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Manual Auxiliar de Farmacia 2010
Manual Auxiliar de Farmacia 2010
I. INTRODUCCIÓN 6
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6. Funcionamiento de la Farmacia 24
6.1. Movimientos de entrada 25
6.2. Conteo de medicamentos 26
6.3. Movimientos internos 27
6.4. Movimientos de salida 28
VI. PROCESOS 29
1. Catálogos 29
1.1. Función: Artículos 29
1.2. Función: Unidades 30
1.3. Función: Médicos 31
1.4. Función: Código de barras 32
1.5. Función: Calendario de resurtido y máx y mín, cpm 32
1.6. Función: Enfermedades 32
1.7. Función: Pacientes con transcripción 33
1.8. Función: Prescripción razonable 33
1.9. Función: Dotación de servicios 33
1.10.Función: Enlace de proveedores 34
2. Entradas 34
2.1. Función: Remisiones 34
2.2. Función: Fuentes alternas 34
2.3. Función: Internos-Registro 35
2.4. Función: Liberación de artículos 35
3. Salidas 35
3.1. Función: Receta individual 36
3.2. Función: Receta colectiva 38
3.3. Función: Internos 39
3.3.1. Traspasos 40
3.3.2. Traspaso Imss Oportunidad 40
3.3.3. Concentración 40
3.3.4. Bajas 41
3.3.5. Ajustes 41
3.3.6. A no disponibles 41
4. Estadísticas 42
4.1. Función: Estado del inventario 42
4.2. Función: Inventario valorizado 43
4.3. Función: Artículos fuera de rango 43
4.4. Función: Estadísticas de consumo 43
4.5. Función: Suministro superior 43
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5. Cierre 46
5.1. Función: Fin de turno 47
5.2. Función: Cierre diario 47
5.3. Función: Reporte de recetas 47
5.4. Función: Informe de fuentes alternas de abasto 48
5.5. Función: Informe directivo 48
5.6. Función: Artículos suspendidos 48
5.7. Función: Movimientos valorizados 48
5.8. Función: Transmisión contabilidad/presupuesto 49
5.9. Función: Indicadores de desempeño 50
5.10.Función: Cierre mensual 51
6. Utilerías 53
6.1. Función: Respaldo de base de datos 53
6.2. Función: Impresiones 53
6.3. Función: Tablas y parámetros 53
6.4. Función: Configuración 53
6.5. Función: Seguridad de acceso 54
6.6. Función: Seguridad de acceso (cambio de contraseña) 54
7. Procesos Especiales 55
8. Enlaces 55
8.1. Función: diario 55
9. Acerca de 55
9.1. Número de Versión del Módulo de Farmacias 55
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ÍNDICE Página
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I. INTRODUCCIÓN
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II. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PUBLICO DEL
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Se transcriben elementos muy importantes de este Código los cuales son útiles
para normar la conducta del Auxiliar de Farmacia, lo cual servirá para un mejor
desempeño de labores y un trato humanitario, de calidad al derechohabiente.
1. OBJETIVOS
2. PRINCIPIOS
3. FINALIDAD (ARTÍCULO 1)
El presente código tiene por objeto establecer las normas de conducta que debe
observar y las acciones que debe realizar todo servidor público que preste
servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral, en el IMSS.
4. ALCANCE (ARTÍCULO 3)
El presente código guía la conducta de todos los trabajadores del IMSS en sus
actividades laborales, cualquiera que sea su jerarquía o la denominación del
puesto que ocupe.
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7. PRINCIPIOS ÉTICOS DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL IMSS (ARTÍCULO 6 )
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Confidencialidad (Artículo 11)
Es deber del servidor público, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer
valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida
de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el rol que está llamado a
realizar en su diaria labor.
Por ello el servidor público, debe ser parte de las soluciones, usando
responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los
obstáculos que surjan en el desempeño de la actividad laboral.
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Eficiencia (Artículo 8)
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Lealtad (Artículo 7)
Probidad (Artículo 9)
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III. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE
FARMACIAS
1. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE ABASTO
Módulo de farmacias
Dentro de las unidades médicas del régimen ordinario, la mayoría de las farmacias
contarán con este módulo, para el cual se tiene previsto el uso de equipos de
cómputo con tecnología que permite la transmisión de información hacia los
almacenes delegacionales, sistema de abasto en Unidades Médicas de Alta
Especialidad y/o nivel central.
Adicionalmente se contará con equipos de lectura de código de barras para que
en las farmacias con una o más computadoras se registren las salidas de
medicamentos por este medio, lo que redundará en un registro oportuno y
confiable; asimismo, al contar con una infraestructura como la ya mencionada, la
periodicidad del suministro podrá variar, para lo que el módulo de farmacias
contará con la flexibilidad que permite generar los enlaces de consumos y
existencias con la periodicidad que las autoridades determinen.
b) Clave Presupuestal
Consta de 12 dígitos con lo que se identifica la unidad de servicio y los diferentes
servicios que conforman la unidad.
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d) Partidas presupuestales de uso en farmacia
0301 Medicamentos
0304 Lácteos
0305 Medicina Preventiva
0306 Narcóticos y psicotrópicos
0320 Medicamentos de alta especialidad
(claves 5000)
3. REDES
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- Sistema operativo de red: reside en el servidor de archivos y lo auxilia en la
tarea de compartir los recursos de la red, se compone de dos partes
fundamentales, el software del servidor y el cliente.
- Software de aplicación: este puede ser tan diverso como las necesidades que
la empresa o el usuario requiera y puede incluir procesadores de texto,
sistemas administrativos , paquetes integrados, correos electrónicos, etcétera.
Estación de Trabajo
Estación de
Trabajo
Otras Terminales
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configuración Monosaurio
Estación de trabajo
Impresora
Objetivos
- Permitir una identificación única de los productos en cualquier parte del mundo.
- Obtener información por producto sin errores, desde su recepción hasta su
consumo.
- Permitir una captura automática y efectuar la transferencia inmediata de
información, para hacer más eficiente y preciso su manejo.
- Mejorar y agilizar el control de inventarios, la administración del almacén y la
distribución.
El código de barras es la manera de representar caracteres numéricos por medio
de barras claras y oscuras de diferente grosor. Estas son interpretadas por un
lector óptico o scanner, permitiendo capturar la información en forma más rápida,
oportuna y sin errores.
Para evitar duplicidad en la asignación de códigos, en todos los países donde se
maneje este sistema existe una organización interna que los regula, en México
toda empresa que desee obtener los códigos, deberá registrarse ante la
Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico (AMECE).
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A partir de 1993 el IMSS incluyó las bases para licitaciones, es decir, la
obligatoriedad de los proveedores de identificar los productos con su
correspondiente código de barras.
En Marzo de 1994 se suscribió un acuerdo de concertación entre CANIFARMA,
AMECOP (ahora AMECE) y el Instituto, estableciéndose los criterios para el
manejo de los códigos de barras.
Para el uso y manejo de los códigos de barras en el Instituto, se les ha solicitado a
los proveedores de bienes de consumo de uso terapéutico, proporcionen las
codificaciones de cada uno de sus productos en sus diferentes unidades de
empaque (primarios y/o secundarios y colectivos), con el objeto de crear,
estructurar y mantener actualizado el catálogo de “Código de Barras”.
Para que el código de barras pueda ser utilizado de manera eficiente, es necesario
crear, estructurar y mantener actualizado un catálogo que nos permita tener una
llave de acceso y que relacione los códigos de barras con las claves del cuadro
básico institucional.
Como un proceso general podemos mencionar que el código de barras, será leído
por “scanners” en las farmacias al momento de la recepción y el despacho de
medicamentos a los derechohabientes y servicios de la unidad.
En las farmacias se contará con lectores fijos y portátiles, los que una vez
configurados permitirán leer de las recetas individuales y colectivas los siguientes
datos: folio y número de la receta, cantidad, código de artículo (equivalente al
específico de la clave).
Ambos lectores conectados a la computadora permiten introducir datos como si
fueran digitados en el teclado y el lector portátil podrá utilizarlos separado de la
misma.
6.1. Proceso:
Es la secuencia de las diversas etapas en que se organiza, clasifica y ordena la
información con el objeto de alcanzar determinado fin.
En el Sistema de Farmacias IMSS, los procesos son el conjunto o secuencia de
actividades en que se organiza la información que se maneja, con el fin de operar
adecuadamente el Módulo de Farmacias.
6.2. Función:
Es el grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los
objetivos deseados.
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En el caso del sistema del módulo de farmacias, las funciones son las acciones
específicas que se ejecutan en cada uno de los procesos, con el objeto de dar un
adecuado tratamiento a la información que de ellas se recibe.
La funciones que tiene cada proceso varían de acuerdo con su objetivo y
complejidad.
Para tener acceso al sistema es necesario contar con un equipo que será el
servidor en la farmacia.
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- Posteriormente acceder al menú del módulo de farmacias, en donde el sistema
emitirá el siguiente mensaje con el nombre del usuario que en ese momento
está haciendo uso del sistema:
El sistema en red cuenta con la opción de generar reportes desde cualquier cliente
e imprimirlos en una sola impresora, por lo que en caso de que la impresora esté
sin papel, apagada o fuera de línea; enviará mensaje de error; para evitar esta
situación, se deberá verificar que la impresora esté encendida y con papel
suficiente.
Si por alguna razón se apaga el servidor antes que los clientes, el sistema enviará
mensajes de error, por lo que deberá oprimir las teclas “Control”, “Alt”, “Supr”; salir
de la aplicación y apagar el cliente.
En caso de que no exista comunicación en la red, se deberán verificar las
conexiones de los cables que enlazan a cada uno de los clientes y el servidor con
el concentrador, así como el cable de energía. Si existiera alguna desconexión, se
deberá apagar el sistema y encender nuevamente.
No desconectar los cables de comunicación que se encuentran en la parte
posterior de cada uno de los clientes, ni los que se encuentran conectados en el
concentrador, porque se pierde la señal. Si esto ocurriera, se deberán apagar los
clientes y el servidor. Nuevamente encender en la secuencia indicada
anteriormente.
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9. ACCESO A LOS PROCESOS Y FUNCIONES
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IV. PROFESIOGRAMA DEL AUXILIAR DE FARMACIA
Elementos y actividades que integran la Categoría: Auxiliar de Farmacia
Integración – Requisitos
Relaciones de mando
3. Directas del Jefe de la Dependencia.
4. Directas del Director o Jefe de la Unidad.
19. Indirectas del Instituto, siempre a través del Jefe de la Dependencia o de la
persona designada al efecto.
Movimientos escalafonarios
2. Por antigüedad a la categoría inmediata superior.
3. Por prueba de oposición o concurso.
6. Por examen a cualquier categoría de otra rama.
Actividades:
- Maneja y despacha medicamentos de acuerdo a las recetas médicas,
individuales o colectivas utilizando lector óptico o cualquier instrumento
tecnológico que lo sustituya.
- Despacha vales a servicios subrogados, codifica y folia recetas.
- Identifica a los derechohabientes y los datos de las recetas.
- Recibe y acomoda medicamentos en los anaqueles de la farmacia de su
adscripción.
- Interviene en la recepción de medicamentos en la farmacia ajustándose a los
solicitados y/o a las remisiones, así como a su buen estado y vigencia.
- Atiende correcta y oportunamente a los derechohabientes y los orienta en su
caso sobre la obtención de medicamentos de los que no existen en la farmacia.
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- Solicita, cuando así proceda, aclaraciones del médico que expidió las recetas.
- Labores administrativas inherentes a sus actividades.
- Interviene en la elaboración y trámite de los pedidos reglamentarios de acuerdo
con las necesidades de la farmacia y participa en los sistemas de
aprovisionamiento y control en los aspectos que le corresponden de acuerdo a
las normas que el Instituto determine.
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V. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA EN
EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
1. FARMACIA
Es el órgano en cuyo cargo se encuentran la recepción, guarda, control y surtido
de medicamentos para los derechohabientes de consulta externa y
hospitalización.
2. OBJETIVO DE LA FARMACIA
Suministrar en condiciones de efectividad los medicamentos prescritos por los
médicos, para garantizar el tratamiento farmacológico que requieran los
derechohabientes.
3. DEPENDENCIA NORMATIVA
Las farmacias dependen normativamente de la Coordinación de Control de
Abasto, a través de las Jefaturas Delegacionales de Servicios Administrativos.
4. DEPENDENCIA OPERATIVA
Debido a las características de las unidades médicas donde se encuentran las
farmacias, éstas pueden tener diferentes líneas de mando.
A continuación se describen las características de la dependencia operativa:
Director de Unidad
Médica de Alta
Especialidad
Director Administrativo
de Unidad Médica de
Alta Especialidad
Departamento de
Abastecimiento
Farmacia
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- Las farmacias en unidades médicas que cuentan con Subdirección
Administrativa. Dependen de la Dirección a través del Departamento de
Abastecimiento de la unidad.
Dirección
Subdirección
Administrativa
Departamento de
Abastecimiento
Farmacia
Dirección
Administración
Unidad Médica
Farmacia
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5. ESTRUCTURA INTERNA
Coordinador
Oficial de Farmacia
Ayudante de Farmacia*
* Esta categoría se ubicará en las farmacias que cuentan con equipo de cómputo.
6. FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA
La farmacia tiene como función principal proporcionar a los derechohabientes los
medicamentos indicados por el médico, con oportunidad y en condiciones de
efectividad, para cumplir esto, se realiza una serie de actividades que se clasifican
en:
Movimientos de Entrada
Aquellos mediante los cuales se ingresan medicamentos a la farmacia afectando
sus controles de inventario y registros contables; estos pueden provenir de
almacén, otras unidades por traspaso, proveedores por entrega directa,
distribuidor por compra inmediata y/o devoluciones de los servicios de la misma
unidad; a esto se le denomina “Recepción”.
Movimientos Internos
Son los realizados cuando los medicamentos han sido ingresados; su propósito
fundamental se relaciona con el control de las existencias, manteniéndolas dentro
de los límites establecidos por la norma y garantizar la calidad del producto. Entre
ellos están: conteo rotativo, acomodo y control de caducidades.
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Movimientos de Salida
Se refieren a las actividades de surtido de recetas, traspaso por apoyo a otras
farmacias, suspendidos por instrucciones, bajas y concentración al almacén,
afectando el inventario y registros contables de la farmacia.
Sistema de Información
Se encarga de generar información homogénea, veraz y oportuna para los
diferentes niveles operativos delegacionales, regionales y centrales del Instituto,
sobre consumos y existencias.
El cumplimiento de estas actividades conlleva a efectuar registros y movimientos
en los controles: Los registros contables fidedignos son indispensables para el
correcto manejo de la farmacia. Conocer con qué se cuenta, cuántos y qué
medicamentos se consumen, cuáles hacen falta, etcétera.
Lo mismo puede decirse de los reportes; deben basarse en información confiable,
ya que fundamenta decisiones trascendentales en lo que se refiere al suministro
de medicamentos, tanto para la farmacia de que se trate como a nivel institucional.
Medidas de Seguridad
La adopción de medidas de seguridad e higiene en la farmacia además de
proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y daños en los medicamentos
como en el equipo de trabajo.
Recepción de medicamentos
La recepción de medicamentos es una función administrativa, cuyo objetivo
principal es mantener la eficacia de los medicamentos y lácteos, así como un
estricto control de las cantidades existentes en la farmacia.
La farmacia recibe medicamentos, lácteos y psicotrópicos o estupefacientes,
procedentes de:
- Almacén delegacional
- Otras farmacias de unidad médica
- Proveedor
- Distribuidor
- Servicios de la propia unidad médica
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de consumo inmediato con una vigencia menor, previo acuerdo con las
autoridades médicas y de abastecimiento de la unidad médica.
Para entregas directas del proveedor a la farmacia, deberán respetarse los límites
de fecha de caducidad establecidos, no podrá ser menor a doce meses, contados
a partir de la fecha de entrega.
La farmacia está obligada a rechazar medicamentos cuyas cantidades no puedan
ser surtidas a los derechohabientes antes de la fecha de caducidad, conforme a
los movimientos de consumo de cada medicamento.
Medicamentos provenientes del almacén delegacional para su recepción en
farmacia, deberán acompañarse de la forma “Remisión del Almacén” en original y
copia.
Medicamentos que proceden de los proveedores sólo se pueden recibir por
indicaciones expresas de las autoridades del Departamento de Abastecimiento, en
cuyo caso se deberá presentar la forma “Remisión del Pedido”.
Medicamentos procedentes de distribuidor, deberán presentar la orden de compra
y factura correspondiente, respetando los límites de caducidad.
Por devoluciones de los servicios y los que proceden de otras farmacias de unidad
médica por traspaso, se acompañaran de la forma “Movimientos Varios”. Los
medicamentos deberán recibirse en envases cerrados y en condiciones de ser
surtidos para su consumo; los envases deberán estar íntegros, con las etiquetas
originales adheridas, dentro de los límites normados con respecto a su caducidad
y cantidades indicadas en el formato.
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g) Si las cantidades y caducidades son correctas, firmar de recibido en el original
y copia del documento correspondiente e imprimir los siguientes sellos:
fechador, presupuestal y nombre de la persona que recibe.
h) Entregar al transportista los medicamentos, lácteos o psicotrópicos caducos
para la devolución correspondiente.
i) Entregar al transportista el original de Remisiones de almacén con información
de Diferencias. Cuando la aclaración procede, si las diferencias fueron de más,
recibir el documento económico que ampara el envío del medicamento. Si las
diferencias fueron de menos, puede recibir la cantidad faltante o un documento
aclaratorio que ampare la cantidad real recibida.
j) Medicamentos entregados con el formato “Movimientos Varios”, deberá
verificarse que los envases se encuentren cerrados de origen; deberán estar
íntegros con las etiquetas originales adheridas, dentro de los límites normados
con respecto a su caducidad y cantidades indicadas, y en condiciones de ser
surtidos para su consumo
- Sólidos
- Líquidos
- Ampolletas
- Lácteos
- Psicotrópicos
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- De izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia el frente.
- Dejando espacios suficientes entre ellos para evitar que se revuelvan.
- Ligando los medicamentos en grupos de diez en diez para facilitar su conteo.
- La guarda de psicotrópicos y estupefacientes se hará en gaveta de metal o de
madera, bajo llave.
- Los medicamentos que por su naturaleza requieran para su guarda
condiciones especiales de temperatura, luz, etcétera, serán guardados en los
refrigeradores respectivos o en los lugares designados para ello.
- Cuando por algún motivo se cuente con medicamentos suspendidos, rotos o
caducos, se almacenarán en otro lugar con indicaciones muy visibles para
evitar que se revuelvan.
- Los medicamentos que por su volumen no se puedan acomodar en los
anaqueles, se estiban por grupos de presentación y, en su caso por fechas de
caducidad en el área destinada al almacenaje.
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VI. PROCESOS
1. CATÁLOGOS
En este proceso están las bases de datos del sistema, es decir, información que
nos permite integrar y/o actualizar los registros para la operación del Sistema.
Consulta
En pantalla por clave o código de barras y con la opción de imprimir la información
por cada uno o todos los artículos que existen en el catálogo.
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1.2. Función: Unidades
Registro
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1.3. Función: Médicos
Registro
Objetivo: registrar los datos de los médicos y enfermeras del Servicio Materno
Infantil, para llevar una estadística de los medicamentos y lácteos prescritos, por
cada uno respectivamente, así como el control de recetarios distribuidos,
devueltos y extraviados.
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1.4. Función: Códigos de Barras
Transmisión
Objetivo: actualizar el catálogo que correlaciona la clave del artículo con el código
de barras otorgado por la Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico
(AMECE) a los productos del proveedor, mediante transmisión de datos.
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1.7. Función: Pacientes con Transcripción
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1.10. Función: Enlace de proveedores
2. ENTRADAS
Transmisión
Permite recibir las remisiones en línea o consultar las remisiones anteriormente
aceptadas.
Objetivo: ingresar al sistema los artículos para los que el almacén delegacional
celebró contrato con entrega en unidades médicas y de acuerdo al calendario de
resurtido, capturando con base en la remisión del pedido (aplica para las unidades
que no cuentan con el módulo Control de compromisos).
Documento fuente: remisión de pedido, orden de compra y/o factura.
Transmisión
Función en donde se presentan movimientos de fuentes alternas de Movimientos
embarcados por aceptar y Movimientos de entrada aceptados.
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Compras Emergentes – Solicitud de Compra
Registro
Presenta la pantalla de Fuentes Alternas inmediatas, permite recibir las Solicitudes
de compra emitidas, a fin de cubrir una parte del consumo.
Objetivo: registrar los artículos que por instrucciones del área de Control Técnico
de Insumos delegacional se tenían previamente a no disponibles por suspendidos
y que pasan a disponibles.
Documento Fuente: Oficio, circular o fax, proveniente del área de Control Técnico
de Insumos delegacional.
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3. SALIDAS
Objetivo: registrar el mayor número de movimientos del sistema, como son los
de suministro de medicamentos, vale de lácteos, narcóticos y estupefacientes a
los servicios de las unidades médicas de primero y segundo nivel de atención y de
las Unidades Médicas de Alta Especialidad a través de recetas colectivas y/o
movimientos internos, así como a la población derechohabiente del Instituto, por
medio de las diferentes recetas individuales.
Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:
Nota: en caso de que los medicamentos sean sustitutos, presione <F3> antes de
registrar la cantidad surtida.
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Cantidad Surtida: Este campo se refiere a la cantidad de medicamento que se va a
proveer al derechohabiente.
Código del Medicamento: Son los dígitos que identifican al código de barras.
Específico: En este campo se registra el específico o la clave del medicamento. Si
el específico tiene más de una presentación se procederá a la selección a través
del combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo
de presentación y existencia.
Di. Va. Uni. Cant. Tipo Pres. Existencia: Este combo contendrá la información del
diferenciador, variante, etcétera. del artículo.
Tipo de Despacho: En este campo se especifica el tipo de despacho del
medicamento. Seleccione:
- Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento.
- Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del
medicamento prescrito y sólo por instrucciones del médico tratante, se surte un
sustituto.
- Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la receta
corresponde a la misma unidad o unidad cliente.
Proceda con la captura de los datos: en la receta se lee el código de barras de la
receta individual, la clave PREI (clasificación presupuestal), de la unidad y servicio
de la que proviene, si la receta es de un médico de los que ya están dados de alta
en el sistema, se desplegarán los datos de unidad, servicio, matrícula y nombre
del médico, la fecha en la que se surte la receta y la cantidad surtida; en caso de
que la receta no sea de la unidad, se procederá a capturar la receta de forma
manual, así como el código del medicamento es registrado por el lector óptico, en
caso de no poder ser registrado por el lector, se procederá a la captura del
específico.
En caso de existir más de una presentación del artículo se desplegará el
diferenciador y variante, para la elección de la presentación del medicamento que
corresponda a la receta.
Una vez terminada la captura verifique que los datos sean correctos y presione el
botón de <Aplicar o F1>, para actualizar los registros y continuar con una nueva
captura.
Si desea eliminar un registro, colóquese en el renglón del medicamento que es
necesario eliminar y presione: <Borrar o F11>.
Si no requiere continuar con la captura de recetas individuales presione <Cancelar
o F12> y <Salir o F9> par abandonar la pantalla de recetas individuales.
Si alguno de los medicamentos de cuadro básico prescrito en la receta de la
unidad no tiene existencias, además de no tener registro de existencia máxima y
mínima (con excepción de medicamentos de transcripción), en el sistema se
emitirá el mensaje de “No hay existencia en el inventario para la clave
seleccionada”, y/o cuando la receta sea de una unidad sin marca de “cliente” se
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desplegará el mensaje “Cantidad no disponible. Existencia =0”, en estos casos, el
personal de farmacia deberá orientar al derechohabiente para su oportuna
atención.
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3.3 Función: Internos
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Observaciones: Descripción del motivo que ocasionó el movimiento, si se cuenta
con oficio o fax, también capturar el número de documento.
Sección de Artículos de salida.
Cantidad: En este campo se registra el número de artículos afectados por el
movimiento. El código de barras del medicamento será leído por el lector óptico,
esto es, para registrar la salida de medicamentos colocando el cursor después de
cada lectura en el campo de cantidad para surtir otro artículo. Si por alguna razón
el medicamento no puede ser registrado por el lector óptico, pase al campo de
específico con el tabulador.
Número de Lote: Se debe registrar en no disponibles, suspendidos y
concentración.
No. Prov: Número de proveedor.
Código del Medicamento: Contiene el código de barras del medicamento. Si por
alguna razón el medicamento no tiene código de barras, pase al campo de
específico con el tabulador.
Esp: En este campo se registra el específico o la clave del medicamento. Si el
específico tiene más de una presentación se procederá a la selección a través del
combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo de
presentación y existencia.
Di. Va. Presentación. Existencia: Este combo contendrá la información del
diferenciador, variante, tipo de presentación y cantidad que se tiene del artículo.
Para iniciar el registro de movimientos internos de salida, presione: <Registrar o
F4>.
Proceda con la captura de los datos: elija el tipo y el motivo del movimiento, teclee
número de documento, la fecha del sistema.
La clave presupuestal de la unidad remitente, automáticamente presenta la
clasificación presupuestal de la farmacia en la que está instalado el sistema.
3.3.3. Concentración:
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deteriorados”. (los artículos deberán estar primeramente a “No disponibles por
deteriorados”).
Por suspendido; automáticamente el sistema genera la fecha y las
clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora almacén
delegacional; si los datos son correctos, el sistema emitirá el reporte
“Concentración de artículos suspendidos”. (los artículos deberán estar
primeramente a “No disponibles por suspendidos”).
Por caduco; automáticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones de
la unidad remitente de farmacia y receptora del almacén delegacional; si los datos
son correctos, el sistema emitirá el reporte “Concentración de artículos caducos”.
(los artículos primeramente deberán estar a “No disponibles por caducos”).
3.3.4. Bajas:
3.3.5. Ajustes:
3.3.6. A no disponibles:
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y suspendidos; automáticamente el sistema genera la fecha y las clasificaciones
de la unidad remitente y receptora que son de la propia farmacia, si los datos son
correctos, el sistema emitirá el reporte de “Movimientos a no disponibles de
artículos suspendidos”. (artículos que podrán liberarse si no existiera algún
inconveniente).
4. ESTADISTICAS
Muestra el reporte del estado que guarda cada uno de los medicamentos al
momento de consultar o emitir el reporte.
Consulta:
Carpeta Generales: muestra de forma individual la información general de cada
uno de los artículos. contenidos en el inventario de la farmacia.
Carpeta Entradas: muestra los conceptos que generan entrada de medicamentos
a la farmacia, así como el estado de cada uno.
Carpeta Salidas: muestra los conceptos que generan salidas de medicamentos
de farmacia, así como el estado de cada uno.
Carpeta Consumos: contiene información que es útil para calcular el
requerimiento por artículo.
Carpeta Existencias: muestra los conceptos del estado del inventario por artículo,
así como el estado de cada uno.
Reporte: proporciona la información del Estado del inventario de todos los
artículos por Grupo de suministro, rango de específicos o todos los grupos; por
clave, existencia máxima y mínima, inventario inicial, entradas, salidas, demanda
no atendida, existencia disponible y no disponible, así como la marca de artículos
sin movimiento.
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4.2. Función: Inventario Valorizado
Agotados
Información de artículos cuya existencia se encuentra en cero, solicitados en
forma general o por grupo de suministro.
Baja Existencia
Información de artículos cuya existencia sea menor al mínimo, solicitados en
forma general o por grupo de suministro.
Sobre-existencia
Información de artículos cuya existencia sea superior al máximo o que sin tener
máximo y mínimo, aparecen con existencia (con excepción de los medicamentos
de transcripción), solicitados en forma general o por grupo de suministro.
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4.6. Función: Consumo Proyectado
Médico:
El reporte muestra clasificación presupuestal del servicio de la propia unidad
médica al que está asignado, matrícula y nombre completo; clave, descripción,
cantidad prescrita, número de renglones, promedio de artículos por renglón, precio
unitario del artículo, costo total y costo promedio de la cantidad prescrita.
Artículo:
Muestra el reporte con la siguiente información: clave de área (servicio), nombre
del servicio, grupo, genérico, específico, diferenciador y variante; descripción,
matrícula, nombre del médico, cantidad prescrita, número de renglones, artículos
por renglón, precio unitario del artículo, costo total y costo promedio de la cantidad
prescrita. Podrá elegir un artículo determinado o a todos los artículos que tuvieron
movimiento de salida.
Del día: Recetas atendidas al 100% (de la propia unidad y de otras unidades),
recetas negadas (pendientes y atendidas), Parciales (pendientes y atendidas), y
cantidad Total de cada uno de los rubros.
Acumulado al día anterior: proporciona la información de recetas Atendidas al
100% acumuladas en el mes que se está trabajando, hasta el día anterior a la
última captura.
Acumulado mensual: Atendidas (oportunamente, posterior negadas, posterior
parciales y el total, en cantidad y porcentaje respectivamente). Sin atender
(negadas, parciales 1ª. vez, total en cantidad y porcentaje respectivamente) y
Total presentadas (cantidad y porcentaje), muestra el nivel de atención de recetas
acumuladas hasta cumplir un mes, rebasado este periodo, la información en el
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reporte se depura al efectuar el cierre de mes, a fin de contener exactamente
registros del mes en el que se está trabajando.
Resumen: (presentadas, de la unidad, atendidas oportunamente, posterior total,
posterior parciales, parciales 1ª. vez, negadas, Otras unidades, atendidas),
presenta el detalle del total antes de efectuar el cierre mensual.
Muestra los artículos pendientes de recibir por la farmacia por los diferentes tipos
de movimientos que son:
Remisión de almacén, movimientos varios de entrada, fuente alterna, salidas y
todos.
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Los reportes son los siguientes:
- Remisiones por fecha o clave.
- Remisiones por fecha para impresión.
- Remisiones por clave.
- Remisiones por clave para impresión.
- Pacientes con transcripción vigentes.
- Pacientes de transcripción por cancelar.
- Comparativo de movimientos (Inventario, Contable y Detalle de
Movimientos).
- Recetas individuales por fecha.
- Recetas individuales por clave:
- Recetas colectivas por fecha:
- Recetas colectivas por clave:
- Movimientos internos de entrada:
- Movimientos internos de salida:
5. CIERRE
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los movimientos de entrada y salidas, generados dentro de las actividades del día,
diario y/o mensual.
Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:
Colectiva:
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5.4. Función: Informe de Fuentes Alternas de Abasto
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5.8. Función: Transmisión Contabilidad / Presupuesto
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5.9. Función: Indicadores de Desempeño
Reporte mensual: muestra los parámetros de indicadores generados del día 1 a fin
de cada mes.
Reporte histórico: muestra todos los meses del año con información por hoja, de
cada uno de los conceptos anteriores.
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5.10.Función: Cierre Mensual
Muestra el reporte del fin de mes y prepara los archivos del sistema para la
operación del siguiente ciclo, al oprimir el botón de <cierre mensual> el sistema
valida que se haya efectuado el enlace diario.
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Al oprimir el botón de <aceptar>, el sistema automáticamente genera el respaldo
de la base de datos, después de haberse ejecutado del cierre mensual.
Nota: Es necesario ejecutar el cierre mensual el último día hábil del mes, para
continuar con las operaciones de entrada y salida del siguiente mes.
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6. UTILERÍAS
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- Clave PREI correspondiente a la unidad médica.
Directorios y Fechas
El sistema registra automáticamente la última fecha de cierre mensual, cierre
diario, actualización de bibliotecas, enlace diario y la última versión de bibliotecas,
así como las rutas de configuración de la base de datos.
Objetivo: registrar usuarios del sistema de la base de datos de farmacia, así como
a los módulos a los que tendrá acceso.
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7. PROCESOS ESPECIALES
8. ENLACES
9. ACERCA DE …
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VII. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS
ESTUPEFACIENTES Y PSICOTRÓPICOS
A continuación se presentan conceptos muy importantes reglamentados por la
Secretaría de Salud sobre este tipo de medicamentos que el personal de farmacia
debe conocer para un desarrollo seguro y adecuado de sus funciones.
1. GRUPO I ESTUPEFACIENTES
2. *GRUPO II PSICOTRÓPICOS.
*En las farmacias de unidades médicas del Instituto Mexicano del Seguro
Social, la receta se surte una vez y es retenida en la farmacia.
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La legislación Sanitaria vigente indica como requisito registrar en los libros de
control autorizados por la Secretaría de Salud, todas las entradas y salidas de
medicamentos estupefacientes del grupo I y Psicotrópicos grupo II y III, teniendo
un libro exclusivo para cada grupo.
- Cabe hacer mención que los libros de control son documentos oficiales y como
tales no deben presentar manchas, raspaduras o enmendaduras de cualquier
tipo.
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VIII. FARMACOLOGÍA BÁSICA
1. SON CUATRO LOS LIBROS REQUERIDOS PARA USO EN EL SERVICIO
DE FARMACIA
2. CLASIFICACIÓN DE MEDICAMENTOS
- Psicotrópicos:
Nombre, domicilio y número de la cédula profesional de quien prescribe, expedida
por las autoridades educativas competentes.
Nombre del medicamento prescrito, cantidad y dosificación y en su caso
preparación.
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Receta médica de uso en el IMSS. Documento que debe contener los siguientes
datos:
- Código de barras
- En forma impresa o Sello con clave presupuestal
- Nombre y afiliación del derechohabiente
- Nombre de los medicamentos prescritos, cantidad, dosificación y modo de uso.
- Nombre, firma y matrícula del médico tratante
- Fecha vigente (72 horas)
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5. LAS FORMAS FARMACÉUTICAS SE CLASIFICAN EN TRES TIPOS
Bujías. Sólidos en forma de barra para aplicación por vía uretral o vaginal.
Cápsulas. Sólidos de forma ovoide o cilíndrica con extremos redondeados,
blandos o rígidos, de gelatina o de otras sustancias. Se dosifican por unidad y se
administran por vía oral.
Comprimidos o tabletas. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada,
biconvexa u otra, se dosifican por unidad.
Grageas. Tabletas o comprimidos recubiertos con varias capas de azúcar,
coloreadas o no. Se administran por vía oral.
Granulado. Gránulos pequeños de forma esférica o de forma irregular. Se
administran por vía oral y se dosifican por cucharadas.
Jabón. Sustancias medicinales que tienen como excipiente jabón. Se emplea para
uso externo.
Obleas. Sólidos de forma cilíndrica aplanada, Se administran por vía oral.
Óvulos. Sólidos en forma ovoide, en ocasiones ovoide aplanada, para aplicación
por vía vaginal.
Pastillas o trociscos. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada, se
administran por vía oral.
Perlas. Sólidos de forma esférica.
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Píldoras. Sólidos de forma esférica, generalmente con peso promedio cercano a
50 mg., se administran oralmente.
Polvo. Sustancia medicinal pulverizada en partículas finas para su administración
oral, dosificados por cucharadas o bien para aplicación externa.
Supositorios. Sólidos de varios pesos y formas adecuadas para su
administración por vía rectal o vaginal que se funden, se reblandecen o se
disuelven a la temperatura del cuerpo.
Aceite. Oleoso que puede ser medicinal por si mismo o contener sustancias
medicamentosas disueltas. Se administra oral, tópica o parenteralmente.
Elixir. Hidroalcohólico que contiene entre 5 y 18% de alcohol, transparente,
endulzado, aromatizado y en ocasiones coloreado. Se administra por vía oral y se
dosifica por cucharadas o cucharaditas.
Extractos. Se obtienen concentrando hasta determinado grado los extractos
líquidos procedentes de drogas frescas o secas, vegetales o animales y
diluyéndolas después con un solvente apropiado como agua, alcohol o éter.
Jarabe. Líquido transparente cuyo vehículo contiene azúcar de caña o sacarosa
como edulcolorante. Puede contener alcohol hasta 10%.
Solución. Transparente constituido por una o varias sustancias medicamentosas
disueltas en un vehículo determinado. Se emplea para administración parenteral,
oral o externa.
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Inyectable. Solución transparente envasado en ampolletas o en frascos, ámpula
transparentes, para administración parental, por vía intramuscular, intravenosa,
intrarterial, intradérmica, etcétera.
Suspensión. Líquido opaco constituido por sustancias activas insolubles,
dispersas en el vehículo empleado. Según la naturaleza del líquido transparente
pueden ser fluidas o consistentes.
Tintura. Líquido hidroalcohólico, transparente, coloreado. Se obtiene por
extracción de los principios activos de las drogas vegetales o de sustancias
químicas, utilizando como vehículo el alcohol.
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IX. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN
1. COMPUTADORA
Exactitud
Además de ser muy rápidas, las computadoras también son muy exactas, se
estima que usted y yo tendríamos un error en cada 500 ó 1000 operaciones con
una calculadora. Pero los circuitos de una computadora no requieren intervención
humana entre las operaciones de procesamiento y no tienen partes mecánicas
que se desgasten o funcionen mal.
La computadora únicamente funciona si alguien la guía o dicho en lenguaje
técnico, si alguien la programa.
Un programa es un detallado conjunto de instrucciones preparado por personas
para dirigir la computadora, de manera que esta funcione para que produzca el
resultado deseado.
Las computadoras son capaces del más exacto procesamiento de datos y las más
altas velocidades; además tienen la importante habilidad de comparar datos y
luego ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la
comparación.
Estas capacidades fáciles de entender, hacen de la computadora una de las más
poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy, sin embargo, alguna falla
en su aplicación puede producir errores.
En la mayoría de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la
computadora.
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2. COMPONENTES DE UNA COMPUTADORA
Dispositivos de Entrada
Dispositivos de salida
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4. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO
Módulo base
El módulo base es la parte principal del equipo y está integrado por una serie de
circuitos electrónicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros
componentes auxiliares. De el parten los cables de comunicación con los demás
elementos de la configuración y el cable de toma corriente.
En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de discos
compactos, con sus respectivos indicadores de funcionamiento.
En la parte posterior se encuentran los conectores con los demás elementos de la
configuración y el conector de alimentación, de estos conectores parten los cables
mencionados anteriormente. La ubicación del interruptor de encendido/apagado
depende del modelo.
Requisitos de Limpieza
Pantalla de Vídeo
El vídeo atrae polvo como si fuera un magneto, una pantalla de vídeo sucia puede
agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a
cometer errores.
Si el operador es un fumador, una película de nicotina se forma en la superficie de
la pantalla de la misma manera que en el parabrisas de un coche.
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Las pantallas de vídeo deben ser limpiadas con toallas de papel y soluciones
especiales, las soluciones limpiadoras con partículas deben ser evitadas ya que
rasparían la superficie del vídeo.
Evite el uso de productos que contengan amoniaco, ya que pueden arruinar la
superficie del vídeo.
Teclado
Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, límpielas frecuentemente con
paño. Deben evitarse los paños que suelten partículas, un paño de algodón es
recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla.
Impresora
La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o paño húmedo,
los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atención especial.
En caso de Falla
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X. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE
La adopción de medidas de seguridad e higiene en la farmacia, además de
proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y daños tanto en los
medicamentos, como en el equipo de trabajo que repercute en un costo
económico para el propio trabajador, la familia del afectado, la empresa y el país.
Por lo tanto, se requiere precisar las condiciones y actividades peligrosas para
detectar, evaluar y controlar los riesgos de trabajo mediante la aplicación de
medidas preventivas específicas para evitar riesgos en los centros de trabajo.
1. CAUSAS DE ACCIDENTES
Las causas más frecuentes que exponen al trabajador a sufrir accidentes son las
siguientes:
- Falta de capacitación y adiestramiento sobre las normas de seguridad.
- Riesgos inherentes por acciones personales en las actividades, como son:
confianza excesiva, incumplimiento a normas y procedimientos establecidos
como seguros, fatiga e irresponsabilidad, etcétera.
- Malas condiciones del equipo de seguridad.
- Falta de orden y limpieza.
3. PREVENCIÓN DE INCENDIOS
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4. RED FRIA
5. SISTEMA COMPUTARIZADO
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XI. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
La administración de personal ha cobrado mayor importancia, tanto en el sector
privado como en el público, debido al reconocimiento del ser humano como centro
medular de toda organización, muchos han sido los años de lucha para que el
trabajo del hombre sea valorado, y gracias a la aportación e investigaciones de
ingenieros, sociólogos, psicólogos, economistas y administradores; se han
desarrollado técnicas y sistemas cada vez más modernos en materia de
administración de recursos humanos que aumentan la productividad de una
organización sin descuidar el desarrollo integral de sus trabajadores.
1. MARCO TEÓRICO
a) El hombre y su puesto
Cuando un trabajador, empleado o directivo, considerando sus habilidades,
capacidades y aptitudes, desarrolla una labor cuyos requerimientos se apegan
ampliamente a los rasgos de su personalidad; el resultado es que tal individuo se
encuentra integrado a su puesto y, por lo tanto, desempeña con la máxima
eficiencia las actividades y sume las responsabilidades inherentes al mismo. La
armonía y el verdadero ajuste traen como consecuencia un alto rendimiento en las
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actividades del individuo y también un alto grado de satisfacción personal,
situación que se considera como causa fuente de relaciones humanas.
b) El jefe y subordinado
La relación que existe entre el jefe y subordinado es de naturaleza armónica y
ajustada cuando el jefe ejerce adecuadamente su autoridad, apoyo y comprende
al subordinado, pondera y premia sus aciertos y está dispuesto a ayudarlo en su
desarrollo y, asimismo, cuando el subordinado respeta al jefe, acepta
voluntariamente y de buen grado la autoridad de este y se halla dispuesto a
colaborar estrecha y eficientemente con él.
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interrelaciones; de tal modo que si los jefes de divisiones, departamentos o
secciones son conscientes de su responsabilidad de dirigir los destinos de la
organización y como tales se identifican con los objetivos de la misma, se conocen
entre sí, se estiman se comprenden, se apoyan mutuamente y son conscientes de
la necesidad de formar un auténtico equipo de administradores para lograr una
buena administración en la empresa y alcanzar los objetivos de la misma, existe
armonía y ajuste, esta relación se convierte en una causa de buenas relaciones
humanas.
Si cuando por el contrario, todos los directivos carecen de consciencia de grupo,
no constituyen un auténtico equipo de trabajo, no se encuentran debidamente
coordinados entre sí y viven en una atmósfera de antagonismo, nos encontramos
con una causa de malas relaciones humanas.
Los recursos humanos son más importantes que los otros dos, pues pueden
mejorar y perfeccionar el empleo y el diseño de los recursos materiales y técnicos,
lo cual no sucede a la inversa.
La administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al
incremento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los
conocimientos, las habilidades, etcétera de los miembros de la organización en
beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.
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Capacitación y Desarrollo
Para que el objetivo general de una organización se logre plenamente, es
necesaria la capacitación, ya que aporta un personal debidamente adiestrado,
capacitado y desarrollado para desempeñar bien sus funciones; entendiendo la
capacitación como una actividad planeada y basada en las necesidades reales de
una organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y
actitudes del colaborador.
La concepción de desarrollo y sano crecimiento de una organización implica un
esfuerzo planeado que abarca a todos sus integrantes; sólo en caso de que el
crecimiento sea planeado y encausado debidamente, llevará el nombre auténtico
de desarrollo integral, lo que implica un plan global y sistemático de capacitación.
También ayuda en forma trascendente el establecer una o varias políticas de
comunicación abierta, donde algún colaborador no importando su nivel y
especialidad, que sea testigo de cualquier anomalía, tenga personalidad suficiente
para dar testimonio de ella, y si viene al caso, pueda proponer el medio de
solución.
Se debe luchar para que el ambiente de las organizaciones sea cada vez más
abierto y permita mayor automotivación, creatividad y comunicación efectiva, lo
cual redundará en resultados benéficos a corto plazo.
El Supervisor
Un supervisor es todo aquel que tiene personas bajo sus órdenes y de acuerdo
con esta definición pertenece por lo menos a tres grupos definidos: el del trabajo al
que supervisa, el de la dirección del que es representante inmediato y el de
supervisores del que es compañero. De aquí se deduce que sus principales
responsabilidades se extienden en cinco direcciones y le obligan a desempeñar de
manera efectiva al menos seis papeles diferentes:
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