habitaciones
Tiempo de Condciones Jefe Representante
PRODUCTO Proveedor Representante Telefono E - Mail Dirección Ciudad y estado Logística Crédito
entrega de pago directo legal
suministros comercial@suministroshotele Central de abastos trasferencia y Lic. Karla
Pablo Motero J 998 198 56 43 Cancún, Q. Roo 1 a 2 días En la empresa 30 días Jorge DiAZ
merca s.com Local C No. 43 cheque perez
Espejo para
Galaxie Carr. Fed. Km. 1.5 Paya del Carmen, Q
baño Alicia Grajales L 984 345 28 67 aliciagrajales@yahoo.com.mx 1 día En la empresa 30 días transferencia Concha Azul Laura Diaz
Secado Local 4 No. 54 Roo
habitaciones
3.4.5 Elaborar una cartera de proveedores de suministros

Casa
Spraydel Parque insutrial trasferencia y
Angel Torres M 998 165 98 65 info@galaxie.com.ar Cancún, Q. Roo 1 a 2 días En la empresa 30 días Jose Mena Manuel Miranda
espejo sa bodega 3 No, 34 cheque
luzdedecvlos Central de abastos trasferencia y
“Catalogo de proveedores”

Marisol Cantú Y 998 654 89 64 carnes_ventas@yahoo.com, Cancún, Q. Roo 1 día En la empresa 60 días Luz Diaz Ema Gamboa
hilos sa de Cancún Local a-F cheque
Sabanas de
Decorados Reio grande No. 345B
cama
y brillos sa Jorge García C 998 543 78 65 jgarcia@surtidodecarnes.com, Lt. 65 Mza 876 Col. Cancún, Q. Roo 1 día En la empresa 15 días transferencia Angel Ku Jose Yam
de cv Centro
Ventiladore ventas2@oceanleader.com.mx Carr. Fed. Km 4.5
Xavier Cuervo 998 654 89 32 Cancún, Q. Roo 1 día En la empresa 60 días transferencia Esmi Pech Benito Uk
Ventiladores s Diaz sa de , Fracc. El Llano
de techo Todocv en taniaruciel@tododelmar.com. Central de abastos trasferencia y
Tania Ruciel C 984 564 32 87 Cancún, Q. Roo 1 día En la empresa 60 días Alvaro Pech Sara Jimennez
ventilacion mx bodega l C No. 49 cheque
Jabon para Olores de Carr. Federal Km. 76 Paya del Carmen, Q Compra en la
Teresa Nuñez 984 387 56 43 terenuñez@yahoo.com.mx 1 a 2 días 15 días transferencia Julio Medina Raul Chable
baño baño sa de local 5C Roo tienda
cv

37
3.4.6 Elabora un catalogo de suministros

“Catalogo de suministros”

38
3.4.7. En el siguiente cuadro comparativo: analizar y decidir por qué proveedor se decidió la empresa,
nota el cuadro comparativo es el que se vio en clases.

Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya

COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Mercancia y/o suministro:Instalación del sistema de gas LP

Departamento: mantenimiento
Fecha: 20 diciembre del 2020

PROVEEDOR Mantenimiento en
Victor Hugo Aguilar Todo para tus cocinas Cocinas industriales SA
Caracteristicas Escamilla industriales, SA de CV de CV
Precio unitario $6,500 más IVA $7,800.00 más IVA $9,000 más IVA
Precio total $7,540.00 $8,595.60 $10,440.00
Descuento N/A 5% N/A
Vigencia de cotización
(días) 10 días 20 días 30 días
Tiempo de entrega de 8 a 10 días 8 días 10 a 12 dias
Periodo de garantía 1 año 1 año 2 años

60% Ant. Y 40% contra 50% Ant. Y 50% Contra

Condicones de pago entrega entrega 50% Ant.

Forma de pago (cheque y transferencia) (transferencia) Transferencia

Crédito N/A
Bajo l os l i neami ento de l a
Observaciones
NOM-004-SEDG-2004,
i sntal aci ón de tubo de
cobre 1, con l l ave de ci erre
rápi do. Incl uye materi al de
equi po y mano de obra.
N/A
Incl uye materi al y mano de
obra, personal cal i fi cado.
Bajo l os l i neami ento de l a
NOM-004-SEDG-2004,
i sntal aci ón de tubo de
cobre 1.5 , con l l ave de
ci erre rápi do. Incl uye
materi al de equi po y mano
de obra.
50% quince días de
crédito
Incluye material y mano de obra,
personal calificado. Bajo los
lineamiento de la NOM-004-
SEDG-2004, isntalación de tubo
de cobre No. 3, con llave de
cierre rápido y repuesto . (todas
las refacciones y materiales son
marca birgestón). 10% de Desc.
En su primer mantenimiento
preventivo después de expirar la
garantía.

1. ¿Por qué proveedor se decidió la empresa Hotel: Luxury Hotel Riviera Maya?
Por el proveedor “Cocinas Industriales SA de CV”

2. ¿Cuáles fueron las características que consideraron, para su selección?

Se debe considerar precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y pago, así como las
negociaciones de los servicios post venta.
El precios de este proveedor es el intermedio de los 3 proveedores ofrecen descuento del 5%, con
tiempo de vigencia de la cotización de 20 días y también nos da la opción de pago del 50% y liquidar a
contra entrega, incluye mano de obra con personal calificado y sin ningún cobro alguno extra.

39
3.4.8 Investigación ¿Quién es el encargado de certificar a los proveedores y cuáles son
sus requisitos?

El Certificado de Proveedor Aprobado es un esquema adoptado por Certificación Mexicana, S.C.,

Que cubre las necesidades de las organizaciones de contar con un reconocimiento emitido por una
Organismo de Tercera Parte, el cual refleje que su(s) producto(s) cumple(n) con una norma mexicana,
extranjera, documento normativo vigente aplicable o especificaciones internas de la organización
solicitante no cubiertas en el alcance de la Acreditación otorgada por la Entidad Mexicana de
Acreditación otorgada por la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) a nuestro organismo.

Significado de EMA
La entidad mexicana de acreditación, a.c. es la primera entidad de gestión privada en nuestro país,
que tiene como objetivo acreditar a los Organismos de la Evaluación de la Conformidad que son los
laboratorios de ensayo, laboratorios de calibración, laboratorios clínicos, unidades de inspección
(organismos de inspección) y organismos de certificación, Proveedores de Ensayos de Aptitud y a los
Organismos Verificadores/Validadores de Emisión de Gases Efecto Invernadero (OVV GEI)
Productores de Materiales de Referencia y la autorización de Buenas Prácticas de Laboratorio.
Creación
Su creación se impulsó al detectar los retos que nos presenta el intercambio de productos, bienes y
servicios en el mundo globalizado; para dotar a la industria y comercio de herramientas para competir
equitativamente, e insertarnos ampliamente al comercio internacional.

Desde enero de 2006, la Ema, cumple cabalmente con la norma vigente para organismos de
acreditación en el ámbito mundial, la Norma NMX-EC-17011-IMNC-2018 (ISO/IEC
17011:2017) “Evaluación de la Conformidad – Requisitos Generales para los Organismos que realizan
la acreditación de Organismos de Evaluación de la Conformidad”.

Orgullosamente, Ema cuenta con los máximos reconocimientos internacionales por el Foro
Internacional de Acreditación (IAF) y la Cooperación Internacional de Acreditación de Laboratorios
(ILAC), lo anterior confirma que nuestra entidad trabaja con apego a las normas nacionales e
internacionales. De la misma forma Ema fue galardonada con el Premio de Ética y Valores 2005 y
2012 que otorga la Confederación de Cámaras de Industriales de los Estados Unidos Mexicanos

40
(CONCAMIN), lo que refuerza nuestra calidad como equipo y nuestro compromiso con nuestra razón
de ser como institución.

Opciones de Certificación
Existen cuatro opciones para obtener el Certificado de Proveedor Confiable de Certificación
Mexicana, S.C., estas opciones se escriben a continuación:

 OPCIÓN 1 (vigencia 1 año)

 OPCIÓN 3 (vigencia 3 años)
 OPCIÓN 2 (vigencia 2 años)
 OPCIÓN 4 (vigencia indefinida)

3.4.8.1 ¿Cuál es la finalidad de la certificación de proveedores?

En la economía actual, todos los que generamos ingresos estamos sujetos al pago de impuestos. Unos
más otros menos, y las excepciones son mínimas. En ese sentido, es importante completar un proceso
de certificación de proveedores en el que la empresa valide que sus proveedores estén registrados
para operar comercialmente. Debe ver bajo qué régimen fiscal operan y si su gestión impositiva está
al día.
Esta validación nos asegura el establecimiento de relaciones comerciales saludables. Con proveedores
que observen y demuestren unas normas de conducta empresarial transparentes. Esto garantiza al
cliente el cuidado de su marca, al alinear los estándares de sus proveedores a los suyos.

3.4.9 Requisitos para la certificación de proveedores.

¿Cuáles podrían ser requisitos adicionales para proveedores con criticidad alta?

Dentro de los requerimientos que se pueden hacer a los proveedores críticos, podemos mencionar:

 Certificaciones de Calidad (ISO, FDA, EN, AENOR, etc.).

 Estructura de Investigación y Desarrollo
 Laboratorio de Calidad Interno (Calibración de Equipos de pruebas).
 Recursos Técnicos y Tecnológicos.
 La naturaleza del proveedor (distribuidor o manufacturero).
 Ubicación geográfica (presencia global).

Se definirán tantos requisitos sean necesarios, de acuerdo a la industria en la que se participe. Para
concluir, la finalidad del proceso de Certificación de Proveedores busca agregar confianza. Nos
permite a nosotros, como clientes creer en el proceso de manufactura de nuestros proveedores. Y a la
vez utilizar sus productos en los nuestros, para así cumplir con las expectativas del consumidor final.

41
 5. UNIDAD: SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS

5.1. Investigar los tipos de almacenes según sus características físicas y/u operativas

Es fundamental clasificar los productos para determinar la conveniencia de mantener o no un

inventario. Para ello, se pueden fijar ciertos lineamientos que dependen en su mayoría de cada
empresa. A continuación, se mencionan algunos parámetros que sirven de apoyo:

Según sus características físicas y/u operativas

Inventarios de materias primas o insumos: Son todos aquellos elementos que se incluyen en
la elaboración de un producto, estos se transforman e incorporan en un producto final. La
materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales, como las que fabrican
un producto. Debe ser perfectamente identificable y medible, para poder determinar tanto el
costo final de producto como su composición.

Inventarios de materia semis elaborados o productos en proceso: son aquellos productos que
están en proceso de elaboración que no han sido terminados y por tanto, no están disponibles
para el cliente.

42
 Inventario de productos terminados: son los fabricados por la empresa, dedicando todos sus
esfuerzos a su obtención, puesto que la venta de estos a los consumidores o a otras empresas
constituye el objeto de la actividad empresarial.

Inventario de material de empaque y embalaje:

Es todo producto fabricado con materiales apropiados, que es utilizado para:

 contener
 proteger manipular
 distribuir
 transportar
 y presentar productos de venta al público.

43
 Según su concepción logística

Inventarios cíclicos o de lote: son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de
operar según tamaño de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o
transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes; de esta
manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

Ventajas y desventajas de implementar el conteo cíclico de inventario

El conteo cíclico de inventario permite:

 Disponer de un registro de stock más preciso
 una mejora fácilmente medible haciendo un seguimiento del indicador ERI (Exactitud de
Registro de Inventario).
 Organizar eficientemente el conteo de artículos, reduciendo el trabajo de un único inventario
anual.
 Agilizar la detección y retirada de artículos defectuosos o dañados.
 Mantener la productividad cuando se efectúe el conteo de stock, sin interrumpir otras
operativas logísticas mientras se lleva a cabo.
 Tomar mejores decisiones logísticas: en las compras, en el almacenamiento o en la preparación
de pedidos.

Inventarios estacionales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir
económicamente la demanda estacional, variando los niveles de producción para satisfacer
fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción
de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.

44
 Inventarios de seguridad:
 son aquellos que existen en la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u
oferta de unidades.
 Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la
incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera,
huelgas, vacaciones.
 Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventarios especulativos: estos se derivan cuando se espera un aumento de precios superior

a los costos de acumulación de inventarios; por ejemplo, si las tasas de interés son negativas o
inferiores a la inflación.

 El inventario especulativo, también conocido como el

inventario de anticipación, es la compra de inventario con el fin de
mantenerlo para futuras necesidades.

 Las empresas suelen comprar inventarios especulativos porque

se están protegiendo contra, o preparándose para algún tipo de
acontecimiento futuro que hace de la compra de inventarios de
anticipación una necesidad.

 Aumentos de precios

Una de las razones estratégicas por las que una empresa compra un
inventario anticipado se basa en la anticipación de los precios más altos.

Cuando una empresa tiene razones para creer que los factores económicos conducirán a un alza en el
suministro de materiales o bienes, puede comprar más inventario de lo que se necesita de inmediato
o comprar al por mayor para aprovechar los precios actuales del mercado.

Esto es especialmente probable si el inventario es no perecedero, no tiene caducidad y es menos

probable de que pierda valor con el tiempo.

45
  Estacionalidad
Las empresas también compran inventario especulativo para protegerse contra la incertidumbre de la
demanda debido a la estacionalidad. Por ejemplo, una empresa que opera en una región con cuatro
estaciones bien diferenciadas puede comprar más productos a base de nieve de cara al otoño e
invierno si cree que se aproxima un duro invierno en la tienda. Esto puede llevar a un inventario
adicional en la mano si la demanda no está a la altura de inventario, pero no protege contra la
escasez, si la demanda es alta y la compañía no ha ordenado inventario suficiente para cubrirlo.
 Disponibilidad
Otro riesgo potencial para los minoristas que puede causar que se acumulen los inventarios
especulativos es la falta de mano de obra y los materiales disponibles. Si los trabajadores
sindicalizados en la industria manufacturera están contemplando una huelga, por ejemplo, los
compradores pueden abastecerse de inventario mientras está disponible para protegerse contra una
futura pérdida de disponibilidad. Del mismo modo, las empresas pueden tener preocupación sobre la
pérdida de materiales. Si las condiciones meteorológicas acaban con las materias primas o son
difíciles de obtener, la producción puede verse afectada.
 Fabricación
Los fabricantes también tienen que adaptarse cuando los compradores adquieren inventario
especulativo. Mientras que los compradores tienen que ver con los materiales y productos, los
fabricantes se preocupan por mantener la producción a un nivel óptimo y eficiente. Si los fabricantes
anticipan una mayor demanda de los compradores, pueden mantener suficiente personal y equipo
para mantener el ritmo. Cuando los compradores sobrepasan grandemente las órdenes previstas por
los fabricantes, estas empresas pueden tener que contratar más trabajadores, pago de horas extras y
adquirir recursos adicionales a toda prisa.

5.2. Investiga cómo se aplica la calidad en los almacenes

El estudio, análisis y mejoramiento de las condiciones de almacenamiento de los productos
que faciliten su ubicación y selección permite a las empresas a manejar mejores niveles de
servicio al cliente.

Y esto para llegar a un cliente satisfecho; y un cliente satisfecho lleva a que la empresa, desde
su servicio de almacén, tenga un mejor desempeño administrativo y se logren mejores niveles
de calidad en toda la organización.

5.2.1 Calidad en los almacenes

Es importante distinguir los diferentes tipos de almacenes.

Una vez reconocido el tipo, se puede determinar si la empresa está haciendo un buen uso de
sus instalaciones y sí sus productos se están almacenando correctamente.
Según López (2006), los tipos de almacenes más comunes son los siguientes:

46
Para poder llegar a una excelente calidad en los almacenes hay que conocer primero los tipos de
almacén que se presentan a continuación.

1. Almacén abierto (Al aire libre): Estos espacios se usan para almacenar a la intemperie productos a
granel no predecibles, o productos terminados que no se deterioren con la acción del medio
ambiente.

2. Almacén de distribución: es el espacio que se utiliza para almacenar mercancías, especialmente

productos terminados. Que surten a las grandes cadenas de retril.

Estos almacenes importan y compran mercancías en el mercado nacional y las despachan

sobre pedido a las diferentes tiendas por departamentos que atienden.

3. Almacén logístico: este tipo de almacén se caracteriza por no tener inventario de mercancías
durante largos períodos de tiempo.
Su función es la de distribuir los productos o mercancías, y no la de almacenar.
Por lo tanto, su principal característica es su eficiente tiempo de entrega y su confiabilidad.

4. Almacén general de depósito: este espacio sirve para guardar todo tipo de mercancías o de
productos terminados y cualquier persona ya sea natural o jurídica puede hacer uso de sus servicios.

Su tarea es almacenar y las empresas acuden a ellos cuando no tienen espacio suficiente o
cuando es más rentable arrendar un espacio para almacenar que mantener las mercancías en
sus empresas.
En los almacenes generales de depósito normalmente se cobra por metro cuadrado
almacenado.
También funcionan como sociedades de intermediación aduanera, lo que significa que sirven a
las empresas no solo como lugar de depósito de las mercancías, sino como agentes para
realizar todos los trámites legales ante los respectivos gobiernos para internar mercancía de
importación.

5. Almacén central y regional:

Un ejemplo de estos dos tipos de almacenes es el almacenamiento que se realiza en una
embotelladora de refrescos.
Por lo general está ubicado en un lugar cercano a la planta de embotellado o al interior de la
misma empresa.
Estos almacenes centrales surten a los diferentes almacenes regionales ubicados en otros
municipios, lejanos al centro de embotellamiento de los refrescos.

Una vez determinado qué tipo de almacén se va a utilizar y la razón para almacenar, la empresa debe
analizar cuál es el perfil de las actividades de almacenamiento de sus productos. Con estos factores
claros, se podrá evaluar las condiciones y las políticas de almacenamiento de sus artículos.

47
Una buena calidad en los almacenes requiere que los niveles directivos conozcan en detalle qué tipo
de operaciones debe realizar su almacén.

Una buena evaluación puede identificar si se están llevando a cabo más tareas de las que son
necesarias y usando recursos en tareas que no son de su propia labor.

Descripción de las actividades de un almacén de calidad

a) Recibo y descargue:
b) Movimiento y almacenamiento:
c) Recogida, no es más que en recoger la mercancía en la posición de almacenamiento de
acuerdo con los requerimientos de los clientes o de quien solicite el pedido.
d) Empaque y cargue:
e) Mantenimiento, sanidad, seguridad
f) Control de vehículos (recibo y despacho):
g) Manejo de retornos, consiste en administrar las devoluciones por calidad, por sobrantes o por
obsoletos que se dan al interior del centro de distribución o que lleguen de terceros a quienes
se les envió mercancía.

5.3 INDICADORES DE GESTIÓN USADOS PARA EVALUAR LA GESTIÓN EN LOS CENTROS

DE DISTRIBUCIÓN

Para lograr una buena gestión en los centros de distribución y conociendo el tipo de almacén, el
comportamiento de los productos que se guardan y las tareas que se realiza en su interior, es
necesario definir los indicadores de gestión más adecuados para evaluar su desempeño.

Estos indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera:

A. Indicadores asociados a la calidad del inventario: Estos indicadores permiten evaluar que tan
bien se está controlando no solo la calidad de los productos en el almacén, sino el servicio que
se está ofreciendo a los clientes.

B. Indicadores asociados al tiempo

 Estos indicadores permiten evaluar si el almacén está cumpliendo sus tareas más importantes,
el surtido y la orden dentro de los tiempos requeridos.
 La medición de estos indicadores busca determinar qué actividades hacen que estas tareas
tomen más tiempo de lo planeado.
Estos indicadores son:
 Tiempo de surtido:
 Tiempo de orden

48
La evaluación de los indicadores de gestión es una herramienta fundamental para medir el desempeño
de las diferentes actividades que se llevan a cabo en el centro de distribución.

Es de gran importancia, por lo tanto, que los mandos directivos estén pendientes de los resultados de
dichas mediciones para así poder tomar las acciones correctivas pertinentes y desarrollar los planes de
mejoramiento, según los resultados obtenidos.

VII. UNIDAD: COMPRAS NACIONALES.

5.1 Responde el siguiente cuestionario con el material visto en clases:

1. ¿Cuáles son las ventajas de comprar dentro del territorio (compras nacionales)?, menciona las que
se vieron clases.

La ventaja de contratar con la administración pública, además de asegurar más volumen de trabajo,
es la de contar con un cliente fiable.
Servicios más confiables
Recibimiento de bienes y servicios en tiempo y forma
Ayuda al cumplimiento de las necesidades regionales
Menor tiempo en reabastecimiento de materia prima
Mayor calidad
Distancias más cortas
Elimina excesos de inventarios

2. Menciona cuáles son las adquisiciones que hace del gobierno (compras)
El Gobierno contrata una amplia variedad de productos, servicios y obra pública.

3. ¿Cuáles son los requisitos principales que el Sector Público pide a los proveedores para poder
comprarles?
Como requisito, éstos deben contar con el registro correspondiente de la Norma Oficial Mexicana,
(NOM).

4. Menciona los 3 procedimientos en donde las dependencias del sector público pueden hacer sus
adquisiciones.
1. Licitación pública nacional e internacional
2. Invitación a cuando menos tres personas: aplica mismo procedimiento que se vio en el proceso
de compras (UNIDAD 3)
3. Adjudicación directa: compras en tiendas, supermercados, etc.

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5. ¿Qué es una licitación pública, cómo se participa y quiénes pueden participar?

La licitación pública es un procedimiento regulado por el cual un organismo público abre un proceso
de contratación para la ejecución de una obra o la provisión de un suministro o servicio. Es un proceso
de selección abierto. Pueden participar grandes empresas, pymes o autónomos.
La licitación pública es un procedimiento regulado por el cual un organismo público abre un proceso
de contratación para la ejecución de una obra o la provisión de un suministro o servicio.
Es un proceso de selección abierto.

¿Cómo se participa? El ofertante del bien o servicio adquiere los pliegos de condiciones específicas y
generales para conocer los requerimientos detallados:

características,
condiciones de entrega,
tiempo de entrega,
normas y requisitos para participar.

Estos pliegos de condiciones están disponibles en la oficina de Compras de la DGII, se pueden bajar de
esta página o en la página de la Dirección General de Contrataciones públicas.

¿Quiénes participan? Todos los suplidores formalmente constituidos, al día en sus compromisos
fiscales y que estén inscritos en el Registro de Proveedores del Estado (RPE).
Pueden participar grandes empresas, pymes o autónomos. En general, cualquier entidad física o
jurídica que reúna los requisitos exigidos y que no tenga impedimento para contratar

6. Menciona la diferencia de las compras en sector privado y público

Se pueden negociar secretamente, comprar sin concurso y no divulgar la

Sector información.
privado
Están sujetas a reglamentos con el fin de proteger al consumidor y para impedir
el favoritismo personal, por parte de los funcionarios públicos y para asegurarse
Sector de que todos los proveedores calificados tengan igual oportunidad de hacer y
publico cristalizar ofertas. Se convocan a concurso por lo general, las ofertas deben ser
abiertas públicamente.

7. ¿cuál es el objetivo del artículo 1° de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público (LAASSP)?

El artículo 1° de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP)

Tiene por objeto reglamentar la aplicación del artículo 134 de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos (CPEUM) en materia de las adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y
prestación de servicios de cualquier naturaleza.
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8. ¿Qué es la adjudicación directa y en qué consiste?

La adjudicación directa es un procedimiento que se realiza sin puesta en concurrencia y por ende sin
que exista competencia, adjudicándose el contrato a un proveedor que ha sido preseleccionado para
tales efectos por la dependencia o entidad.

Invitación a cuando menos tres personas. La ley dispone que las adquisiciones, arrendamientos y
servicios se adjudiquen, por regla general, a través de licitaciones públicas, es por
esto que la adjudicación directa es clasificada por la doctrina como un procedimiento de contratación
de excepción.
Es la asignación que se otorga al proveedor o contratista, teniendo como finalidad el análisis y la
calificación de los precios unitarios de los conceptos presupuestados, eligiendo la opción que
garantice la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez.

Conclusión de respuesta:

¿Qué es la adjudicación directa?

El espíritu de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP) se
encarga de reglamentar la aplicación del artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos en materia de adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles y prestación de servicios
de cualquier naturaleza. Esta ley preserva la máxima de la necesidad real de los gastos públicos de las
dependencias y las entidades de la administración pública y estatal a lo largo de su cuerpo normativo.

¿En qué consiste la adjudicación directa?

Dispone que éstas (dependencias y entidades) deban realizar estudios de factibilidad previos al
arrendamiento de bienes muebles y, en su caso, adquisición de los mismos. Igualmente, cuando se
requiera contratar servicios de consultorías y asesorías, así como investigaciones, las entidades y
dependencias verificarán en sus archivos si ya existen los trabajos sobre la materia que solicitan.

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Estas adjudicaciones directas son legales y además es una práctica que está contemplada en la ley
federal y en leyes locales.
EJEMPLOS VISTO EN CLASE Y PÁGINA OFICIAL

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54
9. ¿Cuáles son los principales apartados que debe contener una licitación pública?
Como mínimo debe contener: -
 Descripción y justificación de la necesidad a satisfacer.
 Alcance de la necesidad a satisfacer.
 La descripción del objeto a contratar.
 Incluyendo especificación e identificación del contrato a celebrar.

Solo podrán licitar las entidades con potestad para ello. El proceso incluye estos pasos:
 Anuncio de la convocatoria.
 Publicación de las bases de licitación: definición de los criterios de valoración y sistema de
selección.
 Plazo para la presentación de solicitudes.
 Propuesta de resolución y publicación del resultado.
 Firma del contrato con la empresa adjudicataria o contratista.
 Etapas de la Licitación
 CONVOCATORIA.
 JUNTA DE ACLARACIONES.
 INTEGRACIÓN DE PROPUESTAS.
 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.
 Evaluación Cualitativa de proposiciones.
 FALLO.

10. Con tus propias palabras explica la diferencia ente licitación pública y adjudicación directa (no
aplica concepto y definición).
Ofrecer en público, en subasta, o convocatoria pública, donde los participantes
Licitación competirán por ganarse ese contrato. Para dar a conocer públicamente una
pública necesidad, y solicita ofertas que la satisfagan, evalúa estas ofertas y selecciona
una de ellas.
Mientras que la adjudicación directa es un procedimiento de excepción.
Adjudicación Y Funciona escogiendo al proveedor o empresa que se quiera contratar. En este
directa método de contratación no existe competencia por parte de los licitantes, por el
contrario, son elegidos o predeterminados.

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 Conclusión:
Para mi conclusión con esta materia asido un amplio y muy bien ejemplificado las diferentes aéreas
de compras, así como el funcionamiento correcto en todas las partes jerárquicas del departamento
de compras.
El tema de la evaluación de los proveedores me permitió conocer cuáles son los proveedores que se
encuentran mejor posicionados hablando de mi giro, así como cuales satisfacen todos los
requerimientos solicitados por la misma, de esta forma he aprendido a tomar la decisión de seguir o
no trabajar con algunos.
Ahora bien he considerado la valuación periódica de los proveedores debido a la importancia de estar
en constante monitoreo y actualización de los cambios de cada uno, esto por seguridad a la empresa
y también por cumplimiento fiscal.
Estas 7 unidades presentadas en este trabajo, resumen los temas que vivimos en clase, y para mí en lo
personal me servirá mucho en la práctica diaria en mi trabajo y lo más importante aplicarlo en un
fututo en nuestras carreras como administradores.

FUENTES

Fuente: http://cmx.org.mx/contacto/, unidad III: el proceso de compras

Fuentes, Unidad V: sistema de información para compras y abastecimiento

Libro: Logística Administración de la cadena de suministro, quinta edición México·. Ballou

Weatherhead School ofManagement Case Western Reserve University.

Libro: J. econ. finance adm. sci., 16(30), 2011 Aspectos a considerar para una buena gestión
en los almacenes De las empresas (Centros de Distribución, cedis)

https://iveconsultores.com/control-de-calidad/

Fuente:https://comprasmentor.com/certificacion-de-proveedores/,Unidad III El proceso de

compras

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