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Comprobante Prefijado

Cartilla
I
Tabla de Contenido

1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3
2. ¿Qué es un comprobante prefijado?
3. ¿En qué casos se pueden manejar comprobantes prefijados?
4. ¿Qué se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante prefijado?
5. ¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes prefijados?
6. ¿Qué opciones presenta el sistema y cuál es su finalidad?
7. ¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones?
8. Recomendaciones para la ejecución del comprobante prefijado
Presentación

El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los

comprobantes prefijados; cuales son los pasos para definir y ejecutarlos empresa por
empresa de acuerdo a las necesidades del usuario.
 COMPROBANTE PREFIJADO

¿Qué es un comprobante prefijado?

Es una opción del menú que tiene el sistema la cual permite definir los parámetros
requeridos para realizar contabilización de documentos de forma periódica y
automática, sin que sea necesario hacerlo manualmente.

¿En qué casos se pueden manejar comprobantes prefijados?

Los comprobantes prefijados se pueden utilizar para:

 Efectuar el cálculo y contabilización de las provisiones de nómina como son las
cesantías, intereses de cesantías, primas de servicios, vacaciones
 Realizar el cálculo y contabilización de los parafiscales para los usuarios que no
cuentan con el módulo de nómina.
 Se puede usar para registros que manejen dos cuentas, como lo pueden ser la
depreciación de activos cuando no se tiene modulo de Activos fijos.
 Realizar procesos mensuales como amortizaciones, pago de arriendo, etc.
 Entre otros

¿Qué se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante

prefijado?

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes prefijados son:

1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes

2. Tener definido un documento Tipo L (Otros) para realizar la contabilización del
comprobante prefijado, en lo posible pueden ser varios uno para cada proceso
en caso de ser necesario (Ej. Provisiones, Pago Arriendo, etc.)
3. Conocer cuáles son los módulos con los que cuenta porque de ello depende
para que el proceso se pueda hacer por el modulo o por prefijado (Ej. Si no se
tiene el modulo de nomina las provisiones se pueden realizar por prefijado
cuenta por cuenta sin conceptos de nomina, pero en caso de tener el modulo
las provisiones se pueden hacer por el modulo
4. Antes de ejecutar la contabilización del comprobante prefijado realizar copia de
seguridad
5. Se sugiere que ningún usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de
ingresar mientras se ejecuta la contabilización del comprobante prefijado.
6. Fijar los comprobantes prefijados se puede hacer en cualquier fecha, pero al
momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe realizar ingresando al sistema
con el último día del mes.
7. Ejecutar el comprobante prefijado con clave de administrador
¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes prefijados?

La ruta para ingresar a manejar comprobantes prefijados es: Contabilidad – Procesos –

Generación de Comprobantes – Comprobantes Prefijados

¿Qué opciones presenta el sistema y cuál es su finalidad?

Al ingresar al menú de comprobante prefijado se presentan tres opciones:

a. Fija: En esta opción se definen los parámetros a tener en cuenta en el

momento de la contabilización.
b. Imprime: Esta opción permite generar un informe de los comprobantes
prefijados que se han parametrizado previamente, el cual se puede enviar a
impresora, pantalla y Excel.
 c. Utiliza: Esta opción permite realizar la contabilización del comprobante

¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las
opciones?

1. Fijación de Comprobantes

Es importante parametrizar cada uno de los comprobantes para poder luego

contabilizar los documentos, en este proceso se va a definir el prefijado para realizar el
cálculo de provisiones de prestaciones sociales sobre el concepto de sueldo, el sistema
solicita la siguiente información:

 Comprobante: Corresponde a un consecutivo interno que maneja el sistema y

se pueden crear hasta 999 comprobantes, este se tendrá en cuenta
posteriormente al momento de realizar la contabilización del documento. Se
debe crear un comprobante por cada concepto. Ej.

100 - Provisiones para concepto de sueldo

101 - Provisiones para concepto de comisiones
102 - Provisiones para concepto de bonificaciones

O también se puede manejar como

 001 – Provisiones de Cesantías
002 – Provisiones Prima de Servicios
003 – provisiones de Vacaciones
004 – Provisiones Intereses de Cesantías.

Importante:
El usuario tiene el criterio para definir la forma y el orden en que
será parametrizado el comprobante prefijado

 Secuencia: Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.

Permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones
que se quieren realizar o para organizar las cuentas que forman base para el
cálculo. Ej.

Comprobante 100 - Provisiones para concepto de sueldo

Secuencia 1 – Provisión Cesantías
Secuencia 2 – Provisión Int. Cesantías
Secuencia 3 – Provisión Prima de Servicios
Secuencia 4 – Provisión Vacaciones

 Porcentaje - Valor: Son excluyentes en cada secuencia. Para el caso de las

provisiones de prestaciones sociales se recomienda efectuar la marcación por
porcentaje.

 Saldos - Movimiento: Son excluyentes en cada secuencia.

Importante:
Esta opción únicamente se habilitara para seleccionar si se
escogió la opción Porcentaje en la casilla anterior.

a. Movimiento: El sistema tomara el valor registrado en la cuenta de cálculo

mes a mes, dependiendo de la fecha en la cual este ubicado en el programa
b. Saldo: Al marcar esta opción el sistema tomara el saldo inicial de la cuenta
de cálculo mas el movimiento del mes

Importante:
Para el cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales y de
los aportes parafiscales se deben efectuar sobre el movimiento de
las cuentas de cálculo o que son base para la liquidación de la
provisión
  Porcentaje/ Valor: Después de escoger la opción de saldo o movimiento el
programa habilita un campo según la marcación anteriormente mencionada

Porcentaje:

Valor:

Para el caso de las provisiones de prestaciones sociales los porcentajes para correr el
comprobante mensual son:

CONCEPTO PORCENTAJE
Provisión Cesantías 8.33 %
Provisión Int. Cesantías 1%
Provisión Prima de Servicios 8.33 %
Provisión Vacaciones 4.16 %

 Cuenta de Cálculo: Se debe digitar la cuenta contable que se van a tomar

como base para el cálculo de las provisiones de prestaciones sociales; para el
ejemplo se tomara la cuenta contable de Sueldos (5105060000).
Sera necesario crear una nueva secuencia por cada una de las diferentes
cuentas contables que forman base para el cálculo de las provisiones o aportes
parafiscales.

Importante:
Para el caso de prestaciones sociales se debe tener como cuenta de
cálculo cada uno de los grupos contables que maneje la empresa (51
– 52 – 72)
 Centro de Costo: Se debe digitar el código del centro de costo que se quiere
afectar en la contabilización del documento. Este campo se habilitara siempre y
cuando la cuenta de cálculo este marcada como Centro de Costo

Importante:
Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo o sub
centros de costo; se debe crear una secuencia por cada centro de
costos y subcentro que se requiera afectar.

 Descripción: Se debe escribir el detalle o descripción de la contabilización que

se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad.

 Débito: Se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisión en la que

se realizará la contabilización, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa.

 Centro de Costo / Subcentro: Este campo se habilita si la cuenta esta

marcada como centro de costos el subcentro se habilita dependiendo del tipo de
SIIGO y si el centro de costos asignado maneja sub centro, tendrá efecto en el
momento de la contabilización del documento.

 Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este

caso se debe digitar el Nit de la empresa.

 Crédito: Se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la

provisión en la cual se realizara la contabilización, de acuerdo al cálculo que
efectúe el programa.

 Centro de Costo / Subcentro: Este campo se habilita si la cuenta esta

marcada como centro de costos el subcentro se habilita dependiendo del tipo de
SIIGO y si el centro de costos asignado maneja sub centro, tendrá efecto en el
momento de la contabilización del documento.

 Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este

caso se debe digitar el Nit de la empresa.
 Importante:
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la
cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el
valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje
establecido en el comprobante prefijado.

2. Impresión de Comprobantes

Permite verificar la información parametrizada en la fijación del comprobante, para

esto el sistema solicita:

a. Rango de comprobantes a visualizar

 Del Nro.: Digite el Código inicial del comprobante fijado

 Al Nro.: Digite el Código final del comprobante fijado.
 Destacado: En este campo se puede seleccionar la opción por vista
preliminar, impresora o Excel. Para generar el informe
 Importante:
Si se desea realizar alguna modificación en el prefijado, se debe
ingresar por la opción fija comprobantes y repasar el comprobante
incluyendo su respectiva modificación.

3. Utiliza Prefijados

Permite realizar la contabilización del comprobante en este ejemplo de las provisiones

de prestaciones sociales

Allí el sistema solicita la siguiente información:

 Tipo: Corresponde al Tipo de documento previamente parametrizado y definido

para este tipo de contabilización
En el ejemplo por ser provisiones de prestaciones sociales, la contabilización se
realizara en un documento Tipo L
  Numero de Comprobante Inicial: Digite el Numero del comprobante que
desea realizar la contabilización.

 Numero de Comprobante Final: Digite el Numero del comprobante Final

hasta el que desea realizar la contabilización .

Luego solicita confirmación del proceso

Por último muestra el avance de la contabilización y finaliza indicando que el proceso

termino.

Importante:
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la
cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el
valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje
establecido en el comprobante prefijado.
Recomendaciones para la ejecución del comprobante prefijado

Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta son:

a. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable

marcada por centro de costos, el sistema solicita el centro de costo y
dependiendo del tipo de SIIGO solicita el sub centro si el centro de costo tiene
esta marca.

b. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija cuentas contables

que estén detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la información del
documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero
cruce, secuencia y fecha en que vence).

c. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable

marcada como Inventarios por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra
asociada en una tabla, el sistema solicita el código y datos del producto.
d. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable
marcada como Activos Fijos o Depreciación por que se tiene el modulo y la
cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el código del
activo.