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Cesantías
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PROCESO DE CONSOLIDACION DE CESANTÍAS

A partir del 1 de enero de 1.991, el auxilio de cesantía para los trabajadores del sector privado, está
sometido a tres sistemas de liquidación diferentes y excluyentes así:

El sistema tradicional:
Se aplica a los trabajadores antiguos vinculados por contrato de trabajo antes del 1 de enero de
1991.

El sistema de liquidación anual y definitiva con destino a los fondos de cesantías. Se aplica
obligatoriamente a los trabajadores nuevos, vinculados por contrato de trabajo a partir del 1 de enero
de 1991, y a los antiguos que voluntariamente se acojan a él.

Cuantía y aplicación: Se aplica a los trabajadores vinculados por contrato de trabajo antes del 1 de
enero de 1991. En este sistema los trabajadores tienen derecho a un mes de salario por cada año
de servicio y proporcionalmente por fracciones de año.

Cuál es el salario base para liquidar las cesantías?

Se toma como base el último salario mensual, siempre y cuando éste no haya tenido variación en
los tres meses anteriores. En caso contrario, y en el de los salarios variables, se tomará como base
el promedio mensual de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si
fuere menor a un año.

PASOS PARA LIQUIDAR CESANTÍAS EN EL SISTEMA

Recuerde que el programa de Nómina de Ilimitada le proporciona el pago automático de esta

prestación siguiendo los pasos que a continuación mencionamos.

1. Fecha de proceso: Ingrese al programa con la fecha de diciembre 30 ó 31 del año que se va a
consolidar o el día hasta el cual se quiere realizar el corte para dicho cálculo en caso de que se
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quiera realizar en cualquier época del año. Tener en cuenta que seleccionar el día 30 ó 31
depende de sí la empresa considera el año de 360 ó 365 días para todos los efectos de pagos
de salarios y de cálculos prestacionales.

2. Ingresar por la opción de Soportes\Instalación\Mantenimiento de Compañía\Datos

Generales y en el campo “Porcentaje Intereses Cesantías” valide que se tenga asignado el 12%
que actualmente rige para dicho cálculo. Soportes\instalación\mantenimiento de
compañías\conceptos, valide en los campos “Cesantías” e “Intereses Cesantías” que dichos
conceptos estén matriculado según la tabla de conceptos. Con F2 puede ver la lista de conceptos.
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3. Ingresar a la opción de Archivos\Conceptos y seleccionar el concepto de Cesantías y en dicho

concepto alimentar en el campo “ Pagar “ 30 días. Esto quiere decir que por cada período (año
laborado, independiente de que se considere el año de 360 ó 365 días) se reconocen 30 días
que corresponden al valor de un mes de salario y de manera proporcional por fracción de año.

Nota: solo para las empresas del sector de la construcción existe una excepción, donde los días
a pagar por año de servicios son 36 o proporcional por fracción de año. Esto tiene su fundamento
en razón de que por cada mes trabajado se reconocen 3 días por concepto de cesantías llegando
así a un total de 36 días por año.

4. Archivos\Empleados\Maestro: revisar los siguientes parámetros:

 Tipo de contrato: “F“ Fijo, “I“ Indefinido ó “S“ Salario integral. Teniendo en cuenta que de
éstos, el último No tiene derecho a Cesantías.

 Cálculo Prestacional: “B” Básico, “P” Promedio ó “M” Mayor entre Básico / Promedio.
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Básico: Se genera con base en el salario Básico (para salarios fijos) si el monto de dicho
salario es inferior a 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes, el programa incluye,
además, el valor del auxilio de transporte para hallar el valor día.

El salario Promedio se tiene en cuenta para salarios variables (por devengar horas extras,
festivos laborados, recargo nocturno, etc. Incluyendo a su vez el valor del auxilio de
transporte),

Mayor entre Básico y Promedio, consiste en tomar el mayor valor que se genere de ambos,
esto porque, según las variaciones del salario, al computar el valor con el tiempo puede
resultar mayor el salario Básico mensual que el valor del promedio.

 Ley 50: Debe estar activado en caso de que el empleado pertenece a la ley 50, o desactivado
en caso de No pertenece a esta ley.

 Fondo de Cesantías: En este campo se debe asignar el código que corresponde al Fondo de
Cesantías elegido por el empleado y que fue previamente creado por la opción de
Archivos\Varios\Fondos de Cesantías.

 Cesantías Acumuladas Año Actual: este campo está en blanco ya que solo es alimentado por
el sistema en el momento de la generación de Cesantías cuando el “ Tipo de Generación “ se
realiza como Novedad.

 Cesantías Acumuladas Año Anterior: este campo es de carácter informativo para los
empleados que pertenecen a la ley 50 y puede estar en blanco, pero si el empleado pertenece
a la ley anterior, en dicho campo tiene que estar el valor correspondiente a las Cesantías
consolidadas a diciembre 31 del año inmediatamente anterior, ya que dicho valor tiene que
sumar al valor de las Cesantías Año Actual para llegar al monto total.

 Anticipos Acumulados Año Actual: En este campo debe tener el total del valor de los anticipos
entregados u otorgados por parte del empleador al empleado durante el año en curso, tanto
para empleados de ley 50 como empleados de la ley anterior.

 Anticipos Acumulados Año Anterior: Campo de carácter informativo para los empleados que
pertenecen a ley 50, pero si el empleado pertenece a la ley anterior, este campo debe estar
diligenciado con el l valor total de los anticipos otorgados a diciembre 31 del año
inmediatamente anterior, ya que este valor más los “Anticipos Acumulados Año Actual” tienen
que restar en el momento de realizar el proceso de consolidación de cesantías a diciembre
del año que se está haciendo el proceso.
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 Fecha Ultimo aumento: cuando el salario es fijo (básico, sin variaciones) y éste varió durante
los últimos tres meses, entonces el salario base para la liquidación es el salario promedio del
último año de servicios o de la fracción trabajada cuando sea inferior. Es por esto, que el
campo “Fecha Ultimo Aumento” tiene que estar actualizada para poder operar dicho promedio
en caso de que tenga que aplicar esta norma. Si por naturaleza, el salario del empleado es
variable, entonces, con el parámetro de “Cálculo Prestacional” en “P” el programa,
independiente de dicha fecha, de forma automática calcula el promedio con base en los pagos
de salarios y demás acumulados.

5. Archivos\Empleados\Prestaciones Sociales: Validar en este mantenimiento los siguientes

parámetros, por cada empleado:

 Tipo de Empleado Cero (0) que significa genérico

 Método de liquidación (1): si la empresa considera el año de 365 días (2): si la empresa
considera el año de 360 días y (3): si la empresa considera el año de 360 días pero reconoce
el día 31, en caso de que el empleado haya ingresado el día 31 y dicho día se debe incluir
así se considere el año de 360 días..
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 En la parte de Cesantías activar el swiche “Liquidar cesantías”, en “Tipo de Proceso

Cesantías” asignar la “C”: Consolidación, asignar el “Concepto de Cesantías” , según la tabla
de conceptos, y el campo “Número de Meses Promedio” debe tener 12 meses.

Nota: tener en cuenta que si el proceso que se va a generar es el cálculo de un Anticipo o

entrega parcial de manera proporcional al tiempo laborado a una determinada fecha, el campo
de “Tipo de Proceso Cesantías” tiene que ser parametrizado con la “A”:que significa Anticipo.

Los campos de “Valor de las Cesantías”, ”Fecha Ultimas Cesantías”, “Días Promedio
Cesantías Liquidadas” son de carácter informativo y pueden contener información del cálculo
que se realizó del año inmediatamente anterior o estar en blanco.

“Tiempo a Deducir” este campo está diseñado para empleados que pertenecen a ley anterior
y que tienen tiempo a descontar de los periodos anteriores. Dicho tiempo afecta al total de las
cesantías a calcular y corresponde a las suspensiones en la prestación del servicio bien sea
por huelgas, sanciones disciplinarias o permisos no remunerados.

Activar el swiche “Liquidar Intereses a las Cesantías” y asignar el Concepto de “Intereses a

las Cesantías” (según la tabla de conceptos). El valor “Intereses Cesantías” puede contener
información del cálculo inmediatamente anterior o estar en blanco.

Los campos de “Información de Anticipos de Cesantías” como su nombre lo indica, son de

carácter informativo y contienen el valor, fecha y resolución de los últimos cuatro posibles
anticipos otorgados.
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6. Procesos\Marcar Empleados\Proceso de Marcación: a través de esta opción se selecciona el

empleado o grupo de empleados para el cual o los cuales se va a realizar el proceso de
generación de cálculo de cesantías.

7. Procesos\Marcar Empleados\Informe Empleados Marcados: sirve para verificar la selección

de empleados que se realizó en el paso anterior.
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8. Procesos \ Prestaciones Sociales \ Generación de Cálculos: A través de esta opción se

genera los cálculos para el proceso de liquidación de cesantías, el menú muestra los siguientes
campos:

 Fecha de liquidación: Debe ser la fecha con que se va a realizar el cálculo de cesantías, es
decir es la misma fecha con la que se ingresa al programa: diciembre 30 ó 31 del año que se
va a consolidar o el día hasta el cual se quiere realizar el corte para dicho cálculo, en caso
de que se quiera realizar en cualquier época del año. Tener en cuenta que seleccionar el día
30 ó 31 depende de sí la empresa considera el año de 360 ó 365 días para todos los efectos
de pagos de salarios y de cálculos prestacionales.

 Tipo de generación: Esta opción muestra para elegir: Informe: el programa hace todo el
proceso de generación de las cesantías, pero en forma de consulta, este proceso lo puede
hacer cuantas veces quiera, hasta que esté seguro que la información esta correcta.
Novedad: Este proceso es definitivo, es decir, el programa carga al archivo de novedades
los intereses a las cesantías y las cesantías en el caso de que se estén calculando anticipos
para todos los empleados a los que se les hizo el proceso de selección.

 Cesantías: Activar este ítem

 Fecha inicial: Fecha inicial del mes que se va a tomar para hallar el promedio para calcular
el valor de las cesantías, con el que se calculará el monto, normalmente se toma enero 01,
así por ejemplo, Fecha Inicial 01/01/2015.

 Fecha final: Fecha final del mes que se va a tomar para hallar el promedio para calcular el
valor de las cesantías, con el que se calculará el monto , normalmente se toma diciembre 30
o 31 del año así por ejemplo, Fecha final 12/31/2015.

 Periodo de pago inicial y final: estas fechas se reflejan en el comprobante de cesantías que
se imprime por Documentos\Prestaciones sociales\Comprobante de Cesantías. Estas
fechas deben estar diligenciadas así: 01/01/2015 hasta la fecha 12/30/2015

 “Resolución para Anticipo” y “Pagar como Anticipo” dejar en blanco para el proceso de
Consolidación de Cesantías.

 “Liquidar Intereses”, debe estar seleccionada para que el programa puede realizar el
cálculo de intereses a las cesantías.
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Nota: tener en cuenta que los campos de “Fecha Inicial” y “Fecha Final”, “Período de Pago
Inicial” y “Período de Pago Final”, pueden variar según la época o fecha del año donde se
necesite realizar el proceso de Consolidación, y los campos de “Resolución para Anticipo” y
“Pagar como Anticipo” solo se parametrizan en caso de que el cálculo sea un anticipo o
entrega parcial.

Una vez se le da aceptar el programa muestra las opciones:

 Tipo de liquidación de cesantías para salario básico: el programa presenta la

marcación en “ Básico Actual “, entonces tener en cuenta, que si se aplica la norma
para el caso de que los salarios básicos, es decir salarios fijos que hayan tenido
variación en los últimos tres meses se debe cambiar el parámetro y hacer la
marcación en “ Ultimo Aumento “.

 Tipo de liquidación de Prestaciones para empleados Fijos: vencimiento de

contrato, corresponde a aquellos empleados que tienen fecha de vencimiento y al
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momento de generar el programa sólo calculara el valor al que tiene derecho hasta la
fecha de vencimiento de contrato. Fecha de liquidación, el programa genera el pago
de las cesantías hasta la fecha que se le definió en periodo inicial y final de cesantías
tanto para empleados con contrato a término fijo como indefinido.

9. Procesos\Prestaciones Sociales\Informe de Prestaciones\Reporte de Cesantías o Reporte

Prestaciones Papel Pequeño: a través de esta opción se puede consultar el informe generado
para su posterior revisión y aprobación; También este informe puede ser generado en forma más
resumida por la opción de Procesos\Prestaciones sociales\Informe de prestaciones\Reporte
de prestaciones papel pequeño.

Nota: Si la consulta se realiza a través de la opción de Papel Pequeño, una vez seleccionada la
prestación para la cual se realizará la consulta, además de seleccionar el empleado inicial y final, se
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pueden seleccionar los campos específicos con los que se quiere construir la consulta hasta agotar
la máxima longitud de caracteres por línea de una página (papel pequeño) tamaño carta.

Tener en cuenta que en el proceso de Consolidación de Cesantías a diciembre 31 de cada año, el

valor de las Cesantías calculado es el valor que será consignado en los respectivos Fondos de
Cesantías a más tardar el 15 de febrero del año siguiente y el valor de los Intereses a las Cesantías
tiene que ser entregado a los empleados a más tardar el 31 de enero. Con base en lo anterior, al
continuar con el proceso de Generación de Cálculos de Cesantías como Novedad, el programa
llevará solo el valor de los Intereses al archivo de Novedades para ser liquidados y pagados, bien
sea en un pago independiente o incluidos dentro de un pago de nómina y el valor de las Cesantías
lo llevará al Archivo Maestro del Empleado al campo específico “Cesantías Acumuladas Año Actual.

10. Procesos\Prestaciones Sociales\Generación de Cálculos: una vez es aprobado el pago se

repite el paso número 8 pero ya indicándole al programa que en el campo “Tipo de generación”
es por Novedad; una vez se le de aceptar, el programa devuelve el siguiente mensaje “¿Este
proceso borra las novedades anteriores, desea borrarlas? La respuesta en este caso es “SI”
si usted no tiene novedades digitadas, o “No” si ya he capturado novedades de algún periodo de
liquidación. Ejemplo si usted va a pagar la nomina de Junio y va a incluir la liquidación de los
intereses a las cesantías en este periodo.

Nota: en la generación de Consolidación de Cesantías, es necesario generar como Novedad para

que el programa lleve el valor de las Cesantías al archivo maestro del empleado y actualice todos
los campos que tienen que ver con dicho proceso en el archivo de Empleados\Prestaciones Sociales
(Cesantías), además cuando se está generando como Novedad, el programa automáticamente lleva
el valor de los Intereses a las Cesantías al archivo de Novedades para que sean pagados, bien sea
en un proceso independiente o en un pago de Nómina.

Nota aclaratoria: Los Intereses a las Cesantías no tienen que ser pagados inmediatamente se
genera el proceso como Novedad, ya que, según la norma, se tiene plazo hasta el día 31 de enero
y es el empleador quien decide en que momento realiza el pago siempre y cuando lo realice a más
tardar dicho día. Para lo anterior No importa generar el proceso de Consolidación como Novedad y
luego inicializar o borrar dichas novedades ya que existe un proceso especial que permite volver a
cargar las novedades de de los Intereses a las Cesantías, en el momento en que realmente vayan a
ser tenidos en cuenta para ser pagados.
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11. Procesos\Prestaciones Sociales\Listado de Intereses Cesantías. Al seleccionar esta opción

el programa vuelve a validar los empleados para las cuales se va a realizar la consulta intereses a
las cesantías que estén previamente marcados por la opción Procesos\Marcar Empleados\Proceso
de Marcación. Lo anterior quiere decir que si la marcación aún No se conserva, entonces se tienen
que volver a repetir el proceso de marcación.

Una vez se da < Aceptar >, el programa presenta la opción “Generación Intereses a las Cesantías”,
se debe seleccionar la opción de novedad, adicionalmente el programa por defecto muestra el
Concepto de los Intereses a las Cesantías, definido según la tabla de conceptos y la fecha, que
aunque aparezca diciembre 31 puede ser cambiada. Finalmente después de continuar con Aceptar
el programa valida el archivo de Novedades donde devuelve la pregunta: “Este proceso borra las
novedades anteriores. Desea borrarlas? “ , la respuesta debe ser “ Si “ en caso de que no se
tengan novedades previamente digitadas que se tengan que conservar, o “ No “ en caso de que el
cálculo de Intereses a las Cesantías que se está generando haga parte de las novedades que ya se
tienen en dicho archivo.

Una vez el valor de los Intereses a las Cesantías ya se tiene como Novedad y se van a pagar
dentro de un período de nómina, No existe ningún proceso especial o adicional de liquidación
diferente al que se conoce para la generación de un período o pago de nómina ya que dicho
valor se considera como cualquier otra novedad que haya sido digitada a través de la opción de
Novedades\Captura y Auditaje\ Período ( Tiempo / Valor ), por ejemplo, una hora extra, un
recargo, una comisión, etc. Si , el pago de los Intereses a las Cesantías No se va a incluir dentro
de un pago de nómina, si no que se van a pagar de manera independiente, entonces tener en
cuenta que, después de tener la novedad, para el proceso de la liquidación a través de la opción
de Liquidación\Liquidación de Período\Liquidar Período de Nómina, solo se tiene que marcar el
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swiche de Novedades, desmarcando los demás: Automático, Conceptos Fijos, Auxilio de

Transporte, etc. y los campos de “Fecha de Liquidación” pueden ser el mismo día en que se va
a efectuar el pago. Una vez se realiza el proceso de liquidación, se siguen los demás pasos de
un período de nómina: Prenómina, Inicialización de Cheques o Transferencia electrónica, Enlace
Contable, Copia de Seguridad y Acumulación.
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12. Documentos\Prestaciones Sociales\Comprobante de Cesantías: por esta opción el programa permite

imprimir el comprobante de cesantías. Algunos de los datos que se detallan o informan son: Fecha de
Ingreso, Período de Causación de Cesantías, Número de días a pagar, y el Valor de las Cesantías, entre
otros.

13. Documentos\Prestaciones Sociales\Comprobante de Cesantías: por esta opción el programa permite

imprimir el comprobante de cesantías. Algunos de los datos que se detallan o informan son: Fecha de
Ingreso, Período de Causación de Cesantías, Número de días a pagar, y el Valor de las Cesantías, entre
otros.