ABRIL 2020

INDUCCIÓN
CORPORATIVA 2020
MODULO II – ADMINISTRACIÓN
 REGLAMENTO DE TRABAJO

Cada una de las empresas que forman parte de Bureau Veritas en Colombia,
cuenta con su respectivo Reglamento de Trabajo, por el cual se hace referencia
a aquellas normas que regulan el funcionamiento de cada organización.

Teniendo en cuenta lo anterior, es de suma importancia conocerlo y aplicarlo, por

lo que tan pronto ingrese a la organización debe realizar la lectura del Reglamento
de Trabajo para acatar el estricto cumplimiento al mismo. Este reglamento se
encuentra publicado en nuestra intranet interna y en las zonas comunes de su
sede de trabajo.

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 ACOSO LABORAL

QUE ES ACOSO? MEDIDAS PREVENTIVAS

Aquella conducta ejercida ▪ Establecer mecanismos de prevención de las conductas

sobre un empleado, de de acoso laboral en el Reglamento de Trabajo.
manera persistente y ▪ Conformación del Comité de Convivencia Laboral,
demostrable, encaminada a quienes llevarán a cabo los procedimientos de manera
difundir miedo, intimidación confidencial, conciliatoria, efectiva e interna. Dentro de
terror y angustia, dando como las funciones del Comité de Convivencia Laboral se
resultado un perjuicio laboral encuentran:
generando desmotivación
laboral o renuncia inducida. ▪ Recibir y dar trámite a las quejas (pruebas)
▪ Examinar de forma confidencial los casos que se
CONSTITUYE ACOSO puedan presentar.
▪ Escuchar a las partes de manera individual.
▪ Conducta ejercida sobre un
▪ Formular planes de mejora entre las partes para
empleado
que no se presente de nuevo la situación.
▪ Conducta persistente ▪ Informar a la Alta Dirección las
▪ Demostrable recomendaciones, medidas preventivas y
correctivas.
▪ Difundir miedo, intimidación
o angustia ▪ Presentar informe anual de resultados de gestión
▪ Realizar seguimiento a las recomendaciones
▪ Perjuicio laboral:
dadas por el comité al área de gestión humana y
Desmotivación laboral o
área de QHSE.
renuncia inducida

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 ACOSO LABORAL

SE CONSIDERA ACOSO NO SE CONSIDERA ACOSO

• Agresión física • Actos destinados a ejercer la

• Expresiones ultrajantes o injuriosas de la
potestad disciplinaria.
persona
• Exigencia con lo estipulado en el
• Comentarios hostiles y humillantes en presencia
de sus compañeros contrato y reglamento interno de
• Injustificadas amenazas de despido frente a sus trabajo.
compañeros • Exigencia del cumplimiento de
• Denuncias disciplinarias sin fundamento obligaciones y deberes laborales.
• Burlas sobre la apariencia física en público • Exigencias razonables de fidelidad
• Insinuación pública de la intimidad de la persona laboral.
• Exigencia a realizar deberes ajenos a las • Formulación de circulares y
obligaciones laborales memorandos con exigencias
• Exigencia sin fundamento de laborar en horarios técnicas y mejora de la eficiencia
excesivos respecto a la jornada laboral
laboral.
• Trato notoriamente discriminatorio con respecto
• Solicitud de cumplir deberes extras
al otorgamiento de derechos, deberes y
prerrogativas laborales de colaboración con la empresa.
• Envío de anónimos, llamadas telefónicas, • Actuaciones administrativas para dar
mensajes virtuales, etc., con contenido injurioso, por terminado el contrato de trabajo
ofensivo o intimidatorio con base a una causa legal o justa
• Negación injustificada de otorgar permisos, causa.
licencias por enfermedad, licencias ordinarias y • Solicitud de cumplir los deberes de la
vacaciones. persona y el ciudadano.

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 PROTECCIÓN DE DATOS

HABEAS DATA DATO PERSONAL

Es el derecho que tienen las personas a su intimidad Cualquier informacíón

personal y familiar y a su buen nombre. vinculada o que pueda
asociarse a una o varias
Las personas tienen derecho a personas naturales
conocer, actualizar y rectificar Tal derecho debe determinadas o determinables
las informaciones que se hayan respetarse en la
recogido sobre ellas en bancos recolección, tratamiento y Ej. Nombre, cédula,teléfonos,
de datos y en archivos de circulación de datos. correo electrónico, datos de
entidades públicas. historia clínica, género, raza,
creencias religiosas, etc.

AUTORIZACIÓN BASE DE DATOS

Consentimiento previo, expreso e informado del titular Conjunto organizado de datos

para llevar a cabo el Tratamiento de Datos personales. personales que sea objeto de
tratamiento,

Necesariamente debe ser previa y en caso que no sea

posible, por lo menos en el momento en que se va a hacer
el tratamiento.

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 PROTECCIÓN DE DATOS

RECOMENDACIONES GENERALES

• El tratamiento de los datos personales de
terceros debe hacerse con la autorización
de los mismos y únicamente para la
finalidad que autorizaron.
• La finalidad debe ser clara y específica.
Por lo mismo, las autorizaciones para
hacer cualquier tipo de tratamiento o para
ofrecer todo tipo de bienes y servicios no
son válidas.
• La finalidad debe estar limitada (no
“autorizaciones sombrilla”).
• El dato personal es cualquier información
de una persona tal como el nombre, la
cédula, el teléfono fijo, el celular, el correo
electrónico, su estado civil, su género, su
estado de salud, etc.
• En casos en los que exista duda si hay o
no autorización, es mejor validarlo con el
titular.
• Si el titular exige que se retire el dato de la
base de datos debe cumplirse con dicha
indicación a la mayor brevedad.
• Los vendedores deben hacer el reporte de
cualquier modificación o aclaración que
exijan los titulares. Esta información debe
ser transmitida a la empresa.
• Únicamente puede hacerse tratamiento a
datos de bases de datos autorizadas.
• Nunca podrán comprarse bases de datos ni
usar datos de los cuales se desconozca su
origen.
• Está prohibido usar datos obtenidos de
referidos.

Las políticas de protección de datos personales, principalmente se entienden aplicables a las bases
de datos donde Bureau Veritas en Colombia sea responsable del tratamiento, tales como: las bases
de datos de aspirantes en procesos de selección, las bases de datos de los trabajadores, las bases
de datos de los clientes y las bases de datos de los proveedores y se encuentran descritas en el
documento interno el cual podrá consultarse en la intranet.

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 SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

SEGURIDAD INFORMATICA

Toda información obtenida con ocasión de la prestación de nuestros servicios debe ser tratada y
debe permanecer en estricta confidencialidad, salvo que sea objeto de una difusión pública
autorizada. Todos los empleados y colaboradores de Bureau Veritas deben tomar las medidas
necesarias para proteger la confidencialidad de la información a la que acceden, respetando a título
personal este compromiso de confidencialidad y cuidando de que sea respetado por los
colaboradores bajo su responsabilidad, a través de cláusulas del contrato de trabajo y firma de
acuerdos de confidencialidad. Los empleados y colaboradores de Bureau Veritas seguirán sujetos a
estas obligaciones de confidencialidad después de cesar en sus funciones.

Se debe tomar en consideración lo siguiente:

• La información de carácter confidencial y sensible para el desarrollo de los negocios debe ser
almacenada en el servidor de archivos, siguiendo el procedimiento PR-ADM-003.
• Ningún usuario está autorizado para compartir recursos locales (carpetas de su propio directorio)
con otros usuarios. En casos excepcionales y solamente para facilitar el trabajo, IT autorizará
compartir recursos locales previa solicitud del jefe del área respectiva.
• Está prohibido eliminar información de los equipos de cómputo al ser trasladado el usuario de
dependencia, ya que la información contenida en el computador pertenece a la dependencia, por
lo cual el usuario no podrá disponer libremente de ella.
• La veracidad, integridad y confidencialidad de los datos ingresados a las aplicaciones
corporativas son responsabilidad de los usuarios de las mismas.

Para conocer más acerca de este tema vea las políticas y estándares de informática y tecnología
aplicables a las entidades Bureau Veritas en Colombia, al momento de su ingreso en el Intranet de la
compañía.

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SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LA / FT

LAVADO DE ACTIVOS (LA) – FINANCIACIÓN DE TERRORISMO(FT)

Bureau Veritas en Colombia, busca adoptar e implementar medidas con el fin de prevenir, controlar y
minimizar el riesgo, que a través de las distintas actividades desarrolladas a través de su objeto
social, evitar que se introduzcan recursos provenientes del lavado de activos o de la financiación al
terrorismo. Se busca implementar, mantener y fortalecer un sistema de prevención mediante el cual
se establezcan las medidas de seguridad tendientes a evitar el Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo – LA/FT.

Para ello, Bureau Veritas Colombia cuenta con el documento interno PR-ADM-011 – Procedimiento
para el sistema de prevención de riesgos asociados al lavado de activos y a la financiación del
terrorismo.

Este procedimiento da las directrices para:

• La identificación de situaciones que pueden generar a la organización riesgo de LA/FT en sus

operaciones
• Conocimiento de sus clientes (formatos de vinculación, verificación de información y declaración
de origen de fondos)
• Conocimiento de las personas expuestas públicamente
• Conocimiento de los proveedores (formatos de vinculación, verificación de información y
declaración de origen de fondos)
• Conocimiento de los asociados
• Conocimiento de los trabajadores (verificación de antecedentes, listas de personas asociadas a
delitos de LA/FT)
• Manejo de dinero en efectivo
• Medidas de control

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 MANUAL DE CONVIVENCIA

MANUAL DE CONVIVENCIA

Objetivo: Promover y cumplir nuestras obligaciones, responsabilidades y deberes en nuestro

lugar de trabajo, para mantener una buena conducta y actitud que contribuya a nuestro
desarrollo personal y profesional.

Horario de trabajo

Manejo de Archivo
Uso de Baños

Consumo de alimentos

Puesto de trabajo
Seguridad

Salas de reuniones

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 MANUAL DE CONVIVENCIA

MANUAL DE CONVIVENCIA

Puesto de trabajo

Consumo de alimentos
Uso de Baños

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 CÓDIGO DE VESTUARIO

CÓDIGO DE VESTUARIO

Cuando se habla de imagen personal, lo más indicado por encima de cualquier estilo, es
proyectar una apariencia limpia y saludable, tanto en el vestuario como en la higiene
corporal.

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ATI – ASISTENTE DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

¿CÓMO FUNCIONA?

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 DNS – CORPORATIVO

¿CÓMO FUNCIONA?

DNS es una plataforma web para el manejo y optimización de los procesos administrativos
de Bureau Veritas en Colombia. En esta plataforma los empleados de Bureau Veritas
podrán (www.tecnicontrol.com.co/dns20):

• Solicitar soporte al ATI

• Realizar solicitudes de compras, equipos y anticipos
• Reserva de salas (sede central)
• Actualizar Hoja de Vida
• Solicitar Certificaciones laborales
• Solicitar permisos por ausencias
• Solicitar vacaciones
• Consultar de procedimientos, instructivos y formatos del sistema de gestión QHSE y de la
operación
• Consulta de certificados de Calibración de equipos

Para poder acceder a estos recursos, tramite su solicitud a ATI, mediante la gerencia
operativa a la que pertenece o a su jefe inmediato

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 DNS – CORPORATIVO

MÓDULO ADMINISTRATIVO

En el módulo de administración se podrán encontrar 2 aplicativos de acceso

libre para todo el personal:

Aplicativo Compras, Tiquetes y Anticipos: en el se podrán realizar solicitudes

de anticipos, tiquetes – hoteles y compras (solicitudes de elementos de
protección personal, de equipos de medición, equipos de computo, celulares,
papelería, servicios de transporte, etc.) 1

1
Aplicativo para Reserva de Salas: este aplicativo permite realizar reservas de
las 7 salas de reunión disponibles en sede central de Bureau Veritas (calle
72) – para este proceso tener en cuenta de cumplir con las recomendaciones
dadas en este aplicativo para el uso de salas. 2
2

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 DNS – CORPORATIVO

MÓDULO RECURSOS HUMANOS

1. Hojas de Vida: Cargue su hoja de vida con todos sus soportes y manténgala actualizada
cuando realice cursos y capacitaciones.

2. Certificaciones Laborales: descargue sus certificado laboral

3. Tickets Recursos Humanos: realice sus solicitudes de: certificados de ingresos y

retenciones, certificado laboral con funciones, solicitud de retiro parcial de cesantías.

4. Permisos: tramite permisos por ausencias médicas, calamidad domestica, y cuestiones

personales (deben ser aprobados por jefe inmediato) 1
2
5. Seguridad Social: descargue su certificado de aportes a la seguridad social
3

6. Vacaciones: realice la solicitud para tomar sus vacaciones

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GRACIAS
SÍGUENOS
en redes sociales

www.bureauveritas.com.co Slide / 16