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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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Documento de la Universidad la Salle - Modelo
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PROGRAMA DE CAPACITACION DE ARCHIVO TRASFERENCIAS DOCUMENTALES

BIENVENIDOS.
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

1. ¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? 2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ? 3. ¿PARA QUÉ SIRVE UNA TRANSFERENCIA

Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio. ¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión? Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.

1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo:

La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica. •Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO •Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

1. Las carpetas deben ir con la
documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar

deterioro físico

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

Escaso volúmen documental menos de 50 folios Exceso volúmen documental mas de 120 folios Correcto volúmen documental entre 80 y 120 folios

1

Cada tipología

UNIVERSIDAD DE LA SALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

MEMORANDO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

2

FOLIACIÓN

documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.

PARA: DE: ASUNTO: FECHA:
PARA:

Dr. Orlando Pinzón Chacon Jefe Departamento de Personal
MEMORANDO Mariela Alvarez Rodríguez

Solicitud información 14 de marzo de 2002

Dr. Orlando Pinzón Chacon Jefe Departamento de Personal UNIVERSIDAD DE LA SALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DE: Mariela Alvarez Rodríguez Con el fin de conocer el PROYECTO DE ARCHIVO número de personas que van a participar en la capacitación sobre preparación de las ASUNTO: Solicitud información "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los siguientes aspectos: FECHA: 14 de marzo de 2002

3

1.MEMORANDO Número de personas a asistir 2. Nombre y apellido (Listado) Con el fin de precisar el número de a participar en la capacitación sobre Con el fin de conocer el número de personas que vancopias del material a reproducir. preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de Aprovecho la solicito su amable colaboración para definir y conocer los la Universidad, comedidamente oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el sentido Dr. siguientes aspectos: Orlando Pinzón Chacon de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos. Jefe Departamento de Personal 1. Número de personas a asistir MarielaNombre yRodríguez Agradezco mucho su colaboración 2. Alvarez apellido (Listado)
Solicitudel fin de precisar el número de copias del material a reproducir. Con información 14 de marzo de 2002 Cordialmente,sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el Aprovecho la oportunidad para sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

PARA: DE: ASUNTO: FECHA:

Agradezco muchoMARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ su colaboración Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre Coordinadora Proyecto de Archivo preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los siguientes aspectos: Cordialmente, 1. Número de personas a asistir 2. Nombre y apellido (Listado) MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ Con el fin de precisar el número Proyecto de Archivo a reproducir. Coordinadora de copias del material Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos. Agradezco mucho su colaboración

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ Coordinadora Proyecto de Archivo

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?
Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener: • Nombre dependencia • Código de la dependencia / Número de clasificación • Título de la carpeta • Año retrospectivo

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD. Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Unidades Académicas de Pregrado TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL CÓDIGO
Dependencia.

Serie Subserie 1 ACTAS 1.6

Retencion Disposición Tradición Archivo Final Nombre de las Series, Subseries Documental y Tipologías Documentales O C F Ges tion Central CT E S T

OBSERVACIONES

Actas del Consejo Directivo - Actas del Comité Directivo (copia) Actas del Comité Académico y/o Comité Académico Ampliado - Actas del Comité Académico Ampliado (copia) Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones - Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones(copia) Actas del Comité de Curriculum - Actas del Comité de Curriculum(copia) Actas del comité de Facultades sede Floresta - Actas del comité de Facultades sede Floresta Actas del Consejo de Facultad - Actas del Consejo de Facultad(copia)

X

2

0

2

Después de dos años se puede reciclar la documentación, ya que carece de valor secundario Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario

1.8

X

2

2

1.17

X

2

2

Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario

1.18

X

2

2

Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario S:Selección T: Tecnología

1.19

X

2

2

1.20

X

2

2

Convenciones:

O: Original

C: Copia

F: Fotocopia CT: Conserv ación Total

E: Eliminación

P *: Conserv ación en el Archiv de Gestión en forma permanente o

¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INVENTARIO?

Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina. • Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos • Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas • Garantizar a los usuarios el acceso a la información • Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.

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