ÍNDICE Página

1. INTRODUCCIÓN 7

2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PÚBLICO DEL 8

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
2.1. Objetivos. 8
2.2. Principios. 8
2.3. Concepto de servidor público (artículo 4). 8
2.4. Concepto de función pública (artículo 5). 9
2.5. Principios éticos del servidor público del IMSS (artículo 6). 9
2.6. Deberes éticos del servidor público del IMSS (capítulo II). 9

3. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA 14

3.1. Profesiograma del Ayudante de Farmacia. 14

4. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL - SUBSISTEMA DE 16

FARMACIAS
4.1. Introducción al Sistema de Abasto. 16
4.2. Información de Apoyo al Sistema de Abasto. 16
4.3. Redes. 17
4.4. Código de Barras y Lectores Ópticos. 19
4.5. Instrucciones para uso de los Lectores ópticos. 21
4.6. Procesos y Funciones que conforman el Módulo de Farmacias. 22
4.7. Instrucciones Generales para la operación del Módulo de 22
farmacias.
4.8. Aspectos a considerar para preparar el sistema de farmacia. 22
4.9. Acceso a los procesos y funciones. 24

5. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA 26

5.1. Definición de Farmacia. 26
5.2. Objetivo de la Farmacia. 26
5.3. Dependencia Normativa. 26
5.4. Estructura Interna. 26
5.5. Funcionamiento de la Farmacia. 27
5.6. Movimientos de entrada. 28
5.6.1. Recepción de Medicamentos. 28
5.6.2. Conteo de Medicamentos. 28
5.7. Movimientos Internos. 29
5.7.1. Acomodo de Medicamentos, Lácteos y Psicotrópicos. 29
5.8. Movimientos de Salida. 30
5.8.1. Surtido de Medicamentos. 30

6. PROCESOS - SUBSISTEMA DE FARMACIAS 31

6.1. Catálogos. 31

2
 6.1.1. Artículos. 31
6.1.1.1. Actualización. 31
6.1.1.2. Consulta. 34
6.1.2. Unidades. 35
6.1.2.1. Reclasificación. 35
6.1.2.2. Registro. 37
6.1.3. Médicos. 38
6.1.3.1. Registro. 38
6.1.4. Calendario de Resurtido. 50
6.1.4.1. Transmisión. 50
6.1.4.2. Consulta. 51
6.1.5. CPM para contrarreferencia. 52
6.1.6. Máximos, Mínimos y CPM. 52
6.1.7. Pacientes con Transcripción. 54
6.1.8. Prescripción Razonable. 58
6.1.9. Dotación de Servicios. 60
6.2. Entradas. 61
6.2.1. Remisiones. 62
6.2.1.1. Manuales. 62
6.2.1.2. En Línea. 64
6.2.2. Internos. 66
6.2.3. Liberación de Artículos. 67
6.3. Salidas. 68
6.3.1. Receta Individual. 69
6.3.2. Receta Colectiva. 71
6.3.3. Internos. 74
6.4. Función Estadísticas. 76
6.4.1. Estado del Inventario. 77
6.4.1.1. Consulta. 77
6.4.1.2. Reporte. 81
6.4.2. Inventario Valorizado. 82
6.4.3. Artículos Fuera de Rango. 82
6.4.3.1. Agotados. 82
6.4.3.2. Baja Existencia. 84
6.4.3.3. Sobreexistencia. 85
6.4.4. Estadísticas de Consumo. 86
6.4.4.1. Mensual. 86
6.4.4.2. Anual. 90
6.4.5. Suministro Superior. 91
6.4.6. Consumo Proyectado. 94
6.4.7. Receta Individual, Consumo por… 95
6.4.7.1. Médico. 95
6.4.7.2. Artículo. 96
6.4.8. Estado de Receta Individual. 97
6.4.9. Pendientes de Recibir o Enviar. 99
6.4.10. Reportes Especiales. 100
6.5. Función Cierre. 108

3
 6.5.1. Fin de Turno. 108
6.5.2. Cierre Diario. 109
6.5.3. Reporte de Recetas. 110
6.5.3.1. Individual. 110
6.5.3.1.1. Por Fecha. 110
6.5.3.1.2. Por Unidad. 111
6.5.4. Colectiva. 112
6.5.5. Informe Directivo. 112
6.5.6. Artículos Suspendidos. 114
6.5.7. Movimientos Valorizados. 115
6.5.8. Transmisión Contabilidad / Presupuesto. 116
6.5.9. Indicadores de Desempeño. 118
6.5.10. Cierre Mensual. 120
6.6. Función utilerías. 122
6.6.1. Respaldo de Base de Datos. 122
6.6.2. Restauración de Base de Datos. 122
6.6.3. Impresiones. 123
6.6.4. Tablas y Parámetros. 124
6.6.5. Configuración. 128
6.7. Función Procesos Especiales. 131
6.7.1. Presupuesto de Operación. 131
6.7.2. Determinación de Necesidades. 134
6.7.3. Días Feriados. 135
6.7.4. Conciliación de Saldos. 136
6.8. Función Enlaces. 136
6.8.1. Consumo y Existencia. 136

7. ENTREGA EN UNIDAD 138

7.1. Altas 138
7.1.1. Generación e Impresión 138
7.2. Consultas 141
7.2.1. Situación Claves por Contrato 141
7.2.2. Solicitudes 141
7.2.3. Altas 142
7.3. Enlaces 143

8. INVENTARIO FÍSICO 145

8.1. Artículos 145
8.2. Marbetes 146
8.3. Secuencia de operación en sistema 147

9. COMPRA EMERGENTE DE BIENES DE CONSUMO EN LAS 159

UNIDADES MÉDICAS (FARMACIA)
9.1. Proceso de Compra Emergente 159

10. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES 161

Y PSICOTRÓPICOS.

4
 10.1. Grupo I Estupefacientes 161
10.2. Grupo II Psicotrópicos 161
10.3. Grupo III Psicotrópicos 162

11. FARMACOLOGÍA BÁSICA 163

11.1. Libros requeridos para uso en el Servicio de Farmacia 163
11.2. Conceptos básicos que el empleado de Farmacia debe tener 165
conocimiento
11.3. Abreviaturas de uso común en Farmacia 165
11.4. Formas farmacéuticas 166
11.4.1. Formas farmacéuticas sólidas 166
11.4.2. Formas farmacéuticas semisólidas 167
11.4.3. Formas farmacéuticas líquidas 167

12. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN 169

12.1. ¿Qué es la Computadora? 169
12.2. Tipos de computadora 170
12.3. Cómo funciona la computadora 171
12.4. Presentación y Configuración del equipo 172
12.5. Descripción y Funcionamiento del equipo 172
12.6. Recomendaciones de uso del Equipo 173
12.7. Mensajes de error en el sistema 174

13. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 175

13.1. Procedimiento para la Recepción de Medicamentos 175
13.2. Procedimiento para la elaboración de la solicitud 178
extraordinaria de abastecimiento
13.3. Procedimiento para el traspaso de medicamentos entre 179
farmacias
13.4. Procedimiento para la devolución de medicamentos de los 179
servicios de la unidad a la farmacia.
13.5. Procedimiento para el surtido de receta individual y vale de 180
lácteos.
13.5.1. Receta de medicamentos con transcripción 182
13.5.2. Receta resurtible (hasta por tres meses) 183
13.5.3. Vale de Lácteos 184
13.6. Procedimiento para el Surtido de la Solicitud de Medicamentos 184
para Hospitalización y Servicios Auxiliares
13.7. Procedimiento para la concentración de medicamentos 185
13.8. Procedimiento para la notificación a Control Técnico de 185
Insumos Delegacional de medicamentos presumiblemente
defectuosos
13.9. Procedimiento para la baja de medicamentos 187
13.10. Procedimiento para el control de caducidades en farmacia 187
13.11. Procedimiento para la suspensión de medicamentos 188
13.12. Procedimiento para la liberación de medicamentos 188

5
14. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 190
14.1. Administración de Recursos Humanos 190
14.2. Descripción del puesto 190
14.3. Capacitación y desarrollo 191

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE 192

15.1. Causas de accidente 192
15.2. Manejo de objetos pesados 192
15.3. Prevención de incendios 192
15.4. Red Fría 193
15.5. Sistema computarizado 193

6
1. INTRODUCCIÓN
El Instituto Mexicano del Seguro Social interesado en proporcionar un servicio
acorde con la Gestión en Servicios de Salud actual, requiere de fortalecer la
interacción con el personal de salud que interviene en el proceso integral de la
atención médica, dentro de principios éticos que normen su conducta, por lo que
es necesario que el Ayudante de Farmacias posea los conocimientos necesarios,
habilidades y destrezas en el desempeño de las funciones propias de su área que
le permitan suministrar en condiciones de eficacia, eficiencia y efectividad los
medicamentos prescritos por los médicos para garantizar el tratamiento
farmacológico que requiere el derechohabiente.

Lo anterior, enriquece el resultado de las acciones del Ayudante de Farmacias y

fortalece el compromiso institucional en beneficio del personaje más importante en
la atención médica institucional: “EL DERECHOHABIENTE”.

7
2. CÓDIGO DE CONDUCTA DEL SERVIDOR PUBLICO DEL
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Se transcriben elementos muy importantes de este Código los cuales sirven para
normar la conducta del Ayudante de Farmacias, coadyuvando a realizar un mejor
desempeño de labores y un trato humanitario y de calidad al derechohabiente.

2.1. Objetivos.

 Contar con un servicio profesional de carrera que garantice una adecuada

selección y desarrollo laboral y profesional.
 Impulsar una cultura que favorezca los valores éticos de honestidad,
eficiencia y dignidad en la prestación del servicio público y fortalezca los
principios de probidad y responsabilidad.

2.2. Principios.

 El IMSS es una Institución que tiene a su cargo la prestación de un

servicio público de carácter nacional, por lo que sus servidores públicos
cumplirán con eficiencia sus funciones y obligaciones que les
correspondan.

 El Servidor Público debe observar en el desempeño de su función los

principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia.

Finalidad (Artículo 1)

El presente código tiene por objeto establecer las normas de conducta que debe
observar y las acciones que debe realizar todo servidor público que preste
servicios bajo cualquier modalidad de vínculo laboral, en el IMSS.

Alcance (Artículo 3)

El presente código guía la conducta de todos los trabajadores del IMSS en sus
actividades laborales, cualquiera que sea su jerarquía o la denominación del
puesto que ocupe.

2.3. Concepto de servidor público (artículo 4)

Se entiende como servidor público al funcionario y empleado, y en general, a toda

persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en
el IMSS.

8
2.4. Concepto de función pública (Artículo 5).

Para los efectos de este código, la función pública es el conjunto de actividades

que realiza el IMSS, con el fin de prestar el servicio público a su cargo.

2.5. Principios éticos del servidor público del IMSS (Artículo 6).

La ética de los servidores públicos, tiene como propósito fundamental, el bien

común. Para su consecución ceñirá su conducta, sus decisiones y acciones a los
valores que constituyen los principios rectores del servicio público.

La lealtad, la legalidad, la dignidad, la probidad, la integridad, la eficiencia, la

responsabilidad, la veracidad de información, la confidencialidad, la imparcialidad,
la respetabilidad, la armonía laboral, la iniciativa y el espíritu de superación son
valores fundamentales, propios del ejercicio de las funciones de los servidores
públicos.

El servidor público, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello
cumplir la ley y someterse a los principios de ética.

El ejercicio del servicio público estará fundamentado en la legalidad, así como en

la confianza y credibilidad.

En ese sentido, los principios éticos tienen como función primordial el desarrollar
hábitos y actitudes positivas en los servidores públicos, que permitan el
cumplimiento de los fines del Instituto Mexicano del IMSS para beneficio de la
comunidad.

2.6. Deberes éticos del servidor público del IMSS. (CAPÍTULO II).

 Actuar con transparencia y evitar el conflicto de intereses (Artículo 21)

El servidor público debe actuar en todo momento con absoluta transparencia y

abstenerse de participar en procedimientos de contratación o en cualquier otro
procedimiento decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, cuando
por su vinculación a personas o a las actividades que éstas realicen, se pueda
comprometer su criterio y el desempeño imparcial de su empleo, cargo o comisión,
por lo que deberá excusarse de intervenir en cualquier forma en la atención,
tramitación o resolución de asuntos en los que tenga interés personal, familiar o
de negocios.

 Armonía laboral (Artículo 18)

El servidor público debe promover un clima de armonía laboral, partiendo del

respeto a las normas internas y programas que se implementen en materia de

9
salud y medio ambiente, así como proyectar siempre una imagen positiva de sí
mismo y de los compañeros de la institución, a fin de contribuir al desarrollo de la
Cultura Organizacional.

Observar conducta adecuada en su empleo, tratando con respeto y rectitud a las

personas con las que tenga relación, abstenerse de incurrir en agravio o abuso de
autoridad.

No incurrir en actos de violencia, injurias o malos tratos en contra de compañeros

o derechohabientes.

 Confidencialidad (Artículo 11)

El servidor público está obligado a guardar discreción y reserva sobre los

documentos, hechos e información a que tenga acceso y conocimiento en razón al
ejercicio de sus funciones o con motivo ellas, observando los criterios y
procedimientos para la clasificación de la información considerada como pública,
reservada o confidencial, conforme a las disposiciones legales o institucionales
aplicables.

 Conocer las leyes y reglamentos (Artículo 14)

El servidor público estará obligado a conocer y cumplir las normas jurídicas

inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas, así como las que
regulen el empleo, cargo o comisión que desempeñe, tales como: la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus
reglamentos, Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Responsabilidades
Administrativas de los Servidores Públicos, así como el Contrato Colectivo de
Trabajo que rige las relaciones laborales del IMSS con sus trabajadores y en
general las disposiciones legales aplicables en el ámbito de competencia de la
Institución.

 Creatividad (Artículo 20)

Es deber del servidor público, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer
valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida
de su potencial y de sus capacidades, reconociendo el rol que está llamado a
realizar en su diaria labor.

Por ello el servidor público, debe ser parte de las soluciones, usando
responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los
obstáculos que surjan en el desempeño de la actividad laboral.

10
  Dignidad y respeto (Artículo 16)

El servidor público debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado

en su relación con los usuarios, con sus jefes, con sus subalternos y con sus
compañeros.

Debe comprender que su condición de servidor público del IMSS, implica asumir la
más alta y delicada responsabilidad ciudadana que le encarga el IMSS para el
servicio de la colectividad.

El servidor público, además del profesionalismo debe proporcionar un trato de

calidez, que permita aminorar dentro de las posibilidades, el rigor de los apremios
y necesidades de los usuarios.

 Eficiencia (Artículo 8)

Debe desempeñar las funciones propias de su cargo, en forma personal, con

elevada moral, profesionalismo, vocación, disciplina, diligencia, oportunidad y
eficiencia para dignificar la función pública y mejorar la calidad de los servicios,
sujetándose a las condiciones de tiempo, forma y lugar que determinen las
normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes reglas:

a).- Debe utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando siempre el mejor

esfuerzo, en la forma más productiva posible, por lo que deberá ejecutar las tareas
propias del cargo con el esmero, la intensidad y el cuidado apropiados.

b).- Debe aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas más
eficientes y económicas de realizar las tareas, así como para agilizar y mejorar los
sistemas administrativos y de atención a los usuarios, debiendo hacer del
conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones que considere
convenientes para el mejoramiento del servicio.

c).- Debe contribuir y velar por la protección y conservación de todos los bienes
que conforman el patrimonio del IMSS, estén o no bajo su custodia. El servidor
público está obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando
corresponda.

d).- Debe hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del
desempeño de sus labores reciba, procurando el rendimiento máximo y el ahorro
en el uso de ésos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la
protección del medio ambiente.

e).- Los servidores públicos tienen el compromiso de ejercer su cargo o autoridad

de manera responsable y sólo para las funciones y actividades que les hayan sido
encomendadas.

11
  Imparcialidad (Artículo 12)

El servidor público actuará sin conceder preferencias o privilegios indebidos a

organización o persona alguna.

Su compromiso es tomar las mejores decisiones y ejercer sus funciones de

manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de
otras personas.

 Integridad (Artículo 13)

El servidor público debe conducirse en el desarrollo de sus funciones con

honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecución de sus labores toda
su capacidad, conocimiento y experiencia laboral.

En cualquier circunstancia deberá actuar de tal forma que su conducta genere y

fortalezca la confianza en el IMSS.

 Lealtad (Artículo 7)

Debe ser leal al IMSS y al Estado Mexicano.

Debe ser fiel a los principios éticos expresados en el artículo 6, buscando el
cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio.

 Objetividad (Artículo 15)

El servidor público debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes
a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros no
autorizados por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de
tomar cualquier decisión cuando medie violencia moral que pueda afectar su
deber de objetividad.

Debe hacer caso omiso de rumores, anónimos y en general de toda fuente de

desinformación que afecte la honra al servicio o la toma de decisiones

 Probidad (Artículo 9)

El servidor público debe desempeñar sus funciones con prudencia, integridad,

honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Debe actuar
con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos
institucionales que le son confiados por razón de su función. Debe repudiar,
combatir y denunciar toda forma de corrupción.

 Respetabilidad (Artículo 17)

12
El servidor público tiene el derecho a la dignidad, a la honra, al buen nombre, a la
buena reputación y a la intimidad personal y familiar. Así como el deber de
respetar esos derechos en los demás.

 Responsabilidad (Artículo 10)

El servidor público es responsable de las acciones u omisiones relativas al

ejercicio de su función, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el
cumplimiento del fin encomendado.

Es deber de todo servidor público responder sobre la forma en que cumple sus
obligaciones, incluida la información suficiente sobre la administración de los
bienes.

Proporcionar oportuna y verazmente la información solicitada por quien le competa

la vigilancia y defensa de los derechos humanos.

 Superación (Artículo 19)

El servidor público debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser

humano y como servidor público procurando la superación personal y profesional
que le permita incrementar sus conocimientos, experiencia y solidez moral.

13
3. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE FARMACIA

3.1. Profesiograma del Ayudante de Farmacia.

Elementos y actividades que integran la Categoría: Ayudante de Farmacia.

Integración – Requisitos:

51. Haber aprobado un curso de capacitación sobre conocimientos, habilidades o

destrezas y responsabilidades sobre la categoría, relativos a las actividades del
área de adscripción de la plaza.

Relaciones de mando:

3. Directas del Jefe de la Dependencia

4. Directas del Director o Jefe de la Unidad
19. Indirectas del Instituto, siempre a través del Jefe de la Dependencia o de la
persona designada al efecto.

Catálogo abierto de movimientos escalafonarios:

2. Por antigüedad a la categoría inmediata superior

3. Por prueba de oposición o concurso
6. Por examen a cualquier categoría de otra rama.

Actividades:

 Opera y maneja equipos mecanizados y de cómputo de acuerdo a las

normas que el Instituto determine.
 Interviene en la elaboración y trámite de los pedidos reglamentarios de
acuerdo a las necesidades de la farmacia.
 Participa en los sistemas de aprovisionamiento y control en los aspectos que le
corresponde.
 Maneja y despacha medicamentos de acuerdo a las recetas médicas,
individuales o colectivas utilizando lector óptico o cualquier otro instrumento
tecnológico que lo sustituya.
 Revisa e informa sobre reportes emitidos de la captura de recetas.
 Despacha vales a servicios subrogados, codifica y folia recetas.
 Identifica a los derechohabientes y los datos de las recetas.
 Recibe y acomoda medicamentos en los anaqueles de la farmacia de su
adscripción.
 Interviene en la recepción de medicamentos en la farmacia ajustándose a los
solicitados y/o a las remisiones, así como a su buen estado y vigencia.

14
 Atiende correcta y oportunamente a los derechohabientes y los orienta en su
caso sobre la obtención de medicamentos de los que no existen en la
farmacia.
 Solicita, cuando así proceda, aclaraciones del médico que expidió las recetas.
 Labores administrativas inherentes a sus actividades.

15
4. SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL - SUBSISTEMA DE
FARMACIAS

4.1. Introducción al Sistema de Abasto.

 Módulo de farmacia.

Se prevé que todas las unidades médicas del régimen ordinario cuenten con el módulo
de farmacia tomando en cuenta que se requiere contar con equipos de cómputo con la
tecnología que permita realizar la transmisión de información hacia los almacenes
delegacionales, al sistema de abasto en Unidades Médicas de Alta Especialidad y/o
nivel central.

Este sistema permite generar los enlaces de consumos y existencias con la

periodicidad que las autoridades determinen, para de esa manera conocer los
inventarios reales y actualizados que permitan tomar las acciones necesarias y
mantener el abasto en el promedio más alto.

Para hacer más eficiente el proceso se cuenta con equipos de lectura de código de
barras para que en las farmacias con equipo de cómputo se registren las salidas de
medicamentos por este medio, identificando de manera rápida el medicamento a
deducir del inventario en el sistema y para el caso de las recetas derivadas de los
sistemas electrónicos identificar el número de receta y los medicamentos prescritos.

4.2. Información de apoyo al sistema de abasto.

Durante el desarrollo del proceso de abasto institucional surge la necesidad de conocer

y manejar datos o información que sirve de base a otras áreas institucionales,
generándose con esto distintos enlaces de información contable y presupuestal, así
como la interrelación con el Sistema Nacional de Salud en lo que se refiere a la
clasificación y disponibilidad de los artículos.

a) Tipos de control contable

 Control analítico. Sistema aplicado a las unidades que se manejan de

acuerdo con el Control de Inventarios teniendo dentro de sus principales
características contar con servicio almacenario (almacén, farmacia,
CEYE, etc.), ser inventariables (cuenta 1114).

 Control global. Unidades o servicios que aplican el arribo de artículos a

la cuenta de gastos directamente, teniendo dentro de sus principales

16
 características no contar con servicio almacenario y no ser inventariables
(cuenta 4206).

b) Clave Presupuestal

 Consta de 12 dígitos con lo que se identifica la unidad de servicio y los

diferentes servicios que conforman la unidad.

c) Grupos de suministro manejados en farmacia

Grupo 010 Medicamentos

Grupo 020 Medicina preventiva
Grupo 030 Lácteos
Grupo 040 Narcóticos, psicotrópicos y estupefacientes

d) Partidas presupuestales de uso en farmacia

Partida Grupo de suministro

0301 Medicamentos
0304 Lácteos
0305 Medicina Preventiva
0306 Narcóticos y psicotrópicos
0320 Medicamentos de alta especialidad
(Clave 5000).

4.3. Redes.

En el mundo actual, las redes se han convertido en elementos de fundamental

importancia y todo indica que la tendencia seguirá igual, incorporando tecnologías cada
vez más novedosas para obtener mayor velocidad de transferencias y seguridad de los
datos, así como compatibilidad de productos de diversos fabricantes.

Concepto de red:

Es un conjunto de computadoras y otros dispositivos asociados, conectados por un

canal de comunicaciones capaz de compartir información y otros recursos entre
diversos usuarios.

Componentes básicos de una red

 Servidor de Archivos (File Server): es una computadora donde reside el sistema
operativo de la red, los programas aplicativos y los archivos de datos que todos
los usuarios de la red pueden compartir.

17
  Estación de trabajo (Work station): son aquellas PC’s mediante las cuales se
accesa la información almacenada en el servidor de archivos, también se les
denomina “Clientes”, estas se encuentran interconectadas por medio de tarjetas
de interfaz y cableado.

 Tarjeta de red: dispositivo que reside en cada nodo de la red (estación de trabajo
o servidor de archivos), auxilia a la computadora a convertir al formato adecuado
la información y para que sea enviada a través del cable a otra tarjeta.

 Sistema de cableado: es la columna vertebral de cualquier sistema de red, por

medio de este se interconectan todas las tarjetas de interfaz, proporcionando
con esto, comunicación entre todas las computadoras de la red (coaxial, par
trenzado y fibra óptica).

 Sistema operativo de red: reside en el servidor de archivos y lo auxilia en la

tarea de compartir los recursos de la red, se compone de dos partes
fundamentales, el software del servidor y el cliente.

 Software de aplicación: este puede ser tan diverso como las necesidades que la
empresa o el usuario requiera y puede incluir procesadores de texto, sistemas
administrativos, paquetes integrados, correos electrónicos, etcétera.

Tipos de configuración del Módulo de Farmacias

ARQUITECTURA TÍPICA DE UNA RED

Estación de Trabajo

Estación de
Trabajo
Otras Terminales

Servidor SAM Servidor Delegacional/Central

18
 ARQUITECTURA DE UNA RED DE WINDOWS

Estación de Trabajo Servidor

Estación de trabajo cliente

Impresora

CONFIGURACIÓN MONOUSUARIO

Estación de trabajo

Impresora

Subsistema de farmacias en ambiente de red:

4.4. Código de Barras y Lectores ópticos.

Es un sistema patrón de signos organizados en barras de codificación y simbolización,

19
el cual permite acceder a información específica sobre los productos que lo portan,
garantizando la identificación automática, única y no ambigua de cualquier artículo en
el momento de sus movimientos en cualquier lugar del mundo y que sirve de regla para
la recopilación de datos que se requiere cubran en particular mediante codificaciones.

El sistema de código de barras permite una rápida identificación, captura y

transferencia de información, desde la recepción de los bienes de consumo de uso
terapéutico en los Almacenes y hasta el despacho de los mismos en las unidades
médicas, mejorando el control de los inventarios y la distribución de los bienes.

Objetivos.

 Permitir una identificación única de los productos en cualquier parte del mundo.
 Obtener información por producto sin errores, desde su recepción hasta su
consumo.
 Permitir una captura automática y efectuar la transferencia inmediata de
información, para hacer más eficiente y preciso su manejo.
 Mejorar y agilizar el control de inventarios, la administración del almacén y la
distribución.

El código de barras es la manera de representar caracteres numéricos por medio de

barras claras y oscuras de diferente grosor. Estas son interpretadas por un lector óptico
o scanner, permitiendo capturar la información en forma más rápida, oportuna y sin
errores.
A las barras oscuras se les conoce como “Barras” y a las claras como “Fondo”. Cada
carácter numérico consiste en dos barras y dos fondos o espacios, cuyo ancho es
variable dependiendo del carácter.

Para evitar duplicidad en la asignación de códigos, en todos los países donde se

maneje este sistema existe una organización interna que los regula, en México toda
empresa que desee obtener los códigos, deberá registrarse ante la Asociación
Mexicana para el Comercio Electrónico (AMECE) quien asigna alguno de los dos tipos
de códigos: EAN Internacional European Article Numbering Association (Asociación
Europea “Internacional” de Numeración de Artículos) o UPC Uniform Product Code
(Código Uniforme para el Producto), según el caso.

Para el caso del EAN, AMECE asigna los primeros ocho dígitos para el país y cinco
para la empresa, y para UPC los primeros seis dígitos (uno del sistema y cinco de la
empresa). La empresa bajo su criterio asigna cuatro dígitos, en el caso del EAN, y
cinco para la UPC incluyendo el último que es el dígito verificador. Para DUN,
estructura basada en la identificación primaria (EAN o UPC) y una variable logística,
está formado por catorce dígitos, la variable logística identifica el contenido por
empaque colectivo.

20
A partir de 1993 el IMSS incluyó las bases para licitaciones, es decir, la obligatoriedad
de los proveedores de identificar los productos con su correspondiente código de
barras.
En Marzo de 1994 se suscribió un acuerdo de concertación entre CANIFARMA,
AMECE y el Instituto, estableciéndose los criterios para el manejo de los códigos de
barras, aplicándose los siguientes estándares internacionales:

 EAN-8 y 13 Internacional “European” Article Numbering Association.

 UPC Uniform Product Code
 DUN-14 Despatch Unit Number
 UCC Uniform Code Council

Para el uso y manejo de los códigos de barras en el Instituto, se les ha solicitado a los
proveedores de bienes de consumo de uso terapéutico, proporcionen las codificaciones
de cada uno de sus productos en sus diferentes unidades de empaque (primarios y/o
secundarios y colectivos), con el objeto de crear, estructurar y mantener actualizado el
catálogo de “Código de Barras”.

Para que el código de barras pueda ser utilizado de manera eficiente, es necesario
crear, estructurar y mantener actualizado un catálogo que nos permita tener una llave
de acceso y que relacione los códigos de barras con las claves del cuadro básico
institucional.

Como un proceso general podemos mencionar que el código de barras, será leído por
“scanners” en las farmacias al momento de la recepción y el despacho a los
derechohabientes y servicios de la unidad.

4.5. Instrucciones para el uso de Lectores Ópticos.

En las farmacias se cuenta con lectores fijos y portátiles, los que una vez configurados
permitirán leer de las recetas individuales y colectivas los siguientes datos: folio y
número de la receta, cantidad, código de artículo (equivalente al específico de la clave).

Ambos lectores conectados a la computadora permiten introducir datos como si fueran

digitados en el teclado y el lector portátil podrá utilizarlos separado de la misma.

Para ser utilizada esta modalidad se requiere de preparar el sistema y contar con el
Instructivo de código de barras describiendo a continuación los pasos generales:

 Antes de desconectar la pistola del equipo de cómputo deberá leer el código

“almacenar” con la finalidad de habilitar la memoria de la pistola para trabajar
fuera de línea.
 A continuación leer el código “borrar” para limpiar la memoria de la pistola.
 Para iniciar la lectura de cada documento leer el código “inicio”, de esta forma
separamos la información por documento.

21
4.6. Procesos y Funciones que conforman el Módulo de Farmacias.

¿Qué es un proceso?

Es la secuencia de las diversas etapas en que se organiza, clasifica y ordena la

información con el objeto de alcanzar determinado fin.

En el Sistema de Farmacias IMSS, los procesos son el conjunto de actividades

encaminadas a clasificar, ordenar y organizar información de entradas y salidas y su
afectación contable, además proporcionar información a otros procesos que se
interrelacionan con ella logrando hacer más eficiente el proceso de control, despacho y
manejo de información.

¿Qué es una función?

Es el grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos

deseados.

En el caso del sistema del módulo de farmacias, las funciones son las acciones
específicas que se ejecutan en cada uno de los procesos, con el objeto de dar un
adecuado tratamiento a la información que de ellas se recibe.

Las funciones que tiene cada proceso varían de acuerdo con su objetivo y complejidad.

4.7. Instrucciones Generales para la operación del Módulo de Farmacias.

Para la operación del sistema del módulo de farmacias, la computadora es una

herramienta indispensable para su trabajo. Al realizar sus labores, el operador está
interactuando con su computadora a través de la pantalla y a través de la impresora
genera los resultados que se están ejecutando (ejemplo: impresión de registros,
consultas, informes, etc.)

Los pasos o procedimientos generales y específicos que debe seguir, dependen del
documento fuente (recetas, remisiones, traspasos, etc.), para registro, consulta o
emisión de reporte.

4.8. Aspectos a considerar para preparar el sistema de farmacia.

Para tener acceso al sistema es necesario haber llevado a cabo las siguientes
acciones:

 Formato y carga de procedimientos en disco duro

 Carga inicial del sistema

22
  Creación de archivos
 Registro inicial de consumos o migración
 Registro de médicos
 Registro de altas de unidades o migración
 Registro de recetarios
 Prescripción razonable

 Acceso al Módulo de Farmacias

El acceso al sistema comienza desde el encendido de su equipo y consta de los

siguientes pasos:

1 Verificar que su equipo esté correctamente conectado.

2 Encender el monitor.
3 Encender la computadora.
4 Encender la impresora.

Desde Escritorio de la PC dar doble clic sobre el icono SAI-UM Farmacia o Entrar a
C:\Imss\Farma\Exes y dar doble clic al ejecutable PFAR_MENU_UMF.exe, el sistema
inicia la conexión con el servidor y emite una pantalla de Entrada al Sistema SAI
Farmacia, en donde el usuario tecleará Matrícula y contraseña.

Para esto el usuario debió ser previamente dado de alta por el usuario Administrador
bajo el esquema de seguridad. Si el acceso fue permitido, se presentara el menú
principal del módulo de farmacias.

En la parte inferior del menú principal se mostrara la matricula, nombre y perfil del
usuario que en ese momento está haciendo uso del sistema.

En este momento se inicia la operación. Enseguida se deben encender las estaciones

de trabajo o clientes.

Nota: No encender primero los clientes, antes que el servidor, ya que no se establecerá
la comunicación; si esto ocurriera, se deberá apagar la estación de trabajo o clientes
que se encendieron y una vez encendido el servidor, iniciar desde Acceso al Módulo de
Farmacias.

Apagado de la Red

Esta acción se realiza en el siguiente orden:

a) Apagado de clientes
b) Apagado del servidor
c) Apagado de impresora

23
Si por alguna razón se apaga el servidor antes que los clientes, el sistema enviará
mensajes de error, por lo que deberá oprimir las teclas control, alt, supr; salir de la
aplicación y apagar el cliente.

El sistema en red cuenta con la opción de generar reportes desde cualquier cliente e
imprimirlos en una sola impresora, por lo que en caso de que la impresora esté sin
papel, apagada o fuera de línea; enviará mensaje de error. Para evitar esta situación,
se deberá verificar que la impresora esté encendida y con papel suficiente.

En caso de que no exista comunicación en la red, se deberán verificar las conexiones

de los cables que enlazan a cada uno de los clientes y el servidor con el concentrador,
así como el cable de energía. Si existiera alguna desconexión, se deberá apagar el
sistema y encender nuevamente.

No desconectar los cables de comunicación que se encuentran en la parte posterior de

cada una de los clientes, ni los que se encuentran conectados en el concentrador,
porque se pierde la señal. Si esto ocurriera, se deberán apagar los clientes y el
servidor. Nuevamente encender en la secuencia indicada anteriormente.

4.9. Acceso a los procesos y funciones

¿Qué es un Menú?

En el sistema de farmacia, el menú principal cuenta con las alternativas de selección de

cada uno de los procesos a los que se tiene opción, ya sea para registrar información
(Entradas/Salidas), hacer consultas o imprimir reportes.

Los tipos de menú que contiene el sistema son:

1 Menú de Módulos (SAI-Farmacia, SAI- Entrega en Unidad, SAI-Inventario Físico,

Seguridad y Sistema)
2 Menú Principal de procesos generales (Catálogos, Entradas, Salidas,
Estadísticas, Cierre, Utilerías, Procesos Especiales y Enlaces)
3 Submenú de funciones por cada proceso
4 Una o varias opciones especificas por cada función.

De cada uno de los procesos se puede seleccionar la alternativa que se requiera, es

importante señalar con el cursor la función y dar clic, esto le guiará enviando
desplegados e instrucciones.

El acceso a cada una de las opciones de los menús o submenús estará en función del
perfil que haya sido definido para cada usuario.

Para salir de la aplicación, se posiciona en el menú Sistema y la opción Salir.

24
Para cambiar solo de usuario: se posiciona en el menú Sistema y la opción Cerrar
Sesión.

25
5. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA
5.1. Definición de farmacia

Es el órgano en cuyo cargo se encuentran la recepción, guarda, control y surtido de

medicamentos para los derechohabientes de Consulta Externa y Hospitalización.

5.2. Objetivo de la farmacia

Suministrar en condiciones de efectividad los medicamentos prescritos por los médicos,

para garantizar el tratamiento farmacológico que requieran los derechohabientes.

5.3. Dependencia normativa

Las farmacias dependen normativamente de la Coordinación de Control de Abasto, a

través de las Coordinaciones de Abastecimiento y Equipamiento de las delegaciones y
Departamento de Abastecimiento en UMAE.

5.4. Estructura interna

De acuerdo con el tamaño de la población derechohabiente a la que atienden, es

posible encontrar en las farmacias la totalidad de las categorías de la rama o sólo
algunas.

Coordinador

Oficial de Farmacia

Ayudante de Farmacia*

Auxiliar de Farmacia Auxiliar de Farmacia

* Esta categoría se ubicará en las farmacias que cuentan con equipo de cómputo.

26
 5.5. Funcionamiento de la Farmacia

La farmacia tiene como función principal proporcionar a los derechohabientes los

medicamentos indicados por el médico, con oportunidad y en condiciones de
efectividad, para cumplir esto se realiza una serie de actividades que se pueden
clasificar en:

a) Movimientos de entrada. Aquellos mediante los cuales se ingresan

medicamentos a la farmacia y afectan su inventario, estos pueden provenir
de almacenes de nivel superior, otras unidades, proveedores o devoluciones
de los servicios de la misma unidad. Al proceso que se ejecuta en este
movimiento se le denomina recepción.

b) Movimientos internos. Son los realizados cuando los medicamentos han sido
ingresados, su propósito fundamental se relaciona con el control de las
existencias, manteniéndolas dentro de los límites establecidos por la norma,
además de garantizar la calidad del producto. Entre ellos están: conteo
rotativo, acomodo y control de caducidades.

c) Movimientos de salida. Son los realizados en el proceso de surtido de

recetas, traspaso de medicamentos y concentración al almacén superior,
afectando el inventario de la farmacia.

El cumplimiento de estas actividades conlleva a efectuar registros y movimientos en los

controles: Los registros contables fidedignos son indispensables para el correcto
manejo de la farmacia. Conocer con qué se cuenta, cuántos y qué medicamentos se
consumen, cuáles hacen falta, etcétera.

Lo mismo puede decirse de los reportes, deben basarse en información confiable, ya

que fundamenta decisiones trascendentales en lo que se refiere al suministro de
medicamentos, tanto para la farmacia de que se trate como a nivel institucional.

d) Sistema de información. Se encarga de generar información homogénea,

veraz y oportuna para los diferentes niveles operativos delegacionales,
regionales y centrales del Instituto, sobre consumos y existencias.

e) Medidas de seguridad. La adopción de medidas de seguridad e higiene en

la farmacia además de proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y
daños en los medicamentos como en el equipo de trabajo.

27
5.6. Movimientos de Entrada.

5.6.1. Recepción de medicamentos.

La recepción de medicamentos es una función administrativa, cuyo objetivo principal es

mantener un estricto control de los inventarios en la farmacia, así como la calidad y
oportunidad de los mismos.

La farmacia puede recibir medicamentos, vacunas, lácteos y psicotrópicos o

estupefacientes, procedentes de:

- Almacén delegacional
- Servicios de la propia unidad
- Otras farmacias
- Proveedores

Un factor importante que debe ser considerado en la recepción de medicamentos es la

fecha de caducidad. La farmacia está obligada a rechazar medicamentos cuyas
cantidades no puedan ser surtidas a los derechohabientes antes de la fecha de
caducidad, conforme a los movimientos de consumo de cada medicamento. Los
medicamentos provenientes del almacén delegacional para su recepción en farmacia,
deberán acompañarse de la forma “Remisión del Almacén” en original y copia.

Para devoluciones de los servicios y los que proceden de otras farmacias por traspaso,
se acompañaran de la forma “Movimientos Varios”. Los medicamentos deberán
recibirse en envases cerrados y en las mejores condiciones para ser surtidos para su
consumo, los envases deberán estar íntegros, con las etiquetas originales adheridas y
dentro de los límites señalados respecto a su caducidad.

5.6.2. Conteo de Medicamentos.

El conteo de medicamentos debe efectuarse en forma inmediata a su recepción,

atendiendo lo siguiente:

a) Verifica que la cantidad física coincida con lo señalado en los formatos:

“Remisión del Almacén”, Movimientos Varios”, “Remisión del Pedido” o “Factura
del Proveedor”.
b) Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los
límites establecidos, tal como lo marca la norma en el caso de recepción de
almacenes del propio IMSS, por lo que corresponde a la recepción a
proveedores, deberán apegar a las bases de licitación o a las PBL’s, en caso de
no cumplir con la caducidad normada, deberá solicitar carta de compromiso de
canje.
c) Si las cantidades no coinciden, aclara con el transportista o persona que
entrega, las diferencias detectadas.

28
 d) Circula con bolígrafo en los formatos señalados en el inciso a), las cantidades
incorrectas y anota las correctas, haciendo las aclaraciones correspondientes en
la parte inferior a la hoja afectada por dichas diferencias.
e) Si la caducidad se encontrara fuera de límite, también circula las cantidades de
los medicamentos caducos en los formatos señalados en el inciso a), anotando
la leyenda “Caducidad fuera de Límite”.
f) Separa y regresa medicamentos, lácteos y psicotrópicos caducos.
g) Si las cantidades y caducidades son correctas, firma de recibido en el original y
copia del documento correspondiente y sella el o los documentos con el sello
fechador, presupuestal y datos de la persona que recibe.
h) Entrega al transportista los medicamentos, lácteos o psicotrópicos caducos para
ser devueltos al almacén.
i) Entrega al transportista el original del “Reporte de Diferencias”, cuando la
aclaración procede, si las diferencias fueron de más, recibe el documento
económico que ampara el envío del medicamento. Si las diferencias fueron de
menos, puede recibir la cantidad faltante o un documento aclaratorio que
ampare la cantidad real recibida.

5.7. Movimientos Internos.

5.7.1. Acomodo de Medicamentos, Lácteos y Psicotrópicos

Para el acomodo de medicamentos y lácteos se identificarán por grupos de

presentación:

 Sólidos
 Líquidos
 Ampolletas
 Lácteos
 Psicotrópicos

Para facilitar la localización de los medicamentos, se requiere la colocación de

marbetes que contienen la clave, la presentación y el nombre genérico del
medicamento, estarán ubicados en los entrepaños de los anaqueles. Los marbetes de
medicamentos con caducidad se marcarán con una franja roja que facilite su
identificación.

El acomodo de los medicamentos en los anaqueles se hará por grupos de presentación

de la siguiente manera:

 Realizar el acomodo de los medicamentos de conformidad al orden secuencial

según el catálogo operativo de artículos y que su acomodo y surtido se realice
conforme al sistema “Primeros en Entrar, Primeros en Salir” (PEPS), a

29
 excepción de los artículos sujetos a caducidad, donde el acomodo se hará para
surtir “Primeros en Vencer, Primeros en Salir” (PVPS). Esta política también se
observará en los bienes que requieren de refrigeración o congelación.

 De izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia el frente.

 Dejando espacios suficientes entre ellos para evitar que se revuelvan.

 Ligando los medicamentos en grupos de diez en diez para facilitar su conteo.

 La guarda de psicotrópicos y estupefacientes se hará en vitrina bajo llave.

 Los medicamentos que por su naturaleza requieran para su guarda condiciones

especiales de temperatura, luz, etc., serán guardados en los refrigeradores
respectivos o en los lugares designados para ellos.

 Cuando por algún motivo se cuente con medicamentos suspendidos, rotos o

caducos, se almacenarán en otro lugar con indicaciones muy visibles para evitar
que se revuelvan.

 Los medicamentos que por su volumen no se puedan acomodar en los

anaqueles, se estiban por grupos de presentación y en su caso por fechas de
caducidad en el área destinada al almacenaje.

5.8. Movimientos de Salida

5.8.1. Surtido de Medicamentos.

El objetivo principal es el suministro de medicamentos, lácteos, narcóticos y

estupefacientes a los servicios de las unidades médicas de primero y segundo nivel de
atención, de las unidades médicas de alta especialidad y a la población
derechohabiente del Instituto, a través de las diferentes recetas individuales y las
colectivas. También se considera dentro de los movimientos de salidas los traspasos
por apoyo a otras unidades, bajas por caducos, deteriorados, suspendidos por
instrucciones y concentraciones.

30
6. PROCESOS – SUBSISTEMA DE FARMACIAS

6.1. Catálogos

En este proceso están las bases de datos del sistema, es decir, información que nos permite
integrar y/o actualizar los registros para la operación del sistema.

6.1.1. Artículos

6.1.1.1. Actualización

Actualizar el catálogo operativo de claves de medicamentos, de acuerdo con los movimientos

generados por el área normativa (altas, bajas, cambios de grupos de suministro y precios), así
como proporcionar información de las afectaciones contables por revalorización de
existencias y reclasificación de grupos de suministro o partidas.

Al seleccionar en el catálogo de artículos la Actualización, se desplegará la pantalla donde

podrá seleccionar la ubicación del archivo de actualización.

En el sistema aparecerá el siguiente mensaje, debiendo atender la recomendación.

31
Una vez presionado el botón de aceptar se desplegará la pantalla en donde señalará la
ubicación de los archivos de la actualización (Eligiendo FAARTIN.DAT), seleccionar
posteriormente el botón de abrir y se comenzará a ejecutar la actualización al catálogo.

En caso de que el enlace se ejecute por CD el sistema solicita que se inserte un disco en la
unidad D, al realizar este paso, se presiona botón <Aceptar> y se iniciará la lectura de la
información desplegando una pantalla de informix, donde se ejecutará el proceso del
compactado de 3 tablas tipo texto.

Al iniciar el proceso de actualización se muestra la pantalla con el porcentaje de avance.

Al terminar el proceso de actualización, se emite el mensaje “proceso de actualización

Terminado”, favor de imprimir los reportes.

Los reportes de Actualización de Catálogo de Artículos son los siguientes:

32
  Dos archivos en Excel (Inventario Valorizado anterior e inicial).
 Reclasificación Grupos de Suministro.
 Actualización al Catálogo de Artículos.
 Revalorización del Inventario.
 Inventario Valorizado Anterior.
 Inventario Valorizado Inicial.

Una vez concluidos los reportes, se comenzara a ejecutar el enlace del inventario hacia
la delegación, indicando en la pantalla “A continuación se realizará el enlace del
Inventario Valorizado”.

En caso de no procesarse el enlace, el sistema presentará un mensaje y tendrá que

realizar su enlace de forma manual.

Dentro de la siguiente ruta C:\IMSS\FARMA\EXES deberá localizar el siguiente

ejecutable: EnlazarInformacion.exe, al ejecutarlo se mostrara una pantalla en donde
deberá elegir el tipo de enlace que va a realizar y la fecha en que se ejecutó la
actualización del catálogo de artículos.

33
Finalmente deberá oprimir el botón Enlazar Inv.

6 . 1 . 1 . 2 . Consulta

Una clave se podrá consultar en la pantalla por clave o código de barras, la información
por cada uno o todos los artículos que existen en el catálogo, teniendo la opción de
imprimir.

Para consultar algún artículo oprimir el botón <buscar>, en esta opción se desplegará
la pantalla donde se seleccionará si desea que su búsqueda sea por clave o por código
de barras, esto lo determinará haciendo clic con el mouse en la opción deseada.

Si elige por clave, en el combo que corresponde al artículo capture el específico.

En caso de que el artículo presente más de un diferenciador y variante, se desplegarán
los existentes en cada clave, seleccionando el que se requiera.

34
Si la búsqueda se realizara por código de barras, digite el código de barras que
corresponda al medicamento buscado.

En caso de no conocer la clave de un artículo, presione el botón de buscar y seguido

de ello la tecla <F5> para realizar la consulta del catálogo de artículos, con el
ordenamiento por clave o por descripción.

Otra manera de consultar un artículo es por medio de las flechas de navegación que
aparecen en la parte baja de la pantalla de búsqueda.

Si desea obtener información del artículo consultado en forma impresa, presione el

botón<Imprimir> y se desplegará la pantalla en la que podrá determinar el tipo de
reporte que desea generar.

6.1.2. Unidades

6.1.2.1. Reclasificación

La Reclasificación tiene como objetivo actualizar una clasificación presupuestal (PREI)

no válida para la unidad, por una válida y que se encuentre en el catálogo de Unidades
de Servicio que genera la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación
Financiera.

La reclasificación solo podrá realizarse con autorización del usuario normativo y tendrá
que realizarse posterior al cierre mensual, sin haber realizado ningún movimiento.

Una vez habilitada la opción de reclasificación se mostrara la pantalla inicial.

Se deberá elegir el tipo de reclasificación que se aplicara sobre la clasificación

presupuestal de la unidad, sobre algunos de los servicios de la unidad o sobre algún
servicio de otra unidad (unidad cliente).

35
1.- UNIDAD:

En este proceso de reclasificación por unidad se actualiza la clasificación de la unidad,

sus propios servicios y los movimientos generados por ellos, los servicios se actualizan
siempre y cuando las primeras 6 posiciones correspondientes a la Circunscripción de la
Clas_Ptal de la Unidad cambien, en caso contrario, si las últimas 6 posiciones
correspondientes al centro de costo de la Clas_Ptal son las que cambian, entonces
solo se actualizara la unidad, sus servicios se mantendrán intactos. Se recomienda
realizar este proceso como primera actividad después del cierre mensual.

Se ingresa dando doble clic sobre la Clasificación Presupuestal no válida, (una

clasificación no valida se identifica porque la casilla del campo VÁLIDA se muestra en
blanco) o presionando la tecla <<ENTER>>, inmediatamente a esto se activará el
campo CLAVE PREI donde podrá capturar la nueva Clasificación Presupuestal

En caso de que la clasificación proporcionada en el campo CLAVE PREI no exista en

el catálogo general de unidades, un mensaje informará esa situación, por lo cual será
necesario que verifique que la clasificación nueva y sus servicios estén dados de alta
en dicho catálogo.

Si la nueva Clasificación Presupuestal es correcta y existe en el Catálogo General

Central se mostraran los datos de dicha Clasificación Presupuestal.

Al dar clic en el botón reclasificar se mostrara el mensaje de confirmación para

comenzar con la reclasificación.

Al concluir con la reclasificación se deberá confirmar si desea o no imprimir el reporte

(sugerido).

En la vista previa del reporte por unidad se muestra el resultado de la reclasificación, la

primera columna despliega el Tipo (unidad, servicio u otro servicio), las siguientes
columnas muestran las actualización de la clasificación anterior por la nueva y por
último la descripción del tipo.

Los reportes generados en el módulo de Reclasificación se guardaran en la siguiente

ruta: C:\IMSS\FARMA\REPORTES.

2.-SERVICIO:

La reclasificación de un servicio válido solo puede realizarse por otro servicio de la

propia unidad, cambiando solo las últimas 6 posiciones (centro de costo).

36
  La reclasificación de un servicio no válido puede actualizarse por un servicio de
la propia unidad o de otra unidad, si el servicio es de otra unidad al reclasificar
pasara automáticamente a la opción de otras unidades.

El proceso para realizar la reclasificación del servicio inválido es igual que el anterior.

3.-OTRAS UNIDADES:

Este proceso permite la actualización de claves presupuestales de otras unidades que

la unidad tenga marcadas como clientes, para ello se especifica en este caso las 12
posiciones de la clasificación por la cual se desea sustituir.

6.1.2.2. Registro

Los datos contenidos en esta opción se podrán agregar de manera manual,

modificarlos o consultarlos en la misma pantalla.
En el tendremos la información de los servicios de la propia unidad, así como las
diferentes unidades, con las cuales tiene relación la unidad en donde está instalado el
sistema.

Al seleccionar, se despliega pantalla con las siguientes opciones:

 Insertar. Dar de alta la Clave PREI (clasificación presupuestal) y el nombre de la

unidad en el archivo de unidades.
 Borrar. Eliminar una o más claves PREI del archivo de la unidad.
 Cambiar. Efectuar modificaciones cuando existen errores en los datos ya
capturados de alguna unidad.
 Buscar. Consultar una por una, las Claves PREI.

37
  Buscar <F5>. El sistema despliega por pantalla “Consulta al Catálogo de
Unidades”.
 Imprimir. Muestra el “Reporte de Modificaciones del Catálogo de Unidades”,
mismo que se podrá imprimir.
 Salir <F9>. Regresa al menú principal.

Nota: Cuando existan movimientos de entrada o salida con alguna clave PREI que se
desee cambiar, emitirá el siguiente mensaje: “Existen registros contables de la Unidad,
No se puede cambiar”.

6.1.3. Médicos

6.1.3.1. Registro

Tiene como objetivo registrar los datos de los médicos, residentes y enfermeras del
Servicio Materno Infantil, para llevar una estadística de los medicamentos y lácteos
prescritos, por cada uno respectivamente, así como el control de recetarios distribuidos,
devueltos, cancelados y extraviados.

En esta función podrá consultar en pantalla o en forma impresa la información de los

médicos de la unidad y los recetarios asignados.

El entrar por primera vez al catálogo de médicos se iniciara el proceso de validación de

matrículas validas en SIAP. (Por única ocasión y entre tanto no existan matriculas
pendientes por validar), si por alguna razón se omitiera esta validación, el sistema
continuara informando y solicitando la validación de matrículas, señalando que
cualquier receta que sea capturada con una matrícula no valida derivado de la omisión
de esta validación, será responsabilidad totalmente de quien capture la receta.

Cuando comience la validación se mostrara el número de registros que se validaran y

al final cuales fueron válidos y cuáles no válidos.

Puede realizar consultas habilitando el filtro para búsqueda que se encuentra en la

parte superior de la pantalla.

38
Se habilitara el primer renglón marcado en verde, y en este incluso se puede filtrar por
cualquiera de los campos que forman el encabezado, excepto por la descripción del
Servicio.

Al filtrar por el campo VALIDO se mostraran los valores 0 y 1:

0 Matriculas No válidas
1 Matriculas Válidas

39
Nota: Para realizar nuevas consultas utilizando el filtro, bastara con desmarcar y la
marca la opción de MOSTRAR FILTRO para limpiar el filtro anterior.

Las secciones ubicadas en la ventana de registro de Médicos son:

a) MÉDICOS

 F1.- Unificar medicos.

Este proceso solo estará activo siempre y cuando existan matrículas identificadas como
no válidas y se ejecutara cuando se tenga que unificar la información de recetarios
entre una matrícula no valida (recuadro VALIDO en blanco) y una válida.

Para unificar dos matrículas o más con una matrícula valida, deberá indicar la matrícula
no inválida y dar clic en la opción “Unificar medico” o simplemente oprimir F1, se
muestra la matrícula no valida y una lista de matrículas válidas para que elija solo una
de ellas y que es con la que unificara la información de recetarios.
Se mostrara el mensaje solicitando confirmar si realmente desea unificar la información
de las matrículas seleccionadas

40
Al dar clic en SI, se unificaran las matrículas y se borrara en ese momento la matricula
no valida, recordando que cuando ya no exista registro de matrículas no validas, la
opción de Unificar médicos se eliminara del menú de opciones de MÉDICOS

 F2.- Registrar

Este proceso se utilizara únicamente para el registro de médicos.

Si la matricula no se encuentra ACTIVA dentro de la base de datos del SIAP se

mostrara el mensaje de matrícula no existe.

Campos contenidos en la opción:

- Matrícula: Matrícula del médico validada por el SIAP.

- Nombre del Medico: Nombre que se encuentra registrado en SIAP para esa
matricula.
- Especialidad: Clave y nombre de la Especialidad a la cual pertenece el médico.

- Servicio: Clasificación Presupuestal (PREI) valida en ese momento a la cual fue

asignado el médico.
- Identificador: M= Medico, E= Enfermera(o), R= Residente

41
 F3.-Modificar

Activando el filtro puede realizar la búsqueda del médico que desea modificar, una vez
que lo localice solo de clic sobre el registro para señalarlo e inmediatamente oprima F3
o la opción “Modificar”, mostrándose la pantalla en la que solo los campos relacionados
con la “Información del Médico” se podrán modificar.

 F4.-Eliminar

Para eliminar un médico deberá localizarlo en la pantalla del catálogo de médicos y

posteriormente pulsar la tecla F4 o dar un clic en “Eliminar” en donde aparecerá la
siguiente pantalla en donde se confirmará que se desea realizar el proceso.

 F5.- Reporte

42
Al pulsar la tecla F5 o dar clic en la opción Reporte, se mostrara la pantalla en donde
presentará las opciones de imprimir o exportar a Excel.

Con la opción imprimir se mostrara el reporte con todo del catálogo de médicos,
incluyendo los recetarios asignados y el estado de cada uno de ellos:

 ACT: Recetario Activo, que el médico aun cuenta con recetarios utilizables para
expedir recetas.

 DEV: Recetario Devuelto, este estado aplicara cuando las 50 recetas de las
cuales se compone un block se mantienen sin ser utilizadas (Recetario
Completo) y en un momento dado pueden ser reasignadas a otro médico.

 TER: Recetario Terminado, es decir que las 50 recetas de las cuales se

compone un block ha sido capturado y/o registrado en la Farmacia.

 CAN: Recetario Cancelado, este estado aplicara cuando al menos 1 de las 50

recetas de las cuales se compone un block haya sido capturada y/o registrado
en la Farmacia y al ser devuelto por el médico ya no podrá ser utilizado por otro
médico (Recetario Incompleto).

 TOTAL: Se refiere al total de recetarios (en sus diferentes estados) que en ese
momento tiene asignado el médico.

Esta opción también le permite exportar el archivo a formato EXCEL, con la información
del catálogo de médicos, para ello se deberá elegir la opción siguiente:

Una vez seleccionado el botón aceptar desplegara en la pantalla las carpetas o el sitio
en donde se podrá guardar el archivo.

43
b) RECETARIOS

 F6.-Distribución

La distribución y asignación de recetarios se deberá realizar por el responsable

designado en la unidad previa a la captura de estos en la Farmacia.

NOTA: Los recetarios no podrán ser utilizados nuevamente en un periodo menor a los
5 años, por lo que la administración y control de estos deberá llevarse de manera
correcta.

 F7.-Devolución

Los recetarios sujetos a devolución serán únicamente aquellos que se encuentren

completos, es decir, que el médico no haya utilizado ninguna receta de dicho block, lo
que significaría que este recetario pudiera ser reasignado a otro médico.

En esta opción se pueden filtrar los campos: SERIE, DEL o AL para localizar de forma
rápida el o los recetarios que se desee marcar como devueltos.

44
Podrá ir marcando cada registro al que quiera aplicar esta opción, dando clic en la
casilla correspondiente situada en la parte izquierda de la pantalla y finalmente dar clic
en el botón Devolver.

Se presentara un mensaje para la confirmación de la devolución del o los recetarios.

Una vez que confirme, los recetarios cambiaran su estatus de Activos a Devueltos. La
fecha de estatus es la que indicara la fecha en que este movimiento se llevó a cabo.

 F8.- Extraviado

Sin importar el estado del recetario, todos son susceptibles a ser registrados como
Extraviados, recalcando que una vez que se tengan registrados como tal, no podrán
ser depurados y por lo tanto se convertirán en recetarios inutilizables, esto a pesar de
que hayan cumplido los 5 años que como mínimo se requiere.

Al dar clic en la opción Extraviado se mostrara la pantalla, en la que deberá identificar y

marcar el o los recetarios reportados como extraviados, en esta opción se podrá
consultar también con la opción de filtrado.

45
Una vez identificados y marcados deberá dar clic en Extraviado y confirmar los
recetarios que han sido marcados.

Una vez confirmados los recetarios, se mostraran con el estado Extraviados.

 F9.- Cancelación

Los recetarios sujetos a Cancelación serán únicamente aquellos que se muestren al

dar clic en la opción Cancelación y son aquellos que hayan sido devueltos por el
médico y que se encuentren incompletos, es decir, que el médico haya utilizado al
menos 1 receta de dicho block, lo que significaría que este recetario ya no podrá ser
utilizado o reasignado a otro médico.
Esta opción también cuenta con un filtro para facilitar la búsqueda de recetarios en
específico.

46
Una vez identificados y marcados deberá dar clic en cancelados y confirmar los
recetarios que han sido marcados.

 F10.-Depuración

En este proceso de depuración de recetarios únicamente se contemplan aquellos que

hayan cumplido con el tiempo mínimo establecido de 5 años en base de datos, así
mismo los recetarios que haya sido devueltos y que se encuentren totalmente
completos. (Ver opción Devolución de este manual)

47
Una vez que de clic en el botón Depurar se mostrara el mensaje esperando su
confirmación para proceder.

Al dar clic en sí, se generará el reporte informando los recetarios que fueron
depurados.

 F11.-Consulta

En esta opción se muestra el detalle de todos los recetarios que actualmente existen en
la base de datos.

Como en las opciones anteriores, aquí también podrá realizar la búsqueda por un dato
especifico; para esto deberá dar clic en el botón filtrar y definir los datos por los que
desea realizar la búsqueda.

Se mostrara una pantalla y para comenzar a definir sus filtros tiene que añadir sus
condiciones.

48
Cuando da clic en la opción para añadir nueva condición se mostrara una ventana, en
ella puede elegir cualquiera de los campos, de manera que vaya reduciendo la cantidad
de registros que cumplan con las características de su búsqueda (filtro).

Al definir el filtro este se mostrara en la parte inferior de la pantalla.

49
El usuario podrá realizar sus filtros considerando cualquiera de las siguientes
columnas: SERIE, DEL, AL, FOLIOS CAPTURADOS, MATRÍCULA, NOMBRE DEL
MÉDICO, FECHA DE ENTREGA, FECHA ESTATUS, FECHA REGISTRO.

Con cualquiera de las siguientes condiciones: es igual a, no es igual a, es menor que,

es menor o igual a, es mayor que, es mayor o igual que, es nulo, está en la lista, no
está en la lista, está entre, no está entre.

Una vez seleccionado el filtro y las condiciones, se pulsa el botón aplicar arrojando la
información según el filtro que se haya definido y derivado de ello se generará el
reporte de consulta y la exportación a Excel.

Cada médico cuenta con uno o más recetarios asignados, por lo tanto, dentro de la
misma consulta de recetarios se puede visualizar el detalle de cada receta. Para esto
se elige la matricula del médico dentro de grid del CATALOGO DE MÉDICOS, ya en el
grid de RECETARIOS DEL MEDICO se verá el número de folios que han sido
capturados para cada serie y/o rango de recetarios.

Al dar clic en cualquiera de los recetarios bastara con dar Enter para ver el detalle de
las recetas capturadas de cada recetario.

6.1.4. Calendario de Resurtido

6.1.4.1. Transmisión.

50
Función utilizada para enlazar el calendario de resurtido para la unidad, seleccionando
la opción de transmisión aparecerá la pantalla siguiente.

En esta opción se podrá realizar el enlace del calendario de resurtido desde la

delegación seleccionando la opción de “Por Servidor” como lo muestra la pantalla
siguiente.

6.1.4.2. Consulta.

Al seleccionar en el catálogo de calendario de resurtido max., min. y CPM., se

desplegará la pantalla donde podrá consultar el calendario de resurtido. Los campos
que contiene el grid son: clas_ptal, gpo, fecha_solic, fecha_surt, fecha_emb y
fecha_recep.

51
6.1.5. CPM para contrarreferencia.

Esta opción solo funciona en unidades de tercer nivel, segundo nivel y segundo nivel
UMAA/UMF y nos permite identificar las actualizaciones a los catálogos de CPM de
contrarreferencia, además de verificar si un medicamento es de transcripción.

Al seleccionar la opción de cpm para contrarreferencia, desplegara una pantalla en

donde aparecerán los datos de nombre de la unidad, versión actual del ejecutable,
Número de registros en catálogo (catálogo de CPM_V a nivel nacional), versión actual
FTP y comentarios de la nueva versión en donde se indica el número de claves
actualizadas.

Al seleccionar el botón comprobar, el sistema presentará una pantalla en la cual

indicará si el catálogo de CPM esta actualizado en su versión, tanto de FTP como
local, en caso de que no esté actualizada se podrá seleccionar la opción actualizar
ejecutándose el proceso.

6.1.6. Máximos, Mínimos y CPM

Función mediante la cual se actualizan los máximos y mínimos y el consumo promedio

mensual de cada clave autorizada, mediante transmisión de datos.

52
Al seleccionar la opción Máximos, Mínimos y CPM, se mostrará en la pantalla las
opciones de:

[F2] - Actualizar Catálogo.

[F3] - Reporte del Catálogo.
[F4] - Reporte de Diferencias.
[F5] – Salir.

[F2] - Actualizar catálogo. Se presentará una pantalla en la cual se procesará la

actualización, una vez seleccionando el botón de aceptar, se mostrarán los avances
en los procesos con la fecha y hora de ejecución, indicando el inicio y fin del proceso.

En este proceso se indicarán también aquellas claves que dejaron de ser de

transcripción, derivado de que ya cuentan con CPM_V migrado. Una vez identificadas
es necesario realizar la depuración dentro del catálogo de pacientes de transcripción.

53
[F3] - Reporte del Catálogo. Al seleccionar este reporte nos muestra dos opciones,
imprimir y exportar a Excel; en este podemos visualizar todas las claves que cuentan
con CPM_V, máximos y mínimos para la unidad.

[F4] - Reporte de Diferencias. Se presentará en la pantalla la opción de imprimir o

exportar a excel, se seleciona el reporte deseado y se aplica el botón aceptar, esta
opción nos mostrará la información de CPM_V, máximos, mínimos y óptimos, antes,
después y diferencias entre uno y otro.

6.1.7. Pacientes con transcripción

Este proceso contiene 3 tipos de subproceso:

 Pacientes
 Enlaces
 Opciones.

54
 Pacientes.

Este subproceso cuenta con tres opciones: Registrar, Modificar y Eliminar.

[F2] Registrar. En esta opción podrán registrar pacientes contrareferidos de una

unidad de un nivel mayor (tercero o segundo) los cuales no fueron capturados en el
proceso automático generado en la farmacia de esos hospiltales.

Para el registro de pacientes se capturarán los siguientes datos:

- No. Afiliación: Número de afiliación del paciente.

- Agregado: Se captura el agregado de 6 caracteres, la 1ª posición se utiliza para

la calidad, para la 2ª las letras M=masculino F=femenino, 3ª y 4ª el año de
nacimiento, 5ª y 6ª el régimen.

Al ingresar los datos citados anteriormente, el sistema se conectará inmediatamente

con el sistema de ACCEDER en el cual se verificará la vigencia del paciente, en caso
de que el paciente este vigente, aparecerá automáticamente el nombre del
derechohabiente en el campo correspondiente.

Una vez concluido este proceso se selecciona la unidad de la que fue contrareferido,
en el combo de la opción de unidad de transcripción.

55
Posteriormente a ello se selecciona la matrícula del médico que transcibe.

Se registra el específico del medicamento la duración del tratamiento y la cantidad

prescrita.

Una vez concluida la captura se selecciona el boton aceptar y la información se registra

en la base de datos de la farmacia, de la delegación y de central.

Nota: en caso de que el paciente ya reciba tratamiento en otra unidad el sistema no

permitira la captura.

[F3] Modificar. En esta opción se podrán modificar los datos que se capturaron para el
paciente como son: medicamento, duración de tratamiento y cantidad.

[F4] Eliminar. Esta opción se utiliza para eliminar el registro del paciente que se tiene
en la base de datos de transcripción en la farmacia, para ello se selecciona al paciente
que se desea eliminar, se da clic en eliminar o se pulsa la tecla F4 y se confirma la
eliminación.

56
 Enlaces.

En este submenú se encuentran las opciones de:

[F5] Bajar Contrareferencias. En esta opción se recibe el enlace de información de

transcripción que se capturó para esa unidad por otra de nivel superior.

[F6] Enviar Surtido. En esta opción se realiza el envío de información de surtido de

medicamentos a la delegacion y al servidor central, la cual es utilizada para actualizar
información del paciente.

57
[F7] Borrar claves con CPM. Esta opción nos permite borrar todos los medicamentos
que existen de transcripción de aquellas claves que han sido incluidas en el CPM en la
unidad.

 Opciones.

En este submenú tenemos 2 opciones de consulta:

Reporte y Exportar.

[F8] Reporte. En esta opción se extraera información de pacientes de transcripción de

la unidad.

Este reporte contiene información de número de afiliación, agregado, la unidad de

transcripción, nombre, fecha de inicio, total de entregas, numero de entregas, entregas
pendientes, clave, cantidad, tipo de surtido y fecha de surtido.

[F9] Exportar. Esta opción nos permite exportar a excel la información de pacientes de
transcripción de la unidad.

Contiene la misma información que se extrae en el reporte.

[F10] Salir. Permite salir de la opción Pacientes con Transcripción.

6.1.8. Prescripción razonable.

Para poder relizar los cambios en esta opción se requiere tener el perfil de director.

Esta opción tiene la finalidad de registrar en el sistema la cantidad máxima que podrá
surtirse de cada medicamento en las recetas individuales, contando con las opciones
de:

58
 Altas
 Bajas
 Cambios
 Buscar
 Imprimir.

 Altas: Esta opción funciona para registrar por primera vez un medicamento, para
ello se deberá seleccionar la unidad a la que pertenecen, registrar la clave del
medicamento, registrar el consumo mensual esperado, registrar el máximo a
surtir de la clave y selecciónar el tipo de clave: A=Alta prioridad, N= Necesarias,
U=Urgencias, P=Programas especiales y S=Salud comunitaria, por último se
selecciona la tecla Aplicar y se registra la información.

 Bajas. Esta opción se utiliza para dar de baja los medicamentos que se
encuentran en prescricpión razonada, seleccionando la unidad a que se refiere y
la clave del artículo, posteriormente se selecciona el boton de aplicar y se realiza
el cambio.

 Cambios. En esta opción es posible modificar la información de una clave que

ya cuenta con información de prescripción razonada, los campos que se pueden
modificar son: consumo mensual esperado, maximo a surtir de la clave, y tipo de
clave.

 Buscar. Esta opción nos permite buscar los datos que corresponden a una clave
y se realiza seleccionando la unidad y la clave correspondiente.

 Imprimir. En esta opción podremos imprimir los reportes de prescripción

razonada; para este proceso contamos con las opciones de selección por
unidad, (seleccionando la unidad que se desea imprimir), además de obtener el

59
 reporte por grupo o total de grupos. Selecionando la tecla de preliminar
aparecera un mensaje en el cual se definirá si desea grabar el reporte
automáticamente, si elige que sí el reporte se guardará en la ruta que se tenga
definida en la configuración del sistema.

En esta misma opción se puede obtener el reporte de claves con consumo que
no fueron marcadas, obteniendo la información de todas aquellas claves que
estan en cuadro básico, con consumo y que no fueron marcadas en prescripción
razonada.

6.1.9. Dotación de servicios.

En esta función se registra la dotación autorizada de cada una de las claves que
maneja cada uno de los servicios de la unidad, a fin de contar en el sistema con un
registro de la cantidad máxima a suministrar para 24 horas.

Al abrir la opción de dotación de servicios se desplegará inmediatamente una pantalla,

la cual indicará que la dotación se podrá registrar en una sola estación a la vez.

Las opciones que contiene la funcion de Dtación de Servicios son: Insertar, Borrar,
Modificar, Buscar e Imprimir.

60
  Insertar. Función que permite insertar dotación a claves de medicamentos por
servicio. Para esta función se requiere seleccionar la unidad-servicio al que se le
capturará la dotación, la clave del área a que pertenece (en caso de que el
mismo servicio cuente con mas de un área), la descripción del servicio, la clave
del artículo, la cantidad de dotación, posteriormente al llenado de estos campos
se selecciona el signo de más para que se inserte la dotación de la clave unidad
y asi sucesivamente.

 Borrar. Esta opción permite borrar la información de dotaciones, al seleccionar

la unidad servicio y clave del área o eliminar una sola clave dando click en el
boton (-) menos y pulsando el boton de aplicar.

 Modificar. En esta opción podremos modificar la cantidad de dotación de una

clave, seleccionando la unidad/ clave de area a modificar, dando doble click
sobre el registro de la clave, el cursor se posicionará en la opción cantidad de
dotación, en donde se podrá modificar la cantidad actual, al seleccionar el boton
(+) el registro se modificará en el grid y al pulsar aplicar se aplicará el cambio.

 Buscar. Esta opción nos permite realizar la busqueda de dotacion por unidad
sevicio área.

6.2. Entradas

En este proceso se da acceso a todos los movimientos de entrada de medicamentos a

la farmacia y cuenta con 3 opciones de entrada:

 Remisiones

61
  Internos
 Liberación de artículos

6.2.1. Remisiones

Las remisiones son entradas a la farmacia que se derivan del suministro de Almacenes
delegacionales y/o UMAES.

Esta opción cuenta con dos procesos de recepción, la recepción manual y la recepción
en línea.

6.2.1.1. Manuales.

Esta opción solo se deberá utilizar en caso extremadamente necesario. El proceso a

utilizar primordialmente será el de recepción en línea.

En la recepción manual se presentarán las opciones de Registrar F4, Diferencias F5 y

Salir F9.

Al seleccionar la recepción manual se desplegará la pantalla en la cuál se dara el

ingreso a la remisión deseada, en ella se observaran los siguientes datos: Núm. de

62
documento, Tipo de remisión, No. De solicitud, Hoja_No:, Fecha de Remisión, Cve.
PREI unidad remitente, Cve. PREI unidad receptora, código, contenido, esp. Dif. Var. y
presentación, Cant. Surtida. Cant. Recibida.

 Registrar F4.

Al seleccionar esta opción, se activarán en la pantalla los datos a capturar.

Para iniciar la captura se deberá anotar el numero de remisión que se desea ingresar,
se selecciona en el combo el tipo de Remisión, (039 Remisión Ordinaria, 040
Remisión Complementaria y 041 Remisión Extraordinaria), posteriormente se digita
el número de solicitud, se selecciona en el combo la Cve. PREI unidad remitente (el
remitente deberá ser únicamente el almacen delegacional o Almacen virtual de UMAE
que dependan), posteriormente ingresa el código de barras del medicamento que se
desea ingresar, en caso de no contar con clave registrada para ese código de barras
deberá capturar el campo esp:(específico de la clave), seleccionar el diferenciador,
variante y presentación, capturar la cant. surt (cantidad surtida) y cant. Recibida
(cantidad recibida).

Una vez capturada la información se deberán registrar las cifras control.

 Cifras Control

La utilidad de esta opción, es la comprobación de la captura realizada, mediante la

suma de los específicos y las cantidades ( surtidas y recibidas) que se registraron.

Al seleccionar esta opción nos despliega una pantalla en la cual se capturan los totales
recibidos; una vez capturadas las opciones mostradas, se da clic en aceptar, si lo
capturado es correcto el cursor pasará nuevamente al campo de código.

Si lo capturado es incorrecto indicará en cual de las opciones capturadas existe

diferencia.

En caso de requerir la modificación de un registro, en la opción de cifras control se

podrá realizar, dando clic a la opción Modificar registro.

 Aplicar F1

Una vez comprobado que los datos capturados son correctos y habiendo realizado la
captura de cifras control se seleccionará la opción de Aplicar F1.
Al dar click en la opción de Aplicar F1 aparecerá una pantalla en la cual
seleccionaremos si deseamos grabar el reporte automaticamente, si selecionamos la
opción sí el reporte se guardará automáticamente en la ruta que se tenga definida en la
configuración del sistema, se imprimirá el reporte y se registrarán las cantidades
recibidas en el inventario de la Farmacia.

63
 Borrar F11

Borra el renglón actual del detalle.

 Cancelar F12

Cancela los movimientos realizados.

 Diferencias F5

En esta opción se imprime el reporte de diferencias entre la cantidad remisionada y lo

recibido, cuenta con la opción de guardar automaticamente el reporte.

6.2.1.2. En Línea

Al seleccionar esta opción nos aparecerá la pantalla que contiene la opciones de:

 Bajar remisiones
 Aceptar remisión
 Borrar remisión

64
  Bajar remisiones: Este proceso funciona para recibir la información de
remisiones surtidas para la farmacia de la delegación o UMAE.

Al dar clic en el boton bajar remisiones se desplegará en la pantalla la

información de remisiones pendientes de recibir.
La selección de la remisión a recibir puede ser utilizando el combo dando clic en
la remisión o capturando el número de remisión.

Una vez selecionada la remisión se dá un clic en la opción siguiente:

 Aceptar Remisión: Al seleccionar esta opción, la información de claves

contenidas en la remisión se reflejara en el grid de la parte inferior de la pantalla.
En esta opción se podrá modificar la cantidad recibida en caso de ser necesari,
se ejecuta dando un clic en la opción de recibida y anotando la cantidad
correcta, si esa clave tuviese mas de un lote aparecerá la información para
señalar la cantidad por lote.

Aplicar F1.

Posteriormente a la aceptación de la remisión, se deberá seleccionar la opción

de “Aplicar f1” para que se afecte el inventario de la farmacia y se marque la
remisión en la delegación como recibida. En esta opción se podrá guardar
automáticamente el reporte, en la ruta que se tiene seleccionada en la
configuración del equipo y se emitirá el reporte correspondiente.

Cancelar F12.

Opción utilizada para cancelar los movimientos realizados.

 Borrar remisión: En esta opción se podrá realizar el borrado de la remisión que

se requiera, en caso de ser necesario.

Imprimir F5.

Imprime la información de la remisión localizada en el grid y cuenta con la opción

de guardar el reporte.

65
6.2.2. Internos

Opciones del proceso:

a) Buscar F3. Esta opción permite localizar un movimiento ya registrado; para

realizar la búsqueda se debera registrar el número de documento.

b) Registrar F4. En esta opción se podrán realizar los procesos de:

 Traspaso de Entrada (por apoyo de otra unidad).

 Devoluciones de Servicio (por excedente o por instrucciones de UCTI).

 Ajustes de Entrada. Opción que solo esta permitida ingresar con el usuario de
director en el cuál deberá registrar su password y contraseña.

66
Para ejecutar este proceso se deberán capturar los datos contenidos en la pantalla
como son: el Número de documento, Tipo de Movimiento, Motivo de movimiento, Cve.
PREI Unidad Remitente, Código (código de barras), Esp. (específico de la clave),
seleccionar el dif, var, presentación, Básico (Cuadro Básico) y Cantidad.

c) Imprimir F5. Opción para imprimir las recepciones con opción a guardar el
reporte.

d) Salir F9. Salir de el proceso.

6.2.3. Liberación de Artículos

Función que se utiliza para liberar todos aquellos artículos que se se encuentran en
estatus de suspendidos.

Para realizar esta función se deberan utilizar las siguientes opciones:

a) Registrar F4: Opción utilizada para registrar los datos del articulo a liberar.

Para liberar un artículo se deberá capturar el número consecutivo designado al

movimiento a realizar, el número de documento asignado al momento de
suspenderlo y se anotan las observaciones (motivo por el cual se libera).
En el grid se selecciona el artículo que se quiere liberar y se tecleea enter en el
renglon correspondiente, se selecciona la opción Agregar y la información
pasará al segundo grid en la parte baja de la pantalla.

Se habilitan las opciones Aplicar F1, Borrar F11 y Cancelar F12.

Al seleccionar la opción de Aplicar F1, desplegará la pantalla en la cual se

deberá indicar si se desea guardar el reporte o no, al realizar la selección,
inmediatamente generará el reporte en la pantalla para su impresión.

67
 Borrar. Borra el artículo del grid despues de haberlo agregado para hacer la
liberación y lo devuelve al estado originar de suspendido.

Cancelar F12. Cancela los movimientos de liberación realizados.

b) Imprimir F5. Opción para imprimir el reporte de las claves liberadas, este se
realiza seleccionando el documento con las flechas situadas en la parte baja de
la pantalla.
Este reporte contiene los espacios para firma del responsable y director.

c) Salir F9. Salir de la opción.

6.3. Salidas

En este proceso se registran las salidas de medicamentos por receta individual, receta
colectiva o por movimientos internos.

68
6.3.1. Receta Individual.

Una receta individual es el documento en donde el médico prescribe los medicamentos

al derechohabiente; esta receta puede ser Manual o electrónica.
El paciente se presenta en la farmacia con la receta, para que el personal de farmacia
le surta los medicamentos.

El personal de farmacia surte los medicamentos y en el momento captura la receta en

el sistema SAI Farmacia.

Datos a capturar en la opción receta individual:

 Información de la receta: Matrícula y Nombre del médico, Cve. Servicio(PREI),

Descripción del servicio.

 Paciente afiliado: No. SS, Agregado, Nombre del paciente.

 Captura de medicamentos: Código, Esp, Dif, Var, Pres, Disponible, Max.Surt,

Cantidad.

Para capturar una receta individual manual se digita el número de receta o se escanea
el número de receta por medio del lector óptico leyendo el codigo de barras.
Se capturan los datos del médico, servicio, paciente y medicamentos prescritos (este
dato se podrá ingresar también leyendo el codigo de barras localizado en el envase
surtido el cual fue previamente registrado).

Si el tipo de receta es electrónica, al leer el codigo de barras o digitar el número de

receta, aparecerán todos los datos requeridos en la pantalla.

Para los dos casos se da clic en la opción de [F1]: Guardar Receta.

69
En farmacias de hospitales de 2º y 3er. Nivel. Al guardar la receta el sistema
consulta en una base de datos, todos los CPM_V de todas las unidades del país. Si el
medicamento no se encuentra en la citada base de datos para la unidad de adscripción
a la que pertenece el paciente, aparecerá una pantalla que indicará que algunos
medicamentos son de transcripción y preguntará si se desea generar la
contrareferencia. Seleccionando la opción Sí, aparecerán los datos del paciente, la
unidad de atención y la unidad de entrega, en este proceso se tendra que capturar la
duración del tratamiento indicado en el formato 4 30 8/ 98 o nota médica, en este
momento se deduce del inventario de la farmacia y la información de transcripción se
enlaza al servidor central y a la delegación y puede ser recibido por la unidad a la que
fue enviado el paciente, mediante la opción de bajar contrareferencias.

En caso de que se genere contrafreferencia se consultará un catálogo de

medicamentos que no pueden ser prescritos en primer nivel y el sistema indicará que
ese medicamento no podrá ser surtido en primer nivel, para ello deberá regresar al
paciente con el Médico tratante que indicará a que unidad de segundo nivel se dirigirá
al paciente.

Si se selecciona la opción (no), se procesa la información en el sistema, apareciendo

automáticamente una pantalla en donde se pregunta si se desea seguir capturando
recetas para ese paciente.

Si los datos no son los correctos o se desea cancelar los movimientos realizados en la
captura se selecciona la opción [F12]: Cancelar Receta.

Receta negada. En caso de que no se encuentre inventario suficiente para descargo

de una clave, el sistema automáticamente registra la clave como negada, si en ella
existen varios medicamentos y se niega uno se determina como atendida parcial.

Para que exista la posibilidad de negar un medicamento es necesario que se cumpla

con las siguientes condiciones:

Reglas para poder capturar recetas negadas:

a) Que el servicio que emitió la receta este marcado como cliente.

b) El medicamento debe ser de cuadro básico
c) El medicamento debe tener CPM, maximos y minimos
d) Si el medicamento es de transcripción solo se niega si el paciente se encuentra
registrado en el censo nominal de pacientes.
e) Es importante registrar en el catálogo de prescripción razonada la o las claves
que presentan esta situación para que el sistema registre la demanda no
atendida.

70
[F3] Buscar medicamento. Función que nos permite buscar un medicamento. Al
pulsar la tecla F3 nos aparecerá el total de medicamentos en catalogo, la busqueda se
realiza mediante la selección o digitando el específico.

[Supr] Borrar medicamento. Borra el medicamento contenido en el Grid, el

medicamento a borrar debe seleccionarse.

6.3.2. Receta Colectiva.

Las funciones en el proceso de receta colectiva son: Buscar F3, Registrar F4,
Imprimir F5 y Salir F9.

 Buscar F3. Al seleccionar esta opción se mostrara un cuadro de dialogo en

donde se digitará el documento a buscar.

Una vez digitado el documento a consultar, al presionar el botón de aceptar se

desplegará la información correspondiente a la receta colectiva.

 Registrar F4. Registrar una receta en el sistema.

71
  Imprimir F5. Imprime la información contenida en el grid.
 Salir F9. Salir de la opción.

Para registrar en el sistema una receta colectiva se digita el numero de receta o se

escanea mediante el código de barras.

Para que se registre una receta colectiva en el sistema, el o los medicamentos a

descargar, deberán tener asignada una dotación y la cantidad surtida debera ser menor
o igual a esa dotación.

Una vez que cumple con estas condiciones se selecionan los campos para registrar
una recteta colectiva: Servicio, Especialidad Médica, Clave Area, registrar o escanear
el Código, esp, Dif, Var, Uni, Cant. Pres, Disponible, Básico, cantidad surtida.

Tipos de despacho.

 Directo: Si la existencia del medicamento es mayor a la cantidad a surtir

automáticamente se marca el tipo de despacho directo..

 Sustituto: Cuando se determina la sustitución de un medicaemento por otro de

efectos similares. Esta opción se tiene contemplado desaparecerla.

 Negado: Si el medicamento a descargar no tiene existencia o su existencia es

menor a la solicitud, se registra el medicamento como negado para ello se
deberá indicar si se desea marcar.

72
Si la existencia no es suficiente se marca en la opción correspondiente como
consumo directo y negado.

Una vez registrados los datos de la receta colectiva y medicamentos asignados, se

mostrarán las opciones de Aplicar F1, Borrar F11 y Cancelar F12.

- Aplicar F1. Función en la cual se aplican los movimientos efectuados en la

captura del recetario colectivo.

73
 - Borrar F11. Función utilizada para borrar el registro del medicamento capturado
en la receta colectiva, nos permite volver a capturar otro medicamento sin salir
del registro del colectivo

- Cancelar F12. Cancela los movimientos realizados en el descargo de un

colectivo, si se desea volver a capturar el mismo colectivo deberá iniciar la
sesión desde la captura del número.

6.3.3. Internos

Dentro de estos movimientos tenemos las opciones de: Buscar F3, Registrar F4,
Imprimir F5 y Salir F9.

 Buscar F3. Esta función nos permite buscar un documento ya capturado, al

seleccionar esta opción se mostrara un cuadro de dialogo en donde se digitará
el documento a buscar.

Una vez digitado el documento a consultar, al presionar el botón de aceptar se

desplegará la información correspondiente al documento buscado.

74
 Registrar F4. Función utilizada para realizar movimientos internos de salida, al
seleccionar esta opción, el cursor se posicionará en el campo de no_docto en
donde se digitará el numero de documento a descargar, posteriormente se
seleccionará el tipo de movimiento que se desea realizar.

En esta opción se pueden realizar los movimientos de:

- TRASPASO por (apoyo).

- TRASPASO IMSS-OPORTUNIDADES.
- CONCENTRACIÓN (Disponibles, Deteriorados, Suspendidos, Cáducos),
- MUESTRAS (CTI).
- BAJAS (deteriorados, Caducos y Suspendidos).
- AJUSTES (opción solo permitida para el perfil de director con su usuario y
password).
- ENVÍO A NO DISPONIBLES (deteriorados, cáducos y suspendidos).

75
  Imprimir F5. Funcion en la que se Imprime la información contenida en la
pantalla, se puede seleccionar el documento a imprimir con las flechas que se
encuentran en la parte inferior de la pantalla o buscar el documento en la opción
F3 Buscar.

 Salir F9. Salir de la opción.

6.4. Función Estadísticas

En este proceso del menú principal se pueden consultar las estadísticas de cada uno
de los artículos. Cabe mencionar que sólo se pueden realizar consultas, no es posible
modificar la información que se presenta en cualquiera de las funciones.

76
6.4.1. Estado del Inventario

6.4.1.1. Consulta

Al seleccionar la consulta en el catálogo de estadísticas del estado del inventario, se

desplegará una pantalla en donde se podrá consultar de manera individual toda la
información existente para cada uno de los artículos contenidos en el inventario.

Los campos de la consulta son:

A) Generales

Artículo: Información del artículo. Esta sección muestra los campos principales del
artículo: grupo, genérico, específico, diferenciador y variante.

Presentación: Información de la presentación del artículo. Muestra la unidad,

presentación, tipo y marca de cuadro básico.

Precio Unitario: Información del precio por unidad. Los campos son: precio unitario
uniforme y la cantidad solicitada del artículo.

Descripción: Descripción del artículo.

B) Carpeta Entradas

Concepto: Información de los tipos de entradas de los artículos:

 Remisiones

77
  Remisión de proveedores, fuentes alternas
 Remisión de proveedores, centros médicos
 Remisión de proveedores, unidades de apoyo
 Compras inmediatas
 Traspasos
 Devoluciones
 Ajustes
 Fecha de última entrada
 Total de entradas

C) Carpeta Salidas

Concepto: Información de las salidas de mercancía por medio de:

Receta Individual: De la unidad, otra unidad, No. atendido, traspasos y traspaso

solidaridad.

Receta Colectiva: De la unidad, otra unidad, fecha de la última salida, total de salidas,
bajas, ajustes y control de calidad.

Fecha Ultima Salida: Fecha de última salida.

Total Salidas: Total de salidas.

78
 D) Carpeta Consumos

Consumo: Información del consumo del artículo:

 En días
 Promedio diario
 Máximo en días
 Máximo en piezas
 Promedio mensual
 Estadístico
 Mínimo en días
 Mínimo en piezas

79
 E) Carpeta Existencias

Esta carpeta muestra las existencias iniciales y actuales del inventario:

Inicial: Información de las existencias iniciales del artículo:

Disponible
No disponibles

Actual: Información de las existencias actuales del artículo:

 Disponible
 No disponibles
 Suspendido
 Deteriorado
 Caduco

Podrá consultar todos los artículos en cada una de las opciones existentes en la base
de datos por medio del navegador (primero, previo, siguiente y último) y por medio de
la opción de: <Consulta>
El cursor se posicionará en el específico. Teclee la clave del medicamento para su
búsqueda en la base de datos (recuerde que después de teclear el específico debe
oprimir la tecla TAB).

Una vez hallado el artículo aparecerá la información correspondiente a cada una de las
carpetas. En caso de que el específico tenga más de una presentación la información
que aparece será la del primer diferenciador y variante de la lista y para pasar a los
demás utilice el navegador. En caso de no encontrara el específico se desplegará un
mensaje <Especifico no existente, verifique por favor>

80
Para abandonar la consulta del estado del inventario presione <Salir>.

6.4.1.2. Reporte

Al seleccionar en estadísticas del estado del inventario la opción reportes, se

desplegará la pantalla donde podrá imprimir o archivar el reporte de la información
existente de los artículos contenidos en el inventario. Los campos de captura son:

Seleccionar Grupo: Teclee la clave del grupo de suministro que desea consultar,
tomando en cuenta que solamente puede tratarse de los grupos del 010 al 040 o
presione para consultar <F5>

Seleccionar Rango de Específico: Seleccionar un rango de claves específicas que se

desean consultar. Por ejemplo: De la clave: 0101 A la clave: 1921
Si desea listar un grupo en específico, teclee la clave del grupo de suministro y
presione el botón de <Preliminar>. Si desea desplegar todos los artículos existentes,
sólo presione el botón de <Preliminar>.

Una vez determinado el grupo de suministro presione el botón: <Preliminar> y podrá

ver el reporte en pantalla: “Estado del Inventario”

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador
y variante, existencias (existencias máximas, existencias mínimas, inicial), entradas
(remisión, compras, traspasos, devoluciones y ajustes), salidas (consumo directo,
traspasos, concentraciones, bajas y ajustes), demanda no atendida, existencias
disponibles y no disponibles y marca de sin Movimiento.

81
En la pantalla del reporte podrá determinar si desea obtener su información en forma
impresa o sólo archivarla

6.4.2. Inventario Valorizado

Al seleccionar en estadísticas el inventario valorizado, se desplegará una pantalla

donde podrá imprimir o archivar el reporte del inventario valorizado de los artículos
contenidos en el inventario.

Al seleccionar la opción de inventario valorizado se desplegará una pantalla al

presionar el botón de <Preliminar> podrá ver reporte: “Inventario Valorizado”

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador
y variante, descripción, existencias (disponibles, suspendidos, deteriorados y caducos),
precio unitario, importe y marca Baja.

En la pantalla del reporte podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla.

6.4.3. Artículos Fuera de Rango

6.4.3.1. Agotados

Al seleccionar la opción de agotados, se desplegará una pantalla donde obtendrá el

reporte de la información de los artículos cuya existencia este agotada.

82
Estos artículos pueden ser presentados en forma general o por grupo de suministro.

Si desea emitir el reporte General, active el rango “General” y presione el botón de

<Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte automáticamente antes de
imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior a ello se mostrará el
reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador
y variante, descripción, existencias (existencia máxima, existencia mínima, disponible),
consumo promedio diario, pendiente de recibir y consumo esperado.

Si desea listar los artículos agotados por grupo, active el rango “Por Grupo” y presione
el botón de <Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte automáticamente
antes de imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior a ello se
mostrará el reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

83
En la pantalla del reporte para ambos casos (general y por grupo), podrá determinar si
desea obtener su información en forma impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> o la tecla F9 para abandonar la pantalla de artículos fuera de rango.

6.4.3.2. Baja Existencia

Al seleccionar la opción de baja existencia, se desplegará una pantalla donde obtendrá

el reporte de la información de los artículos cuya existencia sea menor al mínimo. Estos
artículos pueden ser presentados en forma general o por grupo de suministro.

Si desea emitir el reporte General, active el rango “General” y presione el botón de

<Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte automáticamente antes de
imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior a ello se mostrará el
reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador
y variante, descripción, existencias (existencia máxima, existencia mínima, disponible),
consumo promedio diario, pendiente de recibir y consumo esperado.

Si desea listar los artículos agotados por grupo, active el rango “Por Grupo” y presione
el botón de <Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte automáticamente
antes de imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior a ello se
mostrará el reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

84
En la pantalla del reporte para ambos casos (general y por grupo), podrá determinar si
desea obtener su información en forma impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> o la tecla F9 para abandonar la pantalla de artículos de baja

existencia.

6.4.3.3. Sobreexistencia

Al seleccionar la opción Sobreexistencia, se desplegará una pantalla donde obtendrá el

reporte de la información de los artículos cuya existencia sea mayor al máximo. Estos
artículos pueden ser presentados en forma general o por grupo de suministro.

Si desea emitir el reporte General, active el rango “General” y presione el botón de

<Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte automáticamente antes de
imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior a ello se mostrará el
reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador
y variante, descripción, existencias (existencia máxima, existencia mínima, disponible),
consumo promedio, pendiente de recibir y consumo esperado.

Si desea listar los artículos con sobreexistencia por grupo, active el rango “Por Grupo” y
presione el botón de <Preliminar> en caso de que desee grabar su reporte
automáticamente antes de imprimir o archivarlo, seleccione sí en la pantalla y posterior
a ello se mostrará el reporte el cual se podrá <Imprimir> o archivar.

85
En la pantalla del reporte para ambos casos (general y por grupo), podrá determinar si
desea obtener su información en forma impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> o la tecla F9 para abandonar la pantalla de artículos con

sobreexistencia.

6.4.4. Estadísticas de consumo.

6.4.4.1. Mensual

Al seleccionar en la opción de estadísticas de consumo, el consumo mensual, se

desplegará una pantalla donde podrá generar o exportar a Excel, el reporte de la
información del consumo mensual de la unidad, de otras unidades, de otras
delegaciones y de centros médicos, así como el mayor consumo y el mayor importe.

Una vez seleccionado el tipo de consumo presione el botón de <Preliminar>, se

desplegará una pantalla en la que se selecciona si deseamos grabar el reporte
automáticamente, si se indica que sí este se guardará y aparecerá en la pantalla el
reporte solicitado.

 Consumo mensual de la unidad. Si elige esta opción obtendrá el reporte “Informe

de consumos de la unidad” al presionar <Preliminar>.

86
Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico,
diferenciador, variante, consumos de la unidad “clientes”, otras, total, total del grupo y
resumen de artículos de consumo de la unidad.

 Consumo mensual de otras unidades. Si en la selección de reportes, elige esta

opción, obtendrá el reporte “Informe de consumos de otras unidades” al presionar
<Preliminar>.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, centro de costos, genérico,
específico, diferenciador, variante, consumo, otras, total, total del grupo y resumen de
artículos de consumo de unidades no cliente de la misma delegación.

 Consumo mensual de otras delegaciones. Si en la selección de reportes, elige

esta opción, obtendrá el reporte “Informe de consumos de otras delegaciones” al
presionar <Preliminar>.

87
Los campos que despliega son: grupo de suministro, clave delegación, genérico,
específico, diferenciador, variante, consumo, otras, total, total del grupo y resumen de
artículos de consumo de unidades de otras delegaciones.

 Consumo mensual de centros médicos. Si en la selección de reportes, elige esta

opción, desplegará una pantalla para capturar la clave PREI de donde desea el reporte.

Una vez capturada la clasificación, se emitirá el reporte “Informe de consumos de

Centros Médicos” al presionar <Preliminar>, el cual indicará el periodo del consumo
(mes, año) y el nombre del centro médico.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico,

diferenciador, variante, centro de costo, CPM, consumo, otras, total, total del grupo y
resumen de artículos de consumo de unidades de centros médicos.

 Mayor consumo. Si en la selección de reportes, elige esta opción, se desplegará

un recuadro donde podrá especificar el número de artículos requeridos, puede hacerlo
capturando manualmente el número de artículos, o por medio de las flechas localizadas
a un costado, tomando en cuenta que aparecerá de modo automático el número 10 en
dicho recuadro.

Obtendrá el reporte al presionar <Preliminar>: “Informe de los (N) artículos de mayor

consumo”:

88
Los campos que despliega son: número, grupo, genérico, específico, diferenciador,
variante, CPM, descripción, cantidad, importe y TOTAL.

 Mayor importe. Si en la selección de reportes elige esta opción, aparecerá un

recuadro donde podrá especificar el número de artículos a desplegar, puede hacerlo
capturando manualmente el número de artículos o por medio de las flechas localizadas
a un costado, tomando en cuenta que aparecerá de modo automático el número 10 en
dicho recuadro.

Obtendrá el reporte “Informe de los (N) artículos de mayor importe”, al presionar el

botón de <Preliminar>.

Los campos que despliega son: número, grupo, genérico, específico, diferenciador,
variante, CPM, descripción, cantidad, importe y TOTAL.

En la pantalla del reporte para todos los casos (consumo mensual de la unidad,
consumo mensual de otras unidades, consumo mensual de otras delegaciones, mayor
consumo y mayor importe), podrá determinar si desea obtener su información en forma
impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de estadísticas de consumo.

89
6.4.4.2. Anual

Al seleccionar la opción anual en estadísticas de consumo, se desplegará la pantalla

donde podrá emitir o exportar a Excel, el reporte de la información del consumo por
artículo - servicio y consumo por artículo anual.

Al presionar el botón de <Reporte>, desplegará una pantalla en la que podrá

seleccionar si desea archivarlo automáticamente en la ruta definida en configuración
para los reportes (QRP), mostrando inmediatamente el reporte en pantalla.

 Consumo por artículo–servicio. Si en la selección de reportes, elige esta opción,

podrá seleccionar el tipo de servicio que requiere, o si no lo específica, le desplegará
una consulta general que incluirá todos los servicios, los cuales ya incluirán cada una
de las áreas contenidas.

Posterior a activar el botón de “Reporte”, despliega el “Informe anual por artículo-

servicio”.

Los campos que despliega son: artículo, servicio / unidad, consumo de los últimos 12
meses, total anual, CPM y promedio mensual.

Consumo por artículo anual. Si en la selección de reportes, elige esta opción,

obtendrá la información del “Informe anual por artículo”, al presionar el botón de
<Reporte>.

90
Los campos que despliega son: artículo, consumo de los últimos 12 meses, total anual,
CPM y promedio mensual.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de estadísticas de consumo anual.

6.4.5. Suministro Superior

Al seleccionar en estadísticas, el suministro superior, se desplegará la pantalla donde

podrá obtener el reporte, imprimir o archivar con la información de los artículos
negados, parcialmente atendidos, totalmente atendidos, resumen general de suministro
y todos.

Presione el botón <Preliminar>, en caso de que desee ver su reporte en pantalla.

 Artículos negados. Si en el tipo de reporte, elige esta opción, obtendrá el reporte

“Informe de Artículos negados”, al presionar el botón de <Preliminar>.

91
Los campos que despliega son: grupo, específico, diferenciador, variante, descripción,
cantidad máxima, cantidad mínima, existencia disponible y cantidad solicitada.
Al final del reporte se mostrará un resumen de los artículos negados por grupo de
suministro y el total de claves en el documento.

 Parcialmente atendidos. Si en el tipo de reporte, elige esta opción, obtendrá el

“Informe de artículos parcialmente atendidos” presionando el botón de <Preliminar>.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico,

diferenciador, variante, descripción del artículo, existencia máxima, existencia mínima,
cantidad solicitada, entradas por remisión almacén, remisión proveedor fuente alterna,
hospital general de zona, centros médicos, traspasos, total en cantidad y total en
porcentaje.

 Totalmente atendidos. Si en el tipo de reporte, elige esta opción, obtendrá el

reporte “Informe de artículos totalmente atendidos” que le mostrará en sus columnas
los datos de: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador, variante,
descripción literal del artículo, existencia máxima, existencia mínima, cantidad
solicitada, remisión por almacén, remisión de proveedores por fuentes alternas de
abasto, cantidad por hospital general de zona, cantidad por centros médicos,
traspasos, total en cantidad y total en porcentajes.

92
Al final del reporte muestra un resumen por grupo de suministro y el total de claves que
incluye el reporte.

Resumen General de suministro. Si en el tipo de reporte elige esta opción, obtendrá

el reporte “Resumen General de Suministro Delegacional” activando el botón de
<Preliminar>.

Los datos que despliega son los siguientes: Por Artículos (grupo de suministro,
cantidad de artículos solicitados, parcialmente atendidos, negados y pendientes). Por
Piezas (grupo de suministro, cantidad de piezas solicitadas, parcialmente atendidos,
negados y pendientes Todas estas cifras expresadas en cantidad y en porcentaje.

 Todos. Si en el tipo de reporte, elige esta opción, obtendrá todos los reportes
anteriores, presentando cada uno de modo preliminar. Los datos que presenta son los
mismos que en los procesos parciales.

En la pantalla del reporte para todos los casos (artículos negados, parcialmente
atendidos, resumen general de suministros y todos), podrá determinar si desea obtener
su información en forma impresa o sólo archivarla.

93
6.4.6. Consumo Proyectado

Al seleccionar en estadísticas, la opción de consumo proyectado, se desplegará la

pantalla donde podrá imprimir o archivar el reporte de los consumos proyectados de la
unidad, tomando en cuenta los consumos directos, los consumos sustitutos y la
demanda no atendida. Para que se muestre el reporte “Informe del consumo
proyectado”, debe presionar el botón de <Preliminar>.

Los campos que despliega son: grupo de suministro, genérico, específico,

diferenciador, variante, descripción del artículo, existencia máxima, existencia mínima,
existencia disponible, consumo registrado (subrogado, directo, sustituto y total),
consumo proyectado (subrogado, directo, demanda no atendida y real) y un total
general del reporte.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de consumos proyectados.

94
6.4.7. Receta Individual, Consumo por…

6.4.7.1. Médico

Al seleccionar en estadísticas de recetas individuales, el consumo por médico, se

desplegará la pantalla que nos permite conocer de forma detallada el consumo por
médico de acuerdo al surtido de recetas. Podrá elegir un médico, o un rango de
médicos por medio de la matrícula, una clasificación presupuestal o a todos los
médicos y la clasificación presupuestal.

Presione el botón de <Preliminar> en caso de que desee ver su reporte en pantalla

antes de imprimir o archivarlo.

Si en consumos por médico, elige un rango de médicos, capture el rango de matrículas

que desea incluir en el documento, si sólo quiere consultar un médico teclee su
matrícula. Presione el botón de: <Preliminar> Se desplegará el reporte: “Informe de
consumos de medicamentos por medico”

Los datos que despliega son: matrícula, nombre, grupo, genérico, específico,
diferenciador, variante, descripción, cantidad prescrita, número de renglones, promedio
de artículos por renglón, precio unitario uniforme, costo total, y costo promedio.

95
Si en consumos por médico, elige una clasificación presupuestal y presiona el botón
de <Preliminar>, se desplegará el reporte siguiente: “Informe de consumo de
medicamentos por médico

Los campos que despliega son: matrícula, nombre, grupo, genérico, específico,
diferenciador, variante, descripción, cantidad prescrita, número de renglones, promedio
de artículos por renglón, precio unitario uniforme, costo total, y costo promedio.

Si en consumos por médico, elige a todas las partidas presupuéstales y a todos los
médicos existentes en la base de datos y presiona el botón de “Preliminar”, se
desplegará el reporte siguiente: “Informe de consumo de medicamentos por médico”

Los campos que despliega son: matrícula, nombre, grupo, genérico, específico,
diferenciador, variante, descripción, cantidad prescrita, número de renglones, promedio
de artículos por renglón, precio unitario uniforme, costo total y costo promedio. a nivel
de renglón al total por medio, por servicio y el nombre de este último.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de consumos por médico.

6.4.7.2. Artículo

Al seleccionar en estadísticas de recetas individuales, consumo por artículo, se

desplegará una pantalla que nos permite conocer de forma detallada el consumo por
cada uno de los artículos de acuerdo al surtido de recetas, presentando los consumos
por servicio. Podrá elegir un artículo determinado o todos los artículos existentes en la
base de datos.

Si en consumos por artículo, elige un artículo en específico, teclee el grupo, genérico,

específico, diferenciador y variante.

96
Al presionar el botón <Preliminar> se desplegará el reporte: “Informe de medicamentos
por artículo”

Si en consumos por artículo, elige todos los artículos y presiona el botón

de <Preliminar>, se desplegará el reporte siguiente: “Informe de consumo de
medicamentos por artículo”

Los campos que despliega son: grupo, genérico, específico, diferenciador, variante,
descripción, matrícula y nombre (médico que prescribió), cantidad prescrita, número de
renglones, promedio de artículos por renglón, precio unitario uniforme, costo total, y
costo promedio.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de consumos por artículo.

6.4.8. Estado Receta Individual

Al accionar a esta función aparece el desplegado de la siguiente pantalla: Reporte de

receta individual.

97
El presente reporte muestra al detalle el nivel de atención de recetas individuales con
los siguientes conceptos:

Del día: muestra el porcentaje de recetas atendidas en otras unidades así como en la
propia y total, presentando las recetas negadas (pendientes, atendidas, total) y
parciales (pendientes, atendidas, total) y presentadas total.

Acumulado al día anterior este rubro permite observar el acumulado de las recetas
atendidas en el mes hasta el día anterior a la última captura, tanto de la propia unidad
como de otras unidades, así como las negadas y parcialmente atendidas, depurando
estas hasta los 45 días.

Acumulado mensual. Este rubro presenta el nivel de atención de recetas acumuladas

hasta cumplir un mes, rebasado este periodo la información se va depurando a fin de

98
contener exactamente registros del mes en curso. Considerando las atendidas y sin
atender, las cuales serán depuradas hasta los 45 días.

Resumen: este rubro presenta el total de cada uno de los conceptos anteriores.

6.4.9. Pendientes de Recibir o Enviar

Al seleccionar en estadísticas, los pendientes de recibir o enviar, se desplegará la

pantalla que nos permite conocer de forma detallada los reportes de los artículos
pendientes de recibir o enviar por diferentes tipos de movimientos.

Podrá elegir el tipo de reporte entre remisión de almacén, movimientos varios de

entrada, fuente alterna, salidas, liberaciones y todos.

Presione el botón de <Preliminar> en caso de que desee ver su reporte en pantalla

antes de imprimir o archivarlo.

Seleccione el tipo de reporte que desea, cada uno de ellos emitirá el reporte
correspondiente.

Por ejemplo si selecciona todos y desea ver su reporte en pantalla, presione

<Preliminar> Y se desplegará el reporte siguiente: “Informe de pendientes de recibir o
enviar”

99
Los campos que despliega son: número de documento, unidad remitente y unidad
destino.
En caso de no haber datos para generar el reporte se desplegará la pantalla: “No hay
datos para generar el reporte”

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de reportes de artículos pendientes de

recibir o enviar.

6.4.10. Reportes Especiales.

Todos los reportes de esta función se podrán consultar, imprimir o exportar a Excel.

 Remisiones.

0.- Por fecha. Se debe seleccionar el rango de fechas a consultar, posteriormente se

selecciona la opción consultar y se desplegará la información de remisiones y en la
parte inferior de la pantalla, el detalle de cada una de ellas, para obtener este detalle
deberá seleccionar el renglón de la remisión correspondiente.

En esta opción podrá consultar toda la información de remisiones reporte por fecha o
por clave, desplegando los siguientes datos: no_docto, clas_ptal_rem, fecha, hora, tipo
de movimiento, usuario, no_soli.

1.- Por clave. Podremos obtener el tipo de reporte por todas las claves o por rango.

100
Esta opción nos refleja información de gpo, gen, esp, dif, var descripción y precio
unitario y en el recuadro inferior, información de la remisión: no_docto, fecha, hora,
usuario, movimiento, surtida, recibida e importe.

Si se emite por rango, se deberá elegir por grupo o por específico, seleccionando la
opción consultar, se presentará en la pantalla la información de esas claves y en la
parte baja de la pantalla se presentará información de las remisiones.

Si se elige la opción todas las claves, al seleccionar consultar, se presentará la

información de todos los grupos y claves, seleccionando una de ellas aparecerá la
información de las remisiones que le corresponden, en la parte inferior de la pantalla.

 Pacientes de Transcripción.

En esta opción podremos obtener los reportes de 2.- vigentes y 3.-suspendidos,

consultar los reportes, imprimir y exportar.

Se pueden aplicar los filtros de:

Paciente. Se digitará el número de afiliación y agregado y aparecerá la información

que corresponde a ese paciente.

Fecha de surtido. Para obtener información de esta opción se deberá seleccionar la

fecha a consultar (desde, hasta).

Clave del artículo. Para obtener información por esta opción se deberá seleccionar el
específico que corresponde a la clave requerida.

Para obtener información de todas estas opciones se deberá seleccionar la opción de

consultar y el sistema proporcionará la información correspondiente.

101
Los campos contenidos en estas opciones son: no_afiliación, agregado, nombre del
paciente, usuario, no_docto, fecha registro, unidad de transcripción, medico de
transcripción medicamentos de paciente (gpo, gen, esp, cant_pres, fec inicio fec fin,
fec ult surt), recetas registradas del paciente (vigencia, fecha_surtido, no_docto,
despacho, específico, cantidad, usuario).

 COMPARATIVO DE MOVIMIENTOS.

4.-Inv. vs contable vs movimientos. Este reporte nos dará la información de importes

del inventario, entradas, salidas y contable.
Inventario.

En esta sección se cuenta con la siguiente información:

Resumen. Inicial, entradas, salidas, disponible, suma (I+E-S), diferencia (disponible vs

suma).

Entradas. Remisiones, altas, traspasos de entrada, entradas unidades de apoyo,

compras inmediatas, fuentes alternas, devoluciones, ajustes de entrada.

Salidas. Recetas individuales, recetas colectivas

102
Contable.

En esta sección se cuenta con la siguiente información:

Resumen Inicial, entradas, salidas, disponible, suma (I+E-S), diferencia (disponible vs

suma).

Entradas. Clave movimiento, importe en contable, descripción, con sus totales

Salidas. Clave movimiento, importe en contable, descripción, con sus totales.

Al final presenta el total de entradas y salidas

103
 RECETAS.

En este reporte se podrá realizar la consulta, imprimir y exportar.

5.-Individuales por fecha.

Para este reporte podemos seleccionar todas las recetas, manuales, resurtibles,
electrónicas o de transcripción.
Además podremos seleccionar por rango de fechas considerando la fecha de registro y
fecha estatus.
Este reporte nos proporcionará información de no_receta, no. s.s, agregado, nombre
del paciente/curp, servicio, usuario, matrícula del médico, nombre del médico, fecha de
registro, fecha de expedición, estatus, estatus de atención y enviado, además al
seleccionar una receta nos mostrará el detalle del medicamento, gpo, gen, esp, dif, var,
descripción, despacho, fecha desp, cantidad, pre_unit, importe.

6.-Individuales por clave.

Para emitir este reporte debemos seleccionar el específico, dif, var, básico y
automáticamente el sistema nos indicará el precio y la descripción del artículo, además
nos mostrará las recetas que contienen la clave con los campos no.receta, fecha
registro, usuario, despacho, fecha desp, cantidad, importe.

104
7.-Colectivas por fecha.

Podremos seleccionar por rango de fechas, en la sección correspondiente.

Este reporte nos proporcionará información de no_receta, servicio, fecha, hora, usuario,
especialidad, área.
Además al seleccionar una receta nos mostrará el detalle del medicamento, gpo, gen,
esp, dif, var, descripción, despacho, fecha desp, cantidad, pre_unit, importe.

8.-Colectivas por clave.

Para emitir este reporte debemos seleccionar el específico, dif, var, básico y
automáticamente el sistema nos indicará el precio y la descripción del artículo, además

105
nos mostrará las recetas que contienen la clave con los campos no.receta, fecha,
usuario, despacho, cantidad, importe.

 MOVIMIENTOS INTERNOS.

Este reporte nos da información de movimientos internos de entrada y de salida, con

las opciones de consulta, imprimir y exportar.
La información contenida en los reportes de entrada y salida es: documento,
movimiento, motivo, fecha, hora y usuario.
Unidad de origen con su descripción, unidad destino con su descripción y
observaciones.

9.-Entrada

Proporciona información por tipo de movimiento 016 Traspasos de entrada, 017

devoluciones de servicio y 018 Ajustes de entrada.

106
Y en la parte inferior de la pantalla información de la clave, gpo gen, esp, dif, var,
descripción, recibida, pre_unit e importe.

A.-Salida

Proporciona información por tipo de movimiento 028 traspasos, 029 traspasos IMSS-
Oportunidades, 030 concentración, 031 muestras, 032 bajas, 033 ajustes, 037 a no
disponibles.

La parte inferior de la pantalla muestra información del artículo, lote y proveedor, de la

clave, gpo gen, esp, dif, var descripción, recibida, pre_unit e importe.

107
6.5. Función Cierre

En este proceso del menú principal se pueden realizar las actividades de cierre de fin
de turno, cierre diario y/o mensual con sus respectivos resultados.

6.5.1. Fin de Turno

Objetivo: Contar con la información que se genera en el sistema de los diferentes

movimientos de entradas y salidas de medicamentos en el turno.

Al seleccionar este proceso se desplegará la pantalla donde podrá obtener el reporte y

correr el proceso.

Si selecciona el botón de <Preliminar> se desplegará primero la pantalla de

información donde señala: <Muestra los datos en pantalla, sin realizar el proceso
de fin de turno> y a continuación el reporte, Si elige el botón de: <Correr proceso> se
mostrará el siguiente mensaje: “Se realizará el proceso de fin de turno. ¿Desea
continuar?, al presionar <Si>, nos enviará a la pantalla de impresión.

El nombre del reporte es: “Informe de movimientos de fin de turno”

108
La información que despliega se refiere a los movimientos generados por turno
(acumulado, del turno, del día y acum. al día).

Al presentar el reporte en pantalla podrá determinar si desea obtener su información en

forma impresa o archivar el reporte.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de reporte y proceso de fin de turno.

6.5.2. Cierre diario

Al seleccionar este proceso se desplegará la pantalla donde podrá obtener el reporte y

correr el proceso de fin de día.

Si selecciona el proceso de cierre diario aparecerá una pantalla en donde podrá

ejecutarlo, seleccionando la opción de <proceso>.

En la misma pantalla se tiene la opción de <imprimir> el reporte de movimientos de fin

de día con la opción de guardarlo o imprimirlo.

Al presionar el botón de <proceso> aparecerá una pantalla con la leyenda “Se

realizará el proceso de cierre diario ¿desea continuar? Si selecciona el botón <Sí>
comenzará el proceso de cierre, el cual generara y comprimirá el respaldo y envía
consumo y existencia a la delegación.

La información que presenta corresponde a los movimientos generados durante el día

(anterior, del turno, del día y actual).

109
En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea grabar el reporte automáticamente
y presenta el reporte en la pantalla, con las opciones correspondientes de impresión y
archivo.

Nota: Para realizar el cierre diario deberá haber ejecutado el proceso de cierre de turno
de ese día.

6.5.3. Reporte de Recetas

En la función de cierre al seleccionar la opción de recetas, se despliegan dos opciones:

individual o colectiva.

6.5.3.1. Individual

Si elige individual presenta dos opciones: Por fecha y por unidad.

6.5.3.1.1. Por fecha.

Al elegir la opción por fecha, desplegará una pantalla en donde podrá obtener el
reporte de recetas individuales por fecha y por usuario o la impresión del mismo. Para
obtenerlo presione el botón de <Preliminar> en donde podrá imprimir o archivarlo.

Si selecciona el botón de <Preliminar> se desplegará el reporte siguiente: “Receta

Individual de la unidad”

110
En caso de no existir datos se desplegará una pantalla de información: “No hay datos
para generar reporte”

Seleccione el botón de <Salir> para abandonar la opción de Reporte de recetas y

regresar al menú.

6.5.3.1.2. Por Unidad

Al seleccionar en el catálogo de cierre, el reporte de receta individual por unidad, se

desplegará la pantalla donde podrá obtener el reporte de receta individual por
clasificación presupuestal o centro de costos, determinando la fecha en que se
requiere la información.

Presione el botón de <Preliminar> para generar el reporte en pantalla, antes de

imprimir o archivarlo. Se desplegará una pantalla en la cual podrá seleccionar si se
desea grabar el reporte. El reporte presentado es: “Receta individual por unidad”.

En caso de no existir datos se desplegará una pantalla de información: <No hay datos
para generar reporte>.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de recetas individuales registradas y

regresar al menú general.

111
6.5.4. Colectiva

Al seleccionar la opción reporte de recetas <colectiva>, se desplegará la pantalla

donde podrá obtener el reporte en pantalla de recetas colectivas, determinando la
fecha y el usuario del sistema.

Presione el botón de <Preliminar> en caso de que desee ver su reporte en pantalla

antes de imprimir o archivarlo. El reporte que se genera es: “Receta colectiva de la
unidad”.

En caso de no existir datos se desplegará una pantalla de información: <No hay datos
para generar el reporte>

6.5.5. Informe Directivo

Al seleccionar la opción de informe directivo, se desplegará una pantalla donde podrá

correr el proceso y obtener el reporte: “Informe Directivo”

112
Los datos que despliega por concepto son:

Consumo total. Consumo Unidad, Consumo otras unidades, demanda no atendida y

sustitutos.

Compra total. Fuente alterna, centros médicos y HGZ.

Atención almacén superior. Claves autorizadas, aut. atendidas, claves solicitadas,

solic. atendidas, atendidas al 100%, atendidas parcialmente, no atendidas.

Claves fuera de rango. Agotadas, baja existencia, sobre existencia, suspendidas.

Movimientos registrados. Receta individual, atendidas 100%, de esta unidad, de

otras unidades, total parciales, pendientes, atendidas, total negadas, pendientes,
atendidas, receta colectiva.

113
Inventario valorizado. Inicial y final.

Por cada concepto se mostrará la información que corresponda (importe, nivel de

atención por importe, cantidad y nivel de atención por cantidad).

Situación contable. (Cierre mensual). Por partida presupuestal y contiene información

de saldo inicial, entradas, salidas, saldo final, ajuste de entrada y ajuste de salida.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de Informe Directivo.

6.5.6. Artículos Suspendidos

Al seleccionar la opción de cierres los artículos suspendidos, se desplegará la pantalla

desde la cual podrá obtener el reporte o la impresión del mismo.

Presione el botón de <Preliminar> en caso de que desee ver su reporte en pantalla

antes de imprimir o desee archivarlo. Se generara el reporte: “Informe de artículos
suspendidos”.

Los campos que despliega son: grupo, genérico, específico, diferenciador, variante,
descripción, número de documento, fecha de documento, número de lote, RFC
proveedor, cantidad y observaciones.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de artículos suspendidos.

114
6.5.7. Movimientos Valorizados

Al seleccionar en la opción de cierres, los movimientos valorizados, se desplegará la

pantalla donde podrá obtener el informe de los tipos de movimiento valorizados,
obteniéndolos de forma general o parcial.

Presione el botón de <Imprimir> para mostrar el reporte “informe de movimientos

valorizados” el cual podrá imprimir o archivar.

Si elige la opción de todos los tipos de movimiento (ajustes de entradas, receta

individual, etc.) y presione el botón de: <Imprimir> se generara el reporte
correspondiente.

Los datos que despliega por cada tipo de movimiento son: partida presupuestal,
clasificación presupuestal, tipo de control, número de compromiso, fecha de
documento, importe, registro federal de contribuyentes del proveedor, número de alta,
total partida presupuestal y total concepto.

Si elige la opción de parcial, deberá seleccionar el tipo de movimiento que desea

consultar en el combo correspondiente.

115
Una vez seleccionado presione el botón de: <Imprimir> Se desplegará el reporte del
tipo de movimiento seleccionado:

En caso de no encontrar datos para generar el reporte, en ambos casos, se desplegará

el siguiente mensaje: No hay datos para generar el reporte.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de informe de movimientos valorizados.

6.5.8. Transmisión Contabilidad / Presupuesto

Al seleccionar en el catálogo de cierres la transmisión de contabilidad / presupuesto, se

desplegará la pantalla donde podrá obtener el enlace de contabilidad / presupuesto, ya
sea en línea, a disco flexible o a disco duro.

116
Seleccione el tipo de enlace que se requiere y presione <Proceso>. Si seleccionó en
línea se desplegará una pantalla en donde se solicitará el password del usuario
utilizado para el enlace.

Si los datos son correctos se desplegará el siguiente reporte: “Relación de volantes de

codificación”.

Si seleccionó a disco flexible deberá tener en la unidad respectiva el disquete en donde

se guardará la información.

Confirmar si desea grabar el reporte automáticamente, emitiéndose el reporte

correspondiente.

Si seleccionó a disco duro se mostrará una pantalla donde podrá indicar el nombre del
reporte y la ubicación donde desea guardarlo.

117
Se enviará el mensaje: Desea grabar el reporte automáticamente emitiendo el reporte
solicitado: “Relación de volantes de codificación”.

Los datos que se mostrarán en el reporte son: contrarecibo, número de proveedor,

número de compromiso, clave presupuestal, contable, importe, alta, concepto.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o sólo archivarla

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de informe de movimientos valorizados.

6.5.9. Indicadores de Desempeño

Al seleccionar los indicadores de desempeño, se desplegará la pantalla donde podrá

obtener el reporte, imprimiendo el histórico o el del mes en que se está efectuando el
cierre.

En este proceso podrá ingresar datos que se tomarán como parámetros para generar
los reportes mensuales o históricos de indicadores de desempeño, capturando el mes
del indicador, año del indicador, las consultas otorgadas y el número de población de
usuarios.

118
Al terminar de capturar los datos y presionar el botón de <aceptar>, quedarán
registrados y se desplegarán en el grid de indicadores registrados, si ya se hubiesen
generado y los captura nuevamente, el sistema mandará el mensaje de que ya existe el
indicador y si desea remplazarlo.

Una vez capturados los datos, para generar el reporte mensual de indicadores de
desempeño, presione el botón de <Imprimir mensual> Se desplegará la siguiente
ventana de opción, donde podrá determinar por si desea archivar el documento de
enlace en disco flexible. Si desea guardar el archivo en disco, aparecerá la pantalla
para que seleccione la ruta para guardar el reporte.

Si la operación se realizó exitosamente, se desplegará el siguiente reporte:

“Indicadores de desempeño”.

Los datos que despliega son: denominación, clave, parámetro 1, parámetro 2,

parámetro 3 y resultado.

Si presiona el botón de: <Imprimir histórico> se desplegará el reporte: “Informe

indicadores de desempeño histórico”.

119
Los datos que despliega son: identificación del usuario, denominación, clave y valor del
indicador para cada uno de los meses del año.

6.5.10. Cierre Mensual

Al seleccionar la opción de cierre mensual, se desplegará la pantalla donde podrá

generar el proceso. En esta opción se tiene la posibilidad de imprimir el informe de
movimientos del mes.

Presione el botón de <Proceso> para ejecutarlo.

El cierre de mes se deberá realizar el último día hábil del mes, en caso contrario el
sistema al presionar el botón de <Proceso> indicará que no es día de cierre mensual.

Si fuera día de cierre mensual el sistema mostrará una ventana de confirmación

siempre y cuando ya se haya realizado el proceso cierre diario.
El sistema mostrará el siguiente mensaje: “Para realizar este proceso, se requiere que
ningún usuario este dentro del sistema. Una vez realizado el cierre NO PODRÁ
registrar entradas y /o salidas de este mes. ¿Desea continuar con este proceso? “, al

120
presionar el botón <Aceptar>, iniciará el proceso de cierre mensual, concluido el
proceso se deberá confirmar si se desea guardar automáticamente el reporte de:
“Informe de movimientos del mes…”, mostrándose posteriormente el reporte
correspondiente.

Al pulsar el botón “Salir” se cierra el reporte y aparece la pantalla inicial continuando

con el proceso de cierre.

Posteriormente el sistema preguntará si se desea guardar automáticamente el reporte

de medicamentos de transcripción, presentando el informe para su impresión o ser
archivado.

Cuando el proceso ya se haya realizado se desplegará la pantalla de información

siguiente: <El proceso de cierre de mensual terminó correctamente> realizando las
acciones complementarias y para finalizar presenta una pantalla con la hora de inicio y
fin

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de cierre mensual.

121
6.6. Función Utilerías

En esta opción de la barra del Menú principal se ofrecerán al usuario una serie de
herramientas las cuales le permitirán operar de una manera eficiente el sistema.

6.6.1. Respaldo de las Bases de Datos

Al seleccionar la opción de utilerías el respaldo de las bases de datos, se desplegará la

pantalla que se utiliza como un medio de seguridad para respaldar las bases de datos
del sistema mediante la creación de un archivo comprimido con formato .ZIP, mismo
que se guardará en la ruta C:\IMSS\FARMA\RESPALDO\ o en la ruta que se desee,
con el nombre del archivo FAR y la fecha en la que se realizó el respaldo, por ejemplo:
FAR_11MAR2013.

Presionar el botón <Proceso> para crear el respaldo en la ruta especificada.

Una vez finalizado aparecerá una pantalla indicando “respaldo terminado

satisfactoriamente”, al dar Aceptar indicar si se desea copiar el respaldo a un cliente,
para ello se deberá indicar el nombre de la pc.

6.6.2. Restauración de Base de Datos

Actualmente el sistema SAI ya no permite recuperar la base de datos que previamente

se archivó mediante el proceso de <Respaldo de base de datos>, mostrando el
mensaje “Este módulo debe de ser autorizado por el usuario <<NORMATIVO>>”.

122
Este proceso solo en casos extremos se deberá solicitar al responsable normativo del
módulo.

6.6.3. Impresiones

Esta opción permite al usuario imprimir reportes que previamente fueron grabados.

Aparecerá la pantalla que desplegará una lista de reportes los cuales estarán
indicados como reportes sin generar (color azul) y reportes ya generados (color verde).

Estos reportes podrán ser ordenados por nombre o descripción. Al seleccionar un

reporte no generado y presionar <Preliminar> se desplegará un mensaje indicando:
<Reporte no ha sido generado>.

Al seleccionar un reporte generado y presionar <Preliminar> se desplegará una

pantalla con la información correspondiente al reporte seleccionado, por ejemplo el
reporte de “Actualización al catálogo de Artículos”:

123
Para imprimir este reporte presione el botón <Imprimir>. La pantalla que presenta es la
que corresponde a los parámetros de impresión.

Para abandonar esta utilería presione <Salir>.

6.6.4. Tablas y Parámetros

En la opción de tablas y parámetros se tendrán las siguientes operaciones: catálogo de

grupos, tipos de movimientos, especialidades médicas, indicadores de desempeño y
motivos de movimientos.

En cada uno de éstos catálogos se pueden realizar las siguientes operaciones: buscar,
imprimir y actualizar. El proceso dentro de cada catálogo es muy similar. A continuación
se explica cada una de los botones mencionados.

Nota: Los botones que aparecen apagados (gris claro) son para uso del área
Normativa.

124
<Buscar> Permite la localización rápida y directa de algún registro dentro de las
opciones contenidas en la pantalla.

Esta acción también se puede llevar a cabo por medio del navegador, sólo que en este
último caso la búsqueda será secuencial.

<Imprimir> Este botón permite realizar la impresión de los diferentes reportes

generados en esta función, los cuales serán:

<Actualizar> Imprime un reporte a través de una fuente (disco duro o disco flexible).

a) Catálogo de Grupos

En este catálogo podrá consultar los registros de la tabla de Catálogo de Grupos de

suministro.

Los campos que muestra son:

Grupo: Es el identificador o clave del grupo de suministro, el cual se compone de tres

caracteres. Este dato es irrepetible dentro del catálogo.

Descripción: Es la descripción correspondiente al grupo de suministro.

<Imprimir> Al oprimir este botón se generara el siguiente reporte “Catalogo de grupos”.

b) Tipos de Movimientos

Esta carpeta se divide en 3 subcarpetas, las cuales son: datos básicos, cargos y
abonos, estos datos se utilizan para el aspecto contable.

Subcarpeta Datos Básicos

Esta carpeta despliega los datos siguientes: clave de movimiento, partida presupuestal,
descripción, identificación, clave del volante, número de proveedor, número de
compromiso, número de alta, contable.

Sub Carpeta Cargos

125
Esta carpeta despliega los datos siguientes: unidad operativa, tipo de unidad,
consecutivo, centro de costo, rama, cuenta cargo.

Sub Carpeta Abonos

Esta carpeta despliega los datos siguientes: unidad operativa, tipo de unidad,
consecutivo, centro de costo, rama, cuenta cargo.

< Imprimir> Al oprimir este botón se generara el siguiente reporte “Tipo de

movimientos”

c) Especialidades Médicas

En esta pantalla podrá consultar los registros que contiene la tabla del catálogo de
Especialidades Médicas.

Los datos que aquí se manejan son:

Clave de especialidad médica: Clave que identifica a una especialidad médica. Este
dato es irrepetible dentro del catálogo.

Descripción de la especialidad médica: Descripción literal de la especialidad médica.

<Imprimir> Al oprimir este botón se generara el siguiente reporte “Catálogo de

especialidades médicas”.

d) Indicadores de Desempeño

126
En este catálogo podrá consultar los registros que contiene la tabla del Catálogo de
Indicadores de Desempeño.

Los campos que despliega son:

Clave indicador: Es la clave del indicador. Este dato es irrepetible dentro del catálogo.

Tipo: Tipo de indicador.

Parámetro 3: Tercer parámetro para el cálculo del indicador.

Descripción: Es la descripción literal del indicador de desempeño.

Parámetro 1: Primer parámetro para el cálculo del indicador.

Parámetro 2: Segundo parámetro para el cálculo del indicador.

Presione <Salir> para abandonar la pantalla de datos de control de tablas y

parámetros.

<Imprimir> Al oprimir este botón se generara el siguiente reporte “Indicadores de

desempeño”.

e) Motivos de Movimientos

En este catálogo podrá consultar los registros que contiene la tabla del catálogo de
Motivos de Movimientos.

Los campos que despliega son:

Clave del Movimiento: Clave que identifica el tipo de movimiento. Este dato es
irrepetible dentro del catálogo.

Clave del Motivo: Clave que identifica el tipo del motivo. Este dato es irrepetible dentro
del catálogo.

Descripción del motivo: Descripción literal del motivo.

127
<Imprimir> genera el reporte “Motivos de movimientos”
Presione <Salir> para abandonar la pantalla de datos de control de tablas y
parámetros.

< Imprimir> Al oprimir este botón se generara el reporte “Motivos de movimientos”.

f) Catalogo de Días Feriados

Esta pantalla presenta las fechas en las que se calcula el suministro de artículos, de
recetarios colectivos a los servicios, para los fines de semana y días festivos.

< Imprimir> Al oprimir este botón se generara el “Reporte de días feriados”.

6.6.5. Configuración

En esta opción se capturan los datos que identifican a la unidad médica en la que está
instalado el sistema. Se compone de dos carpetas: datos básicos y directorios y
fechas.

a) Carpeta Datos Básicos

Al seleccionar en el catálogo de utilerías la opción de configuración, se desplegará la

pantalla que se utiliza para establecer los parámetros de configuración del sistema.

128
Cve PREI: Clasificación presupuestal de la unidad.

Nombre: Nombre de la unidad.

Sistema: Nombre del sistema.

Localidad: Localidad en la que está ubicada la unidad en que está instalado el sistema.

Almacén: del nivel superior que suministra los artículos a la farmacia.

Responsable: Responsable de la Farmacia.

Delegación: Delegación en la que está ubicada la unidad en que está instalado el

sistema.

Dirección regional: Dirección regional en la que está ubicada la unidad en que está
instalado el sistema.

Director: Nombre del Director de la unidad.

Días de resurtido: Número de días en que se hace el resurtido.

Días transcurridos: Días transcurridos desde el último cierre mensual.

Día de cierre: Día en que se hace el cierre mensual.

Días últimos movimientos: Días de último movimiento que se tomaron como parámetro.

Unidades de uso más frecuente: de uso más frecuente para surtir receta (unidad 1
(tecla de función “F7”) y unidad 2 (tecla de función “F8”)).

129
Los datos que pueden ser modificados por el usuario se editan colocando el cursor en
la línea y tecleando la modificación.

b) Carpeta Directorios y Fechas

En esta sección se determinan los datos de directorios y fechas de cierre diario, cierre
mensual, enlace diario y actualización de bibliotecas.

 Fechas de Actualización y Cierre:

Fecha de último cierre mensual: Día, mes y año en que se realizó el último cierre
mensual.

Fecha última actualización a bibliotecas: Día, mes y año de la última actualización a

bibliotecas.

Fecha último enlace diario: Día, mes y año en que se realizó el último enlace diario.

Fecha último cierre diario: Día, mes y año en que se realizó el último cierre diario.

Versión bibliotecas: Versión de los archivos de biblioteca.

 Rutas de Configuración:

Buzón de entrada: Ruta o path para el buzón de entrada.

Buzón salida: Ruta o path para el buzón de salida.

Reportes: Ruta o path en que se encuentran los reportes.

130
Respaldos: Ruta o path en que se encuentran los reportes.

Paso: Ruta o path para paso.

Presione <Salir> o <F9> para abandonar la pantalla de parámetros de configuración

del sistema.

6.7. Función Procesos Especiales

Esta opción del sistema sirve para ejecutar procesos que no son de la operación propia
de la farmacia, tales como presupuesto de operación, determinación de necesidades,
días feriados, conciliación de saldos.

6.7.1. Presupuesto de Operación

Al seleccionar esta opción, se desplegará la siguiente pantalla:

 Carpeta de Gasto Diario – Por Partida

Esta pantalla contiene los campos: partida presupuestal, fecha, suma y disponible. Al
capturar la partida presupuestal se desplegará automáticamente la información en la
pantalla principal:

131
Seleccione la partida presupuestal y presione: “Actualización del presupuesto”
para iniciar el proceso de actualización de presupuesto. Una vez concluido el proceso
se desplegará la siguiente pantalla de información: <Proceso de actualización
concluido>

Si presiona el botón de <Preliminar>, se desplegará el siguiente reporte: “Relación del

gasto diario por partida” .

 Carpeta de Gasto Diario – Por Artículo

La subcarpeta “Por Artículo” muestra la pantalla de requisiciones que se hacen por

artículo. Esta pantalla cuenta con los campos principales donde se capturan los datos
necesarios para obtener la descripción de un artículo, haciendo aparecer
automáticamente la fecha y el gasto de cada artículo.

En ambas opciones existe el botón con la opción de <Preliminar>. Este botón

despliega el siguiente reporte: “Relación de gasto diario por artículo” con opción de
<Imprimir>, <Archivar> y <Salir>

 Carpeta de Gasto Acumulado

Esta pantalla cuenta con la misma opción que la pantalla de “Gasto Diario” con la
variación de que se despliega con un acumulado de gastos ordenado por meses:

132
Seleccione la partida presupuestal y presione: <Actualización de presupuesto>

Se realizará la actualización y al terminar se desplegará la siguiente pantalla de

información: <Proceso de actualización concluido>

Si presiona el botón de <Preliminar>, se desplegará el siguiente reporte: “Relación del

gasto mensual por partida”.

Los datos que despliega son: partida, mes, presupuesto, gasto, saldo y porcentaje
ejercido.

En la pantalla del reporte, podrá determinar si desea obtener su información en forma

impresa o solo archivarla.

Para abandonar la opción de presupuesto de operación presione <Salir>.

133
6.7.2. Determinación de Necesidades

Esta opción permitirá realizar el cálculo de necesidades de la unidad, considerando el

consumo de los medicamentos en un plazo preestablecido.

Dentro de este proceso tenemos lo siguiente:

 Carpeta de Validación

Los botones activos para esta carpeta son:

<Enviar inf>. Este botón permite enlazar la información a las delegaciones.

<Calculo>. Este botón permite realizar el cálculo de necesidades de la unidad.
<Buscar/modificar>. Este botón permite buscar un artículo para modificar su
necesidad mensual.
<Enlace Cat. Aut>. Este botón permite enlazar el catálogo de artículos de CB del año
siguiente.

 Carpeta de Consulta

134
Los botones activos para esta carpeta son:

<Seleccionar>: Este botón permite buscar mediante parámetros.

<Imprimir>: Este botón permite imprimir el reporte de cálculo de necesidades.

6.7.3. Días feriados

En esta opción se podrá construir el calendario de días feriados del año seleccionado,
marcando con color rojo los días feriados y con amarillo los viernes.

Los viernes que sean feriados deberán ser marcados con el color rojo (como día
feriado) y no como viernes.

<Imprimir>: Este botón permite visualizar e imprimir el reporte “Días feriados”.

En este reporte tenemos la opción de imprimir y grabar

135
6.7.4. Conciliación de saldos.

Al seleccionar esta opción nos aparecerá una pantalla en la cual se seleccionará el

botón de <proceso> para ejecutar la conciliación.

De forma automática se presentará el reporte de “conciliación de saldos contables”, con

información por partida e importe de farmacia.

En este reporte tenemos la opción de imprimir o archivar.

6.8. Función Enlaces

Esta opción permitirá realizar el enlace de consumos y existencias.

6.8.1. Consumo y Existencia

Al seleccionar la opción “consumo y existencia” en el menú de Enlaces, se mostrará la

pantalla donde podrá seleccionar el tipo de enlace: en línea por servidor o en disco.

136
Después de elegir el tipo de enlace presionar el botón <Proceso> para que el enlace se
lleve a cabo; una vez realizado el enlace el sistema preguntará si deseamos guardar el
reporte de reposición de inventarios automáticamente, y presentará el reporte de
“reposición de inventarios” con información de clave, máximo, mínimo, CPM_V,
existencia disponible y no disponible, consumo directo, negado o sustituto y estimación
al máximo

Al final nos indicará que el proceso fue concluido exitosamente.

137
7. ENTREGA EN UNIDAD

El módulo de Entrega en Unidad se encuentra localizado en el sistema SAI –Farmacia

y subalmacén.

Ante la necesidad de eficientar el ciclo de abasto, particularmente en los procesos de

Recepción, Alta, Asignación y envío de los Bienes de Consumo a las Unidades
Médicas, se determinó desarrollar una herramienta que les permitiera realizar aquellos
procesos inherentes a recepción de los artículos, reduciendo significativamente los
tiempos y costos de operación.

Como respuesta a lo anterior y con el fin de permitir la entrega directa de

medicamentos en las Unidades Médicas por parte de los proveedores, se desarrolló e
implantó el Módulo de “Entrega en Unidad”.

Opciones de “Entrega en unidad”:

7.1. Altas

En este proceso se registran las entradas de los artículos a la unidad.

7.1.1. Generación e Impresión

Esta opción se utiliza para consultar los tránsitos o generar el alta correspondiente a la
recepción de los artículos entregados directamente por la proveeduría, desplegando la
pantalla correspondiente:

138
La forma de funcionamiento es la que se describe a continuación:

Si solo se desea consultar la información de los tránsitos y verificar los datos, se

selecciona la carpeta en donde se localiza el contrato Delegación/UMAE, Contrato
Único o Red Fría, se selecciona el tránsito localizado en la pantalla o el RFC del
proveedor en el combo del proveedor y posteriormente presionar el botón para salir.

Para generar una alta, se deberá dar doble clic en el tránsito correspondiente a la
remisión que presenta el proveedor, en el sistema se desplegará la pantalla
correspondiente con los datos del tránsito: Remitente, No. licitación, No. contrato, No.
de orden, Marca, Procedencia, Clas_ptal origen y en la misma pantalla el detalle del
alta, Precio de compra, cantidad Variación positiva, variación negativa, iva descuento,
importe, partida presupuestal, gpo, gen, esp, dif, var, precio unitario, presentación,
descripción y cantidad recibida.

El funcionamiento es el siguiente:

Si todos los datos de la pantalla coinciden con la Remisión de Proveedor Presionar el

botón de <aceptar> para que se genere el alta correspondiente, al concluir el proceso
se desplegará una pantalla indicando el folio de alta asignado, generándose el reporte
de REMISIÓN DE PROVEEDOR (Alta).

139
Si no se desea generar el alta presione el botón de <cancelar>.

En el caso de que los datos de la Pantalla “Alta de proveedor” no coincidan con la

cantidad que desea entregar el proveedor, se selecciona el botón de <ajustar> se
modifica la cantidad recibida y se presiona posteriormente el botón de <agregar>
pasando la información del tránsito al grid situado en la parte baja de la pantalla se
selecciona el botón de <aceptar>para emitir el alta correspondiente. Al concluir el
proceso se desplegará una pantalla indicando el folio de alta asignado, generándose el
reporte de REMISIÓN DE PROVEEDOR (Alta).

Si no se desea generar el alta presione el botón de <cancelar>.

140
7.2. Consultas

7.2.1. Situación Claves por Contrato

En esta opción se consulta la “Situación Claves por Contrato”, la siguiente pantalla

despliega el número de contrato, las claves, fecha de término, su cantidad contratada,
la cantidad ejercida y el status de enlace.

En esta opción tenemos la oportunidad de imprimir el reporte de ejercicio de claves por

contrato.

7.2.2. Solicitudes.

En esta opción se consultan una por una las Solicitudes de Reposición que ha emitido
la unidad Médica por medio del navegador, si se desea obtener un reporte de las
solicitudes, presionar el botón de <imprimir> y se desplegará la pantalla
correspondiente. Reporte de Solicitudes de Reposición.

141
Los datos que se presentan son: Unidad Solicitante, No. de Solicitud, Fecha de
Emisión, Lugar de Entrega, Origen, Clave, Estado, CPMV, Cantidad a Recibir y %
mínimo.

7.2.3. Altas

Esta opción nos permite la consulta por fecha, por clave, por proveedor o por rangos de
altas, las cuales se han ingresado en la Unidad Médica. Desplegando la pantalla
correspondiente.

142
Utilizar la combinación requerida y presionar el botón de <imprimir> para que se genere
el “Reporte de Altas por Proveedor”.

Los datos que se presentan son: Unidad Solicitante, Proveedor, No. de Alta, Fecha, No.
de Contrato, No. de Reposición, Clave, Descripción, Cantidad, Precio, Descuento, IVA
y el Importe.

7.3. Enlaces.

En este proceso se podrán realizar los enlaces de bajar proveedores, bajar claves
contratadas, enviar altas y enviar solicitudes, marcando cada uno de ellos en el
recuadro correspondiente. Al seleccionar el botón de ejecutar se inicia el proceso.

 Bajar proveedores. Al seleccionar esta opción se podrá actualizar el catálogo de

proveedores en la unidad.

143
 Bajar Claves Contratadas. Proceso mediante el cual se actualiza la información
de claves contratadas tanto en delegación como en central.

 Enviar altas. Proceso mediante el cual se transmite al Almacén Delegacional o

UMAE según sea el caso, la información de las altas generadas para afectación
del ejercicio del contrato en caso de que el contrato sea delegacional y su registro
en la base de datos para su envío a PREI. Por lo que corresponde a contratos
centrales la información que se enlaza únicamente es para afectación del ejercicio
del contrato.

 Enviar solicitudes. Este proceso nos permite generar Solicitudes de Reposición

de aquellos artículos cuya existencia sea igual o menor al óptimo, estas solicitudes
son enlazadas al almacén delegacional. Estas solicitudes se enlazarán de
acuerdo al calendario establecido.

Posteriormente al envío de la solicitud el sistema consulta los datos de contrato,

cobertura y saldo para emitir la orden de reposición correspondiente, posterior a la
validación de la orden de reposición la información se enlaza al Módulo de
Proveedores, se genera el tránsito correspondiente para permitir la recepción del
proveedor y la generación del alta correspondiente.

144
8. INVENTARIO FÍSICO

El documento en el cual se establece la norma para la operación de este proceso es el

“Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento
del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de
consumo” (1493-003-004).

El módulo de Inventario se encuentra localizado en el sistema SAI –Farmacia y tiene

como opciones: Artículos, Marbetes y Utilerías.

8.1. Artículos

Al seleccionar esta opción, se mostrará una pantalla donde podrá consultar cada uno
de los artículos que forman parte del catálogo.

<Buscar> al presionar este botón permitirá hacer la busqueda individual de un artículo

por su clave, para lo cual deberá de ingresar el grupo, generico, especifico,
diferenciador y variante del artículo deseado, y presionar el botón <Aceptar> para que
en la pantalla se muestren los datos correspondientes a la clave indicada. Presionar el
botón <Cancelar> para que la busqueda no se lleve a cabo.

Puede utilizar el navegador de registros para poder desplazarse y mostrar los datos de
cada una de las claves.

Los datos que se muestran de la clave que se encuentre seleccionada son:

descripción, precio unitario uniforme (PUU), presentación, contenido, unidad de
medida, parrtida presupuestal y cuadro basico.

<Salir> este botón le permitirá abandonar la ventana de consulta de artículos.

145
8.2. Marbetes

Un marbete es un formato donde se muestra la información concerniente a una clave

en particular.

La generación, distribución y captura de marbetes, así como la entrega de resultados y

enlaces, se deberán realizar en las fechas establecidas en el comunicado que se emita
por parte del Área Normativa.

Estas actividades sólo son aplicables para aquellas Farmacias que tengan en
operación el Sistema de Abasto Institucional y Módulo de Inventarios instalado.

Para aquellas Farmacias sujetas a Inventario Físico y que no están automatizadas

(unidades de apoyo) la generación de marbetes, la captura de información y emisión
de resultados se realizarán en el equipo del Almacén Delegacional.

Para los artículos fuera del Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional, se
emitirán los marbetes respectivos de acuerdo a la Tabla de Artículos fuera del Catálogo
Operativo del Sistema de Abasto Institucional.

Los marbetes de claves fuera de catálogo se deberán concentrar por Grupo-Partida y

sólo se capturará el resultado del Inventario de todos los artículos correspondientes
a ese Grupo-Partida a través del Marbete Único.

Se debe considerar que la generación de marbetes se efectúe en las farmacias de las

Unidades Médicas, una vez concluidas las actividades del día y en la fecha establecida.

146
El operador del módulo deberá llevar una bitácora a detalle de todos los procesos que
se realicen durante el evento del inventario, como son: generación, impresión y captura
de marbetes, emisión de reportes operativos y directivos, así como cada uno de los
respaldos externos que se deben realizar y de los enlaces respectivos.

Antes de iniciar el proceso del inventario, como medida de seguridad deberá obtener
un respaldo de la base de datos, de acuerdo a su manual de procedimientos y
conservarlo por un año.

Se debe comprobar que la versión del Módulo de Inventario esté correctamente

instalada, para ello entrará a la aplicación y revisará que la versión sea la relacionada
en el comunicado enviado por la División de Sistemas de Abasto, además de confirmar
que la unidad que se visualiza en la pantalla después de ingresar a la función de
marbetes del menú principal, corresponda a la unidad en cuestión, así como su
clasificación presupuestal, de no ser así, NO CONTINUAR CON EL PROCESO e
informar al soporte técnico.

8.3. Secuencia de operación en el sistema.

Antes de iniciar el nuevo Inventario, es necesario mover al histórico cualquier tipo de

inventario ya sea nacional o selectivo, si no se realiza este paso la información se
borrará al insertar el nuevo. Para esto deberá entrar al proceso de UTILERÍAS y en la
opción Respaldo/Recuperación, deberá respaldarlo en el servidor.

Entrar al Proceso de Utilerías y en la opción Parámetro, se deberá digitar el número de

meses del consumo promedio mensual (de acuerdo a los parámetros normados), que
será la cantidad a comparar con la existencia capturada del marbete y que se verá
reflejada en el reporte marbetes con error, existencia fuera de parámetro.

147
En el mismo proceso de Utilerías en la opción de Firmas, se podrán registrar los
nombres y los cargos del personal que deberán firmar los reportes que así lo requieran.

Para iniciar el proceso de Inventario Nacional, entrar al Módulo de Inventarios en el

menú principal, en la función de marbetes opción registro, oprimir el botón Insertar y en
la ventana generar marbetes, se presentará la clave presupuestal correspondiente.

148
 Generación de marbetes.

En la misma ventana se deberá elegir el tipo de inventario a realizar, para el caso de

ser nacional y normal, aparecerá el número de inventario con el formato (año actual
con terminación 00), para extraordinario con formato (año actual con terminación 20),
selectivo mensual (año actual con terminación del mes en curso) y selectivo
extraordinario (año actual con terminación del 13 al 19).

Deberá oprimir el botón Aceptar para generar todos los marbetes, posterior a ello se
activa el botón de imprimir.

Impresión de los marbetes. En la pantalla marbetes y en la opción Registro, deberá

teclear el botón Imprimir y aparecerá la pantalla imprimir marbetes ordinarios,
mostrando el número de inventario, Clasificación Presupuestal de la unidad
seleccionada y la cantidad de marbetes que se procesaron.

149
Si se teclea el botón de Imprimir aparecerá la pantalla en donde se seleccionará el
tipo de impresora, al seleccionar el tipo de impresora donde se desea imprimir y se
generará la vista preliminar de los marbetes, los cuales se deben imprimir, deberá
asegurarse de que la impresora cuente con el papel suajado.

150
Impresión de factura. Al finalizar la impresión de los marbetes se deberá sustituir el
papel suajado por papel normal para generar la factura.

El Coordinador del Inventario entregará al Operador del Módulo, la lista de personas a

las cuales se les asignarán los marbetes.

Por medio de la opción Asignación, el Operador del Módulo realizará la asignación de

los marbetes al personal que realizará los conteos.

El Operador del Módulo entregará al Coordinador del Inventario los marbetes para el
levantamiento del Inventario de la unidad, así como su factura.

Posterior a ello y por instrucciones del Coordinador del Inventario, el Operador del
Módulo correrá la función de 2ª. Generación de Marbetes.

151
En la Función de Segunda Generación se realizan los siguientes procesos:

Esta función genera automáticamente los marbetes de aquellos artículos que cuentan
con existencia y que en la Primera Generación de marbetes no se emitieron. En caso
de no existir marbetes a emitir se emitirá el siguiente mensaje.

En ese momento consulta el inventario registrado en el sistema y lo copia en el Módulo

de Inventario tomando en cuenta la existencia disponible y no disponible en sus
diferentes tipos, suspendidos, caducados, rotos o deteriorados.
Posterior a ello el sistema emite un reporte en el que compara la suma de las
cantidades contenidas en el inventario de la farmacia contra el inventario transcrito al
módulo del inventario.

152
En caso de que el inventario sea de tipo Nacional Normal, los ajustes que
indebidamente se realizaron durante el mes, serán revertidos por la aplicación y los
saldos no empatarán con los del inventario valorizado y en algunos casos podrán
convertirse a negativos.

Si no se realiza la función de segunda generación de marbetes, no se podrá realizar la

captura de los mismos.

El personal de la Farmacia colocará cada uno de los marbetes en los anaqueles, racks
o estibas donde se encuentran almacenados los artículos. Si hubiese algunos artículos
sin el marbete respectivo, el Coordinador del Inventario solicitará se generen los
marbetes extraordinarios que sean necesarios, ya sea que estos artículos estén dentro
o fuera del Catálogo Operativo del SAI.

El Operador del Módulo recibirá del Coordinador del inventario la lista de los marbetes
extraordinarios que será necesario generar.

El Operador del Módulo generará e imprimirá los marbetes extraordinarios y sus

facturas por medio de la opción Marbetes extraordinarios, que podrán ser artículos
dentro y fuera del Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional, para ello,
digitará la clave del artículo completa en sus catorce posiciones.

153
El personal de la Farmacia llevará a cabo el primer conteo y anotará en el marbete del
primer conteo, las cantidades disponibles y no disponibles del artículo, obtendrá la cifra
control y firmará el marbete, para el caso de artículos Fuera del Catálogo Operativo del
Sistema de Abasto Institucional, en el marbete único agregará el P.U.U. y las cifras
según registros, anotándolos en el marbete.

El personal asignado capturará de los marbetes las cantidades del primer conteo y los
entregará ordenados al Coordinador del Inventario.

Nota: Es necesario que las personas que realicen la captura de los marbetes 1°. y 2º.
Conteos estén pendientes en los mensajes que manda el sistema, antes de digitar
aceptar, ya que puede salir el mensaje error en cifras de control y solo se podrá
modificar la cantidad en la opción de corrección.

El Administrador del sistema en la función de reportes obtendrá el reporte de marbetes

no capturados del primer conteo y lo entregará al Coordinador del inventario, quien a
su vez y de acuerdo a los marbetes asignados entregará la lista al personal que
corresponda.

El personal de la Farmacia localizará los marbetes que no han sido capturados del
primer conteo, revisa si los datos son correctos los firma y los entrega al Coordinador
del Inventario, este a su vez los remite al Operador del Módulo para su captura, hasta
que el reporte se emita en blanco.

Una vez terminado el primer conteo, el personal realizará el segundo conteo, llenará la
cantidad correspondiente al segundo conteo y también anotará las cifras control y
firmará en el recuadro correspondiente.

El personal asignado efectuará la captura de los marbetes del segundo conteo del
Almacén y los entregará ordenados al Coordinador del Inventario.

Se deberá efectuar un respaldo de información del Módulo de Inventario, para eso, se

debe entrar al proceso de Utilerías en la función de Respaldar, digitar el número del
inventario y señalar que se quiere en archivo texto, oprimir botón de respaldo a.txt
etiquetar el dispositivo magnético con la leyenda “respaldo” después de capturar
segundo conteo, verificar que se efectúe el respaldo de los tres archivos.

El coordinador del Inventario solicitará al Operador del Módulo la emisión de los

reportes operativos, para su análisis:

1. Diferencia entre 1er. y 2º. Conteos

2. Marbetes no capturados 1°. conteo
3. Marbetes no capturados 2º. Conteo
4. Marbetes con error

154
Para los marbetes que tienen diferencia entre el primer y segundo conteos, el
Coordinador del Inventario ordenará un tercer conteo para definir la existencia real. El
personal de la Farmacia contará nuevamente y efectuará la corrección de los datos y
entregará los marbetes al Coordinador del Inventario debidamente requisitados.

El Coordinador del Inventario entregará al personal de la Farmacia asignado, la lista de

marbetes que faltan de capturar en el primer y segundo conteo, se localizarán dichos
marbetes y de no estar requisitados se deberá realizar el conteo respectivo, una vez
requisitados los entregarán para su captura y nueva impresión del reporte de marbetes
no capturados del conteo respectivo.

El Coordinador del Inventario analizará el reporte de marbetes con error y determinará

el tipo de corrección.

Todos los marbetes con error, deben ser capturados nuevamente por la opción
corrección, aun cuando sean las mismas cantidades.

Todo el proceso concluirá cuando el sistema indique que no hay información para
generar los reportes.

El Operador del Módulo en la función de marbetes digitará la opción de <consolidar>,

con el fin de poder obtener los reporte directivos:
 Análisis detallado de Inventario (Inventario Físico y Registro)
 Contable
 Análisis de Inventario por Grupo de Suministro

El Operador del Módulo obtendrá cada uno de los reportes directivos solicitados por el
Coordinador del Inventario, para ello entrará a la función de reporte en la opción
directivo y digitando en el reporte deseado, una vez impreso lo entregará al
Coordinador del Inventario.

El Coordinador del Inventario, analizará los reportes y si las existencias resultado del
inventario son correctas, autorizará la actividad de enlace de la información al nivel
superior.

155
El Operador del Módulo efectuará el enlace de la información resultante del inventario
al nivel superior.

El Operador del Módulo digitará la opción de ajuste, para sustituir las existencias,
resultante del inventario, de las que tiene el subsistema de Farmacia y entregará el
reporte de ajustes de inventario físico al Coordinador del Inventario, antes de iniciar el
proceso de ajuste se debe tener en línea la impresora, para obtener dicho reporte.

Efectuar un respaldo de información del Módulo de Inventario, para eso, entrar al

proceso de utilerías en la función de respaldar, se tendrá que digitar el número del
inventario y señalar que se quiere en archivo texto, oprimir el botón de “respaldo a.txt”,
etiquetar el dispositivo magnético con la leyenda “respaldo después de ajustes” verificar
que se efectúe el respaldo de los tres archivos. Tener en cuenta que este respaldo solo
se debe utilizar en caso de emergencia real y previa autorización de su normativo.

Una vez realizado el ajuste de existencias, se debe obtener un inventario valorizado de

la Farmacia y validarlo contra el reporte de ajustes.

De estar correctos los datos se podrá continuar con las operaciones en la unidad.

 Artículos fuera de sistema.

Si por alguna circunstancia existen artículos que se están operando a través de tarjetas
de registro (Kardex), que por consiguiente están fuera del Catálogo Operativo del
Sistema de Abasto Institucional, se obtendrá un listado con las claves y las partidas
presupuestales, con el fin de poder solicitar la generación e impresión de los marbetes
correspondientes, para ello se debe tomar en cuenta la Tabla de Artículos Fuera del
Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional que se muestra en UTILERÍAS
opción Artículos Fuera de Catálogo.

156
El Responsable del Módulo del Inventario por medio de la opción de marbetes
extraordinarios obtendrá los marbetes para los artículos fuera del Catálogo Operativo
del Sistema de Abasto Institucional, agregando un marbete por grupo partida, para ser
llenado como el MARBETE ÚNICO.

En el momento de la captura del MARBETE ÚNICO al digitar el folio aparecerá una

pantalla diferente de la captura de los marbetes ordinarios, en la cual solicitará las
cifras según registros y el precio unitario del artículo.

Se deberá tener cuidado en el conteo de dichos artículos, el llenado de los marbetes,

incluyendo la información del precio unitario y la cantidad según registros obtenidos
de la tarjeta de registros (Kardex).

157
Una vez efectuados los conteos y el llenado de los marbetes se deberán pasar los
datos de cada uno de los marbetes de esos artículos al anexo V con información de
existencia disponible y existencia no disponible en cada uno de sus tipos
(suspendidos, caducos, rotos y deteriorados), el precio unitario y la cantidad según
registros, realizando las actividades de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para el
Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo.

Con los datos del anexo V se hará el llenado del MARBETE ÚNICO transcribiendo los
datos de las cantidades totales de:

1. cantidad disponible
2. cantidad suspendidos
3. cantidad caducos
4. cantidad rotos y/o deteriorados

Recordar que solo se captura un marbete único por GRUPO-PARTIDA y en el proceso

de CONSOLIDACIÓN, se podrán cancelar los demás marbetes obtenidos para ese
Grupo-Partida.

158
9. COMPRA EMERGENTE DE BIENES DE CONSUMO EN LAS UNIDADES
MÉDICAS (FARMACIA)

9.1. Proceso de Compra Emergente

Mecanismo de compra el cual funciona para autorizar compras emergentes, para

pacientes específicos o claves que se requieren con urgencia para atención a
pacientes, que no cuentan con contratación o por problemas diversos, esto se realiza
contando con la orden de compra de BUO la cual es emitida en el Módulo de Control
de Compromisos SAI-Compra Emergente.
Las compras emergentes que realicen las Unidades Médicas dependientes de las
Delegaciones y las Unidades Médicas de Alta Especialidad, sólo deberán cubrir la
necesidad inmediata de aquellas claves donde no se cuenta con existencias, en apego
a las disposiciones del artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público.

Reglas de operación del sistema:

Medicamentos

 Que la clave tenga CPM o tenga pacientes de transcripción (aplica solo para
Farmacia).

 Que la clave a capturar sea de cuadro básico.

 Que las existencias del artículo en la unidad médica sea menor al Máximo o
menor a la cantidad requerida para pacientes de transcripción (aplica solo para
Farmacia).

 La cantidad a capturar sea únicamente para dicho paciente y no debe de

exceder al Máximo tomando en cuenta su existencia.

 En caso de que exista remisión por entregar, no permita la captura de una

compra emergente.

 Existencias en el sistema. (Esta validación sea contra el inventario disponible).

Personal de Farmacia.

En este proceso el personal de farmacia realiza las siguientes funciones:

 Recibe receta individual del derechohabiente o la solicitud de medicamentos

para hospitalización y servicios auxiliares.

159
 Verifica la(s) existencia(s) de la clave del(los) medicamento(s) requerido(s),
constatando que no cuenta con existencias en la Farmacia.

 Informa al Jefe del departamento de Abastecimiento o Responsable de abasto

de la Unidad Médica.

 Al finalizar el proceso de recepción y alta de artículos en el módulo de compra

emergente inmediatamente se insertará este inventario en la farmacia.

160
10. MANEJO Y CONTROL DE MEDICAMENTOS ESTUPEFACIENTES Y
PSICOTRÓPICOS

Se presentan a continuación conceptos muy importantes reglamentados por la

Secretaría de Salud sobre este tipo de medicamentos que el personal de farmacia
debe conocer para un desarrollo seguro y adecuado de sus funciones.

10.1. Grupo I Estupefacientes.

Medicamentos que para su venta deben ser prescritos en recetario especial autorizado
por la Secretaría de Salud a un profesionista titulado.

La prescripción de estupefacientes se hará en recetarios especiales, que contendrán,

para su control, un código de barras asignado por la Secretaría de Salud, o por las
autoridades sanitarias estatales, en los siguientes términos:

1. Las recetas especiales deberán estar foliadas y serán formuladas por los
profesionales autorizados en la Ley General de Salud, datos impresos (imprenta)
nombre, dirección, número telefónico, número de cédula profesional del médico que la
expida, con fecha y firma del mismo, para tratamientos no mayores de 30 días.

2. La cantidad máxima de unidades prescritas por día, deberá ajustarse a las

indicaciones terapéuticas del producto.

Únicamente se puede surtir una vez; la receta deberá retenerse en la farmacia que la
surta, se sella, se archiva en orden alfabético y número progresivo, se descargan los
datos en el libro de control autorizado por la Secretaria de Salud y se guarda. Debe
mostrarse y entregarse cuando lo solicite el personal autorizado de la Secretaría de
Salud (Departamento de Control de Estupefacientes y Psicotrópicos para el Distrito
Federal y en los Estados del interior de la República, a la Jurisdicción correspondiente).
La prescripción será en las cantidades suficientes para 24 horas.

Características de los recetarios especiales con código de barras para prescribir

estupefacientes que el médico debe imprimir.

Las recetas deben imprimirse en original y dos copias, incluyendo la leyenda original
para la farmacia, copia para el paciente y copia para el médico y presentarse en block
de 50 recetas.

10.2. Grupo II Psicotrópicos.

Los medicamentos psicotrópicos de este grupo, requieren para su adquisición receta

médica que contenga impresos (imprenta) nombre, dirección, número telefónico,
número de cédula profesional del médico que la expida, con fecha y firma del mismo.

161
La receta deberá retenerse en la farmacia que la surta, sellarla y registrarla en los libros
de control autorizados por la Secretaria de Salud, que al efecto se lleven, se sella y se
archiva en orden alfabético y número progresivo.

Podrán prescribir dos presentaciones comerciales comunes del mismo producto como
máximo, especificando su contenido y tendrá vigencia de treinta días a partir de la
fecha de elaboración.

10.3. Grupo III Psicotrópicos.

Los medicamentos psicotrópicos de este grupo, requieren para su adquisición , receta

médica que contenga impreso (imprenta): nombre, dirección, número telefónico y
número de cédula profesional del médico que expida, con fecha y forma del mismo;
que se podrá surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada vez en el
libro autorizado que al efecto se lleve; esta receta debe retenerse por el
establecimiento que la surta, en la tercera ocasión tendrá una vigencia de seis meses a
partir de la fecha de elaboración .

NOTA IMPORTANTE: Por ningún motivo, en una misma receta se pueden prescribir
medicamentos del grupo II, mezclados con grupo III por lo tanto no se debe surtir en el
establecimiento.

162
11. FARMACOLOGÍA BÁSICA

11.1. Libros requeridos para uso en el servicio de farmacia:

 Cuadro Básico de Medicamentos del Sector Salud.

 Cuadro Básico de Medicamentos del Instituto Mexicano del Seguro Social.
 Farmacopea Nacional

De acuerdo a la Ley General de Salud los medicamentos se clasifican en:

 Magistrales. Medicamentos preparados conforme a la fórmula por

prescripción médica.
 Oficiales. Cuando el medicamento se elabora de acuerdo con las reglas de
Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos.
 Especialidades farmacéuticas. Medicamentos preparados con fórmulas
autorizadas por la Secretaría de Salud, en establecimientos de la Industria
Químico-Farmacéutica.

Otra forma de clasificar los medicamentos es de acuerdo con su venta y suministro al

público.

 Medicamentos que sólo pueden adquirirse con receta o permiso especial,

expedido por la Secretaría de Salud.
 Medicamentos que requieren para su adquisición receta médica que
deberá retenerse en la farmacia que la surta y ser registrada en los libros
de control.
 Medicamentos que sólo pueden adquirirse con receta médica que se podrá
surtir hasta tres veces, la cual debe sellarse y registrarse cada vez en los
libros de control.
 Medicamentos que para su adquisición requieren receta médica y pueden
surtirse tantas veces como lo indique el médico.
 Medicamentos sin receta, autorizados para su venta exclusivamente en
farmacias.
 Medicamentos que para su adquisición no requieren receta médica y
pueden expenderse en otros establecimientos.

Nota: Queda prohibida la venta y suministro de medicamentos con fecha de caducidad

vencida.

163
Las recetas donde se prescriben medicamentos que contengan estupefacientes o
sustancias psicotrópicas deberán contar con los siguientes datos:

 Nombre, domicilio, firma del profesional y número de registro del título

expedido por la autoridad educativa correspondiente.

 Nombre del medicamento prescrito, cantidad y dosificación y en su

caso preparación.

 Nombre, domicilio y número de la cédula profesional de quien

prescribe, expedida por las autoridades educativas competentes.

 En caso de que sean medicamentos incluidos en el grupo III de la

anterior clasificación, se podrán surtir como máximo dos
presentaciones comerciales comunes y la venta tendrá vigencia de
treinta días.

Receta médica de uso en el IMSS. Documento que debe contener los siguientes
datos:

 Código de barras
 Clave presupuestal en forma impresa o sello
 Nombre y afiliación del derechohabiente
 Número de folio
 Nombre de los medicamentos prescritos, cantidad, dosificación y modo
de uso.
 Nombre, firma y matrícula del médico tratante
 Fecha vigente (72 horas)

164
11.2. Conceptos Básicos que el empleado de Farmacias debe tener
conocimiento.

Droguería. Establecimiento que se dedica a la preparación y expendio de

medicamentos magistrales y oficiales, además de la comercialización de
especialidades farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes
y psicotrópicos.

Botica. Establecimiento que se dedica a la comercialización de especialidades

farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y psicotrópicos
o demás insumos para la salud.

Farmacia. Establecimiento que se dedica a la comercialización de especialidades

farmacéuticas, incluyendo aquellas que contengan estupefacientes y
psicotrópicos, insumos para la salud en general y productos de perfumería,
belleza y aseo.

Receta médica. Documento que contiene la prescripción de uno o varios

medicamentos simples o compuestos, en cualquier forma farmacéutica, suscrito
por: médicos generales, cirujanos, odontólogos, homeópatas, veterinarios,
pasantes de las carreras anteriores, en servicio social, enfermeras y parteras.

11.3. Abreviaturas de uso común en Farmacia

ABREVIATURA SIGNIFICADO
C.B.P. Cuando Baste Para
C.P. Cédula Profesional
GR. Gramo
I.A. Intraarticular
I.M. Intramuscular
I.V. Intravenoso
M.C.G. Microgramo
M.G. Miligramo
M.L. Mililitro
P.R.N. Por Razón Necesaria
R.S.S. Registro Secretaría de Salud
U.I. Unidades Internacionales
V.O. Vía Oral

165
11.4. Formas farmacéuticas

SÓLIDAS SEMISÓLIDAS LÍQUIDAS

Bujías Crema Aceite
Cápsulas Emulsiones Elixir
Comprimidos o tabletas Jalea Emulsiones
Grageas Pasta Jarabe
Granulados Ungüento o pomada Extractos
Jabón Inyectables
Oblea Soluciones
Óvulos Suspensión
Pastillas o Trociscos Tinturas
Perlas
Píldoras
Polvo

11.4.1. Formas farmacéuticas sólidas

Bujías. Sólidos en forma de barra para aplicación por vía uretral o vaginal.

Cápsulas. Sólidos de forma ovoide o cilíndrica con extremos redondeados,

blandos o rígidos, de gelatina o de otras sustancias. Se dosifican por unidad y se
administran por vía oral.

Comprimidos o tabletas. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada,

biconvexa u otra, se dosifican por unidad.

Grageas. Tabletas o comprimidos recubiertos con varias capas de azúcar,

coloreadas o no. Se administran por vía oral.

Granulado. Gránulos pequeños de forma esférica o de forma irregular. Se

administran por vía oral y se dosifican por cucharadas.

Jabón. Sustancias medicinales que tienen como excipiente jabón. Se emplea para
uso externo.

Obleas. Sólidos de forma cilíndrica aplanada, Se administran por vía oral.

166
Óvulos. Sólidos en forma ovoide, en ocasiones ovoide aplanada, para aplicación
por vía vaginal.

Pastillas o trociscos. Sólidos de forma generalmente cilíndrica aplanada, se

administran por vía oral.

Perlas. Sólidos de forma esférica.

Píldoras. Sólidos de forma esférica, generalmente con peso promedio cercano a

50 mg., se administran oralmente.

Polvo. Sustancia medicinal pulverizada en partículas finas para su administración

oral, dosificados por cucharadas o bien para aplicación externa.

Supositorios. Sólidos de varios pesos y formas adecuadas para su

administración por vía rectal o vaginal que se funden, se reblandecen o se
disuelven a la temperatura del cuerpo.

11.4.2. Formas farmacéuticas semisólidas

Crema. Excipiente grasoso emulsionado (con un mínimo de 20% de agua), para

aplicación tópica (por vía dérmica, vaginal, etcétera).

Emulsiones. Sistema de dos fases en que un líquido se dispersa en forma de

pequeños glóbulos en otro líquido. La consistencia de las preparaciones varía
desde líquida hasta semisólida, según sea su viscosidad. Administración oral o
tópica.

Jalea. Compuestos medicinales incorporados a un excipiente de naturaleza

gomosa semejante al Gel, pero de consistencia más espesa. Se aplica por vía
externa, dérmica vaginal, etcétera.

Pasta. Sustancias medicamentosas pulverulentas contenidas en un excipiente

grasoso o no, formando un semisólido que se aplica por vía externa, dérmica,
dental, etcétera.

Ungüento o pomada. Excipiente grasoso, generalmente anhidro o con menos de

20% de agua. Para aplicación tópica, dérmica, oftálmica o nasal.

11.4.3. Formas farmacéuticas líquidas

Aceite. Oleoso que puede ser medicinal por sí mismo o contener sustancias
medicamentosas disueltas. Se administra oral, tópica o parenteralmente.

167
Elixir. Hidroalcoholico que contiene entre 5 y 18% de alcohol, transparente,
endulzado, aromatizado y en ocasiones coloreado. Se administra por vía oral y se
dosifica por cucharadas o cucharaditas.

Extractos. Se obtienen concentrando hasta determinado grado los extractos

líquidos procedentes de drogas frescas o secas, vegetales o animales y
diluyéndolas después con un solvente apropiado como agua, alcohol o éter.

Jarabe. Líquido transparente cuyo vehículo contiene azúcar de caña o sacarosa

como edulcorante. Puede contener alcohol hasta 10%.

Solución. Transparente constituido por una o varias sustancias medicamentosas

disueltas en un vehículo determinado. Se emplea para administración parenteral,
oral o externa.

Inyectable. Solución transparente envasado en ampolletas o en frascos, ámpula

transparentes, para administración parental, por vía intramuscular, intravenosa,
intraarterial, intradérmica, etcétera.

Suspensión. Líquido opaco constituido por sustancias activas insolubles,

dispersas en el vehículo empleado. Según la naturaleza del líquido transparente
pueden ser fluidas o consistentes.

Tintura. Líquido hidroalcoholico, transparente, coloreado. Se obtiene por

extracción de los principios activos de las drogas vegetales o de sustancias
químicas, utilizando como vehículo el alcohol.

168
12. PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN

12.1. ¿Qué es la computadora?

Los ordenadores o computadoras llamados así, puesto que al principio se les

utilizaba para realizar cálculos matemáticos (computo = cálculo), son máquinas
electrónicas diseñadas para que funcionen como herramientas programables de
procesamiento de información y faciliten el trabajo mediante tres actividades
básicas: procesar, guardar y recuperar información.

Se distinguen en el computador dos aspectos o niveles de funcionamiento: el

hardware y el software.

Hardware (neologismo inglés, “ferretería”). Comprende todos los elementos

materiales, es decir, los componentes electrónicos, mecánicos y de soporte.

Software (neologismo inglés creado por similitud entre sofá (blando) y hard (duro).
Se refiere a los aspectos lógicos y abstractos que describen métodos acerca de
cómo se ha de tratar la información, es decir, instrucciones acerca de que el
computador tiene que hacer con el resto de la información que guarda.

Velocidad

La computadora trabaja con una velocidad muy cercana a la velocidad de la luz,

es decir, casi 300, 000 kilómetros por segundo.

Por ejemplo: el tiempo requerido para que una computadora ejecute una suma, es
de microsegundos. Las computadoras más lentas pueden ejecutar cientos o miles
de sumas en un segundo, mientras que otras más rápidas, pueden completar
varios millones de sumas en el mismo tiempo.

Exactitud

Además de ser muy rápidas, las computadoras también son muy exactas, se
estima que usted y yo tendríamos un error en cada 500 o 1000 operaciones con
una calculadora. Pero los circuitos de una computadora no requieren intervención
humana entre las operaciones de procesamiento y no tienen partes mecánicas
que se desgasten o funcionen mal.

La computadora únicamente funciona si alguien la guía o dicho en lenguaje

técnico, si alguien la programa.

169
Un programa es un detallado conjunto de instrucciones preparado por personas
para dirigir la computadora, de manera que esta funcione para que produzca el
resultado deseado.

Las computadoras son capaces del más exacto procesamiento de datos y las más
altas velocidades; además tienen la importante habilidad de comparar datos y
luego ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la
comparación.

Estas capacidades fáciles de entender, hacen de la computadora una de las más

poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy, sin embargo, alguna falla
en su aplicación puede producir errores.

En la mayoría de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la

computadora.

12.2. Tipos de computadora

TIPO CARACTERÍSTICAS UTILIZACIÓN/USUARIOS

Gran ordenador Es de gran potencia. La Son utilizados por
(mainframe) unidad central de proceso instituciones y grandes
(CPU) ocupa una habitación corporaciones para
y tiene muchas terminales mantener bases de datos,
distribuidas en lugares para hacer aplicaciones
geográficamente remotos su de nóminas, para gestión
mantenimiento se realiza por con teleproceso (banca,
técnicos y operadores venta de billetes), y para
profesionales. investigación.

Miniordenadores Computador mediano pero Utilizado por empresas

(minicomputer) potente, similar a los pequeñas en tareas
mainframe pero a una escala similares a las de las
algo menor. Exige grandes, pero a menor
mantenimiento profesional. escala.

Estaciones de trabajo Computador de tamaño Se utiliza en centros de

(work stations) pequeño pero potente, investigación y de
diseñado para un solo servicios público y privado
usuario. El mantenimiento lo
puede realizar el propio
usuario.

Ordenador personal Es un computador pequeño, Su utilización es como su

(personal computer) o muy manejable, diseñado nombre lo indica,
(PC) para usuarios no personal, aunque también

170
 necesariamente se le utiliza en pequeñas
profesionales empresas.

Redes Interconexión de varios Sirven para hacer más

(networks) computadores, estos pueden potente el uso local de los
locales (conectan unas pequeños computadores,
cuantas PC), o grandes para las comunicaciones
redes a nivel nacional o y transferencia de datos y
internacional. programas.

12.3. Cómo funciona la computadora

Una computadora está formada por diferentes componentes integrados que

trabajan juntos para cumplir los pasos exigidos por cada tarea encomendada.

Un sistema básico de cómputo consta de dispositivos de entrada, una unidad de

proceso (CPU) y dispositivos de salida.

 Dispositivos de entrada

Los sistemas de computación usan muchos dispositivos de entrada, una unidad de

proceso (CPU) y dispositivos de salida.

Son muy conocidos los dispositivos que leen datos grabados magnéticamente en
CD. Los dispositivos de entrada usados en la computadora son el teclado, los
CDS o los lectores ópticos de códigos de barras.

 Unidad central de proceso

El corazón de un sistema de computación es la unidad central del proceso (CPU)

la que a su vez se subdivide en tres componentes principales que son:

- Memoria
- Unidad aritmética lógica
- Unidad de control

En la memoria es en donde se almacena la información, es la que facilita la

información y las instrucciones en cada etapa que efectúa la computadora.

En la unidad aritmética se realizan las operaciones solicitadas, etc. (sumas, restas,

etc.)

La unidad de control es la encargada de controlar la secuencia en que se debe

ejecutar cada instrucción dentro de las computadoras y actúa como un sistema
nervioso central para sus otros componentes.

171
 Dispositivos de salida

Como las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos de

interpretación y comunicación entre los humanos y el sistema de la computadora.

Los dispositivos de salida toman los resultados de salida de la CPU en forma de

código de máquina y los convierten en una forma que puedan ser usados, ya sea
impresa (impresora), en CD o en la pantalla de la computadora.
Todas las unidades de entrada, salida o almacenamiento secundario son algunas
veces llamadas dispositivos periféricos.

Esta terminología se refiere al hecho de que aunque estos dispositivos no son

parte de la CPU, se localizan casi siempre cerca de ella.

12.4. Presentación y Configuración del Equipo

El equipo consta de los siguientes elementos básicos: Módulo base, teclado,

monitor o pantalla, unidad de CD, impresora y lector óptico fijo y/o portátil.

Configuración típica

12.5. Descripción Y Funcionamiento Del Equipo

 Módulo base

El módulo base es la parte principal del equipo y está integrado por una serie de
circuitos electrónicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros
componentes auxiliares. De él parten los cables de comunicación con los demás
elementos de la configuración y el cable de toma corriente.

En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de discos

compactos, con sus respectivos indicadores de funcionamiento.

172
En la parte posterior se encuentran los conectores con los demás elementos de la
configuración y el conector de alimentación, de estos conectores parten los cables
mencionados anteriormente. La ubicación del interruptor de encendido/apagado
depende del modelo.

12.6. Recomendaciones de uso del equipo

El equipo es enfriado por un ventilador que dispone de entradas de aire alrededor

de la base, Esta zona ha de mantenerse libre de papeles y otros objetos que
pudieran obstruir la circulación del aire.

 Requisitos de limpieza

Cualquier esfuerzo que haga para mantener limpio su equipo de cómputo,

redundará en gran eficiencia del mismo y habrá menos fallas. Considerando el
precio de las computadoras y la facilidad de descompostura, unos pocos minutos
gastados en mantener limpios estos dispositivos es tiempo bien empleado.

 Pantalla de vídeo

El vídeo atrae polvo como si fuera un magneto, una pantalla de vídeo sucia puede
agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a
cometer errores.

Si el operador es un fumador, una película de nicotina se forma en la superficie de

la pantalla de la misma manera que en el parabrisas de un coche.

Las pantallas de vídeo deben ser limpiadas con toallas de papel y soluciones
especiales; las soluciones limpiadoras con partículas deben ser evitadas ya que
rasparían la superficie del vídeo.

Evite el uso de productos que contengan amoniaco, ya que pueden arruinar la

superficie del vídeo.

 Teclado

Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, límpielas frecuentemente con
paño. Deben evitarse los paños que suelten partículas, un paño de algodón es
recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla.

 Impresora

La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o paño húmedo,
los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atención especial.

173
 En caso de falla

Si después de encender el equipo y esperar algunos segundos no se carga el

sistema señalando “Éxito de auto Diagnóstico” (pass; ready), es posible que
alguna tarjeta del sistema esté fuera del conector, que los cables de voltaje de la
fuente no estén conectados o que alguno de los circuitos de memoria del
procesador esté fallando. Revise todas las conexiones y vuelva a intentar el
encendido. Si persiste la falla repórtela al técnico autorizado.

12.7. Mensajes de error en el sistema

La computadora permite la detección de errores en el sistema a través de

mensajes o códigos generados por componentes del software, éstos aparecen en
pantalla.

Si la causa del problema no puede ser determinada, llamar al Departamento de

Informática Delegacional reportando la problemática y proporcionando la
información necesaria.

Los códigos permiten identificar alguna condición de error y generar la acción

correctiva.

174
13. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

13.1. Procedimiento para la Recepción de Medicamentos

1. Recibe los medicamentos y lácteos en la farmacia, del Almacén delegacional

documentación correspondiente y procede de acuerdo al caso:

a) A través del transportista subrogado o propio, la Remisión de Almacén en

copia y original, copia de CTV y Talón de Embarque, amparando número de
claves y cantidades de medicamentos.

Recibe de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento a través de

transportista.

Verifica que el número de cajas (empaques individuales o colectivos) o bultos

recibidos, y/o termos conteniendo insumos del sistema de la red de frío (que
requieren control de temperatura), recibidos y marcados en talón de embarque y
CTV coincidan.

Verifica que la cantidad física coincida con lo señalado en la remisión de almacén.

 No coincide

Aclara con el transportista o persona que entrega los artículos, las diferencias
detectadas en el momento de la recepción.

 Si coincide

Aplica de forma inmediata, sello al talón de embarque y CTV con fecha, hora y
firma de recibido, en aquellas unidades donde la recepción se lleve a cabo por
bultos, anota número de cajas o bultos recibidos con bolígrafo y devuelve original
al transportista, conservando copias.

Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los límites
establecidos para su consumo.

 Caducidad fuera de límite

Señala en el original y copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o

factura, las cantidades de los bienes con caducidad fuera de límites establecidos,
anotando la leyenda: caducidad fuera de límites.

Separa los medicamentos y lácteos que se encuentran fuera de los límites de

caducidad establecidos, para ser devueltos al almacén delegacional o proveedor.

175
Entrega al transportista o encargado de la distribución, el original de la remisión de
almacén o remisión de pedido o factura, según sea el caso, y los medicamentos y
lácteos con caducidad fuera de los límites establecidos y recaba acuse de recibo
en la copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura.

 Caducidad dentro de límite

Aplica de forma inmediata, sello con fecha, hora y firma de recibido en el original y
copia de la remisión de almacén, remisión de pedido o factura.
Efectúa registro y actualiza en el SAIF <proceso> Entradas <función>
Remisiones.

Archiva cronológicamente los documentos, en el expediente correspondiente.

Revisa, verifica y coteja que coincida la Remisión con el número de cajas

colectivas y/o bultos recibidos.

b) Recibe de proveedor (Entrega en Unidad).

Recibe del proveedor la orden de reposición.

Verifica la información de la orden y consulta el tránsito correspondiente en el

módulo de entrega en unidad, para asegurar que el destino de la orden sea para la
unidad en cuestión.

Cantidad.

Revisa, verifica y coteja que coincidan las cantidades físicas y las indicadas en la
orden de reposición.

Caducidad.

Verifica que los medicamentos y lácteos con caducidad estén dentro de los límites
establecidos para su consumo.

Marca procedencia.

Verifica que la marca y procedencia recibidos coincidan con la información

contenida en el sistema.

Una vez verificada la información de la orden y esta sea la correcta, se descarga

la información en el módulo de entrega en unidad, entregando el acuse de recibo
al transportista y el alta emitida.

176
No coinciden:

Cantidad.

En la recepción del tránsito se captura la cantidad recibida, quedando como un

alta parcial.

Caducidad.

Se solicita al transportista la carta compromiso de canje y se procede a registrar la

recepción correspondiente y el alta.

Marca procedencia.

El producto será devuelto al proveedor para su cambio a la marca ofertada.

c) Directamente del proveedor (Compra emergente CCP), la remisión de pedido

para las entregas directas del mismo, y coteja con el calendario de resurtido, los
bienes recibidos en la farmacia.

La unidad captura su necesidad de compra emergente en el módulo de Control de

Compromisos. La delegación valida si la necesidad es sujeta a compra emergente
y autoriza su adquisición.

La unidad verifica que los datos de la recepción coincidan con lo recibido del
proveedor y realiza su descargo en sistema y entrega al proveedor la
documentación correspondiente.

d) De otras unidades médicas (farmacias) traspasos por apoyo y devolución de

servicios de la propia unidad, de medicamentos y lácteos a través de Formato de
movimientos varios 1082-009-002, en el que deberá marcar el tipo de movimiento

Verifica físicamente al momento de la recepción de medicamentos o lácteos, por

devolución o traspasos, que el empaque esté en buenas condiciones, que no
estén caducos, que las claves y cantidades coincidan con el Formato de
movimientos Varios.

Si coinciden los datos de la recepción genera el movimiento de entrada en el

sistema.

Actividades a realizar en el proceso de recepción:

177
Circula con bolígrafo en el original y copia de la remisión de almacén, remisión de
pedido o factura, las cantidades incorrectas y anota las correctas.

Proporciona al transportista o persona que entrega los artículos, el original de la

remisión de almacén, remisión de pedido o factura, recabando acuse de recibo en
las copias.

Genera en el SAIF <proceso> Entradas, <función> Remisiones, Reporte de

remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-014-002 con base
en los datos de la Remisión de almacén.

Envía el reporte de remisiones de almacén (con información de diferencias) 1082-

014-002, adjuntando la copia de la remisión de almacén, para autorización del
Subdirector Administrativo o Administrador de Unidad Médica o Encargado de la
Unidad Médica o Director Administrativo de UMAE.

Recibe reporte de remisión de almacén autorizado por el Subdirector

Administrativo o Administrador de Unidad Médica o Encargado de la Unidad
Médica o Director Administrativo de UMAE.

Elabora y envía, en original y copia Oficio de aclaración de diferencias, y el

Reporte de remisiones de almacén autorizado (con información de diferencias)
1082-014-002, a más tardar tres días después de la fecha de recepción de los
artículos, a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o
Departamento de Abastecimiento de UMAE.

13.2. Procedimiento para la elaboración de la solicitud extraordinaria de

abastecimiento

Solicitará invariablemente la validación de los requerimientos extraordinarios que

elaboren por casos fortuitos o de fuerza mayor al jefe de la oficina de abasto o
responsable administrativo de la unidad médica.

Deberá justificar el requerimiento extraordinario de medicamentos, y especificar si

la necesidad es temporal o permanente, a efecto de que el almacén actualice sus
registros.

Deberá buscar la opción de traspaso de otra farmacia, mediante formato de

Movimientos Varios en los casos en los que el número de claves y cantidades del
requerimiento extraordinario de medicamentos no sean significativas.

La farmacia elabora en original y copia, solicitud extraordinaria de abastecimiento

de acuerdo a instructivo.

Recaba la firma del director o encargado de la unidad.

178
Envía al almacén delegacional, original y la primera copia de la solicitud.

La segunda copia la conserva temporalmente en espera de su surtido por parte

del almacén delegacional.

Continúa con el Procedimiento para Recepción de Medicamentos.

13.3. Procedimiento para el traspaso de medicamentos entre farmacias.

La farmacia solicitante investiga si en otras farmacias pueden proporcionarle el

suministro, por las claves y cantidades que le hacen falta.

Si se recibe el apoyo, labora en original y copia, formato “Movimientos Varios”,

recabando firma del director, administrador o encargado de la unidad y envía a la
farmacia el apoyo.

Obtiene firma de recibido de la farmacia solicitante en el formato de “Movimientos

Varios”

Entrega los medicamentos surtidos y copia del formato, conservando el original

para el registro de salida.

La farmacia solicitante recibe los medicamentos y/o lácteos y copia del formato
“Movimientos Varios”, acomodando los medicamentos de acuerdo con las normas
establecidas

Conserva cronológicamente la copia del formato para el registro de entrada.

Continúa con el procedimiento para el control de caducidades, cuando los

medicamentos sean caducables.

13.4. Procedimiento para la devolución de medicamentos de los servicios de

la unidad a la farmacia

La farmacia recibe de los diferentes servicios en original y copia, el formato de

“Movimientos varios”, excedentes de medicamentos.

Verifica que la forma de “Movimiento varios” contenga:

 Nombre del servicio que efectúa la devolución.

 Clave presupuestal de la unidad y el centro de costo del servicio.
 Clave, descripción, presentación, unidad y cantidades por devolver.
 Firma del responsable del servicio y de la enfermera de piso

179
Verifica que los medicamentos y lácteos se encuentren en buen estado.

Verifica que la cantidad física de medicamentos coincida con la anotada en el

formato de “Movimientos varios”.

Aplica sello y firma de recibido en el original y copia del formato, entregando la

copia del servicio.

Acomoda los medicamentos de acuerdo con las normas establecidas.

Conserva en orden cronológico el original de la forma “Movimientos varios” para la

afectación de registros de entrada.

En caso de no estar bien requisitado el formato, se devolverá al responsable del

servicio para su corrección.

13.5. Procedimiento para el surtido de receta individual y vale de lácteos

Tipos de receta individual:

 Receta individual (manual).

 Receta individual (electrónica).
 Receta de transcripción.
 Receta resurtible.
 Vale a la farmacia por lácteos.

Proceso:

Recibe del paciente el original y copia de los documentos citados anteriormente.

Del responsable sanitario autorizado por la Secretaría de Salud recibe original de:
Receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) controlado por la Secretaría de
Salud.

Revisa y verifica que las recetas señaladas en los incisos anteriores ya sean de
la misma Unidad Médica, UMAE o unidades de otra delegación, contengan los
siguientes datos para su atención:

 Número de afiliación y nombre del paciente.

 Clave y nombre del medicamento o lácteo.
 Clave y nombre del medicamento o lácteo.
 Dosis
 Cantidad solicitada.
 Periodicidad.
 Nombre, matrícula y firma del médico que prescribe.

180
  Nombre, matrícula y firma de la enfermera materno infantil. (Vale de
lácteos).
 Clasificación presupuestal.
 Dirección y nombre completo de la persona que recibe los medicamentos.

Si no contiene los datos o no son correctos:

 Regresa receta al Derechohabiente para que acuda con su médico.

Si contiene los datos y son correctos:

 Valida mediante las herramientas electrónicas o manuales que la receta

individual no esté reportada como extraviada.

Si la receta esta reportada como extraviada:

 Retiene y cancela el original y la copia de la receta reportada como

extraviada, presentada por el derechohabiente, anota la leyenda: “Esta
receta está boletinada”, y orienta al derechohabiente para que regrese con
su médico tratante a efecto de que la receta individual le sea sustituida.

 Archiva original y copia cancelada de la receta individual.

Si la receta no está reportada como extraviada:

 Surte los artículos conforme a la existencia disponible en el SAIF,

realizando las actividades de surtido de medicamentos a derechohabiente.

En el caso de que la receta contenga medicamentos psicotrópicos o

estupefacientes, se deberá seguir los siguientes pasos:

 Recibe del derechohabiente la receta especial y turna al responsable

sanitario autorizado por la Secretaria de Salud.

NOTA: la “receta especial” (estupefacientes o psicotrópicos) de la Secretaría de

Salud, deberá ser proporcionada a la farmacia a través del químico responsable o
personal registrado y autorizado por la
Secretaría de Salud.

Verifica que la receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) controlados por la

SSA, contenga los siguientes datos:

 Nombre
 Matrícula
 No. de folio
 Domicilio del médico

181
  Número de días del tratamiento, prescripción y dosificación.
 Nombre, domicilio y diagnóstico del paciente
 Fecha
 Clasificación presupuestal
 Número de cédula profesional y período de prescripción para claves
controladas por la Secretaría de Salud.

Si contiene los datos:

 Registra la receta en la libreta sanitaria y verifica si hay existencia de

medicamentos.

No hay existencia de medicamentos:

 Registra en el sistema SAIF la demanda no atendida y le informa la fecha

en que debe regresar por su medicamento.

Si hay existencia de medicamentos:

 Surte los artículos conforme a la existencia disponible en el SAIF.

No contiene los datos:

 Devuelve la receta especial (estupefacientes o psicotrópicos) al

responsable personal de farmacia.

 Recibe receta especial y regresa al Derechohabiente para que acuda con

su médico.

13.5.1. Receta de medicamentos con transcripción

Recibe del paciente la Receta de transcripción y el Formato de Referencia-Contra

referencia 4-30-8/98 o Nota Médica 4-30-128 documentos externos.

Verifica en el SAIF que el paciente esté registrado y vigente en el Catálogo de

pacientes con transcripción.

No se encuentra registrado:

 Orienta al paciente para que acuda con el Subdirector, Administrador o

encargado de la unidad médica y solicita la validación del Formato de
Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 o su equivalente Nota Médica 4-30-
128 para su correspondiente registro en el SAIF.

Si se encuentran registrados:

182
  Verifica en el SAIF que los datos de la receta sean correctos.

No son correctos los datos:

 Devuelve la Receta Transcripción y orienta al derechohabiente para que

consulte a su médico tratante.

Si son correctos los datos:

 Verifica que se realice el registro de pacientes con transcripción en el SAIF

para emitir el reporte de pacientes con transcripción con clave 1082-014-
012, y garantizar la dotación de los medicamentos prescritos para el
siguiente mes.

 Registra en el SAIF el Formato de Referencia-Contra referencia 4-30-8/98 y

verifica si hay medicamentos disponibles.

No hay medicamentos:

 Registra en el SAIF la demanda no atendida e informa al derechohabiente

la fecha en que debe acudir nuevamente por su medicamento.

Si hay medicamentos:

 Realiza las actividades de entrega de medicamentos al derechohabiente.

13.5.2. Receta resurtible (hasta por tres meses)

Recibe del derechohabiente la receta resurtible y verifica que corresponda la

receta al número de entrega correspondiente y se encuentre en la fecha
programada.

Datos incorrectos:

 Devuelve al derechohabiente la receta resurtible, le aclara y orienta para

que acuda con su médico para el adecuado llenado.

Datos correctos:

 Realiza las actividades de surtido de medicamentos e indica al paciente que

deberá acudir para el siguiente surtido de su Receta resurtible, en la fecha
programada en la copia de su receta y le recuerda que el período de
vigencia de los resurtidos de la receta es de cinco días hábiles.

183
13.5.3. Vale de lácteos

El registro de vales a la farmacia por lácteos será a través de la función de recetas

individuales de la unidad médica con cargo al Servicio de Salud Materno Infantil.

13.6. Procedimiento para el surtido de la solicitud de medicamentos para

hospitalización y servicios auxiliares

Del CADIT del hospital y/o los servicios auxiliares, recibe original de: Solicitud de
Medicamentos para Hospitalización y Servicios Auxiliares en original y copia,
solicitud de medicamentos para hospitalización y servicios auxiliares, revisando
que esté debidamente requisitada, en caso de no estar debidamente requisitada
devolver al servicio para su corrección.

Si está debidamente requisitada revisa la existencia de los medicamentos

solicitados

En el proceso ordinario en caso de no contar con existencia:

Anota en la solicitud: Cantidad, Clave y Tipo de despacho(negado).

Investiga en otras farmacias si pueden proporcionar apoyo, o en su caso, elabora

solicitud extraordinaria o solicita compras emergentes o consolidadas.

En caso de tener existencia:

Obtiene y ordena los medicamentos, anotando: Cantidad surtida, Clave y

Presentación

Aplica sello de “Codificado y despachado”, en original y copia.

En el caso de las farmacias con sistema mecanizado se deberá obtener la cifra de

control de cada solicitud, sumando la columna de cantidad y clave.

Entrega al servicio solicitante medicamentos y lácteos, así como la copia de la

solicitud, recabando en el original nombre y firma de la persona que recibe.

En el proceso de CADIT el sistema consulta de manera automática la existencia

contenida en el sistema de cada medicamento y la registra en el formato
correspondiente, el usuario tendrá la posibilidad de modificar las cantidades
registradas siempre y cuando no se rebase la cantidad solicitada inicialmente.

Identifica las solicitudes por centro de costo o por unidad médica.

184
Acomoda las solicitudes por cada Centro de Costo de la propia unidad y las
expedidas en otras unidades, para la afectación Contable.

13.7. Procedimiento para la concentración de medicamentos

El proceso de concentración de bienes implica el envío de bienes de una unidad

almacenaria inferior a una superior, la cual es responsable de concentrar los
bienes para proceder al canje con el proveedor por parte del área responsable
correspondiente. También son los bienes rechazados por instrucciones de la
Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y/o Coordinación de
Control Técnico de Insumos.

La farmacia identifica medicamentos a concentrar, en base a los siguientes

criterios:

 excedentes
 en mal estado
 próximos a caducar

La concentración de medicamentos la deberá llevar a cabo con base en el

Procedimiento para la concentración y canje de bienes (1482-003-017), mediante
el formato de movimientos varios, con las firmas respectivas.

13.8. Procedimiento para la notificación a control técnico de insumos, de

medicamentos presumiblemente defectuosos

Personal operativo detecta defectos de calidad en los insumos para la salud

durante su uso, así como los accidentes ocurridos en la red de frío y comunica
verbalmente.

La enfermara jefe de piso, encargada o jefe inmediato recibe queja verbal de los
insumos que presentan defectos de calidad, o en su caso la notificación de
productos involucrados en accidentes en la red de frío.

Personal de la farmacia recibe información de productos involucrados en

accidentes en la red de frío y la integra para su envió a la COCTI o insumos para
la salud con reporte de queja e informa al Director el total de existencias en la
farmacia de los insumos con reporte de queja y los concentra.

Para el caso de accidente en red de frío se deberá levantar un acta administrativa

con la información de los productos involucrados, la cual deberá ser firmada por el
director de la unidad o para los casos de defectos de calidad formato de queja
RQME-1 debidamente requisitado.

185
Para el caso de defecto de calidad, envía a la COCTI para la atención y solución a
quejas lo siguiente.

 Muestras invioladas
 Oficio dirigido al Titular de la COCTI
 “Reporte de productos que presentan defectos de calidad RQME-1”,
 “Documentación técnico-legal” (Registro Sanitario, Certificado de Análisis
del Fabricante, Remisión de pedido).

Para atender productos involucrados en accidentes en la red de frío deberá enviar

a la COCTI:

Acta administrativa que incluya la lista de productos accidentados.

Listado de productos involucrados con los siguientes datos:

 Clave
 Descripción del producto
 Fabricante
 Número de lote
 Fecha de caducidad
 Cantidad por lote
 Precio unitario (por frasco)
 Condiciones de conservación conforme a la etiqueta del envase primario o
secundario (en su caso)
 Temperatura y tiempo de exposición fuera de sus condiciones de
conservación
 Copia de la gráfica de control y registro de temperatura del termograficador
 Registros de control de temperatura correspondientes a la fecha del
accidente y de una semana antes; identificación del refrigerador y
responsable del registro
 Evidencias del mantenimiento preventivo y correctivo del refrigerador si es
el caso Datos del Contacto: Nombre, cargo, teléfono de red y correo
electrónico.

NOTA: El reporte de accidentes en la red de frío que se envíe a COCTI, no debe

incluir productos con fecha de caducidad vencida.
Inicia el “Procedimiento para la recepción y retención de documentación y
muestras en la Coordinación de Control Técnico de Insumos”.

El personal de la farmacia al recibir comunicado de algún producto sujeto a

condiciones citadas anteriormente deberá realizar el movimiento interno a
suspendido.

186
13.9. Procedimiento para la baja de medicamentos

El procedimiento de baja de medicamentos es un trámite por medio del cual son

descargados del inventario, debido a que fueron retirados del servicio por
obsolescencia, rotura, caducidad, pérdida de los mismos.

El personal de farmacia identifica los medicamentos que deberán de ser

considerados para su baja respectiva, los cuales deben de tener las
características que para ello implica.

El responsable de farmacia deberá generar oficio para la solicitud de baja,

recabando la firma del director, administrador o encargado de la unidad y la
relación de bienes de consumo que se identificaron.

El oficio de solicitud de baja y relación de bienes de consumo se envían a

Abastecimiento Delegacional y obtiene acuse de recibo en segunda copia, la cual
se archivará temporalmente en espera del dictamen respectivo.

Al recibir de Abastecimiento Delegacional el Dictamen con la autorización de

Control Técnico de Insumos, se podrán realizar las acciones de acuerdo a lo
indicado en el dictamen, informándose al Contador de la Unidad sobre el monto de
la baja.

Deberá conservar cronológicamente dictamen y documentación que se genere

sobre el particular.

13.10. Procedimiento para el control de caducidades en farmacia

Personal de la farmacia garantizará que la recepción de medicamentos o cualquier

otro insumo para la salud, cuente con las fechas de caducidad establecidos en la
Norma o bien en las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,
Arrendamiento y Prestación de Servicios vigente.

Darán cumplimiento al control de caducidades de forma mensual a efecto de evitar

el vencimiento de medicamentos, lácteos y demás insumos para la salud que se
almacenen en farmacia, por lo que deberán informar por escrito al responsable de
farmacia con tres meses de anticipación para que continúe con el procedimiento
establecido.

Si pueden ser consumidos conserva existencias para el surtido de medicamentos

y lácteos.

Actualiza el Formato de registro de control de caducidades, cuando se agoten las

existencias de cada clave y lote e Identifica los que requieren control específico.

187
Si no pueden ser consumidos concentra medicamentos, con base en el
Procedimiento para la concentración y canje de bienes.

Archiva cronológicamente tarjeta(s) de control de caducidades.

13.11. Procedimiento para la suspensión de medicamentos

La farmacia recibe oficio de la Secretaría de Salud, Dirección de Prestaciones

Médicas, de la Unidad de Administración o Coordinación de Control de Abasto,
donde se informa sobre las claves y números de lote de bienes a suspender.

Revisa físicamente si tiene existencia de los medicamentos a suspender, con base

en la información recibida en el oficio.

Si hay existencias a suspender separa físicamente los medicamentos,

identificándolos con la leyenda “No tocar suspendidos”.
Conserva en orden cronológico circulares, oficios-circulares, oficios, faxes
etcétera, para la afectación del registro de existencias disponibles y no
disponibles.
Registra en el SAIF <proceso> Salidas <función> Internos <opción> a no
disponibles, obtiene el Reporte de movimientos a no disponibles de artículos
suspendidos.
Comunica a la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al
Departamento de Abastecimiento de UMAE, vía Oficio, que hay existencias
suspendidas de artículos reportados y realiza las actividades del Procedimiento
para la concentración y canje de bienes.
Archiva en orden cronológico circulares,

13.12. Procedimiento para la liberación de medicamentos

Recibe de la Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento o del

Departamento de Abastecimiento de la UMAE, circulares, oficios-circulares,
oficios, faxes, etcétera, donde se informa sobre los artículos y números de lote de
claves de medicamentos a liberar.

Revisa físicamente si se tiene existencias de artículos suspendidos con base en la

información recibida.

No hay artículos suspendidos:

Elabora oficio mediante el cual informa a la Coordinación Delegacional de

Abastecimiento y Equipamiento o al Departamento de Abastecimiento de UMAE,
que no hay artículos suspendidos en la farmacia de la unidad médica, o de Unidad
Médica de Alta Especialidad, de acuerdo a su comunicado y obtiene acuse de
recibo en minuta.

188
Archiva en orden cronológico circulares, oficios-circulares, oficios, fax, etcétera.

Si hay existencias a liberar:

Separa y acomoda los medicamentos liberados para su consumo.

Conserva en orden cronológico circulares, oficios-circulares, oficios, faxes, etc.

para la afectación del registro de existencias no disponibles y disponibles.

Registra en el SAIF <proceso> Entradas, <opción> Liberación de artículos, la

información de artículos a liberar, obtiene el Reporte de liberación de artículos
suspendidos.

Elabora oficio e informa de la liberación de artículos suspendidos a la

Coordinación Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento, o al Departamento
de Abastecimiento de UMAE, a través de Oficio.

189
14. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

La administración de personal ha cobrado mayor importancia, tanto en el sector

privado como en el público, debido al reconocimiento del ser humano como centro
medular de toda organización, muchos han sido los años de lucha para que el
trabajo del hombre sea valorado, y gracias a la aportación e investigaciones de
ingenieros, sociólogos, psicólogos, economistas y administradores; se han
desarrollado técnicas y sistemas cada vez más modernos en materia de
administración de recursos humanos que aumentan la productividad de una
organización sin descuidar el desarrollo integral de sus trabajadores.

Cuando un trabajador, empleado o directivo, considerando sus habilidades,

capacidades y aptitudes, desarrolla una labor cuyos requerimientos se apegan
ampliamente a los rasgos de su personalidad, el resultado es que tal individuo se
encuentra integrado a su puesto, y por lo tanto, desempeña con la máxima
eficiencia las actividades y asume las responsabilidades inherentes al mismo. La
armonía y el verdadero ajuste traen como consecuencia un alto rendimiento en las
actividades del individuo y también un alto grado de satisfacción personal,
situación que se considera como causa fuente de relaciones humanas.

14.1. Administración de Recursos Humanos

Para lograr sus objetivos, la organización requiere de una serie de recursos o

elementos que administrados correctamente, permiten o facilitan el logro de sus
objetivos. Estos tres tipos a saber son: a) Recursos materiales, como el dinero,
las instalaciones físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.;
b) Recursos técnicos, entre los que se encuentran los sistemas, procedimientos,
organigramas, instructivos, etc.; y c) Recursos humanos, que comprenden el
esfuerzo o la necesidad humana y factores derivados como experiencias,
conocimientos, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, habilidades, salud,
etc. Los recursos humanos son más importantes que los otros dos, pues pueden
mejorar y perfeccionar el empleo y el diseño de los recursos materiales y técnicos,
lo cual no sucede a la inversa.

La administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al

incremento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los
conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización en
beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

14.2. Descripción del puesto

Una de las herramientas más antiguas en la administración de personal es la

descripción de puestos, que continúa desempeñando una función básica dentro de
la amplia variedad de actividades de las organizaciones, y uno de los principales
problemas en el cómo puede aprovecharse al máximo en los procedimientos

190
relacionados con el personal. Otro problema se refiere a las implicaciones que
tienen las características del titular de un puesto, cuando éstas no concuerden
exactamente como las señaladas en la descripción respectiva.

La descripción de puestos tiene como fin proporcionar información organizacional

y funcional. La primera se refiere al lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, en tanto que la segunda describe precisamente en qué
consiste el trabajo y define el alcance de las actividades y sus principales
responsabilidades.

14.3. Capacitación y desarrollo

Para que el objetivo general de una organización se logre plenamente, es

necesaria la capacitación, ya que aporta un personal debidamente adiestrado,
capacitado y desarrollado para desempeñar bien sus funciones; entendiendo la
capacitación como una actividad planeada y basada en las necesidades reales de
una organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y
actitudes del colaborador.

La concepción de desarrollo y sano crecimiento de una organización implica un

esfuerzo planeado que abarca a todos sus integrantes; sólo en caso de que el
crecimiento sea planeado y encausado debidamente, llevará el nombre auténtico
de desarrollo integral, lo que implica un plan global y sistemático de capacitación.

También ayuda en forma trascendente el establecer una o varias políticas de

comunicación abierta, donde algún colaborador no importando su nivel y
especialidad, que sea testigo de cualquier anomalía, tenga personalidad suficiente
para dar testimonio de ella, y si viene al caso, pueda proponer el medio de
solución.

Se debe luchar para que el ambiente de las organizaciones sea cada vez más
abierto y permita mayor automotivación, creatividad y comunicación efectiva, lo
cual redundará en resultados benéficos a corto plazo.

191
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE

La adopción de medidas de seguridad e higiene en la farmacia, además de

proteger la salud del trabajador, evita pérdidas y daños tanto en los
medicamentos, como en el equipo de trabajo que repercute en un costo
económico para el propio trabajador, la familia del afectado, la empresa y el país.
Por lo tanto, se requiere precisar las condiciones y actividades peligrosas para
detectar, evaluar y controlar los riesgos de trabajo mediante la aplicación de
medidas preventivas específicas para evitar riesgos en los centros de trabajo.

15.1. Causas de accidente

Las causas más frecuentes que exponen al trabajador a sufrir accidentes son las
siguientes:

 Falta de capacitación y adiestramiento sobre las normas de seguridad.

 Riesgos inherentes por acciones personales en las actividades, como son:
Confianza excesiva, incumplimiento a normas y procedimientos
establecidos como seguros, fatiga e irresponsabilidad, etc.
 Malas condiciones del equipo de seguridad.
 Falta de orden y limpieza.

15.2. Manejo de objetos pesados

Aunque por lo común en las farmacias no se maneja carga pesada, deben

aplicarse las siguientes reglas en el levantamiento de artículos pesados:

 Considerar previamente si el artículo o carga pesada puede levantarse o

transportarse sin riesgo.
 Solicitar ayuda si el peso es excesivo o las dimensiones son incómodas.
 Limpiar la grasa o sustancias resbaladizas de las manos o los objetos.
 Levantar una carga pesada manteniendo los brazos y el dorso en posición
recta, colocarse en cuclillas junto a la carga y concentrar el esfuerzo en las
piernas al levantarse.

15.3. Prevención de incendios

Para protegerse contra incendios se contará con el equipo de extinguidores con

cargas vigentes y debidamente distribuidos en sitios especialmente destinados
para ello.

192
15.4. Red fría

Si se cuenta con red fría en la farmacia, se requiere sea revisada periódicamente

para prevenir fallas y evitar que los medicamentos sufran alteraciones o cambios
que impidan su consumo.

Objetivo: Minimizar los accidentes de refrigeración en medicamentos que se

manejan en la red fría.

Accidente de Refrigeración: Falla ocurrida en una cámara fría, refrigerador o caja

termo que resguarda medicamentos. Puede ser ocasionada por interrupción de
energía eléctrica, fallas del equipo o humanas que originan la elevación o
disminución de la temperatura normada de 2 a 8°C.

15.5. Sistema computarizado

Las medidas de seguridad con relación al sistema computarizado, contribuyen a la

durabilidad de los equipos y a su mejor aprovechamiento.

 Vigilar que se utilice solamente para los fines que fue implantado, emplear
programas ajenos al sistema puede ocasionar daño en los archivos que en
la mayoría de los casos es irreversible.

 Mantener alejadas estibas y anaqueles del área donde se encuentra

instalado.

 Prohibir fumar y consumir alimentos y bebidas en el área.

 Mantener el área en condiciones óptimas de limpieza.

 Colocar letreros preventivos.

 El equipo deberá estar alejado de fuentes generadoras de calor y de

material inflamable.

 Proteger el módulo central y los dispositivos periféricos con una cubierta

que evite la acumulación de partículas de polvo.

 Realizar periódicamente la limpieza exterior del equipo, utilizando un paño

suave humedecido con agua (no usar solventes).

 Proteger y guardar en lugar seguro los CD’s utilizados en el sistema del

módulo farmacias.

193
En general, en las farmacias deberán observarse diariamente diversas medidas de
seguridad por el propio trabajador, comprobando en su puesto específico que el
medio ambiente y sus herramientas de trabajo estén en buenas condiciones, para
iniciar sus labores.

194