TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO
Sistema Administrativo Documento No A P0101-10702
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División : Departamento: Sección:

Administrativa Contabilidad
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha
Elaboración:
Nov de 2002
Ing. Martha S. Velasquez T
Coordinadora Control
Interno Fecha Rev
Econ. Ramiro Carvajal Y. Nov de 2002
Ing. Margot Ruales V. Cont. Sergio González V. Director División Rev : No 0
Analista Control Interno Jefe de Contabilidad Administrativa.

1. OBJETIVO

Asegurar la ubicación exacta del activo para garantizar su disponibilidad y asignación de los gastos
y costos por depreciación a los centros de costos de La Cooperativa.

2. ALCANCE

Inicia cuando un activo es requerido por una dependencia, para obtener un óptimo aprovechamiento
de los recursos en términos de eficiencia y funcionalidad

Termina cuando se registra el cambio en la información contable y en la aplicación de activos fijos.

Cubrimiento: Personal encargado de activos fijos y aplica para todas las dependencias de Colanta.

3. NORMAS E INSTRUCCIONES ESPECIFICAS A SEGUIR

3.1 Un traslado es cuando existe un movimiento entre centro de costos, de una dependencia a otra
o cuando se devuelve el activo al almacén de Suministros.

3.2 Los activos se trasladan siempre y cuando:

3.2.1 La dependencia deje de existir en La Cooperativa.

3.2.2 El activo ya no cumpla con los requisitos exigidos por una determinada área

3.2.3 Si hay mejoras en los procesos, y estos lo requieran.

3.2.4 Si hay problemas locativos y esto lo amerita.

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3.3 El auxiliar Suministros encargado de activos fijos, debe asegurarse que la información del
activo que se va a trasladar, se registre en el formato “Novedades de activos fijos” y se firmen las
autorizaciones respectivas.

3.4 La dependencia que solicite el traslado de activos, debe elaborar el formato Novedades de
activos fijos y dirigirlo al almacén Suministros.

4. PASOS SECUENCIALES

4.1 La persona de una dependencia que requiere hacer el traslado de un activo fijo, identifica la
causa del traslado, verifica que se pueda seguir utilizando en otra área o dependencia.

4.2 Envía el formato Novedades de activos bien diligenciado, al auxiliar del almacén Suministros
conjuntamente con el activo que va a ser trasladado.

4.3 El auxiliar de Suministros, revisa que la información del formato coincida con el activo fijo, si
el activo va a ser enviado a otra dependencia, relaciona la información en el formato, verifica que
este tenga el código de barras.

4.4 Registra el cambio de centro de costos en la aplicación de contabilidad

4.5 Lleva el formato a la dependencia que requiere el activo, al igual que hace llegar el activo, hace
firmar en el formato del usuario a quien entrega el activo y envía información al auxiliar de activos
fijos en contabilidad.

4.6 El auxiliar de activos fijos en Contabilidad, con la información del formato, verifica el
registro del cambio de centro de costos en la información contable y hace el traslado contablemente
en la aplicación ofimatica.

5. CONTROLES

5.1 La información de activos fijos en el programa de activos, debe ser veraz, ya que para efectos de
control esta debe coincidir con el activo que se verifique.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Consultados Formas de Papelería Utilizada
Nombre Código Nombre Código
Formato Novedades de activos fijos; A R0101-19921
Original- Suministros o planta destinatario
Primera copia – Contabilidad
Segunda copia – Dependencia remitente o
solicitante.

7. GLOSARIO

7.1 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS: Cuando existe movimiento entre centro de costos, de una
dependencia a otra o cuando se devuelve el activo al almacén Suministros.

8. ANEXOS

8.1 Anexo No 1: Formato “ Novedades de activos fijos”.