MANUAL DE AUDITORÍA DE LA

INFORMACIÓN
RESOLUCIÓN 2463 DE 2014
MEDICIÓN 30 DE JUNIO DE 2019

20 de Enero del 2019

Cuenta de Alto Costo - Bogotá
 OBJETIVO ALCANCE
Realizar la verificación y validación de los Garantizar la calidad de los datos verificando
datos reportados a la Cuenta de Alto las variables sociodemográficas, clínicas y
Costo de las patologías objeto, para administrativas que se reportan en un momento
garantizar la calidad de la información. determinado y las variables requeridas de
forma adicional a través de los registros clínicos.
 MARCO NORMATIVO
Este proceso se soporta en lo contemplado
en el artículo 5 de la Resolución
4700/2008 "Validaciones y auditoría de
la información", las modificaciones
realizadas por la resolución 2463 del
2014 con el cual se modifican:

El artículo: 2 "Reporte de información,

estructura y fecha“
El artículo 3 "Responsabilidad de las
Instituciones Prestadoras de Servicios de
Salud".
 RESPONSABILIDAD DE ENTIDADES
DE LA INFORMACIÓN QUE
SUMINISTRA, DE SU CALIDAD Y
OPORTUNIDAD
Artículo 6 de la Resolución 4700/2008
Las fechas de mediciones y de presentación de
las bases de datos se encuentran publicadas en
la resolución 2463 de 2014
solo recibe las bases de datos que son cargadas
por las EAPB o ente territorial por medio del
aplicativo web de la “CAC
(www.cuentadealtocosto.org)
AJUSTES DE LA INFORMACIÓN
Nombres de los usuarios
Tipo y número de identificación
Debe solicitarlo a la CAC mediante
comunicado firmado por el
representante legal de la entidad,
donde explica la inconsistencia o error
presentado y detalla el ajuste necesario
Se debe solicitar dentro tiempo que
estipula el cronograma
 RESPONSABILIDAD DE ENTIDADES
Cada EAPB o ente territorial posee un usuario
y código de acceso con el cual puede ingresar
al aplicativo de la página web y subir o CRONOGRAMA ANUNCIOS
cargar la base de datos en las fechas
establecidas en cada medición.
• La Cuenta de Alto Costo • Es responsabilidad de cada
entidad ingresar a su micrositio,
publica en la página revisar y administrar la
MICROSITIO EXCLUSIVO Web un cronograma información ahí publicada para
general para cada su interés.
enfermedad en el que
CAC publica información privada: detalla los pasos o • Los anuncios de interés general
para todas las EAPB o ente
- Detalle de errores a corregir actividades, fechas territorial, se remiten mediante
- Los registros duplicados límite y responsables. alertas informativas,
notificaciones por correo
- Los registros coincidentes y compartidos para electrónico y se publican en la
aclaración. • Es responsabilidad de cartelera de la página web y la
las EAPB o ente información general está a su
- Las actas e información de auditoría territorial conocer y disposición siendo
responsabilidad de cada entidad
- Los comunicados y los estados de cuenta del seguir dicho revisar periódicamente estos
ejercicio de distribución de recursos. cronograma. canales de comunicación.
 COMITÉ DE AUDITORIA

CONFORMADO POR UN REPRESENTANTE DECADA

RENGLON ( 8 TOTAL)

Asistentes deben difundir los temas tratados dentro del

comité a las demás entidades

Las entidades deben tener comunicación constante con el

representante de su renglón de aseguramiento para que
este pueda escalar al comité las inquietudes y
requerimientos de las entidades a las que represente.
DESARROLLO PROCESO DE LA INFORMACIÓN

1. Cargue de 2. Validación inicial de 3. Auditoría de la

información registros de la base consistencia de datos
de datos consolidada
 1. CARGUE DE INFORMACION
Validación de formato

Validación entre variables

consistencia y coherencia
VALIDACIONES DE
FORMA Y
ESTRUCTURA
Validación de registros
MALLA DE VALIDACION duplicados
DE DATOS

Validación de registros que no

cumplen con la estructura
CRUCES LÓGICOS (entre
variables demográficos y
clínicos) Aquellos registros que fueron
Validación de reportados como vivos y activos
requeridos en el periodo anterior con
diagnóstico confirmado de ERC,
 1. CARGUE DE INFORMACION

REPORTAR EL CERTIFICADO DE
VERACIDAD
el cual debe contener:
-El número de radicación entregado por el
sistema de información de la CAC
-El el número de registros radicado
-La fecha de radicación y el tamaño del
archivo cargado
-Indicar que la información reportada por
la entidad es VERAZ.
Cuando la entidad ha terminado el
proceso de cargue de la información
se notificará vía correo electrónico
mediante alerta informativa el
informe del total de casos radicados
por cada una de las poblaciones
reportadas, igualmente deberá
diligenciar la encuesta de calidad del
cargue de la información.

www.cuentadealtocosto.org al link “Reporte de certificado

de veracidad” y
ENVIAR por correo certificado a la CAC
2. VALIDACIÓN INICIAL DE REGISTROS DE LA BASE DE
DATOS CONSOLIDADA

REMITIR A REMITIR A MINISTERIO DE REMITIR A MINISTERIO DE

SUPERINTENDENCIA SALUD SALUD

• Consolidar la base de datos

• El listado de las entidades • El listado de las entidades de todas las EAPB y se
remitirla al Ministerio de
que no reportaron la que reportaron no tener Salud y Protección Social,
información, incumpliendo casos diagnosticados para que sea cruzada con la
la norma establecida. durante el periodo de base de datos oficial, lo
reporte anterior con el único fin de
identificar el estado vital de
las personas y su estado de
afiliación a la fecha de corte
(30 de junio2019). El cruce
con la BD de fuente oficial, se
realizará con corte al 30 de
junio de 2019.
 2. VALIDACIÓN INICIAL DE REGISTROS DE LA
BASE DE DATOS CONSOLIDADA
Las EAPB es notificada del
resultado del cruce con la BDUA
tienen un (1) día hábil para
presentar objeciones respecto
relacionados con variable
“validación”,
La auditoría verificará la
calificación remitida por el
Ministerio de Salud y que se
encuentra en la variable
“validación” vs. la variable 79
(novedad administrativa) y se
tendrán en cuenta los siguientes
criterios:
La CAC consolidará esta
información y le remitirá El Ministerio de Salud y
al Ministerio de Salud Protección Social revisa
para que sea revisada y da respuesta a las
nuevamente contra la objeciones presentadas
BD de fuente oficial
la CAC notificará
Dentro del proceso de mediante correo
auditoría respecto con el electrónico a las EAPB el
cruce de información con resultado de las
la fuente oficial, objeciones y ajustará las
BD de ser necesario.
 CRITERIOS DE GLOSA
GLOSA ADMINISTRATIVA

BDUA FALLECIDOS BDUA DESAFILIADO

• Si el caso fue reportado vivo y • Si el paciente fue reportado sin

sin novedad de fallecimiento, novedad de desafiliación y en
y en la validación con la base la validación con la base de
de datos oficial del Ministerio datos oficial del Ministerio se
se encuentren fallecidos. encuentren desafiliado.
 3. AUDITORÍA DE LA CONSISTENCIA DE DATOS
La auditoría de la consistencia de datos verificará la información reportada con relación los
soportes dispuestos en el repositorio de información para tal fin:

• En los casos en que el dato reportado coincide exactamente con el

dato observado en los soportes, se marcará como dato conforme Toda variable que
DC (DC). tenga más del 5%
de DNC o DOND,
no será tenida en
• En los casos en los que se detecte que el dato reportado no cuenta para la
coincide con el observado los soportes, se marcará como dato no medición de
DNC conforme (DNC) y se capturará el dato observado. indicadores y el
resultado de este
indicador para la
• En los casos que el dato reportado no cuente con soportes entidad será cero
verificables por la auditoría, se marcará como dato original no (0).
DOND disponible (DOND).
 CONSIDERACIONES GENERALES

La auditoría se realizará de manera

VIRTUAL a cada entidad (se realizará visita
presencial a las entidades para las reuniones
de apertura), según el cronograma que se
establezca y se publique en la página web
de la CAC.
 APROBACIÓN DE TOTALES ANTES DE LA
AUDITORIA

La CAC, publicará
la BD antes de Es
auditoría y responsabilidad
notificará mediante de las entidades Si no aprueba
correo electrónico a EAPB apruebe revisar, verificar y debe indicar la
cada una de las esos totales aprobar el causa de no
entidades el cuadro de totales aprobación
CUADRO DE antes de
TOTALES antes de auditoría
auditoría

La entidad que NO apruebe la información dentro de los plazos establecidos (cronograma) incurrirá en
silencio administrativo positivo
 CRONOGRAMA DE AUDITORIA

• Cuando todas las entidades estén con aprobación de

APROBACION DE TOTALES totales

CRONOGRAMA DE • Se hace cronograma de auditoria por entidad.

AUDITORIA • Se enviará en el comunicado con las consideraciones de
auditoría

COMUNICADO INICIO DE • Cada entidad confirmar el recibido 1 DIA DESPUÉS y

debe enviar los datos de contacto de las personas
LA AUDITORIA responsables de atender la auditoría
 CARGUE DE SOPORTES DE
RESPUESTATA AL AUDITORÍA,
COMUNICADO DE INICIO DE
AUDITORIA un (1) día después de la fecha
de corte de cada patología y
un (1) día después de recibir el hasta dos (2) días antes del
comunicado inicio de la auditoría
 CARGUE DE SOPORTES

Un (1) día después de la fecha de corte de cada patología y hasta dos (2) días antes
del inicio de la auditoría
DEBEN SER
CARGADOS
UNICAMENTE AL
REPOSITORIO DE Recuerde que no se validarán soportes cargados de forma posterior a esta fecha ni
CAC fuera de este repositorio.

Los soportes para auditoría son del orden confidencial por contener datos sensibles de
los pacientes. Nunca se deben utilizar mecanismos como correo electrónico o CD por
correo certificado que contengan historias clínicas de los pacientes..

La CAC no ampliará los plazos estipulados para el cargue de soportes en el repositorio

oficial.
 SOPORTES DE AUDITORIA
Soporte clínico: es la historia clínica (total o folio parcial) en la que conste que el
paciente tiene el diagnóstico de hipertensión, diabetes y ERC objeto de reporte, junto
con los datos de cada una de las variables a auditar.

ELEMENTOS MÍNIMOS DE CALIDAD: NO SERÁN VÁLIDOS:

• No modificable: no se aceptarán archivos en
Word, Excel, etc.
• Letra legible
• Fecha y hora de atención
• Logo de la entidad o membrete del prestador
habilitado para la atención
• Nombre y registro del profesional de la salud
• Contenidos mínimos de una historia clínica.
• Datos claros del paciente (nombres, apellidos,
tipo y número de identificación).
• Datos de las atenciones reportadas (esto
incluye las atenciones de todo el periodo.).
• Epicrisis, fórmulas de medicamentos, reporte
de laboratorios o formatos de referencia como
único soporte del diagnóstico del paciente.
• No serán válidos como soportes clínicos que
permitan verificar el diagnóstico:
• Autorizaciones
• Facturas
No pueden tener fecha
posterior al corte
 SOPORTE DE SOPORTE DE LA SOPORTE DEL
MUNICIPIO DE SOPORTE DE LA AFILIACIÓN A PVS O FALLECIMIENTO DEL
RESIDENCIA FECHA DE AFILIACIÓN EXCEPCIÓN : PACIENTE
• Soporte del sistema de
afiliaciones que permita • En los casos en los que • El certificado de la • Historia clínica del
validar el municipio de el cruce con la fuente entidad (PVS o paciente donde se
residencia reportado. oficial de MSPS excepción) en el cual se documente el
documente la afiliación documente que el fallecimiento.
• Formato no del paciente a la paciente se encontraba • Certificado de
modificable: no se entidad que realizó el activo a la fecha de defunción del paciente.
aceptarán archivos en reporte, se verificará la corte (30-06-2019) y la
Word, Excel, etc. fecha de afiliación fecha de afiliación a la
misma
• Letra legible
• Logo de la entidad o
membrete del
prestador habilitado
para la atención
• Datos claros del
paciente
HTA-DM-ERC
• Deben ser la historia clínica de
todas las atenciones prestadas
al paciente durante el periodo
relacionadas con el diagnóstico
y seguimiento
TMND Y DIALISIS
• Deben ser una historia clínica
mensual del nefrólogo tratante
e incluir dentro de ellos la
última historia clínica de junio

TRASPLANTE FUNCIONAL
• Deben ser la historia clínica de
todas las atenciones prestadas
al paciente durante el periodo
relacionadas con el seguimiento
del trasplante
 DISPONIBILIDAD DE SOPORTES
• Tener una sola carpeta marcada
así: tipo y número de
identificación sin espacios (Ej:
CC001
• Permitan el uso de la
herramienta “Buscar” y/o tengan
resaltados los datos reportados
• No se validarán soportes fuera
del repositorio oficial.
• Todos los soportes clínicos y
administrativos deberán estar
cargados en el repositorio de
historias clínicas en la carpeta
compartida por la CAC, con el
código y nombre de la entidad.
No se validarán soportes
cargados fuera de esta carpeta.
 REUNIÓN VIRTUAL DE APERTURA
REUNIÓN VIRTUAL DE APERTURA DE LA AUDITORÍA
CON LAS PERSONAS ASIGNADAS POR LA ENTIDAD CON LA PRESENCIA DEL REPRESENTANTE LEGAL

DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA

ALCANCE DE LA AUDITORÍA REGLAS CONTEMPLADAS TIEMPO DE DURACIÓN DEL PROCESO

ACTA DE AUDITORÍA ES UN DOCUMENTO JURÍDICO

DEBE SER IMPRESA, FIRMADA, REMITIDA AL CORREO ELECTRÓNICO ENVIAR EL FÍSICO ORIGINAL A TRAVÉS
ESCANEADA POR LA ENTIDAD DEL AUDITOR CAC DE CORREO CERTIFICADO A LA SEDE
DE LA CAC.
 MESAS DE TRABAJO VIRTUAL

EN LAS ENTIDADES EN DONDE LA AUDITORÍA DURE MÁS DE UNA

SEMANA EN EJECUCIÓN

• Periodicidad semanal

EL OBJETIVO ES CONCILIAR LOS DATOS DE NO CALIDAD Y GLOSAS GENERADAS

A DIARIO CON EL FIN DE TOMAR LOS CORRECTIVOS

• Se realizará un acta de carácter informativo que contenga las glosas objetadas por la entidad
y la justificación de la mismas, así como la decisión del auditor líder al respecto, la cual será
firmada por el auditor líder de la CAC asignado a la entidad y enviada por correo electrónico
a la entidad y los líderes de la patología
 Tiempo de duración de la auditoria

• El tiempo de duración de la auditoría es

calculado de acuerdo con el número de
registros a auditar y la productividad
del auditor.

• La entidad deberá disponer de

personal para la verificación de los
casos reportados diariamente por la
auditoría.
SEGUIMIENTO DE AUDITORIA – REVISIÓN DE HALLAZGOS

APLICATIVO de hallazgos de auditoría a

través del Portal de Servicios CAC
(Seguimiento Auditoría)

DIARIAMENTE
La entidad debe ser lo
más clara posible Se registran los DNC, DOND y
glosas

La entidad debe indicar ENTIDAD

en qué soporte del
repositorio (y dentro de él, Puede hacer la
en que página), se reclamación de
encuentra el dato inconformidad
 CRITERIOS DE GLOSA
GLOSA ADMINISTRATIVA

BDUA fallecido: BDUA desafiliado: Fallecido soportado:

• Pacientes que fueron

• Pacientes reportados • Pacientes reportados reportados sin
como vivos y activos, como vivos y activos, novedad con
que en la validación que en la validación respecto del reporte
con la base de con la base de anterior y que, en el
datos oficial del datos oficial del momento de la
Ministerio se Ministerio se auditoría, con los
encuentren fallecidos encuentren soportes se
desafiliados. evidencia que el
paciente ha
fallecido
 CRITERIOS DE GLOSA
GLOSA POR SOPORTE

SIN SOPORTE SOPORTE NO VÁLIDO

• Pacientes reportados • Pacientes que solo

por las entidades que
no tienen ningún soporte
en el repositorio oficial
de la CAC. Estos
pacientes se informarán
al inicio de la auditoría.
cuentan con soportes
administrativos, las
historias adjuntas no son
válidas, o lo adjunto es
posterior la fecha de
corte del reporte.
 CRITERIOS DE GLOSA
GLOSA CLÍNICA
EN LOS PACIENTES REPORTADOS SIN TRR
(MUESTRA)
• Pacientes reportados por las entidades con
diagnóstico confirmado de hipertensión
arterial, diabetes mellitus y enfermedad renal
crónica, y que durante el proceso de auditoría
se evidencia que no tienen el diagnóstico (ni
HTA, ni DM, ni ERC).
EN LOS PACIENTES REPORTADOS CON ERC
EN TRR
• Pacientes que a la fecha de corte no tienen 90
o más días en TRR (los 90 días pueden ser
soportados con la continuidad en varios tipos
de TRR)
• Pacientes sin ningún tipo de TRR a la fecha de
corte (30-06-2019).
• Pacientes en diálisis con Función Renal Residual
(FRR) mayor al punto de corte definido por los
expertos (ml/min/1.73m2) independiente del
tiempo que lleve el paciente en diálisis.
• Pacientes en diálisis con diuresis mayor o igual
a 100 ml/día, que no cuentan con los datos
completos para el cálculo del Kru..
• Pacientes nuevos en el reporte que iniciaron la
diálisis con TFG >=15 ml/min/1.73m2, sin
justificación en la historia clínica.
 REUNION VIRTUAL DE CIERRE
ACTA DE CIERRE DE AUDITORÍA
REGISTROS GLOSADOS CASOS ENVIADOS A COMITÉ PRINCIPALES HALLAZGOS DE CALIDAD,
NOVEDADES Y OBSERVACIONES

DEBERÁ REALIZARSE A MÁS TARDAR, SEIS (6) DÍAS DESPUÉS DE FINALIZAR LA AUDITORÍA

EL ACTA SERÁ ENVIADA POR EL AUDITOR, EL MISMO DÍA DE LA DEBE SER FIRMADA POR LAS PERSONAS DESIGNADAS POR PARTE DE
REUNIÓN LA ENTIDAD Y LOS AUDITORES RESPECTIVOS

ACTA DE AUDITORÍA ES UN DOCUMENTO JURÍDICO

DEBE SER IMPRESA, FIRMADA, ESCANEADA Y REMITIDA AL CORREO ELECTRÓNICO DEL ENVIAR EL FÍSICO ORIGINAL A TRAVÉS DE
POR LA ENTIDAD, AUDITOR CAC EL MISMO DÍA DE LA CORREO CERTIFICADO A LA SEDE DE LA CAC.
GENERACIÓN EL DÍA SIGUIENTE DE LA REUNIÓN
 OBSERVACIONES, RESULTADOS,
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES

La entidad tiene un (1) día hábil luego de

la reunión virtual para presentar
objeciones o solicitudes de modificación por
parte del auditor CAC

mismo plazo, el tiempo destinado para

entregar el acta de cierre firmada
 COMITÉ ADMINISTRATIVO

SE REUNE EL SE REVISAN LAS DEFINE CUALES SON

EQUIPO LIDER DE LA GLOSAS LEVANTADAS
PATOLOGÍA OBJETADAS

CUÁLES DEBEN SER

DEFINE CUALES VALIDADOS POR EL
DEBEN MANTENERSE COMITÉ DE
EXPERTOS CLÍNICOS
 COMITÉ DE EXPERTOS
LA REVISIÓN ÚNICAMENTE
DE AQUELLOS CASOS QUE LOS CUALES, SERÁN
COMITÉ DE ANÁLISIS DE REQUIEREN UNA REVISADOS EN TORNO A
CASOS ESPECIALES FUNDAMENTACIÓN, LOS SOPORTES CARGADOS
ARGUMENTACIÓN O EN EL REPOSITORIO OFICIAL
SUSTENTO NETAMENTE DE LA CAC
CLÍNICO

1. Pacientes en diálisis con 2. Pacientes nuevos en el

Función Renal Residual mayor
a 8 ml/min/1.73m2
independiente del tiempo
que lleve el paciente en
diálisis
reporte que iniciaron la
diálisis con TFG >=15
ml/min/1.73m2 sin
justificación en historia clínica

El acta del comité administrativo y de expertos será dispuesta en el

micrositio de cada entidad para conocer la decisión definitiva de los
casos escalados.
 CUADRO DE TOTALES DESPUÉS DE AUDITORÍA

La CAC notificará por

Posterior al comité Se generará el cuadro de correo electrónico a cada
administrativo y de totales después de una de las entidades el
expertos auditoría “cuadro de totales después
de auditoría” y publicará
en el micrositio

La entidad que NO
apruebe la información Si la opción es no
dentro de los plazos aprobado, se podrá en el Para realizar la
establecido, incurrirá en mismo momento indicar las aprobación
silencio administrativo causas de la no aprobación
positivo,
 MOMENTOS DE OBJECIÓN
La entidad debe objetar las glosas
mediante el aplicativo de hallazgos
Relacionadas con las glosas no
conciliadas durante las reuniones
de seguimiento, y mantenidas por
el líder de la patología, a través
de un oficio y listado los casos en
un archivo de Excel en el cual
describan la información que
deben ser analizada por comité.
Los líderes de la patología
revisarán los casos glosados no
aceptados por la entidad y no
conciliados en las mesas virtuales
de trabajo
Si persiste en desacuerdo con la
respuesta de los líderes de la CAC,
el día de la reunión de cierre, la
entidad debe presentar las
objeciones a la auditoría
Darán respuesta a las objeciones
hechas mediante el aplicativo de
hallazgos 4 días después del cierre
de casos
La entidad revisará la respuesta
emitida por el líder de la patología
respecto a las objeciones hechas
 Se espera que las entidades
verifiquen los casos glosados
durante el transcurso de la
auditoría de manera diaria a
través del aplicativo de hallazgos
de auditoría y con corte en las
mesas de trabajo virtual. Por lo
tanto, los casos que al cierre de la
entidad se mantengan glosados,
deben quedar registrados en el
acta de cierre que se firme por las
partes.
PUBLICACIONES DE
ACTAS FINALES DE INFORMES DE CALIDAD
AUDITORÍA
LA CAC SOLICITA QUE LAS ACTAS
DE APERTURA Y CIERRE DE
AUDITORÍA SEAN IMPRESAS,
FIRMADAS Y ESCANEADAS EN LA
ENTIDAD
DEBEN SER REMITIDAS POR
CORREO ELECTRÓNICO AL
AUDITOR CAC
PUBLICACIÓN DE
DEL REPORTE
AL TERMINAR EL PROCESO
GENERAL DE AUDITORÍA, LA CAC
DISPONDRÁ EN EL MICROSITIO DE
CADA ENTIDAD EL INFORME DE
CALIDAD DEL REPORTE
CONTIENE UN ANÁLISIS DE LA
CALIFICACIÓN DE DATOS
REPORTADOS PARA LAS VARIABLES
ESTRATÉGICAS Y TRAZADORAS DE
LA PATOLOGÍA Y, LAS
RECOMENDACIONES Y
SUGERENCIAS DE MEJORAMIENTO
DISPUESTAS POR EL GRUPO DE
AUDITORÍA
 POBLACIONES A AUDITAR

TRR
TRR Antecedente de
(Trasplante trasplante
(HD y DP)
funcional)

TRR HTA - DM - ERC

(TMND) sin TRR