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UNIDAD DIDÁCTICA
Cuadro de clasificación documental
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CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencia 4
ELEMENTOS CONCEPTUALES 5
Propósitos 8
Benéficios 9
Características 10
Elementos constructivos 12
Modelos 15
Etapas metodológicas 23
GLOSARIO 36
REFERENCIAS 39
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Los documentos que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (de-
pendencias) de las organizaciones, como resultado de la ejecución de actividades realizadas en virtud
del cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones legalmente asignadas, constituyen el
conjunto orgánico de documentos sobre los cuales resulta necesario desarrollar la operación archi-
vística de clasificación documental.
Competencia
Reconoce los elementos conceptuales y metodológicos del cuadro de clasificación documental para
aplicarlos en el proceso de organización de los documentos producidos y/o recibidos por las entida-
des públicas, empresas privadas y organizaciones sociales y/o comunitarias, contribuyendo al desa-
rrollo, posicionamiento y fortalecimiento de una gestión administrativa orientada hacia la transpa-
rencia y la democratización de la información.
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ELEMENTOS CONCEPTUALES
A JERARQUIZACIÓN B
CLASIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
5
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MI
CARACTERÍSTICAS DIFERENCIAS
EN
CA
TO
I
TIF
ELEMENTOS
Una estructuraINDIVIDUALES
jerárquica y lógica que reflejo los funciones y los actividades de una or-
EN
ID
6
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Dado lo anterior, es necesario tener presente que la importancia del cuadro de clasificación docu-
mental radica fundamentalmente en el hecho de que se trata de un instrumento técnico que posibilita
la organización de los archivos, proporcionando una estructura jerarquizada y lógica que permite la
representación sistematizada de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades admin-
istrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones
y en desarrollo de procesos, procedimientos y actividades, por una parte, facilitando la localización
conceptual de los mismos, es decir, las condiciones de acceso y consulta y, por otra parte, facilitando
la localización física, es decir, las condiciones de control y manejo.
Propósitos
instrumento técnico, tiene tres (3) propósitos cedimientos y actividades; en segundo lugar,
una estructura lógica de jerarquización, cla- los mismos y, en tercer lugar, facilitar la local-
producidos y/o recibidos por las unidades ad- la organización, administración, control y con-
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LOCALIZACIÓN
FÍSICA DE
ÍDOCUMENTOS
ESTRUCTURACIÓN
JERÁRQUICA
Y LÓGICA DE
DOCUMENTOS
LOCALIZACIÓN
CONCEPTUAL DE
DOCUMENTOS
Beneficios
El cuadro de clasificación documental es un organizaciones tienen la posibilidad de dispon-
instrumento de carácter técnico, cuya elabo- er de una herramienta archivística que permite
ración y aplicación trae consigo significativos facilitar y optimizar las condiciones de organi-
beneficios para el proceso de organización de zación, administración, control, consulta y con-
los documentos producidos y/o recibidos por servación de los documentos (Schellenberg,
las unidades administrativas funcionales (de- 1987; Heredia Herrera, 1991; Lodolini, 1993;
pendencias) en cumplimiento de competen- Cruz Mundet, 1996; Arévalo Jordán, 2003;
cias, atribuciones y funciones y en desarrollo Alberch, 2003 y Archivo General de la Nación
de procesos, procedimientos y actividades, te- -AGN-, 2004) (Figura 4).
niendo en cuenta que por medio del mismo, las
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A. HOMOGENIZAR
TÉCNICAS, B. ESTANDARIZAR
HERRAMIENTAS ACTIVIDADES
Y CONCEPTOS ARCHIVÍSTICAS
D. FACILITAR C. REGULAR Y
LOCALIZACIÓN CONTROLAR
DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Características
El cuadro de clasificación documental está fun-
damentado en la identificación y aplicación de Alberch, 2003 y Archivo General de la Nación
original (Schellenberg, 1987; Heredia, 1991; cas (Archivo General de la Nación -AGN-,
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SIMPLIFICACIÓN FLEXIBILIDAD
5 2
ESTABILIDAD ESPECIFICIDAD
4 3
UNICIDAD DELIMITACIÓN
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y/o recibidos por las unidades administra- lugar, la modificación y actualización de las
tivas funcionales (dependencias) sin esta- secciones y subsecciones documentales
blecer como criterios o características de y las series y susbseries documentales sin
estructuración y jerarquización del fon- romper su estructura.
do los límites temporales y la edad de los
documentos. • Simplificación. El cuadro de clasificación
documental debe estructurarse teniendo
• Estabilidad. El cuadro de clasificación do- en cuenta la identificación de subdivisiones
cumental debe estructurarse teniendo en precisas y concretas de jerarquización de
cuenta competencias, atribuciones, fun- los documentos producidos y/o recibidos
ciones, procesos, procedimientos y activi- por las unidades administrativas funcio-
dades de las unidades administrativas fun- nales (dependencias), es decir, la identifi-
cionales (dependencias), cuya permanencia cación de subdivisiones necesarias en la
permite, en primer lugar, el desarrollo de estructuración de las secciones y susbsec-
una operación archivística de clasificación ciones documentales, sin extralimitarse en
documental segura y estable y, en segundo la jerarquización.
Elementos constitutivos
La estructura del cuadro de clasificación documental de los documentos producidos y/o recibidos por
las unidades administrativas funcionales (dependencias) de las organizaciones, como herramienta ar-
chivística, de acuerdo con los planteamientos metodológicos del Archivo General de la Nación -AGN-
(2004), debe responder básicamente a la identificación de criterios de jerarquización, diferenciación y
estratificación de las agrupaciones documentales (Figuras 6 y 7, Tabla 1).
La estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los con-
ceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratifi-
cación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia
o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fon-
do, sección, serie, subserie, expediente, unidad documental (Archivo General de la Nación -AGN-,
2004, p. 10).
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FONDO A
SECCIÓN B F UNIDAD
SERIE C
E EXPEDIENTE
D SUBSERIE
A continuación, son presentadas las agrupaciones documentales que constituyen elementos del
cuadro de clasificación documental.
ELEMENTO DESCRIPCIÓN
FONDO
DOCUMENTAL
SECCIÓN
DOCUMENTAL
SERIE
DOCUMENTAL
SUBSERIE
DOCUMENTAL
EXPEDIENTE
UNIDAD
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FONDO
SERIE SERIE
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Modelos
Existen cuatro (4) modelos de cuadro de clasificación documental, los cuales se estructuran de
acuerdo con las características y necesidades identificadas en relación con los documentos que son
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias) de las organi-
zaciones en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de procesos,
procedimientos y actividades.
(…) tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada or-
ganización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define
las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos
es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente
de este tipo de cuadros es el que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, sino por el
contrario, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, ocasionando
la modificación y actualización constante del CCD (p. 89).
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MINISTERIO DE CULTURA
1. DESPACHO DEL MINISTRO
1.1. Asesorías
1.1.1. Asesorías de Circulación Internacional de Artistas
1.1.2. Asesorías de Circulación Nacional de Artistas
1.2. Cooperación Internacional
1.2.1. Cooperación Internacional Bilateral
1.2.2. Cooperación Internacional Multilateral
1.3. Cooperación Nacional
1.3.1. Cooperación Privada
1.3.2. Cooperación Pública
2. DESPACHO DEL VICEMINISTRO
2.1. Derechos de Petición
2.2. Informes Institucionales
3. SECRETARÍA GENERAL
3.1. Actos Administrativos
3.1.1. Circulares
3.1.2. Resoluciones
3.2. Historias
3.2.1. Historias de Inmuebles
3.2.2. Historias de Vehículos
3.3. Inventarios
3.3.1. Inventarios de Elementos de Consumo
3.3.2. Inventarios de Elementos Devolutivos
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(…) las funciones varían de magnitud a Uno de los problemas que plantea este sis-
lo largo de la historia de una entidad (...). tema, quizá el que requiere más agudeza,
También se puede dar el caso de que una o radica en la perfecta diferenciación entre
más funciones desaparezcan o surjan otras los órganos y las funciones (p. 243).
nuevas, en el primero darán lugar a series
cerradas que a partir de una fecha dejarán Complementando lo anterior, Sierra (2006) ex-
de crecer, y en el otro de nuevas series que presa que:
incorporaremos a la clasificación. Por tan- (…) se encuentra ligado con las funciones
to, el problema de la supresión, de la crea- de la entidad y de las unidades mayores
ción y de la ampliación de competencias (secciones y subsecciones), siguiendo
es, -como dijera Duchein- desde el punto el criterio de lo general a lo específico
de vista archivístico, un falso problema (...). partiendo de lo misional, pasando por
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(…) ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, e incluso es el esquema
preestablecido para los archivos del orden público colombiano, como la opción más valida al in-
teractuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades
mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades inter-
medias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada
unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radi-
ca en dos puntos fundamentales: el primero, es que solo registra las series que le corresponden
a cada oficina de acuerdo con unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series
que no se encuentren registradas en el propio Cuadro. Y segundo, su actualización y/o modifi-
cación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya
existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy
día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra ( p. 90).
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(…) ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, e incluso es el esquema
preestablecido para los archivos del orden público colombiano, como la opción más valida al
interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades
mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades interme-
dias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad
administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en
dos puntos fundamentales: el primero, es que solo registra las series que le corresponden a
cada oficina de acuerdo con unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que
no se encuentren registradas en el propio Cuadro. Y segundo, su actualización y/o modificación
es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente
en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se tras-
ladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra (p. 90).
Etapas metodológicas
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- Identificación
DISEÑO Y - Jerarquización
FORMULACIÓN - Codificación
- Validación
- Formalización
INSTRUMENTACIÓN - Supervisión
- Capacitación
• Primera etapa: Diseño y formulación. Esta etapa tiene como propósito establecer un modelo
de tratamiento de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales (dependencias) en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones y en
desarrollo de procesos, procedimientos y actividades permitiendo, mediante la identificación,
jerarquización y codificación, la obtención de categorías de agrupamiento documental estables,
específicas, delimitadas, universales y flexibles (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004). Di-
cha etapa contempla el desarrollo de las siguientes subetapas.
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(…) El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e integra-
ción entre categorías, teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes a todas las
dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado para el manejo de las ca-
tegorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de las que tienen gran similitud, no de tipo
semántico, sino, incluso de contenido (p. 8).
• Jerarquización. Consiste en establecer los niveles de relación y/o coordinación de las categorías
administrativas y archivísticas de agrupamiento documental identificadas y los elementos de se-
mejanza y diferenciación entre las mismas con el propósito fundamental de compararlas, permi-
tiendo la ubicación en el lugar correspondiente (fondo, sección, serie), de acuerdo con criterios
de ordenación y relación específicos (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
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En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras categorías de agru-
pamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características gene-
rales de “aglutinamiento de la acción administrativa” (función-actividad-asunto) en torno a las cuales
sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías documentales (p. 9).
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DESPACHO
DEL MINISTRO
Oficina de Control
Interno
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100- DESPACHO
DEL MINISTRO
210 - Oficina de
Control Interno
600 - Dirección 700 - Dirección 800- Dirección de 900 - Dirección de 1000 - Dirección de 1100 - Dirección
de Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional de Poblaciones
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DESPACHO
SECRETARÍA DE
SECRETARÍA DE
GOBIERNO,
GESTIÓN HUMANA SECRETARÍA SECRETARÍA SECRETARÍA SECRETARÍA
SEGURIDAD Y
Y DESARROLLO
CONVIVENCIA DE HACIENDA PLANEACIÓN DE EDUCACIÓN DE SALUD
ORGANIZACIONAL
CIUDADANA
Dirección de Dirección de
Dirección de Dirección de
Dirección de Planeación Calidad, Dirección de
Talento Humano Justicia, Seguridad
Presupuesto y Socioeconómica Pertinencia, Aseguramiento y
y Apoyo de y Convivencia
Contabilidad y Ordenamiento Cobertura y Salud Pública
la Gestión Ciudadana
Territorial Permanencia
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1000 - DESPACHO
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1000 DESPACHO
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01 Acciones de Cumplimiento
02 Acciones de Grupo
01 ACCIONES
CONSTITUCIONALES
03 Acciones de Tutela
04 Acciones Populares
05 Acciones de Repetición
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GLOSARIO
Clasificación documental: operación archivística que tiene como propósito, en primer lugar, la
identificación y el agrupamiento sistemático de los documentos que son producidos y/o recibidos
por las unidades administrativas funcionales (dependencias) de una entidad y, en segundo lugar, el
establecimiento de un sistema de ordenación lógico para garantizar la organización, conservación,
control y recuperación de los mismos.
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Fondo documental: conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados por una persona
natural o persona jurídica (productor documental) en cumplimiento de competencias, potestades,
funciones y actividades administrativas (trámites) reguladas por disposiciones de carácter jurídico
o procedimental.
Jerarquización: establecimiento de los niveles de relación y/o coordinación de las categorías admi-
nistrativas y archivísticas de agrupamiento documental y los elementos de semejanza y diferencia-
ción entre las mismas.
Sistema de clasificación funcional: sistema que permite agrupar los documentos producidos y/o
recibidos reflejando las acciones desarrolladas por las organizaciones, es decir, las funciones sustan-
tivas y facilitativas de las unidades administrativas funcionales (dependencias).
Sistema de clasificación orgánico: sistema que permite agrupar los documentos producidos y/o re-
cibidos reflejando la estructura orgánica de las organizaciones, posibilitando establecer criterios de
jerarquización que relacionan las subdivisiones de clasificación o categorías identificadas con las uni-
dades administrativas funcionales (dependencias).
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Sistema de clasificación por asuntos o materias: sistema que permite agrupar los documentos
producidos y/o recibidos reflejando las temáticas o contenidos concretos y particulares desarrolla-
dos en los mismos.
Subserie documental: conjunto de unidades documentales que conforman una serie documental, y
que se encuentran jerarquizadas e identificadas separadamente del conjunto de unidades documen-
tales que conforman la serie documental por el contenido y características específicas de las unidades
documentales derivadas del cumplimiento de las competencias, potestades, funciones y actividades
administrativas (trámites).
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REFERENCIAS
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