- Las necesidades de medicamentos y dispositivos médicos del hospital la realiza el

regente según estimación de productos y tiempo que crea conveniente según la

experiencia, el regente no maneja el software que tiene la institución.
- No hay contratos definidos con proveedores, la compra se realiza de forma directa
con los proveedores.
Se observa que nos se aplica correctamente el proceso para la adquisición de medicamentos
establecidos en la resolución 1403 del 2007, el cual establece un procedimiento ordenado y
sistemático, multidisciplinario y participativo, basado en jerarquía y necesidades, el cual tiene
las siguientes características.
a) Definición de políticas institucionales;
b) Determinación del consumo histórico;
c) Decisión de selección.

Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos: este proceso estará a cargo del comité
de compras el cual tiene la función de verificar las cotizaciones que respaldan la
evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos. En donde
recomienda la adjudicación de contratos o contratación directa, es importante resalta que
este proceso de verificación de cotizaciones no se realiza actualmente en el hospital regional
Mejor de caracas ESE.
El director técnico del servicio farmacéutico debe dar concepto técnico al comité para la
adquisición de los medicamentos y dispositivos médico, y como se observa claramente el
gerente omite esta valoración tan importante, y no se toman en cuenta el Estatuto de
Contratación Pública o de la normatividad vigente para la contratación privada o comercial,
que garantiza el control interno y externo de este proceso.
Ademas tampoco se esta siguiendo el procedimiento para la adquisición el cual es:

Programación de necesidades *Definir período de análisis y de proyección de

Decisión de adquisición
Prevalencia del conocimiento técnico
necesidades
*Cuantificar las necesidades de medicamentos
*Confrontar dichos cálculos con los consumos
históricos
*Ajustar las cantidades definidas por los servicios
*Definir prioridades, de acuerdo con el
presupuesto disponible
*Definir programas de entregas o momentos
proyectados de compra
En base a las políticas de compra del Hospital se
determina la modalidad de la adquisición, la
característica de la negociación, la evaluación de
las ofertas y la adjudicación y suscripción del
contrato o la contratación directa.
El criterio técnico del director del servicio
farmacéutico prevalecerá cuando se presenten
diferencias de criterios entre el responsable de
las compras y el responsable del servicio
farmacéutico entre la calidad de los
medicamentos así como todos los procesos
 inherentes al mismo (almacenamiento,
devoluciones, destrucción, usos de los mismos,
entre otros)
Envío de información El responsable de la adquisición enviará de
manera oportuna, continua y veráz al sistema de
información del servicio farmacéutico toda la
información que vaya adquiriendo respecto a
medicamentos y dispositivos médicos
Control durante el proceso de Se debe realizar el control en base a los criterios,
adquisición técnicas y métodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la
calidad durante el proceso de adquisición de
medicamentos y dispositivos médicos,
garantizando la transparencia y selección objetiva
del contratista. Teniendo en cuenta el sistema de
codificación para medicamentos y dispositivos
médicos de acuerdo con lo que establezca para
tal fin el Ministerio de la Protección Social.

Como se observa en el Hospital regional se incumplen con la mayoría de los requisitos para
la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, ademas es una falla muy delicada
que no cuenten con un sistema de información en el servicio farmacéutico, dado que no
tendrán formación concreta y real de las necesidades así como la cantidad de medicamentos
con los que cuenta el servicio para cubrir la demanda.
Aunado a lo anterior en el proceso descrito no se observa el control ni el principio de
transparencia y economía que debe primar en el proceso de adquisición de medicamentos.

En el área de bodega solo hay un auxiliar de servicios farmacéuticos, no se realiza una

estricta recepción, la bodega es pequeña algunas veces queda en sobre stock, no hay
una adecuada organización de las áreas, no hay registro diario de temperatura y
humedad, los pedidos se entregan a farmacia a diario según solicitud a necesidad.
Un solo auxiliar no alcanza a desarrollar la labor de revisión respecto a la calidad, recepción
y almacenamiento, distribución, uso adecuado, devolución al proveedor por fecha próxima de
vencimiento, ofrecimiento, aceptación y/o rechazo de donaciones, destrucción o
desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos.
La resolución 1403 de 2007, establece que el almacenamiento debe planificarse, teniendo en
cuenta básicamente los siguientes
aspectos:
a) Selección del sitio
b) Diseño de instalaciones
c) Establecimiento de criterios, procedimientos y recursos para el cuidado
d) Aplicación de métodos de inventarios que aseguren la rotación adecuada de los
medicamentos
Anexo a ello el director del servicio farmacéutico es el encargado de la recepción de los
medicamentos, en donde se deben comparar los contenidos de la documentación con los
recibido, inspeccionar los productos y/o medicamentos recibidos, realización del muestro y
acta de recepción.
Por ultimo se debe realizar el registro en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y
dispositivos médicos recibidos.

En la farmacia no hay un orden de medicamentos próximos a vencer, no están

semaforizados los medicamentos y dispositivos médicos, el termohigrómetro está
dañado.
Otra anomalía presente en este establecimiento farmacéutico esta relacionado con el
ordenamiento de los medicamentos, la normativa vigente establece claramente que los
dispositivos médicos y medicamentos serán distribuidos dentro del área de almacenamiento
previamente asignada y debidamente identificada, de acuerdo con la clasificación
farmacológica y por orden alfabético (medicamentos), acorde con los criterios de
almacenamiento, en los que básicamente deben incluirse: la frecuencia de demanda,
volumen, forma farmacéutica y nivel de atención. Se deben establecer medios de
almacenamiento que permitan una rápida identificación y asignar códigos a los medios de
almacenamiento (espacios, áreas físicas y estanterías) y a los medicamentos y dispositivos
médicos (normalización).
Como se observa en el caso expuesto no se toma control del inventario y no se realiza el
proceso de verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y
dispositivos médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de
vigencia o se solicite con la debida antelación la devolución o cambio al proveedor.
Ademas no se esta prestando atención a la cadena de frio para medicamentos que lo
requieran y su respectivo control y registro de la misma, lo cual es un incumplimiento a la
norma que manifiesta “Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de la cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica.
Adicionalmente, deberá disponerse de mecanismos que registren la temperatura.
Propuesta de mejora.
Se deben cumplir los protocolos para el procedimiento de adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos, entre los cuales están establecer un comité de compras, que se
encarguen de realizar programación de necesidades de insumos basados en consumo
histórico, para esto necesariamente deben contar con un sistema informatizado que tenga
una base de datos robusta y así poder estimar las necesidades del servicio hospitalario, hay
que determinar la modalidad de la adquisición, la negociación, la evaluación de la oferta y la
adjudicación y suscripción del contrato, seleccionar cotización y revisarlas escogiendo la que
beneficie los intereses del servicio farmacéutico, respetar el concepto técnico emitido por el
director técnico del servicio farmacéutico al comité para la adquisición de los medicamentos y
dispositivos médicos.
Realizar el correcto procedimiento de recepción, aplicando revisión, muestreo y registro en
sistema del servicio farmacéutico.
Tomar previsiones y ceñirse al plan de ordenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos, estableciendo un correcto proceso de semaforizacion, así como seguimiento a las
fechas de vencimiento a fin de poder gestionar una política de devolución con los
proveedores. Y por ultimo realizar las mejoras locativas de espacio, luz, temperatura, pisos,
cadena de frio y demás aspectos relevantes para garantizar la correcta conservación y
almacenamiento de los medicamentos, tomando previsiones en caso que se presentes fallos
en los equipos o servicio de energía, contar con un plan de respaldo que asegure el perfecto
estado de los insumos médicos.