METODO DE GESTIÓN DE PROYECTO 3X3

En el presente artículo pretendo mostrar de una forma sencilla usando el

método 3X3 creado por un servidor como entender el PMBoK y manejar
proyectos de una manera sencilla y sin complicaciones de conceptos,
interpretaciones y fórmulas difíciles de procesar.

Veremos cómo entender toda la filosofía de Gestión de Proyectos de una

manera muy sencilla

Trataré de que el articulo sea corto y explicar el método convencional del

PMI y el método Ágil (ACP) usando el modelo 3X3 en ambos casos.

Si analizamos un poco filosóficamente los problemas ya sean en nuestra

vida cotidiana como en los proyectos, estos podemos analizarlos y
resolverlos de una manera fácil si los segmentamos los mismos en 3
partes, nos permitirá que sean más digeribles y fáciles de procesar. A
continuación, les proporcionaré algunos ejemplos de por que usar 3
pasos para resolver muchos temas en la vida:
1- Somos el tercer planeta
2- La Santísima trinidad
3- Tenemos 3 estados de la materia dependiendo de la densidad (sólido, líquido y gaseoso)
4- La economía se compone de ingresos, gastos y ahorro
5- El ahorro se compone de inversión a corto plazo, largo plazo y volátil
6- Una ecuación se compone de 3 componentes: variable, constantes e igualdad
7- Responsabilidades de la vida: Tu mismo, tu familia, la sociedad
8- Las partículas del átomo son 3: Protón, Neutrón, Electrón
9- Las sub partículas dentro del núcleo (El Protón) son 3 Quarks
10- 3 números de la geometría sagrada (π=3.1415…, ϕ=1.6180…, e=2.7182…)
11- Estamos compuestos por materia, pensamiento y conciencia
12- Nuestro ciclo de vida es Nacer, Reproducirse y Morir
13- Tres estados de sentimiento: Alegre, Triste, Molesto
14- Resultado en una competencia: Ganar, Perder, Empatar
15- Cuando solicitas la cocción de la carne, la pides: cocida, cruda o ¾
16- El Semáforo con 3 opciones: verde, ámbar, rojo
17- Política: Eres de Derecha, Centro o Izquierda
18- Todo se resuelve descomponiendo los problemas en 3 etapas
Y así podría enumerar muchos mas puntos. Estimado lector, lo que
pretendo es explicar la razón del porque llegué hasta acá con esta
filosofía de entendimiento y manejo de proyectos usando este modelo del
3X3.

Primero que nada, para que un proyecto tenga éxito, el PM debe

controlar 3 puntos básicos fundamentales que son:

Contar con un buen equipo de trabajo, apoyo de los responsables e

interesados en el proyecto, buenas herramientas de operación, ejecución
y administración de proyectos y procesos muy bien definidos y
comprendidos por toda la organización en comunión con la PMO.

Por otro lado, el Project Manager debe tener o desarrollar fuertemente las
siguientes virtudes:

Esta recomendación del PMI en que un Project manager debe ser un

líder, que tenga conocimientos técnicos tanto del sector que lidera como
de la Gestión de Proyectos y de conocimientos de Negocios lo explico en
el siguiente gráfico:
En los conocimientos de negocios debe contar con tres pilares
importantes que es tener una postura de ganar-ganar para todas las partes,
ser empático, esto es importante para poder entender las necesidades
profesionales y personales de cada interesado en el proyecto y por
último, emociones. Si analizamos las negociaciones. Lo que vende todo
el mundo son emociones, y eso es lo que el Project Manager debe
conseguir de cada uno de los interesados en el proyecto.

En los conocimientos de liderazgo, el Project Manager debe generar

respeto, inclusive admiración dentro del equipo y con el resto de los
interesados. Debe tener visión para lograr cumplir las emociones de cada
involucrado en el proyecto. Y por último y no menos importante,
compromiso. Este compromiso el Project Manager debe saber
transmitirlo al resto del equipo.

En los conocimientos técnicos, el Project Manager debe conocer

perfectamente los procesos y métodos a usar en la gestión de proyectos y
saber transmitir los mismos al equipo, adicional debe tener
conocimientos técnicos del sistema o solución que se está
implementando. No ser un experto, pero si fundamental conocer. Debe
generar confianza en el equipo y nunca dejar que el proyecto se salga de
control, transmitiendo confianza y control, el equipo estará confortable
en el trabajo. Ser un verdadero Coach en el equipo de trabajo, donde sepa
escuchar, visionar y dar soluciones en cada etapa del ciclo de vida del
proyecto.

Ahora si entremos a las entrañas del PMBok, versión 6, este nos hace
recomendaciones de mejores prácticas en 10 áreas de conocimiento
explicadas detalladamente.

Pues en mi investigación para fácil entendimiento con el método 3X3, las

agrupamos exactamente en 3 áreas o pilares como se muestra en el
gráfico:

Como pueden ver, el área de Objetivo es por que estas 3 áreas tienen un
objetivo para el proyecto en costo, en tiempo y en alcance, todos
perfectamente medibles.

El área operativa cuenta con 3 áreas básicas para la gestión de proyecto

que son el manejo de riesgos, la calidad y los proceso de compras.

El área que defino estratégica y es FUNDAMENTAL se basa en las

comunicaciones, recursos humanos y stakeholders o involucrados en el
proyecto. El buen manejo de esta área será clave para el éxito de un
proyecto.
Luego tenemos el área de conocimiento de la integración que es la
gobernabilidad de la Gestión de Proyectos y también la divido en 3
pilares como se muestra en el gráfico:

Pues la gobernabilidad nos dice como manejaremos los proyectos

basados en los procesos, es decir como vamos a trabajar la gestión del
proyecto, luego tenemos la documentación como formatos de minuta,
control de cambios, registro de riesgos, nivel de reportes, etc. Por último
los tableros de control y KPI para ver que información vamos a
proporcionar a cada nivel, ya sea operativo, ejecutivo, alta dirección, etc.

Ahora bien, después de haber analizado las cualidades de un Project

Manager, así como las recomendaciones del PMI. Hemos podido ver que
todo lo podemos simplificar en 3 etapas, puntos o fases.

Como especifica el PMI, los 5 procesos de un proyecto son: Inicio,

Planeación, Ejecución, Monitoreo / Control y Cierre.

En el Inicio, el Project Manager debe tener básicamente 3 puntos claros:

Identificación de los Interesados o (Stakeholders), desarrollo del alcance
(SoW: Scope of Work) o Business Case y el Project Charter.

En la etapa de Planificación debemos tener en cuenta 3 puntos

fundamentales: el PMP (Project Management Plan), el WBS (Estructura
detallada de trabajo o work breeakdown Structure) y la famosa línea base
inicial.
En la Ejecución debemos tener en cuenta 3 parámetros importantes que
son: Mantener una COMUNICACIÓN eficiente, gestionar al equipo,
proveedores y sub contratistas y por último implementar la gestión de
cambios.

En el Monitoreo y Control voy a tomar un poco más de tiempo en

explicar. Debemos tener 3 parámetros de control fundamentales para que
el proyecto sea exitoso y corregir fácilmente cualquier desviación. Estos
son: controlar el avance, los problemas o (issues) y los riesgos.

Una forma de controlar el avance versus la línea base establecida es

usando el modelo del valor ganado o (EV Earned Value por sus siglas en
Ingles). Ya tocaré un blog respecto a este tema para explicarlo de una
manera muy sencilla.

Gráfico del EV en una estructura 3X3:

La Gestión de Riesgos deben tener 3 opciones (eliminarlos, mitigarlos o

transferirlos). Está la opción de aceptar, pero esa no debe ser una opción

La Gestión de Issues y riesgos en el monitoreo se debe hacer con 3

variables: Tener un plan de respuesta, asignar un responsable y colocar
fecha.
En el proceso de Cierre, se deben tener en cuenta 3 parámetros básicos
que seguir: Los documentos de cierre perfectamente aceptados y
aprobados por todos los interesados. Las lecciones aprendidas
documentadas y finalemnte las premiaciones y felicitaciones públicas al
equipo de proyecto.

METODO ÁGIL ACP CON 3X3

Ahora veremos la metodología ÁGIL en el caso del PMI la

recomendación ACP. En el siguiente gráfico se explica la misma
basándonos en la metodología 3X3 para su fácil entendimiento

La metodología ágil se basa en 4 principios y 12 manifiestos que en

resumen indica el trabajo en confianza, en equipos pequeños, reuniones
diarias, empoderamiento al equipo, un facilitador más que un Director de
Proyecto.

El equipo de Proyectos de la recomendación Ágil son 3:

El Scrum Master que es el facilitador y coach del proyecto, el producto

owner que es el que establece todos los requerimientos del producto,
servicio y entregable del proyecto y finalmente el equipo ejecutor del
proyecto.

En las reuniones ágiles tenemos 3 juntas importantes:

La reunión de la planificación del trabajo del Sprint, donde se establece
las actividades a ejecutar en ese slot de tiempo del sprint que
generalmente es de 2 semanas. El Sprint se debe monitorear con un
tablero de control Kanban donde se coloca para supervisar diariamente el
trabajo en backlog, el trabajo en proceso (WIP) y el terminado

En el Sprint definimos las actividades basándonos en las historias de

usuario (tema que tocaré en otro blog) y para darles peso a cada actividad
hay 3 puntos importantes que debemos tener en cuenta:

Para las reuniones diarias de pie debemos tener en consideración (como

siempre 3) preguntas: Que se hizo, que se va hacer y que problemas
ocurrieron vs plan.
En las reuniones de Retrospectiva, es donde vemos que áreas de
oportunidad de mejora podemos realizar para que en el siguiente Sprint
el trabajo sea más eficiente que el anterior. Para ello, 3 pautas debemos
considerar:

Espero que esta metodología del 3X3 les permita entender de una forma
fácil u efectiva la Gestión de Proyectos.

Ya para cerrar el blog, personalmente siempre a mis diferentes equipos

de proyectos que me ha tocado liderar les recomiendo una filosofía corta
de 3X3 para el manejo exitoso de sus proyectos, y esto se explica en el
siguiente gráfico:
Si nosotros realizamos de forma profesional la planificación,
comunicación y documentación. Les puedo asegurar que el 95% de
probabilidades de éxito la tienen de su lado.

Planificar el Alcance, el presupuesto o costos y los tiempos de ejecución.

Comunicar a todos los Interesados, información efectiva y eficiente y

con una frecuencia constante

Documentar las tareas o pendientes con responsable y con fecha de

caducidad.

Ing. Gregorio Bulnes

+52155-4090-1636
https://gregbulnes.com.mx
(MSc, PhD Project Management. PMP, ITIL Certified)