PROGRAMA DE CAPACITACION
DE ARCHIVO
TRASFERENCIAS
DOCUMENTALES
BIENVENIDOS.
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
1. ¿QUÉ ES UNA
TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL?
2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ?
3. ¿PARA QUÉ SIRVE UNA
TRANSFERENCIA
Es el traslado de las Series y/o
Subseries documentales que han
cumplido su tiempo en el Archivo de
Gestión u Oficina al Archivo Central o
Intermedio.
¿Pero qué es cumplir el tiempo de
Retención Documental o de
permanencia en el Archivo de Gestión?
Es cuando los documentos que se
encuentran en el Archivo de Gestión
cumplen su ciclo es decir, la frecuencia
de consulta disminuye como
consecuencia de la pérdida de sus
valores administrativos.
1. Clasificar los documentos
según el Cuadro de
Clasificación Documental
Los documentos propios de
cada dependencia, de
acuerdo a sus funciones se
separarán según el Cuadro
de Clasificación
Documental (CCD),
siendo una herramienta que
permite la codificación e
identificación de cada una
de las series, subseries y
tipologías documentales en
cada dependencia.
Ejemplo:
La ordenación de cada carpeta se hará
según sea el caso cronológica o numérica.
•Ordenación Cronológica se ubicaran
los documentos dentro de la carpeta en
forma ascendente por DIA, MES, AÑO
•Ordenación Numérica se ordenaran en
forma numérica ascendente, donde el
primer número corresponde al primer
documento almacenado en la unidad de
conservación, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven
un número consecutivo asignado.
1. Las carpetas deben ir con la
documentación completa,
estar previamente
seleccionados sin borradores,
notas marginales, formatos sin
diligenciar, recortes de prensa,
manuscritos, sobres de correo,
material bibliográfico,
documentos duplicados,
ganchos de grapadora, clips,
autoadhesivos, cinta pegante o
elementos que puedan causar
deterioro físico
CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO
Cada carpeta tiene
en el lomo la
capacidad estándar
para el
almacenamiento de
los documentos
por favor no
exceda su
capacidad.
Escaso volúmen documental
menos de 50 folios
Exceso volúmen documental
mas de 120 folios
Correcto volúmen documental
entre 80 y 120 folios
1
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PROYECTO DE ARCHIVO
Cada tipología 2
FOLIACIÓN
MEMORANDO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
documental se le
PROYECTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Orlando Pinzón Chacon
Jefe Departamento de Personal
debe asignar un
MEMORANDO
DE: Mariela Alvarez Rodríguez
ASUNTO: Solicitud información
FECHA: 14 de marzo de 2002
3
número en forma PARA:
DE:
Dr. Orlando Pinzón Chacon
Jefe Departamento de Personal
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Mariela Alvarez Rodríguez
ascendente
Con el finDE
PROYECTO deARCHIVO
conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobre
ASUNTO: preparación
Solicitud de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
información
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los
FECHA: siguientes
14 de marzo de aspectos:
2002
haciendo la
[Link]
Número de personas a asistir
2. Nombre y apellido (Listado)
Conelelnúmero
Con el fin de conocer fin de precisar el número
de personas de copias
que van del material
a participar a [Link]
en la capacitación
preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
respectiva
Aprovecho la oportunidad
la Universidad, comedidamente para sugerir,
solicito su amable siguiendo
colaboración parainstrucciones del señor
definir y conocer los Vicerector en el
PARA: Dr. siguientes
Orlando Pinzón sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
Chacon
aspectos:
Jefe Departamento dedePersonal
transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
1. Número de personas a asistir
DE: Mariela Alvarez yRodríguez
2. Nombre Agradezco
apellido mucho su colaboración
(Listado)
foliación por cada ASUNTO:
FECHA:
Solicitud
Con elinformación
14 de
fin de precisar el número de copias del material a reproducir.
marzo dela2002
Aprovecho Cordialmente,
oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el
sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
documento dentro
de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
Agradezco muchoMARIELA
su colaboración
ALVAREZ RODRIGUEZ
Con el fin de conocer el número de personas que van
Coordinadora a participar
Proyecto en la capacitación sobre
de Archivo
preparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes de
de la carpeta,
la Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer los
siguientes aspectos:
Cordialmente,
1. Número de personas a asistir
2. Nombre y apellido (Listado)
utilizando lápiz
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Con el fin de precisar el número Proyecto
Coordinadora de copiasde
delArchivo
material a reproducir.
Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en el
sentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimiento
de transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.
negro. Agradezco mucho su colaboración
Cordialmente,
MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZ
Coordinadora Proyecto de Archivo
¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?
Las carpetas se
identificaran con un rótulo
autoadhesivo el cual debe
de tener:
• Nombre dependencia
• Código de la dependencia
/ Número de clasificación
• Título de la carpeta
• Año retrospectivo
De acuerdo con la Tabla de Retención
Documental, se transferirán solo al Archivo
Central los documentos que cumplan el
tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión,
estipulados en las TRD.
Se transferirán las series que respondan a las
funciones específicas de la dependencia
productora.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
Unidades Académicas de Pregrado
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Tradición Retencion Disposición
CÓDIGO
Nombre de las Series, Subseries Documental Archivo Final
OBSERVACIONES
Serie y Tipologías Documentales
Dependencia. O C F Ges tion Central CT E S T
Subserie
1 ACTAS
1.6 Actas del Consejo Directivo Después de dos años se puede reciclar
X 2 0 2
- Actas del Comité Directivo la documentación, ya que carece de
(copia) valor secundario
Actas del Comité Académico Después de dos años se pueden
1.8 y/o Comité Académico reciclar los documentos, ya que carecen
Ampliado X 2 2 de valor secundario
- Actas del Comité Académico
Ampliado (copia)
Actas del Comité Asesor del Después de dos años se pueden
1.17 Departamento de reciclar los documentos, ya que carecen
Investigaciones X 2 2 de valor secundario
- Actas del Comité Asesor del
Departamento de
Investigaciones(copia)
Actas del Comité de Después de dos años se pueden
1.18 X 2 2
Curriculum reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del Comité de de valor secundario
Curriculum(copia)
Actas del comité de Facultades Después de dos años se pueden
1.19
sede Floresta X 2 2 reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del comité de Facultades de valor secundario
sede Floresta
Actas del Consejo de Facultad Después de dos años se pueden
1.20
X 2 2 reciclar los documentos, ya que carecen
- Actas del Consejo de de valor secundario
Facultad(copia)
Convenciones: O: Original C: Copia F: Fotocopia CT: Conservación Total E: Eliminación S:Selección T: Tecnología
P *: Conservación en el Archivo de Gestión en forma permanente
¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN
EL FORMATO DE INVENTARIO?
Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y
registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado
a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación
Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.
Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma
alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en la oficina.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación
• Evitar la producción y acumulación irracional de
documentos
• Concentrar la información útil para la toma de decisiones
administrativas
• Garantizar a los usuarios el acceso a la información
• Guardar temporalmente o definitivamente la memoria
institucional.
