ÍNDICE Página

1. INTRODUCCIÓN 7

2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL 8

2.1 Objetivos 8
2.2 Principios 8
2.3 Concepto de Servidor Público (Artículo4) 8
2.4 Concepto de Función Pública (Artículo 5) 9
2.5 Principios éticos del Servidor Público IMSS (Artículo 6) 9
2.6 Deberes éticos del Servidor Público del IMSS (Capítulo II) 9

3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE

FARMACIAS 14

3.1 Introducción al Sistema de Abasto 14

3.2 Información de Apoyo al Sistema de Abasto 14
3.3 Redes 15
3.4 Código de Barras y Lectores ópticos 17
3.5 Instrucciones para uso de los Lectores ópticos 19
3.6 Proceso y Funciones que conforman el Módulo de Farmacias 19
3.7 Instrucciones generales para la Operación del Módulo de
Farmacias 20
3.8 Requisitos para tener acceso al Sistema 20
3.9 Acceso a los Procesos y Funciones 22
3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del Sistema 23

4. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA 24

4.1 Profesiograma del Oficial de Farmacia 24

5. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA 26

5.1 Definición de Farmacia 26

5.2 Objetivo de la Farmacia 26
5.3 Dependencia Normativa 26
5.4 Dependencia Operativa 26
5.5 Estructura Interna 28
5.6 Funcionamiento de la Farmacia 28

2
ÍNDICE Página

6. PROCESOS 33

6.1 CATÁLOGOS 33

6.1.1 Artículos (Transmisión) 33

6.1.2 Artículos (Consulta) 34
6.1.3 Unidades (Transmisión) 34
6.1.4 Unidades (Registro) 37
6.1.5 Médicos (Transmisión) 38
6.1.6 Médicos (Registro) 38
6.1.7 Códigos de Barras (Transmisión) 41
6.1.8 Calendario de Resurtido y Máx y Min, CPM
(Transmisión) 41
6.1.8.1 Calendario de Resurtido (Consulta) 42
6.1.8.2 Máximos y Mínimos, CPM (Consulta) 43
6.1.9 Catálogo de Enfermedades 43
6.1.10 Pacientes con Transcripción 44
6.1.11 Prescripción Razonable 45
6.1.12 Dotación de Servicios 46
6.1.13 Enlace de Proveedores 47

6.2 ENTRADAS 48

6.2.1 Remisiones 48
6.2.2 Fuentes Alternas 49
6.2.3 Internos 51
6.2.4 Liberación de Artículos 53

6.3 SALIDAS 54

6.3.1 Receta Individual 54

6.3.2 Receta Colectiva 57
6.3.3 Internos 58

6.4 ESTADISTICAS 63

6.4.1 Estado del Inventario 63

6.4.2 Inventario Valorizado 66
6.4.3 Artículos Fuera de Rango 67
6.4.4 Estadísticas de Consumo 67
6.4.5 Suministro Superior 67
6.4.6 Consumo Proyectado 68
6.4.7 Receta Individual, Consumo por… 68

3
ÍNDICE Página

6.4.8 Estado de Receta Individual 69

6.4.9 Pendientes de Recibir o Enviar 69

6.5 CIERRE 70

6.5.1 Fin de Turno 70

6.5.2 Cierre Diario 71
6.5.3 Reporte de Recetas 72
6.5.4 Informe de Fuentes Alternas de Abasto 72
6.5.5 Informe Directivo 73
6.5.6 Artículos Suspendidos 73
6.5.7 Movimientos Valorizados 73
6.5.8 Transmisión Contabilidad/Presupuesto 74
6.5.9 Indicadores de Desempeño 76
6.5.10 Cierre Mensual 78

6.6 UTILERÍAS 81

6.6.1 Respaldo de Base de Datos 81

6.6.2 Impresiones 81
6.6.3 Tablas y Parámetros 82
6.6.4 Configuración 84
6.6.5 Seguridad de Acceso 85
6.6.6 Seguridad de Acceso (Cambio de Contraseña) 86

6.7 PROCESOS ESPECIALES 87

6.7.1 Presupuesto de Operación 87

6.7.2 Determinación de Necesidades 87

6.8 ENLACES 88

6.8.1 Diario 88

6.9 ACERCA DE… 88

6.9.1 Número de Versión del Módulo de 88

Farmacias

4
ÍNDICE Página

7. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES

Y PSICOTRÓPICOS 89

7.1 Grupo I Estupefacientes 89

7.2 Grupo II Psicotrópicos 90
7.3 Grupo III Psicotrópicos 90

8. FARMACOLOGÍA BÁSICA 91

8.1 Libros requeridos para uso en el Servicio de Farmacia 91

8.2 Conceptos básicos que el empleado de Farmacia debe conocer. 92
8.3 Abreviaturas de uso común en farmacia 93
8.4 Formas farmacéuticas 93
8.5 Formas farmacéuticas sólidas 93
8.6 Formas farmacéuticas semisólidas 94
8.7 Formas farmacéuticas líquidas 94
95
9. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN 96

9.1 ¿Qué es la computadora 96

9.2 Tipos de computadora 98
9.3 Cómo funciona la computadora 98
9.4 Presentación y Configuración del Equipo 99
9.5 Descripción y Funcionamiento del Equipo 99
9.6 Recomendaciones de uso del Equipo 100
9.7 Mensajes de error en el sistema 101

10. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 102

10.1 Procedimiento para la Recepción de Medicamentos 102

10.2 Conteo de Medicamentos Posterior a la Recepción
Física 103
10.3 Procedimiento para la Aclaración de Diferencias entre
Remisiones y Recepción por Conteos Posteriores a la Entrega
Física 104
10.4 Procedimiento para la elaboración de la solicitud
extraordinaria de abastecimiento 105
10.5 Procedimiento para el traspaso de medicamentos
entre farmacias 106
10.6 Procedimiento para la devolución de medicamentos de los
Servicios de la Unidad a la Farmacia 107

5
ÍNDICE Página

10.7 Procedimiento para el surtido de receta individual y vale de

lácteos 108
10.8 Procedimiento para el Surtido de la Solicitud de
Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares 109
10.9 Procedimiento para la Concentración de medicamentos 110
10.10 Procedimiento para la notificación a Control Técnico de
Insumos Delegacional de medicamentos presumiblemente
defectuosos 111
10.11 Procedimiento para la Baja de medicamentos 112
10.12 Procedimiento para el Control de Caducidades en Farmacia 113
10.13 Procedimiento para la suspensión de medicamentos 114
10.14 Procedimiento para la Liberación de medicamentos 115

11. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 116

11.1 Marco Teórico 116

11.2 Administración de Recursos Humanos 118

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE 121

12.1 Manejo de objetos pesados 121

12.2 Prevención de incendios 121
12.3 Red fría 122
12.4 Sistema computarizado 122

6
1. INTRODUCCIÓN

El Instituto Mexicano del Seguro Social interesado en proporcionar un servicio

acorde con la Gestión en Servicios de Salud actual, requiere de fortalecer la
interacción con el personal de salud que interviene en el proceso integral de la
atención médica dentro de principios éticos que normen su conducta, por lo que es
necesario que el Oficial de Farmacia posea los conocimientos necesarios,
habilidades y destrezas en el desempeño de las funciones propias de su área que
le permitan suministrar en condiciones de eficacia, eficiencia y efectividad los
medicamentos prescritos por los médicos para garantizar el tratamiento
farmacológico que requiere el derechohabiente.

Lo anterior enriquece el resultado de las acciones del Oficial de Farmacia, y

fortalece el compromiso institucional en beneficio del personaje más importante en
la atención médica institucional: “EL DERECHOHABIENTE”.

7
2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PUBLICO DEL
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Se transcriben elementos muy importantes de este Código los cuales son útiles
para normar la conducta del Oficial de Farmacia, lo cual servirá para un mejor
desempeño de labores y un trato humanitario, de calidad al derechohabiente.

2.1 Objetivos

• Contar con un servicio profesional de carrera que garantice una adecuada

selección y desarrollo laboral y profesional.
• Impulsar una cultura que favorezca los valores éticos de honestidad,
eficiencia y dignidad en la prestación del servicio público y fortalezca los
principios de probidad y responsabilidad.

2.2 Principios

• El IMSS es una Institución que tiene a su cargo la prestación de un servicio

público de carácter nacional, por lo que sus servidores públicos cumplirán
con eficiencia sus funciones y obligaciones que les correspondan.

• El Servidor Público debe observar en el desempeño de su función los

principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia.

Finalidad (Artículo 1)

El presente código tiene por objeto establecer las normas de conducta que debe
observar y las acciones que debe realizar todo servidor público que preste
servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral, en el IMSS.

Alcance (Artículo 3)

El presente código guía la conducta de todos los trabajadores del IMSS en sus
actividades laborales, cualquiera que sea su jerarquía o la denominación del
puesto que ocupe.

2.3 Concepto de servidor público (artículo 4)

Se entiende como servidor público al funcionario y empleado, y en general, a toda

persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en
el IMSS..

8
2.4 Concepto de función pública (Artículo 5)

Para los efectos de este código, la función pública es el conjunto de actividades

que realiza el IMSS, con el fin de prestar el servicio público a su cargo.

2.5 Principios éticos del servidor público del IMSS (Artículo 6 )

La ética de los servidores públicos, tiene como propósito fundamental, el bien

común. Para su consecución ceñirá su conducta, sus decisiones y acciones a los
valores que constituyen los principios rectores del servicio público.

La lealtad, la legalidad, la dignidad, la probidad, la integridad, la eficiencia, la

responsabilidad, la veracidad de información, la confidencialidad, la imparcialidad,
la respetabilidad, la armonía laboral, la iniciativa y el espíritu de superación son
valores fundamentales, propios del ejercicio de las funciones de los servidores
públicos.

El servidor público, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello
cumplir la ley y someterse a los principios de ética.

El ejercicio del servicio público estará fundamentado en la legalidad, así como en

la confianza y credibilidad.

En ese sentido, los principios éticos tienen como función primordial el desarrollar
hábitos y actitudes positivas en los servidores públicos, que permitan el
cumplimiento de los fines del Instituto Mexicano del Seguro Social para beneficio
de la comunidad.

2.6 Deberes éticos del servidor público del IMSS. (CAPÍTULO II )

• Actuar con transparencia y evitar el conflicto de intereses (Artículo 21)

El servidor público debe actuar en todo momento con absoluta transparencia y

abstenerse de participar en procedimientos de contratación o en cualquier otro
procedimiento decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, cuando
por su vinculación a personas o a las actividades que éstas realicen, se pueda
comprometer su criterio y el desempeño imparcial de su empleo, cargo o comisión,
por lo que deberá excusarse de intervenir en cualquier forma en la atención,
tramitación o resolución de asuntos en los que tenga interés personal, familiar o
de negocios.

• Armonía laboral (Artículo 18)

El servidor público debe promover un clima de armonía laboral, partiendo del

respeto a las normas internas y programas que se implementen en materia de
salud y medio ambiente, así como proyectar siempre una imagen positiva de sí

9
mismo y de los compañeros de la institución, a fin de contribuir al desarrollo de la
Cultura Organizacional.

Observar conducta adecuada en su empleo, tratando con respeto y rectitud a las

personas con las que tenga relación, abstenerse de incurrir en agravio o abuso de
autoridad.

No incurrir en actos de violencia, injurias o malos tratos en contra de compañeros

o derechohabientes.

• Confidencialidad (Artículo 11)

El servidor público está obligado a guardar discreción y reserva sobre los

documentos, hechos e información a que tenga acceso y conocimiento en razón al
ejercicio de sus funciones o con motivo ellas, observando los criterios y
procedimientos para la clasificación de la información considerada como pública,
reservada o confidencial, conforme a las disposiciones legales o institucionales
aplicables.

• Conocer las leyes y reglamentos (Artículo14)

El servidor público estará obligado a conocer y cumplir las normas jurídicas

inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas, así como las que
regulen el empleo, cargo o comisión que desempeñe, tales como: la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus
reglamentos, Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos, así como el Contrato Colectivo de
Trabajo que rige las relaciones laborales del IMSS con sus trabajadores y en
general las disposiciones legales aplicables en el ámbito de competencia de la
Institución.

• Creatividad (Artículo 20)

Es deber del servidor público, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer
valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida
de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el rol que está llamado a
realizar en su diaria labor.

Por ello el servidor público, debe ser parte de las soluciones, usando
responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los
obstáculos que surjan en el desempeño de la actividad laboral.

10
• Dignidad y respeto (Artículo 16)

El servidor público debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado

en su relación con los usuarios, con sus jefes, con sus subalternos y con sus
compañeros.

Debe comprender que su condición de servidor público del IMSS, implica asumir la
más alta y delicada responsabilidad ciudadana que le encarga el IMSS para el
servicio de la colectividad.

El servidor público, además del profesionalismo debe proporcionar un trato de

calidez, que permita aminorar dentro de las posibilidades, el rigor de los apremios
y necesidades de los usuarios.

• Eficiencia (Artículo 8)

Debe desempeñar las funciones propias de su cargo, en forma personal, con

elevada moral, profesionalismo, vocación, disciplina, diligencia, oportunidad y
eficiencia para dignificar la función pública y mejorar la calidad de los servicios,
sujetándose a las condiciones de tiempo, forma y lugar que determinen las
normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes reglas:

a).- Debe utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando siempre el mejor

esfuerzo, en la forma más productiva posible, por lo que deberá ejecutar las tareas
propias del cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiados.

b).- Debe aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas más
eficientes y económicas de realizar las tareas, así como para agilizar y mejorar los
sistemas administrativos y de atención a los usuarios, debiendo hacer del
conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones que considere
convenientes para el mejoramiento del servicio.

c).- Debe contribuir y velar por la protección y conservación de todos los bienes
que conforman el patrimonio del IMSS, estén o no bajo su custodia. El servidor
público está obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando
corresponda.

d).- Debe hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del
desempeño de sus labores reciba, procurando el rendimiento máximo y el ahorro
en el uso de ésos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la
protección del medio ambiente.

e).- Los servidores públicos tienen el compromiso de ejercer su cargo o autoridad

de manera responsable y sólo para las funciones y actividades que les hayan sido
encomendadas.

11
• Imparcialidad (Artículo 12)

El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a

organización o persona alguna.

Su compromiso es tomar las mejores decisiones y ejercer sus funciones de

manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de
otras personas.

• Integridad (Artículo 13)

El servidor público debe conducirse en el desarrollo de sus funciones con

honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecución de sus labores toda
su capacidad, conocimiento y experiencia laboral.

En cualquier circunstancia deberá actuar de tal forma que su conducta genere y

fortalezca la confianza en el IMSS.

• Lealtad (Artículo 7)

Debe ser leal al IMSS y al Estado Mexicano.

Debe ser fiel a los principios éticos expresados en el artículo 6, buscando el
cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio.

• Objetividad (Artículo 15)

El servidor público debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes
a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros no
autorizados por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de
tomar cualquier decisión cuando medie violencia moral que pueda afectar su
deber de objetividad.

Debe hacer caso omiso de rumores, anónimos y en general de toda fuente de

desinformación que afecte la honra al servicio o la toma de decisiones

• Probidad (Artículo 9)

El servidor público debe desempeñar sus funciones con prudencia, integridad,

honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Debe actuar
con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos
institucionales que le son confiados por razón de su función. Debe repudiar,
combatir y denunciar toda forma de corrupción.

12
• Respetabilidad (Artículo 17)

El servidor público tiene el derecho a la dignidad, a la honra, al buen nombre, a la

buena reputación y a la intimidad personal y familiar. Así como el deber de
respetar esos derechos en los demás.

• Responsabilidad (Artículo 10)

El servidor público es responsable de las acciones u omisiones relativas al

ejercicio de su función, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el
cumplimiento del fin encomendado.

Es deber de todo servidor público responder sobre la forma en que cumple sus
obligaciones, incluida la información suficiente sobre la administración de los
bienes.

Proporcionar oportuna y verazmente la información solicitada por quien le competa

la vigilancia y defensa de los derechos humanos.

• Superación (Artículo 19)

El servidor público debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser

humano y como servidor público procurando la superación personal y profesional
que le permita incrementar sus conocimientos, experiencia y solidez moral.

13
3. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. SUBSISTEMA DE FARMACIAS

3.1 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE ABASTO.

Módulo de farmacia. Dentro de las unidades médicas del régimen ordinario, la

mayoría de las farmacias contarán con este módulo, para el cual se tiene previsto
el uso de equipos de cómputo con tecnología que permite la transmisión de
información hacia los almacenes delegacionales, sistema de abasto en Unidades
Médicas de Alta Especialidad y/o nivel central.

Adicionalmente se contará con equipos de lectura de código de barras para que

en las farmacias con una o más computadoras se registren las salidas de
medicamentos por este medio, lo que redundará en un registro oportuno y
confiable; asimismo, al contar con una infraestructura como la ya mencionada, la
periodicidad del suministro podrá variar, para lo que el módulo de farmacias
contará con la flexibilidad que permite generar los enlaces de consumos y
existencias con la periodicidad que las autoridades determinen.

3.2 Información de apoyo al sistema de abasto.- Durante el desarrollo del

proceso de abasto institucional surge la necesidad de conocer y manejar
datos o información que sirve de base a otras áreas institucionales,
generándose con esto distintos enlaces de información contable y
presupuestal, así como la interrelación con el Sistema Nacional de Salud en
lo que se refiere a la clasificación y disponibilidad de los artículos.

a) Tipos de control contable

• Control analítico. Sistema aplicado a las unidades que se manejan

de acuerdo con el Control de Inventarios teniendo dentro de sus
principales características contar con servicio almacenario (almacén,
farmacia, CEYE, etc), ser inventariables (cuenta 1114).

• Control global. Unidades o servicios que aplican el arribo de

artículos a la cuenta de gastos directamente, teniendo dentro de sus
principales características no contar con servicio almacenario y no
ser inventariables (cuenta 4206).

• Solidaridad.

14
 b) Clave Presupuestal

• Consta de 12 dígitos con lo que se identifica la unidad de servicio y

los diferentes servicios que conforman la unidad.

c) Grupos de suministro manejados en farmacia

Grupo 010 Medicamentos

Grupo 020 Medicina preventiva
Grupo 030 Lácteos
Grupo 040 Narcóticos, psicotrópicos y estupefacientes

d) Partidas presupuestales de uso en farmacia

Partida Grupo de suministro

0301 Medicamentos
0304 Lácteos
0305 Medicina Preventiva
0306 Narcóticos y psicotrópicos
0320 Medicamentos de alta especialidad
(claves 5000)

3.3 Redes

En el mundo actual, las redes se han convertido en elementos de fundamental

importancia y todo indica que la tendencia seguirá igual. Incorporando tecnologías
cada vez más novedosas para obtener mayor velocidad de transferencias y
seguridad de los datos, así como compatibilidad de productos de diversos
fabricantes.

Concepto de red

Es un conjunto de computadoras y otros dispositivos asociados, conectados por

un canal de comunicaciones capaz de compartir información y otros recursos entre
diversos usuarios.

Componentes básicos de una red

• Servidor de Archivos (File Server): es una computadora donde reside el
sistema operativo de la red, los programas aplicativos y los archivos de
datos que todos los usuarios de la red pueden compartir.

• Estación de trabajo (Work station): son aquellas PC’s mediante las cuales
se accesa la información almacenada en el servidor de archivos, también

15
 se les denomina “Clientes”, estas se encuentran interconectadas por medio
de tarjetas de interfaz y cableado.

• Tarjeta de red: dispositivo que reside en cada nodo de la red (estación de

trabajo o servidor de archivos), auxilia a la computadora a convertir al
formato adecuado la información y para que sea enviada a través del cable
a otra tarjeta.

• Sistema de cableado: es la columna vertebral de cualquier sistema de red,

por medio de este se interconectan todas las tarjetas de interfaz,
proporcionando con esto, comunicación entre todas las computadoras de la
red (coaxial, par trenzado y fibra óptica).

• Sistema operativo de red: reside en el servidor de archivos y lo auxilia en

la tarea de compartir los recursos de la red, se compone de dos partes
fundamentales, el software del servidor y el cliente.

• Software de aplicación: este puede ser tan diverso como las necesidades
que la empresa o el usuario requiera y puede incluir procesadores de texto,
sistemas administrativos , paquetes integrados, correos electrónicos,
etcétera.

Tipos de configuración del Módulo de Farmacias

ARQUITECTURA TÍPICA DE UNA RED NOVEL

Estación de Trabajo

Estación de
Trabajo
Otras Terminales

Servidor SAM Servidor Delegacional/Central

16
 ARQUITECTURA DE UNA RED DE WINDOWS

Estación de Trabajo Servidor

Estación de trabajo cliente

Impresora

CONFIGRACIÓN MONOSUARIO

Estación de trabajo

Impresora

Subsistema de farmacias en ambiente de red:

El sistema opera aproximadamente en 1320 farmacias a nivel nacional.

3.4 Códigos de Barras y Lectores ópticos

El código de barras está basado en la representación mediante un conjunto de

líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que en su conjunto
contienen una determinada información.

17
Objetivos.

• Permitir una identificación única de los productos en cualquier parte del

mundo.
• Obtener información por producto sin errores, desde su recepción hasta su
consumo.
• Permitir una captura automática y efectuar la transferencia inmediata de
información, para hacer más eficiente y preciso su manejo.
• Mejorar y agilizar el control de inventarios, la administración del almacén y
la distribución.

El código de barras es la manera de representar caracteres numéricos por medio

de barras claras y oscuras de diferente grosor. Estas son interpretadas por un
lector óptico o scanner, permitiendo capturar la información en forma más rápida,
oportuna y sin errores.

A las barras oscuras se les conoce como “Barras” y a las claras como “Fondo”.
Cada caracter numérico consiste en dos barras y dos fondos o espacios, cuyo
ancho es variable dependiendo del caracter.

Para evitar duplicidad en la asignación de códigos, en todos los países donde se

maneje este sistema existe una organización interna que los regula, en México
toda empresa que desee obtener los códigos, deberá registrarse ante la
Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico (AMECE) quien asigna alguno
de los dos tipos de códigos: EAN Internacional European Article Numbering
Association (Asociación Europea “Internacional” de Numeración de Artículos) o
UPC Uniform Product Code (Código Uniforme para el Producto), según el caso.

Para el caso del EAN, AMECE asigna los primeros ocho dígitos para el país y
cinco para la empresa, y para UPC los primeros seis dígitos (uno del sistema y
cinco de la empresa). La empresa bajo su criterio asigna cuatro dígitos, en el caso
del EAN, y cinco para la UPC incluyendo el último que es el dígito verificador.
Para DUN, estructura basada en la identificación primaria (EAN o UPC) y una
variable logística, está formado por catorce dígitos, la variable logística identifica el
contenido por empaque colectivo.

A partir de 1993 el IMSS incluyó las bases para licitaciones, es decir, la

obligatoriedad de los proveedores de identificar los productos con su
correspondiente código de barras.

En Marzo de 1994 se suscribió un acuerdo de concertación entre CANIFARMA,

AMECE (antes AMECOP) y el Instituto, estableciéndose los criterios para el
manejo de los códigos de barras, aplicándose los siguientes estándares
internacionales:

• EAN-8 y 13 Internacional “European” Article Numbering Association.

• UPC Uniform Product Code
• DUN-14 Despatch Unit Number

18
 • UCC Uniform Code Council
Para el uso y manejo de los códigos de barras en el Instituto, se les ha solicitado a
los proveedores de bienes de consumo de uso terapéutico, proporcionen las
codificaciones de cada uno de sus productos en sus diferentes unidades de
empaque (primarios y/o secundarios y colectivos), con el objeto de crear,
estructurar y mantener actualizado el catálogo de “Código de Barras”.

Para que el código de barras pueda ser utilizado de manera eficiente, es necesario
crear, estructurar y mantener actualizado un catálogo que nos permita tener una
llave de acceso y que relacione los códigos de barras con las claves del cuadro
básico institucional.

Como un proceso general podemos mencionar que el código de barras, será leído
por “scanners” en las farmacias al momento de la recepción y el despacho a los
derechohabientes y servicios de la unidad.

3.5 Instrucciones para el uso de Lectores Ópticos

En las farmacias se contará con lectores fijos y portátiles, los que una vez
configurados permitirán leer de las recetas individuales y colectivas los siguientes
datos: folio y número de la receta, cantidad, código de artículo (equivalente al
específico de la clave).

Ambos lectores conectados a la computadora permiten introducir datos como si

fueran digitados en el teclado y el lector portátil podrá utilizarlos separado de la
misma.

Para esta modalidad se requiere contar con el Instructivo de código de barras para
la configuración del lector, a continuación se describen los pasos generales:

• Antes de desconectar la pistola del equipo de cómputo, deberá leer el

código “almacenar” con la finalidad de habilitar la memoria de la pistola para
trabajar fuera de línea.
• A continuación leer el código “borrar” para limpiar la memoria de la pistola.
• Para iniciar la lectura de cada documento leer el código “inicio” de esta
forma separamos la información por documento.

3.6 Procesos y funciones que conforman el Módulo de Farmacias

¿Qué es un proceso?
Es la secuencia de las diversas etapas en que se organiza, clasifica y ordena la
información con el objeto de alcanzar determinado fin.

19
En el Sistema de Farmacias IMSS, los procesos son el conjunto o secuencia de
actividades en que se organiza la información que se maneja, con el fin de operar
adecuadamente el Módulo de Farmacias.

¿Qué es una función?

Es el grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los
objetivos deseados. En el caso del sistema del módulo de farmacias, las funciones
son las acciones específicas que se ejecutan en cada uno de los procesos, con el
objeto de dar un adecuado tratamiento a la información que de ellas se recibe.

La funciones que tiene cada proceso varían de acuerdo con su objetivo y

complejidad.

3.7 Instrucciones Generales para la operación del Módulo de Farmacias

Para la operación del sistema del módulo de farmacias, la computadora es una

herramienta indispensable para su trabajo. Al realizar sus labores, el operador
está interactivado con su computadora a través de la pantalla, y a través de la
impresora genera los resultados que se están ejecutando (ejemplo: impresión de
registros, consultas, informes, etc).

Los pasos o procedimientos generales y específicos que debe seguir, dependen

del documento fuente (recetas, remisiones, traspasos, etc.) para registro, consulta
o emisión de reporte.

3.8 Requisitos para tener acceso al sistema

Para tener acceso al sistema es necesario haber llevado a cabo las siguientes
acciones:

Arranque del sistema

• Formato y carga de procedimientos en disco duro

• Carga inicial del sistema
• Creación de archivos
• Registro inicial de consumos o migración
• Registro de médicos
• Registro de altas de unidades o migración
• Registro de recetarios
• Prescripción razonable

20
Acceso al Módulo de Farmacias

El acceso al sistema comienza desde el encendido de su equipo y consta de los

siguientes pasos:

• Verificar que su equipo esté correctamente conectado.

• Encender el monitor
• Encender la computadora
• Encender la impresora

Entrar a C: Imss, Farma exes, en el ejecutable Imssedi, el sistema inicia la

conexión con el servidor y emite una pantalla de Entrada al Sistema SAI Farmacia,
en donde el usuario tecleará su contraseña…

para posteriormente acceder al menú del módulo de farmacias, en donde el

sistema emitirá el siguiente mensaje con el nombre del usuario que en ese
momento está haciendo uso del sistema:

Al oprimir el botón de aceptar, se inicia la operación, enseguida se deben

encender las estaciones de trabajo o clientes.

Nota: no encender primero los clientes, antes que el servidor, ya que no se

establecerá la comunicación; si esto ocurriera, se deberá apagar la estación de
trabajo o clientes que se encendieron y una vez encendido el servidor, iniciar
desde Acceso al Módulo de Farmacias.

21
El sistema en red cuenta con la opción de generar reportes desde cualquier cliente
e imprimirlos en una sola impresora, por lo que en caso de que la impresora esté
sin papel, apagada o fuera de línea; enviará mensaje de error; para evitar esta
situación, se deberá verificar que la impresora esté encendida y con papel
suficiente.

Apagado de la Red

Esta acción se realiza en el siguiente orden:

a) Apagado de clientes
b) Apagado del servidor
c) Apagado de impresora

Si por alguna razón se apaga el servidor antes que los clientes, el sistema enviará
mensajes de error, por lo que deberá oprimir las teclas control,alt, supr; salir de la
aplicación y apagar el cliente.

En caso de que no exista comunicación en la red, se deberán verificar las

conexiones de los cables que enlazan a cada uno de los clientes y el servidor con
el concentrador, así como el cable de energía. Si existiera alguna desconexión, se
deberá apagar el sistema y encender nuevamente.

No desconectar los cables de comunicación que se encuentran en la parte

posterior de cada una de los clientes, ni los que se encuentran conectados en el
concentrador, porque se pierde la señal. Si esto ocurriera, se deberán apagar los
clientes y el servidor. Nuevamente encender en la secuencia indicada
anteriormente.

3.9 Acceso a los procesos y funciones

¿Qué es un Menú?

En nuestro sistema el menú de procesos generales es una lista de alternativas de

los procesos a los que se tiene opción, ya sea para registrar información, hacer
consultas o imprimir reportes.

Las tipos de menú que contiene el sistema son:

Menú de procesos generales (ocho procesos)
Menú de funciones por cada proceso
Una o varias opciones especificas por cada función.

22
 3.10 Instrucciones para seleccionar las alternativas del sistema

De cada uno de los procesos se pueden seleccionar las alternativas que se

requiera, es importante precisar con el cursor la función y opción a usar, y le
guiará enviando desplegados e instrucciones.

Para salir de la aplicación, se posesiona en el menú Salir.

Para salir del sistema (apagado del equipo), posesionarse en Inicio con clic
derecho seleccionar apagar, el sistema despliega el mensaje, ¿Qué desea que
haga el equipo?, con clic derecho seleccionar apagar.

23
4. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA

4.1 PROFESIOGRAMA DEL OFICIAL DE FARMACIA

Elementos y actividades que integran la Categoría: Oficial de Farmacia.

Integración – Requisitos:

51. Haber aprobado un curso de capacitación sobre conocimientos, habilidades o

destrezas y responsabilidades sobre la categoría, relativos a las actividades
del área de adscripción de la plaza.

Relaciones de mando:

3. Directas del Jefe de la Dependencia

4. Directas del Director o Jefe de la Unidad
19. Indirectas del Instituto, siempre a través del Jefe de la Dependencia o de la
persona designada al efecto.

Catálogo abierto de movimientos escalafonarios

2. Por antigüedad a la categoría inmediata superior

3. Por prueba de oposición o concurso
6. Por examen a cualquier categoría de otra rama.

Actividades:

• Organiza, dirige y controla el trabajo del personal de categorías inferiores

de farmacia para el desarrollo correcto y oportuno de la entrega de
medicamentos y la correcta atención a derechohabientes, resolviendo
casos y problemas.
• Expide y autoriza vales para farmacias subrogadas cuando se carezca de
medicamentos en la farmacia.
• Controla que la existencia de medicamentos se mantenga en los máximos
y mínimos que el Instituto determine incluidos su buen estado y vigencia.
• Elabora y tramita los pedidos reglamentarios de acuerdo con las
necesidades de la farmacia y participa en los sistemas de
aprovisionamiento y control.
• Opera y maneja equipos mecanizados y de cómputo de acuerdo a las
normas que el Instituto determine.
• Rinde informes relativos de las labores y anomalías que encuentre o le
sean reportadas, de acuerdo a las normas que el Instituto establezca.

24
• Maneja y despacha medicamentos de acuerdo a las recetas médicas,
individuales y colectivas utilizando lector óptico o cualquier otro
instrumento tecnológico que lo sustituya.
• Revisa e informa sobre reportes emitidos de la captura de recetas.
• Identifica a los derechohabientes y los orienta en su caso sobre la
obtención de medicamentos que no existan.
• Solicita cuando así proceda aclaraciones del médico que expidió las
recetas.
• Participa en cualesquiera de las actividades de la farmacia cuando haya
sobrecarga de trabajo.
• Interviene cuando así sea necesario en la recepción, despacho y manejo
de estupefacientes y psicotrópicos
• Labores administrativas inherentes a sus actividades.

25
5 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA

5.1 DEFINICIÓN DE FARMACIA: Es el órgano en cuyo cargo se encuentran la

recepción, guarda, control y surtido de medicamentos para los
derechohabientes de consulta externa y hospitalización.

5.2 OBJETIVO DE LA FARMACIA: Suministrar en condiciones de

efectividad los medicamentos prescritos por los médicos, para garantizar
el tratamiento farmacológico que requieran los derechohabientes.

5.3 DEPENDENCIA NORMATIVA: Las farmacias dependen normativamente

de la Coordinación de Abastecimiento y Control de Abasto, a través de las
Jefaturas Delegacionales de Servicios Administrativos.

5.4 DEPENDENCIA OPERATIVA: Debido a las características de las unidades

médicas donde se encuentran las farmacias, estas pueden tener diferentes
líneas de mando.

A continuación se describen las características de dependencia operativa:

a) Farmacias en Unidades Médicas de Alta Especialidad (UMAE)

dependen de la Coordinación de Unidades Médicas de Alta
Especialidad.

Dirección de Unidad de Atención Coordinación de

Prestaciones Médicas Médica Unidades Médicas de
Alta Especialidad

Director de Unidad
Médica de Alta
Especialidad

Director Administrativo
de Unidad Médica de
Alta Especialidad

Departamento de
Abastecimiento

Farmacia

26
b) Farmacias en unidades médicas que cuentan con Subdirección
Administrativa. Dependen de la Dirección a través del
Departamento de Abastecimiento de la unidad.

Dirección

Subdirección
Administrativa

Departamento de
Abastecimiento

Farmacia

c) Farmacias en unidades médicas que no cuentan con Subdirección

Administrativa. Dependen de la Dirección de la unidad a través de
la Administración.

Dirección

Administración
Unidad Médica

Farmacia

27
5.5 ESTRUCTURA INTERNA

De acuerdo con el tamaño de la población derechohabiente a la que atienden, es

posible encontrar en las farmacias la totalidad de las categorías de la rama o sólo
algunas.

Coordinador

Oficial de Farmacia

Ayudante de Farmacia*

Auxiliar de Farmacia Auxiliar de Farmacia

* Esta categoría se ubica en las farmacias que cuentan con equipo de cómputo.

5.6 FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA

La farmacia tiene como función principal proporcionar a los derechohabientes los

medicamentos indicados por el médico, con oportunidad y en condiciones de
efectividad, para cumplir esto se realiza una serie de actividades que se pueden
clasificar en:

a) Movimientos de entrada. Aquellos mediante los cuales se ingresan

medicamentos a la farmacia y afectan sus controles de inventario, estos
pueden provenir de: el almacén, otras unidades, proveedores y/o
devoluciones de los servicios de la misma unidad, a esto se le denomina
recepción.

b) Movimientos internos. Son los realizados cuando los medicamentos

han sido ingresados, su propósito fundamental se relaciona con el
control de las existencias, manteniéndolas dentro de los límites
establecidos por la norma y garantizar la calidad del producto. Entre
ellos están: conteo rotativo, acomodo y control de caducidades.

28
 c) Movimientos de salida. Se refieren a las actividades de surtido de
recetas, traspaso por apoyo, suspendidos por instrucciones, bajas y
concentración al almacén, afectando también el inventario de la
farmacia.

El cumplimiento de estas actividades conlleva a efectuar registros y

movimientos en los controles: Los registros contables fidedignos son
indispensables para el correcto manejo de la farmacia. Conocer con
qué se cuenta, cuántos y qué medicamentos se consumen, cuáles
hacen falta, etcétera.

Lo mismo puede decirse de los reportes, deben basarse en información

confiable, ya que fundamenta decisiones trascendentales en lo que se
refiere al suministro de medicamentos, tanto para la farmacia de que se
trate como a nivel institucional.

Nota: La documentación generada por estos movimientos, deberá

conservarse por un período de 5 años con base en la Ley de Fiscalización
Superior de la Federación vigente.

d) Sistema de información. Se encarga de generar información

homogénea, veraz y oportuna para los diferentes niveles operativos
delegacionales, regionales y centrales del Instituto, sobre consumos y
existencias.

e) Medidas de seguridad. La adopción de medidas de seguridad e higiene

en la farmacia además de proteger la salud del trabajador, evita
pérdidas y daños en los medicamentos como en el equipo de trabajo.

MOVIMIENTOS DE ENTRADA

Recepción de medicamentos.

La recepción de medicamentos es una función administrativa, cuyo objetivo

principal es mantener la eficacia de los medicamentos y lácteos, así como un
estricto control de las cantidades existentes en la farmacia.

La farmacia puede recibir medicamentos, lácteos y psicotrópicos o

estupefacientes, procedentes de:

• Almacén delegacional
• Servicios de la propia unidad
• Otras farmacias
• Proveedores

29
Un factor importante que debe ser considerado en la recepción de medicamentos
es la fecha de caducidad. La farmacia está obligada a rechazar medicamentos
cuyas cantidades no puedan ser surtidas a los derechohabientes antes de la fecha
de caducidad, conforme a los movimientos de consumo de cada medicamento.
Los medicamentos provenientes del almacén delegacional para su recepción en
farmacia, deberán acompañarse de la forma “Remisión del Almacén” en original y
copia.

Por devoluciones de los servicios y los que proceden de otras farmacias por
traspaso, se acompañaran de la forma “Movimientos Varios”. Los medicamentos
deberán recibirse en envases cerrados y en condiciones de ser surtidos para su
consumo; los envases deberán estar íntegros, con las etiquetas originales
adheridas y dentro de los límites señalados con respecto a su caducidad.

Los medicamentos que proceden de los proveedores solo se pueden recibir por
indicaciones expresas de las autoridades del Departamento de Abastecimiento, en
cuyo caso se deberá presentar la forma “Remisión del Pedido” o la factura
correspondiente.

CONTEO DE MEDICAMENTOS

El conteo de medicamentos debe efectuarse en forma inmediata a su recepción,

atendiendo lo siguiente:

a) Verifica que la cantidad física coincida con lo señalado en los formatos:

“Remisión del Almacén”, Movimientos Varios”, “Remisión del Pedido” o
“Factura del Proveedor”.

b) Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los
límites establecidos.

c) Si las cantidades no coinciden, aclara con el transportista o persona que

entrega, las diferencias detectadas.

d) Circula con bolígrafo en las formas señaladas en el inciso a), las cantidades
incorrectas y anota las correctas, haciendo las aclaraciones
correspondientes en la parte inferior a la hoja afectada por dichas
diferencias.

e) Si la caducidad se encontrara fuera de límite, también circula las cantidades

de los medicamentos caducos en las formas señaladas en el inciso a),
anotando la leyenda “ Caducidad fuera de Límite”.

f) Separa y regresa medicamentos, lácteos y psicotrópicos caducos.

30
 g) Si las cantidades y caducidades son correctas, firma de recibido en el
original y copia del documento correspondiente e imprime los siguientes
sellos: fechador, presupuestal y nombre de la persona que recibe.

h) Entrega al transportista los medicamentos, lácteos o psicotrópicos caducos

para ser devueltos al almacén.

i) Entrega al transportista el original del “Reporte de Diferencias”. Cuando la

aclaración procede, si las diferencias fueron de más, recibe el documento
económico que ampara el envío del medicamento. Si las diferencias fueron
de menos, puede recibir la cantidad faltante o un documento aclaratorio que
ampare la cantidad real recibida.

MOVIMIENTO INTERNOS

ACOMODO DE MEDICAMENTOS, LÁCTEOS Y PSICOTRÓPICOS

Para el acomodo de medicamentos y lácteos se identificarán por grupos de

presentación:

• Sólidos
• Líquidos
• Ampolletas
• Lácteos
• Psicotrópicos

Para facilitar la localización de los medicamentos, se requiere la colocación de

marbetes que contienen la clave, la presentación y el nombre genérico del
medicamento, estarán ubicados en los entrepaños de los anaqueles. Los
marbetes de medicamentos con caducidad se marcarán con una franja roja que
facilite su identificación.

El acomodo de los medicamentos en los anaqueles se hará por grupos de

presentación de la siguiente manera:

• Por orden alfabético de acuerdo a su nombre genérico o en orden numérico

por clave.
• Con el nombre y la clave hacia el frente.
• De izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia el frente.
• Dejando espacios suficientes entre ellos para evitar que se revuelvan.
• Ligando los medicamentos en grupos de diez en diez para facilitar su
conteo.
• La guarda de psicotrópicos y estupefacientes se hará en vitrina bajo llave.

31
 • Los medicamentos que por su naturaleza requieran para su guarda
condiciones especiales de temperatura, luz, etc., serán guardados en los
refrigeradores respectivos o en los lugares designados para ellos.
• Cuando por algún motivo se cuente con medicamentos suspendidos, rotos
o caducos, se almacenarán en otro lugar con indicaciones muy visibles para
evitar que se revuelvan.
• Los medicamentos que por su volumen no se puedan acomodar en los
anaqueles, se estiban por grupos de presentación y en su caso por fechas
de caducidad en el área destinada al almacenaje.

MOVIMIENTOS DE SALIDA

Surtido de medicamentos.

El objetivo principal es el suministro de medicamentos, lácteos, narcóticos y

estupefacientes a los servicios de las unidades médicas de primero y segundo
nivel de atención, de las unidades médicas de alta especialidad y a la población
derechohabiente del Instituto, a través de las diferentes recetas individuales y las
colectivas. También se considera dentro de los movimientos de salidas los
traspasos por apoyo a otras unidades, bajas por caducos, deteriorados,
suspendidos por instrucciones y concentraciones.

32
6. PROCESOS

6.1 CATÁLOGOS
En este proceso están las bases de datos del sistema, es decir, información que
nos permite integrar y/o actualizar los registros para la operación del sistema.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.1.1 Función: Artículos (Transmisión)

Objetivo: actualizar el catálogo operativo de claves de medicamentos, de acuerdo

con los movimientos generados (altas, bajas, cambios de grupos de suministro y
precios), por el área normativa, así como proporcionar información de las
afectaciones contables por revalorización de existencias y reclasificación de
grupos de suministro.

Al seleccionar en el catálogo de artículos la transmisión, se desplegará la pantalla

donde podrá seleccionar la ubicación del archivo de actualización, oprimiendo el
botón de correr proceso.

Al iniciar, muestra la siguiente pantalla con el porcentaje que lleva el proceso:

Al terminar el proceso, emite el siguiente mensaje:

33
Los reportes son los siguientes:

• dos archivos en Excel (Inventario Valorizado anterior e inicial)

• Reclasificación Grupos de Suministro
• Actualización al Catálogo de Artículos
• Revalorización del Inventario
• Inventario Valorizado Anterior
• Inventario Valorizado Inicial

6.1.2 Artículos (Consulta)

Se podrá consultar en pantalla por clave o código de barras y con la opción de

imprimir, la información por cada uno o todos los artículos que existen en el
catálogo.

Para consultar algún artículo oprimir el botón <buscar>, se desplegará la pantalla

donde seleccionará primero si desea que su búsqueda sea por clave o por código
de barras, esto lo determinará haciendo click con el mouse en el círculo de la
opción deseada.

Si elige por clave, en el combo de artículo capture el específico. En caso de que

el artículo presente más de un diferenciador y variante, cada una de estas
desplegará una lista de su contenido en el combo que les corresponde para elegir
la que se está buscando.

Si la búsqueda se realizara por código de barras, digite el código de barras.

En caso de no saber la clave de un artículo, presione la tecla <F5> para consultar

de manera general el catálogo de artículos, por clave o descripción.

Si desea obtener en forma impresa el artículo consultado presione el botón

<Imprimir> y se desplegará la pantalla en que podrá determinar el tipo de reporte
que desea generar.

6.1.3 Función: Unidades (Transmisión)

Objetivo: actualizar o agregar información de las unidades con que interactúa la

farmacia, con base en el catálogo de Unidades de Servicio de la Coordinación de
Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera.

34
Al seleccionar en el catálogo de unidades <transmisión>, el sistema desplegará la
siguiente pantalla:

Al oprimir el botón <correr proceso>, el sistema se enlazará a PREI (Planeación

de Recursos Institucionales), si existieran clasificaciones equivocadas, emitirá la
siguiente pantalla de información, ejemplo:

Si requiere corregir alguna clasificación presupuestal, oprimir el botón <siguiente>,

el sistema mostrará la siguiente pantalla en donde elegirá la clasificación actual
que desea modificar, así como la clasificación nueva.

35
Al terminar de efectuar la corrección, oprimir el botón <siguiente> para confirmar la
clasificación elegida.

Si el dato es correcto, oprimir el botón <siguiente>

Una vez aceptado el proceso, el sistema realizará la actualización del catálogo de

unidades.

36
 6.1.4 Unidades (Registro)

Al seleccionar en el catálogo de unidades se podrá agregar de manera manual,

modificar o consultar en pantalla la información de los servicios de la propia
unidad, así como las diferentes unidades con las cuales tiene relación la unidad en
donde está instalado el sistema.

Al seleccionar, se despliega pantalla con las siguientes opciones:

• Insertar. Dar de alta la Clave PREI (clasificación presupuestal), y el nombre

de la unidad en el archivo de unidades.
• Borrar. Eliminar una o más claves PREI del archivo de la unidad.
• Cambiar. Efectuar modificaciones cuando existen errores en los datos ya
capturados de alguna unidad.
• Buscar. Consultar una por una, las Claves PREI.
• Buscar <F5>. El sistema despliega por pantalla “Consulta al Catálogo de
Unidades”.
• Imprimir. Muestra el “Reporte de Modificaciones del Catálogo de
Unidades”, mismo que se podrá imprimir.
• Salir <F9>. Regresa al menú principal.

Documento fuente: oficio, circular o memorándum enviado por el Departamento

de Abastecimiento, Contraloría Delegacional o Contador de la Unidad.

37
Nota: Cuando existan movimientos de entrada o salida con alguna clave PREI que
se desee cambiar, emitirá el siguiente mensaje: “Existen registros contables de la
Unidad, No se puede cambiar”.

6.1.5 Función: Médicos (Transmisión)

Objetivo: actualizar y validar el catálogo de médicos.

Nota: Actualmente esta función se encuentra inactiva.

6.1.6 Médicos (Registro)

Objetivo: registrar los datos de los médicos y enfermeras del Servicio Materno
Infantil, para llevar una estadística de los medicamentos y lácteos prescritos, por
cada uno respectivamente, así como el control de recetarios distribuidos,
devueltos y extraviados .

En esta función podrá consultar en pantalla o en forma impresa la información de

los médicos de la unidad y los recetarios asignados.

Las opciones son las siguientes:

38
• Insertar. Dar de alta en la base de datos, cada uno de los médicos y
enfermeras del servicio de Materno Infantil que expiden recetas y vales de
lácteos respectivamente. Capture la matrícula del médico, automáticamente
presentará el nombre del médico, para avanzar presione la tecla del
tabulador, seleccione la especialidad médica, la unidad (servicio al que
está asignado), y el identificador <M si es médico o E si es enfermera>.
• Borrar. Eliminar o dar de baja algún médico o enfermera del catálogo de
médicos, que no tenga asignados recetarios y que ya no esté adscrito a la
unidad. Capture la matrícula del médico que desea eliminar o presione
<F5> para consultar en el catálogo de médicos la matrícula, una vez
seleccionado el registro mostrará por pantalla los datos del médico. Para
confirmar la baja presione el botón de <Aplicar> o <F1> y para anular la
baja <Cancelar> o <F12>. Si la matrícula no es válida, el sistema emitirá el
siguiente mensaje: “Registro inexistente, verifique por favor”. Si el médico
tiene recetas asignadas, la baja no se puede realizar y el sistema emitirá el
siguiente mensaje: “El médico tiene recetas asignadas, no se puede dar de
baja”.
• Modificar. Efectuar cambios cuando existen errores en los datos ya
capturados en el registro de médicos o enfermeras de la unidad. Capture la
matrícula del médico y proceda a modificar los datos, Presione <Aplicar>
para confirmar los cambios o <Cancelar> para anularlos.
• Buscar. Localizar o consultar los datos de un médico o enfermera por
medio de la matrícula, adscritos a la unidad. Capture la matrícula del
médico que desea buscar y los datos de este médico se desplegarán en
pantalla para su consulta, o <F5> mostrará pantalla de “Consulta al
Catálogo de Médicos”. En caso de que no se encuentre registrado el
médico, se desplegará el siguiente mensaje: “Registro inexistente, verifique
por favor”
• Recetas. Permite dar mantenimiento a recetarios, desplegará pantalla que
contiene el siguiente cuadro de botones de selección única, dependiendo
de la tarea que se requiera:

a) Distribución de Recetarios: Asignación de blocks de recetarios.

Mostrará pantalla de “Busca un Médico”, teclee la matrícula del médico al
que se le asignará nuevo recetario y presione <Aceptar>. Enseguida se
capturarán los datos de la sección de “Detalle de recetas entregadas”,

39
 teclee la serie y el folio inicial; el sistema automáticamente asigna el folio

final y la fecha. Presione el botón de para que se acumulen los datos

en el grid de detalle y a continuación <Aplicar> o <F1>. En el caso de que
los recetarios ya estuviesen asignados a otro médico, se desplegará
pantalla con el siguiente mensaje “Las recetas ya fueron asignadas al
médico (muestra la matrícula) ” .

Presione <Aceptar> y asigne un nuevo número de folio. Presione <Aplicar> para

confirmar o <Cancelar> para anular.

b) Devolución Recetarios: mostrará pantalla “Detalle de recetas

devueltas”, capturar la serie y el folio de inicio del recetario que se va a
devolver al área que lleva su control, automáticamente muestra los datos
del médico y el servicio al que está asignado. Presione <Aplicar> o <F1>.

Oprima <Aplicar> o <F1> para realizar la devolución o <Cancelar> o <F12>, para

suspender la devolución. Si ese recetario ya había sido devuelto, se desplegará el
siguiente mensaje: “Las recetas ya fueron devueltas”

c) Recetas Extraviadas: registro de recetas o recetarios completos

perdidos.

Botón: <Reportadas>: capturar el detalle de recetas extraviadas la serie y el folio

de inicio y fin del recetario, el sistema muestra automáticamente los datos del
médico y el servicio al que está asignado.

Botón: <Aplicar> o <F1> para reportarlas y/o <Cancelar> o <F12> para suspender.
Presione <Salir> o <F9> y regresará al menú principal.

Botón <Buscar>: se desplegará la pantalla donde deberá capturar la serie y el folio

inicial del recetario que se busca.

Presione <Aplicar> y de ser correctos los datos de búsqueda, regresará a la

pantalla de “Detalle de recetas extraviadas” con los datos del recetario solicitado.

Nota: El registro de recetas extraviadas es desde una sola receta, hasta un

máximo de un block.

d) Depuración de Recetarios: En esta opción se depuran los recetarios,

una vez que ya han sido devueltos. Esta operación sólo se realiza el día
10 de cada mes.

e) Impresiones: En esta pantalla podrá elegir el reporte de recetarios:

Distribuidos, Devueltos, Extraviados o en su caso, Todos, además por tipo
de recetarios: Individuales, Colectivos, Vales de lácteos o Todos.

40
• Imprimir. Muestra el reporte del “Catálogo de Médicos” registrados en el
sistema de farmacia, presione el botón donde podrá determinar la fecha del
último movimiento para su impresión.

Si requiere el reporte de todos los médicos registrados en el Catálogo de Médicos,

suprimir la fecha que automáticamente muestra el sistema y oprimir el botón
<Preliminar>. Si no hay registro de médicos o enfermeras, despliega el siguiente
mensaje: “no hay datos para generar el reporte”

<Aplicar>: para confirmar el alta o <Cancelar> para anularla. Para salir presione la
<Salir o F9> y regresará al menú inicial. Si el registro ya está dado de alta, se
desplegará pantalla con el siguiente mensaje: “Registro ya dado de alta, verifique
por favor”.

En caso de que la matrícula no esté dada de alta en el catálogo de médicos, se

desplegará el siguiente mensaje: “La Matrícula no existe en el Catálogo de
Médicos Central…Desea registrar el médico?”, si oprime <Sí> deberá digitar
nombre, especialidad médica y unidad (servicio en el que se dará de alta al
médico).

• Buscar <F5> El sistema despliega por pantalla, matrícula y nombre de

médicos o enfermeras registrados en la unidad, la cantidad de recetas
prescritas, clave de especialidad médica, alta o baja del médico o
enfermera y clasificación presupuestal.
• Salir <F9> Regresa al menú principal.
• Cancelar <F12> Regresa al inicio de proceso.

6.1.7 Función: Códigos de Barras (Transmisión)

Objetivo: actualizar el catálogo que correlaciona la clave del artículo con el código
de barras otorgado por la Asociación Mexicana para el Comercio Electrónico
(AMECE) a los productos del proveedor, mediante transmisión de datos.

Nota: Actualmente esta función se encuentra inactiva, se describe para fines

informativos.

6.1.8 Función: Calendario de Resurtido, Max., Min. y Cpm. -

Transmisión

Objetivo: actualizar por clave de artículo los máximos y mínimos , el consumo

promedio mensual y el calendario de resurtido, mediante transmisión de datos.

41
Al seleccionar en el catálogo de calendarios de resurtido, max., min. y CPM,
mostrará pantalla “Actualización de Catálogos”, las opciones son:
< Máx, Min y CPM F1>, <Cal Resurtido F2> y < Salir F9>:

Al elegir el botón Máx, Min y CPM <F1> mostrará pantalla en donde solicita tipo
de enlace: por <ubicación> o <Por Servidor>.

Si la elección es por CD, se solicita insertarlo, una vez insertado se realiza el

enlace y afecta información.

Si la opción elegida es por servidor aparece la siguiente pantalla: en el grid de

user name automáticamente se desplegará “ Teclee el user name y el password
correspondiente” .

Para continuar presione <aceptar> o <Cancel> para anular el proceso.

6.1.8.1 Calendario de Resurtido

Consultas
Al seleccionar en el catálogo de calendario de resurtido y max., min. y CPM., se
desplegará la pantalla donde podrá consultar el calendario de resurtido. Los
campos que contiene el grid son: clas_ptal, gpo, fecha_solic, fecha_surt,
fecha_emb y fecha_recep.

42
 6.1.8.2 Máximos, mínimos y CPM

Al seleccionar en el catálogo de calendario de resurtido y max., min. y cpm., se

desplegará la pantalla donde podrá consultar estos rubros. Los campos que
contiene el grid son: grupo, genérico, específico, diferenciador y variante,
existencia máxima, existencia mínima y cons._prom_mensual_v.

6.1.9 Función: Enfermedades

Objetivo: actualizar el catálogo de enfermedades de acuerdo con los criterios que

el área médica considere pertinentes o con base a la validación de padecimiento
(OMS). Al seleccionar el catálogo de enfermedades, se desplegará la pantalla
donde podrá identificar enfermedades o consultar un tipo de enfermedad por la
clave y automáticamente el sistema muestra el nombre de la enfermedad.

El sistema despliega una pantalla con las siguientes opciones:

• Buscar. Localiza por clave algún tipo de enfermedad.

• Enlace. Genera enlace a través de CD para efectuar modificaciones al
catálogo de enfermedades.

43
 • Reporte. Genera el reporte marcando la clave específica que se busca.
• Reporte <F5> Muestra la clave digitada que se busca y/o todo el catálogo
de enfermedades, por clave o descripción.

Los campos de consulta son:

Clave de enfermedad: Número con que se identifica a la enfermedad.

Descripción: Nombre de la enfermedad.

<Buscar>: digitar la clave de la enfermedad y el sistema automáticamente

mostrará la descripción completa de la enfermedad.

<F5>: muestra la lista del Catálogo de Enfermedades por clave o descripción,

moviéndose hasta ubicarse en la clave solicitada, así como las relacionadas con la
misma.

6.1.10 Función: Pacientes con Transcripción

Objetivo: contar con el catálogo de pacientes con transcripción con el fin de

validar que los medicamentos que fueron prescritos en nivel superior estén
incluidos en el catálogo local y en cantidad suficiente en la unidad de origen,
garantizando la continuación del tratamiento.

En este catálogo se registran los datos de pacientes de unidades hospitalarias de

segundo o tercer nivel de atención, de acuerdo al formato Referencia-
contrarreferencia 4-30-8/98 ó su equivalente Notas médicas 4-30-128 para el
suministro y control en otro hospital de segundo nivel o unidad de medicina
familiar en la cual se dará continuidad a la atención médica del paciente.

44
El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones:

• Registrar <F4> Se capturan los datos del paciente, médico de

transcripción, se elige del combo la unidad de transcripción, médico de la
unidad que recibe al paciente, código o clave de padecimiento, clave del
medicamento que se le prescribe y tiempo que estará en tratamiento.
• Modificar <F2> Realizar cambios en los datos del paciente, agregar o
eliminar la clave del medicamento, así como el período de tratamiento.
• Borrar. Eliminar registros del archivo de pacientes con transcripción.
• Reporte <F5> Muestra el registro de todos los pacientes de transcripción
con los siguientes datos: afiliación, agregado, unidad de transcripción,
nombre completo, vigencia, cantidad surtida, específico, tipo de surtido y
fecha de surtido, mismo que se podrá imprimir.
• Salir <F9>. Regresa al menú principal.

Una vez capturados todos los datos, incluyendo el medicamento prescrito y el

tiempo de administración y, si los datos son correctos, presione <Aplicar o F1>, de
lo contrario, presione <Cancelar o F5>.

6.1.11 Función: Prescripción Razonable

Objetivo. consultar en pantalla o en forma impresa el catálogo de prescripción

razonable de medicamentos, determinada y autorizada por el Comité de Farmacia
y Terapéutica de la unidad médica.

El sistema despliega pantalla en donde se da de alta y se consulta la prescripción

razonable para una o más claves, así como dar de baja, cambiar, buscar e
imprimir el reporte de artículos con prescripción razonable por grupo o el total de
claves y reporte de claves con consumo que no fueron marcadas con prescripción
razonable.

45
Para las opciones de altas, bajas y cambios se mostrará pantalla en donde se
pedirá una contraseña de usuario, ya que solamente el usuario Director tendrá
permitido efectuar estos movimientos en el catálogo de Prescripción razonable. Si
la contraseña de usuario es incorrecta, desplegará el siguiente mensaje de error.
“La contraseña es incorrecta, verifique por favor”

Si el usuario que esta utilizando el sistema no está autorizado para efectuar

modificaciones en el catálogo de Prescripción razonable, desplegará el siguiente
mensaje: “No tiene permiso para modificar la prescripción razonable”

6.1.12 Función: Dotación de Servicios

Objetivo: consultar en pantalla o en forma impresa el catálogo de dotación de

servicios, determinados por el Comité de Farmacia y Terapéutica Médica de la
unidad y autorizados por el Subdirector Administrativo o Administrador de la
unidad médica o Director Administrativo de UMAE, para proporcionar el suministro
requerido por el servicio correspondiente.

Solo el usuario Director tiene permiso para insertar, borrar y modificar dotaciones
de servicios, quien vigilará que la actualización de dotaciones fijas de
medicamentos se realice con la participación conjunta del personal involucrado,
debiendo considerar requerimientos a granel y para 36 horas (constante 1.5 días).

Si otro usuario intentara cambiar la dotación de servicios, el sistema emitirá los

siguientes mensajes, según sea el caso: “No tiene permiso para dar de alta, borrar
o modificar dotaciones de servicios”.

46
El sistema despliega pantalla con las siguientes opciones:

• Insertar. Dar de alta en la base de datos algún nuevo servicio.

• Borrar. Elimina el registro de dotación de una o más claves de
medicamentos.
• Modificar. Cambia la dotación de una o más claves de medicamentos.
• Buscar. Localiza algún servicio de la unidad registrado con su dotación,
• Imprimir. Despliega el reporte “Catálogo de Dotación de Servicios” para
su impresión.

6.1.13 Función: Enlace de proveedores

Objetivo: enlazar al servidor delegacional o UMAE, para validar al proveedor que

efectúa entrega directa de medicamentos en la farmacia de unidades médicas del
Instituto, al momento de otorgar número de alta por medicamentos recibidos.

47
6.2 ENTRADAS

Objetivo: garantizar el suministro de medicamentos a la población

derechohabiente del Instituto con la cantidad y calidad que demandan los servicios
que se brindan, además de proporcionar al personal de las farmacias del Instituto,
las instrucciones operativas y administrativas para realizar las actividades de
recepción de medicamentos.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.2.1 Función: Remisiones – Registro

Objetivo: capturar las remisiones (ordinaria, extraordinaria o complementaria),

que recibe la farmacia del almacén delegacional, así como obtener constancia
mediante el registro de incidencias detectadas entre la remisión y recepción,
valorando el total de la remisión, diferencia y el valor de lo recibido.

En caso de que se detecten diferencias entre las cantidades remisionadas y las

recibidas físicamente, se informará al Departamento Delegacional de
Abastecimiento, para su aclaración y seguimiento.

Documento fuente: remisión de almacén ordinaria, complementaria y

extraordinaria.

El sistema despliega pantalla con las opciones iniciales de aplicación: <Registrar o

F4>, mostrará la pantalla para iniciar la captura de remisiones; <Diferencias o
F5>, emisión del reporte de la remisión capturada, el cual mostrará también si
existieran diferencias de lo que se surtió, contra lo que se recibió, mismo que se
podrá imprimir y <Salir o F9>, regresa al Menú principal.

Los datos que contiene una remisión y que se deben registrar al capturarla, son
los siguientes:

• Número de documento: de 1 a 6 posiciones numéricas.

• Tipo de remisión: ordinaria, complementaria o extraordinaria.
• No. de Solicitud: de 1 a 6 posiciones numéricas.
• Hoja No.: el número es consecutivo y se genera automáticamente, se
pueden registrar de 1 y hasta 15 renglones por hoja, al llegar a esa
cantidad, solicitará la cifra control de específicos, surtidas y recibidas
• Fecha Remisión: fecha que trae la remisión.
• Cve. PREI Unidad Remitente: clasificación presupuestal del almacén
delegacional o unidad que proporciona apoyo.
• Cve PREI Unidad Receptora: clasificación presupuestal de la farmacia.

48
 • Código del Medicamento y contenido: éstas casillas no es necesario
requisitarlas, avanzar con la tecla del tabulador.
• Esp: número de clave del medicamento (4 posiciones numéricas).
• Di.Va.Presentación: automáticamente aparecen estos datos al digitar el
específico, excepto cuando existen varios diferenciadores y variantes de la
clave, que se tendrá que seleccionar a través del combo y con base en el
documento fuente.
• Cant. Surtida: número de artículos solicitados de una clave.
• Cant. Recibida: número de artículos físicamente recibidos de una clave.

Al terminar de capturar la remisión, oprimir: casilla de Cifras Control: específicos,

es la suma total de las claves capturadas, surtidas, es la suma total de la cantidad
solicitada y recibidas, es la suma total de la cantidad recibida físicamente en la
farmacia.

La opción de <Terminar o F1>, genera el reporte de Remisión de Almacén,

muestra la clasificación presupuestal de la unidad remitente o del almacén
delegacional, tipo de remisión, número de remisión, número de solicitud, fecha de
remisión, grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador, variante,
cantidad remisionada, cantidad recibida, Importe total remisión e Importe total
recibido. En caso de detectar diferencias entre lo que se surtió, contra lo que se
recibió, muestra: cantidad diferencia, importe diferencia e Importe total diferencia.

Transmisión
Permite recibir las remisiones en línea o consultar las remisiones anteriormente
aceptadas.

6.2.2 Función: Fuentes Alternas – Registro

Objetivo: ingresar al sistema los artículos para los que el almacén delegacional
celebró contrato con entrega en unidades médicas y de acuerdo al calendario de
resurtido, capturando con base en la remisión del pedido. (aplica para las
unidades que no cuentan con el módulo Control de compromisos).

Documento fuente: remisión de pedido.

La pantalla presenta dos opciones iniciales de aplicación <Registrar o F4> y <Salir
o F9>.

El sistema despliega una pantalla donde solicita diferentes conceptos para su

llenado e igualmente da opciones para seleccionar el movimiento que se va a
capturar.

Seleccionar <Registrar o F4>:

a) No. Docto. Registrar el número de acuerdo al documento fuente (de 1 a 6

posiciones numéricas).

49
b) Tipo de Compra. En el combo seleccione el tipo de compra a registrar.
(Fuente alterna de abasto o Unidades de apoyo):

• Fuentes alternas de abasto. Permite registrar las compras efectuadas

por el almacén delegacional, con entrega directa del proveedor a la
unidad, solamente que a éstas, la farmacia les asigna un número de
alta institucional para el pago al proveedor y afectando el pasivo de
la unidad.
• Unidades de apoyo. Permite registrar las compras efectuadas por la
unidad, previa autorización del Departamento de Abastecimiento.

c) Fecha. Únicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema.

d) Unidad solicitante. El sistema muestra automáticamente la clasificación de
la farmacia.
e) No. de expediente. Digitar el número de circunscripción de la Delegación a
que corresponde la unidad, el grupo de suministro al que pertenece el
medicamento y el año.

Al terminar de capturar oprimir <Aplicar o F1> el cual solicita se proporcione las

Cifras de Control : Específico, cantidad y el Importe neto total, en este rubro se
debe teclear 2 veces el importe neto total, oprimir el botón de aceptar y emite el
reporte de los Artículos Registrados por Fuente Alterna de Abasto.

Si se cometió error al capturar la cantidad o el precio, oprimir <Borrar o F11> y

regresa al grid de cantidad. Cuando se comete error al digitar la clave, se debe
posesionar en el reglón del error y oprimir <borrar o F11> regresando al grid de
cantidad.

Si requiere cancelar la captura del documento, oprimir <Cancelar o F12>.

Al oprimir <salir o F9>, regresa al Menú principal.

Transmisión
Función en donde se presentan movimientos de fuentes alternas de Movimientos
embarcados por aceptar y Movimientos de entrada aceptados.

Al seleccionar esta opción, el sistema despliega pantalla de Transmisión de

Fuentes Alternas con dos opciones iniciales de aplicación: <Recibir o F4> y <Salir
o F9>.

<Recibir o F4> despliega listado de los movimientos embarcados, seleccionar los

que se vayan a recibir, enseguida lo presenta en la parte inferior en “Movimientos
de Entrada aceptados”, solicitando requisitos para terminar de agregarlo. Al
oprimir < Salir o F9> regresa al Menú principal.

50
Compras emergentes :

Solicitud de compra
Presenta la pantalla de Solicitud de compra, en este rubro se registran los datos
de compras emergentes previamente autorizadas por él Subdirector Administrativo
o Administrador de unidad médica o Director Administrativo de UMAE,
debidamente documentada y sustentada, utilizando el fondo fijo de la unidad con
cargo al presupuesto de adquisiciones; cuando la existencia se encuentre debajo
del mínimo de inversión o en su caso, la existencia disponible está en cero.

El sistema asigna automáticamente el número de solicitud, la fecha en que se

registra, el status E de extraordinario, el RFC y nombre del proveedor. Digitar el
Grupo, Genérico, Específico, Dif. Var., Cantidad y precio, al terminar la captura
de las claves que se solicitan, oprimir el botón “Aplicar o F1”, emite una pantalla en
la que se digita el específico y el total de la cantidad solicitada, si los datos son
correctos, oprimir el botón de aceptar para generar el reporte de “Solicitud de
compra”

Registro
Presenta la pantalla de Fuentes Alternas inmediatas, permite recibir las Solicitudes
de compra emitidas, a fin de cubrir una parte del consumo. Elegir el número de
orden para consultar o aceptar embarque y/o bien cancelar movimientos. En caso
de equivocación, presionar el botón de cancelar movimientos.

Si es aceptado el movimiento de Solicitud de compra, digitar el número de factura

del proveedor, el sistema los muestra automáticamente la fecha y el rfc del
proveedor. Digitar la cantidad total recibida y el precio unitario del artículo, oprimir
<aplicar o F1>, el sistema emite pantalla de cifras control, en donde se digita,
específico, cantidad, precio unitario y precio bruto de los artículos recibidos.

Nota: En las unidades que cuentan con el módulo de Control de Compromisos,

esta opción se inhibe (aparece tenue y no permite utilizarla).

6.2.3 Función: Internos – Registro

Objetivo: registrar los tipos de movimientos recibidos por traspasos (apoyo de

otra unidad), devoluciones de los servicios de la propia unidad y ajustes
documentados realizados en la farmacia (autorizados por el director de la unidad),
así como los motivos del movimiento.

Documento fuente: Formato de movimientos varios.

Descripción del procedimiento para el registro de datos:

51
 • Traspasos por apoyo: cuando no hay existencia de algún medicamento y
otra unidad puede proporcionarlo, se efectúa una entrada a través de una
remisión de traspaso por apoyo.
• Devolución: cuando algún servicio de la unidad regresa medicamentos por
tener sobreexistencia o por instrucciones de el área Control Técnico de
Insumos delegacional (mediante oficio), indicando suspender algún
medicamento.
• Ajustes de entrada: son aplicados con la autorización del director de la
unidad, en base a conteos físicos contra existencia en sistemas, y por los
siguientes casos: porque faltó capturar alguna remisión, factura, etc., de
artículos que ingresaron a la farmacia o errores generados en las
cantidades capturadas contra la recibidas; (“esto deberá documentarlo el
personal de la farmacia al solicitar al director su autorización para realizar el
ajuste”).

a) Número del documento. Corresponde al número con el que ingresa el

registro.
b) Tipo de movimiento. Seleccionar en el combo el tipo de movimiento de
acuerdo con los anotados anteriormente.
c) Motivo del movimiento. Seleccionar en el combo la opción deseada (apoyo
de otra unidad, excedentes, instrucciones C.T.I., por autorización)
d) Fecha. El sistema automáticamente la genera.
e) Clave Prei Unidad Remitente. Elegir en el combo la clasificación
presupuestal del servicio que remite, en el caso de ajustes,
automáticamente presenta la clasificación de la farmacia, además de un
grid para anotar el número de documento que contiene el motivo y
autorización del ajuste.
f) Clave Prei Unidad Receptora. Presenta automáticamente la clasificación de
la farmacia.
g) Observaciones. Anotar número de oficio o documento conteniendo
instrucciones y/o autorización.
h) Cantidad. Registrar el número de medicamentos anotados en el documento
fuente.
i) Código de medicamento. Se registra por medio del lector óptico de código
de barras o si se captura manualmente, avanzar con la tecla del tabulador
al siguiente campo.
j) Específico. Registrar el número de la clave del medicamento.
k) Di.Va. Presentación. después de haber digitado la clave del medicamento,
automáticamente aparecen estos datos, en caso de que la clave tenga más
de una presentación, en el combo elegir el diferenciador y variante
correspondiente.

La pantalla de internos, tiene dos opciones iniciales de aplicación <Registrar F4> y

<Salir F9>.

52
<Registrar o F4>. El sistema despliega una pantalla donde solicita el número de
documento a registrar, proceda a registrar el movimiento de acuerdo con los
conceptos antes citados. Al terminar de registrar el primer renglón, se encienden
las teclas de: <Aplicar o F1>, <Borrar o F11> y <Cancelar o F12>.

Al término de la captura de los registros oprimir <Aplicar o F1>, el sistema

solicitará Cifras Control, es la suma de los específicos y cantidades registradas, al
oprimir aceptar, emitirá el reporte del movimiento registrado.

Nota: Si el número de documento ya fue registrado, el sistema envía el mensaje

de “El documento, ya se encuentra dado de alta”.

6.2.4 Función: Liberación de Artículos

Objetivo: registrar los artículos que por instrucciones del área de Control Técnico
de Insumos delegacional se tenían previamente a no disponibles por suspendidos
y que pasan a disponibles.

Documento Fuente: Oficio, circular o fax, proveniente del área de Control

Técnico de Insumos delegacional.

Al seleccionar el botón inicial <Registrar o F4>, capturar el número de documento

de liberación, únicamente acepta la fecha si es anterior o igual a la del sistema.

Para registrar el número de documento de suspensión, oprimir <F10> se

despliega la lista de los documentos que amparan las claves suspendidas, elegir
el que se desea liberar, enseguida elegir con <F10> el No. Lote y Rfc. Proveedor,
capturar el Esp., cuando existe más de una presentación, elegir el Di. Va., capturar
la cantidad a liberar, así como en “Observaciones”, capturar el número de oficio
circular o documento con la descripción de motivo que ampara la clave a liberar.

Al oprimir <aplicar o F1> emite el reporte de “Liberación de Artículos

suspendidos”, el cual lo puede guardar y/o imprimir.

53
6.3 SALIDAS
Objetivo: registrar el mayor número de movimientos del sistema, como son los
de suministro de medicamentos, lácteos, narcóticos y estupefacientes a los
servicios de las unidades médicas de primero y segundo nivel de atención y de las
Unidades Médicas de Alta Especialidad a través de recetas colectivas y/o
movimientos internos, así como a la población derechohabiente del Instituto, por
medio de las diferentes recetas individuales.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.3.1 Función: Receta individual

Se registran y controlan las salidas de vale de lácteos y de medicamentos a través

de las diferentes recetas individuales (manual, electrónica, Transcripción,
Resurtible, Especial “estupefacientes o psicotrópicos”), otorgadas por los médicos
a los derechohabientes y expedidas en la unidad, en algunos casos las generadas
en otras unidades. Es la función más utilizada, ya que se registra el mayor número
de movimientos de salidas de artículos de bienes terapéuticos.

Para obtener las unidades de uso más frecuentes presione <F7> o <F8>. Éstas
unidades deben estar registradas en el proceso de utilerías, función de
configuración, opción de datos básicos.

Para iniciar con la captura de las recetas individuales, presione: <Registrar o F4>,
el sistema despliega una pantalla, en donde solicita diferentes conceptos para su
llenado.

Los campos de captura son:

Receta: En este campo se lee el código de barras de la receta individual, la cual

se relaciona con los rangos de los folios de las recetas individuales capturadas en
el catálogo de médicos, opción Distribución de recetarios, permitiendo conocer de
que médico proviene la receta y por lo tanto, de que clasificación presupuestal y
servicio.

Al capturar una receta en el sistema, si es de un médico de los que ya están

dados de alta en el sistema, se desplegarán los datos de matrícula y nombre del
médico. En caso de que no se encuentre el médico registrado en el servidor local
ni en el catálogo central de médicos, el sistema emite el siguiente mensaje:

54
Si acepta, se procederá a la captura del nombre del médico manualmente para
también dar de alta la receta, datos que quedan grabados en el Catálogo de
Médicos.

Si se captura una receta que ya estaba previamente registrada, aparece el

siguiente mensaje: <Receta ya registrada>

Clave PREI: Es la clasificación presupuestal de la unidad de la cual proviene la

receta. En caso de que la receta pertenezca a otra unidad o no este asignada a
algún médico de la unidad, digite la clasificación presupuestal a la que pertenece.

Matrícula Médico: Es el número de matrícula asignado al médico que expidió la

receta.

Nombre del Médico: Nombre del médico que expidió la receta.

Fecha: Es la fecha en la que se surte la receta. Automáticamente se registra con

la fecha del sistema Día/Mes/Año.

Nota: en caso de que los medicamentos sean sustitutos, presione <F3> antes de
registrar la cantidad surtida.

Cantidad Surtida: Este campo se refiere a la cantidad de medicamento que se va

a proveer al derechohabiente

Código del Medicamento: Son los dígitos que identifican al código de barras.

Específico: En este campo se registra el específico o la clave del medicamento. Si

el específico tiene más de una presentación se procederá a la selección a través
del combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo
de presentación y existencia.

Di. Va. Uni. Cant. Tipo Pres. Existencia: Este combo contendrá la información
del diferenciador, variante, etc. del artículo.

Tipo de Despacho: En este campo se especifica el tipo de despacho del

medicamento. Seleccione:

• Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento.

• Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del

medicamento prescrito y solo por instrucciones del médico, se surte un
sustituto.

• Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la

receta corresponde a la misma unidad o unidad cliente.

55
Proceda con la captura de los datos: en la receta se lee el código de barras de la
receta individual, la clave PREI (clasificación presupuestal), de la unidad y servicio
de la que proviene, si la receta es de un médico de los que ya están dados de alta
en el sistema, se desplegarán los datos de unidad, servicio, matrícula y nombre
del médico, la fecha en la que se surte la receta y la cantidad surtida; el código del
medicamento es registrado por el lector óptico, en caso de no poder ser registrada
por el lector se procederá a la captura del específico.

En caso de existir más de una presentación del artículo se desplegará el

diferenciador y variante, para la elección de la presentación del medicamento que
corresponda a la receta.

Una vez terminada la captura verifique que los datos sean correctos y presione el
botón de <Aplicar o F1>, para actualizar los registros y continuar con una nueva
captura.

Si desea eliminar un registro, colóquese en el renglón del medicamento que es

necesario eliminar y presione: <Borrar o F11>

Si no requiere continuar con la captura de recetas individuales presione <Cancelar

o F12> y <Salir o F9> par abandonar la pantalla de recetas individuales.

Si alguno de los medicamentos de cuadro básico prescrito en la receta de la

unidad no tiene existencias, además de no tener registro de existencia máxima y
mínima (con excepción de medicamentos de transcripción), en el sistema se
emitirá el mensaje de “No hay existencia en el inventario para la clave
seleccionada”, y/o cuando la receta sea de una unidad sin marca de “cliente” se
desplegará el mensaje “Cantidad no disponible. Existencia =0”, en estos casos, el
personal de farmacia deberá orientar al derechohabiente para su oportuna
atención.

56
 6.3.2 Función: Receta Colectiva

Objetivo: Registrar y controlar los consumos de medicamentos generados por

las solicitudes de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares,
expedidas por los servicios de la propia unidad.

Para iniciar con la captura de las recetas colectivas, presione <Registrar o F4>.

Proceda con la captura de los datos: teclee el número de documento, elija la clave
PREI del servicio que solicita el medicamento, la especialidad médica, el servicio;
el sistema genera automáticamente la fecha en la que se captura la receta,
proceda a capturar la cantidad de medicamentos requeridos; el código del
medicamento es registrado por el lector óptico, en caso de que no, se procederá a
la captura del específico.

En caso de existir más de una presentación del artículo, se desplegará el

diferenciador y variante para la elección del mismo.

Si la cantidad que desea surtir, excede a la cantidad que existe en inventarios,

desplegará el siguiente mensaje: <Existencia 0 ¿Desea registrar el medicamento
como negado?>

Si la cantidad que desea surtir es mayor a la permitida, en el campo etiquetado

como “Max.Surt.” se desplegará la cantidad que sólo tiene permitida, además, se
desplegará un mensaje: <La cantidad excede al máximo a surtir>

Para continuar presione <Aceptar>. Una vez que ha proporcionado la cantidad

correcta para surtir, seleccione el tipo de despacho. Por cada artículo que registre
se alimentará el grid de detalle.

Las opciones de surtido son:

• Directo: Cuando existe cantidad disponible del medicamento.

• Sustituto: En caso de no haber existencia disponible o suficiente del

medicamento prescrito y por instrucciones del médico, se surte un sustituto.

• Negado: Cuando no existe cantidad disponible del medicamento, y la

receta corresponde a un servicio de la propia unidad.

Una vez terminada la captura, verifique que los datos sean correctos y presione
<Aplicar o F1> se desplegará la pantalla de cifras control en donde verifica que la
sumatoria total de claves y cantidades sea correcta. Si es correcto, presione
<Aceptar> y la solicitud quedará registrada. Si presiona <Cancelar o F12> el
sistema regresa a la última receta capturada.

57
En caso de que exista error en específico o cantidad surtida, se desplegará el
siguiente mensaje:<Cifra de control de especifico incorrecta> o <Cifra de control
de cantidad surtida incorrecta>, respectivamente. En este caso presione
<Modificar registros>, y regresará a la pantalla de receta colectiva que estaba
capturando, para modificar y corregir sus registros. Si necesita dar de baja algún
registro, coloque el cursor en el renglón de artículo que se va a eliminar y presione
<Borrar o F11>, aparecerá la siguiente pantalla de confirmación <Desea borrar el
registro>.

Si no requiere continuar con la captura de recetas colectivas presione <Cancelar o

F12> y <Salir o F9> par abandonar la pantalla de recetas colectivas.

Si necesita verificar las recetas colectivas capturadas utilice los botones del
navegador y podrá acceder a cada una de ellas.

6.3.3 Función: Internos

Objetivo: Registrar la información de los movimientos de traspasos de apoyo a

otra unidad, concentraciones, muestras, a no disponibles, bajas y ajustes, así
como los motivos del movimiento.

Documento fuente: movimientos varios, oficios, fax, etc.

Los campos de captura son:

Tipo Movimiento: Elija el Tipo de movimiento por el cual se realiza la salida de

artículos:

• Traspasos
• Traspasos IMSS-oportunidades
• Concentraciones
• Muestras
• Bajas
• Ajustes
• A No Disponibles

Motivo del Movimiento: Elija el Motivo por el cual se realiza la salida de artículos,
de acuerdo al tipo de movimiento:

• Traspasos Por apoyo.

• Traspaso IMSS Oportunidad: Por Solidaridad.
• Concentraciones: Por Disponibles, deteriorados, suspendidos y caducos.
• Muestras: actualmente esta opción no se usa.
• Bajas: Por Deteriorados, caducos y suspendidos.

58
 • Ajustes: Por Autorización. (opción autorizada solo para el Director de la
unidad y con documentos que justifique el motivo)
• A No Disponibles: Deteriorados, caducos y suspendidos.

No. de Documento: Número que le corresponde al documento que se va a

registrar.

Fecha: Fecha en que se realiza el movimiento. El formato de la fecha es

Día/Mes/Año.

Clave Presupuestal Unidad Remitente : El sistema automáticamente presenta la

clasificación de la farmacia de la propia unidad.

Clave Presupuestal Unidad Receptora : Registrar la clasificación presupuestal de

la farmacia o unidad a la que se envían los artículos. En el caso de que el tipo de
movimiento sea, Bajas, Ajustes (opción autorizada únicamente para el director,
quién deberá conocer el motivo ya documentado, por el que se va a efectuar el
ajuste), o A no disponibles, no se captura, ya que automáticamente despliega la
clasificación presupuestal de la unidad en la que está instalado el sistema.

Doc. de referencia: Número del documento fuente que contiene el motivo por el
que se efectúa el movimiento.

Observaciones: Descripción del motivo que ocasionó el movimiento, si se cuenta

con oficio o fax, también capturar el número de documento.

Sección de Artículos de salida.

Cantidad: En este campo se registra el número de artículos afectados por el

movimiento. El código de barras del medicamento será leído por el lector óptico,
esto es, para registrar la salida de medicamentos colocando el cursor después de
cada lectura en el campo de cantidad para surtir otro artículo. Si por alguna razón
el medicamento no puede ser registrado por el lector óptico, pase al campo de
específico con el tabulador.

Número de Lote: Se debe registrar en no disponibles, suspendidos y

concentración.

No. Prov.: Número de proveedor.

Código del Medicamento: Contiene el código de barras del medicamento. Si por

alguna razón el medicamento no tiene código de barras, pase al campo de
específico con el tabulador.

Esp.: En este campo se registra el específico o la clave del medicamento. Si el

específico tiene más de una presentación se procederá a la selección a través del

59
combo para elegir los datos del diferenciador, variante, unidad, cantidad, tipo de
presentación y existencia.

Di.Va.Presentación Existencia: Este combo contendrá la información del

diferenciador, variante, etc. del artículo.

Para iniciar el registro de movimientos internos de salida, presione: <Registrar o

F4>

Proceda con la captura de los datos: elija el tipo y el motivo del movimiento, teclee
número de documento, la fecha del sistema.

La clave presupuestal de la unidad remitente, automáticamente presenta la

clasificación presupuestal de la farmacia en la que está el sistema.

• Traspasos: Elegir la clasificación presupuestal de la unidad a la que le

será proporcionado el apoyo
• Traspaso IMSS Oportunidad: Automáticamente muestra las
clasificaciones presupuestales de Solidaridad, elegir la correspondiente.

• Concentración:

Por disponibles; automáticamente genera la fecha y las clasificaciones

de la unidad remitente de farmacia y receptora del almacén delegacional;
capturar específico, elegir cuando existe más de un diferenciador y
variante y digitar el número de artículos. Al oprimir <aplicar o F1>, solicita
las cifras control (es la suma de tantos específicos y cantidades estén
involucrados), si el dato es correcto, emite el reporte de “Concentración de
Artículos disponibles”

Por deteriorado; automáticamente genera la fecha y las clasificaciones

de la unidad remitente la farmacia y receptora el almacén delegacional, en
“Observaciones” digitar el documento y motivo que genera la
concentración, digitar el específico, elegir cuando existe más de un
diferenciador y variante, y la cantidad de artículos deteriorados; al oprimir
el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos
específicos y cantidades involucrados), si el dato es correcto, emite el
reporte “Concentración de artículos deteriorados”. (Para esta opción, los
artículos deberán estar primeramente a “No disponibles por
deteriorados”).

Por suspendido; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora almacén
delegacional; digitar el número del documento de referencia (con el que
fue suspendido) y en “Observaciones” digitar el documento y motivo que
genera la concentración, automáticamente el sistema presenta los datos

60
 del artículo, al oprimir el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la
suma de tantos específicos y cantidades están involucrados), si el dato es
correcto, emite el reporte “Concentración de artículos suspendidos”. (Para
esta opción los artículos deberán estar primeramente a “No disponibles
por suspendidos”).

Por caduco; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente de farmacia y receptora del almacén
delegacional; digitar el específico, elegir cuando existe más de un
diferenciador y variante, si el dato es correcto, emite el reporte
“Concentración de artículos caducos”. (para concentrar los artículos,
primeramente deberán estar a “No disponibles por caducos”).

• Bajas

Por deteriorados; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia
farmacia, digitar en “Observaciones” el motivo que genera la baja,
capturar el específico, elegir cuando existe más de un diferenciador y
variante, al oprimir el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la
suma de tantos específicos y cantidades estén involucrados), si el dato es
correcto, emite el reporte de “Baja de artículos deteriorados”. (Para esta
opción, los artículos deberán estar primeramente a “No disponibles por
deteriorados”);

Por Caducos; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia
farmacia, digitar en “Observaciones” digitar el motivo que genera la baja,
digitar el específico, elegir cuando existe más de un diferenciador y
variante, al oprimir el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la
suma de tantos específicos y cantidades estén caducos), si el dato es
correcto, emite el reporte de “Baja de artículos caducos”. (Para esta
opción los artículos deberán estar primeramente a “No disponibles por
caducos”).

Por suspendidos; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia
farmacia, digitar número de documento de referencia (a no disponibles),
en “Observaciones” digitar el motivo que genera la baja; el sistema
automáticamente muestra el renglón con los datos, al oprimir el botón de
aplicar, solicita las cifras control (específico y cantidad), si el dato es
correcto, emite el reporte de “Baja de artículos suspendidos”. (Para esta
opción los artículos deberán estar primeramente a “No disponibles por
suspendidos”).

61
 Ajustes; automáticamente el sistema genera la fecha y las
clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia
farmacia, en “Observaciones” digitar el motivo que genera el movimiento,
en específico, elegir cuando existe más de un diferenciador y variante, al
oprimir el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos
específicos y cantidades estén involucrados en la solicitud de ajuste), si el
dato es correcto, emite el reporte de “Ajuste de Salida”. (estos ajustes
son aplicados con autorización del director de la unidad, con base en
conteos físicos contra existencia en sistemas, y por los siguientes casos:
porque faltó capturar alguna remisión o documento que generó salida de
artículos de la farmacia o errores generados en las cantidades capturadas
contra el documento de salida; también de recetas que faltaron por
capturar, o error en la captura de cantidades surtidas contra lo plasmado
en la receta. Esto deberá documentarlo el personal de la farmacia al
solicitar autorización al director, para realizar el ajuste),

A no disponibles; por deteriorados, caducos; automáticamente el

sistema genera la fecha y las clasificaciones de la unidad remitente y
receptora que son de la propia farmacia, en “Observaciones” digitar el
motivo que genera el movimiento; capturar el específico, elegir cuando
existe más de un diferenciador y variante, al oprimir el botón de aplicar,
solicita las cifras control (es la suma de tantos específicos y cantidades
estén deteriorados o caducos), si el dato es correcto, emite el reporte de
“Movimientos a no disponibles de artículos por deteriorados o caducos”.
(artículos que después de encontrarse “A no disponibles”, sólo se podrá
efectuar su concentración al almacén delegacional o causar baja en la
farmacia de la propia unidad)

y suspendidos; automáticamente el sistema genera la fecha y las

clasificaciones de la unidad remitente y receptora que son de la propia
farmacia, en “Observaciones”, digitar el motivo que genera el movimiento;
el número de lote, RFC de proveedor, específico, elegir cuando existe
más de un diferenciador y variante, digitar la cantidad a suspender, al
oprimir el botón de aplicar, solicita las cifras control (es la suma de tantos
específicos y cantidades estén suspendidos), si el dato es correcto, emite
el reporte de “Movimientos a no disponibles de artículos suspendidos”.
(artículos que podrán liberarse si no existiera algún inconveniente).

62
6.4 ESTADISTICAS
Objetivo: generar la información estadística y reportes de los movimientos de
medicamentos, establecidos en el Subsistema de Farmacias, de acuerdo a la
frecuencia solicitada por la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y
Equipamiento o por el Departamento de Abastecimiento de la Unidad Médica de
Alta Especialidad.

Proporciona los elementos necesarios para facilitar la información del estado en

que se encuentra el inventario de medicamentos en la farmacia, así como su
consumo.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.4.1 Función: Estado del Inventario -

Muestra el status que guarda cada uno de los medicamentos al momento de

consultar o emitir el reporte.

Consulta:

Carpeta Generales: muestra de forma individual la información general de cada

uno de los artículos (artículo, presentación, precio unitario y descripción),
contenidos en el inventario de la farmacia.

63
 • Artículo: clave del artículo (grupo, genérico, específico, diferenciador y
variante)
• Presentación: Unidad (envase, caja, frasco, frasco ámpula, etc.),
Presentación (cantidad contenida dentro de cada unidad), Tipo (forma
farmacéutica del medicamento) y Cuadro Básico (cuando tiene
la clave está contenida en el Cuadro Básico de
Medicamentos Institucional, cuando el cuadro está vacío, la clave está
fuera de cuadro básico).
• Precio Unitario: P.U.U. (precio IMSS del medicamento)
• Solicitado: (cantidad solicitada) .

Carpeta Entradas: muestra los conceptos que generan entrada de medicamentos

a la farmacia (por remisiones, compras inmediatas, traspasos, devoluciones,
ajustes, última entrada y total de entradas), así como el estado de cada uno.

64
Carpeta Salidas: muestra los conceptos que generan salidas de medicamentos de
farmacia (por receta individual, colectiva, traspasos, Solidaridad, concentraciones,
bajas, ajustes, suspendidos, fecha de última salida y total de salidas), así como el
estado de cada uno.

Consumos: contiene información que es útil para calcular el requerimiento por

artículo (en días, promedio diario, máximo en días, máximo en piezas, promedio
mensual, estadístico, mínimo en días, y mínimo en piezas).

65
Carpeta Existencias: muestra los conceptos del estado del inventario por artículo
(Inicial “disponible - no disponible” y Actual “disponible, no disponible, suspendido,
deteriorado y caduco”), así como el estado de cada uno.

Reporte: proporciona la información del Estado del inventario de todos los

artículos por Grupo de suministro, rango de específicos o todos los grupos; por
clave, existencia máxima y mínima, inventario inicial, entradas, salidas, demanda
no atendida, existencia disponible y no disponible, así como la marca de artículos
sin movimiento.

6.4.2 Función: Inventario Valorizado

Proporciona el reporte de artículos disponibles, suspendidos, deteriorados y

caducos con el precio unitario e importe total de los mismos, mostrando la
situación del inventario para la toma de decisiones, por parte de las autoridades.
Así mismo, contar con el resumen total por partida presupuestal, inventario
disponible, suspendido, deteriorado, caduco, al momento de emitir el reporte.

66
 6.4.3 Función: Artículos Fuera de Rango -

Proporciona el reporte de medicamentos agotados, de baja existencia o con

sobre-existencia, al final de la última página muestra el resumen de artículos por
cada uno de estos rubros. Se debe emitir semanalmente de forma general o por
grupos de suministro, entregando copia a las áreas directivas de la unidad y
departamento de abastecimiento.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

Agotados
Información de artículos cuya existencia se encuentra en cero, solicitados en
forma general o por grupo de suministro.

Baja Existencia
Información de artículos cuya existencia sea menor al mínimo, solicitados en
forma general o por grupo de suministro.

Sobre-existencia
Información de artículos cuya existencia sea superior al máximo o que sin tener
máximo y mínimo, aparecen con existencia (con excepción de los medicamentos
de transcripción), solicitados en forma general o por grupo de suministro.

6.4.4 Función: Estadísticas de Consumo -

Proporciona los reportes con información de los consumos generados de la

unidad, otra unidad, de centros médicos, de otras delegaciones, de mayor
consumo y mayor importe.

Mensual: muestra el consumo mensual de artículos; de la unidad, de otras

unidades, de otras delegaciones, de mayor consumo y mayor importe.

Anual: muestra el reporte de la información del consumo de la unidad por artículo-

servicio y consumo por artículo, anual.

6.4.5 Función: Suministro Superior

Proporciona el reporte con información del suministro de medicamentos, para la

toma de decisiones de las autoridades directivas de la unidad.

Reporte que muestra la información de los artículos negados, parcialmente

atendidos, totalmente atendidos, resumen general de suministro y todos. El
requisito para la emisión del reporte debe coincidir en la opción de Configuración,
la fecha del sistema con día de cierre y haber efectuado el Enlace diario.

67
 6.4.6 Función: Consumo Proyectado

Proporciona información del consumo real registrado y consumo proyectado, que

además considera la demanda no atendida. El reporte muestra el grupo de
suministro, genérico, específico, diferenciador y variante, descripción, existencia
máxima, mínima, disponible, consumo registrado (directo, subrogado, sustituto,
total), consumo proyectado (subrogado directo, demanda no atendida y real).

6.4.7 Función: Recetas Individuales – Consumo por –

Médico o Artículo

Proporciona el reporte con el detalle de consumo de medicamentos por médico y

servicio al que esté asignado, o por artículo, de acuerdo con el surtido de recetas.

Médico
El reporte muestra clasificación presupuestal del servicio de la propia unidad
médica al que está asignado, matrícula y nombre completo; clave, descripción,
cantidad prescrita, número de renglones, promedio de artículos por renglón,
precio unitario del artículo, costo total y costo promedio de la cantidad prescrita.
Podrá elegir un médico o un rango de médicos por medio de la matrícula o
clasificación presupuestal del servicio que requiera y/o el reporte de Todos los
médicos, que prescribieron medicamentos por medio de receta de la propia
unidad.

Artículo
Al oprimir la opción de “Recetas Individuales”, consumo por artículo, digitará la
clave completa del medicamento, al oprimir <preliminar> muestra el reporte con la
siguiente información: clave de área (servicio), nombre del servicio de la propia
unidad, grupo, genérico, específico, diferenciador y variante; descripción,
matrícula, nombre del médico, cantidad prescrita, número de renglones, artículos
por renglón, precio unitario del artículo, costo total y costo promedio de la cantidad
prescrita. Podrá elegir un artículo determinado o a todos los artículos que tuvieron
movimiento de salida.

68
 6.4.8 Función: Estado Receta Individual

Proporciona el reporte con la información del estado de receta individual, con el

detalle de nivel de atención del mes en que se está trabajando, con los siguientes
conceptos:

Del día: Recetas atendidas al 100% (de la propia unidad y de otras unidades),
recetas negadas (pendientes y atendidas), Parciales (pendientes y atendidas), y
cantidad Total de cada uno de los rubros.

Acumulado al día anterior: proporciona la información de recetas Atendidas al

100% acumuladas en el mes que se está trabajando, hasta el día anterior a la
última captura. Los rubros son: Negadas (anterior, del mes, atendidas y total),
Parciales (anterior, del mes, atendidas y total) y el Total de presentadas por los
tres rubros.

Acumulado mensual: Atendidas ( oportunamente, posterior negadas, posterior

parciales y el total, en cantidad y porcentaje respectivamente). Sin atender
(negadas, parciales 1ª. vez, total en cantidad y porcentaje respectivamente) y
Total presentadas (cantidad y porcentaje), muestra el nivel de atención de recetas
acumuladas hasta cumplir un mes, rebasado este periodo, la información en el
reporte se depura al efectuar el cierre de mes, a fin de contener exactamente
registros del mes en el que se está trabajando.

Resumen:: (presentadas, de la unidad, atendidas oportunamente, posterior total,

posterior parciales, parciales 1ª. vez, negadas, Otras unidades, atendidas),
presenta el detalle del total antes de efectuar el cierre mensual.

6.4.9 Función: Pendientes de Recibir o Enviar

Muestra los artículos pendientes de recibir por la farmacia por los diferentes tipos
de movimientos que son:

Remisión de almacén, movimientos varios de entrada, fuente alterna, salidas y

todos.

69
 6.5 CIERRE
Objetivo: realizar las actividades de cierre diario y mensual, contar con la
información periódica del estado de inventario de farmacia y emitir los reportes de
los movimientos de entrada y salidas, generados dentro de las actividades del día,
diario y/o mensual.

Las funciones que contiene el proceso son las siguientes:

6.5.1 Función: Fin de Turno

Al correr el proceso:

Presenta el reporte “Informe de Movimientos de Fin de Turno”, con datos

generados en el sistema de los diferentes movimientos de entradas y salidas de
medicamentos en el turno matutino, acumulado del mes y mantenimiento de
catálogos y bibliotecas.

70
 6.5.2 Función: Cierre Diario

Para generar el proceso de cierre diario, se deberá haber ejecutado el proceso de

fin de turno. Esta opción debe ejecutarse al finalizar la jornada de un día, para
continuar trabajando hasta el siguiente día.

El reporte “Movimientos de Fin de día” muestra información de movimientos de

entradas y salidas de medicamentos, realizados en el día, el acumulado del mes y
mantenimiento de catálogos y bibliotecas.

71
Después de haberse ejecutado el cierre diario, si intenta seguir capturando
información, el sistema emitirá el siguiente mensaje:

6.5.3 Función: Reporte de Recetas

Muestra el reporte con la información de recetas individuales y/o colectivas,

surtidas y capturadas en la propia unidad médica.

Esta elección despliega dos opciones: individual o colectiva.

Individual por - Fecha

Muestra el reporte con la información de recetas individuales por fecha y por
usuario, contiene el número de receta, cantidad surtida, clave completa del artículo
y en caso de estar negada, la muestra con un asterisco.

Individual por - Unidad

Muestra la información de recetas individuales atendidas de la propia unidad y de
otras unidades, determinada por clasificación presupuestal, descripción de la
unidad y el total de recetas surtidas.

Colectiva
Muestra el reporte de la captura de recetas colectivas, determinando la fecha y el
usuario del sistema, contiene clasificación presupuestal del servicio, fecha en que
se captura, número de receta, específico (clave del medicamento), cantidad e
importe por receta, así como el total de recetas registradas y el importe total de
todos los artículos surtidos.

6.5.4 Función: Informe de Fuentes Alternas de Abasto

Muestra información de las compras de medicamentos de acuerdo al “Calendario

de resurtido” de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento,
con entrega en unidad, y/o compra emergente para satisfacer una necesidad
inmediata, autorizada previamente por el Departamento de Abastecimiento y la
administración de la unidad. (aplica para las farmacias que no cuentan con el
Módulo Control de compromisos)

72
El reporte muestra: número y fecha de documento, número de expediente,
número de alta, grupo de suministro, RFC y número de proveedor, cantidad,
precio, clave completa y descripción del artículo.

6.5.5 Función: Informe Directivo

Genera información de los movimientos que se procesaron en el transcurso del

mes, para conocimiento y análisis de los niveles directivos de la unidad médica.
Refleja el estado que guarda la farmacia, para la toma de decisiones oportunas
que permitan una mejor administración en el servicio.

El reporte muestra: total de consumos, compras, atención de almacén superior,

claves fuera de rango, movimientos registrados por recetas individuales
(atendidas, pendientes, negadas de la propia unidad y de otras unidades), recetas
colectivas (únicamente de la propia unidad), inventario valorizado inicial y final,
situación contable al cierre mensual por partida presupuestal (saldo inicial,
entradas, salidas, saldo final y ajustes de entrada o salida).

6.5.6 Función: Artículos Suspendidos

Muestra el reporte “Informe de artículos suspendidos”, conteniendo la clave y

descripción completa del artículo, número de documento, fecha en que se
suspende, número de lote, RFC de proveedor y cantidad total a suspender.

Para generar movimiento de “A no disponibles por artículos suspendidos”, deberá

existir previo a esto, oficio de la Secretaría de Salud, Dirección de Prestaciones
Médicas, Unidad de Administración, Coordinación de Abastecimiento y
Equipamiento o por el área de Control de Calidad Delegacional.

6.5.7 Función: Movimientos Valorizados

Muestra el reporte “Informe de movimientos valorizados”, el cual se podrá obtener

en forma general o parcial, para conocimiento y análisis de los niveles directivos
de la unidad médica.

73
Al generar el proceso, el reporte muestra por renglones: tipo de movimiento,
partida presupuestal, clasificación presupuestal, tipo de control (analítico y global),
número de compromiso (documento), fecha de documento, Importe (por
documento, partida presupuestal, clasificación presupuestal y total del concepto
(movimiento), en el caso de compras con entrega en unidad, RFC de proveedor y
número de alta.

6.5.8 Función: Transmisión Contabilidad / Presupuesto

Ejecuta el enlace de Contabilidad/Presupuesto en línea, a disco duro o

dispositivo óptico (CD), de movimientos internos de entrada y salida, recetas
individuales, colectivas y si hubiere, variación de precios, generados en la propia
unidad.

Al realizar el proceso, emitirá el siguiente reporte de “Relación de Volantes de

Codificación”, información que deberá entregarse inmediatamente después de
haber efectuado las actividades de fin de mes de forma impresa y en dispositivo
óptico, a la oficina de contabilidad o administración de la unidad médica para su
respectivo análisis, obteniendo acuse de recibo mediante libreta de control.

74
75
 6.5.9 Función: Indicadores de Desempeño

El reporte muestra datos de calidad, eficacia y productividad de la unidad,

generando reportes mensuales e históricos. Los datos que deben ser capturados
cada mes son: mes del indicador, año del indicador, consultas otorgadas y
número de población de usuarios.

Los conceptos de parámetros de “Indicadores de desempeño” son los siguientes:

• Nivel de cobertura a la farmacia por renglones.

• Gasto de bienes terapéuticos de consumo por 1000 derechohabientes
usuarios.
• Porcentaje de recetas surtidas
• Sobre inversión de artículos de lento movimiento.
• Porcentaje de existencias superior al mínimo.
• Porcentaje de claves con sobre-existencia.
• Porcentaje de existencias en la farmacia.
• Nivel de atención en la farmacia.
• Nivel de atención a servicios de la unidad.
• Gasto de bienes terapéuticos de consumo por consulta otorgada.
• Nivel de cobertura a la farmacia en piezas.

76
 El reporte mensual, muestra los parámetros de indicadores generados del 1 a
fin de mes.

El reporte histórico muestra todos los meses del año con información por hoja, de
cada uno de los conceptos anteriores.

77
 6.5.10 Función: Cierre Mensual

Muestra el reporte del fin de mes y prepara los archivos del sistema para la
operación del siguiente ciclo, al oprimir el botón de <cierre mensual>, el sistema
valida que se haya efectuado el enlace diario, en caso de que no, emite el
siguiente mensaje:

Enseguida el sistema se prepara para efectuar el cierre mensual, emitiendo el

siguiente mensaje:

Al oprimir el botón <Sí>, automáticamente el sistema ejecuta respaldo de la base

de datos, antes de procesar el cierre mensual, mostrando la siguiente pantalla de
información:

78
Al finalizar, inicia el proceso de los movimientos efectuados en el mes, mostrando
la siguiente información:

Genera el reporte “Informe de Movimientos del Mes”.

79
Al cerrar el reporte, el sistema muestra la siguiente pantalla de información:

Al oprimir el botón de <aceptar>, el sistema automáticamente genera el respaldo

de la base de datos, después del cierre mensual.

80
 6.6 UTILERÍAS
Objetivo: Ofrecer al usuario una serie de herramientas las cuales le permitirán
operar de una manera eficiente el sistema, las funciones que ofrece este menú
son las siguientes:

6.6.1 Función: Respaldo de Bases de Datos

Objetivo: Guardar la base de datos para protección de la información de cada

día, mediante la creación de un archivo comprimido con formato.ZIP.

El proceso de respaldo de bases de datos podrá realizarse por los siguientes

medios: disco duro (queda guardado en C:\imss\farma\respaldo), a otro directorio
(cualquier otra carpeta que se elija), o dispositivo óptico (CD).

Nota: Actualmente los equipos de cómputo en las farmacias ya no tienen el

compartimiento para el disco flexible.

6.6.2 Función: Impresiones

Objetivo: obtener en el momento que se requiera, la impresión de los reportes

que previamente fueron emitidos y grabados en el sistema.

Aparecerá la pantalla que desplegará una lista de reportes los cuales estarán
indicados como reportes sin generar (color azul) y reportes ya generados (color
verde).

Estos reportes podrán ser ordenados por nombre o descripción. Al seleccionar un

reporte no generado y presionar <Preliminar> se desplegará la siguiente pantalla
de información: <Reporte no ha sido generado>

Al seleccionar un reporte generado y presionar <Preliminar> se desplegará una

pantalla con la información correspondiente al reporte seleccionado:

Para imprimir este reporte presione el botón <Imprimir>.

81
 6.6.3 Función: Tablas y Parámetros

Objetivo: generar para consulta e impresión, referencias básicas de los siguientes

conceptos: catálogo de grupos, tipos de movimientos, especialidades médicas,
indicadores de desempeño, motivos de movimientos y catálogo de días feriados.

a ) Catálogo de Grupos

Los campos son:

Grupo: Es el identificador o clave del grupo de suministro, el cual se compone de

tres caracteres: 010, 020, 030, 040 y 050.

Descripción: Es la descripción correspondiente al grupo de suministro: Medicinas,

Medicina Preventiva, Lácteos, Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas y
Medicina Magistral, respectivamente.

b) Tipos de Movimientos

Esta carpeta se divide en 3 subcarpetas, las cuales son: datos básicos, cargos y
abonos, estos datos se utilizan para el aspecto contable.

Subcarpeta Datos Básicos

Los rubros son: clave de movimiento, partida presupuestal, descripción,
identificación, clave del volante, número de proveedor, número de compromiso,
número de alta, contable.

Sub Carpeta Cargos

Los rubros son: Unidad Operativa, Tipo de Unidad, consecutivo, centro de costo y
cuenta cargo.

Sub Carpeta Abonos

Los rubros son: Unidad Operativa, Tipo de Unidad, consecutivo, centro de costo y
cuenta abono.

c) Especialidades Médicas

Muestra la clave y descripción de la Especialidad Médica.

Los rubros que se manejan son:

Clave de especialidad médica: Clave que identifica a una especialidad médica o

servicio de la propia unidad. Este dato es irrepetible dentro del catálogo.

Descripción de la especialidad médica: Nombre de la especialidad médica o

servicio de la propia unidad.

82
d) Indicadores de Desempeño

Catálogo en donde se podrá consultar los rubros que contiene la tabla de

Indicadores de Desempeño.

Muestra la clave de indicador, descripción, tipo de parámetro 1, 2 y 3:

e) Motivos de Movimientos

Permite consultar los registros que contiene la tabla.

Los campos que despliega son:

Clave del Movimiento: Clave que identifica el tipo de movimiento. Este dato es
irrepetible dentro del catálogo.

Clave del Motivo: Clave que identifica el tipo del motivo. Este dato es irrepetible
dentro del catálogo.

Descripción del motivo: Nombre de la descripción del motivo.

F) Catalogo de Días Feriados

Muestra las fechas en las que se calcula el suministro de artículos para los fines
de semana y días festivos, de recetarios colectivos a los servicios de la unidad
médica. Al inicio del año se debe actualizar este catálogo.

83
 6.6.4 Función: Configuración

Objetivo: proporcionar los datos básicos que identifican a la unidad médica en la

que está instalado el sistema y la última fecha de cierre mensual, cierre diario,
actualización de bibliotecas, enlace diario y la última versión de bibliotecas, así
como las rutas de configuración de la base de datos.

Se compone de dos carpetas:

Datos Básicos: son generados al inicio de operaciones, al efectuar la carga

inicial del sistema:

• Clave PREI que corresponde a la unidad médica.

• Nombre de la unidad médica.

• Lugar en que está ubicada la unidad en que está instalado el sistema.

• Clave PREI del almacén que suministra los artículos a la farmacia.

• Nombre del responsable de la farmacia.

• Nombre de la delegación a la que corresponde la unidad en que está

instalado el sistema.

• Nombre de la Dirección regional a la que corresponde la unidad en que está

instalado el sistema.

• Nombre del Director de la unidad médica en donde se encuentra la

farmacia.

• Número de días en que se genera el resurtido.

• Días transcurridos desde el último cierre mensual.

• Último día de mes en que se ejecuta el cierre mensual.

• Días de último movimiento que se tomaron como parámetro.

• Unidades (clave PREI) de uso más frecuente para surtir receta.

84
Directorios y Fechas

Fechas de Actualización y Cierre, al efectuarse estos movimientos, el sistema

genera automáticamente los siguientes datos:

• Fecha de último cierre mensual

• Número de última Versión de bibliotecas

• Fecha último enlace diario

6.6.5 Función: Seguridad de Acceso

Objetivo: registrar usuarios del sistema de la base de datos de farmacia, así

como a los módulos a los que tendrá acceso, también si se requiere verificar o
corregir algún dato del catálogo de usuarios o agregar y/o eliminar derechos en el
sistema de un usuario determinado.

Se desplegará pantalla agregando al usuario, teclee el login del nuevo usuario y

presione <Aceptar> para agregarlo o <Cancelar> para anularlo.

Si acepta darlo de alta, regresará a la pantalla de catálogo de usuarios, donde

tecleará la contraseña y el nombre completo del usuario. A continuación
determine en los módulos disponibles los módulos a los que tendrá derecho el
usuario que se está dando de alta, y adiciónelos presionando el botón <Agregar>.
Una vez que termine presione el botón <Grabar> para dar de alta al nuevo
usuario:

Si necesita verificar o corregir algún dato del catálogo de usuarios o requiere

agregar o eliminar derechos en el sistema de un usuario determinado, colóquese
sobre éste y presione <Editar>. Una vez terminada la verificación de datos
presione <Grabar> para salvar los cambios: <Editar>

Si lo que quiere es eliminar a un usuario, colóquese sobre éste y presione

<Borrar>. Se desplegará la siguiente pantalla de confirmación: <En verdad desea
borrarlo>

Presione <Aceptar> para eliminarlo y <Cancelar> para anular el proceso.

85
 6.6.6 Función: Seguridad de Acceso (Cambio de Contraseña)

Objetivo: Permitir cambiar la contraseña de entrada al sistema, función a la que

sólo el Administrador del sistema o el Coordinador de farmacia tiene permiso.

Al seleccionar en el catálogo de utilerías la seguridad de acceso, cambio de

contraseña, se desplegará la pantalla que se utiliza para cambiar la contraseña de
entrada al sistema.

Para el cambio, teclee la contraseña anterior, la nueva contraseña y la verificación

de la contraseña (repitiendo la nueva contraseña). Presione <Aceptar> para
realizar el cambio y <Cancelar> para anular la modificación.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de cambio de contraseña.

86
6.7 PROCESOS ESPECIALES
Objetivo: Proporcionar información que sirve de apoyo en la toma de decisiones
a nivel directivo, obtenida durante las operaciones llevadas a cabo en la farmacia,
como es el caso de la determinación de necesidades

6.7.1 Función: Presupuesto de Operación

Contiene las siguientes cuatro carpetas:

Gasto Diario – por partida presupuestal

Objetivo: consultar por partida presupuestal, fecha, gasto acumulado por día y
disponible, emitiendo el reporte <Relación del gasto diario por partida>.

Gasto Diario – por artículo

Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relación de gasto diario por artículo>, el
cual muestra la fecha y el gasto por día.

Gasto Acumulado - por partida presupuestal

Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relación de gasto mensual por partida>,
los datos que muestra son: partida presupuestal, mes, presupuesto, gasto, saldo
y porcentaje ejercido.

Gasto Acumulado - por artículo

Objetivo: consultar o emitir el reporte <Relación de gasto mensual por clave> los
datos que muestra son el mes y el gasto ejercido.

6.7.2 Función: Determinación de Necesidades

Carpeta de Validación
Objetivo: enlazar la información a la delegación, calcular las necesidades de la
unidad médica, modificar su necesidad mensual y enlazar el catálogo de artículos
de cuadro básico.

Carpeta de Consulta
Objetivo: Permite buscar información y calcular necesidades por artículo.

87
6.8 ENLACES
Objetivo: realizar la transmisión diaria de los enlaces del consumo ordinario y
para medicamentos de pacientes con transcripción, conteniendo los movimientos
generados y calcular en forma automática la reposición de inventarios.

6.8.1 Función: Diario

Esta opción emite el reporte “Reposición de inventarios”, el cual contiene los

siguientes datos: artículo, existencia, consumo y estimación al máximo.

Para medicamentos de transcripción, emite el reporte <Solicitud de Medicamentos

de Pacientes con Transcripción, Control de Medicamentos de Alta Especialidad>,
el cual contiene los siguientes datos: artículo, número de necesidad, cantidad,
requerimiento, precio unitario e importe total por artículo requerido

6.9 ACERCA DE …
6.9.1 Número de Versión del Módulo de Farmacia

Presenta número de versión y fecha del último cambio efectuado al Módulo de

Farmacia.

88
7. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS
ESTUPEFACIENTES Y PSICOTROPICOS

Se presentan a continuación conceptos muy importantes reglamentados por la

Secretaría de Salud sobre este tipo de medicamentos que el personal de farmacia
debe conocer para un desarrollo seguro y adecuado de sus funciones.

7.1 GRUPO I ESTUPEFACIENTES.

Medicamentos que para su venta deben ser prescritos en recetario especial

autorizado por la Secretaría de Salud a un profesionista titulado.

La prescripción de estupefacientes se hará en recetarios especiales, que

contendrán, para su control, un código de barras asignado por la Secretaría de
Salud, o por las autoridades sanitarias estatales, en los siguientes términos:

1. Las recetas especiales deberán estar foliadas y serán formuladas por los
profesionales autorizados en la Ley General de Salud, datos impresos (imprenta)
nombre, dirección, número telefónico, número de cédula profesional del médico
que la expida, con fecha y firma del mismo, para tratamientos no mayores de 30
días, y 2. La cantidad máxima de unidades prescritas por día, deberá ajustarse a
las indicaciones terapéuticas del producto.

Únicamente se puede surtir una vez, la receta deberá retenerse en la farmacia que
la surta, se sella, se archiva en orden alfabético y número progresivo, se
descargan los datos en el libro de control autorizado por la Secretaria de Salud y
se guarda. Debe mostrarse y entregarse cuando lo solicite el personal autorizado
de la Secretaría de Salud (Departamento de Control de Estupefacientes y
Psicotrópicos para el Distrito Federal y en los Estados del interior de la República,
a la Jurisdicción correspondiente). La prescripción será en las cantidades
suficientes para 24 horas.

Características de los recetarios especiales con código de barras para prescribir

estupefacientes que el médico debe imprimir:

Las recetas deben imprimirse en original y dos copias, incluyendo la leyenda

original para la farmacia, copia para el paciente y copia para el médico y
presentarse en block de 50 recetas.

89
 7.2 *GRUPO II PSICOTRÓPICOS.

Los medicamentos psicotrópicos de este grupo, requieren para su adquisición

receta médica que contenga impresos (imprenta) nombre, dirección, número
telefónico, número de cédula profesional del médico que la expida, con fecha y
firma del mismo. La receta deberá retenerse en la farmacia que la surta, sellarla y
registrarla en los libros de control autorizados por la Secretaria de Salud, que al
efecto se lleven, se sella y se archiva en orden alfabético y número progresivo.

Podrán prescribir dos presentaciones comerciales comunes del mismo producto

como máximo, especificando su contenido y tendrá vigencia de treinta días a partir
de la fecha de elaboración.

7.3 *GRUPO III PSICOTROPICOS

Los medicamentos psicotrópicos de este grupo, requieren para su adquisición,

receta médica que contenga impreso (imprenta): nombre, dirección, número
telefónico y número de cédula profesional del médico que expida, con fecha y
forma del mismo; que se podrá surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y
registrarse cada vez en el libro autorizado que al efecto se lleve; esta receta debe
retenerse por el establecimiento que la surta en la tercera ocasión tendrá una
vigencia de seis meses a partir de la fecha de elaboración .

NOTA IMPORTANTE: Por ningún motivo, en una misma receta se pueden

prescribir medicamentos del grupo II, mezclados con grupo III por lo tanto no se
debe surtir en el establecimiento.

*En las farmacias de unidades médicas del Instituto Mexicano del Seguro Social,
se surte una vez y es retenida en la farmacia.

90
8. FARMACOLOGÍA BÁSICA

8.1 Libros requeridos para uso en el servicio de farmacia:

• Cuadro Básico de Medicamentos del Sector Salud.

• Cuadro Básico de Medicamentos del Instituto Mexicano del Seguro
Social
• Diccionario de Especialidades Farmacéuticas (PLM)
• Farmacopea Nacional

De acuerdo a la Ley General de Salud los medicamentos se clasifican en:

• Magistrales. Medicamentos preparados conforme a la fórmula por

prescripción médica.
• Oficiales. Cuando el medicamento se elabora de acuerdo con las
reglas de Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.
• Especialidades farmacéuticas. Medicamentos preparados con
fórmulas autorizadas por la Secretaría de Salud, en establecimientos
de la Industria Químico-Farmacéutica.

Otra forma de clasificar los medicamentos es de acuerdo con su venta y

suministro al público.

• Medicamentos que sólo pueden adquirirse con receta o permiso

especial, expedido por la Secretaría de Salud.
• Medicamentos que requieren para su adquisición receta médica que
deberá retenerse en la farmacia que la surta y ser registrada en los
libros de control. El médico tratante podrá prescribir dos
presentaciones del mismo producto como máximo, especificando su
contenido.
• Medicamentos que sólo pueden adquirirse con receta médica que se
podrá surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada
vez en los libros de control.
• Medicamentos que para su adquisición requieren receta médica y
pueden surtirse tantas veces como lo indique el médico.
• Medicamentos sin receta, autorizados para su venta exclusivamente
en farmacias.
• Medicamentos que para su adquisición no requieren receta médica y
pueden expenderse en otros establecimientos.

Nota: Queda prohibida la venta y suministro de medicamentos con fecha de

caducidad vencida.

91
 Las recetas donde se prescriben medicamentos que contengan estupefacientes o
sustancias psicotrópicas deberán contar con los siguientes datos:

Narcóticos, receta especial con código de barras:

• Nombre, domicilio, firma del profesional y número de registro del título

expedido por la autoridad educativa correspondiente.

• Nombre del medicamento prescrito, cantidad y dosificación y en su

caso preparación.

Psicotrópicos:

• Nombre, domicilio y número de la cédula profesional de quien

prescribe, expedida por las autoridades educativas competentes.

• En caso de que sean medicamentos incluidos en el grupo III de la

anterior clasificación, se podrán surtir como máximo dos
presentaciones comerciales comunes y la venta tendrá vigencia de
treinta días.

Receta médica de uso en el IMSS. Documento que debe contener los siguientes
datos:

• Código de barras
• En forma impresa o Sello con clave presupuestal
• Nombre y afiliación del derechohabiente
• Nombre de los medicamentos prescritos, cantidad, dosificación y modo
de uso.
• Nombre, firma y matrícula del médico tratante
• Fecha vigente (72 horas)

8.2 Conceptos Básicos que el empleado de farmacias debe conocer.

Droguería. Establecimiento que se dedica a la preparación y expendio de

medicamentos magistrales y oficiales, además de la comercialización de
especialidades farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes
y psicotrópicos.

Botica. Establecimiento que se dedica a la comercialización de especialidades

farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrópicos
o demás insumos para la salud.

92
Farmacia. Establecimiento que se dedica a la comercialización de especialidades
farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y
psicotrópicos, insumos para la salud en general y productos de perfumería,
belleza y aseo.
Receta médica. Documento que contiene la prescripción de uno o varios
medicamentos simples o compuestos, en cualquier forma farmacéutica, suscrito
por: médicos generales, cirujanos, odontólogos, homeópatas, veterinarios,
pasantes de las carreras anteriores, en servicio social, enfermeras y parteras.

8.3 ABREVIATURAS DE USO COMÚN EN FARMACIA

ABREVIATURA SIGNIFICADO
C.B.P. Cuando Baste Para
C.P. Cédula Profesional
G. Gramo
I.A. Intrarticular
I.M. Intramuscular
I.V. Intravenoso
M.C.G. Microgramo
M.G. Miligramo
M.L. Mililitro
P.R.N. Por Razón Necesaria
R.S.S. Registro Secretaría de Salud
U.I. Unidades Internacionales
V.O. Vía Oral

8.4 FORMAS FARMACÉUTICAS

SÓLIDAS SEMISÓLIDAS LÍQUIDAS

Bujías Crema Aceite
Cápsulas Emulsiones Elixir
Comprimidos o tabletas Jalea Emulsiones
Grageas Pasta Jarabe
Granulados Ungüento o pomada Extractos
Jabón Inyectables
Oblea Soluciones
Óvulos Suspensión
Pastillas o Trociscos Tinturas
Perlas
Píldoras
Polvo

93
 8.5 FORMAS FARMACÉUTICAS SÓLIDAS

Bujías. Sólidos en forma de barra para aplicación por vía uretral o vaginal.

Cápsulas. Sólidos de forma ovoide o cilíndrica con extremos redondeados,

blandos o rígidos, de gelatina o de otras sustancias. Se dosifican por unidad y se
administran por vía oral.

Comprimidos o tabletas. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada,

biconvexa u otra, se dosifican por unidad.

Grageas. Tabletas o comprimidos recubiertos con varias capas de azúcar,

coloreadas o no. Se administran por vía oral.

Granulado. Gránulos pequeños de forma esférica o de forma irregular. Se

administran por vía oral y se dosifican por cucharadas.

Jabón. Sustancias medicinales que tienen como excipiente jabón. Se emplea para
uso externo.

Obleas. Sólidos de forma cilíndrica aplanada, Se administran por vía oral.

Óvulos. Sólidos en forma ovoide, en ocasiones ovoide aplanada, para aplicación

por vía vaginal.

Pastillas o trociscos. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada, se

administran por vía oral.

Perlas. Sólidos de forma esférica .

Píldoras. Sólidos de forma esférica, generalmente con peso promedio cercano a

50 mg., se administran oralmente.

Polvo. Sustancia medicinal pulverizada en partículas finas para su administración

oral, dosificados por cucharadas o bien para aplicación externa.

Supositorios. Sólidos de varios pesos y formas adecuadas para su

administración por vía rectal o vaginal que se funden, se reblandecen o se
disuelven a la temperatura del cuerpo.

8.6 FORMAS FARMACÉUTICAS SEMISÓLIDAS

Crema. Excipiente ACNO-grasoso emulsionado (con un mínimo de 20% de

agua), para aplicación tópica (por vía dérmica, vaginal, etcétera).

94
Emulsiones. Sistema de dos fases en que un líquido se dispersa en forma de
pequeños glóbulos en otro líquido. La consistencia de las preparaciones varía
desde líquida hasta semisólida, según sea su viscosidad. Administración oral o
tópica.

Jalea. Compuestos medicinales incorporados a un excipiente de naturaleza

gomosa semejante al Gel, pero de consistencia más espesa. Se aplica por vía
externa, dérmica vaginal, etcétera.

Pasta. Sustancias medicamentosas pulverulentas contenidas en un excipiente

grasoso o no, formando un semisólido que se aplica por vía externa, dérmica,
dental, etcétera.

Ungüento o pomada. Excipiente grasoso, generalmente anhidro o con menos de

20% de agua. Para aplicación tópica, dérmica, oftálmica o nasal.

8.7 FORMAS FARMACÉUTICAS LÍQUIDAS

Aceite. Oleoso que puede ser medicinal por si mismo o contener sustancias
medicamentosas disueltas. Se administra oral, tópica o parenteralmente.

Elixir. Hidroalcohólico que contiene entre 5 y 18% de alcohol, transparente,

endulzado, aromatizado y en ocasiones coloreado. Se administra por vía oral y se
dosifica por cucharadas o cucharaditas.

Extractos. Se obtienen concentrando hasta determinado grado los extractos

líquidos procedentes de drogas frescas o secas, vegetales o animales y
diluyéndolas después con un solvente apropiado como agua, alcohol o éter.

Jarabe. Líquido transparente cuyo vehículo contiene azúcar de caña o sacarosa

como edulcolorante. Puede contener alcohol hasta 10%.

Solución. Transparente constituido por una o varias sustancias medicamentosas

disueltas en un vehículo determinado. Se emplea para administración parenteral,
oral o externa.

Inyectable. Solución transparente envasado en ampolletas o en frascos, ámpula

transparentes, para administración parental, por vía intramuscular, intravenosa,
intrarterial, intradérmica, etcétera.

Suspensión. Líquido opaco constituido por sustancias activas insolubles,

dispersas en el vehículo empleado. Según la naturaleza del líquido transparente
pueden ser fluidas o consistentes.

Tintura. Líquido hidroalcohólico, transparente, coloreado. Se obtiene por

extracción de los principios activos de las drogas vegetales o de sustancias
químicas, utilizando como vehículo el alcohol.

95
9. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN

9.1 ¿QUÉ ES LA COMPUTADORA?

Los ordenadores o computadoras llamados así, puesto que al principio se les

utilizaba para realizar cálculos matemáticos (computo = cálculo), son máquinas
electrónicas diseñadas para que funcionen como herramientas programables de
procesamiento de información y faciliten el trabajo mediante tres actividades
básicas: procesar, guardar y recuperar información.

Se distinguen en el computador dos aspectos o niveles de funcionamiento: el

hardware y el software.

Hardware (neologismo inglés, “ferretería”). Comprende todos los elementos

materiales, es decir, los componentes electrónicos, mecánicos y de soporte.

Software (neologismo inglés creado por similitud entre sofá (blando) y hard (duro).
Se refiere a los aspectos lógicos y abstractos que describen métodos acerca de
como se ha de tratar la información, es decir, instrucciones acerca de que el
computador tiene que hacer con el resto de la información que guarda.

Velocidad

La computadora trabaja con una velocidad muy cercana a la velocidad de la luz,

es decir, casi 300, 000 kilómetros por segundo.

Por ejemplo: el tiempo requerido para que una computadora ejecute una suma, es
de microsegundos. Las computadoras más lentas pueden ejecutar cientos o miles
de sumas en un segundo, mientras que otras más rápidas, pueden completar
varios millones de sumas en el mismo tiempo.

Exactitud

Además de ser muy rápidas, las computadoras también son muy exactas, se
estima que usted y yo tendríamos un error en cada 500 ó 1000 operaciones con
una calculadora. Pero los circuitos de una computadora no requieren intervención
humana entre las operaciones de procesamiento y no tienen partes mecánicas
que se desgasten o funcionen mal.

La computadora únicamente funciona si alguien la guía o dicho en lenguaje

técnico, si alguien la programa.

96
Un programa es un detallado conjunto de instrucciones preparado por personas
para dirigir la computadora, de manera que esta funcione para que produzca el
resultado deseado.

Las computadoras son capaces del más exacto procesamiento de datos y las más
altas velocidades; además tienen la importante habilidad de comparar datos y
luego ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la
comparación.

Estas capacidades fáciles de entender, hacen de la computadora una de las más

poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy, sin embargo, alguna falla
en su aplicación puede producir errores.

En la mayoría de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la

computadora.

9.2 TIPOS DE COMPUTADORA

TIPO CARACTERÍSTICAS UTILIZACIÓN/USUARIOS

Gran ordenador Es de gran potencia. La unidad Son utilizados por
(mainframe) central de proceso (CPU) instituciones y grandes
ocupa una habitación y tiene corporaciones para
muchas terminales distribuidas mantener bases de datos,
en lugares geográficamente para hacer aplicaciones de
remotos su mantenimiento se nóminas, para gestión con
realiza por técnicos y teleproceso (banca, venta
operadores profesionales. de billetes), y para
investigación.
Miniordenadores Computador mediano pero Utilizado por empresas
(minicomputer) potente, similar a los mainframe pequeñas en tareas
pero a una escala algo menor. similares a las de las
Exige mantenimiento grandes, pero a menor
profesional. escala.
Estaciones de trabajo Computador de tamaño Se utiliza en centros de
(work stations) pequeño pero potente, investigación y de servicios
diseñado para un solo usuario. publico y privado
El mantenimiento lo puede
realizar el propio usuario.
Ordenador personal Es un computador pequeño, Su utilización es como su
(personal computer) o muy manejable, diseñado para nombre lo indica, personal,
(PC) usuarios no necesariamente aunque también se le utiliza
profesionales en pequeñas empresas.
Redes Interconexión de varios Sirven para hacer más
(networks) computadores, estos pueden potente el uso local de los
locales (conectan unas cuantas pequeños computadores,
PC), o grandes redes a nivel para las comunicaciones y
nacional o internacional. transferencia de datos y
programas.

97
9.3 ¿CÓMO FUNCIONA LA COMPUTADORA?

Una computadora está formada por diferentes componentes integrados que

trabajan juntos para cumplir los pasos exigidos por cada tarea encomendada.

Un sistema básico de cómputo consta de dispositivos de entrada, una unidad de

proceso (CPU) y dispositivos de salida.

Dispositivos de entrada

Los sistemas de computación usan muchos dispositivos de entrada, una unidad de

proceso (CPU) y dispositivos de salida.

Son muy conocidos los dispositivos que leen datos grabados en dispositivos
ópticos (CD). Los dispositivos de entrada usados en la computadora son el
teclado, dispositivos ópticos (CD’s) y los lectores ópticos de códigos de barras.

Unidad central de proceso

El corazón de un sistema de computación es la unidad central del proceso (CPU)

la que a su vez se subdivide en tres componentes principales que son:

• Memoria
• Unidad aritmética lógica
• Unidad de control

En la memoria es en donde se almacena la información, es la que facilita la

información y las instrucciones en cada etapa que efectúa la computadora.

En la unidad aritmética se realizan las operaciones solicitadas, etc. (sumas,

restas,etc.)

La unidad de control es la encargada de controlar la secuencia en que se debe

ejecutar cada instrucción dentro de las computadoras y actúa como un sistema
nervioso central para sus otros componentes.

Dispositivos de salida

Como las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos de

interpretación y comunicación entre los humanos y el sistema de la computadora.

98
Los dispositivos de salida toman los resultados de salida de la CPU en forma de
código de máquina y los convierten en una forma que puedan ser usados, ya sea
impresa (impresora), en CD o en la pantalla de la computadora.

Todas las unidades de entrada, salida o almacenamiento secundario son algunas

veces llamadas dispositivos periféricos.

Esta terminología se refiere al hecho de que aunque estos dispositivos no son

parte de de la CPU, se localizan casi siempre cerca de ella.

9.4 PRESENTACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL EQUIPO

El equipo consta de los siguientes elementos básicos: Módulo base, teclado,

monitor o pantalla, unidad de CD, impresora y lector óptico fijo y/o portátil.

Configuración típica

9.5 DESCRIPCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO

Módulo base
El módulo base es la parte principal del equipo y está integrado por una serie de
circuitos electrónicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros
componentes auxiliares. De el parten los cables de comunicación con los demás
elementos de la configuración y el cable de toma corriente.

En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de discos

compactos, con sus respectivos indicadores de funcionamiento.

En la parte posterior se encuentran los conectores con los demás elementos de la

configuración y el conector de alimentación, de estos conectores parten los cables
mencionados anteriormente. La ubicación del interruptor de encendido/apagado
depende del modelo.

99
9.6 RECOMENDACIONES DE USO DEL EQUIPO

El equipo es enfriado por un ventilador que dispone de entradas de aire alrededor

de la base, Esta zona ha de mantenerse libre de papeles y otros objetos que
pudieran obstruir la circulación del aire.

REQUISITOS DE LIMPIEZA
Cualquier esfuerzo que haga para mantener limpio su equipo de cómputo,
redundará en gran eficiencia del mismo y habrá menos fallas. Considerando el
precio de las computadoras y la facilidad de descompostura, unos pocos minutos
gastados en mantener limpios estos dispositivos es tiempo bien empleado.

PANTALLA DE VÍDEO
El vídeo atrae polvo como si fuera un magneto, una pantalla de vídeo sucia puede
agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a
cometer errores.

Si el operador es un fumador, una película de nicotina se forma en la superficie de

la pantalla de la misma manera que en el parabrisas de un coche.

Las pantallas de vídeo deben ser limpiadas con toallas de papel y soluciones
especiales; las soluciones limpiadoras con partículas deben ser evitadas ya que
rasparían la superficie del vídeo.

Evite el uso de productos que contengan amoniaco, ya que pueden arruinar la

superficie del vídeo.

TECLADO
Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, límpielas frecuentemente con
paño. Deben evitarse los paños que suelten partículas, un paño de algodón es
recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla.

IMPRESORA
La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o paño húmedo,
los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atención especial.

EN CASO DE FALLA
Si después de encender el equipo y esperar algunos segundos no se carga el
sistema señalando “Éxito de auto Diagnóstico” (pass; ready), es posible que
alguna tarjeta del sistema esté fuera del conector, que los cables de voltaje de la
fuente no estén conectados o que alguno de los circuitos de memoria del
procesador esté fallando. Revise todas las conexiones y vuelva a intentar el
encendido. Si persiste la falla repórtela al técnico autorizado.

100
9.7 MENSAJES DE ERROR EN EL SISTEMA

La computadora permite la detección de errores en el sistema a través de

mensajes o códigos generados por componentes del software, éstos aparecen en
pantalla.

Si la causa del problema no puede ser determinada, llamar al Departamento de

Informática Delegacional reportando la problemática y proporcionando la
información necesaria.

Los códigos permiten identificar alguna condición de error y generar la acción

correctiva.

101
 10. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

10.1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

Farmacia recibe de Abastecimiento Delegacional Verifica número de cajas colectivas

remisión en original y copia de medicamentos.
También por indicación puede recibir artículos
directos de proveedor

NO CUENTA A DETALLE SI CUENTA A DETALLE

EN FORMA INMEDIATA EN FORMA INMEDIATA

Continúa el procedimiento para el conteo Verifica que la cantidad física

de medicamentos posterior a la coincida con lo señalado en la
recepción Física. remisión.

SI COINCIDEN NO COINCIDEN

Verifica que los medicamentos y lácteos con Aclara con el transportista o persona que
caducidad estén dentro de los límites. entrega los medicamentos las diferencias
detectadas.

CADUCIDAD
FUERA DE LÍMITE

CADUCIDAD
Circula con bolígrafo en original y copia
DENTRO DE LÍMITE
de la remisión las cantidades incorrectas
Circula en original y copia de la remisión, y anota las correctas
las cantidades de los medicamentos con
caducidad fuera de los límites, anotando
Aplica sello y firma de recibido, en CADUCIDAD FUERA DE LÍMTE” en la
original y copia de la remisión. misma.

Continúa con el procedimiento para la

aclaración de diferencias.

Separa medicamentos y lácteos caducos

para ser devueltos al almacén.

Entrega al transportista o encargado original de la

remisión y los medicamentos con caducidad fuera Acomoda en gaveta bajo llave y continúa con el
de límite, recabando acuse de recibo en la copia. procedimiento para el control de caducidades,
Revisa y separa los psicotrópicos. cuando los medicamentos sean caducables.

Continúa con el procedimiento para el Control

de Caducidades cuando sean caducables. Registra las cantidades recibidas y actualiza saldos
en la libreta de Psicotrópicos.

Acomoda medicamentos en anaqueles y estibas. Conserva bajo llave medicamentos y las libretas de
Y conserva cronológicamente copia de remisión control.
para efectuar registro de entrada.

102
10.2 CONTEO DE MEDICAMENTOS POSTERIOR A LA RECEPCIÓN FÍSICA

La farmacia revisa que coincidan las Firma y sella de recibido.

cantidades de medicamentos con las
anotaciones en la remisión.

Entrega original de la remisión.

NO COINCIDEN
SI COINCIDEN

Verifica que los medicamentos con caducidad Circula con bolígrafo las cantidades
estén dentro de los límites establecidos incorrectas y anota las correctas.

CADUCIDAD FUERA CADUCIDAD DENTRO

DE LIMITE DE LÍMITE

Revisa y separa psicotrópicos

Circula en la copia las cantidades de los medicamentos con
caducidad fuera de límite. Anota “caducidad fuera de límite”.

Si son psicotrópicos

Separa los medicamentos fuera de los límites Registra las cantidades recibidas y actualiza saldos en la libreta
establecidos para su devolución. de control de psicotrópicos. Conserva bajo llave.

Continúa con el procedimiento para la concentración de Acomoda en anaqueles y estibas los medicamentos.
medicamentos.

Determina diferencias y registra entrada de medicamentos. Continúa con el procedimiento para el control de caducidades,
cuando sean caducables.

Continúa con el procedimiento para la aclaración de diferencias Conserva cronológicamente copia de la remisión para la
entre remisión y recepción. afectación del registro de entrada.

103
10.3 PROCEDIMIENTO PARA LA ACLARACIÓN DE DIFERENCIAS ENTRE
REMISIONES Y RECEPCIÓN POR CONTEOS POSTERIORES A LA
ENTREGA FISICA

La farmacia elabora el reporte Solicita autorización del

director o encargado de la Envía a Abastecimiento
de diferencias. Delegacional el reporte de
unidad.
diferencias, y archiva la segunda
copia.

Abastecimiento Delegacional
recibe reporte de diferencias

Investiga y determina si procede la

reclamación

Si procede la No procede la
reclamación reclamación

DIFERENCIAS DIFRENCIAS DE Elabora oficio comunicando la improcedencia de la

DE MENOS MÁS reclamación

Investiga y determina el envío de Realiza el ajuste al cargo original de la La farmacia recibe original del oficio donde se
medicamentos. farmacia en el sistema contable. comunica la improcedencia de la reclamación.

La farmacia recibe en original y Elabora remisión complementaria con base en Anexa copia de la revisión original del
Copia reporte “Remisión de el reporte de diferencias y anexa los documentos oficio de improcedencia y copia del
Almacén” correspondientes. reporte de diferencias, archiva en orden
cronológico.

Continúa con el procedimiento y Archiva en orden cronológico por unidad

recepción de medicamentos. reclamante.

104
10.4 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA SOLICITUD
EXTRAORDINARIA DE ABASTECIMIENTO

La farmacia elabora en original y copia,

solicitud extraordinaria de abastecimiento
de acuerdo a instructivo.

Recaba la firma del director o encargado de la

unidad.

Envía al almacén delegacional, original y la

primera copia de la solicitud.
La segunda copia la conserva temporalmente en
espera de su surtido por parte del almacén
delegacional.

Continúa con el Procedimiento para Recepción

de Medicamentos.

105
 10.5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRASPASO DE MEDICAMENTOS ENTRE
FARMACIAS

La farmacia solicitante investiga si Elabora en original y copia, formato

en otras farmacias pueden
proporcionarle el suministro, por las Si proporciona “Movimientos Varios”, recabando firma
del director, administrador o
claves y cantidades que le hacen apoyo encargado de la unidad y envía a la
falta. farmacia el apoyo.

La farmacia de apoyo recibe original y

copia del formato, obtiene los
No proporciona Apoyo

medicamentos solicitados y recaba

firma de autorización del director,
administrador o encargado de la
unidad.

Obtiene firma de recibido de la farmacia

solicitante en el formato de
“Movimientos Varios”

Entrega los medicamentos surtidos y

copia del formato, conservando el
original para el registro de salida.
Procede con la solicitud de
“Abastecimiento Extraordinaria” o
en su caso solicitar compras
emergentes.

La farmacia solicitante recibe los

medicamentos y/o lácteos y copia del
formato “Movimientos Varios”,
acomodando los medicamentos de
acuerdo con las normas establecidas.

Conserva cronológicamente la copia del

formato para el registro de entrada.

Continúa con el procedimiento para el

control de caducidades, cuando los
medicamentos sean caducables.

106
10.6 PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS DE LOS
SERVICIOS DE LA UNIDAD A LA FARMACIA

Verifica que la forma de “Movimiento

La farmacia recibe de los diferentes varios” contenga:
servicios en original y copia, el formato Nombre del servicio que efectúa la
de “Movimientos varios”, excedentes de devolución.
medicamentos. Clave presupuestal de la unidad y el
centro de costo del servicio.
Clave, descripción, presentación, unidad
y cantidades por devolver.
Firma del responsable del servicio y de la
enfermera de piso.

Mal requisitada

Devuelve original y copia del formato y Bien requisitada

los medicamentos al servicio para que
sea requisitada correctamente.

Verifica que los medicamentos y lácteos

se encuentren en buen estado.

No cumple Sí cumple
requerimientos requerimientos

Verifica que la cantidad física de

medicamentos coincida con la anotada
en el formato de “Movimientos varios”
Devuelve al servicio original y copia del
formato, medicamentos y lácteos. Si coinciden
No coinciden

Aclara las diferencias con el servicio, Aplica sello y firma de recibido en el

circulando con bolígrafo en el original y original y copia del formato, entregando
copia las cantidades incorrectas y la copia del servicio.
anotando las correctas.

Acomoda los medicamentos de acuerdo

con las normas establecidas.

Conserva en orden cronológico el original

de la forma “Movimientos varios” para la
afectación de registros de entrada.

107
10.7 PROCEDIMIENTO PARA EL SURTIDO DE RECETA INDIVIDUAL Y VALE
DE LÁCTEOS

La farmacia recibe del derechohabiente

la receta individual o vales de lácteos y Datos correctos
revisa que contenga los datos
correspondientes.

Recetas
Psicotrópicos
Datos incorrectos

Revisa que la receta contenga el número

No psicotrópicos
de cédula profesional del médico que
prescribe.

incorrectos

Datos correctos
Datos
Vales de lácteos

Regresa las recetas al

médico o los vales de Regresa la receta al
lácteos a la enfermera médico para su
materno infantil correcto llenado.
correspondiente, para su
correcto llenado.

Lee código de barras mediante Lector

óptico, de no poderse registrar con el lector,
se procederá a la captura de la receta y los
datos contenidos en la misma.

No hay existencias
Si hay existencias

Aplica sello de codificación y

despacho.

Efectúa en su caso, conversión Solicita al derechohabiente que el

de medicamentos prescritos a médico valide si procede surtir
unidades de presentación, medicamentos de sustitución, y
registra la cantidad y procede a en su caso, derive al
leer código de barras del derechohabiente a otra unidad
medicamento. para su atención, o bien, se
registra como negado.

Entrega al derechohabiente copia de la

Si son psicotrópicos receta de medicamentos o vale de
lácteos prescritos. Revisando si los
medicamentos surtidos son psicotrópicos
Registra la cantidad surtida y actualiza
saldos en la libreta de control de
psicotrópicos, la que se conserva bajo
llave.

108
10.8 PROCEDIMIENTO PARA EL SURTIDO DE LA SOLICITUD DE
MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIÓN Y SERVICIOS AUXILIARES

La farmacia recibe del servicio demandante, en original y copia,

solicitud de medicamentos para hospitalización y servicios
auxiliares, revisando que esté debidamente requisitada.

No está debidamente Si está debidamente

requisitada requisitada

Revisa si hay existencias de los medicamentos solicitados.

Regresa la solicitud al servicio

para su correcto llenado.

Si hay
No hay existencia
existencia

Anota en la solicitud: Obtiene y ordena los medicamentos, anotando:

- Cantidad - Cantidad surtida
- Clave - Clave
- Tipo de despacho(negado) - Presentación
Investiga en otras farmacias si pueden
proporcionar apoyo, o en su caso, elabora
solicitud extraordinaria o solicita compras
emergentes o consolidadas.

Aplica sello de “Codificado y despachado”, en

original y copia.
En el caso de las farmacias con sistema
mecanizado se deberá obtener la cifra de control
de cada solicitud, sumando la columna de
cantidad y clave.

Entrega al servicio solicitante medicamentos y

lácteos, así como la copia de la solicitud,
recabando en el original nombre y firma de la
persona que recibe.

Identifica las solicitudes por centro de costo o

por unidad médica.

Acomoda las solicitudes por cada Centro de

Costo de la propia unidad y las expedidas en
otras unidades, para la afectación Contable.

109
10.9 PROCEDIMIENTO PARA LA CONCENTRACIÓN DE MEDICAMENTOS

La farmacia identifica medicamentos a concentrar

- excedentes
- en mal estado
- próximos a caducar

Concentración a solicitud
de la farmacia. Concentración por instrucciones de
Abastecimiento Delegacional o de Control
Técnico de Insumos Delegacional.

Elabora oficio de solicitud de concentración,

en original y copia, y recaba firma del
director o encargado de la Unidad.

Envía a Abastecimiento Delegacional, original de

oficio de Solicitud de Concentración, la copia se
archiva en orden cronológico.

Recibe de Abastecimiento autorización para la Elabora formato de “Movimientos Varios” en

concentración. original y ocho copias.

Empaca medicamentos a concentrar y recaba

firma del director o encargado de la Unidad.

Envía a Abastecimiento medicamentos y formato

de “Movimientos Varios”, debidamente requisitado

Conserva cronológicamente copia de “Movimientos

Varios y Autorización de Concentración” para la
afectación de los registros de salida.

110
10.10 PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN A CONTROL TECNICO
DE INSUMOS DELEGACIONAL, DE MEDICAMENTOS
PRESUMIBLEMENTE DEFECTUOSOS
La farmacia detecta medicamentos
defectuosos en su calidad.
Elabora reporte RQME-1 ó comunicado a
Control Técnico de Insumos
Delegacional, en original y cuatro copias.
Separa las muestras a enviar a Control
Técnico de Insumos.
Conserva temporalmente la 4ª. copia de
la RQME-1 ó comunicado, para el
registro de la salida d e las unidades y
para efectuar el movimiento de
existencias disponibles, conforme al
sistema de control que se tenga
establecido.
111
Separa los medicamentos defectuosos y
los identifica con la leyenda “No tocar,
suspendidos”.
Recaba firma del director o encargado
de la Unidad en la forma RQME-1 o
comunicado a Control Técnico de
Insumos.
Envía a Control Técnico de Insumos,
mediante oficio: original y tres copias de
la RQME-1 ó comunicado y la muestra
del medicamento o lácteo defectuoso.
Continúa, según dictamnen de Control
Técnico de Insumos, el procedimiento
correspondiente:
- “Liberación de medicamentos”
- “Concentración de medicamentos”
- “Baja de medicamentos”
10.11 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE MEDICAMENTOS

La farmacia identifica medicamentos para

baja y destrucción.

Conserva cronológicamente dictamen y

documentación que se genere sobre el
particular.

Elabora oficio de la solicitud de baja para

Abastecimiento Delegacional y Relación de
Bienes de Consumo

Informa al Contador de la Unidad, sobre el

monto de la baja.

Recaba en la solicitud, firma del director,

administrador o encargado de la unidad.

Realiza las acciones de acuerdo con el

dictamen.

Envía a Abastecimiento Delegacional

oficio de solicitud de baja y “Relación de
Bienes de Consumo”, obtiene acuse de
recibo en segunda copia.
Recibe de Abastecimiento Delegacional
del Dictamen autorizado por Control
Técnico de Insumos.

Archiva temporalmente la 2ª. copia en

espera del dictamen respectivo.

112
10.12 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CADUCIDADES EN
FARMACIA

La farmacia identifica al momento de la recepción, los

medicamentos con caducidad que entran a la farmacia.

Revisa mensualmente el registro de control de

caducidades e identifica las claves y lotes cuya fecha de
caducidad sea dentro de los cuatro meses siguientes.

Efectúa recuento físico de las claves y lotes que

caduquen dentro de los siguientes cuatro meses
siguientes.

Determina con base en los promedios de consumo, si

las cantidades en existencia de cada clave y lote
pueden ser consumidas.

No pueden ser Si pueden ser

consumidas consumidas

Continúa con el procedimiento para la Conserva existencias para el surtido de

“Concentración de Medicamentos” al medicamentos.
almacén.

Actualiza tarjeta(s) de control de

caducidades cuando se agoten las
existencias de cada clave y lote.

Archiva cronológicamente tarjeta(s) de

control de caducidades.

113
10.13 PROCEDIMIENTO PARA LA SUSPENSIÓN DE MEDICAMENTOS

La farmacia recibe del Almacén Delegacional,

información sobre las claves y lotes de medicamentos a
suspender.
También podrá suspenderlos cuando se detecte alguna
anomalía.

Revisa físicamente si se tienen existencias de los

medicamentos a suspender.

Si hay existencias

Separa físicamente los medicamentos

a suspender, identificándolos con la
leyenda “No tocar, suspendidos”.

No hay existencias

Registra la información recibida en original y copia de la

forma “Registro de Comunicados de Almacén
Delegacional”.

Envía a fin de mes, original del “Registro de

Comunicados del Almacén Delegacional”.

Conserva en orden cronológico, circular, oficio, etc., y

copia de la forma “Registro de Comunicados del Almacén
Delegacional”.

114
10.14 PROCEDIMIENTO PARA LA LIBERACIÓN DE MEDICAMENTOS

La farmacia recibe del área de Control

Técnico de Insumos información sobre
las claves y lotes de medicamentos a
liberar.

Revisa fisicamente si se tienen

existencias de medicamentos
suspendidos con base a la información
recibida.

Si hay existencias

Separa y acomoda de acuerdo con las

No hay existencias

normas establecidas, los medicamentos

liberados para su consumo.

Registra la información recibida de la

forma de “Registro de Comunicados de
Control Técnico de Insumos.

Envía a fin de mes, al parea de

Control Técnico de Insumos,
original del registro de
comunicados.

Conserva en orden cronológico la

información recibida, y copia del
“Registro de Comunicados de
Control Técnico de Insumos”.

115
11 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

La administración de personal ha cobrado mayor importancia, tanto en el sector

privado como en el público, debido al reconocimiento del ser humano como centro
medular de toda organización, muchos han sido los años de lucha para que el
trabajo del hombre sea valorado, y gracias a la aportación e investigaciones de
ingenieros, sociólogos, psicólogos, economistas y administradores; se han
desarrollado técnicas y sistemas cada vez más modernos en materia de
administración de recursos humanos que aumentan la productividad de una
organización sin descuidar el desarrollo integral de sus trabajadores.

11.1 MARCO TEÓRICO

Después de incursionar en el campo de la administración, se entiende que la

administración de personal comprende todas las actividades humanas; abarca
desde el director general hasta el último trabajador, siendo todo elemento humano
de igual importancia, ya que entre los hombres se establecen múltiples relaciones,
directas o indirectas, de superior a inferior, de subordinados a jefes, etc., y la
administración de personal procura, precisamente, que tales relaciones se logren
tanto en lo individual como en lo colectivo, con la máxima eficiencia y la mayor
cooperación.

En estos dos últimos puntos, la eficiencia y la cooperación constituyen los dos

elementos fundamentales en toda organización. La eficiencia se refiere a las
actividades desarrolladas por los individuos que forman parte de una organización;
mientras que la cooperación se refiere a la disposición de los individuos en la
realización de los fines perseguidos por la organización a la que pertenecen.

El redescrubrimiento del hombre, la complejidad de la organización de las

empresas y la necesidad de uniformar las reglas, los sistemas y métodos
empleados para obtener eficiencia y cooperación del personal, fueron factores
decisivos para que empezaran a crear departamentos especializados en esta
importante materia que sirvieran de apoyo a los ejecutivos para facilitarles la difícil
labor de mejorar en forma gradual la eficiencia y la colaboración de sus
subordinados.

Las relaciones humanas dadas en una organización pueden considerarse dentro

de cinco tipos básicos:

a) La relación entre el hombre y su puesto.

b) La relación entre el jefe y el subordinado.
c) La relación entre el hombre y su grupo de trabajo.
d) Las relaciones interdepartamentales.
e) Las relaciones entre los jefes.

116
a) El hombre y su puesto

Cuando un trabajador, empleado o directivo, considerando sus habilidades,

capacidades y aptitudes, desarrolla una labor cuyos requerimientos se apegan
ampliamente a los rasgos de su personalidad; el resultado es que tal individuo se
encuentra integrado a su puesto y, por lo tanto, desempeña con la máxima
eficiencia las actividades y sume las responsabilidades inherentes al mismo. La
armonía y el verdadero ajuste traen como consecuencia un alto rendimiento en las
actividades del individuo y también un alto grado de satisfacción personal,
situación que se considera como causa fuente de relaciones humanas.

b) El hombre y su grupo de trabajo

La relación que existe entre el jefe y subordinado es de naturaleza armónica y

ajustada cuando el jefe ejerce adecuadamente su autoridad, apoyo y comprende
al subordinado, pondera y premia sus aciertos y está dispuesto a ayudarlo en su
desarrollo y, asimismo, cuando el subordinado respeta al jefe, acepta
voluntariamente y de buen grado la autoridad de este y se halla dispuesto a
colaborar estrecha y eficientemente con él.

c) El hombre y su grupo de trabajo

Es un hecho que para lograr en las empresas objetivos de máxima eficiencia,

tanto los directivos como los empleados tienen necesariamente que trabajar en
equipos. También es una realidad innegable, que entre los trabajadores y
empleados surgen en forma espontánea, pequeños grupos que actúan de acuerdo
con ciertos patrones de conducta y bajo la autoridad de un líder natural y
espontáneo. Así la relación hombre-grupo de trabajo será armoniosa y los
trabajadores laborarán satisfechos, se apoyarán mutuamente, colaborarán entre sí
para lograr la máxima eficiencia.

Existen situaciones de desajuste cuando por alguna razón especial el individuo no

se integra al grupo de trabajo y es rechazado por los compañeros, lo cual provoca
en él sentimientos de antagonismo y agresividad, que conllevan a graves
problemas de baja eficiencia, rotación, ausentismo, quejas, boicoteo de la
producción y demás actitudes negativas que perjudican el buen ambiente de las
relaciones en el trabajo.

d) Las relaciones interdepartamentales

Dentro de las organizaciones, necesariamente deben establecer vínculos

estrechos de conocimiento y amplia colaboración entre los grupos humanos,
integrados debidamente como tales y que constituyen las diferentes divisiones o
departamentos en la organización. Cuando todo el personal de los departamentos
conoce con amplitud las actividades y responsabilidades de cada uno de ellos,
cuando todos ellos están dispuestos a colaborar ampliamente para el logro de los

117
objetivos de la organización, cuando existen lazos de verdadera amistad recíproca
entre los departamentos y cuando los jefes de los mismos, mediante un profundo
conocimiento de sus problemas y necesidades, influyen sobre sus subordinados
para coordinarse mejor con el personal de otros departamentos y así alcanzar
objetivos comunes en beneficio de la propia organización, podremos hablar de un
ambiente realmente ajustado.

e) Las relaciones entre los jefes

El llamado cuerpo administrativo de la organización, o sea, el conjunto de jefes o

ejecutivos que forman parte de la organización formal, también está sujeto a estas
interrelaciones; de tal modo que si los jefes de divisiones, departamentos o
secciones son conscientes de su responsabilidad de dirigir los destinos de la
organización y como tales se identifican con los objetivos de la misma, se conocen
entre sí, se estiman se comprenden, se apoyan mutuamente y son conscientes de
la necesidad de formar un auténtico equipo de administradores para lograr una
buena administración en la empresa y alcanzar los objetivos de la misma, existe
armonía y ajuste, esta relación se convierte en una causa de buenas relaciones
humanas.

Si cuando por el contrario, todos los directivos carecen de consciencia de grupo,

no constituyen un auténtico equipo de trabajo, no se encuentran debidamente
coordinados entre sí y viven en una atmósfera de antagonismo, nos encontramos
con una causa de malas relaciones humanas.

11.2 Administración de Recursos Humanos

Para lograr sus objetivos, la organización requiere de una serie de recursos o

elementos que administrados correctamente, permiten o facilitan el logro de sus
objetivos. Estos tres tipos a saber son:

a) Recursos materiales, como el dinero, las instalaciones físicas, la maquinaria,

los muebles, las materias primas, etc.
b) Recursos técnicos, entre los que se encuentran los sistemas, procedimientos,
organigramas, instructivos, etc.
c) Recursos humanos, que comprenden el esfuerzo o la necesidad humana y
factores derivados como experiencias, conocimientos, motivación, intereses
vocacionales, aptitudes, habilidades, salud, etc. Los recursos humanos son más
importantes que los otros dos, pues pueden mejorar y perfeccionar el empleo y el
diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.
La administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al
incremento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los
conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización en
beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

118
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Una de las herramientas más antiguas en la administración de personal es la

descripción de puestos, que continúa desempeñando una función básica dentro de
la amplia variedad de actividades de las organizaciones, y uno de los principales
problemas en el cómo puede aprovecharse al máximo en los procedimientos
relacionados con el personal. Otro problema se refiere a las implicaciones que
tienen las características del titular de un puesto, cuando éstas no concuerden
exactamente como las señaladas en la descripción respectiva.

La descripción de puestos tiene como fin proporcionar información organizacional

y funcional. La primera se refiere al lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, en tanto que la segunda describe precisamente en qué
consiste el trabajo y define el alcance de las actividades y sus principales
responsabilidades.

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

Para que el objetivo general de una organización se logre plenamente, es

necesaria la capacitación, ya que aporta un personal debidamente adiestrado,
capacitado y desarrollado para desempeñar bien sus funciones; entendiendo la
capacitación como una actividad planeada y basada en las necesidades reales de
una organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y
actitudes del colaborador.

La concepción de desarrollo y sano crecimiento de una organización implica un

esfuerzo planeado que abarca a todos sus integrantes; sólo en caso de que el
crecimiento sea planeado y encausado debidamente, llevará el nombre auténtico
de desarrollo integral, lo que implica un plan global y sistemático de capacitación.

También ayuda en forma trascendente el establecer una o varias políticas de

comunicación abierta, donde algún colaborador no importando su nivel y
especialidad, que sea testigo de cualquier anomalía, tenga personalidad suficiente
para dar testimonio de ella, y si viene al caso, pueda proponer el medio de
solución.

Se debe luchar para que el ambiente de las organizaciones sea cada vez más
abierto y permita mayor automotivación, creatividad y comunicación efectiva, lo
cual redundará en resultados benéficos a corto plazo.

EL SUPERVISOR

Un supervisor es todo aquel que tiene personas bajo sus órdenes y de acuerdo
con esta definición pertenece por lo menos a tres grupos definidos: el del trabajo al
que supervisa; el de la dirección del que es representante inmediato y el de
supervisores del que es compañero. De aquí se deduce que sus principales

119
responsabilidades se extienden en cinco direcciones y le obligan a desempeñar de
manera efectiva al menos seis papeles diferentes:

l) Guía e instructor de sus empleados.

m) Ejecutor de ideas, de las propias y de las procedentes de sus superiores o de

especialistas del personal.

n) Miembro del grupo de trabajo de los superiores de su propio nivel.

d) Subordinado de su propio jefe y de otros de jerarquías superiores.

e) Mediador ante los niveles superiores, en cuanto a las necesidades de sus

subordinados tal como son presentadas éstas por los delegados sindicales y
por los propios interesados.

120
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE

La adopción de medidas de seguridad e higiene en la farmacia, además de

proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y daños tanto en los
medicamentos, como en el equipo de trabajo que repercute en un costo
económico para el propio trabajador, la familia del afectado, la empresa y el país.
Por lo tanto, se requiere precisar las condiciones y actividades peligrosas para
detectar, evaluar y controlar los riesgos de trabajo mediante la aplicación de
medidas preventivas específicas para evitar riesgos en los centros de trabajo.

CAUSAS DEL ACCIDENTE

Las causas más frecuentes que exponen al trabajador a sufrir accidentes son las
siguientes:

• Falta de capacitación y adiestramiento sobre las normas de seguridad.

• Riesgos inherentes por acciones personales en las actividades, como son:
Confianza excesiva, incumplimiento a normas y procedimientos
establecidos como seguros, fatiga e irresponsabilidad, etc.
• Malas condiciones del equipo de seguridad.
• Falta de orden y limpieza.

12.1 MANEJO DE OBJETOS PESADOS

Aunque por lo común en las farmacias no se maneja carga pesada, deben

aplicarse las siguientes reglas en el levantamiento de artículos pesados:

• Considerar previamente si el artículo o carga pesada puede levantarse o

transportarse sin riesgo.
• Solicitar ayuda si el peso es excesivo o las dimensiones son incómodas.
• Limpiar la grasa o sustancias resbaladizas de las manos o los objetos.
• Levantar una carga pesada manteniendo los brazos y el dorso en posición
recta, colocarse en cuclillas junto a la carga y concentrar el esfuerzo en las
piernas al levantarse.

12.2 PREVENCIÓN DE INCENDIOS

Para protegerse contra incendios se contará con el equipo de extinguidores con

cargas vigentes y debidamente distribuidos en sitios especialmente destinados
para ello.

121
 12.3 RED FRIA

Si se cuenta con red fría en la farmacia, se requiere sea revisada periódicamente

para prevenir fallas y evitar que los medicamentos sufran alteraciones o cambios
que impidan su consumo.

Objetivo: Minimizar los accidentes de refrigeración en medicamentos que se

manejan en la red fría.

Accidente de Refrigeración: Falla ocurrida en una cámara fría, refrigerador o caja

termo que resguarda medicamentos. Puede ser ocasionada por interrupción de
energía eléctrica, fallas del equipo o humanas que originan la elevación o
disminución de la temperatura normada de 2 a 8°C.

12.4 SISTEMA COMPUTARIZADO

Las medidas de seguridad con relación al sistema computarizado, contribuyen a la

durabilidad de los equipos y a su mejor aprovechamiento.

• Vigilar que se utilice solamente para los fines que fue implantado, emplear
programas ajenos al sistema puede ocasionar daño en los archivos que en
la mayoría de los casos es irreversible.
• Mantener alejadas estibas y anaqueles del área donde se encuentra
instalado.
• Prohibir fumar y consumir alimentos y bebidas en el área.
• Mantener el área en condiciones óptimas de limpieza.
• Colocar letreros preventivos.
• El equipo deberá estar alejado de fuentes generadoras de calor y de
material inflamable.
• Proteger el módulo central y los dispositivos periféricos con una cubierta
que evite la acumulación de partículas de polvo.
• Realizar periódicamente la limpieza exterior del equipo, utilizando un paño
suave humedecido con agua (no usar solventes).
• Proteger y guardar en lugar seguro los CD’s utilizados en el sistema del
módulo farmacias.

En general, en las farmacias deberán observarse diariamente diversas medidas de

seguridad por el propio trabajador, comprobando en su puesto específico que el
medio ambiente y sus herramientas de trabajo estén en buenas condiciones, para
iniciar sus labores.

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