UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

RECTORADO
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CENTRO LOCAL METROPOLITANO

CARÁTULA ACTIVIDAD TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

POSTGRADO: MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

PRIMERA SEGUNDA TERCERA

ACTIVIDAD X
(Marque con una X) Informe
CONTABILIDAD
ASIGNATURA: POSTGRADO
CENTRO LOCAL METROPOLITANO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
POSTGRADO :
DE NEGOCIOS

NOMBRES Y APELLIDOS FREDDY MANUEL SANZ FLORES

CÉDULA DE IDENTIDAD: V-14.018.080

CORREO ELECTRÓNICO freddy.sanz@gmail.com

FECHA DE ENTREGA 22-02-2021

FIRMA

1
 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
RECTORADO
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CENTRO LOCAL METROPOLITANO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

Autor: Freddy Manuel Sanz

Facilitador: Alejandro Artahona
Grupo Nro 1.

Caracas, febrero de 2021

2
 INTRODUCCIÓN

En todas las organizaciones uno de los primordiales roles de la gerencia es examinar el

establecimiento, desarrollo y ejecución eficaz de metas que permitan obtener mayores
beneficios en el corto, mediano y largo plazo. Así las entidades tienen un objetivo claramente
definido, lo que significa que ellas existen para cumplir una o varias funciones.

En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar diversos procesos

operativos, cuyos resultados determinan el éxito o fracaso de las mismas, en lo que se refiere
al cumplimiento de sus principales fines. La estructura empresarial debe responder sobre
todo a sus procesos básicos, estableciendo con claridad el cómo serán llevado acabo, desde
las líneas ejecutivas, así como con el restos de las áreas operativas en su conjunto, delimitar
las áreas que tienen a cargo dichos procesos básicos y como se concatenan con otros hechos
de trabajo.

Es así como los sistemas de control contable permiten el monitoreo, evaluación y

retroalimentación de la información que generan las personas involucradas en él, pero
también ayuda a definir las estrategias y estructuras de la organización para un
funcionamiento eficiente y eficaz desde el punto de vista financiero. El presente informe tiene
como finalidad recopilar información relevante desde el punto contable para analizar el contexto
de una organización, siendo el caso de la Distribuidora Surtivariedades 2018, C.A,
específicamente en el Departamento de Compras. Las fuentes de información utilizadas para el
desarrollo de esta actividad datan de referencias bibliográficas, electrónicas y lo recabado de la
propia sociedad mercantil.

La profundización de los aspectos que rigen la materia contable, implican el ahondar en todo
aquellos elementos que faciliten el análisis de las relaciones organizativa y financiera, siendo
estos relevantes para el ejercicio futuro de los asesores financieros.

1
 LOS SISTEMAS EN LA ACTIVIDAD CONTABLES

Los Sistemas y los controles contables

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan

entre sí para lograr un objetivo. En esa orientación Chiavenato (2012) señala que: “Los sistemas
son un conjunto de partes interrelacionados que existen para alcanzar determinados propósitos”
(p. 7), cada parte del sistema puede ser un organismo, un departamento o un subsistema. Todo
sistema está, por lo tanto, constituido por varios subsistemas, los cuales pueden recibir diferentes
denominaciones.

Por otro lado, todo sistema es parte integrante de un sistema mayor (macro sistema o supra
sistema). De acuerdo con el punto de vista que adopte, una organización puede ser considerada
un sistema compuesto por varios subsistemas (gerencias, divisiones o secciones) y, a su vez,
integrar un macro sistema (la sociedad en la cual se inserta).

Así, cualquier sistema puede ser considerado un subsistema de un sistema o un macro sistema
constituido por varios sistemas, de acuerdo con el interés del punto de vista. En realidad las
empresas, así como todos los organismos vivos, funcionan como sistemas, los sistemas viven en
ambientes y medios. Ambiente es todo aquello que envuelve externamente al sistema.

Todo sistema presenta los siguientes componentes: entradas, procesados, salidas y

retroacción, los cuales se especifican a continuación:
a. Entradas: constituyen todo aquello que ingresa al sistema y que provienen del ambiente.
Las entradas son insumos que el sistema obtiene del ambiente para poder funcionar.
b. Procesador: es el procesamiento o transformación que el sistema realiza sobre las
entradas para proporcionar las salidas. El procesador es el funcionamiento interno del
sistema, en el, pueden trabajar varios subsistemas dentro de relaciones de
interdependencia.
c. Salidas: constituyen todo aquello que sale del sistema hacia el ambiente. Las salidas son
los resultados o productos del sistema que son colocados en el ambiente.

2
 d. Retroacción: es la influencia de las salidas del sistema sobre las entradas, ajustarlas o
regularlas al funcionamiento del sistema. Es el mecanismo de equilibrio para que el
sistema pueda funcionar dentro de ciertos límites.

Las empresas actúan como sistemas, ya que obtienen del ambiente los recursos necesarios
para su funcionamiento, los procesan a través de sus subsistemas y devuelven al ambiente los
productos o servicios para su utilización. A medida que la empresa coloca en el ambiente los
resultados de sus operaciones se produce la retroalimentación para regular las entradas a las
salidas, para mantener el sistema en un equilibro constante (Chiavenato, 2012)

Los sistemas pueden ser abiertos y cerrados, los primeros funcionan dentro de relaciones
predeterminadas de entradas y salidas (causa y efecto o estímulo y reacción), mantienen un
intercambio también predeterminado con el ambiente externo, mientras que los segundos son
muchos más complicados, estos funcionan dentro de relaciones de entradas y salidas (causa y
efecto o estímulo y reacción), desconocidas o indeterminadas y mantienen un intercambio
intenso, complejo o indeterminado con el ambiente externo.

Los sistemas confluyen en diferentes organizaciones, entre ellas las empresas, las cuales
según Chiavenato (2012) son sistemas abiertos en constante y completo intercambio con su
ambiente, además reseña:
Las empresas obtienen recursos del ambiente a través de sus entradas. Procesan u
transforman esos recursos internamente y devuelven el ambiente, a través de sus salidas,
el resultado de ese procesamiento y transformación. La relación de entradas y salidas
indica la eficiencia del sistema (p. 12)

Por otra parte, la eficacia del sistema reside en la relación entre sus entradas y salidas y los
objetivos que el sistema pretende alcanzar. Esto significa que mientras más salidas o resultados
alcancen más los objetivos propuestos, tanto más eficaz sea el sistema. La eficiencia significa
para OB.CIT, la utilización adecuada de los recursos empresariales, mientras que la eficacia es
el logro de los objetivos propuestos por la empresa.

La eficiencia está ligada a los medios, métodos, normas, procedimientos y programas;

mientras que la eficacia está ligada a los fines, objetivos que se pretenden alcanzar. La eficiencia

3
reside en hacer las cosas correctamente, mientras que la eficacia radica en hacer las cosas que
son importantes para alcanzar los objetivos propuestos. El siguiente cuadro ilustra con mayor
énfasis estas diferencias:

Cuadro N° 1. Diferencia entre eficiencia y eficacia

EFICIENCIA EFICACIA
 Importancia de los medios  Importancia de los fines
 Preocupación por los métodos,  Preocupación por los resultados
normas y procedimientos finales.
 Mejor aplicación de los recursos  Mejor alcance los los objetivos
 Ejecución correcta de las tareas  Ejecución de las tareas
importantes
 Resolución de problemas  Alcance de objetivos
Fuente: Chiavenato (2012)

Una empresa puede ser eficiente, pero no ser eficaz. Una empresa puede no ser eficiente y
puede alcanzar eficacia, aunque sería mucho mejor si estuviese acompañada de alguna eficiencia.
Lo ideal de una empresa es ser eficiente y eficaz al mismo tiempo. Las empresas exitosas son
aquellas que alcanzan niveles excelentes de eficiencia y eficacia.

El proceso contable, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se resuma,
mida y muestre la información. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y
control, esta última consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para asegurar
que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Según Robbins (2012) el control es: "un
proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y
para corregir cualquier desviación evidente" (p. 178)

El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que las conductas y
desempeños se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control
tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción,
imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

4
 Los objetivos primordiales del control dentro de un sistema contable consisten en asegurar
que la ejecución se ajuste al plan establecido, coordinar la acción, reducir al mínimo el gasto y
asegurar que los objetivos y las normas financieras se cumplan, de acuerdo a las disposiciones de
los directivos, teniendo en cuenta los conceptos de eficiencia, eficacia, competitividad y ventaja
competitiva y autosostenible; es decir, el objetivo de control contable, debe tener como fondo la
calidad empresarial.

A lo largo de las varias etapas del trabajo empresaria es necesario estableces controles
complementarios, programas, dirección, comparaciones, acciones correctivas, entre otros, lo cual
facilite comprobar que la ejecución financiera se ajusta al plan concebido. El control se enfoca en
evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los
objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran
importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función se logra precisar si lo
realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.

El proceso de control

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo,
procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de la
empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una
organización, y sin importar qué se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:
a) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: aquí se encuentran incluidos todos
los estándares o unidades de medición que se establezcan en la planificación. Esto significa
que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren
alcanzar los administradores de la organización. Deben definirse en términos claros y
mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las
metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad.
b) Medición del desempeño o resultado obtenido: la medición del desempeño se basada en
normas que debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, de manera que las
desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones

5
 apropiadas. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables
incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa
posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible. Esta fase
del proceso de control consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y
objetivos en el paso anterior se estén logrando como lo planificado. Es un proceso
repetitivo, por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medición y otra. Si
los resultados corresponden a lo establecido, todo está bajo control.
c) Ejecución de las acciones correctivas: esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeño
no cumple con los niveles establecidos, y el análisis indica que se requiere una intervención.
Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente. En
consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:
1. Rediseñando los planes o modificando las metas.
2. Ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y
tareas.
3. Utilizando personal adicional mediante una mejor selección y capacitación de los
empleados.
4. Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cese del
empleado.

El sistema contable

Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos propiamente
contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la situación económica de una
sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o
pautas para controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras.

Contabilidad y sistemas contables

Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un
registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal
característica de la contabilidad reside en que permite trasladar esos movimientos diarios en

6
dinero, de manera que tan solo observando los asientos contables se pueda conocer como ingresa
y egresa el dinero de la sociedad. A su vez, un sistema de información contable está formado por
aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades
que acabamos de describir, para que posteriormente los dueños del negocio puedan tomar
decisiones. Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:
 Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará disponible tanto de
las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son
desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién van
a vender.
 Contabilidad de costos: aquí se hace referencia a la relación entre los costos y los
beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza.

Estructura de un sistema contable

Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que
cualquier persona de la empresa pueda entender la información que en ellos se contiene, si bien
quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan a entender todos
los conceptos contables, pero la idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la
situación financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable encontramos
los siguientes elementos:
 Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa.
 Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la información que va
llegando a la empresa. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se
apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras materias, otros, para después
ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año cual ha sido el balance de la
empresa. Además es fundamental controlar los procesos de facturación (Providencia Nro.
00071), ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA, o si son clientes de
dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que serán pagados posteriormente.

Características principales del sistema contable

Los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén
bien formulados:

7
 1. Comprensibles: Los sistemas contables deben ser comprensibles, no solo para contadores
sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en él.
2. Útiles: los cuales permitan conocer de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
3. Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean
fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de
decisiones de las empresas puedan basarlas en los mismos sin temor a estar trabajando
con información falsa.

Departamento de Compras
Las empresas no son autosuficientes, depende de terceros para abastecer sus operaciones y
actividades, las empresas requieren materia prima, materiales, maquinarias, equipos y una
extensa variedad de insumos que viene del exterior. En este sentido el Departamento de Compra,
constituye el elemento de unión entre la empresa y su ambiente externo, especialmente cuando
estos están fuera de las fronteras de un país, por lo tanto son responsables por el abastecimiento
de los insumos y materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial
(Chiavenato, 2004).

Posiblemente una de las tareas más difíciles del Departamento de Compras sea localizar y
seleccionar sus fuentes de abastecimiento y ello se puede efectuar consultando los directorios del
ramo, catálogos, folletos, la web y en general cualquier forma de obtención de información, así
como agentes de ventas. Los aspectos antes mencionados representan parte de la logística previa
para la importación de mercancías, sin embargo de manera general se le pueden atribuir las
siguientes funciones a esta dependencia:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,
suministros y servicios necesarios a la empresa.
2. Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y efectuar la
adjudicación de pedido.
3. Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.
4. Cotizar los precios, puntos de entrega, medio de transporte, entre otros.

8
 ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRA DE DISTRIBUIDORA
SURTIVARIEDADES 2018, C.A

Objeto de la Sociedad
Esta Compañía tiene por objeto la realización de toda actividad concerniente con la
comercialización, compra, venta, importación, exportación y distribución de todo tipo de
teléfonos celulares, equipos de reproducción de audio, video y sus accesorios. Así mismo prestar
servicio técnico, mantenimiento y reparación de celulares, pudiendo ejecutar todos los negocios
operacionales de lícito comercio que tengan conexión, afinidad o estén relacionados con el
objeto principal.

Departamento de Compras
Se encuentra conformados por tres (3) personas en los siguientes cargos:
1. Coordinador del Departamento de Compras
2. Analista de Compras Nacionales
3. Analista de Compras Internacionales

Análisis de los Procesos y Recursos del Departamento

Nº PROCESO O RECURSO CARACTERÍSTICAS

El departamento cuenta con cinco (05) equipos de

computación, acceso a internet, conexión en red,
impresoras y otros recursos compartidos. No poseen
sistema para el desarrollo de las actividades, pues
estos se llevan principalmente en Excel a través de
01 Hardware y software usados
diversas hojas formuladas para el control de las
compras de mercancías nacionales y las de
importación

9
 1. Coordinador de Compras: ejercicio por un
Licenciado de Administración de Recursos
Materiales y Financieros.
02 Recursos humanos 2. Análisis de Compras Nacionales: TSU en
Administración:
3. Analista de Compras Internacionales:
TSU en Administración de Aduanas
 La mayoría de los formularios para el registro
y control de ciertos procesos de compras son
llevados en Excel: Inventarios – Libros de
03 Formularios
Compras – Solicitud de Requerimientos –
Listado de Proveedores- Otros exigidos por
la Administración Aduanera y Tributaria
 Estas son determinadas por la Gerencia de
Contabilidad y Finanzas, la cual fija por
ejemplo, la regularidad de los envió de la
información relacionada a las compras,
facturas recibidas, ordenes de compras,
órdenes de pago nacionales o
04 Las políticas y normas contables internacionales, stock de inventarios, otros
 Las normas contables se siguen a través de
las BA-VEN-NIIF y demás regulaciones
exigidas por la legislación vigente, como por
ejemplo el Código de Comercio. Código
Orgánico Tributario, Ley del IVA e ISLR,
Ley de Precios Justos, otras.

10
 Se manejan a través de un plan de Cuentas disgregado de manera general así:

CeCo Grupo Cuenta Descripción Centro de Grupo de CeCo

Costo
A001 A 001 Gerencia General Administración y Finanzas
A002 A 002 Administración Administración y Finanzas
A003 A 003 Banco Plazo Fijo Administración y Finanzas
C001 C 001 Negocio Mayorista Compras
C002 C 002 Negocio Franquicias Compras
C003 C 003 Dirección Comercial Compras
C004 C 004 Gerencia de Ventas Comercialización
C005 C 005 Varios Comercialización Comercialización
D001 D 001 Encargado de Deposito Depósito
D002 D 002 Distribución Mayorista Depósito
D003 D 003 Distribución Minoristas Depósito
O001 O 001 Finanzas y Contabilidad Otros
A=
Administración CeCo= Centro de Costo
C= Compras
D= Depósito También se dispone de un plan de cuentas para cada rubro del ACTIVO – PASIVO
O= Otros –PATROMINIO – INGRESOS Y EGRESOS.

Confiabilidad de la Información
En todo es importante destacar, que la medición de los resultados contables a través del
abordaje del sistema llevado por la organización en algunas oportunidades es insuficiente, por
cuanto el número de operaciones ha crecido, lo que requiere planificar con mayor certeza y
confiabilidad los registros, actividades y demás procesos financieros llevados por esta. Por lo
tanto, la medición es útil para conocer las tendencias, de cómo son procesados y presentados los
resultados de la gestión de la Coordinación de Compras, y con ello evaluar, planificar, diseñar y
prevenir eventos futuros que determinen mayores controles. Es entonces como se entiende que el
Sistema Contable no solo puede entenderse como la forma de recoger y sintetizar información,
sino que debe insertarse en la toma de decisiones (administrativas- financieras –
presupuestarias); aquí los datos ayudaran a confirmar o replantear situaciones que mejoren el
desempeño institucional.

11
 Para garantizar la confiabilidad de la información suministrada por la Coordinación de
Compras y su influencia en el proceso financiero, contable y presupuestario, es necesario contar
con un personal que entienda su rol dentro del sistema, más aún cuando son estos los que
contribuyen en el logro de los objetivos institucionales. Por ello debe recalcarse que los datos
suministrados sean transparentes y entendibles para quienes harán uso de ellas.

Tanto es así, que las operaciones que se realicen deben ser tomadas en cuenta y tener
trascendencia en la toma de decisiones, para que así el personal pueda entender cómo es que sus
actividades diarias repercuten en la gestión total de la Distribuidora. Por lo tanto es determinante
hacer mediciones en cuanto al Sistema de Contable dentro de la Coordinación Compras, en
cuanto a sus características, situaciones y comportamientos, y con ello establecer el grado de
pertinencia de la información compartida.

Recomendaciones

1. Es indefectible definir operativamente con el personal las características de las unidades,

los datos a suministrar, selección de elementos fundamentales y cálculos de mayor
precisión, para minimizar los errores desde el punto de vista financiero y administrativo.
2. Elegir un sistema contable acordes a las actividades que desarrolla cada área dentro de la
Distribuidora, especialmente en la Coordinación de Compras.
3. Mayor adiestramiento en el personal en el manejo del Sistema Contables.
4. Evaluar los aspectos en el manejo de stock de inventarios, es decir, la proporcionalidad
de los costos incurridos y los parámetros contables para determinar los reales precios de
ventas.
5. Modelar manuales de procedimientos contables que recojan las principales actividades de
las Coordinaciones y su relación las dependencias Financieras y Contables.
6. Estandarizar formatos.

12
 CONCLUSIÓN

Luego de la revisión de los procesos llevados contablemente en la Coordinación de

Compras de la empresa Distribuidora Surtivariedades 2018, C.A, se observa que existen
controles en relación a las actividades y procesos a seguir dentro del área, sin embargo estos
a raíz del crecimiento de la organización se han vuelto insuficientes, requiriendo la búsqueda
de un sistema que brinda mayor seguridad en sus operaciones. Existen políticas y normas
que regulan la orientación de la información contables que se presenta a través de la
Coordinación de Compras y como esta es canalizada por a la Coordinación de Contabilidad
y Finanzas.

La mayor relevancia del Sistema aplicado hasta ahora por la Coordinación, radica en el
seguimiento de las actividades ejecutadas en relación a la compra de mercancías,
especialmente la que proviene de las importaciones, las cuales son necesarias para que la
entidad se mantenga en marcha ininterrumpidamente, sin embargo se requiere una mayor
precisión en el manejo de los inventarios y su control, especialmente los registros de
entradas y salidas.

La efectividad del sistema de contable actual, queda relegado a los resultados finales
presentados por la sociedad mercantil, sobre los seguimientos realizados a la actividad
financiera y presupuestaria de la Coordinación de Compras, así como la relevancia de la
información que la misma suministra y el impacto que se genera de los resultados aportados
en el manejo de los recursos, hechos que son recogido de manera general dentro de todas las
etapas de la formulación de información.

De igual manera, al abordarse los controles contables, se observa que estos deben estas
plenamente integrados para ser utilizados según los fines dispuestos, siendo esto un factor
determinante que implica el uso eficiente recursos asignados y la eficacia del negocio.

13
 REFERENCIAS
Chiavenato, I (2012). Administración de Materiales. México. MacGraw- Hill

Robbins, S. (2012). Comportamiento organizacional. México. Ed. Prentice.

14