FUERZA AÉREA COLOMBIANA Código GA-JELOG-PR-031

AUTORIDAD AERONÁUTICA DE LA AVIACIÓN DE ESTADO

PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DEL Versión N° 1
COMBUSTIBLE TERRESTRE CON CHIPS
MAESTROS EN LA FAC Vigencia 28-09-2018

Estandarizar en las Unidades Militares Aéreas la operación para el suministro de

OBJETIVO
combustible terrestre con cargo a los Chips maestros.

Desde: Determinar la necesidad de combustible terrestre

ALCANCE Hasta: Distribución y Consolidación.

Nota: Este procedimiento aplica en los GRUAL/ESALO de las Unidades Militares

Aéreas FAC, BACOF, Jefaturas / Direcciones de la Guarnición Bogotá D.C.

RESPONSABLE Subdirector de Combustibles – SUCOM / Unidades FAC

Recursos Humanos: Funcionarios SUCOM - BACOF - Unidades FAC.

RECURSOS Recursos Tecnológicos: ORFEO, Correo Institucional, Microsoft Office, Equipos
de Cómputo, SIIF, SAP, SIAL.

PROVEEDORES ENTRADAS
Proceso Gestión Administrativa Separata de presupuesto y plan de compras

 Tiquetes de suministro
 Necesidades de combustible terrestre
Unidades FAC / BACOF / Jefaturas /
 Parte diario combustible terrestre
Direcciones de la Guarnición Bogotá D.C.
 Reportes SAP
 Reportes SIAL

CLIENTES SALIDAS
Unidades FAC / BACOF / Jefaturas /  Junta Combustible Terrestre UMAS
Direcciones de la Guarnición Bogotá D.C  Reporte empresa contratada

Subdirección de Combustibles Junta Trimestral Combustible Terrestre

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PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DEL Versión N° 1
COMBUSTIBLE TERRESTRE CON CHIPS
MAESTROS EN LA FAC Vigencia 28-09-2018

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
COMANDANTE
GRUTE
COMANDANTE
El solicitante debe crear la solicitud para
GRUAL
tanqueo con chip maestro mediante orden
COMANDANTE
SIAL, con base a la necesidad de combustible
ESCUADRÓN
requerido, exclusivamente para suministros a
AUTOMOTORES
equipo ETAA, plantas, maquinaria amarilla,
Creación de ALMACENISTA
1. maquinaria de medio ambiente (motosierras,
solicitud. MISCELÁNEOS -
podadoras, sopladoras) y vehículos “casos
COMBUSTIBLE
excepcionales” ya que los demás vehículos y
TERRESTRE
automotores deben tener su propio chip. Esta
OPERARIO /
necesidad debe ser enviada mediante los
AUXILIAR /
canales autorizados (Oficio y correo Outlook).
DESPACHADOR DE
COMBUSTIBLE
TERRESTRE
COMANDANTE
ESCUADRÓN
El Comandante de Escuadrón Automotores /
AUTOMOTORES /
Comandante GRUAL / Comandante del Grupo
COMANDANTE DEL
de Protección al Alto Mando o quien haga sus
GRUPO DE
Revisión veces revisará la idoneidad y pertinencia del
2. PROTECCIÓN AL
Requerimiento. requerimiento verificando como mínimo
ALTO MANDO
cantidad, fecha, consumos históricos.
COMANDANTE
GRUAL
PUNTO DE CONTROL
SECOM
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El requerimiento debe ser enviado mínimo con
COMANDANTE
24 horas de antelación mediante los medios
GRUAL /
autorizados (con la verificación que trata el
COMANDANTE DEL
Envío de punto 2.): Oficio dirigido a la Subdirección de
3. GRUPO DE
requerimiento. Combustibles y/o correo Outlook dirigido Área
PROTECCIÓN AL
Seguimiento y Control. NO se tramitarán
ALTO MANDO
solicitudes que no se envíen por los canales
SECOM
institucionales.
Una vez enviada la solicitud formalmente a la
Subdirección de Combustibles (SUCOM) se
verifica la necesidad, de acuerdo con las
JEFE ÁREA
estadísticas de consumo de combustible
Verificación SEGUIMIENTO Y
4. terrestre y al presupuesto que tiene cada
solicitud. CONTROL
Unidad Militar Aérea – Jefatura o Dirección de
la Guarnición.

PUNTO DE CONTROL

Verificada la solicitud de suministro y

JEFE ÁREA
Autorización cumpliendo la totalidad de requerimientos, se
5. SEGUIMIENTO Y
suministro. activa el Chip Maestro de acuerdo con lo
CONTROL
autorizado por el Área Seguimiento y Control.

Se debe crear el Libro de minuta “Control chips COMANDANTE

Maestros” En este se registrarán los tanqueos GRUAL
Registro Libro
efectuados con Chips maestros, Fecha, número COMANDANTE
6. Control Chips
de orden SIAL, cantidad, tipo de combustible, ESCUADRÓN
Maestros
nombre y firma de quien solicita y autoriza el AUTOMOTORES
suministro, número de factura de venta, recibo ALMACENISTA
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COMBUSTIBLE TERRESTRE CON CHIPS
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

o tiquete. COMBUSTIBLE
TERRESTRE
OPERARIO /
AUXILIAR /
DESPACHADOR DE
COMBUSTIBLE
TERRESTRE
Para las UMA:
El responsable de cada chip maestro será el
Segundo Comando de la UMA, quien tendrá la
custodia y administración del mismo.
SECOM
Para BACOF: COMANDANTE
El responsable de cada chip maestro será el GRUAL /
Comandante del Grupo de Protección al Alto COMANDANTE DEL
Custodia y Mando, quien tendrá la custodia y GRUPO DE
7. Administración de administración del mismo. PROTECCIÓN AL
los chips maestros ALTO MANDO
Nota: La UMA / BACOF custodios de los chips COMANDANTE
maestros deberán desarrollar un procedimiento ESCUADRÓN
interno para la entrega, uso, devolución y AUTOMOTORES
pérdida del Chip Maestro, así como del uso de
estos chips para vehículos de otras Fuerzas
dejando oficio u Acta donde se relacione el
apoyo o convenio bajo el cual se ampara el
suministro.
Suministro y recibo Para las UMA: SECOM
8.
a satisfacción del El Almacenista de Combustible Misceláneos / COMANDANTE
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Combustible Terrestre GRUAL/ESALO durante el suministro ESCUADRÓN
Terrestre. del combustible en la Estación de Servicio AUTOMOTORES /
Externa deberá tener de presente el Instructivo COMANDANTE DEL
para el suministro del combustible en las GRUPO DE
unidades código GA-JELOG-INS-013 (punto 9 PROTECCIÓN AL
y 10) llevando estricto control sobre los ALTO MANDO
consumos y diligenciamiento Comprobante ALMACENISTA
suministro diario combustible terrestre Formato COMBUSTIBLE
GA-JELOG-FR-118. MISCELÁNEOS -
TERRESTRE /
Para BACOF: ALMACENISTA
Realizado el suministro del combustible BACOF
terrestre en la estación de servicio autorizada, OPERARIO /
se firmarán los comprobantes correspondientes AUXILIAR /
allegándolos en un término no superior a (03) DESPACHADOR DE
días calendario al Almacén combustible COMBUSTIBLE
misceláneos - terrestre u homólogo en el TERRESTRE
BACOF.

El Almacenista de Combustible Misceláneos - COMANDANTE

Terrestre (UMAS) o Almacenista BACOF ESCUADRÓN O
recopilará la facturación verificando los ESCUADRILLA
consumos con los reportes semanales MISCELÁNEOS
Compilación y
9. generados por parte del Contratista. Posterior ALMACENISTA
comprobación.
se enviará a la Subdirección de Combustibles COMBUSTIBLE
para trámite de alta y traspaso SAP. MISCELÁNEOS -
TERRESTRE /
PUNTO DE CONTROL ALMACENISTA
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

BACOF
OPERARIO /
AUXILIAR /
DESPACHADOR DE
COMBUSTIBLE
TERRESTRE
El Área de Seguimiento y Control dará trámite
de alta y traspaso SAP del combustible
SUCOM / JEFE
Alta y Traspaso facturado al Almacén UMA / BACOF de
AREA
10. consumos acuerdo con los suministros causados,
SEGUIMIENTO Y
facturados. recopilando la documentación necesaria para
CONTROL
realizar el pago de la facturación generada
integrándola en la plataforma SAP.
El Almacenista de combustible misceláneos - ALMACENISTA
terrestre (UMA) o Almacenista BACOF dará COMBUSTIBLE
Ingreso y salida
ingreso a lo trasladado (punto 8) verificando MISCELÁNEOS -
11. SAP
documentos soportes adjuntos al documento de TERRESTRE /
correspondiente.
traslado y realizará salida SAP a los centros de ALMACENISTA
costo que consumieron el combustible. BACOF
ALMACENISTA
El Almacenista de combustible misceláneos -
Consolidación COMBUSTIBLE
terrestre (UMAS) Almacenista BACOF debe
información Junta MISCELÁNEOS -
12. reportar el Junta mensual de combustible
mensual de TERRESTRE /
terrestre la relación de los suministros
Combustibles ALMACENISTA
efectuados con chip maestro.
BACOF
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PUNTOS DE CONTROL

ACCIÓN A
REGISTRO
ACTIVIDAD TOMAR
QUÉ SE CÓMO SE CRITERIO DE DE LA RESPONSABLE
DONDE SE (SI NO
CONTROLA CONTROLA ACEPTACIÓN ACCIÓN DEL CONTROL
CONTROLA CUMPLE
TOMADA
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN)
Se verifican los
consumos
históricos del Que el equipo
Comandante
equipo ETAA, ETAA, plantas,
No se hace Escuadrón o
plantas, maquinaria
suministro al Escuadrilla
maquinaria amarilla,
vehículo o Misceláneos
amarilla, guadañas y Oficio a
equipo. Quien
guadañas y vehículos GRUAL o
realice la Almacenista
vehículos “casos ESALO y
La congruencia Actividad No. solicitud, Combustibles
“casos excepcionales registro en el
de la necesidad. 2 deberá justificar Terrestre
excepcionales” sus consumos Libro minuta
al Comandante Operario / Auxiliar
determinando la históricos se Control Chips
del GRUAL o / Despachador de
cantidad a encuentren en Maestros.
ESALO Combustible
solicitar y la parámetros
justificando la Terrestre /
fecha previendo razonables
necesidad. Almacenista
el proceso para para efectuar el
BACOF
la habilitación tanqueo.
del chip
maestro.
Que de
Análisis de los acuerdo a la
reportes de estadística de Oficio
Solicitar las SUCOM / JEFE
Estadísticas de consumos consumo no Comandante
Actividad No. justificaciones AREA
consumo y enviados a presente de la UMA
4 de gasto SEGUIMIENTO Y
presupuesto SUCOM y incrementos dirigido a
excedido. CONTROL
verificación de desbordados y SUCOM
presupuesto. que exista
presupuesto.
Se realiza una
Comandante
comprobación Deben
Escuadrón o
de los corresponder Informar a
Escuadrilla
Las facturas documentos los consumos Contratista y Oficio a
Actividad No. Misceláneos
versus lo soporte facturados con SUCOM de la SUCOM y
9
suministrado facturas, los tiquetes y discrepancia Contratista.
Almacenista
tiquetes y vales los reportes observada.
Combustibles
de acuerdo los semanales.
Terrestre
reportes
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ACCIÓN A
REGISTRO
ACTIVIDAD TOMAR
QUÉ SE CÓMO SE CRITERIO DE DE LA RESPONSABLE
DONDE SE (SI NO
CONTROLA CONTROLA ACEPTACIÓN ACCIÓN DEL CONTROL
CONTROLA CUMPLE
TOMADA
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN)
semanales y
controles de
cada UMA /
BACOF.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN
GA- INSTRUCTIVO SUMINISTRO DEL
JELOG- COMBUSTIBLE EN LAS UNIDADES Instructivo para suministrar combustible en las Unidades FAC.
INS-013 FAC
GA- FORMATO COMPROBANTE
Documento que funciona como comprobante del suministro diario
JELOG- SUMINISTRO DIARIO
del combustible terrestre.
FR-118 COMBUSTIBLE TERRESTRE

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

FECHA DE ELABORADO REVISADO APROBADO

VERSIÓN DESCRIPCION DE CAMBIOS
APROBACION POR POR POR

TP. Carlos Mesa de

TC. Iván
Rozo Transformación
Por transformación Rodríguez
1 28-09-2018 Especialista / Mesa de
organizacional de la FAC Subdirector
Auditoría y Procedimientos
Combustibles
Seguimiento FAC 2018