FAC - in - 02 Instructivo Facturación Aplicativo Helisa v.01

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO FACTURACIÓN APLICATIVO APROBADO: 09/11/20
HELISA PÁGINA 1 DE 23
1. OBJETIVO
Dar a conocer el procedimiento para realizar creación de EPS y particulares, creación

lista de precios, creación de servicios, creación de pacientes particulares y pacientes
atendidos de los aseguradores, nota crédito, informe de facturación para indicadores
y/o auditorías.
2. ALCANCE
Instructivo del programa Helisa para realizar creación de EPS y particulares, creación
lista de precios, creación de servicios, creación de pacientes particulares y pacientes
atendidos de los aseguradores, nota crédito, informe de facturación para indicadores
y/o auditorías.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
3.1. Particulares:
3.2. Eps: Entidad promotora de servicios de salud
4. GENERALIDADES
4.1. El instructivo abarca los siguientes procesos:
 Creación de EPS y particulares.

 Creación lista de precios
 Creación de servicios
 Creación de pacientes particulares y pacientes atendidos de la
aseguradores
 Facturación
 Nota crédito
 Informe de facturación para indicadores y/o auditorias
5. MARCO NORMATIVO
N/A
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Gerencia
 Brindar recursos financieros, técnicos, administrativos, informáticos, entre

otros para el mantenimiento y mejoramiento del programa Helisa.
6.2. Auxiliar de Facturación

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Informar al coordinador contable las novedades y daños que pueda

presentar el programa Helisa.
7. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
7.1. CREACIÓN DE EPS Y PARTICULARES
Para el caso de la creación de EPS se debe actualizar y/o asociar la lista de precios
pactados, esta actividad no es predecesora de la otra se puede hacer en diferentes
momentos.
 Pantalla principal de aplicativo de Helisa.
 De clic en administrar hojas de vida y cuentas por cobrar.
 Seleccione el nombre de la aseguradora, de clic derecho y seleccione crear o

modificar según sea el caso.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Se le abrirá un formulario en el cual se le solicitará el diligenciamiento de un

formulario, de clic en datos básicos y diligencia Nit, cedula, nombres razón
social, cartera, naturaleza, actividad, dirección, ciudad, Sub-División, Código
área y teléfono, Fax, Apartado, e-mail, primer apellido, segundo apellido,
primer nombre y segundo nombre.
 Continúe diligenciando los datos básicos, ahora el sistema le solicitará brindar

los datos en relación al régimen, área ICA, Tolerancia de Mora, cupo, fechas en
las que se considera inicia la relación comercial, días de pago, cuentas de
contabilidad, lista de precios artículos, lista de precios servicios públicos,
vendedor, forma de pago, y marcación de retenciones.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 De clic en condiciones comerciales y diligencie los datos del cliente donde le

solicitan contrato mandato, responsabilidad fiscal, razón social, régimen fiscal,
 De clic en datos de contacto y diligencie identidad, digito de verificación, tipo de

identidad, régimen, nombre, correo electrónico, barrio, localidad, localidad,
ciudad, teléfono, departamento y país.
 De clic en radicación PDF y diligencie la información solicitada, la información se

guarda automáticamente.
7.2. CREACION LISTA DE PRECIOS
 De clic en exportar, importar parámetros utilitarios.

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 De clic en parámetros particulares y posteriormente en lista de funcionarios, de

documentos, de precios.
 De clic en el nombre del proveedor, con clic derecho seleccione modificar/crear

según corresponda.
 De clic en datos generales, seleccione código, nombre, tipo calculo, inicio de

vigencia, fin de vigencia, moneda.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 De clic en configuración para facturación e indique el tipo de cálculos de

descuento según base, de las opciones de impuestos seleccione los que le
aplican.
7.3. CREACIÓN DE SERVICIOS
 De clic en gestión de ventas.
 De clic en generalidades y luego en lista de servicios.

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 De clic en el servicio, active las opciones con clic derecho y seleccione

crear/modificar/eliminar según sea el caso.
 Se le abrirá un cuadro para diligenciar información de los servicios. Recuerde

diligenciar la información de cada una de las hojas general, lista de precios,
impuestos, descuentos, datos para facturación electrónica.
 Si fuera una EPS diferente a las creadas se debe crear tarifario para el cliente en
específico, De clic en lista de precios y seleccione el cliente de la lista de precios y
luego ingresar el valor pactado, en el espacio de margen de negociación ingrese el
número 100.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Seleccione impuestos y seleccione el tipo.
Se debe asociar el servicio a la cuenta contable asignada así:
 41350501: Medicamentos
 41350502: Insumos
 41651001: Medicina general, especializada y paliativa; nutrición; psicología
 41651002: Procedimientos de enfermería
 41651003: Terapias
 416520: Laboratorios
 Si el servicio, medicamento e insumo a crear no lleva IVA se diligencia solo el

espacio Vr. Bruto exento colocando la cuenta contable correspondiente.
Si el servicio, medicamento e insumo a crear si lleva IVA se diligencia los espacios

Vr. Bruto gravado colocando la cuenta contable correspondiente y el campo I.V.A
colocando la opción IVA GENERADO 19%.
Esta información se debe diligenciar para todos los documentos que aparecen en la
parte izquierda
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Si el servicio, De clic en aceptar.
7.4. CREACION DE PACIENTES PARTICULARES Y PACIENTES ATENDIDOS DE

LA ASEGURADORES
 De clic en centro de costos, terceros y negocios.
 De clic en centros de costo y luego cartilla de centro de costo.

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Dar clic derecho en cualquier parte de la pantalla y elegir opción de crear.
 Ingrese la información del paciente como lo es nombre y número de cedula, para

este último espacio se debe tener en cuenta que la numero cedula debe contener
10 dígitos, por esta razón se deben completar los dígitos con ceros de izquierda a
derecha. Y el nombre del paciente debe ingresar el primer apellido, segundo
apellido, primer nombre y segundo nombre, dar clic en aceptar.
7.5. FACTURACION
 Dijese al escritorio y de clic en el icono del programa Helisa.
 Ingrese los datos de usuario y contraseña.
 De clic en ingresar
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Ingrese
 En caso de que sea factura electrónica escriba FE, el consecutivo de la factura ya

viene por defecto.
 Se busca el nombre del asegurador al cual se va a facturar, o cliente particular si el

cliente no está creado se debe crear
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Se escoge la opción estándar para iniciar facturación.
 De clic en el icono de los 3 puntos o con el teclado oprimiendo las teclas ctrl +
intro.
 Se busca el servicio a facturar como se estableció desde la configuración o da la

opción de digitar el número cups y arroja el servicio.
 El valor unitario esta predeterminado, sin embargo la opción se modifica en caso

que sea un paciente particular y se haya pactado un valor diferente en la
negociación que inicial. Para continuar facturando se debe oprimir la tecla enter
para aprobar cada paso, se debe realizar hasta que se emita la siguiente pantalla.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Diligenciar el espacio indicado, que corresponde a la cuota moderado o copago, que

debe realizarse en el mismo espacio. En el espacio de llevado a crédito se debe
diligenciar el valor que sale en la parte de arriba de la pantalla después de ingresar
el valor de copago o cuota moderadora. Luego dar enter o clic en continuar.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 En esta pantalla no se realiza ninguna modificación, clic en el botón enter.
 Se debe escoger la cuenta contable, esta opción se activa cuando la factura cuenta
con copago o cuota moderadora, de ser así se debe escoger la cuenta contable que
tenga el nombre del cliente a facturar, para el caso de los clientes particulares se
escoge esta misma opción. Luego dar continuar.
 Se escoge el nombre del paciente que se está facturando y que previamente fue
creado.
 Se debe ingresar el número de autorización, la fecha de ingreso y la fecha de

egreso, dicha información se encuentran en la autorización impresa por cada
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
coordinación y en el informe de autorización generado por la plataforma de

Aliansalud.
 Pacientes de Colpatria: La autorización es entregada con la historia

clínica.
 Pacientes de Allianz: Se clasifican según el programa ; para el programa
de paliativos y PHD se debe generar una prefectura y enviarla al correo
callcentermedicall@allianz.co para el envío de la autorización y así
proceder a ingresar esta información a la factura y para los demás
programas las coordinaciones adjuntan la autorización en físico.
 Validar visualmente que la factura haya sido creada a satisfacción. Si esta esta no
fue creada debe volver a generarla.
 Posteriormente se debe imprimir una copia de cada factura y anexarla al paquete y

seguir los procesos de radicación de acuerdo al procedimiento FAC-PD-01
Procedimiento Facturación V.01.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
7.6. NOTA CREDITO
 De clic en asentar libros
 Indique el tipo de factura que realizará.
 Indique y seleccione al cliente.
 Seleccione el motivo, puede ser devolución de parte de los bienes; no aceptación

de partes del servicio, anulación de factura electrónica, rebaja total aplicada,
descuento total aplicado, rescisión nulidad por falta de requisitos, otros.
 Por facilidad suya filtre los datos por fechas para encontrar la factura a la cual se le
realizará la nota crédito.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Seleccione el número de factura y de clic en seleccionar.
 Seleccione el elemento a modificar.
 Arrastre el número de la columna.

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Verifique el resumen final y de clic en continuar
 Se busca la factura a la que se le va aplicar la nota crédito ubicándonos en la

columna de pago y damos clic a tecla tabular , luego enter hasta salir de la
pantalla.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Para corroborar que se hizo bien la nota crédito donde dice falta por distribuir debe
aparecer en cero.
 Realice
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 De clic en continuar y posteriormente indique que si cuando aparezca la ventana

emergente preguntando si terminó el documento.
 Realice
 Imprimir dos copias una va a la AZ donde se encuentra las facturas de venta

anexándola a la factura que se le aplico la nota crédito en el siguiente orden
primero FV y luego NC y la otra en la AZ de notas crédito electrónica esta va
primero la NC y debajo la FV a la que se le aplico la nota crédito.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
7.7. INFORME DE FACTURACION PARA INDICADORES Y/O AUDITORIAS
 De clic en Auditoria/Análisis
 De clic en facturación y luego en detalle.
 Estando en la pestaña movimiento detallado. Seleccione el criterio por el cual

solicitará el informe e indique las fechas.
 Del listado, seleccione la información que necesita de clic derecho y seleccione

trazabilidad.
CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
 Para exportar los datos, escoja la opción de XLZX, seleccione el lugar donde
guardará el archivo y de clic en aceptar.
 Abra el archivo en Excel que se descargó en su computador.
8. BIBLIOGRAFIA
N/A
9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CÓDIGO: FAC-IN-02
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 01
18/11/2020 01 Aprobación del documento.
10.ANEXOS
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
María Fernanda Romero Ana Carolina Gil Vacca Carolina Bustamante Gómez
Pacheco Coordinadora de Calidad Subgerente
Auxiliar de Facturación y
Farmacia

FAC - in - 02 Instructivo Facturación Aplicativo Helisa v.01

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

FAC - in - 02 Instructivo Facturación Aplicativo Helisa v.01

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CÓDIGO: FAC-IN-02

Dar a conocer el procedimiento para realizar creación de EPS y particulares, creación

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

4.1. El instructivo abarca los siguientes procesos:

 Creación de EPS y particulares.

 Brindar recursos financieros, técnicos, administrativos, informáticos, entre

6.2. Auxiliar de Facturación

 Informar al coordinador contable las novedades y daños que pueda

7.1. CREACIÓN DE EPS Y PARTICULARES

 Pantalla principal de aplicativo de Helisa.

 De clic en administrar hojas de vida y cuentas por cobrar.

 Seleccione el nombre de la aseguradora, de clic derecho y seleccione crear o

 Se le abrirá un formulario en el cual se le solicitará el diligenciamiento de un

 Continúe diligenciando los datos básicos, ahora el sistema le solicitará brindar

 De clic en condiciones comerciales y diligencie los datos del cliente donde le

 De clic en datos de contacto y diligencie identidad, digito de verificación, tipo de

 De clic en radicación PDF y diligencie la información solicitada, la información se

7.2. CREACION LISTA DE PRECIOS

 De clic en exportar, importar parámetros utilitarios.

 De clic en parámetros particulares y posteriormente en lista de funcionarios, de

 De clic en el nombre del proveedor, con clic derecho seleccione modificar/crear

 De clic en datos generales, seleccione código, nombre, tipo calculo, inicio de

 De clic en configuración para facturación e indique el tipo de cálculos de

7.3. CREACIÓN DE SERVICIOS

 De clic en gestión de ventas.

 De clic en generalidades y luego en lista de servicios.

 De clic en el servicio, active las opciones con clic derecho y seleccione

 Se le abrirá un cuadro para diligenciar información de los servicios. Recuerde

 Seleccione impuestos y seleccione el tipo.

Se debe asociar el servicio a la cuenta contable asignada así:

 Si el servicio, medicamento e insumo a crear no lleva IVA se diligencia solo el

Si el servicio, medicamento e insumo a crear si lleva IVA se diligencia los espacios

 Si el servicio, De clic en aceptar.

7.4. CREACION DE PACIENTES PARTICULARES Y PACIENTES ATENDIDOS DE

 De clic en centro de costos, terceros y negocios.

 De clic en centros de costo y luego cartilla de centro de costo.

 Dar clic derecho en cualquier parte de la pantalla y elegir opción de crear.

 Ingrese la información del paciente como lo es nombre y número de cedula, para

 Dijese al escritorio y de clic en el icono del programa Helisa.

 Ingrese los datos de usuario y contraseña.

 En caso de que sea factura electrónica escriba FE, el consecutivo de la factura ya

 Se busca el nombre del asegurador al cual se va a facturar, o cliente particular si el

 Se escoge la opción estándar para iniciar facturación.

 Se busca el servicio a facturar como se estableció desde la configuración o da la

 El valor unitario esta predeterminado, sin embargo la opción se modifica en caso

 Diligenciar el espacio indicado, que corresponde a la cuota moderado o copago, que

 En esta pantalla no se realiza ninguna modificación, clic en el botón enter.

 Se debe ingresar el número de autorización, la fecha de ingreso y la fecha de

coordinación y en el informe de autorización generado por la plataforma de

 Pacientes de Colpatria: La autorización es entregada con la historia

 Posteriormente se debe imprimir una copia de cada factura y anexarla al paquete y

7.6. NOTA CREDITO

 De clic en asentar libros

 Indique el tipo de factura que realizará.

 Indique y seleccione al cliente.

 Seleccione el motivo, puede ser devolución de parte de los bienes; no aceptación

 Seleccione el número de factura y de clic en seleccionar.

 Seleccione el elemento a modificar.

 Arrastre el número de la columna.

 Verifique el resumen final y de clic en continuar

 Se busca la factura a la que se le va aplicar la nota crédito ubicándonos en la

 De clic en continuar y posteriormente indique que si cuando aparezca la ventana

 Imprimir dos copias una va a la AZ donde se encuentra las facturas de venta