CÓDIGO: CD-407 ADMINISTRATIVO - ARCHIVO

Hospital Mario Gaitán Yanguas.

NIT: 800.006.850-3
VERSIÓN 02
DOCUMENTO PUBLICO

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

APRENDICES:
 BAUTISTA PEÑA LOREN GERALDINE
 GARCIA VARGAS KAREN LORENA
 OSPINA MARTÍNEZ JUAN DAVID
 VARGAS RUIZ MARÍA ALEJANDRA

INSTRUCTOR:
 DIEGO MILLARES

GESTIÓN DOCUMENTAL
2141343
SENA
2020
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NIT: 800.006.850-3
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1. Objetivo:
Demostrar gráficamente el paso a paso de los procesos a realizar para llevar a cabo la
distribución de documentos enviados desde el hospital Mario Gaitán Yanguas.

2. Alcance:
Este documento esta formulado para el personal de archivo del hospital que pueda realizar
de manera correcta y buscando las más altas expectativas en calidad en los procesos de
distribución de documentos enviados, todo esto aplicado para información física,
electrónica o digital.

3. Condiciones generales:

 Se realizarán las capacitaciones anualmente o de acuerdo con los cambios que se

realicen en la normatividad.
 El personal de archivo deberá tener conocimiento y acceso permanente a los
diagramas de procesos.
 Contar con auditorías para verificar la correcta realización de los procesos que se
llevan a cabo en la recepción de documentos.
 Descripción del procedimiento

4. Descripción del procedimiento:

N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLE DOCUMENTOS

O ACTIVIDAD ASOCIADOS
01. Recepción de La persona encargada recibe Auxiliar de
documentos. los documentos que serán correspondencia
enviados a otras entidades.

02. Registro de La persona encargada registra Auxilia de Formato de

documentos los documentos en el formato correspondencia. registro.
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con los siguientes datos: hora,

fecha, firma, dependencia que
envía, dirección del
destinatario, teléfono, nombre
03. Contacto con Contactar la empresa de Auxiliar de Formato de entrega
la empresa de mensajería para que recojan correspondencia. a entidad de
mensajería. documentación del hospital mensajería.
para entregar en otras
entidades; hacer entrega de la Empresa de
documentación con su mensajería
respectivo registro
04. Confirmación Se hace seguimiento por Auxiliar de Aplicativo de
de la entrega medio de un aplicativo para correspondencia. mensajería.
de los monitorear donde se
documentos. encuentran los documentos
enviados y así verificar que
sean entregados a su
destinatario.

5. Control de acceso al documento:

Cargo Observaciones
Auxiliar de archivo N/A

6. Control de cambios:

Fecha Versión Descripción

18/11/2020 01 Elaboración del documento
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7. Diagrama de flujo